Lotus Domino Document Manager 6.

5
User Guide

Learning Outcomes 
At the end of this session you will be able to: 

1.  Create a new document  7.  View a document 

2.  Check out a document  8.  Create a new binder 
3.  Check in a document  9.  Check out a binder 
4.  Modify a document  10.  Check in a binder 
5.  Delete a document  11.  Delete a binder 
6.  Move a document to a different binder  12.  Create a discussion forum 

Overview of Document Manager 
Lotus Domino Document Manager is used to organize documents for shared access. Users with the 
appropriate security privileges can review and approve documents as well as publish and archive 
documents.  Lotus Domino Document Manager uses file rooms and file cabinets to organize and manage 
binders and documents. Depending on a user's access rights, he or she can
· Add new documents
· Edit and delete documents
· Create and delete folders 

Image 1.  Lotus Domino Document Manager Architecture 

File Rooms (contain categories of File Cabinets) 

File Cabinets (contain categories of File Binders) 

Binders  (contain logically grouped documents) 

Documents (contain information that relates to a specific  topic)

Document Life Cycle Management 

The document life cycle stages include Authoring, Review, Approval, Release, and Archiving.
Authoring  Review  Approval  Release  Archiving 

· Authoring initiates the editing of a document by one or more editors.
· Review distributes a draft document to a set of users for review.
· Approval distributes a draft document to a set of users for approval or rejection.
· Release marks the document complete.
· Archiving involves storing an out­of­date document in an alternate location (for example, flash 
drive). 

1 
Access 

To access Lotus Notes Document Library: 

1.  From your computer desktop, double­click the Lotus Notes icon 
2.  Enter your Lotus Notes password 
3.  Click the Ok button. Your Lotus Notes screen appears. 
4.  From your Lotus Notes Dashboard, click the Document Libraries tab 
5.  Click the Spelman College database library link 
6.  Enter your username and password. Your library database Homepage appears. 
Use the sitemap to navigate to your file rooms, cabinets and documents. 

Image 2. Spelman College Database Library Site Map 

File Cabinet Actions 

A. To add a new document: 

1.  Access Lotus Notes Document Manager 
2.  Select the Library Database, for example Spelman College 
3.  Navigate to relevant File Cabinet and Binder 
4.  Click the Document pull­down menu and select New Document. The new document form 
appears. 
5.  Under New Document, enter the document title 
a.  To place the document in a different binder, click the Select Binder button. 
b.  Click the Browse button to locate document 
c.  In the Description box type a few sentences describing the document you are adding. 
6.  Under Document Profile, select Document Type and enter the requested fields for the document 
type. 
7.  If you wish to modify the draft editors: 
a.  Under Security, deselect the checkbox for All document editors 
b.  Click the Add/Remove button 
i.  To select single users, deselect the check box and click the ADD/REMOVE 
button. 
ii.  Under Select Group, click the pull­down box and select the desired group for 
which you would like to allow reading privileges. 
iii.  To select a few names hold the CTRL key while simultaneously clicking the 
names of the users to be added.

2 
 c.  Click the OK button 
8.  Click Save to add new document 

Document Security 
You can set document security when creating a new document, or let it default to the binder user list.

· Readers have the ability to view the document
· Editors have ability to view and edit document content, properties, and profile information
· Draft Editors have the ability to view and edit drafts of a versioned document.
· Managers have ability to modify the document security, move or copy the document to a different 
binder, or delete the document. 

B. To check out a document: 

1.  Access Lotus Notes Document Manager 
2.  Select the Library Database, for example Spelman College 
3.  Navigate to relevant File Cabinet and Binder 
4.  Click the document info  button. The Document profile window appears. 
5.  Click the Document pull­down menu 
6.  Select Check Out Document. The document is automatically added to the Checked Out Folder. 

Image 3. Document Menu 

Note: To edit a document you must first check out the document, see instructions above. 

C. To edit a document: 

1.  Access Lotus Notes Document Manager 
2.  Select the Library Database, for example Spelman College 
3.  Navigate to relevant File Cabinet and Binder 
4.  Follow steps to check out the document 
5.  Access the Checked Out folder. A list of documents that have been checked out will appear. 
6.  Click the document info  button. The Document profile window appears. 
7.  Click Edit Document. The document opens. 

Note: Modify the document and save the file when you are finished. When you are ready to add changes 
to the document library, access the Checked Out Folder and follow the steps to check in a document. 

D. To check in a document 

1.  Access the Lotus Notes Document Manager 
2.  Select the Library Database, for example Spelman College

3 
 3.  Click the Checked Out folder 
4.  Click the document  info button. The Document profile window appears. 

5.  Click the Document pull­down menu and click Check In. The Check In screen appears. 
Image 4. Check In Screen 

6.  Under Check In options, specify whether to check it in as a draft or a version.

· Select Version to maintain the previous version and create a new version that 
includes your changes.
· Select Version ­ replace current version to replace the previous version with your 
changed version. This option deletes the drafts on which the prior version was based.
· Select Draft to maintain the previous draft and create a new draft that includes your 
changes.
· Select Discard changes if you do not want to record your changes. 

7.  Click the Browse button to locate the edited file. If you do not wish to upload a file during 
the Check In process click the checkbox Check in document without uploading file 
checkbox. 
8.  In the comment box enter all comments. 
9.  Click Save 

E. To move a document to another binder 

1.  Access the Lotus Notes Document Manager 
2.  Select the library Database, for example Spelman College 
3.  Open the relevant cabinet and binder 
4.  Click the document info  button. The Document profile window appears. 
5.  Click the Document pull­down box and click Move to Binder. A directory list of all 
binders will appear. 
6.  Select the destination binder

4 
F. To delete a document 

1.  Access the Lotus Notes Document Manager 
2.  Select the Library Database, for example Spelman College 
3.  Open the relevant cabinet and binder 
4.  Click the document info  button. The Document profile window appears. 
5.  Click the Document pull­down menu and click Delete Document. A pop­up box will 
appear. 
6.  Click Ok to confirm delete. If the document has been edited a second pop up window will 
appear. If you want to delete all versions of the document click the Ok button. 

Binders 

G. To add a binder 

1.  Access the Lotus Notes Document Manager 
2.  Select the Library Database, for example Spelman College 
3.  Open the relevant cabinet 
4.  Access the desired file cabinet 
5.  Click the Binder pull­down box 
6.  Click New Binder. The Binder creation page appears. 
7.  Under New Binder, enter binder title 
8.  Under Binder Profile, click the pull box to select binder type 
9.  Under Project Binder, complete the form. For example, if the Project binder type is selected, you 
will need to enter a Project Name, as well as select the project manager’s name from the pull­ 
down list. 
10.  Adjust the Security settings. 
Readers 
1.1 Leave the check box selected to allow all users to view the documents in binder 
1.2. To select single users, deselect the check box and click the ADD/REMOVE button. 
a.  Under Select Group, click the pull­down box and select the desired group for which you 
would like to allow reading privileges. 
b.  To select a few names hold the CTRL key and click the name of the users you would like 
to add. 
c.  Click the OK button. 

Repeat steps to adjust security settings for Editors and Managers. 
Follow steps 1.1 and 1.2 to modify the editors and managers privileges. 

Managers 
Follow steps 1.1 to 1.2 to modify the editors and managers privileges. 

11.  Click the Save button. 

Binder Security 
Every binder has a user group that defines who can access it and what tasks users can perform. The 
binder user group defines the following users:

· Readers  have the ability to view the binder
· Editors have the ability to view and edit binder properties and profile information

5 
 · Managers have the ability to modify the binder's security, delete the binder, move documents to 
a different binder, and edit all documents in the binder. 

H. To delete a binder 

1.  Access the Lotus Notes Document Manager 
2.  Select the Library Database, for example Spelman College 
3.  Open the relevant cabinet and binder 
4.  Click the Binder pull­down menu 
5.  Click Delete Binder. A pop up window appears. 
6.  Click the Ok button to confirm deletion 

I. To check out a binder 

1.  Access the Lotus Notes Document Manager 
2.  Select the Library Database, for example Spelman College 
3.  Open the relevant cabinet and binder 
4.  Click the Binder pull­down menu 
5.  Click Check Out Binder. The Binder with all its contents is automatically added to the 
Checked Out folder. 

J. To check in a binder 

1.  Access the Lotus Notes Document Manager 
2.  Select the Library Database, for example Spelman College 
3.  Click the Checked Out folder 
4.  Open Binder 
5.  Click the Binder pull­down menu and select Check In binder 

Discussion Forum 
You can use the Discussion Forum feature to initiate a discussion forum around a document, or to add a 
topic to an existing discussion thread, or simply read the discussions that have occurred. 

K. Using the Who is Online feature 

1.  Access the Lotus Notes Document Manager 
2.  Select the Library Database, for example Spelman College 
3.  Open the relevant cabinet and binder 
4.  Click the document info  button. The Document profile window appears. 
5.  Click the icon next to the document title. The Document profile window appears. 
6.  Click the Discussion pull­down menu and select Who Is Online. A window opens with a list of 
online Lotus Sametime users. 
Image5. Document Profile Page

6 
 6.  To select a name to initiate chat, double click the name of the user. You can Right­click to 
get the option for a single chat or to invite all users. Your Lotus Sametime interface and 
operations remain the same. 

L. To navigating the Discussion thread 

Use the scroll sliders or arrows to scroll through the entire thread or Double­click any discussion 
document link to open the topic. Your options:

· Click Return to go back to the document view
· Click New Main Topic to create a new topic in the thread
· Click New Response to create a response to an existing topic or response
· Click View Main Topics to open a pop­up window that shows links for all main topics
· Click Delete to delete every discussion document in the thread 

Image 6. Discussion Thread Options 

M. To create the first main topic 

1.  Access the Lotus Notes Document Manager 
2.  Select the Library Database, for example Spelman College 
3.  Open the relevant cabinet and binder 
4.  Select the document you want to discuss by clicking on its info button to open the profile. 
5.  Click the Discussion pull­down menu and select Create Forum Topic 
6.  Enter a subject for the topic and your comments 
7.  Click Save 
8.  Click Return to return to the document view. The document profile appears showing a link to Go 
to Forum. 

N. To open a discussion thread 

1.  Access the Lotus Notes Document Manager 
2.  Select the Library Database, for example Spelman College 
3.  Open the relevant cabinet and binder 
4.  Click the document info button. The Document profile window appears. 
5.  Click on the Discussion pull­down menu 
6.  Select Create Forum Topic.  The forum creation page appears. 
7.  Enter Subject and Message Content 
8.  Click Save. The discussion forum is created.

7 
O. To add a topic or response: 

1.  Access the Lotus Notes Document Manager 
2.  Select the Library Database, for example Spelman College 
3.  Open the relevant cabinet and binder 
4.  Click the document info button. The Document profile window appears. 
5.  Click the Discussion pull­down menu and select Go to Forum, or click the Go to Forum link. 
6.  To add a new topic, click the New Main Topic button. 
7.  To add a response, select a topic or response and click the New Response button 
8.  Enter the topic subject and your comments 
9.  Click Save 
10.  Click Return to return to the document view

8