PEMANFAATAN METODE FISHBONE PADA STUDI KASUS

KETERLAMBATAN PENGEMBALIAN RM DI RUMAH

SAKIT MUHAMMADIYAH TAMAN PURING
Lily Widjaja, Choirunisa
Akademi Perekam Medis Dan Informasi Kesehatan Bhumi Husada Jakarta
lily.widjaja@esaunggul.ac.id , apikesbhumihusada@yahoo.com

ABSTRACT
The delay in returning inpatient medical records can show the quality of health services that are
less than optimal. To achieve service goals optimally, it is necessary to have a good and
supportive system in RM services in accordance with the procedures set out in the hospital. Delay
in returning inpatient RM patients will affect and result in the processing and presentation of data
starting from assembling activities, analysis, coding, indexing to reporting RM (RM). The purpose
of this study was to find out the factors that influence the delay in returning the hospitalization RM
to the RM unit at the Muhammadiyah Hospital in Taman Puring using the fishbone method. This
type of research is descriptive, population of 253 RM in July 2018 obtained a sample of 155 RM.
The technique of collecting data by observation and interviews, the instruments are in the form of
interview guidelines, checklists, calculators and return expedition books. Analysis of the data with
the percentage of the accuracy of the RM return time and with the Fishbone method get the factors
that affect the delay in returning the RM. The results of the study and the discussion that the RM
return from the appropriate treatment room was 65.16% and the late ones were 34.83%. The main
factor in delaying the return of a patient's RM is a resume that has not been filled in, there is no
special officer who returns the hospitalized RM to the RM unit
Keyword: Delay, Return Medical Record, Fishbone

ABSTRAK
Keterlambatan pengembalian rekam medis rawat inap dapat menunjukkan kualitas pelayanan
kesehatan yang kurang optimal. Untuk mencapai tujuan pelayanan secara optimal, perlu adanya
sistem yang baik dan mendukung dalam pelayanan RM sesuai dengan prosedur yang telah
ditetapkan dirumah sakit. Terlambatnya pengembalian RM pasien rawat inap akan mempengaruhi
dan mengakibatkan proses pengolahan dan penyajian data yang dimulai dari kegiatan assembling,
analisis, koding, indeksing hingga pelaporan RM (RM). Tujuan penelitian ini untuk mencari faktor-
faktor yang mempengaruhi keterlambatan pengembalian RM rawat inap ke unit RM di RS
Muhammadiyah Taman Puring dengan men
ggunakan metode fishbone. Jenis penelitian adalah deskriptif , populasi sebanyak 253 RM bulan
Juli 2018 diperoleh sampel sebanyak 155 RM. Teknik pengumpulan data dengan observasi dan
wawancara, instrumennya berupa pedoman wawancara, checklist, kalkulator dan buku ekspedisi
pengembalian RM. Analisa data dengan persentase ketepatan waktu pengembalian RM dan
dengan metode Fishbone mendapatkan factor-faktor yang mempengaruhi keterlambatan
pengembalian RM. Diperoleh hasil penelitian dan pembahasan bahwa pengembalian RM dari
ruang perawatan yang tepat waktu sebesar 65,16% dan yang terlambat sebanyak 34,83%. Faktor
utama keterlambatan pengembalian RM pasien adalah resume yang belum diisi, tidak adanya
petugas khusus yang mengembalikan RM rawat inap ke unit RM
Kata Kunci: Keterlambatan, Pengembalian Rekam Medis, Fishbone.

Medicordhif Vol 5/No 01/2018 Halaman 1

 Rumah Sakit Muhammadiyah Taman Puring
Pendahuluan
merupakan satu diantara rumah sakit umum
Untuk memberikan pelayanan yang baik
tipe C yang berada di wilayah Jakarta
maka rumah sakit perlu ditunjang oleh RM
Selatan milik Yayasan Amal Usaha
dan informasi kesehatan yang benar.
Muhammadiyah. Rumah sakit ini
Organisasi penyelenggara RM memiliki
mempunyai kapasitas tempat tidur pasien
lingkup kerjasama antar satuan kerja yang
sebanyak 86 TT (tempat tidur). Rumah Sakit
sangat luas, dimulai dari pimpinan rumah
Muhammadiyah Taman Puring memiliki
sakit, dokter, keperawatan, sampai dengan
Bed Occupancy Rate (BOR) sebesar 46%,
tenaga kesehatan lainnya. Di dalam rumah
Average Length of Stay (ALOS) 2,7 hari,
sakit terdapat berbagai proses pelayanan
pasien rawat jalan polkilinik dalam sebulan
kesehatan, diantaranya dengan
kurang lebih 4.700 pasien, pasien rawat inap
menyelenggarakan RM.
dalam sebulan dan pasien IGD sebanyak 900
Seiring dengan berjalannya waktu, rumah pasien dalam sebulan.
sakit saat ini semakin menunjukkan kualitas
Berdasarkan observasi awal di Rumah Sakit
dalam pelayanan kepada masyarakat secara
Muhammadiyah Taman Puring pada tanggal
optimal. Untuk mencapai tujuan pelayanan
1 sampai dengan 31 Maret 2018 terdapat
secara optimal, perlu adanya sistem yang
111 RM pasien rawat inap yang
baik dan mendukung dalam pelayanan RM
dikembalikan lebih dari 2x24 jam menurut
sesuai dengan prosedur yang telah
kebijakan RS Muhammadiyah Taman
ditetapkan di rumah sakit. Satu diantara
Puring yaitu 40% dari jumlah total 277 RM
faktor yang mendukung di dalamnya adalah
pasien rawat inap yang sudah dinyatakan
pengembalian RM pasien rawat inap ke unit
pulang. Dari data tersebut belum diketahui
RM.
faktor apa saja yang dapat mempengaruhi
Berdasarkan penelitian Rachmani (2010) keterlambatan dalam hal pengembalian RM
tentang Analisa keterlambatan penyerahan dari ruang perawatan ke unit RM.
dokumen RM rawat inap di Rumah Sakit
Pengembalian RM pasien rawat inap yang
POLRI dan TNI Semarang menunjukkan
terlambat pengembaliannya akan
bahwa keterlambatan pengembalian
mempengaruhi dan mengakibatkan
dokumen RM ke bagian assembling di RS
pengolahan data dan pelaporan tertunda
Tentara dan POLRI Semarang sebesar
yang dimulai dari kegiatan assembling,
95,10%. Data yang didapat yaitu rata-rata
analisis, koding, indeksing dan pelaporan
kembalinya RM adalah 5 hari, paling cepat 3
RM. Oleh karena itu, penulis tertarik untuk
hari dan paling lama 159 hari. Penyebab
melakukan penelitian di RS Muhammadiyah
keterlambatan terbesar yaitu anggapan
Taman Puring tentang Faktor-Faktor yang
responden bahwa pelayanan di rawat inap
Mempengaruhi Keterlambatan
lebih penting dari pada mengembalikan RM
Pengembalian RM dari Unit Rawat Inap ke
ke assembling dan jauhnya jarak antara
Unit RM pada bulan Juli 2018 mengingat
ruang rawat inap dengan bagian assembling.

Medicordhif Vol 5/No 01/2018 Halaman 2

masih adanya RM terlambat dikembalikan yang mempengaruhi pengembalian RM
setelah pasien pulang rawat inap. dilakukan dengan metode Fishbone

Hasil dan Pembahasan

Tujuan penelitian ini adalah Faktor-faktor
1. Persentase RM Rawat Inap yang
yang mempengaruhi keterlambatan
Dikembalikan Tidak Tepat Waktu Dari
pengembalian rekam medis dari unit rawat
hasil pengamatan yang diperoleh di RS
inap ke unit rekam medis menggunakan
Muhammadiyah Taman Puring,
metode fishbone pada bulan Juli 2018 di RS
lamanya waktu tingkat keterlambatan
Muhammadiyah Taman Puring.
pengembalian RM rawat inap dari
Tujuan Khusus masing-masing ruangan dapat dilihat
a. Menghitung persentase rekam
pada tabel berikut:
medis pasien rawat inap yang
pengembaliannya tidak tepat waktu. Tabel 3.1
Distribusi Waktu Pengembalian RM
b. Menganalisis faktor penyebab Rawat Inap yang tepat dan tidak
keterlambatan pengembalian rekam tepat waktu
medis rawat inap menggunakan Waktu Pengembalian RM Rawat
Inap
metode fishbone Nama
Ruang
Perawatan ≤ 24 > 24
% %
jam jam
Metode Penelitian
Jenis penelitian ini adalah deskriptif Pada Afiyah 7 87,5 1 12,5
An-nasr 9 69,23 4 30,77
penelitian ini akan dilakukan pengukuran
HCU 0 0 2 100
ketepatan pengembalian RM tiap ruang
IGD 1 100 0 0
rawat .
Inayah 5 55,55 4 44,44
Populasi dalam penelitian ini 253 RM dari Isolasi 1 100 0 0

pasien yang pulang rawat pada bulan Juli Karimah 4 26,66 11 73,33
Khaeriyah 10 100 0 0
2018 dan Sampel dihitung berdasarkan
Maimunah 12 70,58 5 29,4
rumus Slovin dan diperoleh sebesar 155RM.
Marwah 16 80 4 20
Cara pengumpulan data dengan melakukan Munawaroh 6 33,33 12 66,66
wawancara dan observasi. Instrumen Nasiah 0 0 2 100
penelitian ini adalah pedoman Wawancara Rahimah 6 66,66 3 33,33
dan brainstorming Kepala RM, staff RM, Rahmah 12 80 3 20

dan perawat. Juga lembar checklist laporan Syifa 12 80 3 19,99

waktu pengembalian RM rawat inap, Total 101 65,16 54 34,83

kalkulator dan buku ekspedisi pengembalian
Berdasarkan hasil pengembalian RM yang
RM rawat inap. Analisa data
tidak tepat waktu itu sebesar 34,83% dapat
dengan menghitung persentase
dibagi atas keterlambatan 1-2 hari, 3- 4 hari
ketepatan waktu
dan ≥ 5 hari
pengembalian RM, sedangkan factor-faktor

Medicordhif Vol 5/No 01/2018 Halaman 3

 Tabel 3.2 Pekerjaan Perekam Medis. Setiap kegiatan
Distribusi Waktu Pengembalian RM yang dilakukan oleh unit RM saling
Rawat Inap yang tidak tepat waktu berkaitan apabila salah satu proses situ
Waktu Pengembalian RM Rawat Inap terganggu, maka akan menghambat proses
Nama
Ruang kegiatan selanjutnya.Sedangkan untuk
Perawatan 1-2 3-4 ≥5
% % %
hari hari hari pasien, akan mempengaruhi pelayanan
Afiyah 1 12,5 0 0 0 0 selanjutnya karena harus mengalami waktu
An-nasr 4 30,77 0 0 0 0 tunggu lebih lama karena RM pasien belum
HCU 0 0 0 0 2 100 tersedia.
IGD 0 0 0 0 0 0 Hal ini jelas dapat mengurangi kualitas
Inayah 3 33,33 1 11,11 0 0 pelayanan dan mutu kepuasan yang
Isolasi 0 0 0 0 0 0
diperoleh pasien.
Karimah 6 40 5 33,33 0 0
Selain itu, semakin lama RM terlambat
Khaeriyah 0 0 0 0 0 0
dikembalikan dan belum masuk ke rak
Maimunah 4 23,52 1 5,88 0 0
penyimpanan membuat kerahasiaan medis
Marwah 4 20 0 0 0 0
pasien tidak terjamin dan pada saat pasien
Munawaro 10 55,55 2 11,11 0 0
h ingin kontrol, RM tidak ada di rak
Nasiah 2 100 0 0 0 0 penyimpanan. Kerahasiaan RM merupakan
Rahimah 3 33,33 0 0 0 0 hal penting yang harus dijaga oleh unit RM,
Rahmah 3 20 0 0 0 0 hal ini merupakan satu diantaranya
Syifa 2 13,33 1 6,66 0 0
kompetensi perekam medis yang terkait
Total 42 27,09 10 6,45 2 1,29
dalam aspek hukum dan etika profesi.
Berdasarkan hasil perhitungan pada Tabel
Sebaiknya perlu adanya sistem elektronik
3.2 diketahui bahwa tingkat keterlambatan
RM sehingga petugas RM dapat mengetahui
pengembalian RM di RS Muhammadiyah
berapa banyak pasien yang sudah pulang
Taman Puring pada bulan Juli 2018 adalah
rawat, berapa banyak RM yang sudah
34,82% dari total sampel 155 RM. Dengan
kembali dan berapa banyak RM yang belum
RM terlama dikembalikan selama 5 hari
kembali ke unit RM. Dengan adanya sistem
pada ruang HCU.
yang seperti itu, tidak akan ada lagi RM
Pengembalian RM rawat inap yang tidak yang terlambat dikembalikan. Dan waktu
tepat waktu dapat menghambat proses pengembalian RM menjadi lebih terkontrol.
selanjutnya dalam unit RM, yaitu proses 2. Hasil Analisis Faktor-Faktor
assembling, analisa data, koding, dan yang Mempengaruhi
indexing penyakit yang secara langsung Keterlambatan Pengembalian
dapat mempengaruhi pemenuhan kebutahan RM Rawat Inap Menggunakan
laporan dan informasi medis yang diperlukan Metode Fishbone
oleh pihak-pihak yang terkait. Hal ini
Berdasarkan hasil diskusi yang dilakukan
mengacu pada PERMENKES RI No. 55
bersama kepala RM, petugas assembling,
Tahun 2013 tentang Penyelenggaraan

Medicordhif Vol 5/No 01/2018 Halaman 4

 perawat ruangan, dan perawat ruang HCU, 1. Kurangnya tenaga di masing-masing
ditemukan beberapa faktor keterlambatan unit baik RM ataupun ruang perawatan
terkait pengembalian RM pasien rawat inap juga menjadi salah satu faktor penyebab
sebagai berikut: keterlambatan pengembalian RM

Tabel 3.3 pasien rawat inap. Di unit RM, hanya

Faktor-faktor yang mempengaruhi ada 1 orang petugas assembling yang
keterlambatan pengembalian RM dengan
metode Fishbone bertugas dalam penerimaan RM yang
kembali, mengecek kelengkapan RM,
Faktor Akar Masalah Akibat dan mengembalikan kekurangan
Tidak ada petugas pengisian RM ke ruang perawatan. Dan
khusus untuk
mengembalikan petugas distribusilah yang bertugas
RM rawat inap untuk mengambil RM rawat inap ke
Masih rendahnya ruang perawatan. Ini terjadi karena
tingkat kedisiplinan
dokter dalam tidak adanya petugas khusus di ruang
pengisian perawatan untuk mengantarkan RM
Manusia
resume medis
rawat inap ke unit RM. Keterlambatan
pengembalian RM rawat inap ke unit
Pelaksanaan RM RM bisa mengganggu pelayanan
pengembalian tidak rawat inap
sesuai dengan SPO terlambat terutama pada bagian assembling jika
pengembalian RM dikembalikan dokumen tersebut dibutuhkan saat
yang
Metode pasien kontrol di rawat jalan atau
berlaku
pasien akan rawat inap kembali.
Pengisian buku
Riwayat pasien sangat diperlukan
ekspedisi sebagai
Mesin bukti untuk menentukan terapi ataupun
terima tindakan kepada pasien, apalagi jika
RM pasien pulang pasien memiliki penyakit kronik.
rawat inap yang
melebihi 1x24 Petugas assembling menilai

Material jam kelengkapan RM yang dikembalikan,

jika dinilai tidak lengkap maka RM
Tidak adanya akan dikembalikan ke ruang rawat inap
punishment and untuk dilengkapi. Keterlambatan ini
Dana reward untuk
tentu akan mengganggu pelayanan
petugas
pasien selanjutnya.

Setelah melakukan diskusi dengan kepala 2. Rendahnya kedisiplinan DPJP dalam

RM, perawat ruangan, perawat ruang HCU pengisian RM terutama resume medis.
dan petugas assembling dapat diketahui Hal ini masih sering terjadi dan
bahwa penyebab keterlambatan menjadi penghambat pengembalian
pengembalian disebabkan beberapa faktor : RM rawat inap ke unit RM sehingga

Medicordhif Vol 5/No 01/2018 Halaman 5

 waktu pengembalian RM rawat inap pendapat dan memberi informasi
tidak sesuai dengan standar yang masalah apa saja yang terjadi dalam
berlaku. RM harus segera dilengkapi periode tertentu di masing- masing
setelah pasien selesai mendapat unit.
pelayanan kesehatan, dimana setiap 4. Belum ada kebijakan untuk memberi
RM harus lengkap diisi seperti nama reward and punishment kepada petugas
DPJP, waktu dan tanda tangan petugas yang terkait pengembalian RM rawat
yang memberikan pelayanan atau inap. Jika kebijakan ini belum ada, maka
tindakan. Dalam Undang-Undang motivasi petugas untuk bekerja sesuai
Republik Indonesia No. 29 Tahun 2004 dengan standar yang telah dibuat
tentang Praktik Kedokteran telah menjadi berkurang, sehingga
disebutkan bahwa setiap dokter atau menyebabkan petugas menjadi tidak
dokter gigi wajib membuat RM. disiplin dan tidak ada pengawasan
Dengan adanya kedisiplinan dan dalam pelaksanaannya. Akibatnya
tanggung jawab dari dokter yang pelayanan menjadi tidak berjalan
bersangkutan terkait kelengkapan lancar dan membuat pelayanan
pengisian RM tentu akan kesehatan di rumah sakit menjadi
mempermudah dokter apabila suatu saat kurang berkualitas.
dokter membutuhkan RM pasien itu 5. RM pasien pengguna asuransi lama
kembali karena RM sudah siap di unit saat proses di administrasi. Dalam hal
RM tanpa harus menunggu lama ini seharusnya dibutuhkan petugas
karena belum dikembalikan dari ruang yang berkompeten dan memahami
perawatan. standar waktu yang berlaku dirumah

3. Rapat komite medis tidak pernah sakit. Sehingga dalam pelayanan

membahas masalah yang ada di unit administrasi menjadi lancar dan tidak

RM. Hal ini dapat membuat masalah menjadi faktor yang menyebabkan RM

yang terjadi di unit RM tidak rawat inap terlambat dikembalikan ke

terselesaikan, sehingga membuat unit RM.

kualitas pelayanan di unit RM menjadi

buruk dan berdampak ke pelayanan KESIMPULAN
penunjang kesehatan lain. Pada saat 1. Pada bulan Juli 2018 tingkat
rapat komite, hanya membahas keterlambatan pengembalian rekam
masalah yang ada di bidang profesi medis rawat inap dari ruang perawatan
kedokteran saja. Seharusnya pada saat ke unit rekam medis sebanyak 34,83%
rapat komite, semua masalah di setiap dari total sampel 155 rekam medis rawat
unit yang ada dibahas dan diberi solusi inap. Dengan tingkat keterlambatan
untuk bisa diselesaikan. Anggota pengembalian terendah sebesar 12,5%
komite yang ikut pada rapat komite dari ruang perawatan Afiyah dan tingkat
juga diharapkan mengeluarkan keterlambatan pengembalian tertinggi

Medicordhif Vol 5/No 01/2018 Halaman 6

 dari ruang perawatan Karimah sebesar membahas masalah yang ada di
73,33%. Dengan waktu keterlambatan unit rekam medis
paling lama lebih dari 5 hari di ruang
e. Belum ada kebijakan untuk
HCU. Perlunya sistem elektronik
memberi reward dan punishment
rekam medis sehingga petugas rekam
kepada petugas yang terkait
medis dapat mengetahui berapa banyak
pengembalian rekam medis rawat
pasien yang sudah pulang rawat, berapa
inap.
banyak rekam medis yang sudah
kembali dan berapa banyak rekam DAFTAR PUSTAKA
Azwar, Azrul, 1996 “ Pengantar
medis yang belum kembali ke unit
Administrasi Kesehatan”, Jakarta:
rekam medis. Dengan adanya sistem Bina Rupa Aksara 1996
yang seperti itu, tidak akan ada lagi
Bustami, 2011 “Penjaminan Mutu
rekam medis yang terlambat Pelayanan Kesehatan dan
Akseptabilitasnya “ Jakarta ,Erlangga
dikembalikan. Dan waktu
pengembalian rekam medis menjadi E. Rachmani, 2010, “Analisa keterlambatan
lebih terkontrol. penyerahan dokumen rekam medis
rawat inap di Rumah Sakit POLRI
2. Faktor-faktor penyebab yang dan TNI Semarang.” Jurnal Visikes,
vol.9 No.02 hh.107-111
mempengaruhi keterlambatan
pengembalian rekam medis rawat inap: Hatta, Gemala, 2008 “Pedoman Manajemen
Informasi Kesehatan Disarana
a. Belum ditetapkan tugas tenaga di Pelayanan Kesehatan” edisi revisi 2,
rekam medis yang khusus untuk UI Press, Jakarta

mengontrol waktu keterlambatan Kementerian Kesehatan Republik Indonesia,

rekam medis rawat inap ke unit 2006, “Pedoman Penyelenggaraan
dan Prosedur Rekam Medis Rumah
rekam medis, perlu penunjukkan Sakit”, Direktorat Jendral Bina
petugas pelaksananya Pelayanan Medik, Jakarta.

b. Rendahnya kedisiplinan dokter ..2008 “Peraturan Menteri Kesehatan

dalam pengisian rekam medis Republik Indonesia No. 269 tahun
2008 tentang Rekam Medis” Jakarta
pasien rawat inap, terutama
..2008 “Keputusan Menteri Kesehatan
keterlambatan pengisian Resume
No. 129 tentang Standar Pelayanan
medis. Untuk itu perlu sosialisasi Minimal Rumah Sakit”, Jakarta
kembali untuk
______..2013 “Peraturan Menteri Kesehatan
mengingatkannya Republik Indonesia No. 55 tahun 2013
tentang Penyelenggaraan Pekerjaan Perekam
c. Rekam medis pasien pengguna Medis”, Jakarta
asuransi saat proses di
administrasi membutuhkan waktu Muhidin, Asep 2017 “Perancangan Sistem
Informasi Produk Hasil Repair pada PT.
yang cukup lama. Perlu ditinjau JVC KENWOOD ELEKTRONIK
kembali prosedur pelaksanaannya.
d. Rapat komite medis belum pernah Indonesia.” Jurnal Teknologi, Vol.6 No.0

Medicordhif Vol 5/No 01/2018 Halaman 7

Medicordhif Vol 5/No 01/2018 Halaman 8