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Especialista en Gerencia en Salud Ocupacional

Resolución XXXXXXXXXXXXXX

Neiva, 23 de noviembre del 2019

Señores
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
Nit. XXX.XXX.XXX-1
Ciudad

Referencia: Certificado Custodia de Historias Médicas Ocupacionales

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX identificada con cedula de ciudadanía No.

XXXXXXXXXXXXXXXXXX de Neiva - Huila, registrada ante la Secretaria de Salud con
Licencia No. XXXXXXXXXXXX por medio de la presente certifica que en la actualidad
maneja y se hace responsable del archivo y custodia de las historia clínicas de los
exámenes ocupacionales de ingreso, egreso, periódicos y post incapacidad de los
usuarios atendidos por la empresa cliente XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX Nit.
XXXXXXXXXXXXX, de acuerdo a lo estipulado en la normatividad vigente que aborda
todo aquello relacionado con las Historias Clínicas Ocupacionales,

 “Resolución 1995/1999 establece que la historia clínica es una reserva legal del
trabajador”
 “Ley 23 de 1981, artículo 34: La historia clínica como el registro obligatorio de las
condiciones de salud del paciente. Es un documento privado sometido a reserva,
que únicamente puede ser conocido por terceros previa autorización del paciente
o en los casos previstos en la Ley”
 “Ley 1437 de 2011, artículo 24 – ítem 4.Información y documentos reservados:
Los que involucren derechos a la privacidad e intimidad de las personas,
incluidas en las hojas de vida, la historia laboral y los expedientes pensionales y
demás registros de personal que obren en los archivos de las instituciones
públicas o privadas, así como la historia clínica, salvo que sean solicitados por
los propios interesados o por sus apoderados con facultad expresa para acceder
a esa información”.

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Especialista en Gerencia en Salud Ocupacional
Resolución XXXXXXXXXXXXXX

 “Resolución 2346 de 2007 - Por la cual se regula la práctica de evaluaciones

médicas ocupacionales y el manejo y contenido de las historias clínicas
ocupacionales”

Así mismo se informa que la Resolución 1995/1999, modificada mediante Resolución

839/2017 y en su articulado establece los tiempos de retención y conservación
documental del expediente de la historia clínica, así:

 “Artículo 3. Retención y tiempos de conservación documental del expediente de

la historia clínica. La historia clínica debe retenerse y conservarse por el
responsable de su custodia, por un periodo mínimo de quince (15) años,
contados a partir de la fecha de la última atención. Los cinco (5) primeros años
dicha retención y conservación se hará en el archivo de gestión y los diez (10)
años siguientes en el archivo central.”

La labor de custodia inició con la formalización del vínculo comercial y termina cuando
se hallen cumplidos los tiempos de retención para este tipo de archivo, o en su efecto
que la empresa solicite custodia por medio de Médico Especialista en Salud
Ocupacional.

Este certificado se expide por solicitud del cliente

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Atentamente,

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
C.C. XXXXXXXXXXXXXXX de Neiva - Huila
Celular: XXXXXXXXXXXXX

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