GESTIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL

PROCEDIMIENTO DESARROLLO CURRICULAR

GUÍA DE APRENDIZAJE

1. IDENTIFICACIÓN DE LA GUÍA DE APRENDIZAJE

 Denominación del Programa de Formación: Tecnólogo en Gestión Documental

 Código del Programa de Formación: 521213
 Nombre del Proyecto: Intervención de los archivos de: gestión, central y fondos acumulados de las
entidades públicas y privadas del departamento del Atlántico
 Fase del Proyecto: Ejecución
 Actividad de Proyecto: Realizar diagnóstico integral de un fondo acumulado.
 Competencia: Organizar fondos acumulados de acuerdo con normatividad vigente y políticas
institucionales.
 Resultados de Aprendizaje Alcanzar: Recopilar la información requerida para planear de la
organización del fondo acumulado, de acuerdo con las normas establecidas y las políticas
documentales de la organización.
 Duración de la Guía: 50 horas

2. PRESENTACIÓN

La descripción es de suma importancia dentro de los archivos,

pues es considera la función clave en la recuperación de
información documental. Así mismo, una de las funciones que se
llevan a cabo dentro de los archivos es brindar servicio a la
sociedad en general. Por consiguiente, la descripción archivística
debe ser redactada correctamente durante todo el ciclo vital del
documento, lo cual permitirá facilitar a los usuarios el acceso a
los Archivos y a su documentación, explicado el contexto y su
contenido de manera simplificada. Por ello, varios autores le
han dan cierto significado a la descripción archivística 1.

1 • TORRES RANGEL, Emilio Vicente. La importacia de la descripcion archivistica. San Luis Potosi, noviembre de 2014.

GFPI-F-019 V3
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3. FORMULACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

 Descripción de la(s) Actividad(es):

3.1 Señale a partir de conocimientos previos la correcta ordenación

del debido proceso de creación de las Tablas de Valoración
Documental que se debe efectuar.

2.

Revisión documentos archivísticos de la entidad. Se revisan los inventarios diseñados por la empresa, al
igual que el cuadro de clasificación documental, los organigramas modernos, las leyes y acuerdos que
rigen la empresa y los planes de desarrollo institucionales.

3.

Elaboración de la Tabla de Valoración Documental.

5.

Difusión y capacitación de la tabla a los trabajadores de la entidad.

4.

Aprobación de la Tabla de Valoración Documental por parte del comité de archivo.

1.

Evaluación de la entidad. Reunir todos los datos que se puedan extraer relacionados con los
antecedentes, hechos y situaciones alusivas al fondo acumulado en estudio. Los datos deberán aportar
información sobre el acervo documental en cuanto al origen, funciones, flujo de la información,
conservación, cantidad, ubicación y estado físico.

3.2 Señale cual es la función de la Tabla de Valoración Documental:

Servir de instrumento de soporte para recuperar la memoria institucional mediante la aplicación de

criterios archivísticos y que permitan realizar el plan de transferencias secundarias.

Compilar la información institucional contenida en disposiciones legales relativas a la creación y

cambios de la estructura organizacional, organigrama vigente, resoluciones y/o actos administrativos
de creación de grupos de trabajo, funciones y manuales de procedimientos.
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Servir de testigo para la eliminación de la documentación innecesaria de las empresas reduciendo los
fondos acumulados.

Favorece una adecuada selección documental, por cuanto señalan los tiempos y criterios para
adelantar esta etapa; como también para el proceso de eliminación los documentos

3.3 Elaborar línea de tiempo que le permita ordenar una secuencia de eventos o de hitos sobre un tema,
de tal forma que se visualice con claridad la relación temporal entre ellos. Para elaborar una Línea de
tiempo sobre un tema particular, se deben identificar los eventos y las fechas (iniciales y finales) en que
estos ocurrieron; ubicar los eventos en orden cronológico; seleccionar los hitos más relevantes.

 Usted deberá elaborar una línea de tiempo donde se puede evidenciar la secuencia de eventos
que han transcurrido a lo largo de su vida, paralelo a las noticias de mayor impacto en el país
durante los periodos señalados. Anexar el desarrollo de esta actividad en el foro habilitado en la
plataforma para el envío de la misma.
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 Luego deberá construir una línea de tiempo que permita evidencia el origen y los posibles cambios
buscar un ejemplo de línea de tiempo de una entidad estatal y una perteneciente al sector
público.

3.4 Analizar el siguiente caso problema planteado expresando su opinión y adecuada intervención.

Caso 1: Suponga que fue contratado para crear las tablas de retención y valoración de una entidad del
sector privado. El origen de la entidad fue de 1980 y ha seguido produciendo documentación hasta el día
de hoy. Es la primera vez que se crean tablas de retención para esta empresa y quieren eliminar toda la
documentación anterior al año 2000. Explique cómo se aplican las dos tablas en este ejemplo
especificando las funciones que cumplirían y desde cuándo empiezan a regir.

Caso 2: Suponga que fue contratado para el levantamiento de información necesaria para elaboración de
la TRD de la Alcaldía Municipal (Asignada por su instructora) Deberá aplicar la metodología de
organización de los fondos acumulados que se basa en la reconstitución del orden originario de los
archivos, aquel orden que tuvieron los documentos en el momento de su producción y que reflejan la
gestión administrativa de la institución. El fondo acumulado entonces, debe tratar de ser reorganizado de
acuerdo con las funciones, competencias, estructura y procedimientos de la institución que los produjo en
el transcurso de su evolución.

3.5. Lea el Manual de Organización de Fondos Acumulados del AGN que se encuentra en la plataforma
Blackboard, realice mesas redondas por cada una de las Normas que enmarcan la organización de un
Fondo Acumulado. De igual forma en equipos de trabajo desarrolle a través de una presentación en Power
Point las partes que componen el Manual de Fondos Acumulados y socialícelos en el ambiente de
formación.

 Ambiente Requerido: Ambiente de formación 604 edificio Sena 43.

 Materiales: Calculadora, Block, Lápiz, Computador.

4. ACTIVIDADES DE EVALUACIÓN

Evidencias de Aprendizaje Criterios de Evaluación Técnicas e Instrumentos de

Evaluación

Evidencias de Conocimiento:  Aplicar la metodología para la Técnica: Prueba Objetiva De

elaboración e interpretación de las Conocimiento.
Respuesta a preguntas sobre
los pasos para la intervención TVD (Tablas de Valoración
documental).
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de un fondo acumulado.  Describe de manera cuidadosa el Técnica: Estudio de Casos.

contenido del fondo documental y
Evidencias de Desempeño: Técnica: Formulación de
las unidades de conservación,
preguntas
Elaboración de cuadros utilizando los instrumentos de
comparativos y análisis. descripción documental requeridos, Instrumento: Examen escrito
de acuerdo con sus características y con múltiple escogencia,
Diseño de líneas del tiempo.
necesidades. completación, falso –
Estudio de casos  Aplica objetivamente el concepto, verdadero, apareamiento,
marco teórico y normatividad, sobre etc.
Mesa Redonda: Marco
Normativo Organización fondos acumulados y tablas de
Fondos Acumulados valoración documental.

Evidencias de Productos:

Desarrollo de cuestionarios.

Líneas del tiempo con sus

respectivos actos
administrativos

Presentación de Power Point

sobre Manual de Fondos
Acumulados

5. GLOSARIO DE TÉRMINOS

INSTRUMENTOS DE DESCRIPCIÓN: Son el resultado de aplicación de la descripción archivística, según las

unidades de descripción. Son: Guía para el fondo, Inventario para la serie, Catálogo para las unidades
documentales. Son también instrumentos de descripción el cuadro de clasificación de un fondo
debidamente cumplimentado, el censo de fondos y colecciones.

NIVEL DE DESCRIPCIÓN: Es la representación del nivel de organización de una unidad de descripción, los
más generales son: FONDO; SECCIÓN, SERIE, UNIDAD DOCUMENTAL

SERIE DOCUMENTAL: Sucesión ordenada de unidades documentales, testimonio de una misma actividad
regulada por reglas o por un procedimiento administrativo. Está constituida por unidades documentales
simples o unidades documentales compuestas.

6. REFERENTES BIBLIOGRÁFICOS
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 CONDE VILLAVERDE, María Luisa, Manual de tratamiento de archivos administrativos,

Madrid, Dirección de Archivos Estatales, 1997, p.69.
 BONAL ZAZO, José Luis, La descripción archivística normalizada: origen, fundamentos, principios
y técnicas, España, TREA, 2001, p. 156.
 HEREDIA HERRERA, Antonia, Manual de instrumentos de descripción documental, Sevilla,
Diputación, 1982, p.15.
 Arévalo, J. V. H. (2002). Técnicas documentales de archivo. la descripción archivística. Retrieved from
http://ebookcentral.proquest.com.bdigital.sena.edu.co
 Cermeno, M. L., & Rivas, P. E. (2010). Valorar y seleccionar documentos: qué es y cómo se hace.
Retrieved from http://ebookcentral.proquest.com.bdigital.sena.edu.co
 Ríos, H. A. B., & Martín, G. Y. (Eds.). (2014). Descripción y recuperación de la información. Retrieved
from http://ebookcentral.proquest.com.bdigital.sena.edu.co
 Casilimas R.C., Ramírez Moreno J.C. (2004). Fondos Acumulados Manual de Organización. . Retrieved
fromhttp://guimar.es/archivo/Archivos/documentostecnicos/Fondos%20Acumulados.%20Manual%20
de%20Organizacion.%20Archivo%20General%20de%20la%20Nacion.%20Colombia.pdf

7. CONTROL DEL DOCUMENTO

Nombre Cargo Dependencia Fecha

Autor (es) Aracely Vargas Muñoz Instructora Servicios Abril de 2019

Administrativo.
Arledis Hurtado Conde

8. CONTROL DE CAMBIOS (diligenciar únicamente si realiza ajustes a la guía)

Nombre Cargo Dependencia Fecha Razón del Cambio

Autor (es)