Unidad 2 / Escenario 4

Lectura Fundamental

Alcance del diseño organizacional:

Un reto gerencial

Contenido

1 Diseño organizacional

2 Organización y métodos: manuales de diagramas y procedimientos

3 Enfoque de contingencia en el diseño organizacional

Palabras clave: Estructura organizacional, divisiones, mecanismos de integración, coordinación,

horizonte de decisión.
1. Diseño organizacional

Es un proceso que agrupa actividades y personas que se distribuyen y se coordinan

a fin de cumplir su misión y lograr sus objetivos; sin embargo, no existe una forma de
departamentalización aplicable a todas las organizaciones. ¿De qué depende? De la
situación en particular de cada empresa y de lo que el administrador considere que producirá
mejores resultados, donde la departamentalización son las unidades definidas en algunas
organizaciones.

SABÍAS QUE...
¿El diseño organizacional cuenta con 3 dimensiones que
definen la estructura de la organización?

Es en función de los departamentos, como consecuencia de la división del trabajo, mecanismos

de integración, coordinación, flujo de información, recursos y actividades entre el personal de
la organización, que se deben contemplar estas dimensiones que se constituyen en elementos
clave para el funcionamiento de la estructura y alcance y compromiso para la toma de
decisiones en los diversos niveles jerárquicos.

El diseño organizacional es un mecanismo para afrontar la complejidad que resulta de

administrar múltiples actividades, funciones, productos, mercados y tecnologías.

1.1 Estructura organizacional

Una de las primeras decisiones que hay que tomar en el diseño de una empresa es definir su
estructura organizacional; que se refiere a las relaciones de supervisión y subordinación que
existirán en la organización, y al establecimiento de la cadena de comando y la jerarquía de
actividades, autoridad y responsabilidad.

CÓMO MEJORAR...
¿Mediante los diferentes tipos de diseño organizacional, la creación
de nuevos diseños que respondan a las necesidades cambiantes del
entorno?

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Veamos las diferentes estructuras y características de cada estructura para la generación de
nuevas formas.

Estructura funcional

A partir de la idea de que la especialización en el trabajo se traduce en eficiencia, es natural

dividir a la organización de acuerdo con las funciones que realizan las personas y los recursos
que utilizan para llevar a cabo su trabajo.

La estructura funcional es apropiada cuando la mayor fuente de complejidad en la organización

proviene de la diversidad de tareas que deben realizarse y resulta ventajosa la especialización
hacia la tarea.

Su filosofía es hacer que las cosas funcionen, y para ello se debe promover el desarrollo de
capacidades de leer e interpretar en forma holística y sistemática a la organización; esto es,
entender que todos trabajan por un bien común y enfocados al cliente. El cliente percibe el
funcionamiento cuando cualquiera de sus miembros es capaz de dar respuesta, si no total, por
lo menos parcial a inquietudes que surjan.

Figura 1. Estructura funcional

Fuente: Elaboración propia

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 Tabla 1. Ventajas y desventajas de la estructura funcional

LA ESTRUCTURA FUNCIONAL
Ventajas Desventajas

Énfasis en las necesidades de los departamentos y no

Promueve especialización.
en la organización.
Dificultad para desarrollar ejecutivos con visión
Grupos de trabajo cohesionados.
generalista.
La responsabilidad por la rentabilidad de la empresa se
Mejora la eficiencia operacional.
traslada a la dirección general.

La pérdida de visión sistémica genera un aislamiento que impide construcción colectiva. Una
empresa debe mitigar este efecto trabajando fuertemente sus elementos (misión y visión) y la
cultura de la organización, a fin de desarrollar capacidad de pensamiento sistémico.

Fuente: Elaboración propia

Estructura divisional

En muchos casos resulta más apropiado agrupar a los miembros de la organización en

divisiones de negocio de acuerdo con los productos o servicios comunes.

Figura 2. Estructura divisional por producto o servicio

Fuente: Elaboración propia

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La estructura divisional por producto tiene como filosofía proteger el producto del mercado por
el grado de dependencia. Por ejemplo, Coca-Cola tiene la línea de gaseosas y la Coca-Cola es
una de sus referencias Si probáramos quitar del mercado la Coca-Cola de la línea, ¿qué pasaría?
La empresa tendería a desaparecer por el grado de dependencia de coca cola con relación a las
otras. Por ello se agrupan personas y actividades en torno a él, buscando protección para no
perder mercado. Es una estructura utilizada por productores con pocos productos agrupados
por líneas, para atenderlos con un nivel de profundidad alto.

Tabla 2. Ventajas y desventajas de la estructura divisional por producto

LA ESTRUCTURA DIVISIONAL POR PRODUCTO

Ventajas Desventajas

Promueve la especialización. Duplicación de recursos.

Mejor evaluación de la gestión y Competencia entre divisiones impide la

responsabilidad. colaboración.

Es costosa.

Esta estructura promueve la especialización, por lo que genera una pérdida de visión
sistémica. Resulta importante crear mecanismos de sentido de identidad global para mitigar
sus desventajas. Hacia el cliente es bueno por su excelente atención; sin embargo, al interior
de la empresa se crean islas.

Fuente: Elaboración propia

Los mercados geográficos

A medida que la empresa se expande territorialmente con su filosofía de conquistar es posible

que sea necesaria una división por áreas geográficas, las cuales se determinan no por su
tamaño físico, sino por la magnitud del negocio o mercado.

¿Conquistar a quién? Territorios. ¿A quién se conquista en los territorios? A los clientes. ¿Y con
qué los conquista? Con ventas. Suele utilizarse mucho para distribuidores, quienes con sus
productos buscan hacer presencia en cada territorio.

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Figura 3. Estructura divisional por regiones
Fuente: Elaboración propia

Apropiada para distribuidores con muchos productos que quieren tener presencia en diferentes
regiones que rentar; por ello producto que no venda, lo deja de ofrecer por no ser rentable.
Una división geográfica se puede fraccionar en varias divisiones regionales a medida que los
mercados crecen.

Tabla 3. Ventajas y desventajas de la estructura divisional por regiones

LA ESTRUCTURA DIVISIONAL POR REGIONES

Ventajas Desventajas

Duplicación de esfuerzos o de
Permite enfocarse en nuevos mercados específicos.
recursos.
Diseño apropiado para su crecimiento y expansión Difícil coordinación e integración.

Dificultad de manejar diversas líneas

Es adaptable a las necesidades locales.
de producto.

Esta estructura presenta una gran dificultad, aunada a la difícil coordinación e integración,
y es el “jineteo”, que ocurre cuando los vendedores retienen dineros del cliente. Por ello
es importante que la organización establezca mecanismos de control que mitiguen la
desventaja.

Fuente: Elaboración propia

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Los tipos de clientes atendidos

Algunas empresas pueden preferir la división de sus actividades con base en los segmentos de
clientes que atienden. Hablamos de una estructura por cliente que tiene por filosofía consentir
al cliente. Es una filosofía de alto costo, y para decidirse por ella debe haber una condición: que
sean muchos clientes con diferentes técnicas de negociación. Por ejemplo, los bancos pueden
separar las actividades en banca personal y banca corporativa; los fabricantes de calzado
pueden dividir su actividad en calzado para hombre, para mujer y para niños, o calzado deportivo
y calzado colegial, etc.
PRESIDENCIA
BANCO

BANCA BANCA BANCA BANCA

PERSONAL PYMES EMPRESAS CORPORATIVA

Figura 4. Estructura por cliente

Fuente: Elaboración propia

Es apropiada para empresas que manejan muchos clientes y desean consentirlos

proporcionándoles una atención especializada que amerite un perfil distinto.

Tabla 4. Ventajas y desventajas de la estructura divisional por regiones

LA ESTRUCTURA DIVISIONAL POR CLIENTE

Ventajas Desventajas

Promueve la especialización. Se pierde el enfoque sistémico.

Crea competencia entre las categorías de clientes

Mejor evaluación de la gestión y responsabilidad.
e impide la colaboración.
Mayor satisfacción al cliente. Es costosa.

Esta estructura promueve la especialización, pero genera una pérdida de visión sistémica. Es
importante crear mecanismos de sentido de identidad global para mitigar sus desventajas. Hacia el
cliente es buena por su excelente atención; sin embargo, al interior de la empresa se crean islas y en
ocasiones el cliente participa en todas.

Fuente: Elaboración propia

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Estructura matricial

Cuando se hace necesario agrupar las actividades de la organización con base en dos
dimensiones simultáneamente (por ejemplo: producto/región o producto/función o región/
función) es preferible utilizar una estructura matricial.

Figura 5. Estructura matricial

Fuente: Elaboración propia

Una característica particular de la estructura matricial es que existe una doble cadena de
comando. Es así como las personas que trabajan en un departamento funcional (por ejemplo:
mercadeo) son asignados a un proyecto determinado (puede ser a una línea de producto o a una
región geográfica) y deben responder ante el gerente del proyecto, pero también ante el gerente
de su área.

Tabla 5. Ventajas y desventajas de la estructura matricial

La estructura matricial
Ventajas Desventajas

Puede obtener objetivos simultáneos. Su implantación es compleja.

Se enfoca en dos dimensiones importantes Dificultades o conflictos por la doble cadena de

al mismo tiempo. comando.
Proporciona mayor flexibilidad. Dificultad en la planeación y coordinación.

Fuente: Elaboración propia

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Estructura de red

Una estructura de red se construye a partir de alianzas entre compañías que desempeñan
porciones de las actividades necesarias para completar un proyecto o producto.

Hay que centrarse en los procesos. Es acá donde se identifican los problemas, se evalúan
las causas de estos, se apoya la consecución de metas, se orienta al cliente y se permite el
desarrollo de la persona en la organización. Lo importante es definir roles de responsabilidad,
identificar las actividades de estos y retroalimentarlos.

Figura 6. Estructura de red

Fuente: Elaboración propia

Un contratista de construcción necesita alianzas con empresas que realicen actividades de

carpintería, electricidad, albañilería, etc. La organización central coordina las actividades en
general efectivamente. Se puede desarrollar con unidades de trabajo o entre departamentos que
negocien con la organización central como si fueran contratistas externos.

Al poseer una red de contratistas disponibles se establecen alianzas mediante el outsourcing.

Es utilizado actualmente por muchas empresas para desarrollar estrategias altamente flexibles.

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 Tabla 6. Ventajas y desventajas de la estructura de red

LA ESTRUCTURA DE RED

Ventajas Desventajas
Maximiza la efectividad de la organización La fragmentación de las actividades hace
central. difícil desarrollar sistemas de control.
Se pueden realizar más actividades con El éxito depende de la habilidad de
menores recursos. localizar proveedores eficaces.

Mayor flexibilidad en la selección de Dificultad para lograr la lealtad de los

proveedores. trabajadores.

Fuente: Elaboración propia

2. Organización y métodos: Manuales de diagramas y

procedimientos

2.1 Organización y métodos

El manual de funciones y procedimientos es una de las mejores herramientas para guiar el

trabajo y la conducta de los miembros de la organización. En esencia, comunica la lógica con la
secuencia de la información que debe articularse a los procesos organizacionales para alcanzar
los objetivos propuestos. Su elaboración genera ordenamiento para la consecución de metas
efectivas, por ello es importante reconocer sus ventajas y desventajas. Veamos:

Tabla 7. Ventajas y desventajas manuales de procedimientos

Ventajas Desventajas
Ordenamiento. Rigidez.

Actualización permanente. Obstaculiza su desarrollo, su desarrollo es confuso.

Identifica responsabilidades e
Es costoso.
interrelación jerárquica.

Sirve de herramienta de capacitación Es extenso al detallar la información y genera

para personal nuevo. complejidad.

Fuente: Elaboración propia

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El manual se puede tipificar por:

• Naturaleza: en micro (una sola empresa) y macro administrativos (más de una empresa),
y en meso administrativos (incluye información de empresas del sector).

• Contenido: Organización (información propia de la empresa, historia y componente

estratégico); procedimientos de operaciones en serie para la terminación de una tarea;
manual de historia (evolución de la empresa); manual de organización (estructura
organizacional con sus componentes y elementos); manual de políticas (condiciones
que facilitan el proceso de toma de decisiones); manual de contenido múltiple (combina
información interrelacionada, por ejemplo "políticas y procedimientos").

• Función específica: se refiere a funciones de tipo operacional que crean manuales de

producción y sus necesidades; compras y su logística; ventas y sus procesos; finanzas
y responsabilidades; lo contable, sus principios y técnicas; crédito y cobranzas y sus
políticas; personal y sus procesos; técnico y operaciones; adiestramiento y procesos.

2.2 Diagramas de flujo

Este diagrama es la representación gráfica de los procesos de la organización articulados de

acuerdo a las actividades que indiquen secuencialidad y responsables directos. Un diagrama
indica la ruta a seguir para lograr un objetivo. Dentro de sus beneficios tenemos: describe
los pasos de un proceso, es fácilmente comprensible, apoya el manual de funciones y
procedimientos, sirve de herramienta de control y seguimiento e incluye una simbología casi
universal para comprender los procesos.

Esta simbología permite la interacción de los procesos engranados para lograr los resultados.
¿Por qué las organizaciones deben centrarse en los procesos? Por los clientes, el cliente del hoy
es quien brinda información y la empresa la gestiona en términos de lo que realmente requiere
el cliente, lo que necesita, y es así que la empresa decide qué va a ofrecer.

Hay que centrarse en los procesos. Es acá donde se identifican los problemas, se evalúan
las causas de estos, se apoya la consecución de metas, se orienta al cliente y se permite el
desarrollo de la persona en la organización. Lo importante es definir roles de responsabilidad,
identificar las actividades de estos y retroalimentarlos.

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3. Enfoque de contingencia en el diseño organizacional

EN SÍNTESIS...
El enfoque por contingencias permite a las PYMES contemplar el ambiente externo en que se
desenvuelve, de allí se establecen condiciones que deben ser adaptadas a los factores internos de la
organización.

La identificación de estas condiciones y su análisis permiten que la planeación contemple las

acciones o actividades contingentes para enfrentar o contrarrestar imprevistos y devolver la
estabilidad a la organización.

Al realizar el diseño organizacional es importante tener en cuenta lo visto anteriormente y

alinearse con los factores de contingencia que influyen, a saber: Estrategia, tamaño, tecnología
y ambiente.

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Referencias
Collins, J., y Porras, J. (2007). Empresas que perduran. Bogotá, Colombia: Norma.

Levering, R. (1990). A Great Place to Work: What Makes some Employers so Good (And Most so
Bad). Nueva York, NY: Avon.

Michaud, S., y Fradette, M. (1995).El poder de la organización cinética. Bogotá, Colombia: Norma.

Pascual, A., y Macazaga, J. (2007). Organización basada en procesos. Bogotá, Colombia: Alfa
Omega.

Schein, E. H. (2004). Organizational Culture and Leadership (3ª ed.). Nueva York, NY: Wiley.

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 INFORMACIÓN TÉCNICA

Módulo: Proceso Administrativo

Unidad 2: Organización

Escenario 3: Alcance del diseño organizacional: Un reto

gerencial

Autor: Ángela Cristina Ochoa Serrano

Asesor Pedagógico: Diana Marcela Díaz Salcedo

Diseñador Gráfico: Kevin Mauricio Ramírez Corredor

Asistente: Leidy Alejandra Morales

Este material pertenece al Politécnico Grancolombiano. Por

ende, son de uso exclusivo de las Instituciones adscritas a
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