VERIFICACIÓN Y AUDITORIAS AL SISTEMA

DE GESTIÓN SySO

Msc. Ing. Marcela Bustillos Ergueta

CONTENIDO

PARTE V

• Implementación y funcionamiento (Control

operacional)
• Verificación y acción correctiva
(Seguimiento)
• Revisión por la dirección

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 IMPLEMENTACIÓN Y
OPERACIÓN DEL SG SySO

IMPLEMENTACIÓN Y OPERACIÓN
• La implementación y operación incluye la definición y
el establecimiento de:

• Recursos, funciones, responsabilidad,

obligación de rendir cuentas y autoridad
• Competencia, formación y toma de
conciencia
• Comunicación, participación y consulta
• Documentación
• Control de documentos
• Control operacional
• Preparación y respuesta ante emergencias

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 Implementación y operación del SG en SySO

• Se debe asegurar la disponibilidad de recursos:

• Recursos humanos
• Infraestructura
• Recursos tecnológicos
• Recursos financieros u otros

Implementación y operación del SG en SySO

 Definir funciones al interior de

la organización,
responsabilidades,
obligaciones de rendir
cuentas y delegar autoridad.
Estas delegaciones deben estar
documentadas y comunicadas

 Conjuntamente se realice la delegación de

funciones, se debe definir la competencia y
formación de los miembros.
Estas competencias y formación deben estar
documentadas.

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 Implementación y operación del SG en SySO

 Conjuntamente se realice la delegación de

funciones, se debe definir la competencia y
formación de los miembros.
Estas competencias y formación deben estar
documentadas.

 Del cumplimiento de este requisito, se

generan el organigrama de la organización,
el manual de funciones, descripción de
puestos de trabajo, memorándums de
designación, reglamentos internos, etc.

• Documentación

Es importante que la documentación sea proporcional a:

• El nivel de complejidad,
• Los peligros y riesgos concernientes, y que se
mantenga al mínimo requerido para alcanzar la
eficacia y la eficiencia.

Entonces la extensión de la documentación del Sistema

depende de:

• el tamaño de la organización y el tipo de actividades,

• la complejidad de sus procesos y sus interacciones,
• la competencia del personal

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 Objetivos de la documentación
La documentación que se genere e implemente en el SG
SySO o SST deberá
➢Comunicación de la información
Como herramienta de comunicación y transmisión de la
información.
➢Evidencia de la conformidad
Probar y mostrar que lo planificado se ha llevado a cabo
realmente.
➢Compartir conocimientos
Difundir y preservar las experiencias.

Beneficios de la documentación
La documentación:

✓Describe el SG de la organización
✓Establece cómo se van a realizar las actividades
✓Brinda una estructura de operación clara y eficiente
✓Permite la formación de los empleados
✓Brinda consistencia en operaciones basadas en
procesos documentados
✓Suministra evidencia objetiva
✓Brinda una base para auditar el SG

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 Características de la documentación
La documentación de un SG puede estar en:
oSoporte físico: papel
oSoporte electrónico : dispositivos electrónicos,
magnéticos, etc.
Pueden clasificarse por:
• El tipo de documento
• Importancia relativa o jerarquía
• Identificación
• Objeto y alcance para su aplicación
• La interrelación entre sí

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Responsabilidad en la elaboración de la
documentación
La documentación debería ser desarrollada por:

▪ Las personas involucradas en los procesos y actividades

▪ Entendidos en los requisitos de la norma, o que conozcan
sobre ella
▪ Compromiso con el SG en SySO o SST

La revisión de los documentos existentes puede acortar el

tiempo de desarrollo del sistema de gestión

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 Bases para la elaboración de la documentación

Elaboración de diagramas de flujo

Identificar los
procesos Definir la cantidad o qué
documentos

Determinar la estructura y formato de

los documentos

Dar formación al
personal involucrado Elaborar, revisar y aprobar los
documentos

Implementación o uso (validación)

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Jerarquía de los documentos

Describe el SG de acuerdo
con la política y los
MANUAL objetivos establecidos.
DE
GESTIÓN
Describe los procesos y
PROCEDIMIENTOS
actividades
DOCUMENTADOS interrelacionados
(exigidos por la norma requeridos para
y otros)
implementar el SG
OTROS DOCUMENTOS
(INSTRUCCIONES DE TRABAJO, Son documentos de
FORMULARIOS, trabajo detallados
ESPEFICACIONES Y OTROS)
Son evidencias objetivas
REGISTROS de la ejecución de
procesos, actividades o
El número de niveles puede ajustarse a las necesidades. tareas
Los formatos pueden ser aplicables a todos los niveles.

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 Requisitos previos para la elaboración de
documentos
1o Debo definir:

D Cómo serán?
O
C
Identificación Procedimiento
U
“Control de
M DOCUMENTOS
E del S.G.”
Tipos
N
T
O
Contenido
S

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Requisitos previos para la elaboración de

documentos
2o Debo definir:

Aprobación, revisión y
actualización
D Identificación de los
O cambios
C
Versiones pertinentes Procedimiento
U
“Control de
M DOCUMENTOS del
Legibles, identificables
E S.G.”
N Origen (interno,
T externo)
O
Uso, distribución
S

Documentos obsoletos

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 Requisitos previos para la elaboración de
documentos
3o Debo definir:

Identificación
R
E Almacenamiento
G
I Protección Procedimiento
“Control de los
S
Recuperación REGISTROS del
T S.G.A”
R Tiempo de
O retención
S
Disposición final

Legibles, identificables,
trazables

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Estructura de los documentos

Los documentos del S.G. cuentan con tres características
importantes:

1º FORMATO: (forma) presentación uniforme para los

documentos

2º CONTENIDO: (fondo) contenido uniforme para cada tipo

de documentos.

3º IDENTIFICACIÓN: la identificación de un documento

puede incluirse dentro del formato o dentro del contenido
del documento.

La codificación no es un requisito, pero es una buena

práctica para identificar los documentos.

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 FORMATO
De considerarse mínimamente:

▪ El tipo de documento
▪ Identificación (título, nombre y/o
codificación)
▪ El paginado (ej. x de y)

Código: SGI – PRO - 02

Versión: 01
LOGO TITULO DEL
Vigente desde: Julio 2011
DOCUMENTO
Página: 4 de 1

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Formato

De considerarse mínimamente:

▪ El número de versión, revisión o edición

▪ La persona o sector que elabora (opcional)
▪ La persona o sector que revisa
▪ La persona o sector que aprueba y libera el
documento para su distribución
▪ Las fechas correspondientes

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 Contenido
De manera general

✓ Objeto (Para que se establece el documento?)

✓ Alcance (Cuando y en qué circunstancias se
aplica?)
✓ Documentos de referencia
✓ Definiciones, símbolos y abreviaturas
✓ Responsabilidad y autoridad
✓ Desarrollo
✓ Registros (derivados de la ejecución de las
actividades)
✓ Identificación de los cambios
✓ Anexos

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Identificación

✓ Identificar por el tipo de documento?

✓ Identificar por el nombre del documento?
✓ Identificar por el área que genera el
documento?
✓ Identificar correlativamente los
documentos?
✓ Aplicar una codificación?
✓ Como se codificarían documentos y
registros?
✓ Como interrelaciono los documentos con
sus respectivos registros?

22
Ejemplos de identificación

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MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN

La norma OHSAS 18001 ni la ISO 45001, no requiere explícitamente la
presentación de un manual de Seguridad y Salud Ocupacional.

La Documentación del SG SySO o SST debe incluir:

a. la política y los objetivos del SG;

b. la descripción del alcance del sistema de gestión;
c. la descripción de los elementos principales del sistema de gestión
de SySO o SST y su interacción, así como la referencia a los
documentos relacionados;
d. los documentos, incluyendo los registros, requeridos por esta
norma OHSAS; y
e. los documentos incluyendo los registros determinados por la
organización como necesarios para asegurar la eficacia de la
planificación, operación y control de los procesos relacionados
con la gestión de los riesgos para SySO o SST.

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 MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN
Estructura del Manual

La estructura del Manual es decisión de cada organización. Una

estructura convencional podría ser:

1º Sección de introducción
• Índice
• Alcance
• Exclusiones
• Presentación de la organización
• Estructura organizativa

2º Sección administrativo-tecnológica
• Estructura del Sistema de Gestión de la organización con la
identificación de los requisitos de la NORMA APLICABLE y la
estructura de la documentación de la organización.
• Referenciar a los procedimientos, planes, etc.

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Planes y programas
Plan
Documento que específica que procedimientos y
recursos asociados deben aplicarse, quien debe
aplicarlos y cuando deben aplicarse a un
proyecto, proceso, producto o contrato
especifico.
Programa
Documento que especifica la asignación de
responsabilidades para lograr los objetivos y metas
en las funciones y niveles pertinentes de la
organización, así como los medios y plazos para
lograrlos.

26
 PLANES

Algunos ejemplos de planes:

✓Planes del sistema de gestión de seguridad

✓Planes de ensayo o/pruebas e inspección
✓Planes de auditorias internas
✓Planes de producción y/o prestación de servicios
✓Planes de atención de emergencias

Los planes deben definir:

✓Las estructuras organizativas y funcionales involucradas

✓Las actividades y acciones necesarias para alcanzar los
objetivos
✓La asignación de recursos necesarios
✓La designación de responsabilidad y/o autoridad
✓Los plazos de ejecución
✓Cualquier supuestos necesario para la ejecución

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Procedimientos

Forma especificada para llevar a cabo una

actividad o un proceso

De acuerdo a cada organización se podría

combinar varios procedimientos relativos a
un proceso en un único procedimiento o se
puede documentar un proceso utilizando
más de un procedimiento documentado.

Se puede adicionar más procedimientos

documentados si los mismos agregan valor
al sistema de gestión o si son críticos para el
mismo.

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 Procedimientos
OBJETIVOS

✓ Establecer claramente cómo se desarrollan las

actividades dentro de un proceso
✓ Establecer que criterios operacionales se deben
cumplir en el proceso y establecer condiciones
de autocontrol.
✓ Permitir que el comportamiento de los procesos
sea predecible
✓ Hacer que la gente trabaje de manera uniforme
✓ Reducir la dependencia con respecto a
determinadas personas en procesos críticos
✓ Clarificar las responsabilidades
✓ Permitir la generación de evidencias del
cumplimiento de actividades o puntos de control

29

Procedimientos

ESTRUCTURA Y FORMATO

Los procedimientos, deben contener la toda la

información necesaria y deben tener una única
identificación.

Se podrían estructurar en base a descripciones

de: texto, diagramas de flujo y/o tablas.

Los procedimientos generalmente describen

actividades que competen a funciones
diferentes, mientras que las instrucciones de
trabajo se aplican a las tareas dentro de una
actividad o función.

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 Instrucciones de trabajo

Descripciones detalladas de cómo realizar y

registrar las tareas (flujos, dibujos, fotos, videos,
etc)

También denominadas instructivos, deben:

✓ Ser completas y claras

✓ Estar suficientemente detalladas
✓ Ser comprensibles para quienes la utilizan
✓ Estar redactadas en el lenguaje más
apropiado para el nivel educativo de los
usuarios

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Instrucciones de trabajo

ESTRUCTURA Y FORMATO
Deben contener el título y una única identificación.

Pueden estar incluidas o referenciadas en los

procedimientos u otros documentos.

La estructura, formato y nivel de detalle se deberían

adaptar a la complejidad del trabajo, los métodos
utilizados y la competencia del personal.

No existe un formato establecido, puede definirse el

más conveniente para una situación particular y
podrían asemejarse al formato de los
procedimientos.

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 Instrucciones de trabajo

TIPOS DE INSTRUCCIONES

✓ Para la ejecución de tareas de carácter

operativo
✓Para la ejecución de tareas de inspección y/o
verificación
✓Para la ejecución de ensayos y pruebas
✓Para la ejecución de tareas post venta, en
especial cuando son realizadas por sub
contratistas

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Formularios o formatos

Formulario: documento utilizado para registrar los

datos exigidos por el sistema de gestión

Se elaboran y mantienen para registrar los datos que

demuestran conformidad con los requisitos del SG. Y
deberían:

✓ Identificarse dentro del SG (título, nombre o código)

✓ Tener un estado de actualización
✓ Ser referenciados en la documentación del SG

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 Registros

Documento que presenta resultados obtenidos o

proporciona evidencia de actividades
desempeñadas

Los registros deben:

✓ Ser legibles
✓ Identificables
✓ Fácilmente recuperables
✓ Estar disponibles

Los datos contenidos en los registros se deberían

sistematizar, ordenar y analizar para generar
información para la toma de decisiones

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Registros

Los registros del SG muestran los resultados

logrados o brindan evidencia de que las
actividades descritas en procedimientos e
instrucciones, se desarrollaron.

Los registros constituyen la principal fuente de

información para demostrar la conformidad de
los procesos, productos y del SG.

Además de los registros exigidos por la norma,

las organizaciones son libres de desarrollar otros
registros que puedan necesitarse para
demostrar la conformidad de sus procesos,
productos y del SG.

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 Control de los documentos

La organización debe establecer,

implementar y mantener uno o varios
procedimientos para:

✓ Aprobar los documentos en cuanto a su

adecuación antes de su emisión
✓ Revisar y actualizar los documentos cuando
sea necesario y aprobarlos nuevamente
✓ Asegurarse que se identifican los cambios y el
estado de revisión actual de los documentos
✓ Asegurarse de que las versiones pertinentes de
los documentos aplicables están disponibles en
los puntos de uso

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Control de los documentos

✓ Asegurarse de que los documentos permanecen

legibles y fácilmente identificables

✓ Asegurarse de que se identifican los documentos

de origen externo que la organización ha
determinado que son necesarios para la
planificación y operación del sistema de gestión
ambiental y se controla su distribución

✓ Prevenir el uso no intencionado de documentos

obsoletos y aplicarles una identificación
adecuada en el caso de que se mantengan por
cualquier razón

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 Control Operacional

• La norma especifica que la organización debe identificar

aquellas operaciones y actividades que están
asociadas con los peligros identificados para los que es
necesaria la implementación de controles para gestionar
el riesgo o riesgos para la SySO.

• Una vez adquirido conocimiento sobre sus peligros de

SySO, la organización debería implementar los controles
operacionales necesarios para gestionar los riesgos
asociados y cumplir los requisitos legales y otros requisitos
aplicables de SySO, con la finalidad para cumplir con la
política de SySO definida.

39

Control Operacional
• Ejemplos de controles operacionales de los procesos incluye:

• El uso de procedimientos y sistemas de trabajo

• Asegurarse de la competencia de los trabajadores
• Establecer programas de inspección y de mantenimiento preventivos o
predictivos
• Las especificaciones para la compra de bienes y servicios
• La aplicación de los requisitos legales y otros requisitos, o de la
instrucciones del fabricante para el equipo
• Los controles de ingeniería y controles administrativos
• Adaptar el trabajo a los trabajadores, por ejemplo mediante la
definición o redefinición de como se organiza el trabajo; la inducción
de los nuevos trabajadores; la definición o redefinición de los procesos
y ambientes de trabajo
• El uso de enfoques ergonómicos en el diseño de nuevos lugares de
travbajo, equipos, etc o en la modificación de lugares de trabajo,
equipos, etc.

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Control Operacional
• El control operacional consiste en un método de control de los
riesgos, y que requiere un conjunto de medidas de control.

• A la hora de establecer el control operacional, la empresa debe

considerar, entre otros factores, los siguientes:

• Los resultados de las evaluaciones de riesgos, la evaluación de

los controles actuales y la determinación de los nuevos
controles.
• Los requisitos legales y reglamentarios aplicables a sus
actividades.
• Los resultados de las auditorías y de las inspecciones de
seguridad.
• La retroalimentación de la participación y de la consulta a los
trabajadores

41

Control Operacional
• Para el desarrollo de controles operacionales
habitualmente es posible que se presenten diversas
opciones de control, pero debería darse prioridad a las
que con mayor fiabilidad prevengan daños o deterioro
de la salud, de acuerdo con la jerarquía de controles.

• Un vez definidos los controles operacionales, éstos

deben implementarse y evaluarse de forma continua, a
fin de verificar su eficacia y su integración en el
sistema global de gestión de la SySO.

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 Preparación y Respuesta a emergencias
• Un Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el
Trabajo como el basado en la norma OHSAS 18001 o
45001 hace posible que una organización pueda
reaccionar con rapidez para controlar el desarrollo de
determinados sucesos en un centro de trabajo y evitar
que se produzcan daños graves a las personas,
patrimonio de la organización y el medio ambiente.

• Las emergencias pueden crear una variedad de peligros

para trabajadores en el área afectada, las cuales se
podrían controlar. Prepararse antes de una emergencia
tiene un papel importante en garantizar que los
empleadores y los trabajadores cuentan con el equipo
necesario, saber a dónde ir y cómo mantenerse seguros
en caso de emergencia.

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Preparación y Respuesta a emergencias

• Aunque la norma establezca como requisito

la necesidad de contar con una preparación
y respuesta ante emergencias, no indica
cómo elaborar un plan de actuación ante
emergencias. La norma solo insta a
establecer, implementar y mantener uno o
varios procedimientos para identificar
situaciones de emergencia potenciales y
responder a ellas.

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 Preparación y Respuesta a emergencias
Un plan de actuación ante emergencias se puede
desglosar en las siguientes etapas:

1. Descripción de la empresa y su entorno

Consiste en una descripción de la empresa y su entorno,
prestando atención a los aspectos más críticos desde el
punto de vista de las emergencias que se podrían dar
en la organización.

Habrá que considerar: identificación física, accesos,

edificaciones y emplazamientos, actividad, equipos e
instalaciones, personal en la empresa, organigrama,
entorno próximo, recursos de prevención y protección
de la empresa, bomberos, etc.

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Preparación y Respuesta a emergencias

2. Determinar aquellas situaciones razonablemente

previsibles que puedan originar situaciones de
emergencia en la empresa

Las realidades básicas a considerar en la mayor

parte de las organizaciones van a ser el incendio y
el accidente laboral o enfermedad súbita grave,
aún así, dependiendo del proceso implicado,
algunas organizaciones se verán envueltas en otro
tipo de situaciones que requerirán de una
sistemática de actuación en emergencia. La ISO
45001es aplicable a cualquier situación laboral.

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 VERIFICACIÓN Y ACCIÓN CORRECTIVA /
REVISION POR LA DIRECCIÓN (SEGUIMIENTO)
• Una vez implementadas las acciones correctivas
es necesario realizar un seguimiento de las mismas,
a través de los programas de monitoreo.

• No se debe olvidar que la base PHVA es

precisamente la mejora continua

• OHSAS 18001 e ISO 45001 utiliza el ciclo de mejora

continua para mejorar el Sistema de Gestión de
SySO y prevenir cualquier incidente inoportuno,
estableciendo unos mecanismos de control que
faciliten la verificación del cumplimiento de los
objetivos.

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VERIFICACIÓN Y ACCIÓN CORRECTIVA / REVISION POR

LA DIRECCIÓN (SEGUIMIENTO)
•Es así que periódicamente se realiza
la efectividad de las acciones
correctivas implementadas, de forma
tal que de pie a un nuevo análisis y
evaluación de los mismos,
considerando los nuevos peligros y
riesgos identificados.
•De igual forma la revisión por la
dirección se realiza de forma
continua

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 VERIFICACIÓN Y ACCIÓN CORRECTIVA / REVISION POR
LA DIRECCIÓN (SEGUIMIENTO)
• Como parte de la verificación, se debe realizar la
evaluación de desempeño
• Para la evaluación de desempeño, la
organización debe determinar:

• Qué necesita hacer seguimiento y medición

• Los métodos que aplicará para realizar el seguimiento,
medición, análisis y evaluación del desempeño
• Los criterios que empleará para la evaluación del
desempeño
• Cuándo se debe realizar el seguimiento y la medición
• Cuándo se deben analizar, evaluar y comunicar los
resultados del seguimiento y la medición

49

Gracias!

50