ISBN: 978-979-98438-8-3

RANCANG BANGUN SISTEM PENJADWALAN AKTIVITAS DISTRIBUSI DENGAN

METODE DRP (DISTRIBUTION REQUIREMENT PLANNING)

Titus Kristanto*, Rachman Arief

Institut Teknologi Adhi Tama Surabaya

*
E-mail: tintus.chris@gmail.com

ABSTRACT

Business competition is very tight market requires a beverage production and

distribution planning is good . Good production planning can ensure the smooth
availability of raw materials and production processes so that production targets can be
achieved . Production scheduling is needed to ensure timely delivery of products to
consumers and the right amount . Timely product delivery and provide the right amount of
satisfaction and increase consumer confidence , existing customers are expected to be
maintained and attract new customers . Besides good planning also minimizes unnecessary
inventory so inventory costs can be minimized . PT . Coca - Cola Bottling Indonesia is a
company that produces several variants of drinks for the local market consumers .
Beverage products distributed to two groups of consumers that consumers drink both
regular and non- regular . Differences in the pattern of booking . Consumer groups are
groups where the regular PT . Coca - Cola Bottling Indonesia supplying products drink
regularly without having to wait for orders . Most consist of outlets spread across various
locations . Consumer groups are non- regular consumer groups where PT . Coca - Cola
Bottling Indonesia if there is an order to supply new and consists of various small
companies , or individuals . This research is to analyze and determine the distribution of
the different variants of scheduling PT beverage products . Coca - Cola Bottling Indonesia
for various customers using the DRP ( Distribution Requirement Planning ) . Where
demand is also predicted by the type of products and consumer groups . The results of the
analysis of DRP ( Distribution Requirement Planning ) system is also used to analyze the
final product inventory drinks PT . Coca - Cola Bottling Indonesia . Safe beverage
inventory levels ) is also specified , the optimal order quantity is also determined .
Hopefully with this study , PT . Coca - Cola Bottling Indonesia has a distribution schedule
based on real consumer demand . So that all customer demand can be met in a more
optimal . Analysis of the final beverage product inventory system also ensures all requests
can be met .

Keywords : System inventory, DRP method, Scheduling, PT Coca Cola Bottling Indonesia

PENDAHULUAN
Persaingan bisnis yang sangat ketat di pasar minuman memerlukan suatu perencanaan
produksi dan distribusi yang baik. Perencanaan produksi yang baik dapat menjamin ketersediaan
bahan baku dan kelancaran proses produksi sehingga target produksi dapat tercapai. Penjadwalan
produksi yang baik diperlukan untuk menjamin pengiriman produk yang tepat waktu dan tepat
jumlah kepada konsumen. Pengiriman produk yang tepat waktu dan tepat jumlah memberikan
kepuasan dan meningkatkan kepercayaan konsumen, dengan itu diharapkan konsumen yang ada
akan dapat dipertahankan dan menarik konsumen yang baru. Selain itu perencanaan yang baik juga
meminimalkan inventori yang tidak perlu sehingga biaya inventori dapat diminimalkan. Sejalan
dengan meningkatnya permintaan konsumen akan produk minuman ringan bersoda, maka terbuka
peluang bagi para pengusaha khususnya industri minuman ringan bersoda untuk menyediakan
kebutuhan tersebut. Hal ini dapat terlihat dari banyaknya jenis dan merek minuman ringan bersoda
yang ditawarkan pada saat ini. Dengan banyaknya perusahaan minuman ringan bersoda dan merek-

709
Prosiding Seminar Nasional 2013
Menuju Masyarakat Madani dan Lestari

merek minuman ringan bersoda yang bermunculan sekarang ini, mengakibatkan konsumen semakin
teliti dan kritis dalam memilih minuman ringan bersoda yang sesuai dengan kebutuhannya. Hal
tersebut menjadi catatan dan masalah yang harus diperhatikan oleh setiap perusahaan dan akan
menimbulkan persaingan yang semakin ketat antara perusahaan-perusahaan minuman ringan
bersoda. PT. Coca-Cola Bottling Indonesia merupakan salah satu perusahaan terkemuka di
Indonesia yang memproduksi berbagai jenis minuman ringan baik minuman ringan bersoda maupun
minuman ringan tidak bersoda. Pada saat ini PT. Coca-Cola Bottling Indonesia telah memproduksi
tiga jenis minuman ringan bersoda dan satu jenis minuman ringan tidak bersoda yang masing-
masing jenisnya dikemas dalam berbagai jenis ukuran kemasan, yaitu:
Untuk jenis minuman ringan bersoda ada tiga macam jenis yaitu Coca-Cola, Fanta, dan
Sprite. Ketiga jenis minuman ringan bersoda tersebut dikemas dalam botol kaca, botol plastik, dan
kaleng. Untuk jenis minuman ringan tidak bersoda PT. Coca-Cola Bottling Indonesia memproduksi
minuman teh denan aroma melati yang diberi nama Fresh Tea dan Fresh Tea Green. Minuman teh
ini hanya dikemas dalam botol kaca. Dari gambaran diatas terlihat bahwa saluran distribusi produk
minuman di perusahaan ini cukup kompleks, oleh karena itu diperlukan perencanaan distribusi yang
baik. Salah satu metode perencanaan distribusi yang baik yang bisa digunakan untuk kasus PT.
Coca-Cola Bottling Indonesia ini adalah metode DRP (Distribution Requirement Planning). DRP
(Distribution Requirements Planning) adalah suatu metode untuk mengatur Penjadwalan distribusi
produk melalui berbagai saluran distribusinya. Metode ini bertujuan untuk merencanakan berapa
jumlah produk dan kapan pengiriman akan dilakukan untuk tiap-tiap saluran distribusi. Selain itu,
kebutuhan yang diperlukan dalam sekali pengiriman juga dipertimbangkan sehingga tidak
melampui kemampuan kapasitas yang ada diperusahaan. Perencanaan berdasarkan kebutuhan di
masa yang akan datang dan mampu mempertahankan stock aman total yang lebih rendah dalam
sistem distribusi secara keseluruhan. Diharapkan dengan adanya perencanaan produksi dan
Penjadwalan distribusi menurut metode DRP, PT. Coca-Cola Bottling Indonesia dapat memenuhi
permintaan pelanggan secara optimal secara tepat waktu dan tepat jumlah.

METODE PENELITIAN
Metode penelitian secara operasional diartikan sebagai suatu cara yang dilakukan untuk
mendapatkan data atau informasi maupun untuk membahas suatu persoalan yang dihadapi. Dalam
pemecahan masalah yang dihadapi oleh perusahaan berikut ini langkah-langkah yang harus
dilakukan:
1. Studi Literatur
Studi literatur dilakukan dengan mengumpulkan dan mempelajari segala informasi yang
berhubungan dengan Sistem Penjadwalan Aktivitas Distribusi.
2. Pengumpulan Data
Data yang diperlukan dalam penelitian ini adalah data tentang penjualan konsumen
minuman reguler pada permintaan tiap bulan.
3. Perancangan Sistem
Perancangan sistem ini berupa use case diagram, activity diagram, dan sequence diagram.
4. Implementasi Sistem
Membuat sistem yang sesuai dengan rancangan sistem.
5. Evaluasi
Menguji sistem yang telah dibuat dan melakukan perbaikan apabila ada kesalahan.
6. Penyusunan Laporan
Membuat laporan tentang penelitian yang dibuat.

710
 ISBN: 978-979-98438-8-3

HASIL DAN PEMBAHASAN

Metode Peramalan
Metode peramalan adalah cara memperkirakan secara kuantitatif apa yang terjadi pada masa
lalu. Oleh karena itu, metode peramalan didasarkan atas data yang relevan pada masa lalu, maka
metode peramalan ini dipergunakan dalam peramalan yang obyektif.
Metode-metode peramalan dengan menggunakan analisa pola hubungan antara variabel yang
akan diperkirakan dengan variabel waktu atau analisa deret waktu, terdiri dari:
1. Metode smoothing, yang mencakup metode data lewat (past data), metode ratarata
kumulatif, metode rata-rata bergerak (moving average) dan metode “exponential
smoothing”
2. Metode Box Jenkis menggunakan dasar deret waktu dengan model matematis agar
kesalahan yang terjadi dapat sekecil mungkin.
3. Metode Proyeksi Trend dengan regresi, merupakan dasar garis trend untuk suatu
persamaan matematis, sehingga dengan dasar persamaan tersebut dapat diproyeksikan hal
yang diteliti untuk masa depan.
Tabel 1. Formulasi titik reorder
Titik Reorder Tingkat Service Level
DL + 3,09 α D√L 99,90%
DL + 2,58 α D√L 99,50%
DL + 2,33 α D√L 99%
DL + 1,96 α D√L 97,50%
DL + 1,64 α D√L 95%
DL + 1,28 α D√L 90%
DL + 1,04 α D√L 85%
DL + 0,85 α D√L 80%
DL + 0,67 α D√L 75%

Prosedur Distribution Requirement Planning Menentukan Lead Time (Waktu Proses)

Lead Time antara Supplier dan Distributor
Lead Time dari masing-masing Supplier ke Distributor adalah sama untuk setiap supplier.
Sesuai dengan kebijaksanaan yang telah disepakati oleh Supplier dan Distributor, lead time antara
supplier dan distributor adalah 7 hari.

Lead Time antara Distributor dan Retailer

Untuk lead time dari distributor ke retailer ditentukan berdasarkan jarak retailer yang
bersangkutan dengan distributor sesuai kesepakatan bersama.
Tabel 2. Lead Time
Retailer Lead Time (hari)
Retailer 1 2
Retailer 2 1

Menentukan Safety Stock (Saham keselamatan)

Perhitungan Safety Stock (Saham keselamatan)
Pada penelitian ini diasumsikan tingkat pelayanan yang diinginkan bagi distributor dan
retailer adalah sama yaitu sebesar 95%, sehingga pada tingkat pelayanan 95% tesebut memiliki nilai
z = 1,65. Berikut adalah perhitungan Safety Stock untuk produk.

711
Prosiding Seminar Nasional 2013
Menuju Masyarakat Madani dan Lestari

Tabel 3. Demand Bulanan

Bulan Demand Bulanan
Juli’08 788 Unit
Agustus’08 648 Unit
September’08 569 Unit
Oktober’08 455 Unit
Jumlah 2460 Unit

Penghitungan dari Distributor ke Retail 1 yaitu:

MA = At + At-1 + … + At-(N-1)
N
Keterangan:
MA = Moving Average
A = Permintaan Aktual pada periode-t
N = Jumlah data permintaan yang dilibatkan dalam perhitungan
MA (kebutuhan kotor) = 788 + 648 + 569 + 455 = 2460 = 615 Unit
4 4

= √ (788 – 615)2 + (648 – 615)2 + (569 – 615)2 + (455 – 615) 2

4
= √ 29929 + 1089 + 2116 + 25600
4
= √ 58734 = 121,1754926 = 121 Unit
4
Lead time dari Distributor ke Retail 1 = 2 day
Rumus: SS (Safety Stock) = Z x s x √ L

Keterangan:
SS = Safety Stock
Z= Tingkat Service Level 95% = 1,65
s = Standar Deviasi
L= Lead Time (waktu proses)
s (Standar Deviasi) = 121 Unit
SS (Safety Stock) = Z x s x √ L
= 1,65 x 121 x √ 2
= 282, 3477377
SS (Safety Stock) = 282 Unit
Rumus: EOQ (Q*) = √ 2 x D x k
h
Keterangan:
Notasi yang dipakai dalam model ini adalah :
O : Biaya pemesanan setiap kali pesan
h : Biaya penyimpanan per unit per periode
c : purchasing cost atau biaya pembelian produk per unit
D : Jumlah kebutuhan barang per periode
T : waktu antar pemesanan (waktu siklus)
M : Frekuensi pemesanan

712
 ISBN: 978-979-98438-8-3

EOQ (Q*) = √ 2 x D x k
h
= √ 2 x Rp. 50.000,- x 2460 = √ 246.000.000
Rp. 1500,- 1500
= 404,9691346 = 404 Unit

‫ ؞‬Jadi Persediaan yang akan di distribusikan pada bulan selanjutnya (November) adalah 404 Unit

Perancangan Sistem
Sebelum membuat program aplikasi, terlebih dahulu dilakukan proses perancangan sistem.
Hal ini dilakukan supaya aplikasi yang dibuat dapat berfungsi sesuai dengan yang diharapkan
sehingga mampu menghasilkan penjadwalan aktivitas distribusi yang diinginkan.
Dalam perancangan sistem ini ada beberapa tahapan-tahapan yang harus dilakukan. Adapun
tahapan-tahapan dalam perancangan sistem yang dilakukan adalah pembuatan flowchart tahap-
tahap penerapan metode Distribution Requirement Planning, Prosedur Distribution Requirement
Planning, Use Case, Activity Diagram, Sequence diagram.

Tahap-tahap Penerapan Metode Distribution Requirement Planning

M u la i

M e n e ta p k a n K e b u tu h a n K o to r s u a tu
D is tr ib u s i p a d a s u a tu p e r io d e t

M e n g h it u n g P e r s e d ia a n A w a l s u a tu
d is tr ib u s i p a d a s u a tu p e r io d e w a k tu t

M e n e n tu k a n K e b u tu h a n B e r s ih s u a tu
D is t r ib u s i p a d a s u a tu p e r io d e w a k tu t

P e s a n a n u k u r a n K e b u tu h a n B e r s ih k e T id a k
d a la m R e n c a n a P e n e r im a a n

W a k tu T e la h
Lengkap

Ya

M e n e ta p k a n R e n c a n a P e m e s a n a n

L a k u k a n R e n c a n a P e m e s a n a n u n tu k T id a k
D is t r ib u s i T e la h
s e m u a it e m p a d a D is tr ib u s i la in n y a Lengkap

Ya

S e le s a i

Gambar 1 Penerapan Metode Distribution Requirement Planning

713
Prosiding Seminar Nasional 2013
Menuju Masyarakat Madani dan Lestari

Flowchart Sistem Proses Menentukan Kebutuhan Kotor

Tahap ini adalah proses untuk menentukan perhitungan kotor yang telah diperoleh dari data
permintaan tiap bulan agar sistem dapat menentukan hasil yang diinginkan.
Mulai
Kebutuhan Kotor

Masukkan Data Permintaan Penjualan

Proses Perhitungan Kebutuhan Kotor

Hasil

Selesai

Gambar 2 Flowchart Kebutuhan Kotor

Flowchart Sistem Proses Menentukan Persediaan Awal

Tahap ini adalah proses untuk menentukan Persediaan Awal yang telah diperoleh dari hasil
Kebutuhan Kotor dengan melakukan proses perhitungan Standar Deviasi agar sistem dapat
menentukan hasil yang diinginkan.
Mulai

Hasil Perhitungan Kebutuhan Kotor

Proses Perhitungan Standar Deviasi

Hasil

Selesai

Gambar 3 Flowchart Persediaan Awal

714
 ISBN: 978-979-98438-8-3

Flowchart Sistem Proses Kebutuhan Bersih

Tahap ini adalah proses untuk menentukan Kebutuhan Bersih yang telah diperoleh dari hasil
Persediaan Awal agar sistem dapat menentukan hasil yang diinginkan.
Mulai

Hasil Perhitungan Kebutuhan Kotor – Safety Stock – Persediaan Ditangan

Proses di Jadwalkan pada periode t

Hasil

Selesai

Gambar 4 Flowchart Kebutuhan Bersih

Flowchart Sistem Proses Pemesanan Ukuran Kebutuhan Bersih ke dalam Rencana

Penerimaan
Tahap ini adalah proses untuk menentukan Pemesanan Ukuran Bersih ke dalam Rencana
Penerimaan yang telah diperoleh dari hasil Kebutuhan Bersih agar sistem dapat menentukan hasil
yang diinginkan.

Mulai

Kebutuhan Bersih pada Penjadwalan periode t + Safety Stock

Proses diJadwalkan pada periode t

Hasil

Selesai

Gambar 5 Flowchart Pemesanan

715
Prosiding Seminar Nasional 2013
Menuju Masyarakat Madani dan Lestari

Flowchart Menetapkan Rencana Pemesanan

Tahap ini adalah proses untuk menentukan Rencana Pemesanan yang telah diperoleh dari
hasil Pemesanan dalam Rencana Penerimaan agar sistem dapat menentukan hasil yang diinginkan.
Mulai

Kebutuhan Bersih dalam rencana Penerimaan

Proses Pelepasan Rencana Pemesanan pada periode t

Hasil

Selesai

Gambar 6 Flowchart Rencana Pemesanan

Prosedur Distribution Requirement Planning Menentukan Lead Time (waktu proses)

Lead Time antara Supplier dan Distributor
Lead Time dari masing-masing Supplier ke Distributor adalah sama untuk setiap supplier.
Sesuai dengan kebijaksanaan yang telah disepakati oleh Supplier dan Distributor, lead time antara
supplier dan distributor adalah 7 hari.

Lead Time antara Distributor dan Retailer

Untuk lead time dari distributor ke retailer ditentukan berdasarkan jarak retailer yang
bersangkutan dengan distributor sesuai kesepakatan bersama.
Tabel 3. Lead Time
Retailer Lead Time (hari)
Retailer Surabaya 1
Retailer Kediri 2
Retailer Banyuwangi 2

Menentukan Safety Stock (Pengamanan Stok)

Perhitungan Safety Stock (Pengamanan Stok)
Pada penelitian ini diasumsikan tingkat pelayanan yang diinginkan bagi distributor dan
retailer adalah sama yaitu sebesar 95%, sehingga pada tingkat pelayanan 95% tesebut memiliki nilai
yaitu z = 1,64. Berikut adalah perhitungan Safety Stock untuk produk.

716
 ISBN: 978-979-98438-8-3

Tabel 4. Demand Bulanan

Bulan Demand Bulanan
Januari’08 78850 Unit
Februari’08 64800 Unit
Maret’08 56985 Unit
April’08 45500 Unit
Mei’08 24600 Unit
Juni’08 52760 Unit
Juli’08 12730 Unit
Agustus’08 36050 Unit
September’08 24300 Unit
Oktober’08 57400 Unit
November’08 45865 Unit
Desember’08 60080 Unit
Total 559920 Unit

Penghitungan dari Distributor ke Retail Surabaya yaitu:

Menentukan Simple Averagei (SA)

Simple Average = At + At-1 + … + At-(N-1)
N
Keterangan:
SA = Simple Average
A = Permintaan Aktual pada periode-t
N = Jumlah data permintaan yang dilibatkan dalam perhitungan

SA (kebutuhan kotor) =

78850+64800+56985+45500+24600+52760+12730+36050+24300+57400+45865+60080
12
= 559920
12

= 46660 Unit

Menentukan Standar Deviasi (S)

∑ (d − d )
n
STDEV = 2

i =1
n

= (78850− 46660) + (64800− 46660) + (56985− 46660) + (45500− 46660) + (24600− 46660) + (52760− 46660)
2 2 2 2 2 2

12

= (12730− 46660) + (36050− 46660) + (24300− 46660) + (57400− 46660) + (45865− 46660) + (60080− 46660)
2 2 2 2 2 2

12
1036196100 + 329059600 + 106605625 + 1345600 + 486643600 + 37210000 +
= 12

717
Prosiding Seminar Nasional 2013
Menuju Masyarakat Madani dan Lestari

1151244900+ 112572100+ 499969600+ 115347600+ 632025+ 180096400

= 12

4056923150
= 12

= 18386, 8684
= 18387 Unit

Menentukan Safety Stock (SS)

Lead time dari Distributor ke Retail 1 = 1 day
Rumus: SS (Safety Stock) = Z x s x L
Keterangan:
SS = Safety Stock
Z = Tingkat Service Level 95% = 1,64
s = Standar Deviasi
L = Lead Time (waktu proses)
s (Standar Deviasi) = 18387 Unit
SS (Safety Stock) = Z x s x L
= 1,64 x 18387 x 1
= 30154,68
SS (Safety Stock) = 30154 Unit
Time Horizon (Lama Waktu) : 4 minggu
Lead time (Waktu proses) : 1 minggu
Balance on hand at start (Persediaan ditangan) : 10000 Unit

Tabel 5. Distribution Requirement Planning

WAREHOUSE PERIODE (Minggu Ke-)
SS = 30154 1 2 3 4
Kebutuhan kotor 46660
Persediaan ditangan 10000 10000
Kebutuhan bersih 6506
Jadwal penerimaan 36660
Pelepasan rencana pemesanan 36660

Jadi Persediaan yang akan di distribusikan pada periode selanjutnya adalah 36660 Unit

Keterangan :
Kebutuhan Kotor
Persediaan Ditangan
Kebutuhan Bersih
Jadwal Penerimaan
Pelepasan rencana pemesanan
: Penjumlahan dari permintaan tiap bulan dalam setahun
: Jumlah persediaan di iventori gudang
: Kebutuhan kotor – Safety Stock – Persediaan di tangan
: Kebutuhan Bersih + Safety Stock
: Jumlah barang yang siap diantar

KESIMPULAN
Kesimpulan yang dapat diambil dari penelitian adalah Rancang Bangun Sistem Penjadwalan
Aktivitas Distribusi Dengan Metode Distribution Requirement Planning pada Perusahaan PT. Coca
Cola Bottling Indonesia ini adalah sebagai berikut :

718
 ISBN: 978-979-98438-8-3

1. Metode Distribution Requirement Planning berhasil diimplementasikan dalam sistem

penjadwalan.
2. Metode Distribution Requirement Planning berhasil diimplementasikan dalam sistem dan
mendapatkan output Safety Stock dengan peramalan jumlah pengiriman berdasarkan
penjadwalan.

UCAPAN TERIMA KASIH

Dalam kesempatan ini, penulis menyampaikan penghargaan dan ucapan terima kasih yang
tulus kepada :
1. Allah SWT yang telah mengabulkan doa-doaku.
2. Kedua orang tuaku Ibu dan Bapak tersayang
3. Istri tercinta Rosdiana Marpaung, S.E
4. Kedua adikku tersayang
5. Semua rekan-rekan dosen Teknik Informatika Institut Teknologi Adhi Tama Surabaya
(ITATS)
6. Semua pegawai PT. Coca Cola Bottling Indonesia
7. Semua rekan-rekan S2 Sistem Informasi ITS
Ucapan terima kasih juga disampaikan kepada semua pihak yang telah membantu penulis
dalam penyelesaian penelitian ini. Akhirnya, semoga penelitian ini bermanfaat bagi semua pihak.
Aamiin.

DAFTAR PUSTAKA
Choon, Kean Tan, 2001, A Framework Of Supply Chain Management Literature. Pergamon :
European Journal Of Purchasing & Supply Management.
Croom, Simon, Pietro Romano, Mihalis Giannakis, 2000, Supply Chain Management : An
Analytical Framework For Critical Literature Review. Pergamon: European Journal Of
Purchasing & Supply Management.
Gaspersz, Vincent, 2004, Distribution Resource Planning (DRP).
Handoko, T Hani, 1984, Dasar-dasar Manajemen Produksi Dan Operasi, Yogyakarta
Hidayanto, Taufik. Analisis Perbandingan Pengendalian Persediaan Bahan Baku dengan
Pendekatan Model EOQ dan JIT/EOQ. Yogyakarta
Imam, Kamarul, Jurnal MANAJEMEN PERSEDIAAN EOQ dan MRP, Fakultas Ekonomi
Universitas Jember
Jhn Ho, Chrwan, 2007, DRP A Generalised Sytem For Delivery Scheduling in a Multisourcing
Logistic System.

719
Prosiding Seminar Nasional 2013
Menuju Masyarakat Madani dan Lestari

720