Situación – Variedades Universal

Leidy Paola Pérez Santos

Mayo2019.

Politécnico Grancolobiano.
Administración de Empresas.
Proceso Administrativo.
 Introducción
Se busca mejorar la fuerza de ventas y diseñe la estructura organizacional dentro del marco
desarrollado en la unidad, aumento gradual de los beneficios que se generaron al interior de la
organización referente al manejo de sus procesos productivos,
Para tal fin, se requiere hacer uso de técnicas y herramientas de solución de problemas de
calidad, visualizar las principales causas que influyen en la calidad del proceso productivo de la
sección de pintura y solucionar los problemas.
Los logros esperados son:
a) Aumento de la calidad, rendimiento, la productividad y la ventaja competitiva.
b) Desarrollo de la cultura organizacional como ventaja competitiva.
Identificación de los principales problemas y las principales ventajas y desventajas, fortalezas,
representaba en el proceso productivo esta sección y corregir estos problemas además de lograr
resultados
como:
a. Estandarización de los procesos.
b. Verificación del proceso.
c. Mejora continua

Tabla de Contenidos
Marco Teórico .................................................................................................................................. 4
Elementos, principios, diseños de cargos, departamentalización. Diseño ....................................... 6
Estructura Organizacional ................................................................................................................ 6
Mejor forma de “organizar” la fuerza de ventas. ............................................................................. 8
Análisis Estratégico DOFA .......................................................................................................... 8
Estructura Organizacional Propuesta ............................................................................................... 9
Tabla de Imágenes
Ilustración 1Diseño ........................................................................................................................................ 6
Ilustración 2Estructura Organizacional ......................................................................................................... 6
Ilustración 3Estructura Organizacional Propuesta ...................................................................................... 10
 Marco Teórico

Una comercializadora, pequeño negocio de distribución para detallistas, enfocado a surtir

artículos entre ciudades, se convirtió en un minúsculo centro de acopio de muchas mercancías
que actúa en un mercado organizado por grandes superficies.
En sus orígenes, el negocio estuvo destinado en ciertas regiones y, dentro de ellas, algunas
ciudades. Poco a poco se fue abriendo al resto del país. Fue creciendo y fortaleciéndose en el
mercado.
Posteriormente, fundó una fábrica de pinturas, negocio fuerte en el que entró a competir con
algunas compañías nacionales, pero, sobre todo, con marcas importadas. Para el gerente de la
comercializadora rápidamente fue muy claro que podía aprovechar la infraestructura logístico-
administrativa de su negocio para comercializar las recién nacidas pinturas, por lo que se
convirtió en el mayorista de estos productos. Ambos (los misceláneos y pinturas) tenían,
adicionalmente, un buen comportamiento en la intemperie. Estos dos productos, que en sí eran
líneas de producto por los múltiples tamaños y colores en que venían, tenían unos altísimos
niveles de ventas.
En muy corto tiempo la venta de pinturas llegó a ser el 60% de las ventas totales de
Variedades Universal. La infraestructura de la comercializadora se tuvo que ir ampliando a
medida que las necesidades lo exigían.
La comercializadora de misceláneos y fabricante de pinturas es un negocio ya viejo. Tiene
casi 90 años de existencia. Es lenta al cambio. Hoy, sin embargo, se ve la necesidad de
aprovechar las ventajas competitivas que tiene. Los directivos actuales quieren enfrentarse al
mercado en forma novedosa. Los han contratado a ustedes, prácticamente profesionales, para que
organicen el departamento de ventas de esta tradicional comercializadora.
 Elementos, principios, diseños de cargos, departamentalización. Diseño

Variedades Universal

Comercializadora, de
distribución enfocado a
A todo el pais
surtir artículos entre
ciudades

Fundacion Fabrica de
Pinturas

Aaprovechar la
infraestructura logístico- Buen comportamiento en
Mayorista de productos.los
administrativa de su la intemperie.
misceláneos y pinturas
negocio para comercializar
las recién nacidas pinturas

Ilustración 1Diseño

Estructura Organizacional

PRESIDENTE

Ingenieria Mercadeo Finanzas

Region Region
Region Oeste Sudoeste Region este
Central

Personal

Ingenieria Produccion Contabilidad Ventas

Producción

Ilustración 2Estructura Organizacional

Planear:
a) conceptualizar el problema /ubicar el proyecto
b) conceptualizar y describir el proceso
Hacer:
a) Determinar los sistemas de medición
b) conocer las variables significativas
c) determinar la capacidad del proceso
d) maximizar la rentabilidad y robustecer el proceso
Verificar:
a) Gestionar la mejora

Actuar:
a) Gestionar y dar seguimiento al proceso
b) gestionar la mejora continua Entenderemos el funcionamiento y la forma como la
organización interactúa con sus clientes, proveedores, el mercado, e incluso su gestión y
procesos netamente administrativos, en consecuencia, para seguir este lineamiento se
seguirá con el proceso basado en el autor Michael Portter, pues es especialista en gestión y
administración de empresas orientado a mejorar la competitividad de las organizaciones.
Se tomará el modelo teórico de la cadena de valor, el cual contempla todas las actividades que
tiene una empresa y a su vez generan valor a una organización, en un intento de graficar y describir
las actividades que realiza una organización y que son susceptibles de generar y sostener el valor
para el cliente y para la propia empresa. Consiste en describir el desarrollo de las actividades que
la empresa realiza para generar valor que satisfaga al cliente. Como describe Campos Freire, es “el
modelo de representación integrado de las distintas actividades primarias y secundarias o soporte
que conforman los procesos de gestión, producción, distribución e interacción”.
Se tendrá en cuenta los Mapas estratégicos que son diagramas que describen como una
organización puede crear valor, conectando objetivos estratégicos en relaciones explicitas de causa
y efecto con cada uno de los otros. Vía las cuatro perspectivas del Ballanced Scoredcard:
financiero, cliente, procesos, aprendizaje y crecimiento.
Todos los negocios tienen que enfrentarse a diferentes fenómenos que pueden afectar su
funcionamiento, y de los cuales la empresa tiene un control totalmente limitado, pues son
situaciones inmanejables para los integrantes de la compañía; es vital analizarlos pues por medio
de esto se puede demostrar cuál es la oportunidad real, y los problemas que va a solucionar a sus
clientes objetivo. La organización se encuentra en un estado estable lo cual significa que existe un
cambio en el entorno casi nulo, son cambios muy lentos, los cuales son muy fáciles de predecir;
todas las relaciones son muy estables y consolidadas, lo que permite que no sea un entorno muy
complicado para desempeñarse; este tipo de entornos se ven por ejemplo en el procesamiento de
alimentos y el transporte por tierra. Este mercado permitirá desarrollar un plan estratégico bien
definido y consistente desde el principio.
La descripción de cargos es un ítem muy importante que debe desarrollar la empresa en el área
de recursos humanos, pues describe claramente que cual es el trabajo y las funciones que tiene cada
miembro; esta herramienta permite tener un manejo del personal más eficiente, lo cual se encuentra
totalmente ligado al desarrollo de la empresa.

Mejor forma de “organizar” la fuerza de ventas.

Análisis Estratégico DOFA

Basada en modelos relacionados con el tipo de negocio del trabajo propuesto

Análisis Estratégico DOFA

Oportunidades Amenazas
Participar de un mercado amplio y diverso en
Competencia con Marcas con algunas
el que no están presentes algunas de las compañías nacionales, pero, sobre todo, con
marcas. marcas importadas
Conseguir almacenes que comercialicen las Falta fidelización a las marcas en los
marcas en la ciudad y el área de influencia.
almacenes y talleres sacrificando la calidad
por el costo.
El manejo de una imagen nueva que permita Mal manejo por parte de los clientes
potencializar las otras líneas (pintores) en la utilización de los productos y
procesos recomendados por el fabricante.
El aumento del mercado de pinturas. . Falta diferenciación en la calidad de las
pinturas a utilizar por parte del pintor.
Fortalezas Debilidades
Aprovechar la infraestructura logístico- Es lenta al cambio.
administrativa de su negocio para
comercializar las recién nacidas pinturas
Mayorista en productos misceláneos y Poco novedosa
pinturas
Respaldo y la calidad de los productos
Productos con buen comportamiento en la
intemperie
Buen catálogo de productos, múltiples
tamaños y colores.
Altos niveles de ventas
 Teniendo en cuenta lo anterior y el echo de que la empresa lleva bastante tiempo en el mercado
se puede comenzar por darla a conocer mas con su nuevo estilo actualizado para lo cual se deben
tomar Acciones de Promoción:
La finalidad de realizar actividades promocionales en la empresa es lograr captar más clientes
y fidelizar a los anteriores. Que el mercado tome conciencia del producto que está ofreciendo la
empresa.
• Elaboración de brochures, con toda la información relevante de los productos de la empresa; lo
que permiten al cliente tener accesibilidad a la información fácilmente.
• Las relaciones públicas permiten a la empresa adquirir nuevos clientes; concretando citas con
clientes potenciales, para poder aumentar los consumidores
• Realizar ventas directas para motivar a los clientes a comprar, realizando visitas con productos;
esto ayuda a tener una buena relación con los clientes.
• Involucrar la página web en cualquier relación con los clientes, pues a partir de ella también se
tomarán pedidos y se dará toda la información requerida acerca de los productos
• Realizar promociones y descuentos enfocados a los intereses de cada cliente. Haciendo un
seguimiento de que productos son los que utiliza con mayor frecuencia cada uno de los
consumidores

Estructura Organizacional Propuesta

Representación gráfica diseño Organizacional: Se propone el siguiente diseño organizacional

enfocado en la comercializadora de misceláneos y fabricante de pinturas teniendo en cuenta la
competitividad y ventaja competitiva que en el momento que posee la compañía y se evidencia con
claridad la descripción de cargos en la misma para un correcto funcionamiento.

Misión: Planear, coordinar, controlar y
liderar las actividades del equipo de
trabajo tendientes a lograr el
cumplimiento de las metas establecidas.
Administrador (a) comercial
Misión del cargo:Rresponsable de
ejecutar, coordinar y controlar la
comercialización de productos y personal
de la empresa dando cumplimiento a las
políticas establecidas por la gerencia y así
mismo encargada del manejo de
proveedores y clientes .
Objeto: Ddministrar el área operativa del
negocio observando las políticas y
presupuestos establecidos por la
organización.
Responsabilidad: Maejar diariamente el
dinero y documentos relacionados con la
actividad propia del cargo, también velar
por el cumplimiento de las funciones de
los diferentes cargos según la
responsabilidad delegada y asignada por
la gerencia de la empresa.
Ilustración 3Estructura Organizacional Propuesta
Gerente:
Objeto del cargo: ejercer la labor propia
de dirección de la empresa trazando la
planeación a corto, mediano y largo
plazo.
Colorista
Misión del cargo: Atender las órdenes de
pedido elaborando el color según
parámetros y técnicas establecidas para
lograr las tonalidades deseadas.
Objeto del cargo: Soportar la
comercialización del producto mediante
la elaboración de mezclas en las
cantidades deseadas por el usuario.
Responsabilidad: atender
oportunamente las órdenes de pedido de
las mezclas demandadas por los clientes
observando los parámetros de calidad
establecidos por los proveedores de la
marca.
Responsabilidad: Liderar los procesos de
operación y desarrollo de la empresa
manteniendo el posicionamiento en el
mercado.
Vendedor Almacenista.
Misión del cargo: Dar a conocer e
impulsar a la marca de pintura .En la Misión del cargo: encargada del bodegaje
óptima utilización de los productos de la mercancía, y distribución de
mediante la capacitación y solución
este en el almacén. Así mismo del
oportuna de problemas, relacionados con
alistamiento de mercancía y la recepción
el manejo y aplicación de los productos,
de este.
propendiendo el incremento del
consumo y la fidelidad de la marca.
Objeto del cargo: Establecer contactos
. Objeto del cargo: distribuir
con posibles clientes, crear aliados
oportunamente almacén y colorimetría, y
comerciales, mantener actualizadas las
así mismo del alistamiento de la
bases de datos de los clientes, abrir
mercancía para ser despachada
nuevos nichos de mercado e impulsar los
posteriormente.
productos de la empresa.
Responsabilidad: atender oportuna y
Responsabilidad: dar asistencia continua
correctamente las órdenes de la
a los talleres haciendo seguimiento a los
administración y los pedidos de los
procedimientos técnicos de aplicación.
clientes.
 Conclusión

El desarrollo de la actividad permitió identificar la eficacia del plan de mejora de la metodología

propuesta y enfocada con los objetivos propuestos que permite que la empresa esté preparada para
afrontar posibles cambios y/o amenazas que perjudiquen la calidad de sus productos.
La realización de programas de capacitación para el personal y la generación de nuevas
oportunidades de desarrollo permitirán la promoción de la mejora continua en la organización. El
mejor planeamiento de las operaciones y el menor tiempo y Cumplimiento de los pedidos
permitirán que la empresa incremente su ritmo de producción y la aumente. La implementación
de estrategias trae consigo la generación de diversos beneficios económicos.7
Durante la historia la importancia que se le da a las estrategias de ventas ha sido muy importante,
porque en su mayoría dependerá de cómo se apliquen estas mismas estrategias, el ambiente en el
que se desarrolla y los conocimientos que tienen.
Las ventas son importantes ya que son la actividad que se realizan en todos los sectores que se
están optando por el tipo de venta indirecta ya que todo se está basando en la tecnología, teniendo
en sus manos los consumidores el poder de elegir la mejor oferta que puede beneficiar las dos
partes tanto del vendedor como del consumidor.
 Lista de referencias

Optimización del proceso productivo de la sección de pintura de la empresa industrias cruz

hermanos s.a. mediante la metodología de seis sigma
https://repository.unilibre.edu.co/bitstream/handle/10901/7847/BernalLozanoCesarDavid2015.pd
f?sequence=1
Morfin La importancia de las ventas en las empresas. Gestiopolis. Belllanire Aquino 13 de marzo
del 2014 https://www.gestiopolis.com/la-importancia-de-las-ventas-en-las-empresas/
Estudios Gerenciales estud.gerenc. vol.18 no.82 Cali Jan./Mar. 2002.
http://www.scielo.org.co/scielo.php?script=sci_arttext&pid=S0123-59232002000100001
Mapa Estrategico. 12Manage
https://www.12manage.com/methods_strategy_maps_strategic_communication_es.html

¿Qué es el modelo de la Cadena de Valor? Belén Ávila Rodríguez de Mier. 20 de Marzo del 2015
https://agenciascomunicacion.com/prnoticias/que-es-el-modelo-de-la-cadena-de-valor/