PREPARACIÓN Y PLANIFICACIÓN DE LA AUDITORÍA

Presentado por:
BRENDA LISBETH PINEDA ACOSTA

Presentado a:
Instructor: WILSON MÁRQUEZ

CENTRO DE GESTION ADMINISTRATIVA Y FORTALECIMIENTO

EMPRESARIAL
GESTION ADMINISTRATIVA
FICHA: 1596605
TUNJA
2019
 1. NOMBRAR JEFE AUDITORÍA Y EQUIPO

La importancia de saber cómo preparar y ejecutar un Plan de Auditoría Interna de

Calidad según ISO 9001 ayuda a las organizaciones a poder llevar a cabo diversos
objetivos y tareas planificadas a través del Sistema de Gestión de Calidad (SGC).

NOMBRE DEL AUDITOR: Carlos Alberto Amado Suarez

CARGO: Administrador de empresas- Especialista en Salud Ocupacional y

Protección de Riesgos Laborales.

EXPERIENCIA EN AUDITORIAS: 3 Años

HABILIDADES DEL AUDITOR:

 Debe mostrar imparcialidad, sinceridad y honestidad en todo momento

del proceso de la auditoría de calidad.
 Tener discreción total en los asuntos y materias revisadas durante dicho
proceso, respetando en todo momento la máxima de confidencialidad de
la organización.
 Ha de ser una persona comprensible y abierta a aceptar diferentes
visiones alternativas considerando, para ello, la aportación de nuevas
ideas propuestas.
 Mantener cierta distancia y diplomacia en el trato con las diferentes
personas con las que ha de tratar durante la realización de la auditoría
interna.
 Tener firmeza en las decisiones tomadas en todo momento.

TIPO DE AUDITORIA: Auditoría Interna: Se lleva a cabo por el jefe Carlos

Alberto Amado, para investigar la validez de los métodos de operaciones y su
coherencia con respecto a la política general de la empresa. Para ello se evalúan
ciertos detalles que intervienen en los procesos y mecanismos internos.

Esta auditoria es realizada con el fin de verificar si la fundación cumple con los
estándares de calidad, del mismo modo llevar un control de las falencias por
parte de los funcionarios del área administrativa. Una vez finalizado el análisis
se emitirá un informe a la dirección o a órganos superiores del equipo, para
evaluar posibles soluciones en referencia a los problemas encontrados.
 EQUIPO: Se hace la auditoria con el Observador Mauricio Molina, persona
encargada de acompañar pero no audita.

2. ALCANCE, OBJETIVOS Y CRITERIOS

ALCANCE
OBJETIVOS Y
CRITERIOS

ALCANCE DE LA AUDITORIA:
La fundacipon peggogica rayuela como
entidad privada cuenta con politicas como
son el manejo de la contabilidad, y la
entrega oportuna de las actividades a
desarrollar si embargo se busca mejorar
ciertas de las areas que la conforan.
CRITERIOS DE LA AUDITORIA:
-Crear un manual de servicio al cliente, archivo,
elaboración de un manual documental, de
orgnanización de eventos,
-crear un apagina web, portafolio de servicios y
diseñar un protocolo telefonico con el fin de
generar nuevas propuestas de mejoramiento de
la empresa, y actualizar la información de
acuerdo a las politicas de la empresa.
3. DOCUMENTACIÓN RELEVANTE
La fundación Pedagógica Rayuela tiene 2 tipos de documentación:

La generada en los procesos de gestión: Como los manuales de procedimientos,

instrucciones de trabajo, registros, manual de convivencia, informes, actas,
circulares; etc.

La generada en la auditoria: Como las listas de Verificación y los formularios para

recoger observaciones y consignar evidencias, de esta manera, revisar las
actividades realizadas por los intercesores y administrativos para determinar que se
están realizando los procesos de acuerdo a la normatividad vigente dentro de la
organización.

LISTA DE CHEQUEO DE AUDITORIA PARA LOS FUNCIONARIOS DE LA

FUNDACIÓN PEDAGÓGICA RAYUELA
VALORES
INDICADORES OBSERVACIONES
SI NO

CONTROL DE DOCUMENTOS
Cumple con el procedimiento para el control
de documentos.
Cuenta con una metodología adecuada para
la revisión y actualización de los
documentos.
Cuenta con una metodología para la
identificación de los cambios de los
documentos y la versión en la que se
encuentra.
Los documentos se encuentran legibles e
identificables.
Identificación de documentos origen, control
y distribución adecuada.
Metodología adecuada para el uso de
documentos obsoletos.
Listado de documentos correctamente
actualizados.
SERVICIO AL CLIENTE
Peticiones del cliente cumplidos
Satisfacción del cliente
OBJETIVOS DE CALIDAD
Objetivos de calidad reglamentados según
políticas.
Cumplimiento de actividades en las fechas
previstas según el plan de objetivos.
Desarrollo y seguimiento de las
actividades.
RESPONDABILIDAD Y AUTORIDAD
Los cargos se encuentran organizados de
acuerdo con el organigrama.
Responsabilidades de cada cargo cumplen
con el sistema de gestión de calidad.
Se cumple correctamente con la delegación
de funciones.
RECURSOS HUMANOS
Personal apto para la realización de cada
una de las actividades.

INFRAESTRUCTURAS
Mantenimiento de equipo necesario.
Metodología para el mantenimiento de
equipos.
COMUNICACIÓN CON EL CLIENTE
Comunicación con los clientes efectiva.
Registro de resultados de satisfacción.
CONTABILIDAD
Presupuesto adecuado.
Manejo de nómina.

4. PLAN DE AUDITORÍA

TIPO DE AUDITORIA SEGUIMIENTO

Sistema de Gestión de calidad basado
en la ISO 9001
Entre esas unidades auditables se
tienen:
- Sistema de gestión integrado
- Estructura organizacional, mapa de
procesos, indicadores y riesgos
- Planeación estratégica
ALCANCE - Marco normativo del sector
- Análisis del sector de la comunidad
que atiende
- Diseño organizacional
- Recursos humano: La cantidad y
distribución del personal, el proceso de

PERSONAS INVOLUCRADAS
DOCUMENTOS DE REFERENCIA
MIEMBROS EQUIPO AUDITOR
FECHA, LUGAR Y DURACIÓN DE LA
AUDITORIA
EVALUACIÓN DE LOS PROCESOS
INFORME AUDITORIA
5. PREPARACIÓN DE CUESTIONARIOS.
NOMBRE DEL ENCUESTADO:
CARGO DENTRO DEL AORGANIZACION:
ANTIGÜEDAD EN LA EMPRESA:
CONTROL DE DOCUMENTOS
Existe un procedimiento documentado para el
control de documentos
¿Existe una metodología documentada
adecuada para la aprobación de documentos?
selección, contratación y capacitación
de recursos humano
- Sistemas de información
- Recursos financieros.
El área auditada será:
- Administrativa
Lenny Aponte Sierra (Rectora)
Sandra Atali Moreno Ospina
(Secretaria)
Ángela Yohana Daza (Auxiliar
contable)
Se tomará como documento de
referencia la ISO 9001
La persona que realizará la auditoria
es Carlos Alberto Amado Suarez
La auditoría se llevará a cabo el día 10
de junio en la Fundación pedagógica
Rayuela, su duración será de un
máximo de tres horas
Se tendrá en cuenta el cumplimiento
de los requisitos establecidos
El reporte incluirá las no
conformidades detectadas en la
Fundación.
CUMPLIMIENTO
(SI/NO) EVIDENCIAS Y
OBSERVACIONES
¿Existe una metodología documentada
adecuada para la revisión y actualización de
documentos?
Existe una metodología documentada
adecuada para la identificación de los cambios
de los documentos y el estado de la versión
vigente?
¿Los documentos son legibles e
identificables?
Se han identificado documentos de origen
externo y se controlan y distribuyen
adecuadamente?
¿Existe una metodología adecuada para
evitar el uso de documentos obsoletos?
¿Los listados de documentos existentes se
encuentran correctamente actualizados?
SERVICIO AL CLIENTE
¿Se está realizando la determinación de los
requisitos del cliente?
¿Se está analizando la satisfacción del
cliente?
OBJETIVOS DE CALIDAD
¿Los objetivos de la calidad están de acuerdo
a las directrices de la política?
¿Se encuentran definidos los recursos, las
fechas previstas y responsabilidades para las
actividades del plan de objetivos?
¿Las actividades de los objetivos y el
seguimiento de los mismos se están
realizando según lo planificado?
RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD
¿Se encuentran definidos los cargos o
funciones de la organización en organigrama
y fichas de puesto?
¿Se encuentran documentadas las
responsabilidades de cada puesto de trabajo
referidas al sistema de gestión de la calidad?
¿Se encuentran comunicadas las
responsabilidades a cada uno de los
empleados de la organización?
RECURSOS HUMANOS
¿Es el personal competente para la
realización de sus trabajos?
INFRAESTRUCTURAS
¿Se encuentra identificada la infraestructura
necesaria y existente para la realización de los
procesos?
¿Existen planes o rutinas de mantenimiento
preventivo para cada uno de los equipos?
Existe una metodología definida para la
realización de estas tareas de mantenimiento?
COMUNICACIÓN CON EL CLIENTE
¿Existe metodología eficaz para la
comunicación con el cliente?
¿Se registran los resultados de satisfacción
del cliente y sus quejas?
CONTABILIDAD
¿El presupuesto destinado para su área fue
suficiente?
¿Maneja alguna nómina o tabulador de
sueldo?
¿Cuáles son los activos y recursos que
pertenecen a la Fundación

La información que se obtiene de los cuestionarios de

evaluación del sistema de control interno sirve para conocer
qué grado de control maneja la entidad y la participación de los
colaboradores de la organización con el mantenimiento de un
ambiente de control ya que por sí solo el cuestionario de
auditoría no es más que un documento inerte. En ese sentido,
es función del auditor velar porque la información sea
suministrada por alguien que conozca los procesos de la
compañía, por lo general por el gerente, el administrador de la
empresa o la persona encargada y que en este documento se
anexe información tanto cualitativa como cuantitativa del
proceso a auditar.
 6. REGISTROS DE HALLAZGOS

N° DE
TIPO DE FUNDACIÓN
HALLAZGO PEDAGÓGICADEL
DESCRIPCIÓN RAYUELA PERSONA
REGISTRO DE HALLAZGOS RESPONSABLE
AUDITORIA HALLAZGO
Auditoria Interna 1 Falta la elaboración de Secretaria
documentos según la
Guía Técnica
Colombiana 185
Auditoria Interna 1 Falta capacitación a los Rectora
empleados acerca de las
posturas ergonómicas
Auditoria Interna 1 Falta de publicidad de la Rectora
institución
Auditoria Interna 1 Falta de un manual para Rectora
la adecuada organización
de documentos
Auditoria Interna 1 Falta de un Buzón de Rectora
sugerencias, Portafolio
de servicios, Protocolo
telefónico para la
comunicación con los
clientes.