Gestión y planificación de la cartera de proyectos

En la gestión de Tecnologías de la Información es necesario discriminar las actividades de

gestión de aquellas actividades de gestión de proyectos de aquellas otras de gestión de
servicios, identificando los espacios comunes y la información compartida. Es entonces que
resulta imprescindible adquirir competencias en materia de gestión y dirección de
proyectos. Pero además de gestionar proyectos individuales, se requiere mantener un
alineamiento continuado del conjunto de proyectos con la estrategia global para la
organización. Para ello se requiere una visión global e integrada de todos los proyectos
corporativos de Tecnologías de Información. En consecuencia, será necesario incorporar
habilidades de gestión de programas y de gestión de la cartera de proyectos.
En el Project Management o la gestión de proyectos, los proyectos siempre están conectados,
ya sea por presupuesto, línea de tiempo o recursos, los cuales son elementos de la
administración de proyectos. La idea fundamental de la gestión de proyectos, es la de
administrar todos los recursos necesarios para realizar planificaciones las cuales gestionen
un resultado determinado, esto para dar respuesta al objetivo primordial por el cual se dio
inicio al proyecto.
Una cartera es probablemente una de las medidas más auténticas de la intención, dirección
y progreso de una organización. Es donde se toman las decisiones de inversión, se asignan
los recursos y se identifican las prioridades. Si los componentes de una cartera no están
alineados con la estrategia, la organización debería cuestionarse por qué se llevan a cabo.
“Normalmente la responsabilidad de gestionar la cartera de proyectos recae en un gerente
senior o en un equipo de gerentes senior” (Project Management Institute, 2004, p. 17).
La importancia de la gestión de una cartera de proyectos radica en que la gestión de la cartera
proporciona una base formal, organizada, sistemática, para tomar decisiones acerca de los
proyectos de I+D e innovación que se realizan en la empresa. Esta base está constituida de
datos, información, conocimientos, guías, manuales, herramientas administrativas y
formatos debidamente estructurados en un proceso, método o procedimiento.
Una vez que se establece la estrategia tecnológica de la empresa se define e integra la cartera
de proyectos tecnológicos. Las etapas o pasos a seguir para gestionar dicha cartera son:
1. Definición de áreas estratégicas
2. Integración de proyectos en cartera.
3. Selección de proyectos tecnológicos.
4. Asignación de recursos.
5. Monitoreo de proyectos tecnológicos
Asimismo, existen diferentes técnicas de planeación de proyectos, cuya finalidad consiste en
que el administrador que las utilice, tome las decisiones más adecuadas de acuerdo a la
situación más específica del medio y de la organización en donde se actúe. Algunas de las
más utilizadas son las siguientes:

Jorge Ulises García Montes

  Manuales de Objetivos y Políticas: es una guía autorizada dentro de la estructura de
un organismo social, contiene un grupo de objetivos a alcanzar a corto, mediano y
largo plazo, clasificándolos por departamentos, con expresión de las políticas
correspondientes a esos objetivos y a veces de algunas reglas muy generales que
ayudan a aplicar adecuadamente las políticas.
 Diagrama de Proceso y de Flujo: sirven para representar, analizar, mejorar y/o
explicar un procedimiento, se consideran como instrumentos de simplificación.
Estos diagramas hacen ver un proceso en forma tal que pueda apreciarse
separadamente cada uno de sus casos y nos permiten ver gráficamente esos pasos.
 Graficas de Gantt: diagrama o gráfica de barras que se usa cuando es necesario
representar la ejecución o la producción total, ésta muestra la ocurrencia de
actividades en paralelo o en serie en un determinado período de tiempo.
Finalmente, podemos decir que la gestión de cartera de proyectos le permite al pequeño y
mediano empresario tener una visión de conjunto de todo el esfuerzo que realiza en
innovación en el corto, mediano y largo plazo. Es cierto que es importante conocer a
profundidad lo que sucede en cada proyecto que se realiza, pero mejor aún si se tiene una
visión transversal, completa, unificada, de la totalidad de los proyectos en ejecución, pues la
visión de conjunto le facilita la toma de decisiones oportuna sobre el mejor uso de sus
recursos.

Jorge Ulises García Montes

Bibliografía consultada:
Project Management Institute. (2004). A Guide to the Project Management Body of
Knowledge: PMBOK® Guide. (Tercera Edición). Pennsylvania, USA.
Rodríguez-Candela, A. S., Fernández-Fernández, I., Romero-Yacobi, J. (2013). La gestión
integral de proyectos. Madrid: Universidad Pontificia Comillas.

Jorge Ulises García Montes