Etapas de la auditoria

ambiental

Ing. Betty Huerta Zavala

 Etapas de una auditoria
1. Planeación o Pre auditoria
Resultado de esta etapa:
Plan de auditoría
Determinar las condiciones
de la planta: Tipo y número
de instalaciones
Tipo de descargas, y de
emisiones
Rasgos relevantes del
proceso de producción
Políticas ambientales
Elaboración y Revisión del programa de auditoria
Comunicación y coordinación con el auditado
Definición y confirmación de objetivo de la auditoria
Establecer el alcance de la auditoria
Selección de auditores, especialista itinerario, métodos
Se elabora el Plan de auditoria
Actividades de preparación de la auditoria: listas de
verificación
Determinación de métodos de muestreo y análisis
Envío de cuestionario para recabar información:
(organigrama, flujogramas, memorias descriptivas,
planos, y croquis, licencias ambientales)
Obtener información de legislación ambiental aplicable
Reunión preparatoria para distribuir tareas
 Etapas de una auditoria
EXTERNA
Evaluación in situ
Revisión de documentación SGC
Evaluación in situ: análisis de la gestión ambiental de la empresa

INTERNA
Resultado de Condiciones de las instalaciones (revisar planos de la planta,
esta etapa : eléctricos, sanitarios, hídricos, distribución de maquinarias y
equipos, ubicación sub estaciones eléctricas, planes e
Informe de infraestructura de contingencia
auditoria Verificar cumplimiento de la legislación ambiental aplicable
(instrumentos jurídicos y administrativo)
Análisis del proceso productivo (diagrama de flujo de los procesos
de producción, métodos de operación, programas de
mantenimiento, capacitación, tipo, cantidad y manejo de materia
prima y sustancias peligrosas, capacidad para atender emergencia
ambiental
Revisión de documentos, archivos y registros técnicos
Análisis del proceso productivo (uso sustancias peligrosas,
consumo de agua, energía, emisiones, efluentes, tipo y cantidad
de residuos generados
 Etapas de una auditoria

Informe final con conclusiones de cada uno de los procesos

Postauditoria estudiados
El informe final debe incluir :
a. Determinación de eficiencia de las instalaciones para el
cumplimiento de la normatividad ambiental
Resultado de
esta etapa : b. Identificar las acciones necesarias para prevenir las
emergencias ambientales, derivada de actividades
Dictamen
riesgosas
informe final de
auditoria c. Identificar las actividades y procesos que puedan dañar el
SAC ambiente
Plan de acción d. Cuantificar los efectos al ambiente por accidentes
Resultados de e. Dictaminar las medidas preventivas o correctivas para
auditoria de prevenir la contaminación y emergencias
seguimiento
f. Establecer plazos para el cumplimiento de estas medidas

Incluye los anexos técnicos y fotográficos

PLANIFICACION O
PREAUDITORIA
 Planificación de la auditoria

• La planificación de la auditoria se realiza

antes que se lleve a cabo la auditoria de
documentación y de campo, incluye:

– Determinación de los objetivos

– Determinación del alcance de la
auditoria
– Selección del equipo auditor,
– Selección de lugares a auditar
– Preparación del cronograma de
actividades a desarrollar
– Recopilar y analizar la información
preliminar acerca de los procesos de
auditoria
Actividades a realizar en etapa de planeación

• Elaboración del calendario de actividades:

definir la duración de cada etapa y
actividad recursos humanos y materiales
neecsarios
• Obtención y analisis de la información
preliminar requerida sobre procesos,
procedimientos, legislación vigente,
estandares ambientales, etc.
• Comunicavción con empresa para lograr
clima de cooperación
• Distribución de tareas en equipo auditor
• Analisis preliminar de las actividades a
realizar
• Identificación de los estandares
ambientales
• Definición de los métodos y
procedimientos a utilizar en la auditoria
• Preparación de herramientas básicas
para auditoria
 Definiciones básicas

PROGRAMA DE AUDITORIA:
• Conjunto de una o mas auditorias
planificadas para un periodo de
tiempo determinado y dirigidas
hacia un propósito específico

PLAN DE AUDITORIA
• Es la descripción de las actividades y
de los detalles acordados en una
auditoria
ALCANCE DE LA AUDITORIA
• Extensión y límites de una auditoria
CRITERIOS DE AUDITORIA:
Hacen referencia a políticas,
procedimientos, normas o
requisitos, etc., que se
constituyen en referentes o
patrones, contra los cuales el
auditor compara la evidencia
de la Auditoria Ambiental.
PROGRAMA
DE
AUDITORIA Prepara
ción
para
auditori
a
 Generalidades
Operadores
Auditoria integrada o
combinada: comprende varios
sistemas de gestión
Auditoria conjunta: Si 2 o mas
organizaciones cooperan para
auditar a un único auditado
(MINTRA, INDECI, MINSA,
MEM)
Un programa de
auditoria puede incluir 1
o mas auditorias con
diversos objetivos y
pueden ser :
• Auditoria de primera
parte
• Auditoria de segunda
parte
• Auditoria de tercera
parte
• Auditorias especiales
 En que basarse para establecer los objetivos
de un Programa de auditoría

a) Prioridades de la dirección,
b) propósitos comerciales,
c) requisitos del sistema de gestión,
d) requisitos legales, reglamentarios y
contractuales,
e) necesidad de evaluar a los proveedores,
f) requisitos del cliente,
g) necesidades de otras partes interesadas, y
h) riesgos para la organización
 Objetivos de las auditorias

Pre-auditoría Auditoria de Auditoria de Auditorias de

certificación seguimiento recertificación

verificar si la verificar si todos confirmar el Verificar el

organización compromisos de cumplimiento de cumplimiento de
está preparada la organización compromisos y todos los
para la (su política la mejoría compromisos de
certificación ambiental, sus continua la organización
objetivos y certificada cada
metas, etc) 3 años
están siendo
cumplidos
 Responsables de gestión de programas de
auditoria
La alta dirección debe darle la autoridad para:
a) Establecer los objetivos, y la amplitud del
Programa de auditoria
b) Establecer las responsabilidades y
procedimientos
c) Identificar los recursos necesarios y
asegurarse de que se proporcionen
d) Asegurarse de la implementación y que se
mantengan los registros del Programa de
Auditoria
e) Realizar el seguimiento, revisar y mejorar
el programa de auditoria
En auditoria conjunta determinar quien sera
responsable de cada una de estas
actividades y la competencia del equipo
auditor y los procedimientos apropiados y
tecnicas de auditoria
 Directrices de tabla de tiempo

N° empleados ISO 14001 ISO 14001

Etapa I Etapa II
5 1.5 2
5-10 1.5 2
11-30 1.5 2
31-60 1.5 3
61-100 2 3.5
101-500 3 4
501-1000 3 6
1001-2000 4 7
2001-4000 5 10
Recursos del programa de auditoria

Deben considerarse:
• Los recursos financieros
• Técnicas de auditoria
• Los procesos para alcanzar y
mantener la competencia de
los auditores
• Disponibilidad auditores y
expertos técnicos
• Amplitud del programa de
auditoria
• Tiempo de viaje, alojamiento y
otras necesidades de la
auditoria
PLAN DE AUDITORIA
 Consideraciones en la planeación

• situación legal de la empresa

• políticas ambientales, distribución de
responsabilidades y estructura
organizativa para la gestión ambiental
• entrenamiento y capacitación del
personal
• comunicación social y relacionamiento
con la comunidad y órganos de control
• contratación y relacionamiento con
proveedores y prestadores de servicios
• preparación para situaciones de
emergencia
• transporte, manipulación y
almacenamiento de insumos peligrosos
• uso y conservación del agua
• uso y conservación de la energía
• gestión de residuos peligrosos
• gestión del suelo y de su uso
• sistemas de monitoreo ambiental
Plan de auditoria
1. Datos generales de la empresa
2. Información de auditoria
1.1 Localización
1.2 Alcance de la auditoria
1.3 Objetivo de la auditoria
1.4 Criterios de auditoría
1.5. Declaración de confidencialidad
1.6 Declaración de conformidad
1.7. Fechas y horarios de auditoria
1.8. Equipo de auditores
1.9. Aceptación de cronograma
1.10. Idioma de la auditoria

3. Equipo auditor y personal de apoyo

4. Descripción de equipos y actividades
5. Cronograma de actividades
6. Metodología de análisis y ensayos
 Consejos para la preparación del plan de
auditoria
1. Establecer objetivos alcanzables, en
términos específicos y fáciles de
comprender
2. Los cronogramas de auditoria deben
prepararse según el trabajo o área
especifica a evaluar
3. Cada paso de auditoria debe establecer
claramente la labor que ha de
efectuarse y los motivos.
4. Cada plan de auditoria debe dar lugar al
desarrollo comprensivo de hallazgos
individuales de auditoria en
conformidad con los elementos de este
proceso.
5. Deben establecer los pasos de auditoria
en términos de instrucciones positivas,
acerca de lo que ha de efectuarse. No
deben ser expresados en forma de
preguntas.
Como decidir el tamaño y la composición
del equipo auditor
a) los objetivos, el alcance, los criterios y la duración estimada de la
auditoría;
b) si la auditoría es una auditoría combinada o conjunta;
c) la competencia global del equipo auditor necesaria para conseguir
los objetivos de la auditoría;
d) los requisitos legales, reglamentarios, contractuales y de
acreditación/ certificación, según sea aplicable;
e) la necesidad de asegurarse de la independencia del equipo auditor
con respecto a las actividades a auditar y de evitar conflictos de
intereses;
f) la capacidad de los miembros del equipo auditor para interactuar
eficazmente con el auditado y trabajar conjuntamente; y
g) el idioma de la auditoría y la comprensión de las características
sociales y culturales particulares del auditado. Estos aspectos
pueden tratarse bien a través de las habilidades propias del auditor
o a través del apoyo de un experto técnico
Auditoria (Ejecución)
 Actividades de la evaluación in situ

APERTURA Y RECONOCIMIENTO

 Reunión de apertura con el responsable de

la instalación que será auditada.
 Los objetivos de la auditoría serán
revisados para confirmar el reconocimiento
común.
 Se puede proceder a una visita general de
las instalaciones que serán auditadas,
buscando familiarizar a los auditores con el
lugar y actividades allí realizadas (puntos de
El plan de la auditoría mayor interés ambiental, como locales de
puede ser revisado como almacenamiento de insumos, productos y
resultado de este residuos, sistemas de control de emisiones y
reconocimiento, puntos de descarga de contaminantes.
decidiéndose enfatizar un
aspecto más que otro
 Agenda de la reunión de apertura
1. Presentaciones -Auditor Líder y su equipo
2. Confirmación del criterio de la auditoria (ISO 14001)
3. Confirmación del alcance de la auditoria
4. Acuerdo del plan de auditoria, confirmar que existe cierta flexibilidad
5. Descripción la metodología de la auditoria, incluyendo descarga de
responsabilidades, Ej. Muestreo
6. Confirmación que se tomaran notas, fotos, muestras, etc.
7. Descripción del método de reporte de auditorias incluyendo no
conformidades y observaciones
8. Confirmación de la confidencialidad de la auditoria
9. Confirmación de que una copia del SG este disponible
10. Confirmación que las disposiciones legales estén disponibles
11. Confirmación que haya guías disponibles
12. Confirmación haya todas las herramientas necesarias (equipo de oficina,
copiadora, fax, computadora, etc.)
13. Confirmación de las horas normales de trabajo
14. Confirmación del tiempo y lugar para la junta de cierre
15. Invitación a realizar preguntas
Auditoria etapa 1: Revisión de documentación

• Verifica la aptitud de la documentación del

SG con respecto de los requisitos
establecidos en la normas
• Detecta todas aquellas desviaciones
mayores o no conformidades del SG
documentado
• El Manual del SGA y/o los procedimientos
generales son revisados para verificar que
en su contenido se hayan contemplado
todos los requisitos de las normas
• Debe existir documentación que acredite el
cumplimiento de las normas y
procedimientos aceptados
• Se deja un informe de auditoria, indicando
las observaciones o desviaciones
documentarias que se hayan detectado
contra las diferentes cláusulas de las
normas
• Si la documentación es inadecuada se
informa al representante de la organización
• Visita a instalaciones para preparar el
programa de auditoria etapa 2
 Determinación de la viabilidad de la
auditoría
La viabilidad de la auditoría debería determinarse
teniendo en consideración factores tales como la
disponibilidad de:
a) la información suficiente y apropiada para planificar la
auditoría,
b) la cooperación adecuada del auditado, y
c) el tiempo y los recursos adecuados.
• Cuando la auditoría no es viable, debería proponerse al
cliente de la auditoría una alternativa tras consultar con
el auditado y obtener su aprobación.
– Reconfirmación o modificación del plan de auditoría, cambios en
los objetivos de la auditoría o
– Cambios en su alcance
– Terminación de la auditoría
Papel y responsabilidades de los guías y
observadores
• Los guías y observadores pueden acompañar al equipo auditor,
pero no forman parte del mismo.
• No deberían influir ni interferir en la realización de la auditoria.
• Cuando el auditado designe guías, éstos deberían asistir al equipo
auditor y actuar cuando lo solicite el líder del equipo auditor. Sus
responsabilidades pueden incluir las siguientes:

a) establecer los contactos y horarios para las entrevistas;

b) acordar las visitas a partes específicas de las instalaciones o de la
organización;
c) asegurarse de que las reglas concernientes a los procedimientos
relacionados con la protección y la seguridad de las instalaciones son
conocidos y respetados por los miembros del equipo auditor;
d) ser testigos de la auditoría en nombre del auditado; y
e) proporcionar aclaraciones o ayudar en la recopilación de la información
 ¿Que se va a evaluar?
a) La política ambiental, el alcance, el organigrama general y del SGA
b) Identificación y calificación aspectos ambientales
c) Identificación y verificación del cumplimiento de requisitos legales
d) Programas de gestión y objetivos ambientales, cumplimiento
e) Procedimientos de gestión, procedimientos operativos, registros
f) La organización empresarial y cada una de sus responsabilidades
g) La comunicación interna y externa (autoridades ambientales,
comunidad)
h) Mecanismos de control operacional
i) El manejo de las emisiones atmosféricas, vertimientos de aguas
residuales y disposición final de residuos sólidos y peligrosos y el
Programa de monitoreo ambiental
j) Manejo, transporte, almacenamiento de sustancias químicas
k) Distribución y transporte de residuos objeto de reutilización o reuso
l) Accidentes ocurridos y procedimientos aplicados, sanciones y
requerimientos de la autoridad ambiental
m) La pertinencia de los planes de contingencia y emergencia
n) Auditorias internas y externas
o) Revisión por la dirección y mejora contínua
Auditoria al asesor legal
• Revisión de procedimientos de gestión
identificación y verificación del cumplimiento de
requisitos legales
• Revisión de identificación legislación vigente
aplicables a la empresa o la actividad industrial y
que se comprometió en su política
• Revisión de otros requisitos legales como
Licencia Ambiental, permisos ambientales
asociados, certificados requeridos durante la
construcción de instalaciones o durante su
operación, permisos de funcionamiento y todos
los demás que le sean aplicables.
• Conocimiento y aplicación de los procedimientos
de trabajo típicos de la organización
• Análisis de la verificación del cumplimiento de
los requisitos legales y otros requisitos que la
empresa se comprometio en politica
 Auditoria etapa 2
• Es realizada en todo el alcance de la Cía para
verificar la aptitud del SG con respecto a los
requisitos establecidos en las normas, desde el
punto de vista operativo
• Los días indicados para la auditoria en planta, el
equipo auditor (de diferentes disciplinas
relacionadas con la naturaleza del negocio,
deberá realizar un recorrido por las
instalaciones de la industria de acuerdo al
programa previamente establecido, dividiendo
los recorridos por temas específicos o por
procesos operativos.
• Los hallazgos se pueden obtener de entrevistas
al personal en todo nivel, evaluación de
registros, evidencia visual, etc.
• Al final de la auditoria , durante la reunión de
cierre, se presentan las conclusiones y se da la
recomendación del equipo auditor
 Áreas o aspectos clave de una auditoria
ambiental

• Administración y gestión • Relaciones comunitarias

de sistemas • Adquisiciones
• Diseño del edificio y • Manejo del lugar
mantenimiento
• Comunicación • Almacenamiento
• Acuerdos o consensos • Sub-contratistas
(proveedores,
• Planificación distribuidores, otros)
• Efluentes y emisiones • Suministros
• Uso de energía • Entrenamiento
• Monitoreo • Transporte y disposición
• Diseño y operación de la de residuos y desechos
planta
 Fuentes de información

a) entrevistas con empleados y con otras personas;

b) observación de las actividades y del ambiente de trabajo y condiciones
circundantes;
c) documentos, tales como política, objetivos, planes, procedimientos, normas,
instrucciones, licencias y permisos, especificaciones, planos, contratos y
pedidos;
d) registros, tales como registros de inspección, actas de reunión, informes de
auditorias, registros de programas de seguimiento y resultados de
mediciones;
e) resúmenes de datos, análisis e indicadores de desempeño;
f) información sobre los programas de muestreo del auditado y sobre los
procedimientos para el control de los procesos de muestreo y medición;
g) informes de otras fuentes, por ejemplo, retroalimentación del cliente, otra
información pertinente de partes externas y la calificación de los
proveedores; y
h) bases de datos informáticas y sitios de Internet
 Realización de entrevistas

a) las entrevistas deberían mantenerse con personas de niveles y funciones

adecuadas que desempeñen actividades o tareas dentro del alcance de la
auditoría;
b) las entrevistas deberían realizarse durante las horas normales de trabajo y,
cuando sea práctico, en el lugar de trabajo habitual de la persona
entrevistada;
c) se debería hacer todo lo posible para tranquilizar a la persona que se va a
entrevistar antes y durante la entrevista;
d) debería explicarse la razón de la entrevista y de cualquier nota que se tome;
e) las entrevistas pueden iniciarse pidiendo a las personas que describan su
trabajo;
f) deberían evitarse preguntas que predispongan la respuesta (es decir,
preguntas inductivas);
g) los resultados de la entrevista deberían ser resumidos y revisados con la
persona entrevistada; y
h) se debería agradecer a las personas entrevistadas su participación y
cooperación
 Actividades de la evaluación in situ

RECOLECCIÓN DE EVIDENCIAS.

Guiándose por los protocolos los auditores van al terreno

buscando recolectar evidencias de aspectos a ser auditados. Por
ejemplo, si uno de los ítems
es “entrenamiento de los trabajadores”, el auditor
podrá escoger al azar algunos trabajadores
y conversar con ellos, haciendo algunas
preguntas que busquen poner en evidencia si
están informados y entrenados para desempeñar
las funciones ambientales propias de su
actividad. Además, otra actividad típica de un
auditor que trabaje en este ítem, será verificar
los registros que la organización debe mantener
sobre el entrenamiento de los trabajadores: quien
fue entrenado, cuándo, por quien, sobre cuál
tema y durante cuanto tiempo.
(i) observación visual; (ii) entrevistas o preguntas
dirigidas; (iii) análisis documental
Gestión del Aire

• Emisiones a la Atmósfera (uso

gas l.p. diesel etc.)
• Uso de calderas, tipo y
cantidades.
• Programas y bitácoras de
mantenimientos.
• Verificación de vehículos
propiedad de la empresa
• Número y características de
los tanques de
almacenamiento de
combustibles para calderas
• Registros de monitoreo
• Tipo de tratamiento o control
• Generación de ruido y
vibraciones
 Gestión del Agua

• Fuente de abastecimiento
• Consumo por operación y total
• Programas de Mantenimiento
• Concesiones para
extracción/descargas.
• Calidad de las aguas
residuales (monitoreo)
• Generación de Lodos y sus
características CRETIB
• Pagos por el uso de aguas
municipales o nacionales.
• Desinfectantes
• Programa de ahorro de agua
Gestión de la energía
La información que se debe registrar es:

• Maquinaría o equipo: nombre genérico de la máquina

o equipo
• Capacidad instalada: máximo trabajo realizado por la
máquina en un periodo de tiempo, ejemplo: kg/hr, No.
Cortes/hora, cantidad de vapor/hora, etc.; y el número
de máquinas o equipos.
• Potencia: expresada en HP.
• Tipo de carga: Monofásico, bifásico, trifásico.
• El consumo en kWh se calcula a partir de la siguiente
formula: Consumo mensual (kWh/mes) = Potencia del
equipo (HP) * 0.746 * horas o período de trabajo de la
máquina en el mes.
• Dentro de las observaciones se suministrará
información relevante del equipo como:
especificaciones técnicas, marca, año de fabricación,
factor de potencia, tipo de tecnología, estado actual,
entre otros.

• es necesario observar la energía destinada a

iluminación, aire acondicionado, ventilación, aire
comprimido, generación de vapor, informática,
comunicaciones, y restantes tecnologías horizontales
 Gestión del suelo

• Tipos de suelos
presentes en el área
• Capacidad de uso del
suelo
• Uso de hidrocarburos
• Almacén de productos
químicos
• Tránsito de vehículos
• Excavaciones
• Movimiento de tierra
• Modificación del paisaje
• Derrame hidrocarburos
Flujo de Materias Primas e Insumos

• Conocer las materias primas que utiliza la

empresa

– Unidad: como se maneja en la empresa, si

es peso, volumen o cantidad
– Consumo por mes: teniendo en cuenta la
unidad se escribe su consumo por mes,
para generar indicadores de consumo de
materia prima por unidad de producto.
– Costo unitario
– Especificaciones: si tiene características
especiales (tóxico, peligroso, manejo
especial) o en algunos casos pueden ser
concentraciones, presentación y
características de empaque.
– Proveedor.
 Evaluar las prácticas de operación

• Los 4 factores que generalmente

componen un proceso de producción
son materiales, máquinas, mano de
obra y métodos de trabajo. El control de
la producción consiste en llevar a cabo
una adecuada gestión de estos cuatro
elementos

– Manejo de inventarios de materias

primas y materias auxiliares, productos
intermedios y corrientes de desecho
– Programas de mantenimiento de
equipos, maquinaria e instalaciones
– Control de las operaciones de
producción
– Control de los costos de producción
– Control de calidad
– Segregación de los desechos
Gestión de residuos sólidos no peligrosos

• Destino Final
• Coordinación con el
sistema municipal de
recolección.
• Programas de
separación de basura
(húmeda, seca)
• Permisos,
autorización
• Contrato con EPS
 Gestión de residuos peligrosos

• Registro como generador

• Programa de manejo y
almacenamiento.
• Capacitación al personal en
materia de R.P.
• Separación, clasificación,
envasado de R.P.
• Almacenamiento temporal y
destino final de R.P.
• Registros de generación
mensual.
• Registros de entradas y
salidas del almacén.
 Percepción de la Comunidad Vecina sobre la
Actividad de la Empresa
• Identificar y evaluar como afectan las actividades y los impactos ambientales en las
áreas de operación de la empresa; así como, recoger las inquietudes tenga la
comunidad cercana, se debe sondear su percepción. Para el efecto, se debe
elaborar una herramienta que recopile la opinión de la comunidad vecina de la
empresa como una encuesta, para la cual se selecciona una muestra representativa
de la comunidad que potencialmente se pueda ver directamente afectada por la
actividad de la empresa. Se debe indagar las de características demográficas tales
como sexo, edad, actividad económica y condición de las personas encuestadas, en
cuanto a si reside o trabaja en el área, tiempo de vivir o trabajar en el lugar. Con
relación al diseño, debe estar dirigido a establecer si el entrevistado ha observado
algún cambio en el ambiente y dicho cambio lo relaciona con la empresa auditada.
En consecuencia, las preguntas pueden hacer referencia directamente a la empresa,
lo que en algunos casos le resta objetividad a la respuesta; o, pueden estar referidas
a los posibles impactos e indagar con que actividad de la zona lo relacionan los
entrevistados.
• Además, pueden realizarse entrevistas con las entidades competentes para recibir
quejas de la comunidad, tales como las municipalidades. Cuando el historial de la
empresa presente reiterativamente quejas formales, es recomendable contar incluir
un profesional del área social, tal como un sociólogo o trabajador social en el equipo
de Auditoria Ambiental.
Emergencias riesgo ambiental

• Listado sustancias y
materiales peligrosos.
• Hojas de seguridad.
• Estudios de Riesgo.
• Programas de
mantenimiento
preventivo.
• Programa de Protección
Civil Interno.
• Simulacros
 Actividades de la evaluación in situ

REGISTRO DE LAS EVIDENCIAS.

• El auditor debe tomar nota y registrar

sistemáticamente todas sus
observaciones; El cuaderno de notas
de un auditor es muy valioso y es
importante que estas notas sean
tomadas de forma ordenada y
legibles. En algunos casos se puede
exigir que después de la elaboración
del informe final las notas sean
entregadas al auditor líder y por el
conservadas durante un periodo
mínimo
• Debe guardar copia de documentos
importantes para sus conclusiones.
Actividades de la evaluación in situ

EVALUACIÓN DE LAS EVIDENCIAS

• Las evidencias recogidas deben ser
evaluadas a la luz de criterios previamente
definidos, con el objetivo de identificar
eventuales desconformidades;
• Estos criterios normalmente habrán sido
establecidos desde el comienzo, en función
de los objetivos de la auditoría. Por ejemplo,
en una auditoría de conformidad legal, los
criterios serán la legislación, las condiciones
de las licencias ambientales, las normas
técnicas. En cambio, en una auditoría de un
sistema de gestión ambiental, los criterios
serán aquellos definidos en el propio
sistema, como los procedimientos
preestablecidos por la organización, sus
objetivos y metas ambientales.
 Hallazgo de auditoria y sus características
HALLAZGO:
Resultado de la evaluación de la evidencia de la auditoria
recopilada frente a los criterios de la auditoria

CARACTERISTICAS DEL HALLAZGO:

• Debe ser importante y significativo considerando los impactos

ambientales generados
• Debe estar basados en hechos y evidencias debidamente
sustentadas
• Debe ser objetivo y completo
• Debe estar basado en una razón suficiente para respaldar las
conclusiones
• Debe ser convincente, suficiente argumentado y sustentado que
lo entienda cualquier persona
 Categoría de no conformidades
• MAYOR:
• No conformidad mayor, es la ausencia de un
procedimiento requerido o el fracaso total de un
procedimiento que puede causar un impacto
negativo en los resultados ambientales de la
organización
• Una sola deficiencia o requisito de norma que no ha
sido implementado en el SG
• Falta de documentación del SG para satisfacer los
requisitos establecidos en la norma o en los
procedimientos de la organización
• La ausencia o total violación de un sistema o la falta
de implementación del mismo, ya sea como un
simple incidente aislado o una combinación de
eventos similares
 Razones de no conformidad mayor

• Actividades / procesos no están en conformidad con

la documentación del SG u otros requisitos
• No se ha implementado procedimientos escritos en
el SG
• El proceso es ineficaz. Los resultados deseados no
se han obtenido
• Incapacidad para identificar los requisitos legales
• Otras causas pueden ser: Estructura organizativa,
requisitos del SG, educación y capacitación,
recursos, adherencia a procesos y procedimientos
definidos, apoyo a la dirección, información
 Categoría de no conformidades

• MENOR
• No conformidad menor o nota de mejora, existe un SG
definido y procedimientos e instrucciones documentados.
También existe un nivel general de implementación
aceptable, pero hay pequeñas discrepancias o lapsos en
el seguimiento de los requisitos o implementación del SG
• Un solo lapso observado en un procedimiento. Son fáciles
de rectificar y no presentan una serie amenaza a los
resultados ambientales de la organización
• Un caso aislado o esporádico en el contenido o
implementación de los procedimientos o registros el cual
puede conducir a una falla del sistema si no es corregido
 Las muchas trivialidades

• Un número de inconformidades menores

listadas contra el mismo requisito, pueden
considerarse como una No conformidad
mayor y presentar el total fracaso del
sistema
 Pre- Informes
• De acuerdo a lo aprobado y programado en la reunión de
auditoria, el grupo auditor deberá preparar y exponer un
balance resumen que relacione los aspectos positivos y
negativos encontrados durante cada día de auditoria,
identificando y diferenciando los problemas que a juicio de los
auditores requieren acciones prioritarias o inmediatas, de
aquellos que sin ser menos importantes, den un tiempo de
espera para su solución. Se recomienda que sea honesto y
abierto, no tema dar malas noticias, asegúrese de que la
deficiencia es precisa y que tiene referencias de soporte,
reporte al cliente tan pronto sea posible si hay problemas
mayores identificados, alerte al cliente de problemas menores
recurrentes que pueden escalar hasta una no conformidad /
mayor / Categoría 1
• Se completan, revisan y discuten las discrepancias (no
conformidades y observaciones)
• El auditado confirma el recibo de los reportes
 Informe preliminar de auditoria

• Una vez se concluyen las actividades de visita al sitio o

instalación industrial, y se recopila toda la información
disponible (del protocolo y complementaria), se construye el
primer reporte, del cual deberá entregarse un borrador para
revisión de las divisiones técnicas y jurídica y de la gerencia
ambiental de la compañía, o en su defecto en caso de no haber
un área ambiental asignada, la gerencia que se asigne para el
caso. Usualmente, se prepara una minuta, que es distribuida
para comentarios; solo entonces se emite el informe preliminar
de auditoria.
• Otras casa certificadoras estilan que el informe preliminar es
presentado por el auditor líder al responsable de la instalación
auditada al final de la auditoria, en la reunión de clausura, sin
consultar al auditado
 Informe preliminar de auditoria

Deberá incluir un:

• Diagnóstico detallado de la planta

• Una propuesta del plan de acción correctivo
• Un resumen ejecutivo
• Las recomendaciones planteadas
• Las objeciones presentadas
• Una lista del alcance de la norma sobre los cuales se basó la auditoria
• Los anexos que se considere conveniente agregar.

• En caso que se permitió revisar el borrador a los auditados este

informe incorporará comentarios de la gerencias pertinentes y el plan
de acción que se acordó será seguido por la industria, planta, que para
todos los efectos deberá ser consecuente con los resultados de la
auditoria
 Resumen ejecutivo
ALCANCE
Área / Actividad Auditada : Departamento de
Procedimientos relacionados: EA 1001 párrafo 1
Equipo de auditoria:
Representantes del departamento: (Gerente de)
Resumen de Hallazgos / Conclusiones:-
1. EL gerente de XX fue muy cooperativo y útil así también posee un muy
buen nivel de conocimiento de los asuntos ambientales de la
compañía.
2. Un total de 6 no conformidades fueron identificadas y son:
• B/02/XX/01 – Evaluación de aspectos significativos.
• B/02/XX/02 – Identificación de aspectos significativos
• B/02/XX/03 – actualización del registro de aspectos significativos.
• B/02/XX/04 – Juntas trimestrales del grupo de trabajo.
• B/02/XX/05 – evaluación de los requerimientos legales.
• B/02/XX/06 – identificación de requerimientos legales.
4. Comentarios de asuntos positivos (si hay alguno)
5. Observaciones
6. Recomendaciones
 Actividades de la evaluación in situ

REUNIÓN DE CIERRE.

• Un informe preliminar es
presentado al responsable por
la instalación auditada al final
de la auditoría Esto puede
eliminar algún error grosero
del auditor y busca confirmar
su comprensión de las
actividades realizadas en el
lugar y de los procedimientos
de gestión utilizados.
 Agenda de reunión de cierre
• Presente al equipo de auditoria
• Agradezca la organización por la hospitalidad y cooperación
• Confirme el alcance
• Confirme el estándar del EMS
• Resuma los hallazgos
• Características positivas
• Deficiencias
• Descarga de responsabilidades en el muestreo
• recomendación
• Defina las actividades subsecuentes y la escala de tiempo
• supervisión
• Auditar nuevamente
• Confidencialidad
• Invite a preguntar
• Presentar un reporte formal
• Agradezca y cierre la junta
 Las conclusiones de la auditoria

• la conformidad del SGA respecto a los

criterios de la auditoría del SGA;
• si el sistema está implantado y es
mantenido adecuadamente;
• si el proceso interno de revisión por la
dirección es capaz de asegurar la
adecuación y la efectividad del SGA.
POSTAUDITORIA
 EJECUCIÓN DE LA AUDITORÍA

EQUIPO AUDITOR PROCESO DE AUDITORÍA EMPRESA AUDITADA

Acceptación
propuesta

Plan
Elaboración de Auditoria
Plan de Auditoria
Auditoria
Documental

Auditoria
Técnica

SI Plan Medidas
Elaboración Informe NC? Correctoras
Informe

63
 Resultados de auditoria
• La compañía recibe un informe donde se
detallan los hallazgos detectados contra las
diferentes cláusulas de la norma o contra los
procedimientos de la compañía
• En caso que se encuentren desviaciones a
requisitos de la norma o procedimientos de la
empresa, se indicaran en el formato de no
conformidades
• En caso que se detecten desviaciones
menores, estas serán presentadas en notas
de mejora, que no impiden la recomendación
a certificación, salvo que hay un número
significativo de ellas o varias de ellas dirigidas
a una misma cláusula de norma
Postauditoria

• Elaboración del informe.

• Terminada la etapa de terreno, el

equipo pasa a trabajar en la
elaboración del informe. Usualmente,
se prepara una minuta, que es
distribuida para comentarios; solo
entonces se emite el informe final. Hay
diferentes estilos para la elaboración
de este informe.
• Puede apuntar solamente las
desconformidades, clasificándose en
dos o tres grados de importancia.
• El informe final puede también hacer
recomendaciones en cuanto a
medidas que deben ser adoptadas
para corregir las desconformidades
 INFORME DE AUDITORÍA

 Aspectos positivos herramienta de motivación.

 Aspectos negativos

 NC mayor: incumplimiento sistemático de un requisito

de norma ISO 14001. Resolución urgente.

 NC menor: incumplimiento puntual o de aspectos

formales. Planificar la resolución.

 Observaciones: pueden constituir no conformidades

en un futuro.
Contenido del informe de auditoria

a) la identificación de la organización auditada y del cliente;

b) el alcance, los objetivos y el plan de la auditoria acordados;
c) los criterios acordados, incluida una lista de documentos de
referencia empleados para realizar la auditoria;
d) el período cubierto por la auditoria y la(s) fecha(s) y horarios de
realización de la auditoria;
e) la identificación de los representantes del auditado que
participaron en la auditoria;
f) la identificación de los miembros del equipo de la auditoria;
g) una declaración de la naturaleza confidencial del contenido del
informe:
h) la lista de distribución del informe de la auditoria;
i) un resumen del proceso de la auditoria, incluidos los obstáculos
encontrados; y aclaración de no conformidades
j) Los hallazgos y las conclusiones de la auditoria
 Conservación de los documentos

• Todos los documentos de trabajo, así

como borradores e informes finales
pertenecientes a la auditoria, deben ser
conservados por acuerdo adoptado
entre el cliente, el auditor líder y el
auditado, y en concordancia con los
requisitos aplicables.
Distribución del informe de auditoria
• El auditor líder debe enviar el informe de auditoria al cliente
quien determina la distribución del informe de la auditoria
conforme al plan de auditoria.
• El auditado debe recibir una copia del informe de auditoria,
salvo que cliente lo excluya específicamente
• Toda distribución adicional del informe fuera de la organización
del auditado necesita el permiso del auditado.
• Los informes de auditorias son propiedad exclusiva del cliente,
y la confidencialidad debe ser respetada y protegida
adecuadamente por los auditores y por todos los receptores del
informe.
• El informe de auditoria debe ser emitido, dentro del plazo de
tiempo acordado, de acuerdo con el plan de auditoria. Si esto
no puede hacerse en los plazos previstos, se debe comunicar
formalmente al cliente y al auditado las razones de la demora y
fijar una nueva fecha de emisión.
Posibles resultados auditoria de certificación
• Si hubiera No conformidades mayores no podrá
recomendarse la certificación, en ese momento y se
deberán implementar acciones correctivas adecuadas
para disminuir la graduación o eliminar la misma
• Al final de la auditoria, durante la reunión de cierre se
presentaran conclusiones y se da la recomendación
del equipo auditor
• Al igual que otras auditorias, la compañía recibe un
informe donde se detallan los hallazgos detectados
contra las diferentes cláusulas de la norma

• Recomiendo a certificación
• No recomiendo a certificación
 Postcierre

MEDIDAS CORRECTIVAS - PREVENTIVAS

• En algunas organizaciones el informe de la

auditoría debe dar origen a un plan de
acción correctivos, preparado por el
responsable de la unidad auditada,
estableciendo su compromiso de corregir
las desconformidades (cuales acciones
serán tomadas y dentro de que plazo).
• Es importante la clasificación de las
desconformidades en grados de
importancia, ya que las auditorias
acostumbran apuntar todos los problemas,
sean éstos de grande o de pequeña
importancia; evidentemente, las
desconformidades de gran importancia
deben ser corregidas rápidamente.
 Formulación plan de acción de Medidas
Correctivas
El informe de la auditoria da origen a un plan de acción de
medidas correctivas preparado por el responsable de la unidad
auditada, estableciendo su compromiso de corregir cada una de
las no conformidades con las siguientes actividades:

• Formular el listado de las actividades de adecuación requeridas para

solucionar las No conformidades menores y observaciones de la
auditoria así como de las oportunidades de mejora (actividades y
plazos).
• Implementación de las medidas requeridas para solucionarlos
• Se documenta la acción correctiva tomada, indicando conformidad
• Se realiza una visita de seguimiento para verificar la eficacia de la
implementación
• Se verifica la contínua eficacia de la acción correctiva en la visita de
auditoria de seguimiento programada

En la próxima auditoria de seguimiento los auditores revisaran si se han

levantado las no conformidades
 Acción correctiva
• Es una acción tomada para eliminar la causa (s) de
una no conformidad existente, defecto u otra
situación indeseable, a fin evitar reaparición

Pasos de la Toma de Acción correctiva

• Investigue la causa (s) de la no conformidad

• Decida que acciones se necesita para eliminar la
causa de la no conformidad
• Aplique controles para asegurar que se toman
acciones correctivas
• Complete el seguimiento para asegurar que la acción
correctiva fue eficaz
 Ejemplos de acción
correctiva
• Sustitución de materiales
• Reformulación de productos para producir
menos producto terminados peligrosos
• Desarrollo de técnicas de reciclado, re-uso
• Rediseño de producto para aminorar los
semi-productos peligrosos
• Modernización de la unidad del producto
• Mejorar el mantenimiento
Acciones de seguimiento y
preventivas
Acciones de seguimiento
• Los hallazgos de auditoria pueden provocar
auditorias de seguimiento
• Los hallazgos de auditorias anteriores
deberían usarse en la planeación de
subsecuentes auditorias
• Revise la suficiencia y eficacia de las
acciones correctivas

Acciones preventivas
• Cambios anticipados a largo plazo a
procedimientos o sistemas