ELABORADO POR:

JENNY MOSCOSO ESCOBAR

JOHN EDISSON LONDOÑO RÚA
 3. EMPEZANDO A TRABAJAR CON EXCEL

3.1. CONCEPTUALIZACIÓN DE EXCEL

Excel es una Hoja de Cálculo, es decir, un programa capaz de trabajar con

números de forma sencilla e intuitiva y que por tanto se utiliza para realizar
cálculos matemáticos desde un nivel sencillo hasta operaciones altamente
complejas.

Las hojas de cálculo están integradas en libros de trabajo que las contienen en
conjunto con otros elementos como gráficos, escenarios, análisis de datos,
macros, entre otros, en donde un libro puede tener hasta 256 hojas.

Cada hoja contiene una serie de celdas formadas por la intersección de 65.536
Filas y 256 Columnas (Office 2000 en adelante). Cada fila esta enumerada de
arriba hacia abajo, y cada columna es nombrada por medio de una letra, iniciando
de la A hasta Z y luego combinaciones de letras desde AA hasta IV.

Ahora, se define una celda como la intersección de una columna con una fila,
teniendo como referente primero la letra de la columna y luego con el número de
fila en donde se encuentra posicionada (A1, B13, BB458), situación que se
visualiza en el cuadro de nombre.

En este mismo sentido, cuando el cursor está posicionado en alguna celda

preparado para ingresar información, dicha celda se denomina Celda Activa y se
identifica porque aparece con un borde más oscuro. Cabe anotar, que la
información que se almacena en las celdas puede ser numérica, alfabética o
alfanumérica, dependiendo de la necesidad del usuario.

Con el fin de ilustrar mejor los conceptos que se desarrollarán a continuación, se

muestra la pantalla principal de un libro de Excel resaltando los elementos más
importantes a tener en cuenta:

2
 Botones de Ajuste de
Tamaño
Barra de Herramientas
Cuadro de Barra de Barra de Herramientas de Formato Barra de
Nombre Barra de Fórmulas Estándar Título
Menú

Celda Activa

Filas

Columnas

Puntero de
Celda

Barras de
Desplazamiento
Botones de
desplazamiento de hojas

Barra de Barra de
Hojas Estado Dibujo

Para desarrollar la sesión de conceptualización de Excel, se hará una breve

descripción sobre cada uno de los puntos mencionados en la gráfica anterior.

Barra de Menús

En esta área aparecen los menús disponibles del programa, en donde cada menú
contiene acciones específicas que están agrupadas por nombre como se muestra
a continuación:

• Archivo: permite crear, abrir, cerrar, guardar, configurar, buscar, imprimir, etc.
archivos del programa.
• Edición: permite copiar, pegar, cortar, seleccionar, buscar, reemplazar, borrar,
deshacer acciones, entre otras.
• Ver: son opciones que configuran de diferentes maneras la visualización de la
pantalla del programa.
• Insertar: son acciones admiten insertar en la hoja de cálculo elementos como
filas, columnas, celdas, gráficos, funciones y objetos que estén contemplados
como herramientas de Excel.

3
• Formato: son opciones para dar formato a las celdas y objetos que puedan
estar incorporadas en las hojas.
• Herramientas: son instrumentos adicionales que tiene el programa para
mejorar su funcionalidad, algunos de ellos son seguridades, solver, buscar
objetivo, análisis de datos, macros, entre otros.
• Datos: son órdenes referentes a la manipulación de bases datos.
• Ventana: manejo de las pantallas de los documentos activos o que están
abiertos.
• ? Ayuda: proporciona soluciones al usuarios acerca de las inquietudes que se
tengan de funcionalidades del programa, ya sea en línea o sin conexión.

Barra de Herramientas

Son botones (íconos) que realizan acciones previamente definidas con sólo
presionarlos y que están representadas con una descripción visual.

Barra de Fórmulas

Es un espacio que se puede agregar, quitar o editar el contenido de la celda, ya

sea de información numérica, alfanumérica o alfabética.

Barra de Estado

Es una descripción del lugar y posición del cursor en la hoja y en el documento.

Incluye la sección, la altura, número de líneas y columnas. Además, muestra la
hora del sistema y cinco indicadores de estado1.

Barra de Dibujo

Aparece en la parte inferior de la pantalla y por medio de ella permite insertar

gráficos, líneas, cuadrados, círculos, dibujos ya prediseñados, etc, al documento
de Excel.

Con el fin de repasar los conocimientos expuestos y poder continuar con el tema
de ingreso de datos, es necesario abrir un libro de Excel, en donde se debe abrir
el programa por medio de un ícono de acceso directo ubicado en el escritorio

, o se puede localizar en el menú de inicio como se muestra a continuación:

1
http://www.javeriana.edu.co/drh/capacitacion.old/nmaterial/excel/e1/c1.htm
4
 3.2. INGRESO DE DATOS

3.2.1. INGRESO

Para ingresar datos numéricos, alfabéticos o alfanuméricos en una celda de Excel,

primero se debe seleccionar la celda y luego iniciar la digitación, al terminar se
debe validar lo que se ingresó con una de las siguientes formas:

INTRO: Se valida el valor para introducirlo en la celda y además la celda activa

pasa a ser la que se encuentra justo por debajo.

TECLAS DE MOVIMIENTO: Se valida el valor para introducirlo en la celda y

además la celda activa cambiará dependiendo de la flecha pulsada, es decir, si
pulsamos FLECHA DERECHA será la celda contigua hacia la derecha.

CUADRO DE ACEPTACIÓN: Es el botón de la barra de fórmulas, en donde

al hacer clic sobre él se valida el valor para introducirlo en la celda y la celda
activa seguirá siendo la misma.

3.2.2. MODIFICACIÓN

Después de ingresar datos en una de celda de Excel es posible modificarlos para

ello se debe:
5
SI AÚN NO SE HA VALIDADO LA INTRODUCCIÓN DE DATOS: Utilizando la
tecla Retroceso del teclado para borrar el carácter situado a la izquierda. No se
puede utilizar la tecla FLECHA IZQUIERDA porque equivale a validar la entrada
de datos.

SI YA SE HA VALIDADO LA ENTRADA DE DATOS

Seleccionar la celda a modificar.
Activar la Barra de Fórmulas pulsando la tecla F2 o con doble clic en la celda
que se quiere modificar o ir directamente a la barra de fórmulas haciendo clic
en la parte del dato a modificar. La Barra de Estado cambiará de Listo a
Modificar. En la Barra de Fórmulas aparece el punto de inserción o cursor al
final de la misma.
Modificar la información.
Pulsar INTRO o hacer clic sobre el Cuadro de Aceptación, para validar el dato.

3.3. TRABAJO CON CELDAS, FILAS, COLUMNAS Y HOJAS

Con el fin de manejar la hoja de cálculo es necesario que el estudiante conozca

las diferentes formas de trabajar con las celdas, filas, columnas y hojas, así como
la manera de copiar, cortar y pegar información de acuerdo a sus necesidades.

3.3.1. Inserción de celdas

Si en algún momento el estudiante necesita insertar una celda o rango de celdas

en la información que está trabajando, es necesario selecciona la celda o el rango
de celdas deseado y realizar una de las siguientes operaciones:

6
• Seleccionar el menú Insertar y dar clic en celdas… o presionar
simultáneamente <Ctrl> + <+>, e inmediatamente aparecerá el siguiente
cuadro de diálogo:

En el cuadro de diálogo da la opción de desplazamiento de las celdas hacia la

derecha o hacia abajo, teniendo como punto de referencia la celda o rango de
celdas seleccionadas. Igualmente, da la opción de insertar filas o columnas.

3.3.2. Inserción de filas o columnas

Si se requiere insertar filas o columnas, es necesario seleccionar desde el

encabezado el número de filas o columnas requeridas y realizar una de las
siguientes opciones:

• Seleccionar el menú Insertar y dar clic en Filas o Columnas

• Presionar simultáneamente <Ctrl> + <+> con las filas o columnas
seleccionadas con anterioridad
• Dar clic derecho sobre la selección de filas o columnas y dar la opción insertar
(mirar ejemplo).

Inmediatamente se insertarán el número de filas o columnas elegidas. En caso de

no seleccionar ninguna fila o columna, sólo se inserta una.

7
 3.3.3. Eliminar celdas, filas o columnas

Para realizar la acción de eliminar celdas, filas o columnas, es necesario

seleccionar los rangos respectivos. Es de anotar, que la información consignada
en estos rangos se borra completamente. Las operaciones que se pueden realizar
son:

• Seleccionar el menú Edición y dar clic en Eliminar o presionar los comandos

del teclado <Ctrl> + <->. Al ejecutar estas dos opciones sale el siguiente
cuadro de diálogo, en donde el estudiante hace la elección

• Otra manera de eliminar es haciendo clic derecho sobre la selección y dar el

comando eliminar

3.3.4. Inserción y eliminación de hojas

En un libro de Excel el estudiante tiene la potestad de insertar hasta 256 hojas o

eliminar las hojas que considere, teniendo en cuenta que debe dejar una en el
libro. Para insertar una hoja de cálculo puede hacer el siguiente procedimiento:

8
• Seleccionar el menú Insertar y dar clic en Hoja de cálculo o presionar
simultáneamente < Mayús> + <F11> o dar clic derecho sobre una de las hojas
existentes y seleccionar insertar.

Automáticamente se inserta una nueva hoja con su respectivo número

consecutivo; sin embargo si se desea cambiar el nombre a la hoja, dé doble clic
sobre la etiqueta (se selecciona el texto de la etiqueta en negro) y proceda a
copiar el nuevo nombre de la hoja.

Si necesita insertar más de una hoja, en las etiquetas de hojas presione la tecla
<Ctrl> y haga clic sobre las hojas indicando el número de hojas que desea insertar
y procede a realizar algunas de las operaciones anteriores.

Para eliminar hojas, es necesario usar el menú Edición y hacer clic en Eliminar
hoja o dar clic derecho sobre la etiqueta y seleccionar eliminar.

3.3.5. Copiar, cortar y pegar información en las celdas

La información consignada en las celdas pueden ser objeto de las operaciones de

copiar, cortar o pegar, tanto a sitios dentro del mismo libro de Excel como a otros
programas de Microsoft Office.

Copiar: Para realizar esta acción se debe seleccionar la información deseada y

después realizar alguna de las siguientes operaciones.

• Seleccionar el menú Edición y dar clic en Copiar.

• Presionar simultáneamente <Ctrl> + <C>.
• Sobre el rango seleccionado dar clic derecho y elegir copiar
• Ir a la barra de herramientas estándar y dar clic sobre el icono .

Al hacer estas acciones el rango seleccionado muestra una línea intermitente en

su borde para mostrarle al estudiante que su acción de copiado ha sido recibida.

Cortar: se selecciona la información deseada y después se realiza alguna de las

siguientes operaciones.

• Se selecciona el menú Edición y dar clic en Cortar.

• Presionar simultáneamente <Ctrl> + <X>.
• Sobre el rango seleccionado dar clic derecho y elegir cortar
• Ir a la barra de herramientas estándar y dar clic sobre este icono .

A diferencia de copiar, la opción de cortar realizar la operación de trasladar la

información a el sitio que se desea pegar.

9
Pegar: La acción Pegar, es el final de las dos acciones anteriores, dado que pone
la información en el lugar indicado por el estudiante. Después de copiar la
información, la opción de pegar se puede realizar cuantas veces sea necesario;
sin embargo, con la opción cortar, sólo se puede pegar una vez la información.

Las operaciones que se pueden realizar son las siguientes:

• Seleccionar el menú Edición y dar clic en Pegar.

• Presionar simultáneamente <Ctrl> + <V>.
• Posicionarse sobre el área en la cual se desea pegar la información, dar clic
derecho y elegir pegar.
• Ir a la barra de herramientas estándar y dar clic sobre este icono .

Es de anotar que la información que se copie o corte dentro del mismo Excel se
pegará con el mismo formato inicial que se tiene en los datos iniciales.

3.3.6. Borrar
Para borrar el contenido de texto de las celdas, es necesario seleccionar el rango
que se desea borrar, con el fin de aplicar los siguientes procedimientos:

• Seleccionar el rango a borrar y oprimir la techa <Supr>

• Hacer clic en el menú Edición y seleccionar la opción Borrar Contenido

Sin embargo, esta opción genera un menú que incluye los siguientes ítems:

Todo, elimina el contenido de la celda (formatos, contenidos, comentarios, notas)

Formatos, Contenido y Notas sólo eliminan su significante.

3.3.7. Deshacer y repetir acciones

El programa Excel tiene la posibilidad de deshacer los comandos o acciones

dadas y regresar al estado anterior. Para realizar esto se debe:

• Seleccionar del menú Edición la opción Deshacer.

• Presionar simultáneamente <Ctrl> + <Z>.
10
• Ir a la barra de herramientas estándar y dar clic sobre el icono .

Sin embargo, Repetir es la acción contraria a Deshacer. Para repetir se puede

realizar las siguientes operaciones:

• Seleccionar del menú Edición la acción Repetir.

• Presionar simultáneamente <Ctrl> + <Y>.
• Ir a la barra de herramientas estándar y dar clic sobre el icono .

3.4. FÓRMULAS

Con el fin de optimizar el tema de formatos, se considera pertinente que el

estudiante conozca el manejo de las fórmulas.

¿QUÉ ES UNA FÓRMULA?

Es una secuencia formada por valores constantes, referencias a otras celdas,

nombres, funciones, u operadores, que se utiliza como técnica básica para el
análisis de datos. Se pueden realizar diversas operaciones con los datos de las
hojas de cálculo como suma, resta, división, potencia, raíz, porcentaje, etc.

En una fórmula se pueden mezclar números constantes, nombres, referencias a

otras celdas, operadores y funciones. La fórmula se escribe en la barra de
fórmulas y debe empezar siempre por el signo =, + ó -.

Cuando se realizan operaciones con fórmulas en Excel, hay que tener en cuenta
que este maneja una prioridad con los operadores, es decir, al realizar el cálculo
se toman en cuenta primero algunos operadores que otros. Por ejemplo, si en una
calculadora se hace la siguiente operación 5+2*7 el resultado será 49, mientras
que en Excel será 19, esto debido a que la multiplicación se realiza primero 2*7 =
14 y luego la suma 5+14 = 19, ya que la multiplicación tiene prioridad sobre la
suma. Si en un momento dado es necesario cambiar la prioridad de los
operadores, se deben utilizar los paréntesis, así =(5+2)*7. A continuación se
muestran los operadores del programa:

OPERADOR DESCRIPCIÓN
Dos puntos, espacio y coma Operadores de Referencia
- Negación (-1)
() Paréntesis
% Porcentaje
^ Exponenciación
*y/ Multiplicación y División
+y- Suma y Resta
& Concatenación
<,>,<=,>=,<> Comparación

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Adicionalmente, el estudiante debe tener en cuenta que al manejar fórmulas o
ingresar información a una hoja de cálculo puede ocurrir alguno de los siguientes
errores:

ERROR DESCRIPCIÓN
Se produce cuando se divide un número por cero (0).
#DIV/0!
Se produce cuando un valor no está disponible para una función o una
#N/A fórmula.
Se produce cuando Microsoft Excel no reconoce el texto de la fórmula.
#¿NOMBRE?

Se ha intentado utilizar la intersección de dos áreas no contiguas

#NULO!

Se produce cuando se escriben valores numéricos no válidos en una

#NÚM! fórmula o una función.
La fórmula incluye referencias a rangos que han sido eliminados.
#REF!

Se produce cuando se utiliza un tipo de argumento o de operando

#VALOR! incorrecto.
El resultado del cálculo es demasiado ancho para la celda
####

3.4.1. REFERENCIAS DE CELDA2

RELATIVAS, ABSOLUTAS Y MIXTAS

Una referencia identifica una celda o un rango de celdas en una hoja de cálculo
e indica a Microsoft Excel en qué celdas debe buscar los valores o los datos
que se desea utilizar en una fórmula. En las referencias se pueden utilizar
datos de distintas partes de una hoja de cálculo en una fórmula o bien, utilizar
el valor de una celda en varias fórmulas. También puede hacerse referencia a
las celdas de otras hojas en el mismo libro, a otros libros y a los datos de otros
programas. Las referencias a celdas de otros libros se denominan referencias
externas. Las referencias a datos de otros programas se denominan
referencias remotas. Como valor predeterminado, Microsoft Excel utiliza el
estilo de referencia A1, que rotula las columnas con letras (desde A hasta IV,
en un total de 256 columnas) y las filas con números (del 1 al 65536). Para
hacer referencia a una celda, introduzca la letra de columna seguida del
número de fila. Por ejemplo, D50 hace referencia a la celda en la intersección
de la columna D y la fila 50. Para hacer referencia a un rango de celdas,
introduzca la referencia de la celda en la esquina superior izquierda, dos
puntos (:) y, a continuación, la referencia a la celda en la esquina inferior
derecha del rango. Cuando se introduce una fórmula en Excel, normalmente se
hace referencia a otra u otras celdas. Existen tres tipos de referencias a celdas:

2
Tomado del CD INFORMATICA por Luís Fernando Vásquez Villa
12
 Referencias Relativas
Referencias Absolutas
Referencias Mixtas

Es muy importante distinguir bien unas de otras, ya que ello facilitará al usuario
en gran medida la construcción de modelos. La diferencia esencial entre un
tipo de referencias y otras está en cómo se copian las fórmulas que hacen
referencias relativas, absolutas o mixtas a otras celdas. Pueden utilizarse los
rótulos de las columnas y filas en una hoja de cálculo para hacer referencia a
las celdas de esas columnas, o filas, o pueden crearse nombres descriptivos
para representar a las celdas, los rangos de celdas, las fórmulas o los valores
constantes. A continuación se hará una breve descripción a cada caso:

Referencias relativas: son referencias a celdas relacionadas con la posición

de la fórmula, son las que se utilizan por defecto. Cuando se efectúa una copia
de una celda que contiene una referencia relativa las celdas de destino
desplazan sus referencias tantas filas y columnas como hay entre la celda
original y la celda destino.

Referencias absolutas: son referencias de celda que siempre hacen

referencia a las celdas ubicadas en una posición específica. Puede crearse
una referencia absoluta a la celda C1 colocando un signo de pesos ($) delante
de las partes de la referencia que no cambia. Por ejemplo, para crear una
referencia absoluta a la celda C1, agregue signos de pesos a la fórmula como
se indica a continuación: =$C$1.

Referencias mixtas: son aquellas que hacen referencia absoluta a la fila y

relativa a la columna (o viceversa, referencia absoluta a la columna y relativa a
la fila). La parte de la referencia que es absoluta va precedida del símbolo $ y
la relativa no. De este modo:

Cuando vea una referencia del tipo $B$2 se trata de una referencia absoluta (la
celda B2 queda fija en su fila y columna).

Cuando vea una referencia del tipo $B2 se trata de una referencia mixta. La
celda B2 queda enclavada sobre la columna B y durante la copia podrá
desplazarse por las filas 3, 4, 5...

Cuando vea una referencia del tipo B$2 se trata de una referencia mixta. La
celda B2 queda enclavada sobre la fila 2 y durante la copia podrá desplazarse
por las columnas C, D, E...

Para establecer referencias mixtas: a) seleccione en la barra de fórmulas la

referencia que quiere modificar, b) pulse F4 una vez (la referencia se
transforma en absoluta), c) pulse F4 otra vez (la referencia se transforma en
mixta: se fija la fila), d) pulse F4 otra vez (la referencia se transforma en mixta:

13
 se fija la columna), e) pulse F4 otra vez (la referencia se transforma en
relativa).

En el ejemplo, se desea hallar el valor del material directo (MD) con proporción
a las ventas del año 1970, que corresponde al 30% (celda B1) de las ventas de
este año (celda B7), por lo tanto se multiplican estas dos celdas. Como es
necesario hallar el MD para los demás años, se debe utilizar una referencia
absoluta para el 30% del MD ($B$1) y una relativa para las ventas de cada
año, lo que garantizará que el auto relleno para todos los años tendrá en la
operación la celda (B1) fija.

3.4.2. LISTAS PERSONALIZADAS Y EXPANSIÓN DE SERIES

Las listas personalizadas en Excel, son datos que tienen un orden estricto de
consecución y son almacenadas en el menú herramientas, en la sección opciones
seleccionar listas personalizadas. Allí se encuentran las listas prediseñadas de
Excel (meses, días de la semana) y aquellas que el usuario desee agregar.

Para agregar la lista, es necesario digitar en las entradas de lista los elementos de
la misma, separando por comas los componentes y dar agregar para que sea
asumido por el programa como lista personalizada, como ejemplo se muestra una
lista de algunas facultades de la Universidad.

14
La aplicabilidad de estas listas redunda en el ahorro de tiempo, dado que si se
copia en una celda el contenido de una de las listas y se expande la serie, este
automáticamente asume la información contemplada allí en el orden ingresado.
Por ejemplo, si se digita en una celda Enero y luego se expande la serie, las
celdas copiadas seguirán la secuencia de meses, Febrero, Marzo,...

Pero, ¿qué es expandir una serie?, teniendo como referencia una información
adicional, es copiar la selección en celdas adyacentes, con sólo darle click

sostenido en el cuadro inferior derecho de la celda activa , con el fin de

que referencie las listas, fórmulas o series predeterminadas. Para tener más claro
el concepto, se ilustran los siguientes ejemplos:

• Se digita en una celda la fecha 01/06/80 y al expandir la serie, las celdas

seguirán con fechas de 02/06/80, 03/06/80,...
• Lo mismo ocurre con horas, si se copia una celda con la hora 10:00, las
copiadas seguirán 11:00, 12:00,....
• Si se tiene en la celda C1 tenemos el valor 1 y en D1 el valor 2, se seleccionan
las dos celdas y con el cuadro de llenado se copia las celdas hacia la derecha y en
las celdas siguientes seguirá la serie, 3, 4, 5,...
• Por otro lado, si se digita los valores 3 y 5, la serie seguirá con números impares.

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 3.4.3. OPCIONES DE PEGADO ESPECIAL

En algunas ocasiones es necesario copiar el valor de una celda sin la fórmula, o

copiar la fórmula pero no el formato o aspecto de la celda, es decir, elegir los
elementos del rango a copiar. Esta posibilidad la proporciona el Pegado especial.

En el menú pegado especial, se encuentran las siguientes opciones:

Todo: para copiar tanto la fórmula como el formato de la celda.

Fórmulas: para copiar únicamente la fórmula de la celda pero no el formato de
ésta.
Valores: Para copiar el resultado de una celda pero no la fórmula, como tampoco
el formato.
Comentarios: Para copiar comentarios asignados a las celdas (no estudiado en
este curso).
Validación: Para pegar las reglas de validación de las celdas copiadas.
Todo excepto bordes: Para copiar las fórmulas así como todos los formatos
excepto bordes.
Ancho de columnas: Para copiar la anchura de la columna.

En el recuadro Operación, elegir la operación a realizar a partir de los datos

copiados y de los datos iniciales de la celda donde se copia. Así por ejemplo si en
la celda B1 se tiene el valor 2 y se copia la celda A1 con valor 4 en B1 con la
opción Multiplicar, el resultado de B1 será 2*4 es decir, 8.

Saltar blancos, se usa cuando se quiere que Excel ignore cualquier celda en
blanco del rango de copia. Normalmente si se copia un rango que contiene celdas
en blanco, éstas se pegarán sobre las celdas correspondientes al área de pegado
y quedarán vacías independientemente del valor inicial, pero si activamos esta
casilla, las celdas correspondientes al área de pegado no se verán afectadas y
seguirán manteniendo su valor original.
16
Transponer, sirve para reorientar el contenido de copia dentro de un rango de
pegado seleccionado, es decir, los datos de filas aparecen en columnas y los
datos de columnas en filas.

El botón Pegar vínculos, se utiliza para pegar en las celdas de destino un vínculo
a las celdas de origen.

3.5. FORMATOS

Es posible modificar el formato de celdas, filas columnas y hojas de Excel por

medio del menú Formato o los íconos de acceso directo correspondientes. A cont

3.5.1. FORMATO DE CELDAS

Si se desea darle formato a las celdas, en este menú encontrará diferentes

opciones para hacerlo, lo que garantizará una buena presentación de la hoja de
cálculo. Antes de activar el menú es necesario seleccionar las celdas a las cuales
se le desea dar formato, las cuales deben tener información numérica, alfabética o
alfanumérica.

NÚMERO: En esta ventana encontramos las diferentes categorías que pueden

tener los datos (Número, Fecha, Hora, Porcentaje, Moneda, entre otras),
adicionalmente, para cada categoría es posible tener diferentes opciones de
visualización que encontraremos al seleccionar una categoría en el lado derecho
de la ventana. Como modo de ejemplo, a continuación se escoge la categoría
17
número que permite visualizar los cambios de información de la celda a la medida
que se aplican formatos, en este caso separador de miles y si es negativo el
número solamente se pone el menos delante del número sin cambiar de color.

ALINEACIÓN: En Excel los datos de texto aparecen alineados a la izquierda y los

datos numéricos a la derecha, si se requiere cambiar la alineación de un dato se
utiliza la ventana Alineación del menú formato de celdas. En esta se encuentran
las opciones de alineación de datos horizontal (de izquierda a derecha en la celda)
y verticalmente (de arriba hacia abajo en la celda). También es posible modificar la
orientación de los datos de la celda con inclinaciones entre 90º y -90º o vertical.

Si se necesita controlar el espacio que ocupa el texto dentro de la celda, se tienen

tres opciones: ajustar texto al tamaño de la celda, reducir hasta ajustar el tamaño
de la letra en la celda y combinar celdas que permite convertir 2 o más celdas en
una sola. Además, es posible cambiar la dirección en que se escribe el texto de
izquierda a derecha o de derecha a izquierda.

FUENTES: Por medio de esta ventana es posible cambiar a las cifras o texto el
tipo (fuente), el tamaño, el estilo de la letra, el color, el subrayado y colocar
algunos efectos a la misma.

BORDES: Las líneas que aparecen en las celdas se llaman líneas de división,
estas líneas son imaginarias, y por tanto, no aparecen en el momento de la
impresión, si no se da la orden contraria.
18
Para marcar las líneas en la hoja, se utiliza la ventana bordes del menú formato de
celdas, en donde se puede escoger el borde que se desea marcar, el estilo de la
línea, el color y grosor de la misma.

TRAMAS: En esta ventana se le coloca color o una trama al relleno de las celdas.

PROTEGER: Por medio de esta ventana es posible bloquear u ocultar las celdas y
para hacerlo, se activa una de estas dos opciones; sin embargo, no es posible
bloquear u ocultar celdas si la hoja no esta protegida.

3.5.2. FORMATO DE FILA

19
Si seleccionamos en el menú formato, la opción Fila se desplegará un submenú
con opciones de tamaño y vista de la fila. Con la opción de Alto se cambia el
tamaño vertical de las celdas seleccionadas, cuya medida es en milímetros. Con la
opción Auto Ajustar el tamaño vertical de las celdas se ajusta automáticamente al
de la celda que contenga el texto más extenso. Con las opciones ocultar y
mostrar, se puede ocultar en pantalla una fila o mostrarla, estos datos no se
eliminan de la hoja simplemente se ocultan cuando no es necesario trabajar con
ellos.

3.5.3. FORMATO DE COLUMNA

Si seleccionamos en el menú formato, la opción Columna se muestra un submenú

con opciones de tamaño y vista de la columna. Con la opción Ancho se cambia el
tamaño en milímetros de manera horizontal de las celdas seleccionados. Con la
opción Auto Ajustar el tamaño horizontal de las celdas, se ajusta automáticamente
al de la celda que contenga el texto más extenso. Al igual que en la fila, con las
opciones ocultar y mostrar, se puede ocultar en pantalla una columna o mostrarla.

3.5.4. FORMATO DE HOJA

En esta opción se hace referencia a la hoja que está activa o en la que estamos
trabajando, y se puede modificar el formato cambiándole el nombre, ocultándola o
mostrándola, colocándole un fondo o un color a la etiqueta.

20
 3.5.5. FORMATO CONDICIONAL

En el menú formato condicional es posible utilizar un formato diferente para los

datos que cumplen con determinadas condiciones (hasta 3), para hacerlo se debe:

1. Seleccionar el rango de datos al cual se le quiere modificar el formato.

2. Seleccionar en el menú formato, la opción formato condicional.
3. En el cuadro de dialogo Formato condicional se debe establecer si la
condición es un valor de celda o una formula.
4. Si es para un valor de celda se debe establecer el sentido de la condición
para lo cual se debe tener en cuenta que se utilizan valores condicionales
(igual, mayor que, menor o igual que, entre, etc)
5. Establecer la condición de acuerdo al sentido que se le dio.
6. Si la condición es una formula se debe ingresar la formula teniendo en
cuenta que el resultado tiene que ser un valor lógico, es decir FALSO o
VERDADERO.
7. En el botón formato seleccionamos el formato que se desea colocar si el
valor de celda o la formula cumple con la condición.
8. Para agregar una nueva condición se selecciona el botón Agregar, si por el
contrario se desea eliminar se le da click al botón eliminar, se escoge la
condición a eliminar en el cuado de dialogo que aparece y se le da aceptar.
9. Al terminar de establecer las condiciones y los formatos se selecciona el
botón Aceptar.

21
 3.6. GRÁFICOS

Un gráfico es la representación ilustrativa de datos consignadas en una hoja de

cálculo. Para la creación de gráficos en Excel se utiliza el asistente para gráficos
que se encuentra en el menú insertar o con el icono

Como primera opción para crear un gráfico, se debe seleccionar el rango de datos
que se desea graficar y luego en el menú insertar se selecciona la opción gráfico,
que activa el asistente.

3.6.1. ASISTENTE PARA GRÁFICOS

El asistente para gráficos de Excel consta de 4 pasos en los cuales se encuentran

las distintas opciones para configurarlo, estos son:

Paso 1 Tipo de Gráfico

En este paso se elige el tipo de gráfico que se desea utilizar, se debe tener en
cuenta que cada tipo de gráfico tiene varios subtipos, los cuales varía la
presentación de los datos, además se pueden obtener subtipos que simulan
tercera dimensión (3D). Es de anotar, que a la medida que se seleccionan los
gráficos en la parte inferior describe su efecto sobre los datos.

También es posible ver la vista previa del gráfico haciendo click sostenido en la
opción “Presionar para ver muestra”.

Para continuar con el segundo paso, se selecciona el botón siguiente en la parte

inferior de la ventana del asistente,

22
 Paso 2 Datos de origen

En este paso se encuentran dos pestañas en la primera se debe seleccionar el

rango de datos que se va a utilizar en el gráfico, cabe notar que si esto se hizo
correctamente en el primer paso no hay necesidad de modificarlos, de lo contrario,
se hace click sobre se selecciona el rango y luego se hace click sobre .
Adicionalmente se selecciona fila o columnas dependiendo de la ubicación de los
datos en la hoja.

En la segunda pestaña se encuentran las series de datos que se esta utilizando en

el gráfico actualmente, representadas en el gráfico y nombradas como Serie1,
Serie2,..., si es necesario modificarlas se hace de la siguiente forma:

Para cambiar el nombre de cada serie, seleccionarla y en el recuadro Nombre,

escribir directamente el nombre, o si éste está en alguna celda de la hoja de
cálculo sería aconsejable indicar la celda donde se encuentra, utilizando el botón
del recuadro Nombre.

En el recuadro Valores estará el rango de celdas donde se encuentran los datos a

representar para esta serie de datos. Éstos aparecen según la selección realizada
en el rango de datos.

Si se quiere añadir alguna serie de datos, se dispone del botón Agregar. Al

utilizarlo aparecerá otra serie nueva, donde se tendrá que cambiar su nombre y su
serie de valores de la forma ya explicada.

Si se que quiere eliminar alguna serie de datos, se tendrá que seleccionar y hacer
clic sobre el botón Quitar.

El recuadro Rótulo del eje de categorías (X) sirve para darle nombre a cada punto
de las series de datos. Si este recuadro está vacío utilizará los valores por defecto,
es decir, 1,2,3.. Para asignarle nombre se puedes utilizar celdas de la hoja de
23
cálculo utilizando el botón o bien escribiendo directamente los valores en el
recuadro, separando cada uno de ellos por punto y coma.

Por ultimo se puede observar la muestra del gráfico en la parte superior de la

ventana.3

Paso 3 Opciones de Gráfico

En este paso es posible modificar las distintas opciones del gráfico, para
especificar detalles sobre el aspecto del gráfico, algunas opciones pueden variar
dependiendo del tipo de gráfico. Las opciones son:

Títulos: Para modificar o incluir títulos al gráfico y los ejes.

Eje: Para activar o desactivar los ejes en el gráfico y escoger la escala que se
utilizará en el eje X.
Líneas de división: En esta carpeta es posible activar o desactivar las líneas de
división principal y secundaria de cada eje, si se activan todas las líneas se puede
simular una hoja milimetrada.
Leyenda: En esta opción se muestra o no la leyenda en el gráfico, si se activa se
puede escoger el lugar del gráfico donde se desea mostrar.
Rótulos de datos: Permite asociar distintos tipos de rótulos a los marcadores de
datos.

3
Tomado del CD INFORMATICA por Luís Fernando Vásquez Villa
24
Tabla de datos: Incluir en el gráfico una tabla de datos con los valores
representados en el.

Paso 4 Ubicación del gráfico

En el último paso es posible elegir si el gráfico aparecerá junto con los datos de la
hoja de cálculo, o como otra hoja independiente.

Si se selecciona la opción En una hoja nueva, el gráfico quedara en una nueva

hoja del libro que tendrá el nombre que coloques al frente de la opción.

Si se selecciona la opción Como objeto en, el gráfico aparecerá junto con los
datos de la hoja que se seleccione al frente de la opción.

Para terminar el gráfico se selecciona el botón Finalizar.

3.6.2 MODIFICAR UN GRÁFICO

Cada una de las partes del gráfico (Títulos, ejes, fondo, área del gráfico,
etc.) es considerada como un objeto por lo tanto para modificarlas basta
con hacer click derecho sobre esta y escoger la opción “formato de …“

Si lo que se desea modificar es uno de los cuatro pasos del gráfico se

escoge en el menú gráfico la opción deseada, que aparece con el mismo
nombre que tiene en el asistente.

Para cambiar de posición un gráfico dentro de una hoja de cálculo:

• Selecciona el gráfico.
• Sitúe el puntero del ratón sobre el gráfico.
• El puntero del ratón se convertirá en una flecha blanca que apunta hacia
la izquierda.
• Pulse el botón del ratón y manteniéndolo pulsado, arrástralo hasta
donde desees colocar el gráfico.
• Suelte el botón del ratón.
25
 Para cambiar el tamaño de un gráfico:
• Seleccione el gráfico.
• Situé el puntero del ratón sobre cualquiera de los indicadores alrededor
del cuadro del gráfico (como si se deseara cambiar de tamaño una
ventana).
• El puntero del ratón se convertirá en una flecha de dos puntas.
• Pulse el botón del ratón y manteniéndolo pulsado, arrástralo hasta la
posición deseada.
• Si se desea mantener la relación de aspecto, es decir, la proporción de
su longitud y su altura, se mantiene pulsada la tecla CTRL o MAYUS.
• Suelte el botón del ratón4.

3.7 CONFIGURACION DE PÁGINA

Configurar la página es preparar y organizar el aspecto de la misma con el fin de

darle una presentación en el momento de la impresión, para hacerlo se utiliza la
opción Configurar pagina que se encuentra en el menú Archivo.

El cuadro de dialogo Configurar pagina esta dividido en 4 pestañas que cumplen

un objetivo diferente de configuración.

3.7.1 PÁGINA

4
Tomado del CD INFORMATICA por Luís Fernando Vásquez Villa
26
En la parte superior de página se encuentra la opción Orientación en la cual se
indica la forma en como se esta trabajando en la hoja de Excel, ya sea vertical u
horizontalmente.

En la opción ajuste de escala es posible ajustar el contenido de la hoja a un

porcentaje del tamaño normal o ajustar a un número determinado de hojas por
página.

También se encuentra la opción tamaño de papel, donde se hace selecciona el

tamaño de papel en el cual se va a imprimir la hoja. (Carta = Setter, Oficio = Legal,
A4, entre otros)

3.7.2 MÁRGENES

En esta ventana se establece el margen que se va a utilizar en la hoja, es decir la

distancia entre los cuatro bordes (superior, inferior, izquierdo y derecho) y la línea
de contenido, así como el margen del encabezado y pie de página. En la parte
inferior se encuentra la opción centrar en la pagina que permite ubicar los datos en
el centro horizontal y/o vertical de la pagina.

3.7.3 Encabezado y pie de pagina

27
El encabezado y pie de página es el titulo que se encuentra en la parte superior
y/o inferior de cada hoja del libro de Excel, para crearlos se da click en los botones
personalizar encabezado o personalizar pie de pagina para activar la edición de
estos en las siguientes ventanas:

Cada una de estas ventanas esta dividida en tres partes, Sección izquierda,
derecha y central del encabezado y pie de pagina en las cuales se podrán insertar
las diferentes opciones que ofrecen los iconos de la parte superior o simplemente
digitar el texto que se desea colocar en el encabezado y/o pie de pagina.

3.7.4 HOJA

Por último en la opción hoja es posible establecer un área común de impresión

para la hoja, seleccionar imprimir los títulos ya sea en filas o columnas de una
tabla en cada una de las hojas, modificar opciones de impresión (imprimir las
líneas de división, los encabezados de fila y columna, entre otros) y establecer un
orden de impresión de las paginas tomándolas hacia abajo y luego a la derecha o
hacia la derecha y luego hacia abajo.

3.7.5 IMPRESIÓN

Después de configurar la pagina se procede a la impresión escogiendo la opción

imprimir del menú archivo, en donde se configuran los detalles de la impresión,

28
como la impresora donde se va a imprimir, el intervalo de paginas, el numero de
copias y lo que se desea imprimir.

29
 BIBLIOGRAFÍA

MICROSOFT WINDOWS XP PASO A PASO

Online Training Solutions (Autor corporativo)
España : McGraw-Hill Interamericana, 2001
QA75 Facultad de Salud Pública

GUIA COMPLETA DE MICROSOFT WINDOWS XP RUNNING

Bott, Edd (Autor)
Siechert, Carl (Autor)
Stinson, Craig (Autor)
España : McGraw Hill, 2002
005.43/B751g

OFFICE 2000 PARA WINDOWS PARA DUMMIES

Wang, Wallace. Autor(a)
Parker, Roger C.. Autor(a)
GRUPO EDITORIAL NORMA
005.369/W246o

RUNNING MICROSOFT WORD 2000

Rubin, Charles. Autor(a)
MICROSOFT CORPORATION
005.3/R896re1

EXCEL 2000 FOR WINDOWS FOR DUMMIES

Harvey, Greg. Autor(a)
IDG BOOKS
005.369/H341

MICROSOFT OFFICE EXCEL 2003 PASO A PASO

Frye, Curtis. Autor(a)

Scott Pena, Patricia (Traductor)

MCGRAW HILL
QA75/F7-04

CONCEPTOS FUNDAMENTALES MICROSOFT EXCEL 2003: USUARIOS NIVEL

INTERMEDIO
Belliard, Matías. Autor(a)
Aguilar, Maria Celia . Autor(a)
Reston, Alicia. Autor(a)
OMICRON SYSTEM
005.369/B443

30
GUIA COMPLETA DE MICROSOFT EXCEL VERSION 2002
Dodge, Mark. Autor(a)
Stinson, Craig . Autor(a)
Bosch Saldana, Juan Luís (Traductor)
Canadas Martines, José Joaquín (Traductor)
Gil Reyes, Francisco Gabriel (Traductor)
MCGRAW-HILL INTERAMERICANA
QA75/D6-02

GUIA EN 10 MINUTOS: MICROSOFT EXCEL 2000

Fulton, Jennifer. Autor(a)
PRENTICE HALL
005.43/F974

RUNNING MICROSOFT EXCEL 2000

Dodge, Mark. Autor(a)
Stinson, Craig . Autor(a)
MICROSOFT CORPORATION
005.369/D645r

BIBLIOGRAFÍA COMPLEMENTARIA

PROGRAMACION CON MICROSOFT EXCEL 2000: MACROS Y VISUAL BASIC PARA

APLICACIONES
Jacobson, Reed. Autor(a)
MCGRAW-HILL INTERAMERICANA
005.369/J17p

PROGRAMACION CON MICROSOFT EXCEL VERSION 2002: MACROS Y VISUAL BASIC

PARA APLICACIONES
Jacobson, Reed . Autor(a)
Scott Pena, Patricia (Traductor)
MCGRAW-HILL INTERAMERICANA
005.369/J17

VBA EXCEL 2002/2000: 49 EJERCICIOS PRACTICOS

Vila Velásquez, Fermi. Autor(a)
ALFAOMEGA
005.369/V695

FINANZAS CON EXCEL

Hayat Benkirane, Souad. Autor(a)
MCGRAW HILL
338.6041/H413

EL VALOR ECONOMICO AGREGADO Y OTROS TOPICOS FINANCIEROS EN EXCEL

Santurtun Acosta, Santiago. Autor(a)
INSTITUTO MEXICANO DE CONTADORES PÚBLICOS
31
658.15/S237

ABC ACCIONES Y BONOS CON MICROSOFT EXCEL: HERRAMIENTAS INFORMATICAS

PARA LA ADMINISTRACION DE LAS INVERSIONES PERSONALES
Rodríguez, Mariano. Autor(a)
García Fronti, Javier. Autor(a)
OMICRON SYSTEM
332.6/R696

MANUAL DE ESTADISTICA CON MICROSOFT EXCEL

Cristofoli, Maria Elizabeth. Autor(a)
Belliard, Matías. Autor(a)
OMICRON SYSTEM
519.5/C933.

APRENDIENDO MATEMATICA FINANCIERA Y ESTADISTICA CON MICROSOFT EXCEL

Belliard, Matías. Autor(a)
García Fronti, Javier. Autor(a)
Pazos, Alejandro A.. Autor(a)
OMICRON SYSTEM
658.15/B443

NOCIONES BASICAS MARKETING CON MICROSOFT WORD Y MICROSOFT EXCEL:

HERRAMIENTAS EN MICROSOFT OFFICE
Sabatino, Mariano H.. Autor(a)
EDICIONES MAURINA
658.8/S113

NOCIONES BASICAS ECONOMIA CON MICROSOFT EXCEL: UTILIZANDO

HERRAMIENTAS EN MICROSOFT EXCEL
Sivori, Juan Sebastián. Autor(a)
Pérez Servin, Eugenia. Autor(a)
Bernasconi, Jorgelina E.. Autor(a)
EDICIONES MAURINA
005.369/S624

NOCIONES BASICAS COSTOS CON MICROSOFT EXCEL: UTILIZANDO HERRAMIENTAS

EN MICROSOFT EXCEL
Carratala, Juan Martín. Autor(a)
Albano, Horacio O.. Autor(a)
OMICRON SYSTEM
658.1553/C313

NOCIONES BASICAS PROYECTOS CON MICROSOFT EXCEL: UTILIZANDO

HERRAMIENTAS EN MICROSOFT EXCEL
García Fronti, Verónica. Autor(a)
Salvarredy, Julián Raúl. Autor(a)
OMICRON SYSTEM
32
658.404/G216n

NOCIONES BASICAS PRESUPUESTOS CON MICROSOFT EXCEL: UTILIZANDO

HERRAMIENTAS EN MICROSOFT EXCEL
Rodríguez, Mariano. Autor(a)
OMICRON SYSTEM
658.154/R696

NOCIONES BASICAS ESTADISTICA CON MICROSOFT EXCEL: UTILIZANDO

HERRAMIENTAS EN MICROSOFT EXCEL
Cristofoli, Maria Elizabeth. Autor(a)
Belliard, Matías. Autor(a)
EDICIONES MAURINA
519.5/C933n

NOCIONES BASICAS OPERACIONES FINANCIERAS CON MICROSOFT EXCEL:

OPERACIONES FINANCIERAS DE CAPITAL UNICO
Casparri, Maria Teresa. Autor(a)
Bernardello, Alicia Blanca. Autor(a)
OMICRON SYSTEM
658.152/C342

CIBERGRAFÍA (Cursos en línea)

Curso de Introducción a Windows XP. en AulaClic (Español)

http://www.aulaclic.es/winxp/index.htm

Curso de Internet. en AulaClic (Español)

http://www.aulaclic.es/internet/index.htm

Cómo descomprimir un archivo. en AulaClic (Español)

http://www.aulaclic.es/articulos/winrar.html

Cómo crear tus propios CDs (I) . en AulaClic (Español)

http://www.aulaclic.es/articulos/grabarcd.html

La Wikipedia. en AulaClic (Español)

http://www.aulaclic.es/articulos/wikipedia.html

33