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Capítulo
Centros de
responsabilidad:
centros de ingresos
y de gastos
En los capítulos 4 a 7 expondremos el contexto en que tiene lugar el proceso de con-
trol. Describiremos las características de las organizaciones que afectan el proceso
de control, enfocándonos en los tipos de centros de responsabilidad, las técnicas
que son importantes para controlarlos y las mediciones necesarias para evaluar el
desempeño de los gerentes que están a cargo de ellos. Los centros de responsabili-
dad constituyen la estructura de un sistema de control, y la asignación de respon-
sabilidades a las unidades de la organización debe reflejar la estrategia de ésta.
En estos capítulos revisaremos las consideraciones que atañen a la asignación de
la responsabilidad financiera a las unidades de una organización en términos de
costos, ingresos, utilidades y activos.
Comenzaremos el capítulo 4 con una descripción de la naturaleza de los centros
de responsabilidad en general y los criterios de eficiencia y eficacia que son perti-
nentes para medir el desempeño de sus gerentes. Luego definiremos dos tipos de
centros de responsabilidad: centros de ingresos (descritos brevemente) y centros de
gastos (que estudiaremos en forma extensa). Los centros de gastos pueden dividirse
en dos categorías: centros de gastos mensurables y centros de gastos discreciona-
les. Consideraremos los tipos más comunes de centros de gastos discrecionales: los
centros administrativos y de apoyo, los centros de investigación y desarrollo y los
centros de marketing.
En la segunda parte del libro veremos cómo completar los controles financieros
con medidas no financieras del desempeño.
Centros de responsabilidad
Un centro de responsabilidad es una unidad de la organización dirigida por un
gerente responsable de sus actividades. En cierto sentido, una compañía es un con-
128
Capitulo 4 Centros de responsabilidad: centros de ingresos y de gastos 129
Un centro de responsabilidad está para cumplir uno o más fines, llamados objeti-
vos. El conjunto de la compañía tiene metas y la alta gerencia decide un grupo de
estrategias para alcanzar esas metas. Los objetivos de los centros de responsabili-
dad de la compañía sirven para emprender dichas estrategias. Como toda organi-
zación es la suma de sus centros de responsabilidad, si cada uno de éstos alcanza
sus objetivos, se alcanzan las metas de la organización.
En la ilustración 4.1 se muestra la operación básica de todo centro de responsa-
bilidad. Los centros de responsabilidad reciben insumas, en forma de materiales,
mano de obra y servicios. Con capital de trabajo (existencias, cuentas por cobrar),
maquinaria y otros activos, el centro de responsabilidad realiza su función particu-
Iar con el objetivo último de transformar sus insumas en productos, ya sean tangi-
bles (bienes) o intangibles (servicios). En una planta de producción, los productos
son los bienes, En las unidades de personal, como recursos humanos, transporte,
ingeniería, contabilidad y administración, los productos son servicios.
Los productos (bienes y servicios) producidos por un centro de responsabilidad
abastecen a otro centro de responsabilidad para el cual son insumos, o bien se en-
vían al mercado externo, como productos de toda la organización. Los ingresos son
las sumas ganadas por proporcionar estos productos.
ILUSTRACiÓN 4.1
responsabilidad
Insumo s Productos
Trabajo -",..
Recursos usados, Bienes o servicios
medidos poi' costo
Capital
130 Parte 1 El entorno del control administrativo
Eficiencia y eficacia
Los conceptos de insumo, producto y costo sirven para explicar el significado de
eficiencia y eficacia, que son los dos criterios con que se valora el desempeño de
un centro de responsabilidad. Estos términos casi siempre se usan comparativa-
mente, más que en un sentido absoluto. En general, no decimos que el centro de
responsabilidad A es 80% eficiente; decimos que es más (o menos) eficiente que sus
competidores, más (o menos) eficiente en la actualidad que en el pasado, más (o
menos) eficiente según su presupuesto o más (o menos) eficiente que el centro de
responsabilidad B.
Capitulo 4 Centros de responsabilidad: centros de ingresos y de gastos 131
Centros de gastos
discrecionales .- - - - - - - - - No puede establecerse - - - - - - - - I
• una relación óptima •
I I
Y ;
Insumos Productos Función de
Trabajo investigación
(unidades monetarias) (físicos) y desarrollo
t l
Productos
Insumos
, , Función de
Trabajo comercialización
(unidades monetarias (ingreso en unidades
sólo de los costos monetarias)
incurridos directamente)
¡
Insumos
relacionan con los
productos
¡
Productos
Unidad
Trabajo comercial
(costos en unidades (utilidades en
monetarias) unidades monetarias)
Centros de ingresos
En un centro de ingresos, el producto (es decir, los ingresos) se mide en términos
monetarios, pero no se hace ningún intento formal por relacionarlo con los insumas
(es decir, gastos o costos) (si los gastos se equipararan con los ingresos, la unidad
sería un centro de utilidades). Por lo regular, los centros de ingresos son unidades
de comercialización y ventas que no tienen autoridad para fijar precios al público
ni se les cobran los costos de los bienes que comercializan. Las ventas o pedidos he-
chos se miden con presupuestos o cuotas, y el gerente es responsable de los gastos
incurridos directamente en la unidad. Pero la principal medida es el ingreso.
Ejemplos. En 1999, dos compañías, Servico e Impac Hotel Group, se fusionaron y
crearon Lodgian, Inc., una de las dueñas y operadoras de hoteles más grandes de Es-
tados Unidos. Lodgian se reorganizó en seis regiones, cada una con un vicepresidente
regional, un gerente de operaciones regionales y un director regional de ventas y de
marketing. Las funciones de ventas y de marketing se constituyeron como centros de
ingresos, con la meta de mejorar de manera importante la participación en el mer-
cado.!
En 2004, en la competida industria de los centros de atención telef6nica, algunas
compañías lograron diferenciarse convirtiendo sus centros de servicio (que eran
considerados centros de costos) en centros de ingresos. Los flujos de ingresos se ge-
neraban mediante "ventas después del servicio". Los agentes del centro de llamadas
se ocupaban de las necesidades y peticiones de un cliente, prestaban el servicio re-
querido y entonces ofrecían algún producto o servicio nuevo que satisficiera mejor
las necesidades del cliente. Para esto, las compañías rediseñaron su proceso de con-
tratación, extendieron la capacitación para que abarcara las ventas y cambiaron su
estructura de incentivos de pago fijo a una combinación de pago fijo y comisiones por
ventas para los agentes de servicio.é
Centros de gastos
Los centros de gastos son centros de responsabilidad en los que se miden en términos
monetarios los insumas, pero no los productos. Hay dos clases de centros de gastos:
mensurables y discrecionales. Estas denominaciones se refieren a dos tipos de cos-
tos. Los costos mensurables son aquellos en que puede calcularse la cantidad "co-
necta" o "apropiada" de manera razonablemente confiable; por ejemplo, los costos
de una fábrica en lo que respecta a mano de obra directa, materia prima directa,
componentes, suministros y servicios públicos. Los costos discrecionales (también
llamados costos gestionados) son los que no permiten tal cálculo. En los centros
:1
'1
:1
Capítulo 4 Centros de responsabilidad: centros de ingresos y de gastos 135
3 WiIIlam Taylor, 'The Logic of Global Business: An Intervíew with ABB's Percy Bamevlk" Harvard Business Revie»,
.. :¡ marzo-abril de 1991, p. 99 .
4 BusinessWeek,4 de octubre de 1993, p. 89.
136 Parte 1 ··El entorno del control administrativo
I
Capítulo 4 Centros de responsabilidad: centros de ingresos y de gastos 137
la compañía X puede hacer el trabajo con Y unidades monetarias, ¿por qué nosotros
no podemos?
Pero es importante tomar nota de que establecer comparaciones es difícil, lo
mismo que determinar cuál es la relación "correcta" entre costos y productos en una
situación de costos discrecionales, por no mencionar los problemas de adoptar un
promedio externo como la norma.
Las revisiones de base cero son lentas y es probable que sean traumáticas para
los gerentes cuyas operaciones son revisadas (ésta es una razón para hacer tales re-
visiones con poca frecuencia). Asimismo, los gerentes no sólo harán cuanto puedan
por justificar sus niveles de gastos, sino que también tratarán de frustrar cualquier
intento de revisión de base cero porque consideran que ésta debe dejarse de lado
indefinidamente en favor de "asuntos más apremiantes". Si todo lo demás falla, a
veces arrojan tantas dudas sobre los resultados de la investigación que los invali-
dan, y en consecuencia no hay cambios.
A finales de la década de 1980 y en la siguiente, muchas compañías efectuaron
revisiones de base cero, casi siempre como reacción a una baja de la rentabilidad. A
estas iniciativas se les conocía como recorte de personal 0, de manera eufemística,
corrección del tamaño, reestructuración o reingenieria de procesos.
Ejemplos. Aetna, una gran compañía de seguros, emprendió un programa de rees-
tructuración en la década de 1990. Reorganizó sus tres divisiones en 15 centros de
utilidades y redujo la fuerza de trabajo en más de 10%, lo que le generó ahorros de
156 millones de dólares."
Nissan Motor Co., dirigida por Carlos Ghosn, completó en 2002 el mayor programa
de reestructuración de su historia: eliminó áreas que no eran básicas, cambió las rela-
ciones con los proveedores, redujo las propiedades conjuntas de empresas asociadas,
fijó objetivos de desempeño estrictos y acabó con prácticas tradicionales de empleo vi-
talicio y ascensos por antigüedad. Esta reestructuración produjo un cambio completo
y rápido en Nissan, cuyo ejemplo fue imitado por otras empresas japonesas.f .
Después de la crisis económica de Asia a finales de la década de 1990, el gigante
tailandés de la agroindustria, Charo en Pokphand Group (CP), decidió retirar sus
inversiones en electrónica y refacciones de autos, y se enfocó en su negocio básico: la
agricultura. La empresa se dedicó a la agroindustria de valor agregado y subió en la
cadena de valor con el lanzamiento de los restaurantes de comida rápida tailandesa
Bua Baan, que sólo sirven ~Üimentos procesados de CP.7
Antes de tomar la decisión de contratar a Zander como su director ejecutivo,
Motorola decidió desinvertir en su división de chips, que generaba ingresos anuales
de alrededor de 5 000 millones de dólares. La decisión' se basó en el hecho de que la
división de chips era susceptible de ciclos de auge y caída que no concordaban con el
resto de la cartera de la compañía, la cual abarcaba principalmente teléfonos celula-
res, equipo de infraestructura, los muy exitosos sistemas de radio de dos vías, equipo
electrónico para autos y la división de televisión por cable.f
En diciembre de 2004 IBM decidió vender su división de computadoras persona-
les a Lenovo Group Limited, la principal marca de computadoras de China y Asia.
La transacción creó la tercera empresa de computadoras personales más grande del
mundo y marcó la salida de IBM de los negocios de márgenes estrechos. La tran-
sacción fue valuada en 1 750 millones de dólares; IBM también adquirió 18% de las
acciones de Lenovo, Por su parte, Lenovo se benefició del valor de la marca IBM y de
la red de distribución global que adquirió, lo que le sirvió para aumentar su presen-
cia mundial. Lenovo también se convirtió en el proveedor preferido de computadoras
personales para IBM, con lo que IBM seguiría ofreciendo una gama completa de solu-
ciones de cómputo a sus clientes empresariales.?
Variabilidad de costos
A diferencia de los costos de los centros de gastos mensurables, en los cuales los
cambios de volumen de corto plazo tienen una gran influencia, los costos de los
centros de gastos discrecionales están más protegidos de esas fluctuaciones. Esta
diferencia se debe al hecho de que, al preparar los presupuestos de los centros de
gastos discrecionales, la administración aprueba cambios que corresponden a los
cambios anticipados en el volumen de ventas; por ejemplo, aceptar personal adi-
cional cuando se espera que el volumen aumente y despedir o no renovar contratos
cuando se prevé que mengüe el volumen. Los costos de personal y anexos son, por
mucho, el mayor rubro de gastos de la mayoría de los centros de gastos discreciona-
les; así, los presupuestos anuales de estos centros son por lo regular un porcentaje
constante del volumen de ventas previsto.
Además, cuando los gerentes de los centros de gastos discrecionales contratan :
más personal o hacen planes de reducción que correspondan al,presupuesto apro-
bado, no les conviene ajustar la fuerza de trabajo a las fluctuaciones de corto plazo;
contratar y capacitar personal para necesidades de corto plazo es caro, y los despi-
dos de temporada dañan la moral.
·..Centros administrativos
Los centros administrativos incluyen la dirección de la corporación y la gerencia
de las unidades comerciales, junto con los gerentes de las unidades de personal de
apoyo. Los centros de apoyo son unidades que proporcionan servicios a otros centros
de responsabilidad.
Problemas de control
El control de los gastos administrativos es especialmente difícil por 1) los proble-
mas que implica medir la producción, y 2) la frecuente falta de congruencia entre
las metas del personal del departamento de apoyo y la compañía en su conjunto.
Como los sistemas de control financiero tienen poco valor en la gestión de las
actividades de investigación básica, a menudo se aplican otros procedimientos. En
algunas compañías la investigación básica se incluye como cantidad total en el
programa de investigación y su presupuesto. En otras no hay una subvención espe-
cífica para la investigación básica, sino que se entiende que científicos e ingenieros
pueden dedicar parte de su tiempo (como 15% o un día de la semana) a explorar la
tendencia que les parezca más interesante, sólo con la autorización informal de su
supervisor.
Ejemplos. El descubrimiento de la superconductividad "caliente" en 1986, uno de
los adelantos más importantes de la década, fué realizado por dos científicos del labo-
ratorio de investigación de IBM en Zurich, que trabajaban en "su propio tiempo". La
gerencia general de IBM en Arrnonk, Nueva York, ni siquiera sabía que se realiza-.
ban esas investigaciones.
A los científicos de 3M Corporation se les concede (y de hecho se espera que lo
aprovechen) hasta 15% de su tiempo de trabajo a proyectos de su elección, para los
que no se requiere aprobación previa de los supervisores. lO
10 Ronald A, Mitsch, ~Three Roads to lnnovatlorr; Journal of8uslness Strategy, septiembre-octubre de 1990, pp.
18-21.
142 Parte 1 El entorno del control administratiuo
una operación de investigación y desarrollo no debe ser afectado por las variaciones
de los ingresos en el corto plazo). El porcentaje específico aplicado se determina
comparando los gastos en investigación y desarrollo de los competidores y con los
antecedentes de gasto de la misma compañía. Al depender de las circunstancias,
también se toman en cuenta otros factores; por ejemplo, la alta gerencia puede au-
torizar un aumento grande y-rápido del presupuesto si parece que ha habido o está
a punto de haber un avance importante.
El programa de investigación y desarrollo consta de una lista de programas más
una subvención sin asignar, para trabajos imprevistos, como se mencionó antes. Por
lo común, la alta gerencia lo revisa cada año. Esta revisión la realiza una comisión
de investigación compuesta por el director ejecutivo, el director de investigación y
los gerentes de producción y marketing (a estos últimos se les incluye porque apro-
vecharán los productos de los proyectos de investigación que resulten fructíferos).
Esta comisión toma decisiones generales sobre qué proyectos emprender, cuáles
ampliar, cuáles reducir y cuáles suspender. Desde luego, estas decisiones son muy
subjetivas, pero están dentro de los límites que fijan las políticas establecidas para
el gasto total en investigación. Así, para determinar el programa de investigación,
no se calcula el monto total de los proyectos aprobados, sino que se divide el "pastel
de la investigación" entre los proyectos más prometedores.
Presupuestos anuales
Centros de marketing
En muchas compañías, el rubro de marketing abarca dos grupos muy diferentes de
actividades, cada uno con distintos controles. Un grupo de actividades se relaciona
con el surtido de pedidos. Se llaman actividades de despacho de pedidos o de logís-
tica y, como es obvio, se realizan después de que se recibe un pedido. El otro grupo
de actividades se'relaciona con los esfuerzos por conseguir pedidos y, por supuesto,
transcurren antes de recibir un pedido. Se trata de las verdaderas actividades de
marketing y a veces se les cataloga así, aunque también se les llama actividades de
levantamiento de pedidos.
Actividades de logística
Las actividades de logística tienen que ver con llevar los bienes de la compañía a
los clientes y cobrar adeudos. Estas actividades incluyen los centros de transporte
y distribución, almacenamiento, embarque y entrega, facturación y las funciones
relacionadas con crédito y cobro de cuentas. Los centros de responsabilidad que
realizan estas funciones son básicamente similares a los centros de gastos en las
plantas de manufactura. Muchos son.centros de gastos mensurables que pueden
controlarse imponiendo costos estándares y ajustando los presupuestos para refle-
jar dichos costos según los volúmenes.
En la mayoría de las compañías, el "papeleo" de tramitar pedidos y cobrar cuen-
tas se realiza ahora rápidamente y a bajo costo a través de internet.
Actividades de marketing
Las actividades de marketing son las que se realizan para colocar pedidos de pro-
ductos de la compañía. Estas actividades incluyen pruebas de mercado, formación,
capacitación y supervisión de vendedores, publicidad y promoción de ventas: Todas
tienen características que implican problemas de control administrativo.
Si bien es posible medir el producto de una organización de marketing, evaluar
la eficacia de los esfuerzos correspondientes es mueho más dificil, porque los cam-
bios en factores que no están bajo el control del departamento de marketing (por
ejemplo, las condiciones económicas o las acciones de los competidores) pueden
invalidar las premisas en que se basan los presupuestos de ventas.
En cualquier caso, ajustarse al presupuesto de gastos de marketing no es un
criterio importante en el proceso de evaluación, porque el impacto del volumen de
ventas sobre las utilidades es más relevante que el rendimiento de los costos. Si
un grupo de marketing vende el doble de su cuota, es poco probable que a la admi-
nistración le preocupe que haya excedido en 10% sus costos presupuestados para
concretar esas ventas. El factor crucial no son las metas de gastos, sino las metas
de ventas.
En general, las técnicas de control aplicables a las actividades de logística no se
aplican a las actividades de recepción de pedidos. No darse cuenta de este hecho
puede llevar a tomar las decisiones incorrectas. Por ejemplo, generalmente' existe
una relación cercana entre el volumen de ventas y el nivel de gastos en promo-
ción de ventas y publicidad. Esto llevaría a suponer que los gastos de ventas va-
rían como resultado del volumen de ventas, pero tal conclusión sería equivocada.
Los presupuestos flexibles que se ajustan a los cambios del volumen de ventas no
144 Parte 1 El entorno del control administrativo
pueden usarse para controlar los gastos de ventas en que se incurre antes de que
ocurran éstas. Tampoco hay que ajustar los presupuestos de gastos en publicidad o
promoción de ventas a los cambios temporales de volumen. Comoindicamos arriba,
muchas compañías calculan sus gastos de marketing comoporcentaje de las ventas
presupuestadas, pero no lo hacen porque el volumen de ventas sea la causa del
gasto de marketing, sino porque piensan que cuanto mayor sea el volumen de ven-
tas, más podrá gastar la compañía en publicidad.
En síntesis, hay tres tipos de actividades en una organización de marketing y,
por consiguiente, tres tipos de medidas de esas actividades. En primer lugar está
la actividad de levantamiento de pedidos o logística, en la que muchos gastos son
mensurables. En segundo lugar está la generación de ingresos, que pOI'lo común
se evalúa comparando los ingresos reales y las cantidades vendidas con los ingre-
sos anticipados y las unidades previstas, respectivamente. En tercer lugar están
los costos de colocar pedidos, que son discrecionales porque nadie sabe cuál es su
monto óptimo. Por consiguiente, la medición de la eficiencia y la eficacia de estos
costos es muy subjetiva.