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2 opinión
El acta en el procedimiento administrativo
E l procedimiento administrativo
es definido como el conjunto de
actos y diligencias tendientes a
la emisión de un acto adminis-
trativo; de esta manera caemos en cuen-
ta de que actos como la declaración de
un administrado o, por ejemplo, diligen-
cias como una verificación se encuen-
tran contenidos en actas las cuales
dejan constancia de actos o hechos que
sirven para la preparación, formación o
ejecución del acto administrativo.
¿QUÉ ES UN ACTA?
Acta proviene del latín actum, que res-
ponde a la palabra “acto”; de esta
manera, en un lenguaje coloquial la
palabra “acta” significa la relación
escrita de lo sucedido, tratado o acuer-
do en una junta, de tal manera que,
cuando usamos la expresión “extender
el acta”, queremos indicar que se
ponga por escrito los hechos o discu-
siones realizadas (1). Por otro lado, de
manera jurídica, “acta” puede tener
diversos significados (2):
a) Documento donde se consigna
por escrito el resultado de las delibera-
ciones y acuerdos de cualquier órgano
colegiado, ya sea en el ámbito privado,
público o social, por ejemplo, una junta
general de accionistas, un tribunal
administrativo o una asamblea general
del sindicato.
b) Relación sucinta de todas las
materias debatidas, personas intervi-
nientes, incidencias producidas y acuer-
dos adoptados, por ejemplo, el acta de
reuniones de una junta de portavoces o
un acta de declaración testimonial.
c) Documento que da fe o acredita
determinados hechos o manifestacio-
nes y que puede ser expedido en sede
judicial o administrativa o por fedatario
público, por ejemplo, un acta de ins-
pección, acta notarial o acta procesal.
EL ACTA ADMINISTRATIVA
Con la denominación de “acta adminis-
trativa” pretendemos diferenciar a esta
de las actas que emiten los entes priva-
dos o los entes sociales. En efecto, cuan-
do decimos “acta administrativa” nos
referimos a las actas que emiten las enti-
dades públicas en el ejercicio de la fun-
ción pública, es tan importante la elabo-
ración de actas que se indica la consulta
de actas (3) como medio de prueba en el
procedimiento administrativo.
Por el principio de uniformidad, se
uniforma las actas en su presentación
para que cada especie o tipo de los mis-
Publicum et laboris
…pretendemos diferenciarla de las actas que emiten los entes
privados o los entes sociales. Nos referimos a las actas que
emiten las entidades públicas en el ejercicio de la función
pública, es tan importante la elaboración de actas que…
mos reúna características iguales (4).
Conforme a esto, encontramos diver-
sas formas en las cuales se puede
hacer uso de las actas en el procedi-
miento administrativo:
1. Acta de actuación procedimen-
tal. La autoridad queda dispensada de
notificar formalmente a los adminis-
trados cualquier acto que haya sido
emitido en su presencia, siempre que
exista acta de esta actuación procedi-
mental donde conste la asistencia del
administrado (5). La administración
pública puede convocar a las audien-
cias que requiera para garantizar la
inmediación en el procedimiento admi-
nistrativo, siendo que se dejará cons-
tancia de los actos del procedimiento
administrativo realizados de forma
verbal en el acta correspondiente (6).
2. Acta de conciliación administra-
tiva. Es el documento en el que se
plasma el acuerdo de conciliación
administrativa (7). En este caso, se
realiza un acta que contiene los acuer-
dos de una conciliación que se da en
una entidad pública, como se daría en
los supuestos de organismos regulado-
res de los servicios públicos (telefonía,
agua, luz, saneamiento).
3. Acta de notificación. El notificador
deberá entregar copia del acto que se
notifique, recabando el nombre y firma
de la persona con quien se entienda la
diligencia, si esta se niega, se hará
constar en el acta de notificación (8).
4. Acta de ratificación. En los proce-
dimientos iniciados a solicitud de los
interesados, el órgano competente podrá
recabar del solicitante la modificación o
mejora voluntarias de los términos de su
solicitud, de esto se levantará acta
sucinta, que será incorporada al proce-
dimiento (9). Por lo tanto, el administra-
do puede hacer una ratificación aperso-
nándose a la entidad, en cuyo caso se
levantará el acta respectiva (10).
5. Acta de informe verbal. De no
recibirse un informe, la autoridad
podrá citar al informante para que, en
fecha única y en una sesión, presente
su parecer de modo verbal, del cual se
elaborará acta que se adjuntará al
expediente (11).
La Paz, MARTES 24 de diciembre de 2019
6. Acta de fiscalización. Las actas
de fiscalización dejan constancia de
los hechos verificados durante la dili-
gencia, salvo prueba en contrario (12),
es decir, es el documento que registra
las verificaciones de los hechos cons-
tatados objetivamente (13). Copia del
acta de fiscalización es entregada al
administrado al finalizar la diligencia
de inspección, consignando de manera
clara y precisa las observaciones que
se formule (14).
7. Acta de visita de verificación. De
toda visita de verificación se levantará
acta circunstanciada, en presencia de
testigos, de toda el acta se dejará
copia a la persona con quien se enten-
dió la diligencia (15).
8. Actas de órganos colegiados.
Cada órgano colegiado de las entidades
es representado por un presidente y
cuenta con un secretario a cargo de pre-
parar la agenda, llevar, actualizar y con-
servar las actas de las sesiones (16).
Los miembros del órgano colegiado que
expresen votación distinta a la mayoría
deben hacer constar en acta su posición
y los motivos que la justifiquen (17).
8.1. Acta de sesión. De cada sesión
del órgano colegiado es levantada un
acta que contiene la indicación de los
asistentes, así como del lugar y tiempo
en que ha sido efectuada, los puntos de
deliberación, cada acuerdo por separa-
do, con indicación de la forma y senti-
do de los votos de todos los participan-
tes. El acuerdo expresa claramente el
sentido de la decisión adoptada y su
fundamento, cada acta, luego de apro-
bada, es firmada por el secretario, por
el presidente, por quienes hayan vota-
do singularmente y por quienes así lo
soliciten (18). Es decir, en el acta debe
figurar el sentido favorable o contrario
a la decisión adoptada o a su absten-
ción y los motivos que la justifiquen,
asimismo, los miembros que discrepen
de la decisión mayoritaria pueden for-
mular su voto particular por escrito,
este voto será incorporado al texto
aprobado (19).
8.2. Contenido del acta de órganos
colegiados. El acta que será aprobada
en la misma o en la siguiente sesión, al
José María Pacori Cari*
menos, contendrá (20): a) Nómina de
los miembros asistentes; b) orden del
día; c) Lugar y fecha; d) aspectos prin-
cipales de los debates y deliberaciones;
y e) decisiones adoptadas, con la res-
pectiva responsabilidad prevista en el
ordenamiento jurídico.
9. Actas de declaraciones. Las
declaraciones de los administrados,
testigos y peritos son documentadas en
un acta, cuya elaboración sigue las
siguientes reglas (21):
a) El acta indica el lugar, fecha, nom-
bres de los partícipes, objeto de la actua-
ción y otras circunstancias relevantes,
debiendo ser formulada, leída y firmada
inmediatamente después de la actuación,
por los declarantes, la autoridad adminis-
trativa y por los partícipes que quisieran
hacer constar su manifestación.
b) Cuando las declaraciones o
actuaciones fueren grabadas, por con-
senso entre la autoridad y los adminis-
trados, el acta puede ser concluida
antes de la decisión final.
c) Los administrados pueden dejar
constancia en el acta de las observa-
ciones que estimen necesarias sobre lo
acontecido durante la diligencia corres-
pondiente.
Notas
1. Diccionario Real Academia Española.
2. Diccionario del español jurídico.
3. Art. 177, DS 004-2019-JUS, Perú.
4. Art. 162, DS 004-2019-JUS, Perú.
5. Art. 19, DS 004-2019-JUS, Perú.
6. Art. 137, Código Orgánico
Administrativo, Ecuador.
7. Diccionario del Español Jurídico.
8. Art. 36, Ley Federal de Procedimiento
Administrativo, México.
9. Art. 31, Ley 19880, Chile; art. 68,
Ley 39/2015, España.
10. Art. 140, DS 004-2019-JUS, Perú.
11. Art. 185, DS 004-2019-JUS, Perú.
12. Art. 244, DS 004-2019-JUS, Perú.
13. Art. 244, DS 004-2019-JUS, Perú.
14. Art. 241, DS 004-2019-JUS, Perú.
15. Art. 66, Ley Federal de
Procedimiento Administrativo, México.
16. Art. 107, DS 004-2019-JUS, Perú.
17. Art. 111, DS 004-2019-JUS, Perú.
18. Art. 113, DS 004-2019-JUS, Perú.
19. Art. 63, Código Orgánico
Administrativo, Ecuador.
20. Art. 62, Código Orgánico
Administrativo, Ecuador.
21. Art. 167, DS 004-2019-JUS, Perú.
* Es miembro de la Asociación Argentina de
Derecho Administrativo. Escribe desde Perú.