Subject: Managing Information 
Technology/system Projects 
Assessment Two 
“Application of New IT system for an 
Excavation Company‐ERP Software” 
Name of Student: Omar Moukaddem. 
00209201T 
Lecturer: Dr.Mo Kader 
 
 

1 
 
Table of Contents 
I‐Executive Summary .................................................................................................................................... 3 
II‐Introduction ............................................................................................................................................... 3 
III‐Examining the Current State of Organization and the Context in which the IT Project is executed ........ 3 
IV‐Quality of the Project ............................................................................................................................... 5 
V‐ Challenges and Opportunities .................................................................................................................. 8 
VI‐Leadership Style of the Project Manager ................................................................................................. 8 
VII‐Conflict Management .............................................................................................................................. 9 
VIII‐Stakeholder Identification and Effective Communication ..................................................................... 9 
IX‐Planning and Conducting Procurement .................................................................................................. 10 
X‐Risk Factors and Risk Mitigation Plan ...................................................................................................... 11 
XI‐Personal and Professional Reflection ..................................................................................................... 11 
XII‐Conclusion ............................................................................................................................................. 12 
XIII‐Reference .............................................................................................................................................. 13 
 

   

2 
 
I‐Executive Summary 
 

After the implementation of a new program that facilitate and speed up the estimation process, 
it was clear for the employer of EXC‐Co Company that using new IT system for other area in the 
company processes would improve the performance, enhance the competitiveness level and 
increases the profit. In this report, we are going to identify and assess the new ERP system that 
will be implemented in the company and what are the challenges that the PMO and the 
company will face during such implementation. 
 

II‐Introduction 
 

Since any type of construction work or business entails many processes to run and all processes 
are related in many ways, organising the processes, their inputs and their outputs, is a must in 
order to ensure the high productivity and efficiency especially when we are talking about the 
resources reallocation (Yang, J., Wu, C., & Tsai, C. (2007)). According to the company employer, 
with the increasing of the projects number that are implemented at the same time, the need of 
linking the processes all together is increasing and that can be done through a developed ERP 
system that allows to connect the processes and automatically send the instructions from the 
output of a process to the other’s input.  
 

III‐Examining the Current State of Organization and the Context in which 
the IT Project is executed 
 

After several meeting with the employer and visits to the projects sites we can obviously conclude that 
all processes are manually linked. In other words, as per example, the project engineer of each project 
has to call the construction manager in order to ask for missing material, resources or equipment or in 
order to inform the CM about some obstructions on site. The progress of work is also informed to the 
CM through a phone call or through an email. 

The Construction manager action will be accordingly as illustrated in table‐1, the recommendation that 
can be considered as the requirements of what are the areas where the ERP software has to improve 
are also shown. 

3 
 
 Information  Area  Action  About the Action taken  Recommendation 
Received 
    To arrange staff 
This action consists of calling the  The CM has to have a 
Missing of staff at  Staff and HR  from other project 
project engineers of other projects  complete access to the 
project N5  that are not  in order to ask about the staff work  time sheets and the staff 
  needed or not  at that day, and if it is possible to  profile that can help him 
working.  transmit staff from that project to  to arrange the needed 
the other one, and also to call the  staff more easily and 
HR department to ask if the  quickly. 
company has any suitable 
employee which has no assigned 
work at that day.   
    To arrange the  To call the project engineers of  The CM has to have a 
Equipment needed  Equipment  needed equipment. other projects to ask about suitable  complete access to the 
at project N7  and  equipment that is not needed in  progress of work and 
resources  their project and also to call the  the equipment that are 
equipment department to ask if the  being used and to the 
needed plant is available.  list of available plant 
and equipment in the 
company. 
Work obstruction at  Progress of  To call the  Since the CM and the contractor’s  The CM has to have a 
project N6 and that  work and  contractor project  PM would have many tasks to carry  complete access to the 
could not be solved  management  manager and to  out at the same time, the  progress of work in each 
on site  solve the problem.  communication could not be done  project and have a 
with the correct way to achieve the  system that shows him 
result. The CM may forget to re‐call  the issues happen on 
the PM in case if he was busy at the  site and its solving 
first time.  progress. (The data of 
such system have to be 
provided from the 
status report submitted 
by the site engineers). 
Material needed  Material and  To order the  To call the Procurement  The procurement 
At any project  Supplier  needed material  department in order to arrange the  department and the CM 
from the suitable  purchasing of the needed material.  must have an access to 
supplier.  the work progress and 
anticipate the needed 
material at least 1 week 
before the day of need 
on the schedule. 
Accounting  Accounting,  To verify the  To call the project engineer and ask  The Accounting 
department asks for  Site progress  progress of work   about the progress of work.  department and the CM 
the progress of    The accounting department has to  need to have an access 
work in order to    look up for the payment schedule  to the work progress 
issue an invoice    and verify if any invoice can be  that is linked to the 
  issued.  payment schedule of 
  each project.
Table‐1
4 
 
IV‐Quality of the Project 
 

It is not easy for any company and manager to adopt an ERP software (Enterprise resource planning) 
because of its complexity and because of the difficulty to understand its aspects. (Maditinos, D.,
Chatzoudes, D., & Tsairidis, C. (2012)).  

The ERP software has to use all the database collected from the various processes and share it through 
an interface that can be used and controlled by the CM and other users. After programed analysing of 
the collected data, the software has to develop several instructions or other data that have to be sent to 
the suitable department at the proper time. 

The benefits that can be achieved after the implementation of such project are not limited to: 

‐Enhance the coordination and the communication between all departments. 

The coordination between all departments will be done automatically, the role of each department is to 
enter the required data or information to the software through an interface and to receive the feedback 
or the instructions from the software. 

‐Implementation of Processes more efficiently 

It is obvious that reducing the human work would eliminate the human error and using an automated 
system will cut down the time and ensure the quality of the result. 

In order to avoid any error occurrence or at least to reduce the probability of errors, the ERP software 
includes the option to monitor and rectify at any time some processes that can be changed or edited 
according to some circumstances. This edit access will be allowed for the users that the employer will 
nominate. 

‐Reducing the cost of work 

Since such system would reduce the Re‐work due to the possible errors and since it reduces the time of 
processes, eliminates the repetition and emphasise the effective communication between them, it 
would accordingly reduce the cost of operations, processes and control.  

‐Making daily management easier 

Since the CM and the end users can monitor and control any area from the most important processes 
that the business relies on, the project management will be easier and more effective. 

‐Facilitating the decision making and Management planning 

The detailed monitoring and sharing of the data collected from the various processes will provide a clear 
idea to the CM and other users in order to make a fast decision and to arrange an alternative plan or 
strategy to avoid any delay or conflict. 

The Charts below shows how an ERP software can use the database received from processes and users 
in order to generate instructions or comments. 

5 
 
 Order Management 
   
 

 
Company Depot 
 

 
Time sheet 
 
And Equipment log 
 

   

Send Invoice, approved contract
ERP 
Accounting  Send Available Resources
Resources 
Ask for required Resources

CRM 
Site comments 
and notes 

USER
 Equipment and 
Company Depot  Tools  Material 
plant 

 
Equipment  Human 
Resources  Resources  Resources 
 

 
Steel Order for  Steel Order for  Steel Order for 
  Piling work  Capping beam  Shotcrete work 
  (Cages)  work 
Order 
Management 
 
Concrete Order  Concrete Order  Concrete Order 
  for piling work  for Capping  for Shotcrete 
    beam work work 

Time sheet  Time sheet  Equipment break down 

and missing tools and 
And Equipment log  And missing staff  maintenance 

Invoices and 
Accounting 
Receipts 

Invoices and 
CRM 
Receipts 

Site comments  General needs 
and notes  and comments 

Site Progress  Obstruction  Progress of work 

Approved 
Contract 
 

V‐ Challenges and Opportunities 
 

As mentioned in the previous report, the employer strategy is to use the automation system in the 
various area of the company. Using an ERP software aligns with the strategy of the company that is 
looking forward to handle more projects at the same time and to meet the customers’ satisfaction. 

It is very vital that the implemented IT project will align with the Company strategy and that will 
facilitate the creation and execution of the project. This alignment helps the PMO to mitigate the risk of 
challenges occur during the project planning and execution. Because of this alignment and because the 
company strategy, the PMO can defeat the challenges with the collaboration of the employer and all 
stakeholders. 

The Total Technology Risk (TTR) and the security are the most important challenges that the PMO will 
face in addition to the resistance to change that will be discussed in the leadership style of project 
manager and how to manage the relevant stakeholders during the execution of the project. Another 
challenge that has to be taken into consideration is the Variation and the change of requirements 
especially that this project entails all the company departments and the probability to change the 
requirements is very high due to the numerous stakeholders. This challenge can be overcome by 
ensuring that all stakeholders are included in the stakeholders register and their requirements are 
analysed and agreed within the stakeholder strategy. 

VI‐Leadership Style of the Project Manager 
 

Generally, managing people is the most difficult part of the project manager task. When it comes to an 
IT Project, the level of that difficulty increases because most of IT Projects entail a change in one area or 
more of the Business as usual processes. In our case, the project manager has to deal with the internal 
and external stakeholders (From the PMO Company and the client Company) and that obliges him to use 
two or more style in leading the project. 

IT project involves thoughts and innovation, therefore, the Project manager has to use the Authoritative 
style and the All for one and one for all style in order to enhance the collaboration between the project 
team members and take advantage of the variety of thoughts and ideas that could help him to achieve 
the project with high quality and on time. 
 
During the implementation of the project, the Project manager can use the coercive style because the 
Company employees have superficial knowledge in IT project especially that this project will involve 
some foremen and supervisors who will enter and receive some data or instructions through the new 
software. In order to mitigate the impact of the resistance to change however, the project manager has 
to use Authoritative style that helps him to implement the change in several steps and through 
incremental changes. 
 

8 
 
 
 

VII‐Conflict Management 
 
Although using Authoritative leadership style and agile methodology have many advantages in IT 
project, the disadvantages of that methodology and leadership style appear when various ideas and 
requirements have been proposed. The disagreements on any idea can create a conflict and obstruction 
that delays the project and might affect the quality and the time of completion. 
 
In order to manage such conflict, The Project manager cannot obviously satisfy all the stakeholders. 
When any conflict occurs, the Project manager has to investigate and identify the source of that conflict 
and then analyse the reasons. Even though that the Agile methodology accepts many change during the 
implementation of the project, the project manager has to be aware to not accept any scope creep and 
to always align the project with the approved baseline. 
 
An effective communication has to be used in order to lessen any conflict impact on the project and 
ensure that all the relevant stakeholders are satisfied or at least have no problem about the agreed idea 
or step. 
 
VIII‐Stakeholder Identification and Effective Communication  
 

There are different types of stakeholders that involve in our project from the PMO employee, the 
project manager to the employer, the Company employees at more than one level (management, office, 
Site, engineers, Foremen). 

In order to well managing all stakeholders, the Project manager has to prioritise them according to their 
interest and power on the completion of the project. The chart‐1 below can be used in order to 
prioritise the stakeholders and avoid any conflict. 

1‐In the area where the power of the stakeholder is high and its interest is low (A), the Project manager 
has to ensure the satisfaction of this stakeholder. The part of accounting department that will involve in 
the payment of the ERP software has to be satisfied regarding the project budget and payment 
schedule. 

2‐in the area where the power and the interest of the stakeholders are not high (B), the project manager 
has to keep monitoring their feedback. The administration department of the company is not involved 
directly in this ERP projects. This department will receive the information and the instructions from the 
HR department that is directly involved. 

3‐In the area where the Power and the interest of the stakeholders are high (C), the project manager has 
to ensure that he always listens to their requirements and ensure that they are satisfied. The Company 
employer and the Construction manager are classified in this area. 

9 
 
4‐In the area where the interest of the stakeholder is high while its power is low (D), the project 
manager has to keep them informed of all changes and progress. (Such as the PMC and some Company 
employees) 

Chart‐1
 
 
Power

    
    
 
                          
 
            
     
Satisfaction Manage 
    
 
    
 
Closely   
 
     A        
C  
                       
 
            
     
Monitoring Keep Informed
    
 
    
 
  
 
            
B D
 
                                     

Interest

IX‐Planning and Conducting Procurement 
 

In order to implement the project, the PMO has to plan to purchase many stuff during the execution of 
the project and others will be needed during the test and the implementation of it. 

The Employer asked for a change that allows for some user to use a Tablet instead of Computer while 
using the ERP software. This change leads to add tablets and other stuff to the procurement plan. 

The implementation of the new ERP software requires to upgrade the existing computers and to arrange 
good internet connection all the time. 

  

10 
 
X‐Risk Factors and Risk Mitigation Plan 
 

Risks anticipated with the implementation of our project is related to the IT Project in general from a 
side and to the change implementation on the other side. 

Risks that are considered to have high and medium impact on the project are shown in the table below: 

Id  Risk  Description Impact Probability Mitigation

R01  Resistance to  Since it is a new system      To arrange 
change from the  and it may obstruct the      trainings for the 
employees  work and delay it at the  High  High  employees and 
first stage  verify the 
advantages of 
the project 
R02  Bad internet  The new system      To arrange 
connection  requires high speed      alternative 
internet, if for some      internet source 
reasons the internet  Medium  High  when urgent 
connection was bad   
the work will be 
delayed 
R03  Lack of Storage   Because of huge data      To purchase 
that being shared at      stand‐by storage 
the same time and  High  Low  to use in case of 
needs of keep all data  shortage in space 
recorded 
R04  Security  Some data have to be      To ensure the 
very confidential and      security and use 
any hacking into the      encryption. 
data will affect     
negatively the process  High  Low 
and the company work. 
At least it may delay or 
obstruct the work. 
 

XI‐Personal and Professional Reflection 
 

Since the implementation of new ERP software is considered as Re‐engineering process improvement 
because it involves the entire Company processes, the challenges anticipated with the implementation 
of the project increases. Using business ready system (such as Oracle or other) can facilitate the 
execution of the project. The customisation of the ERP system that fits the organisation needs and 
circumstances conducts to high complexity but it helps the Project manager to satisfy and meet the 
stakeholders’ requirements more easily. 

11 
 
XII‐Conclusion 
 

Working with employees who feel proud to work with Company and have high level of belonging to it, 
has facilitated the work. The Employees who were involved in the project have shown high level of 
collaboration and the majority of them are willing to change and improve the Company situation. 

 
 

 
 

12 
 
XIII‐Reference  
Yang, J. B., Wu, C. T., & Tsai, C. H. (2007). Selection of an ERP system for a construction firm in Taiwan:
A case study. Automation in construction, 16(6), 787-796.

Gargeya, V. B., & Brady, C. (2005). Success and failure factors of adopting SAP in ERP system
implementation. Business process management journal, 11(5), 501-516.

Maditinos, D., Chatzoudes, D., & Tsairidis, C. (2012). Factors affecting ERP system implementation
effectiveness. Journal of Enterprise Information Management, 25(1), 60-78.

Finney, S., & Corbett, M. (2007). ERP implementation: a compilation and analysis of critical success
factors. Business Process Management Journal, 13(3), 329-347.

Altamony, H., Al-Salti, Z., Gharaibeh, A., & Elyas, T. (2016). The relationship between change
management strategy and successful enterprise resource planning (ERP) implementations: A theoretical
perspective. International Journal of Business Management and Economic Research, 7(4), 690-703.

Sandøy, M., Aven, T., & Ford, D. (2005). On integrating risk perspectives in project management. Risk
Management, 7(4), 7-21.

13