SISTEMAS CONTABLES

I. Primera Parte: Usuarios de los sistemas contables de información.

Unidad uno: Las organizaciones y el proceso administrativo.

Organizaciones

Las organizaciones son unidades sociales, (incididas por el contexto), y con NECESIDAD de información.
La organización es un sistema ABIERTO al interactuar con el entorno que la rodea.

Es una agrupación de múltiples participantes individuales con fines heterogéneos que por algún proceso
de negociación aceptan restricciones a sus propias conductas y se abocan a la búsqueda de un objetivo
común, que debería resultar de la sumatoria de los objetivos individuales. Para ello desarrollan una
actividad y cuentan con recursos.

ORGANIZAR es determinar: QUIEN – DONDE y CON QUE desarrollar la actividad.

La organización es un sistema de partes VARIABLES e INTERDEPENDIENTES, dentro de un sistema de

sociedad más amplio e inclusivo.

La organización puede ser: informal o formal.

Organización formal: es la organización basada en una división del trabajo racional, en la diferenciación
e integración del personal de acuerdo a algún criterio establecido por aquellos que manejan el proceso
decisorio. Cuenta con una estructura y la misma se compone por el organigrama y el manual de
funciones.

Organización informal: se refiere a la red de relaciones interpersonales, no establecida por la

organización formal, sino que se desarrollan espontáneamente, a medida que se asocian entre sí, y que
se nutren lazos de amistad y camaradería, o enemistad y competencia.

Elementos de las organizaciones:

 Participantes: son los agentes o individuos.

 Objetivos organizacionales: individuales o grupales.

 Metas específicas: para asegurar la acción.

 Actividad necesaria para lograr los objetivos: operativa, social, administrativa.

 Recursos para desarrollar las actividades: económicos y humanos.

Clasificación de las organizaciones:

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1. Según el punto de vista jurídico: Visible o ideal.

2. Según la necesidad de su existencia: Posible o necesaria.

3. Según los objetivos: De producción o de consumo.

4. Según la situación jurídica de los titulares: Pública, privada o mixta.

5. Según la extensión y la división interna de la organización: Simple o compleja.

6. Según su capacidad económica: PyMEs o grandes empresas.

7. Según el sector productivo al que se orienten: Sector primario, secundario, terciario, cuaternario y
quinario.

8. Según el marco normativo que regula su accionar: De derecho público o de derecho privado.

Niveles jerárquicos de las Organizaciones

Encontramos que el contexto cambiante fue incrementando los tamaños de las organizaciones. Esto
generó la DIVISION DEL TRABAJO.

La estructura de un ente es su organización interna, la misma se visualiza en el manual de funciones y en

el organigrama. Del mismo, y del manual de funciones, surgirá la asignación de funciones de cada puesto
de trabajo y las responsabilidades.

Cuando la organización crece como la actividad que desarrolla adquiere volumen, se hace necesario
realizar una división del trabajo, es decir asignar a distintas personas tareas y responsabilidades (dotarla
de estructura).

La división del trabajo se efectúa de dos formas:

a) Vertical (Niveles de jerarquía y autoridad)

 Nivel político, superior o directivo: máximo nivel, máxima responsabilidad. Aquí se fijan los
objetivos y se toman las decisiones a largo plazo. Su tarea es el planeamiento estratégico.
Es responsable de la conducción global de la organización fijando políticas y estrategias a
largo plazo. Definen el rumbo de la organización y las decisiones son no repetitivas.
Ejemplos: Asamblea de accionistas – Directorio Gerencia General – Consultores y asesores.

 Nivel intermedio, táctico o administrativo: en este nivel se fijan las responsabilidades y

planes en base a la estrategia fijada por el nivel superior. Son el intermediario entre el nivel
superior y el nivel inferior. Planean, gestionan o controlan un área específica. Ejemplos:
Gerente de sector – Director de área – supervisores – capataces – etc.

 Nivel operativo: ejecución de actividad específica, cumple órdenes. Dinámica, base de la

organización. Participación activa de operarios y empleados.

En sentido físico es la transformación de insumos. En sentido administrativo es la

producción de la información.

b) Horizontal (En función de actividades)

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  Agrupamiento funcional: agrupamiento de actividades homogéneas conforme al
conocimiento y habilidades requeridas para la tarea: comercialización, producción,
finanzas.

 Agrupamiento por producto, propósito u objetivo: Productos o servicios altamente

diferenciados.

NO EXISTE UNA ORGANIZACIÓN MODELO. LAS ALTERNATIVAS NO SON EXCLUYENTES. SE DAN

PREMISAS GENERALES.

Empresa

Diferentes conceptos:

 Unidad organizada, compuesta por un grupo humano y recursos materiales, que se constituye para
alcanzar determinados objetivos, desarrollando actividades de índole económica.

 Es una organización en la cual se coordinan el capital y el trabajo; y que valiéndose del proceso
administrativo, produce y comercializa bienes y servicios en un marco de riesgo.

 Son organizaciones que se dedican a los negocios, desarrollan actividades económicas a partir de
ciertos recursos humanos, financieros, materiales, etc., que se aplican a procesos de producción y/o
prestación de servicios, los que a su vez se comercializan con vista a satisfacer las necesidades de los
consumidores.

Características:

 Objetivo básico es obtener ganancias para distribuir entre los propietarios.

 Ente autónomo (unipersonal o societaria); es una unidad económica independiente y distinta.

 Su actividad es económica: industrial (extractivas, manufactureras, constructoras), agropecuaria,

comercial, financiera, de servicios, etc.

Clases:

 Según el ámbito geográfico: locales, nacionales, multinacionales y globales.

 Según su tamaño: grandes, medianas y pequeñas empresas.

La empresa como organización es un sistema social, complejo, dinámico, abierto, con múltiples
interrelaciones que cambian constantemente e interactúan en el contexto

PyME

PyMES (Pequeñas y medianas empresas): son empresas de más de 5 empleados y menos de 250.
Generan el 60% de los puestos de trabajo. Son pequeñas empresas que deben ser administradas para
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ser grandes.
Las PyMES deberían ser dinámicas y flexibles, pero no todas lo son y esto se debe a una mala
administración.

Según ley 24476: Pequeña empresa es aquella que reúna las dos condiciones siguientes:

a) Su plantel no supere los cuarenta (40) trabajadores.

b) Tengan una facturación anual que variara de acuerdo a la actividad (comercial, industrial, de
servicios agropecuarios).

Características de las PyMES:

 Empresario o gerente con escasa especialización en administración.

 Estrecha relación entre empresario, proveedores y clientes.

 El ciclo de vida de la empresa coincide con el de su fundador/flia.

 La dirección es independiente.

 Capital de reducida envergadura.

Ventajas de las PyMES:

 Promueven el desarrollo económico, permiten la redistribución de la renta y resuelve los problemas

del desempleo.

 Son un verdadero nexo entre los proveedores y los consumidores.

Proceso

Según el diccionario de la RAE (Real Academia Española) en su vigésima edición:

 Ac. 1 – “Acción de ir hacia adelante.”

 Ac. 2 – “Transcurso del tiempo.”

 Ac. 3 – “Conjunto de fases sucesivas de un fenómeno natural o de una operación artificial.”

Conjunto de fases sucesivas, se superponen unas con otras, es un proceso continuo: planea, actúa,
controla, sin cortes. Es una secuencia de actividades interrelacionadas que producen un resultado. Todo
proceso tiene un sentido de continuidad. El procedimiento administrativo se compone de procesos.

El proceso administrativo

Administrar una empresa consiste en combinar todos los elementos que la integran para el logro de sus
objetivos, un dirigente eficiente y exitoso sabe definir los objetivos y encarar la acción con los recursos
que se cuenta.

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Administrar es un proceso complejo, de muchas facetas, algunas de matiz político, y requieren un
acabado conocimiento del contexto.

La decisión adoptada tiene sentido si se transforma en acción, y ésta en resultados esperados. Se debe
achicar la brecha de tiempo entre la decisión y la acción. La acción es el medio que tiene la organización
para incidir en el contexto y obtener los resultados.

Para ejercer la conducción creativa necesita información puesta a su disposición en forma, lugar y
tiempo apropiados. Datos que son obtenidos en la empresa y recogidos del contexto.

El proceso administrativo tiene la cualidad de ser continuo y aplicable a todos los entes.

Según Fowler Newton, el proceso administrativo tiene tres fases (o subsistemas): decidir – actuar –
controlar.

El proceso decisorio

La administración es el ejercicio y arte de tomar decisiones en las organizaciones.

Toma de decisiones: proceso de elección entre alternativas en orden al llevar a cabo un objetivo o
solucionar problemas.

La decisión es el combustible que hace mover al proceso administrativo, sin ella no podría haber
administración, decide durante todo el proceso y se basa de información útil.

La toma de decisiones cuenta con los siguientes elementos:

 Agente decisorio: la ética del administrador que condiciona la toma de decisiones.

 Llevar a cabo un objetivo.

 Preferencias o criterios para la toma de decisiones.

 Alternativas: plan para solucionar.

 Resultado: efecto logrado por las alternativas.

Clases de decisiones:

Hay de distintas características, según el nivel de la pirámide organizacional.

1. En función de su importancia: estratégicas o tácticas.

2. En función de su frecuencia: rutinarias o no rutinarias.

3. En función de su estandarización: programadas o no programadas.

Contexto de la decisión:

 Ambiente de certidumbre: se tiene conocimiento total sobre el problema, las alternativas que se
planteen van a causar siempre resultados conocidos e invariables.

 Ambiente de riesgo: la información con la que se cuenta es incompleta, se conoce el problema, las
posibles soluciones, pero no se conocen con certeza los resultados que puedan arrojar.

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 Ambiente de incertidumbre: se posee información deficiente para tomar la decisión, no se tiene
ningún control sobre la situación. Hay dos clases de incertidumbre: Estructurada: no se sabe que
puede pasar entre diferentes alternativas, pero sí que puede ocurrir entre varias posibilidades. No
estructurada: no se sabe que puede ocurrir ni las probabilidades para las posibles soluciones.

La información como aspecto clave para la toma de decisiones

Es muy importante para el proceso administrativo de toda empresa la existencia de un adecuado sistema
de información que permita reducir la incertidumbre y minimizar los riesgos. Las organizaciones se
vinculan con el contexto que los rodea a través de los sistemas de información.

Un sistema de información es el conjunto de procedimientos relacionados entre sí encaminados a

proporcionar elementos de juicio necesarios para la correcta toma de decisiones y el logro de los fines
organizacionales. El proceso administrativo mide cada una de las áreas de la organización, para lo cual
necesita informes que contengan información cuali y cuantitativa que permitan tomar decisiones
oportunas y eficaces. La información es un recurso utilizado por todos los integrantes de una
organización, pero el grado de detalle con que debe proveerse información a los distintos niveles de la
estructura, se incrementa de arriba hacia abajo. Cuanto más alto sea el nivel, más sintética la
información. La información eficaz, capaz de cubrir las necesidades del usuario, deberá reunir ciertas
características básicas. Confiable, fidedigna, creíble, verificable, con un alto grado de aproximación a la
realidad económica del ente, oportuna, suficiente, completa, incluyendo toda la información pertinente
y significativa con un nivel de detalle condicionado a las necesidades del usuario, una información
suficiente pero inoportuna nunca es efectiva. Además de información interna (informes internos sobre
horas de mano de obra trabajadas, ventas diarias, materia prima y productos terminados en depósitos;
costos totales de producción, salarios abonados, etc.) se necesita información recogida del contexto
(existencia de proveedores alternativos, precios de venta de competidores, etc.) en épocas actuales los
volúmenes de información han llegado a volúmenes impensados, la informática se ocupa del
tratamiento de la información desde que se genera hasta que llega al usuario.

Sistema

Un sistema es un conjunto de elementos interrelacionados de modo tal que producen un resultado

superior a la simple agregación de elementos y distinto de ella. Los sistemas son entes complejos que
interactúan vinculados por la estructura. La estructura es lo que le da coherencia al sistema, no existe
sistema sin estructura.

Un sistema es un conjunto de partes interdependientes funcionando como un todo. Un conjunto de

elementos que se interrelacionan regular y ordenadamente para la consecución de determinados
objetivos.

Al estar interrelacionadas las partes, cada parte produce un efecto sobre el comportamiento del
conjunto, que afecta a todo el sistema produciendo resultados diferentes a los que se producirían
actuando individualmente.

Las salidas de un sistema constituyen las entradas de los otros subsistemas.

El concepto de sistema es relativo, ya que existe una jerarquía de sistemas en el cual todo el sistema es
un subsistema (respecto del sistema mayor del cual ya forma parte), y es a su vez, un meta sistema
(respecto a los sistemas que forman parte de él). Por ejemplo: podemos considerar al sistema contable,
y dentro de este al subsistema de fondos, o al subsistema contable dentro del sistema de información
general.

Componentes del sistema:

 Elementos varios: son los recursos.

 Relaciones entre los elementos.

 Objetivos: este es el elemento que los unió como sistema.

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Hay que tener en cuenta:

 Las relaciones entre los sistemas y subsistemas.

 Las conexiones entre el sistema y el ambiente (contexto)

 Existe siempre en un sistema una jerarquía de subsistemas. Para asegurar el funcionamiento

eficiente y distintos grados de análisis de la información.

 Cada subsistema encara la identificación y solución de problemas como un todo. Enfoque sistémico.

Organización como sistema: está compuesta por elementos (departamentos y secciones) que
interactúan entre sí, es decir que realizan actividades relacionadas y necesarias para cumplir con el
objetivo organizacional (objetivo común). Es un sistema socio - técnico complejo, abierto, integrado e
integrante, generado de sinergias positivas o negativas.

Sistemas de información

Según Saroka y Collazo: “Un sistema de información es un conjunto de recursos humanos, materiales,
financieros, tecnológicos, normativos y metodológicos, organizado para brindar, a quienes operan u a
quienes adoptan decisiones en una organización, la información que requieren para desarrollar sus
respectivas funciones.”

La información es un recurso, luego es administrable, agotable y se puede tornar obsoleta.

Los sistemas de información se construyen para atender las necesidades proyectadas de hoy hacia el
futuro, siempre existen en forma subyacente y superpuesta con el sistema administrativo.

Es SI es un conjunto de partes interrelacionadas entre sí, cuyo objetivo es justamente brindar

información.

El objetivo de los Sistemas de Información Contables (SIC) es proporcionar información eficiente, a los
decididores para medir el desvío en la realización de los objetivos definidos previamente, permitiéndole
implementar las medidas correctivas. Cada organización social tiene sus propios objetivos, no puede
hablarse de un sistema de información contable único, aunque sería factible establecer una metodología
útil para el desarrollo de sistemas de información contable integrados que tiendan a satisfacer las
necesidades. Cada grupo dentro de la organización analiza de distinta manera a un mismo conjunto de
datos, el patrón de medición depende de sus intereses particulares.

El sistema de información contable podría constituir, el sistema de información básico de una

organización que permite además de procesar operaciones de rutina, diseñar las salidas que marquen
los desvíos, para una buena gestión y planeamiento estratégico.

Datos

Un dato es una letra, un número, un símbolo, que describen hechos o acontecimientos ocurridos.

El dato es la materia prima para la obtención de información. El dato se ubica en la entrada del proceso y
la información en la salida. La información puede ser el dato para un nuevo proceso.

Los datos no necesariamente son información; la información debe aportar utilidad para reducir la
incertidumbre, es imprescindible para el planeamiento y para el control.

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Información

Es el conocimiento previo que fundamenta la razón para optar por una de varias alternativas que se
disponen, es el significado o interpretación que se le da a un hecho o dato.

Tiene una idea de utilidad y es un conocimiento bajo una forma comunicable.

La información sólo será tal solo si le aporta al decididor un conocimiento nuevo y útil para la de toma de
decisiones, son los datos que procesados tienen para el usuario un valor real al reducir la incertidumbre
en la decisión.

DATOS INFORMACIÓN
Hecho descripto Significado del hecho y análisis.
No siempre son útiles ni se transforman en Debe ser útil.
información.
Son los datos que para el usuario tienen un valor real al
reducir la incertidumbre

Dentro del proceso “DECIDIR – ACTUAR – CONTROLAR” la información es:

 Elemento imprescindible para el planeamiento: suministra elementos de juicio interno y externo a

los órganos encargados de tomar decisiones. Se ubica a la entrada del proceso administrativo y
decisorio.
 Como producto del proceso de control: es la información referida a las desviaciones respecto a lo
programado, que a la vez es utilizada para la toma de decisiones (retroalimentación).
 La información solo será tal si le aporta al que decide un conocimiento nuevo y útil.

La Contabilidad como sistema de control

Contabilidad S/ Enrique Fowler Newton: “Disciplina técnica que a partir de la captación y

procesamiento de datos sobre la composición y evolución del patrimonio del ente, los bienes de
propiedad de terceros en su poder, y ciertas contingencias, produce información útil para la toma de
decisiones de administradores y terceros interesados, y la vigilancia sobre los recursos y obligaciones
del ente.”

El Sistema de Información Contable brinda el producto final del proceso contable, denominado
“información financiera” – a través de informes – con destino a quien tiene la facultad de decidir, para
que luego efectúe el análisis, controle por su intermedio y tome decisiones.

Básicamente son 3 los fines perseguidos por la contabilidad:

1. Información: brindar información útil y oportuna para la toma de decisiones y el control referido a
la situación patrimonial, económica y financiera del ente.
2. Control: los datos contables permiten que los acontecimientos ocurridos sean confrontados con lo
planificado; vigilar la evolución de los recursos y erogaciones de una empresa, y posibilitan
introducir correcciones oportunas de las desviaciones.
3. Protección legal: permite dar adecuado cumplimiento a las obligaciones impuestas por el Código de
Comercio y por las normas impositivas. Las constancias contables, libros, deben complementarse
siempre con la documentación respectiva.

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La aplicación concreta de la contabilidad de las organizaciones constituye lo que llamamos Sistemas
Contables, y brinda información sobre:

 Información del pasado: permite obtener información clara y completa de lo ocurrido en el pasado
con objeto de informar a todas las partes interesadas sobre las operaciones realizadas, y los hechos
económicos ocurridos.
 Información del presente: permite proporcionar información razonablemente aproximada a la
realidad en el momento que se la requiere, referida a bienes, derechos y obligaciones. Con esa
información se podrá reducir la incertidumbre en la toma de decisiones.
 Información del futuro: debe permitir en base a estadísticas contables anteriores y datos actuales,
formular un plan de trabajo futuro.

La esencia de la contabilidad es brindar información, y la información es el elemento administrativo

indispensable para dirigir una empresa, sin dejar de reconocer la intuición empresarial, la cual con datos
concretos se podrá anticipar a los acontecimientos relacionados con su empresa.

El SIC brinda el producto final del proceso contable denominado información financiera a través de
informes con destino a quien tiene la facultad de decidir para que luego efectúe el análisis, controle por
su intermedio y tome decisiones.

La informatización en el SIC hace que sea más fácil el acceso a datos (informática), el SIC brinda
información financiera, no es ni patrimonial ni económica. Sirve para orientación para decisiones y
control.

Los datos contables colaboran con la organización, el control compara la actuación real con la prevista y
marca los desvíos para corregir la acción y/o bien rever las decisiones y planes. Es un proceso dinámico y
continuo. Toda información debe pasar por un sistema de control para ser confiable.

Como elemento de control, la contabilidad colaborará con la organización en la ejecución de los dos
niveles de control:

1. Control operativo: control continuo que se centra en las decisiones programadas o corrientes y en el
planeamiento operativo, permitiendo la introducción de modificaciones. Son situaciones
meramente operativas que no involucran a ningún elemento contable.
2. Control de gestión: le corresponde a la decisión superior y al presupuesto, se efectúa a través de la
información referida directamente a los resultados obtenidos y su evolución. El control de gestión es
aquel que abarca o involucra cualquiera de los elementos del proceso contable (archivos, registros,
cuentas, etc.) por ejemplo un inventario, partiendo del mero recuento de mercaderías, involucra
cuentas, registros, mayores (en el caso de ajustes).

Contexto

Conjunto de elementos externos a la organización, que constituyen factores exógenos que influyen sobre
el funcionamiento de esta, ya sea de manera directa o indirecta, afectando en los resultados y a todos
sus niveles organizacionales. Estos factores son poco controlables y generan oportunidades y amenazas
que deben ser enfrentados por la organización para lograr eficacia y eficiencia en sus objetivos.

Llamamos contexto a todos las fuerzas y variables que están fuera del control de la organización. Éstas
son tan amplias e importantes que deben ser permanentes estudiadas en capítulos o secciones. A estos
los denominamos ambientes, que pueden ser generales o específicos.

El sistema contable debe estar estructurado de acuerdo a las actividades y a la magnitud del ente.

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En el análisis del contexto se tendrá en cuenta:

 Los empleados con que cuenta la empresa;

 La ubicación de la empresa;
 La actividad de la empresa;
 A quién vende la empresa;
 La estructura jurídica.

Características del contexto actual y su impacto en el Sistema de Información

Es importante conocer esta realidad porque es el marco conceptual de todas las organizaciones:

 Gran avance tecnológico en informática y comunicación.

 Globalización económica: impone contar con información sobre un contexto más amplio, as
empresas están influidas económicamente por el contexto local, regional y mundial.
 La tecnología: aplicación sistemática del conocimiento, permite por si solo el desarrollo económico.
 Creciente competitividad.
 Implantación del concepto de calidad total en productos y servicios.
 Alto grado de obsolescencia de la ciencia y la tecnología.
 Nuevas figuras negociables: alianzas estratégicas entre las empresas.
 Nuevas formas de organizar el trabajo: tercerización.
 Satisfacción al cliente como objetivo primordial.
 Necesidad de conocimiento y capacitación continua.
 Cambios de todo tipo: jurídico, político, económico.
 Los negocios son cada vez más complejos.

El control no puede desprenderse del contexto. Ver a la empresa en el contexto donde desarrolla sus
actividades.

El control NO SIEMPRE ES CONTABLE.

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