Definición y Principales Usos:

Una base de datos es una herramienta para recopilar y organizar información. En las bases de
datos, se puede almacenar información sobre personas, productos, pedidos, o cualquier otra cosa.
Muchas bases de datos empiezan siendo una lista en un programa de procesamiento de texto o en
una hoja de cálculo. A medida que crece la lista, empiezan a aparecer repeticiones e
inconsistencias en los datos. Cada vez resulta más complicado comprender los datos presentados
en la lista y existen pocos métodos para buscar o recuperar subconjuntos de datos para revisarlos.
Cuando empiezan a observarse estos problemas, es aconsejable transferir la información a una
base de datos creada mediante un sistema de administración de bases de datos (DBMS), como
Office Access 2007.

Tomado de: goo.gl/aY3nf

Microsoft Access® es una herramienta de Microsoft para la definición y manipulación de bases de

datos, que a pesar de ser muy básica ofrece un buen servicio al momento de manipular
información en bases de datos.

Los elementos principales de Microsoft Access son:

Tablas
Las tablas con el componente básico o elemental de las bases de datos. O lo que es lo mismo, una
base de datos está principalmente compuesta por varias tablas relacionadas. Las tablas contienen
datos sobre algo o alguien, proveedores, clientes, libros en una biblioteca, compras, ventas, etc.

Consultas
Las consultas son preguntas que un usuario hace a la base de datos. Con ellas puede obtener
información de varias tablas y con la estructura que más le interese. Además, las consultas pueden
archivarse de forma que la próxima vez que se quiera hacer la misma pregunta no tendrá que
volver a plantearla, será suficiente con llamar a la consulta previamente creada. La importancia de
las consultas es enorme, de hecho es la potencia de esta herramienta la que permite que los
gestores de base de datos sean casi imprescindibles en nuestro trabajo diario.

Formularios
Los formularios son un mecanismo que facilita enormemente el manejo general de las tablas,
principalmente a la hora de mostrar, introducir y modificar datos. Un uso adecuado de éstos
redunda en el nivel de manejabilidad de una aplicación o de un sistema de información
desarrollado con Access.

Informes
Los informes permiten presentar la información con una apariencia altamente profesional a la hora
de imprimir nuestros datos.

Tablas

Una tabla es un conjunto de datos acerca de un tema particular, los datos de la tabla se
representan en columnas (campos) y filas (registros) toda la información de la tabla describe el
tema de esta. Por ejemplo una tabla puede almacenar datos sobre los productos que vende una
empresa, otra puede contener información de los clientes y una tercera podría incluir datos de los
suministradores.

En una tabla un campo es una categoría o tipo de información, pueden ser nombres de empresas,
precios de productos, direcciones de clientes, etc. Un registro es un conjunto de información
acerca de una persona, cosa o evento. Puede ser toda la información de un producto, una
transacción o un proveedor.

Cada registro de una tabla contiene el mismo registro de campos y cada campo contiene el mismo
tipo de información para cada registro. Los valores de los campos pueden usarse para filtrar la
información que se desee ver.
Cada campo debe tener un tipo de dato, los tipos de datos disponibles en Access 2010 son:

 Tipos Básicos
 Tipo Número
 Tipo Fecha/Hora
 Tipo Si/No
Tipos básicos

Tipo Número
Tipo Fecha/Hora

Tipo Si/No

Consultas:

Una consulta es una pregunta que usted plantea acerca de la información contenida en su base de
datos, ejemplo: ¿Qué productos vienen de proveedores Chilenos?.

Los datos que responden a la pregunta pueden provenir de una sola tabla o de varias o incluso de
otra consulta. La consulta reúne la información solicitada, el conjunto de registros que responde a
la consulta se denomina “Hoja de Respuestas Dinámicas”.

Una hoja de respuestas dinámicas es un tipo actualizable de Conjunto de Registros, que es

cualquier conjunto de registros definido por una tabla o consulta.

Al crear una consulta que describe el conjunto de registros que se desea obtener, se obtendrá
automáticamente los datos actualizados de las tablas. Si modifica los datos mostrados en una hoja
de respuesta dinámica, Access los actualiza en las tablas subyacentes en un entorno multiusuario,
para ver inmediatamente en una hoja de respuesta dinámica los cambios que otras personas
hacen en los registros.
Formularios:

Un formulario es a menudo el mejor diseño para introducir, cambiar y ver los registros de su base
de datos. Al diseñar un formulario se especifica la manera en que se presentan los datos. Al abrir
un formulario Access recupera los datos deseados de las tablas y los presenta de acuerdo con su
diseño, ya sea en la plantilla o en formato impreso. En un formulario es posible incluir listas de
valores entre los que puede elegir, usar colores para resaltar los datos importantes y presentar
mensajes para validar si ha captado un valor incorrecto, además puede hacer que Access incluya
datos automáticamente y presente los resultados de cálculos .

Se utiliza para introducir, modificar y ver los datos utilizando el Formulario propiamente dicho.

El uso de Formulario también es un modo eficiente de introducir los datos y para ello cuenta con
diversos elementos de diseño (texto, datos, imágenes, líneas y color) como para también verlos y
modificarlos.

Los Formularios son útiles para:

 Presentar los datos en un formato atractivo, con fuentes especiales y otros efectos
gráficos, tales como colores y sombreado.
 Calcular Totales.
 Mostrar datos de varias tablas.
 Automatizar tareas que realiza habitualmente.
 Informes:

 Un conjunto de información que Ud. organiza según determinados criterios y al que aplica
un formato de acuerdo con sus especificaciones, de forma que represente información
significativa que se pueda usar y distribuir. Para ello podrá utilizar numerosos elementos de
diseño como Texto, Imágenes, Líneas, Cuadros y Gráficos.

Un informe se utiliza para presentar los datos en una página impresa y para mostrar los
subtotales y totales correspondientes a todo conjunto de registros con una calidad apta
para su publicación y con un esfuerzo mínimo.
 Crear un Informe es un método muy eficaz de presentar los datos en forma de documento
impreso. Si bien también es posible imprimir los Formularios y las Hojas de Datos, los
Informes brindan mayor control sobre como se presentaran los datos, así mayor flexibilidad
a la hora de presentar una información de resumen. Por Ej. en un Informe que muestre las
ventas por categoría de productos, podría sumar el total correspondiente a cada categoría
y calcular el porcentaje que representa cada categoría respecto a la suma total.

CREAR TABLAS EN MICROSOFT ACCESS Versiones 2007 - 2010

Ingresamos al programa Microsoft Access 2007 o 2010, damos clic en

“Crear Base de Datos en Blanco” para este caso le daremos el
nombre “Base de Datos Ventas”, luego damos clic en “Crear”:
Una vez creada la Base de Datos, crearemos una nueva tabla dando clic
en el Menú “Ver” y luego en la opción “Vista Diseño”:

Microsoft Access nos solicitara un nombre para la nueva tabla, para este
ejemplo la llamaremos “Datos Vendedor”, damos clic en “Aceptar”:

Ahora ingresaremos los nombres de los campos de la tabla, en este caso

serán los siguientes:
 Nombre Tipo
Campo
Código Autonumérico
Cedula Numero
Nombres Texto
Apellidos Texto
Edad Número
Genero Texto
Fecha de Fecha /Hora
Nacimiento
Sueldo Moneda

Ingresamos los Datos de la tabla como se muestra a continuación:

Los diferentes tipos de datos de Access 2007 son:

 Texto: permite almacenar cualquier tipo de texto, tanto

caracteres como dígitos y caracteres especiales. Tiene una
longitud por defecto de 50 caracteres, siendo su longitud máxima
 de 255 caracteres. Normalmente se utiliza para almacenar datos
como nombres, direcciones o cualquier número que no se utilice
en cálculos, como números de teléfono o códigos postales.

 Memo: se utiliza para textos de más de 255 caracteres como

comentarios o explicaciones. Tiene una longitud máxima de
65.536 caracteres. Access recomienda para almacenar texto con
formato o documentos largos, crear un campo Objeto OLE en
lugar de un campo Memo. En Access 2007 se puede ordenar o
agrupar por un campo Memo, pero Access sólo utiliza los 255
primeros caracteres cuando se ordena o agrupa en un campo
Memo.

 Número: para datos numéricos utilizados en cálculos

matemáticos. Dentro del tipo número la propiedad tamaño del
campo nos permite concretar más. En resumen los tipos Byte,
Entero y Entero largo permiten almacenar números sin decimales;
los tipos Simple, Doble y Decimal permiten decimales; el tipo Id.
de réplica se utiliza para claves autonuméricas en bases réplicas.

 Fecha/Hora: para la introducción de fechas y horas desde el año

100 al año 9999.

 Moneda: para valores de dinero y datos numéricos utilizados en

cálculos matemáticos en los que estén implicados datos que
contengan entre uno y cuatro decimales. La precisión es de hasta
15 dígitos a la izquierda del separador decimal y hasta 4 dígitos a
la derecha del mismo.

Access recomienda utilizar el tipo Moneda para impedir el redondeo de

cifras en los cálculos. Un campo Moneda tiene una precisión de hasta 15
dígitos a la izquierda de la coma decimal y 4 dígitos a la derecha. Un
campo Moneda ocupa 8 bytes de espacio en disco.

 Autonumérico: número secuencial (incrementado de uno a uno)

único, o número aleatorio que Microsoft Access asigna cada vez
que se agrega un nuevo registro a una tabla. Los campos
Autonumérico no se pueden actualizar.

 Sí/No: valores Sí y No, y campos que contengan uno de entre dos

valores (Sí/No, Verdadero/Falso o Activado/desactivado).

 Objeto OLE: objeto como por ejemplo una hoja de cálculo de

Microsoft Excel, un documento de Microsoft Word, gráficos,
 imágenes, sonidos u otros datos binarios.

 Hipervínculo: texto o combinación de texto y números

almacenada como texto y utilizada como dirección de hipervínculo.

Una vez ingresemos el último dato: Sueldo: Moneda, damos clic en el

Menú “Ver” luego en la opción “Vista de Hoja de Datos”:

Nos aparecerá el siguiente cuadro de dialogo, damos clic en “SI”.

Luego continuamos diligenciando los datos de los campos de la tabla

que acabamos de crear, para este ejemplo el primer registro será el
siguiente

(Una vez diligenciemos el campo “Cedula”, el campo Código cambiara

automáticamente a “1” por el tipo de dato asignado).
Ingresamos los datos como se encuentra a continuación:

Campos Datos
Código
Cedula 1090876543
Nombres Juan Pablo
Apellidos Gómez
Edad 30
Genero Masculino
Fecha de 09/10/1981
Nacimiento
Sueldo 900.000

Luego damos clic en cerrar, si nos pide guardar los cambios realizados
en la tabla, damos clic en si.

De esta forma hemos creado una tabla y se han ingresado registros a la

misma, por favor continúe revisando la actividad publicada en el Aula
para esta Unidad.

RELACIONAR TABLAS EN ACCESS 2007 o 2010

Es común que la información de una tabla se asocie con informaciones

de otras tablas. En este caso podemos establecer una relación entre las
tablas. Es a través de la relación que Access consigue a partir de
informaciones en una tabla, obtener informaciones registradas en la otra
tabla.
 Tipos de Relaciones:

Relaciones uno a uno: La relación uno a uno ocurre cuando un

registro de la tabla A posee como máximo un registro asociado en la
tabla B y un registro de la tabla B posee como máximo un registro
asociado en la tabla A.

Relaciones uno a varios: La relación uno a varios ocurre cuando un

registro de la tabla A puede tener más de un registro asociado en la
tabla B, mientras que, un registro de la tabla B posee como máximo un
registro asociado en la tabla A.

Relaciones varios a varios: La relación varios a varios ocurre cuando

un registro de la tabla A puede tener más de un registro asociado en la
tabla B y, análogamente, un registro en la tabla B puede tener más de
un registro asociado en la tabla A.

Tenemos previamente creadas 3 tablas: Vendedor, Ventas, Productos,

para realizar la relación entre ellas damos clic en el menú “Herramientas
de base de Datos” y a continuación clic en “Relaciones”:

Luego hacemos clic en “Mostrar Tabla”:

Posteriormente en el cuadro de dialogo seleccionamos las tablas y
hacemos clic en “Agregar”

Nos aparecerán las tablas seleccionadas como se muestra a

continuación:
Arrastramos con el mouse (Nos aparecerá una línea oscura) desde la
tabla “Productos” del campo “Código del Producto” hacia la tabla
“Ventas” en el campo “Código Producto”,

Nos aparecerá el siguiente cuadro de dialogo:

Es importante seleccionar las 3 opciones: “Exigir integridad referencial”,
“Actualizar en cascada los campos relacionados”, “Eliminar en cascada
los registros relacionados”.

Luego damos clic en “Crear”.

Nos aparecerán las tablas con su respectiva relación, para nuestro

ejemplo la relación es entre el campo “Código del Producto” de la tabla
“Productos” y el campo “Código del Producto” de la tabla ventas, ya que
no se podría realizar la venta de un producto que no aparezca registrado
en la tabla productos.
A su vez se realizó la relación entre la tabla “Ventas” y “Vendedor” con
el campo cedula la cual identifica al vendedor, esta relación garantiza
que solo un vendedor que este registrado puede realizar ventas de
productos.

Por favor continúe con la actividad referente a la Unidad, no olvide

publicarla en las fechas establecidas.