Guía para migración de Tablas Maestras desde

Excel hacia Profit Plus

MIGRACION DE TABLAS MAESTRAS DESDE EXCEL HACIA LOS PRODUCTOS PROFIT

Programación de una hoja de Excel con campos estándar de profit para facilitar migraciones
hacia Profit Plus para cualquiera de los productos: Administrativo, Contabilidad y Nomina.

Lo que se desea es hacer de manera más rápida, eficaz y efectiva la depuración de datos y
estructuras a migrar a profit.

El proceso de migración de datos se resume en 4 grandes pasos que son:

A continuación se detallan cada uno de los pasos del proceso de migración de tablas
maestras desde Excel hacia los productos profit:

1.- Verificar los datos enviados por el cliente

El cliente envía sus datos en formato EXCEL o TXT para ser migrado a profit plus. Este formato
puede tener uno o varios campos obligatorios vacíos o renglones en blanco (que son
obligatorios en profit), es decir la estructura enviada por el cliente puede encontrarse
incompleta para cualquiera de estas tablas y nuestro trabajo consiste en armar esta estructura
y completar la misma a fin de ajustar los mismos al esqueleto de la tabla en Profit. A
continuación se presenta una imagen con los datos de un cliente, en donde se puede apreciar
que faltan campos obligatorios y no obligatorios que son necesarios para subir los datos al
sistema profit plus.

Campo Obligatorio

Campo No obligatorio

Campo Obligatorio
2.- Exportar la estructura de los datos a un archivo en Excel
Desde Visual FoxPro genere el archivo de Excel que contiene la estructura de la tabla en profit
que va a ser migrada. Utilice el proceso exportar datos ubicado en opción archivo del menú
principal de VFP; donde debe indicar el tipo de archivo que va a generar, que en este caso es
en Excel, indique la ruta donde se va generar el archivo, y por ultimo indique de que tabla fox
se va generar dicho archivo en Excel.

Una vez generado el archivo en Excel, verifique que los campos que tiene el archivo contengan
los mismos campos que tiene la base de datos; esto debido a que a veces cuando se genera la
estructura en Excel este obvia algunos campos memos. Para validar que los campos de la
tabla exportados estén completos utilice el diccionario de datos o abra el diseño de la tabla por
fox.
3.- Vaciar los datos del cliente en el archivo Excel
En la mayoría de los casos los campos obligatorios son subtablas de las tablas maestras, por
ejemplo en el caso de artículos (tabla maestra) las subtablas son: línea, sublinea, color,
categoría, procedencia, proveedor, entre otros. A continuación se muestra una imagen donde
los textos que están en rojo son campo obligatorios para el caso de la tabla de artículos.

SE RECOMIENDA SIEMPRE TENER UNA COPIA DE ESTE

DOCUMENTO DE EXCEL EN BLANCO Y UTILIZARLO COMO
PLANTILLA PARA FUTURAS MIGRACIONES

Una vez que tenga la estructura de la tabla en Excel completa, copie y pegue sobre la columna
del formato de migraciones los datos enviados por el cliente, en caso de estar en blanco algún
renglón la hoja colocara el valor NULL y esto hará mas fácil la detección de posibles errores por
datos en la migración EXCEL- PROFIT. A continuación se presenta un ejemplo de la tabla
artículos con valores null en los campos donde se desconoce qué valor deben tener.

Observe que, todas aquellas filas dentro de las columnas obligatorias que estaban vacías en el
documento original enviado por el cliente tienen valor NULL. Esto es de gran utilidad a la hora
de arreglar la data o de hacer saber al cliente que artículos serán modificados para poder
realizar la migración o que datos extra deberá proveer para la correcta migración de sus datos.

En caso de que el cliente no suministre los datos extra para poder migrar, entonces rellene con
un valor por defecto para el caso de los campos obligatorios, como por ejemplo: si los datos
suministrados por el cliente en la tabla artículos no tiene el color, cree por defecto un registro de
color que se llame por definir con la finalidad de poder rellenar el campo obligatorio; y así
sucesivamente con cada uno de los campos que no hayan sido suministrado por el cliente.

Nota: Recuerde que las subtablas tiene que estar creadas en profit o deben ser migradas a
profit antes de ejecutar el proceso de migración de las tablas maestras, con la finalidad que no
genere error los campos obligatorios que son parte de las reglas de validación al agregar un
nuevo registro en la tabla. A continuación se muestra una imagen con la regla de validación
para la tabla de artículos en VFP.
4.- Importar del archivo Excel a la tabla de profit
Una vez que los datos se encuentren completos y ordenados en la tabla de Excel, ejecute el
proceso de migración utilizando el asistente de importar datos de VFP ubicado en la opción
archivo del menú principal, tal y como se muestra en la imagen que se presenta a continuación:

Asistente de Importar datos:

Paso 1
a.- Identifique el tipo de archivo de donde se va a traer los datos, en este caso el archivo es en
Excel.
b.- Indique la ubicación del archivo Excel.
c.- Ubique la tabla dbf donde se van a migrar los datos, por ejemplo en caso de ser la tabla
artículos ubique dicha tabla dentro de la carpeta de la base de datos de la empresa creada en
profit.
Paso 2:
Indique a partir de cual registro desea comenzar a importar los datos, para el caso del ejemplo
que se ha venido siguiendo que es la tabla de artículos o cualquier otra tabla que se vaya a
migrar, se debe comenzar por el segundo registro debido a que el primer registro es el que
contiene el nombre de los campos y esto no es necesario migrarlo.

Paso 3:
Verifique que cada una de las columnas en Excel corresponda con las columnas de las tablas
en profit.

Columnas en Profit Plus

Columnas en Excel
Paso 3a:
Deje por los valores por defecto que se le muestran en este paso

Paso 4:
Finalice el proceso de importar datos para que VFP inicie el proceso de importación de los
registros a la tabla de profit, durante el proceso de importación visualizara una barra de
desplazamiento que le indica el nro. de registro que ya ha sido importado a la tabla de profit
plus.