VALIDAR UN DATO: Permite definir el tipo de datos que se desea introducir en una

celda o rango de Celdas.

Para acceder a esta opción en Excel accedemos a la pestaña “Datos” y la
encontramos dentro del grupo “Herramientas de datos”:

Crear validación de datos en Excel

Para analizar los criterios de validación de datos en Excel podemos dividirlos en los
siguientes grupos de datos. Estos están formados por los siguientes criterios:
Número entero, Decimal Fecha, Hora, Longitud de texto. Estos criterios son muy similares
entre ellos porque comparten las mismas opciones para acotar los datos que son las
siguientes: Entre, No está entre, Igual a, No igual a, Mayor que, Menor que, Mayor o igual
que, Menor o igual que.

Aquí encontramos con tres pestañas o botones en la parte superior.

Configuración: donde configurar el tipo de limitación de datos de la Celda.

Mensaje de entrada: para informar al usuario sobre los datos que puede poner en
la celda.

Mensaje de error: un mensaje que podemos mostrar al usuario en caso de que haya
puesto un valor no permitido en la celda.

Dentro de configuración podemos especificar, a través de las distintas opciones, que

rangos de datos o condiciones deben de cumplir los mismos para que permitamos su
introducción en la celda.
Ejemplo: Sitúate en la celda A1 y abre el menú de Validación de datos. Ahora lo
configuramos según la siguiente imagen, vamos a permitir introducir valores entre el
10 y el 20.

Aceptamos y vamos a introducir un valor fuera de ese rango en la celda Al intentar

validarla nos dirá el siguiente mensaje:
Como puedes observar, nos devuelve un mensaje de error genérico, indicando que
ese valor no está permitido en esta celda. Vamos a personalizar un poco ese mensaje.
Abre de nuevo la validación de datos y nos situamos en la tercera pestaña
“Mensaje de error” y lo configuramos como la siguiente imagen:

Y vuelve a introducir un valor en la celda fuera del rango para comprobar que ahora el
mensaje que nos devuelve está personalizado:

Por último podemos configurar un mensaje personalizado para que, al situarnos en la

celda o celdas afectadas, nos indique que valores podemos escribir en ellas. Volvemos
al menú Validación de datos estando situados en la celda A1, a la segunda pestaña
“Mensaje de entrada” y configúralo de la siguiente manera:
Ahora cuando nos situemos en la celda Excel nos mostrará un mensaje indicando que
podemos hacer:

Es importante destacar que no sólo podemos escribirlos manualmente, sino que podemos
especificar el resultado de una formula; es decir se pueden validar datos con formula.

En el siguiente ejemplo, estamos limitando los valores entre el 10 y el 20 haciendo

referencia a otras celdas.
Vamos a seguir con otro ejemplo:

Para las opciones “entre” y “no está entre” debemos indicar, un valor máximo y un valor
mínimo, pero para el resto de las opciones indicaremos solamente un valor. Por ejemplo,
podemos elegir la validación de números enteros entre los valores 50 y 100 para lo cual
debemos configurar del criterio de la siguiente manera:
 Para éste caso, si quisiéramos validar una celda que solamente acepte fechas mayores al 01
de Febrero del 2016, podemos crear el criterio de validación de la siguiente manera:

Para validar datos con fechas, también podemos escoger en la lista desplegable de datos,
el criterio entre; este nos permite elegir la fecha inicial y la fecha final. Para esta opción,
también se pueden utilizar fórmulas para validar un dato de fecha Ejemplo:

Vamos a suponer que en una IPS, necesitan indicar la fecha de la cita de cada paciente
para control Promoción y Prevención, esa cita se da a cada paciente cada 26 días.
Para esto hacemos un registro en Excel y debemos validar los datos, colocando mensaje
de entrada y de Error para evitar errores en la forma de digitar el dato correspondiente.
Se puede apreciar que la fecha inicial y final, está configurada con la fórmula =Hoy(), y la
final con la formula =HOY()+ 26. Quiere decir que la fecha de inicio es a partir del día que
se programe la cita, hasta los 26 días siguientes para su control.

Aquí se debe practicar en una hoja de Excel cada Ejercicio de los Ejemplos.

3.

Las listas de validación de datos en Excel, se conocen con el

nombre de listas desplegables, ya que al seleccionar la Celda que
contiene la lista, se mostrará una pestaña o control en su extremo
derecho, que al pulsarlo desplegara la lista de Rango, que una vez
ha sido seleccionada. Ejemplo

PASOS PARA CREAR UNA VALIDACIÓN DE DATOS CON LISTAS.

El primer paso para crear la validación de datos con lista, es seleccionar el grupo de
Celdas que contiene la información que se quiere validar. Para este caso, la información
es los días de la semana.

El siguiente paso es hacer clic en la Ficha Datos y hacer clic en el comando validación
de datos.
 Al dar clic allí, se desplegara las siguientes opciones.

Al ejecutar la opción lista, se despliegue el siguiente cuadro de diálogo.

En la opción Origen, se debe seleccionar el Rango de las Celdas con la información para la
posterior elaboración de la lista. Una vez se seleccione el rango, dar clic en la opción Aceptar

CÓMO ELIMINAR LA VALIDACIÓN DE DATOS

Si deseas eliminar el criterio de validación de datos aplicado

a una celda o a un rango, deberás seleccionar dichas celdas,
abrir el cuadro de diálogo Validación de datos y pulsar el
botón Borrar todos.

Al pulsar el botón Aceptar habrás removido cualquier

validación de datos aplicada sobre las celdas seleccionadas.
De esta forma quedaría el resultado.
El formato condicional es una herramienta de Microsoft Excel, que nos ayuda a aplicar unas
características de formato a determinadas celdas de la hoja de cálculo, dependiendo de que
se cumplan determinadas condiciones. De esta manera se puede aplicar distintas
características a los valores y\o condiciones a ser resaltados, y así poder diferenciarlos entre
sí.
Para eliminar un formato debemos seleccionar los datos, hacer clic en inicio>formato
condicional>administrador de reglas>y borrar reglas a celdas seleccionadas.
Si una condición es cumplida (Verdadera) al dar un formato condicional, una celda o un rango
de celdas resalta sobre las demás de acuerdo al formato que hayamos dado. De lo contrario
(falsa) no se diferencia ningún cambio.

1. Seleccionar la Celda o Celdas donde queremos que aparezca el formato condicional.

2. Ir a l ficha Inicio, grupo estilos y escogemos la opción formato condicional.
3. Existen varias opciones para resaltar con colores las celdas. Una opción es escoger nueva
regla y aplicar un color o un estilo únicamente a las celdas que contengan un valor de
celda en un rango determinado.
 Ejercicios de prácticá
Abra un libro en Excel, llamado Taller 3 Formato condicional y Validación de datos, colóquele
nombre a la hoja:
Ejercicio 1
Aplicar un formato condicional cada vez que aparezca el género femenino se pintará de rojo y su
letra será cursiva, cada vez que tenga una edad entre 20 a 25 años se pintará amarillo.
Cada vez que sea masculino se pintará azul y cuando tenga una edad comprendida entre 26 y
50 años se pintará de verde. Se debe crear la base de datos para 30 personas.
 Ejercicio 2

Cree otra hoja de Excel con el nombre ejercicio 2

La siguiente planilla tiene un listado de cuentas a pagar. Los importes superiores a los
$1000 están destacados en rojo.
El color debe aparecer de forma automática cuando se ingresa un importe que supera los
$1000. Esto se realiza aplicando formato condicional.

Ejercicio 3:

Crea una hoja de cálculo llamada ejercicio 3 donde aparezca el número de ejemplares
vendidos de los diferentes periódicos por trimestre, calcula el total anual, utilizando la función
suma. Para 10 periódicos que se vendan en el país.

Los criterios para el formato condicional son los siguientes:

A la celda que contenga el total anual se le debe dar el siguiente formato condicional.
 Si es mayor a 4.500 (formato cursiva color rojo, fondo de celda. azul celeste.
 Sí está entre 2000 y 2.500, se debe condicionar con fondo. azul oscuro
 Sí es inferior a 2000, se debe condicionar fondo amarillo y letra cursiva.
 Se debe ordenar alfabéticamente el nombre de los periódicos.
 Ejercicio 4:

En otra hoja del mismo libro de Excel, debes crear datos de los nombres de 20 aprendices,
en las siguientes tres columnas se deben calcular las tres notas parciales obtenidas de 1,0 a
100 puntos. En la cuarta columna se debe calcular el promedio final, se debe realizar al
siguiente formato condicional de la siguiente manera:

 Sí tiene una nota superior a 80 puntos, se debe colocar de fondo oscuro.

 Sí tiene una nota comprendida entre 1,0 y 50, se debe colocar letra cursiva y fondo rojo.
 Sí tiene una nota entre 60 y 70, se debe colocar fondo amarillo y letra cursiva.

Ejercicio 5:

En otra hoja de Excel, crea la siguiente base de datos:

En una empresa x, necesita registrar los nombres de sus diez vendedores y las ventas que
han registrado en los 4 trimestres del año, también lleva en la misma hoja el registro de las
comisiones por las ventas realizadas.

Para aquellos vendedores que sus ventas sea iguales a $15.000.000 moneda colombiana,
tendrá una comisión del 10%, aquellos vendedores que su venta sea de $16.000.000 en
adelante, la comisión será de 20%, y para aquellos que tengan ventas menores a $15.000.000,
su comisión será del 4%. Se debe crear el siguiente formato condicional:

 Para las ventas superiores a $16.000.000, se debe crear formato condicional fondo azul
y letra cursiva.
 Para las ventas iguales a $15.000.000, se debe crear fondo verde
 Para las ventas menores a $15.000.000 se debe colocar fondo amarillo.
 Hallar las ventas mínimas y máximas de cada trimestre.
 Ejercicio 6:

Tengo una lista de notas y voy a aplicar formato condicional utilizando un conjunto de iconos
desde Inicio > Estilos > Formato condicional > Conjunto de iconos y selecciono la opción 3
flechas (de color). El resultado es el siguiente:

Los valores más grandes tienen asociada una flecha de color verde mientras que los valores
medios una de color amarillo. Solamente valores menores a 70 son los que tienen una flecha
de color rojo porque es el valor más pequeño de todo el rango. ¿Cómo podemos conocer los
valores exactos que determinan la asignación de una flecha verde, amarilla o roja? Ve a Inicio
> Estilos > Formato condicional > Administrar reglas y se mostrará la regla que acabamos de
crear. Pulsa el botón Editar regla y podremos ver los valores numéricos que determinan cada
uno de los rangos.

Ejercicio 7:

Cree la siguiente tabla y determine las condiciones para obtener los resultados que muestra la
imagen.

Ejercicio 8:

Plantee un ejercicio aplicando formato condicional diferente a los propuestos en este taller.
Ejercicio 9:

Debe validar una Columna que su título se llamará Nombre del empleado. Para éste caso
en la opción datos del cuadro de diálogo de validación de Datos, debe escoger la opción
ENTRE. Usted debe colocarle un valor mínimo y un valor máximo a la validación de éstos
textos, debe tener un valor mínimo de 3 y máximo de 11 letras.

Deberá validar estos datos para 6 columnas, debe colocar formato condicional y validación
de datos para los siguientes rangos, de manera que el ingreso del dato queda limitado al
rango, a su vez cada rango tendrá un color de su preferencia.

 Entre 600-800
 Entre 900-1500
 Entre 1600- 2500
 Entre 100-500
 Entre 4000- 5500
 Entre 6000-7000

En el mismo cuadro coloque columna para fecha de inicio de contrato, que se valide con criterio de
validación fecha, desde el 02/01/2015 al 15/01/2015. Para éste caso se supone que el personal de
nómina y contratación, solo puede iniciar las contrataciones en esa fecha.

En la columna finalización de contrato, se debe validar desde el 20/12/2015 hasta el 31/12/2015. Entre
las opciones de fecha, se debe escoger la opción datos: Entre, para realizar las validaciones
respectivas. El título de las validaciones en el mensaje de entrada y error, se debe llamar contrato.

Ejercicio 10:
Realiza un formato de factura donde se pueda calcular el
valor a pagar por los productos adquiridos.Debes insertar
encabezado y pie de página con un logo Empresarial.
Después de elaborado el formato, aplica validación de
datos al frente de la Celda Rut. Aquí debes aplicar
validación de datos de Longitud de Texto a la celda para
14 caracteres. Debe llevar mensaje de entrada y error.

Al frente de la Celda de forma de Pago, debe crear

una lista con los siguientes datos. Crédito, Débito,
Contado. En la celda correspondiente a Fecha y
Hora, colocar la función =Ahora ( ); esta función
permite que la fecha y la hora se actualicen de forma
automática.
Debes crear en Descripción una lista de validación de Datos de productos. Estos productos
son a tu elección.
Para la sección ITEM, hacer lista para los 15 códigos de los productos.
Realizar lista de validación de Datos para 5 Ciudades principales de Colombia.

Desde Opción Datos de la cinta de opciones, en la pestaña de la herramienta validación de

datos, nuevamente validación de datos como lo muestra la siguiente imagen:

En la opción Configuración, seleccionamos el criterio de validación de la, o las

celdas. Puede ser números entre otras opciones, para este ejemplo
seleccionaremos la opción Lista.

Al seleccionar lista, la ventana nos permite seleccionar el Origen de los datos.

 Luego, puedes presionar la tecla Enter o hacer clic en el botón de la caja de texto
para que la ventana recupere su tamaño original, y seguir editando la validación
de la celda.

Cuando la ventana recupera su tamaño original, en la opción Mensaje de entrada

puedes digitar un mensaje para que el usuario de la factura sepa que debe hacer
en esa celda.

También puedes digitar un mensaje de error en la opción Mensaje de error de la

ventana, para que informe al usuario si está haciendo una acción indebida en la
celda validada.
Observa las siguientes imágenes:

Ejercicio 11:
Los pasos para crear la validación de datos con horas, son los mismos a iniciar que las demás
validaciones, solo que cuando se selecciona el criterio de validación, se debe dar clic en Horas y
en Datos, seleccionamos el que más se ajuste a la situación que se necesite en una Organización.

Vamos a realizar el siguiente ejemplo.

Realizar una base de datos para una Empresa X que necesita validar las horas laborales para las
dos jornadas en el día. El ejemplo consiste en que a 10 trabajadores se les validan las horas de
trabajo de las 6:00:00 (Hora Inicial) a las 14:00:00 (Hora Final), los otros 10 empleados se les
validan las 14:00:00 como hora Inicial y a las 22:00:00 como hora final.

El ejemplo de Excel debe quedar de la siguiente manera.

 El primer paso es seleccionar la columna de la hora inicial de labores de los trabajadores que
van a tener horarios entre 6:00:00.
Damos Clic en datos y seleccionamos la opción validación, en el criterio escogemos Fecha.
En la opción datos seleccionamos la opción igual a 6:00:00. Para el mensaje de entrada se
digitar, favor colocar hora de inicio laboral de la primera jornada. Como mensaje de error, se
debe digitar, lo siento has digitado un horario fuera de Rango. Para el caso de la hora final,
también se debe configurar de la misma forma pero cambiando la hora.

Por último se debe configurar para segunda jornada.

La base de datos debe contener 20 empleados. Y debe tener los datos que se muestra a
continuación

Ejercicio 12:

DEFINIR UN NOMBRE PARA UNA CELDA O GRUPOS DE CELDAS

1. El primer paso es seleccionar la celda o el grupo de Celdas que se quiere Nombrar.

2. Haga clic en el cuadro de Nombres, en el extremo izquierdo de la barra de fórmulas

3. Escriba el Nombre que desea colocar a la selección.

4. Presione la tecla ENTER.

También se puede asignar Nombres de Rango realizando los siguientes pasos:

1. Seleccione el Rango al que desea colocarle nombre.
2. Damos Clic en la Ficha Fórmulas.
3. Escogemos la opción asignar Nombre de Rangos y Clic en Aceptar
Nota: Los nombres de Rangos no pueden crearse con espacios, y tampoco pueden
repetirse.
Cuando asignamos nombres a los Rangos, nos ahorramos volver a seleccionar
Celdas para hacer operaciones. La ventaja es que sí queremos realizar una
operación, basta con escribir el Signo =, la formula requerida y seguido el Nombre
de Rango sin necesidad de volver a seleccionar Celdas

Realizar la siguiente tabla y realizar las sumas con los nombres de rango.