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AUTORIZACIONES
Asesor Externo- Ing. Industrial
Carlos Alberto Tovar
ELABORÓ: CARGO: Esp. Salud Ocupacional y Riesgos FECHA: 31/03/2017
Manrique
Laborales
Claudia Milena Romero Jefe de Recurso Humano
REVISÓ: CARGO: FECHA: 31/03/2017
Sindy Tatiana Cótamo Técnica Seguridad Ocupacional
INTRODUCCIÓN
Las organizaciones, conscientes de la continua necesidad de cumplir y superar los requisitos del
cliente en los temas de Calidad, Seguridad y Salud en el Trabajo y de lograr un crecimiento
empresarial a largo plazo, han determinado implementar y mantener un Sistema de Gestión que
dé respuesta a los desafíos del medio y la internacionalización de los mercados.
De este modo, la Distribuidora Surtilima S.A.S. ha trabajado para adecuar sus procesos a los
requisitos establecidos en el Decreto 1072 de 2015, por el cual se dictan disposiciones para la
implementación del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST), con el
objeto de gestionar y controlar sus peligros continuamente en el marco de un Sistema de Gestión
que abarque todos los aspectos de la organización y demuestre cómo orientar sus actividades
hacia el logro de los objetivos de Seguridad y Salud en el Trabajo y el cumplimiento de su filosofía
empresarial.
Este documento contiene los requisitos de la empresa para implementar el Sistema de Gestión en
Seguridad y Salud en el Trabajo de acuerdo con su actividad económica y características. Además
suministra las bases documentadas para su auditoría y busca su continuidad, con el fin de
presentarlo para propósitos externos en situaciones contractuales.
MACROPROCESO: RECURSOS HUMANOS Código:
NOMBRE DEL DOCUMENTO: Manual del Sistema de Gestión de la Versión: 02
Seguridad y Salud en el Trabajo Página:
Elaboró: Revisó: Aprobó: Fecha de Aprobación:
Jefe de Recursos Humanos
Asesoría Externa Gerente Marzo 31 de 2017
Encargado SST
Este manual de gestión se orientará hacia la mejora de los procedimientos, suministrando control
y facilitando las actividades de gestión. Por tanto, se hará referencia a los procedimientos
documentados que muestran en forma clara los procesos de la organización, específicamente
quién tiene responsabilidad sobre estos: autoridad para su verificación y análisis y los elementos
necesarios para ejecución.
Se hace referencia, así mismo, a instructivos, registros y otros documentos requeridos por la
norma y necesarios para el funcionamiento del Sistema de Gestión de la empresa. Es importante
destacar que este manual constituye un elemento para alinear la organización hacia el logro de
sus metas empresariales.
1. CONTEXTUALIZACIÓN DE LA EMPRESA
Razón Social DISTRIBUIDORA SURTILIMA S.A.S.
NIT 800.077.198-2
Dirección Carrera 48Sur No.90 -151 Km 3 Avenida Mirolindo
Teléfono (8) 2771660
2521902 - Empresas dedicadas al comercio al por
menor en establecimientos no especializados con
surtido compuesto principalmente por productos
Actividad económica
diferentes de alimentos (víveres en general), bebidas
y tabacos, incluye solamente los grandes almacenes
misceláneas, almacenes de ropa y/o novedades.
Clase de riesgo II
Representante legal JOHN FREDY GAVIRIA SÁNCHEZ
Encargado de Seguridad y Salud
ALBA LUCÍA PARRA MARTINEZ
en el Trabajo
Nuestra primera sede fue en el barrio San Pedro Alejandrino de donde nos tuvimos que trasladar
por el crecimiento de la compañía y la dificultad de tener una operación logística que nos
permitiera responder oportunamente a las necesidades del mercado, fue así como en el año de
2007 llegamos a la avenida Mirolindo (antiguas bodegas de Gradinsa) donde se pudo mejorar en
muchos aspectos logísticos, sin embargo, el crecimiento acelerado de la compañía a partir del
año 2008, hizo tomar de nuevo la decisión de cambiar de bodega y fue así como en el 2009 se
adquirió nuestra sede actual en la ciudad de Ibagué desde donde hoy en día tenemos gran parte
de nuestra operación.
Sede Neiva
A mediados del año 2010 se tomó la decisión de abrir un centro de distribución paralelo en la
ciudad de Neiva en la zona industrial del sur, desde donde se siguió manejando la operación de
almacenaje y despachos de toda la mercancía que se vende en los departamentos de Huila y
Caquetá.
PRODUCTOS, OBJETOS,
MATERIAS MAQUINAS,
DIAGRAMA DE FLUJO ACTIVIDAD DESCRIPCION
PRIMAS E EQUIPOS Y
INSUMO HERRAMIENTAS
PRODUCTOS, OBJETOS,
MATERIAS MAQUINAS,
DIAGRAMA DE FLUJO ACTIVIDAD DESCRIPCION
PRIMAS E EQUIPOS Y
INSUMO HERRAMIENTAS
Se realiza visitas a
Agendas
clientes en
Material publicitario
motocicleta o en
7. Preventa y venta Pedidos Dispositivo
automóvil
electrónico para
ofreciendo los
pedidos
productos.
Se toma nota de
los productos
requeridos por el
Agendas
cliente y una vez
Datos Material publicitario
8. Toma de pedidos ya apuntados se
ingresados al Dispositivo
e ingreso al sistema. suben al sistema
sistema electrónico para
para poder
pedidos
verificar de que
exista en bodega
el producto.
Se verifica
mediante el
sistema, la
disponibilidad de
productos para la
Informes de Computador
9. Verificación de venta; se revisa
toma física Lectores
inventario cuántas unidades
Mercancía Toma física
están disponibles
y son las
suficientes a las
que requiere el
cliente
Estibadores
En bodega se
Estibas
realiza el Órdenes de
Carros de carga
alistamiento de Despacho
10. Alistamiento de Radios
productos para Mercancía
mercancía. Racks de
luego ser Embalajes
almacenamiento
cargados en Empaques
Escaleras tipo avión
camiones
tipo tijera
MACROPROCESO: RECURSOS HUMANOS Código:
NOMBRE DEL DOCUMENTO: Manual del Sistema de Gestión de la Versión: 02
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Encargado SST
PRODUCTOS, OBJETOS,
MATERIAS MAQUINAS,
DIAGRAMA DE FLUJO ACTIVIDAD DESCRIPCION
PRIMAS E EQUIPOS Y
INSUMO HERRAMIENTAS
Estibadores
Estibas
En bodega en la Carros de carga
zona de despacho Radios
se realiza en Racks de
11. Cargue respectivo cargue Mercancía almacenamiento
de productos al Escaleras tipo avión
camión o tracto
tipo tijera
camión.
Vehículos de
distribución
Estibadores
Una vez Estibas
empacados los Carros de carga
productos se Radios
realiza el Racks de
12. Despacho despacho del Mercancía almacenamiento
pedido. Escaleras tipo avión
Elaboración de
tipo tijera
órdenes y
Vehículos de
despacho.
distribución
Se le entrega al
cliente el
producto Vehículos de
Mercancía
13. Cliente solicitado. distribución
Facturas
Computador
Se realiza cobro
de facturas.
Para el cumplimiento de sus metas en Seguridad y Salud en el Trabajo, tanto la Distribuidora Surtilima
S.A.S. como sus colaboradores se comprometen a promover un ambiente de trabajo sano y seguro
mediante el logro de los siguientes objetivos:
Cumplir con la normatividad nacional vigente y aplicable en materia de riesgos laborales, así
como las disposiciones que a nivel internacional suscriba Colombia en dicha materia. La
empresa desarrollará normas internas basadas en los requisitos legales, técnicos y en
estándares de calidad, los cuales divulgará a sus colaboradores y fomentará su cumplimiento.
MACROPROCESO: RECURSOS HUMANOS Código:
NOMBRE DEL DOCUMENTO: Manual del Sistema de Gestión de la Versión: 02
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Encargado SST
Identificar los peligros, evaluar y valorar los riesgos, y establecer los controles más efectivos
para minimizar la probabilidad de ocurrencia de accidentes de trabajo, enfermedades laborales,
situaciones de emergencia y contingencias ambientales. Para ello realizará la planeación,
programación e implementación de programas de medicina preventiva y del trabajo, higiene y
seguridad industrial, y gestión ambiental. Adicionalmente pondrá a disposición de todas las
partes interesadas los mecanismos para la participación en el mejoramiento de las condiciones
de salud y trabajo.
Velar por la seguridad y salud de todas las personas que participan en la organización en forma
directa o indirecta, en calidad de empleados dependientes o independientes, contratistas,
subcontratistas, proveedores, estudiantes de práctica en sus diferentes modalidades, visitantes
y demás participantes que tengan relación con la operación; reconociendo su rol y garantizando
su protección en todas las actividades y tareas que desarrollen, propendiendo siempre por el
mejoramiento continuo del SG-SST y de los diferentes procesos.
Esta Política debe ser revisada como mínimo una vez al año, de requerirse por modificación de la
normatividad vigente o de nuevas disposiciones, se ajustará y actualizará de acuerdo a los
cambios legales en materia de Seguridad y Salud en el Trabajo.
La presente Política es de obligatorio cumplimiento y por lo tanto hará parte de las Políticas de
Gestión de la Distribuidora Surtilima S.A.S. Además deberá ser difundida a todos los niveles de la
organización y debe estar accesible a todos los trabajadores y demás partes interesadas, en el
lugar de trabajo. La Política y sus modificaciones deben ser comunicadas al Comité Paritario de
Seguridad y Salud en el Trabajo (COPASST).
Ver anexo 1. Política de Seguridad y Salud en el Trabajo
MACROPROCESO: RECURSOS HUMANOS Código:
NOMBRE DEL DOCUMENTO: Manual del Sistema de Gestión de la Versión: 02
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Encargado SST
Los objetivos se definen como fines para la Seguridad y Salud en el Trabajo, que tienen su origen
en la Política de la Seguridad y Salud en el Trabajo de la Distribuidora Surtilima S.A.S. Para su
definición y consecución la empresa considera los requisitos legales y otros requisitos, sus
peligros y riesgos, la actividad económica, información sobre antecedentes de riesgo expresado
en accidente de trabajo y enfermedad laboral, las características propias de la organización, entre
otros aspectos.
Para llevar a cabo esta actividad y como elemento constitutivo del propio Sistema, la
Distribuidora Surtilima S.A.S., cuenta con el procedimiento Identificación de Requisitos Legales y
Normativos en el que se detalla la metodología sistemática utilizada para establecer y mantener
al día la identificación y el acceso a los requisitos legales, reglamentarios y otros requisitos en
materia de Seguridad y Salud en el Trabajo, así como la inclusión de los mismos en el sistema
cuando sea necesario.
I: 1200-600: NO ACEPTABLE
*Delincuencia común,
II: 480-360: NO ACEPTABLE
agresiones (11, 19)
O ACEPTABLE CON
I: 2400-1440: NO *Superficies de Trabajo (32)
CONTROL ESPECÍFICO
ACEPTABLE *Tránsito (13, *Tránsito (48)
*Delincuencia común,
60 20, 78) *Gases y vapores (98, 107) II 240 - III 120
agresiones (47, 120)
*Delincuencia común, *Líquidos (nieblas y rocíos)
*Explosión, fuga, derrame,
agresiones (79, 92) (99)
incendio (87)
*Gases y vapores; líquidos
*Tránsito (119)
(nieblas y rocíos) (109)
*Sismo (136)
La evaluación inicial se realizó, con el fin de identificar las prioridades en Seguridad y Salud en el
Trabajo, y establecer el plan de mejoramiento y el plan de trabajo anual.
La Distribuidora Surtilima S.A.S. sabe que es de vital importancia sensibilizar al personal implicado
en el Sistema, en el cumplimiento de la Política de la Seguridad y Salud en el Trabajo, así como
asegurar que todos ellos reciben la formación adecuada de acuerdo a su rol dentro del sistema.
Los pasos que se siguen para una correcta formación del personal son:
directrices para el manejo de las comunicaciones internas y las comunicaciones pertinentes con
las partes interesadas externas.
4.9. Documentación
Nota: Una vez terminada la relación laboral con el trabajador la empresa, conservará por un
término de veinte (20) años los siguientes documentos y registros:
Eliminación
Sustitución
Controles de ingeniería
Controles administrativos
Elementos de protección personal (EPP)
Dentro de este contexto y plenamente identificados, se tienen las siguientes actividades que se
realizan a nivel individual y colectivo:
Con el fin de asegurar reducir el impacto que sobre la Seguridad y Salud en el Trabajo puedan
generar los cambios internos que se realizan en la organización, la Distribuidora Surtilima S.A.S.
tiene establecido un procedimiento con el fin de asegurar una adecuada identificación de los
peligros antes de introducir cualquier modificación de los procesos.
5.6. Adquisiciones
5.7. Contratación
Evaluación y selección
Canales de comunicación
Verificación periódica del cumplimiento a la afiliación al Sistema General de Riesgos
Laborales
MACROPROCESO: RECURSOS HUMANOS Código:
NOMBRE DEL DOCUMENTO: Manual del Sistema de Gestión de la Versión: 02
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Encargado SST
Registros:
Con base a los resultados de las acciones preventivas y correctivas de la medición de la eficacia
del Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo, se implementarán acciones
preventivas y correctivas las cuales deben ir orientadas a:
Con el fin de mejorar la eficacia de todas las actividades y el cumplimiento de los objetivos, la
organización tiene en cuenta las siguientes fuentes para identificar oportunidades de mejora:
Cumplimiento de objetivos
Resultados de intervención en los peligros y riesgos priorizados