Como Eliminar

Documentos de Archivo
¿Qué es un Documento de Archivo?

Es aquel que es producido (emitido o

En la legislación se le conoce como
recibido) en el ejercicio de una
“Documento Archivístico” (Art. 5º del
función o competencia por una de las
Decreto Supremo N° 008-92-JUS,
oficinas (unidad orgánica, área,
Reglamento de la Ley N° 25323.
dependencia) .

Por ejemplo el Informe N° 25-2019-

ONP/GG/ARS asunto “Supervisiones
El documento de archivo constituye
de Oficinas Desconcentradas”.
una serie documental.
Constituye la Serie documental
Informes de Supervisión.

Todo documento de archivo tiene un

tipo documental.
Selección de Documentos
la selección implica la Se seleccionan los
separación de documentos documentos por cada serie
para conservar. documental.

En este caso la selección es el retiro

de aquellos documentos que han
cumplido su ciclo vital o ameritan
ser separados de los demás para
efectuar la eliminación
correspondiente.

Informe N° 26- Informe N° 27-

Informe N° 25- Serie Documental:
MDNA-TESO MDNA-TESO
MDNA-TESO
CORRESPONDENCIA
Informe de ingresos Depósito a cuenta
Reporte de cuentas
a caja durante bancaria del mes de
bancarias de la Fechas Extremas
Fiesta de Santa marzo
Municipalidad
Rosa
2001 - 2008
25.ENE.2001
27.ENE 2007 31.ABR.2008
Selección de Series Documentales
• Identificar las series documentales de la Oficina o dependencia
(sección) y verificar el periodo (años) de retención en la entidad.
SERIES Valor AG AC TOTAL
Libros Caja P 2 28 30
Libros Banco P 2 28 30
Comprobantes de Pago T 2 8 10 AG = Archivo de Gestión u Oficina
Reportes de Caja Chica T 2 8 10
Partes Diarios de Fondos T 2 8 10 AC = Archivo Central
Arqueos T 2 8 10
Reportes de Giros Bancarios T 2 8 10
Registro de Retenciones T 2 8 10
Conciliaciones Bancarias T 2 8 10
Recibos de Caja T 2 8 10
Talones de Cheque T 2 8 10
Notas de Abono T 2 8 10
Notas de Crédito T 2 8 10
Correspondencia T 2 8 10
Ejercicio N° 01
• Vamos a seleccionar las series que deben eliminarse de la Oficina de Tesorería
SERIES Valor AG AC TOTAL Fechas
SERIES
Libros Caja P 2 28 30 Extremas
Libros Banco P 2 28 30 Libros Caja 1999 - 2017
Comprobantes de Pago T 2 8 10 Libros Banco 1998 - 2017
Reportes de Caja Chica T 2 8 10 Comprobantes de Pago 2000 - 2017
Partes Diarios de Fondos T 2 8 10 Reportes de Caja Chica 2001 - 2016
Arqueos T 2 8 10 Partes Diarios de Fondos 2000 - 2017
Reportes de Giros Bancarios T 2 8 10 Arqueos 2016 - 2017
Registro de Retenciones T 2 8 10 Reportes de Giros Bancarios 2001 - 2005
Conciliaciones Bancarias T 2 8 10 Registro de Retenciones 2000 - 2004
Recibos de Caja T 2 8 10 Conciliaciones Bancarias 2001 - 2016
Talones de Cheque T 2 8 10 Recibos de Caja 1999 - 2015
Notas de Abono T 2 8 10 Talones de Cheque 2017 - 2018
Notas de Crédito T 2 8 10 Notas de Abono 1997 - 2000
Correspondencia T 2 8 10 Notas de Crédito 1995 - 2010
Correspondencia 1988 - 2017
 Inventario de Eliminación de Documentos N° 01-2019
Datos Generales
Entidad: Municipalidad Distrital de Nuevos Aires
Unidad Orgánica: Tesorería
Dirección del Archivo: Jr. Amazonas N° 125 - Plaza de Armas
N° de Fechas Cantidad de
Serie Documental Paquetes o Sacos
Observaciones
Orden Extremas

Cantidad Total de Paquetes o Sacos

Cantidad Aproximada de Metros Lineales

…...............................................
Florentino Miranda López
Jefe del Archivo Central
 Se separan los
documentos de los
archivadores
De palanca
Municipalidad Municipalidad
Provincial de Nuevos Provincial de Nuevos
Aires Aires

TESORERÍA TESORERÍA

TESO 03 TESO 03
Comprobantes de Pago Comprobantes de Pago
001 - 095 096 - 150

Enero - Febrero Febrero - Abril

2001 2001
La mayoría de alturas
Mide 0.80 a 1.00 metros

Esta medida es la que

Cuenta para la elaboración
Del inventario de
eliminación
 SERIE
DOCUMENTAL

COMPROBANTES
DE PAGO

2000 - 2009

Se digitaliza una muestra documental

La muestra corresponde al Primer año de la serie documenta
También se incluye muestra del último año
Problemas:
• Que los documentos se encuentren incompletos.
• Que los documentos se encuentren desordenados.
• Que no se conforme el Comité Evaluador de Documentos
Conformar el Comité Evaluador de Documentos

•El jefe o encargado del Archivo Central de la

entidad elabora un informe solicitando la
conformación del Comité Evaluador de
Documentos de la entidad.
Miembros del Comité Evaluador de
Documentos
La máxima autoridad
quien asume la
presidencia

El Archivo Central o el
que haga sus veces quien La oficina de Asesoría
asume la secretaría Jurídica
técnica.

La unidad de
organización responsable
de los documentos a
evaluar
Reunión del Comité Evaluador de
Documentos
• Luego de emitida la resolución de designación del Comité Evaluador
de Documentos
• El Secretario Técnico convoca únicamente a la primera reunión para la
instalación del Comité
• El CED se instala y coordina la sesión de evaluación del expediente de
eliminación.
• En sesión el encargado del archivo central (Jefe o Especialista)
exponen sobre las series propuestas a eliminar (de creerlo
conveniente) explicando las razones para proponer a su eliminación,
Razones para eliminar
• Falta de Espacio
• Conservación innecesaria de documentos que no tienen valor legal
• Necesidad de contar con estantería para custodiar mas documentos
Expediente de Eliminación
• El expediente de eliminación se encuentra compuesto por:
• El inventario de series documentales.
• Las muestras (digitalizadas) de los documentos de cada serie
• El Acta de sesión o reunión del CED de la entidad.
• El oficio o carta que solicita la eliminación al Archivo General
de la Nación y en las regiones al Archivo Regional.
• Copia de la resolución jefatural que aprueba la eliminación de
documentos.