UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA – UNAD

ESCUELA DE CIENCIAS BÁSICAS TECNOLOGÍA E INGENIERÍA

FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACION

FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACION
Grupo: 100500A_614

Paso 2
Elaborar el proceso administrativo en una empresa como estudio de
caso

Presentado al Director de Curso:

Luis Octavio Castañeda Giraldo

Entregado por el estudiante:

Diana Cristina Hidalgo Velásquez

Código: 1.057.784.109

UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA - UNAD

ESCUELA DE CIENCIAS BÁSICAS TECNOLOGÍA E INGENIERÍA
OCTUBRE 2019
MANIZALES
 UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA – UNAD
ESCUELA DE CIENCIAS BÁSICAS TECNOLOGÍA E INGENIERÍA
FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACION

FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACION

Paso 2: Elaborar el proceso administrativo en una empresa como

estudio de caso

Actividad individual:

Dar respuesta a las preguntas, conforme al material de estudio.

1. De acuerdo con su percepción y experiencia, ¿cuáles son las habilidades en cada uno
de los aspectos enunciados en el estudio de caso, que usted consideraría se deberían
tener en cuenta para seleccionar al coordinador del área de ventas?, para responder a
esta pregunta debe elaborar un esquema que dé cuenta de las habilidades y su
correspondiente descripción.

Estudio de caso para el Pasos2.

Estudio de caso empresa Porvenir:

Antecedentes:

En la empresa El provenir, en el mes de junio de 2019, se ha evidenciado una actitud

inadecuada ante el trabajo y el equipo. El coordinador comercial plantea la existencia de
graves problemas dentro de la sección de ventas, adicionalmente no se han logrado los
objetivos económicos del trimestre, coincidiendo todo, con la llegada de un nuevo director
general a la empresa.

Es por eso por lo que se le ha solicitado al coordinador del área de ventas realizar un cambio
en las estrategias, petición a la cual ha negado, mostrando inconformismo ante el jefe y el
nuevo director.

Para dar solución a esta crisis, el director decide tener una reunión con el jefe comercial y
el coordinador de ventas, con el propósito de arreglar la situación y tomar una decisión.
Después de casi 5 horas de reunión con ellos, deciden que el coordinador de ventas sea
trasladado a otra ciudad.

Como queda la vacante en el área de ventas, reúnen a los trabajadores y realizan una
prueba para escoger al que más tenga méritos por su comportamiento empresarial, en la
parte administrativa, operativa, financiera y comercial.
 UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA – UNAD
ESCUELA DE CIENCIAS BÁSICAS TECNOLOGÍA E INGENIERÍA
FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACION

Considero que el ejercicio de las ventas es uno de los más difícil en una organización. Es una
labor que requiere disciplina, perseverancia, talento, capacidad de influencia, seguridad,
convencimiento y, sobre todo, una alta dosis de vocación. De ahí que no todas las personas
tengan las aptitudes necesarias para desempeñarla.

Al mismo tiempo, es una de las acciones más importantes para las empresas, pues de ésta
dependen los ingresos y los beneficios. La explicación parece sencilla: si no hay beneficios,
no hay dinero; y si no hay dinero, las compañías cierran. El gerente de ventas es la persona
que se encarga de coordinar los miembros del equipo de mercadotecnia de una compañía.
En algunos casos, sobre todo cuando las empresas son pequeñas, es posible que tenga la
doble función de vendedor y gerente; en otras, asume el rol de jefe de departamento o
sección. Por lo general, los gerentes de ventas disponen de una partida presupuestaria
asignada por la dirección de las empresas para la ejecución de proyectos relacionados con
temas de publicidad, marketing, promociones, entre otros. Sin embargo, esto no resulta
una labor sencilla. Todo lo contrario. Los responsables de esta área deben formarse y
entrenarse en ciertas habilidades para garantizar buenos resultados.

LAS HABILIDADES ESENCIALES EN EL GERENTE DE VENTAS

La formación de buen coordinador del área de ventas debe ahondar en aspectos

transversales. Relacionamos 5 de los más importantes:

Capacidad de Selección:

Los gerentes de ventas trabajan con equipos de colaboradores. Pero para que esos equipos
funcionen eficazmente, es preciso que antes se apliquen criterios de selección adecuados.
Un buen gerente de ventas, antes de delegar funciones en otros, debe saber elegir a las
personas que le acompañarán en los procesos que lidera y asignarles un rol específico.

Motivación:

Debe ser, además, un motivador permanente. Si quiere sacar lo mejor de sus colaboradores,
es preciso que les motive a través de incentivos, recompensas, premios o porcentajes de
ventas. También debe acompañarlos en su proceso de interacción con los clientes,
reconociendo logros y ayudándoles a corregir fallos o errores. Los grupos motivados
obtienen mejores resultados.
 UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA – UNAD
ESCUELA DE CIENCIAS BÁSICAS TECNOLOGÍA E INGENIERÍA
FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACION

Liderazgo participativo:

Como jefe de sección o departamento, debe saber gestionar el poder que le ha sido
delegado. Pero no según modelos autocráticos o burocráticos. Su liderazgo debe ser
participativo, es decir, con canales de ida y vuelta entre las personas que tiene a cargo y su
nivel de dirección.

Coordinación:

Un buen gerente de ventas no puede permitir que sus colaboradores apliquen fórmulas
dispares o incongruentes. Si bien es preciso reconocer en cada uno de ellos un estilo y unas
formas de ejercer la venta, esto no implica que deban pasar por encima de unos valores
corporativos y unas estrategias comerciales fijadas de antemano. En ese sentido, el gerente
debe llamar a la unidad.

Comunicación asertiva:

Al dirigirse a sus colaboradores, el gerente de ventas debe ser directo y nunca irse por las
ramas. Sus mensajes tienen que ser eficaces y asertivos. Gran parte del éxito de los grupos
de ventas reside en la manera en que se transmiten y se interpretan los mensajes. Aquí no
debe haber ambigüedad. Las estrategias de ventas deben estar claras, al igual que los
objetivos que el grupo en su conjunto y cada uno de los vendedores establezcan.
 UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA – UNAD
ESCUELA DE CIENCIAS BÁSICAS TECNOLOGÍA E INGENIERÍA
FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACION

H Saber escoger y analizar las aptitudes y virtudes de los

CAPACIDAD DE SELECCIÓN integrantes del equipo encargado de ventas, ya que es de
A vital importancia el trabajo en equipo para lograr los
Capacidad de Selección: objetivos propuestos.
B
I
Capacidad de Selección: Sin duda la energía y buena vibra en el trabajo y más aún si
L
MOTIVACIÓN vienen del líder, debe ser positiva, la cual nos genere
I estimulación para continuar realizando nuestras funciones
Motivación: de excelente manera.
D
A
Capacidad de Selección: Es de suma importancia que nuestro líder generar una
D imagen positiva de líder a seguir, que genere en las
LIDERAZGO PARTICIPATIVO
E personas el sentimiento de compromiso y despierte sus
MOTIVACIÓN: habilidades para lograr un enlace, respeto y orientación.
S
-
Se deben definir las reglas y los propósitos de una manera
V CAPACIDAD DE SELECCIÓN:
clara y concisa, ya que independiente de la variedad en las
COORDINACIÓN
E formas de realizar las ventas, no se deben comprometer los
Motivación: objetivos y las metas que se estipularon.
N
T
Capacidad de Selección: Los objetivos y las metas deben ser claros, medibles y
A realistas, para que se tengan resultados congruentes, la
COMUNICACIÓN ASERTIVA información debe ser siempre objetiva para no generar
S
malas interpretaciones.
Motivación:
 UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA – UNAD
ESCUELA DE CIENCIAS BÁSICAS TECNOLOGÍA E INGENIERÍA
FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACION

2. Realice un cuadro sinóptico que le permita diferenciar las funciones administrativas

requeridas para el ejercicio del cargo de coordinador de ventas.

La función del departamento de ventas es planear, ejecutar y controlar actividades en este

campo. Debido a que durante el desarrollo de los planes de venta ocurren varias sorpresas,
el departamento de ventas debe dar seguimiento y control continuo a las actividades de
venta.

Resumiendo, las funciones de un gerente de ventas son: establecer metas, estrategias y

objetivos de ventas ya sean diarias semanales o mensuales, realizar planes y presupuesto,
participar en las decisiones de la empresa, actualizarse acerca de las tendencias de
mercado, mantener la buena comunicación y el entusiasmo de su equipo de trabajo, realizar
informes con los datos de ventas y analizarlos en conjunto con la dirección de la empresa,
entre otras.

FUNCIONES ADMINISTRATIVAS

 Contratar y formar al personal de ventas. Deben asegurarse que todo el departamento

de ventas tenga un buen conocimiento del producto, que dispongan de la
documentación actualizada de ventas y puedan tener acceso a las muestras de los
productos.
 Establecer los objetivos de venta diarios, semanales o mensuales que deban alcanzar
cada vendedor individualmente o el grupo.
 Distribuir el trabajo por región o tipo, asignándolo a los agentes comerciales o al
personal de ventas.
 Supervisar el trabajo de los agentes comerciales se lleva a cabo a través de
conversaciones telefónicas, correos electrónicos y reuniones, así como mediante el
análisis de sus devoluciones de ventas por escrito, semanales o mensuales.
 Participar en la toma de decisiones de la empresa siempre y cuando se encuentre
relacionada con la venta de productos y servicios.
 Diseñar y presentar estrategias de ventas e informes para que los analice la dirección
de la empresa.
 Asistir a conferencias en representación de la empresa y supervisar al personal de
ventas en los stands de la empresa en ferias y exposiciones.
 Elaborar presupuestos y tramitar pedidos.
 Resolver los problemas, quejas o consultas que surjan relacionadas con su
departamento, así como tratar y mantener buenas relaciones con los clientes.
 UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA – UNAD
ESCUELA DE CIENCIAS BÁSICAS TECNOLOGÍA E INGENIERÍA
FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACION

FUNCIONES ADMINISTRATIVAS
Deben asegurarse que todo el departamento de ventas tenga un buen conocimiento del
Contratar producto, que dispongan de la documentación actualizada de ventas y puedan tener acceso
a las muestras de los productos.
Capacidad de Selección:
Establecer los objetivos de venta diarios, semanales o mensuales que deban alcanzar cada
Establecer objetivos
vendedor individualmente o el grupo.

Distribuir el trabajo por región o tipo, asignándolo a los agentes comerciales o al personal de
Distribuir
Capacidad deelSelección:
trabajo
ventas.
MOTIVACIÓN:

Supervisar el trabajo de los agentes comerciales se lleva a cabo a través de conversaciones

Supervisar el trabajo telefónicas, correos electrónicos y reuniones, así como mediante el análisis de sus devoluciones de
CAPACIDAD DE ventas por escrito, semanales o mensuales.
CAPACIDAD DE
SELECCIÓN:
SELECCIÓN:
Participar en la toma de Participar en la toma de decisiones de la empresa siempre y cuando se encuentre relacionada con la
decisiones. venta de productos y servicios.

Diseñar y presentar estrategias de ventas e informes para que los analice la dirección de la empresa.
Diseñar

Asistir a conferencias en representación de la empresa y supervisar al personal de ventas en los

Asistir a conferencias
stands de la empresa en ferias y exposiciones.

Elaborar presupuestos Elaborar presupuestos y tramitar pedidos.

Resolver los problemas, quejas o consultas que surjan relacionadas con su departamento, así como
Resolver los problemas
tratar y mantener buenas relaciones con los clientes.
 UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA – UNAD
ESCUELA DE CIENCIAS BÁSICAS TECNOLOGÍA E INGENIERÍA
FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACION

Funciones diarias de un gerente de ventas:

 Planificar y organizar la planificación de trabajo del departamento de Ventas.

 Enfocar los esfuerzos de ventas al estudio de las necesidades existentes y potenciales de los clientes.
 Elaborar y hacer entrega de informes de ventas diarios.
 Establecer metas para los Ejecutivos y Representantes de Ventas.
 Estar al corriente con los cambios y tendencias en el mercado.
 En la medida en que el gerente de ventas adquiera los conocimientos necesarios para llevar a un buen término el desarrollo de sus
tareas, en esa medida la gerencia de ventas alcanzará que los niveles de productividad se incrementen.
 UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA – UNAD
ESCUELA DE CIENCIAS BÁSICAS TECNOLOGÍA E INGENIERÍA
FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACION

3. Usted ha sido asignado para llevar a cabo el paseo familiar de diciembre, aplique el proceso administrativo para la ejecución.

Debemos empezar determinando cada uno de los pasos del proceso administrativo:

1. Planificación: La familia Velásquez tiene previsto un paseo familiar para el mes de diciembre, el viaje es de ida y regreso, donde se
tiene como lugar de origen la ciudad de Manizales - Caldas y ciudad de destino Santa Marta; se realizará la compra de planes todo
incluido y el transporte por medio de tiquetes aéreos, el viaje tendrá una duración de 8 días desde el día 8 de diciembre, hasta el 16 de
diciembre. Participaran 15 personas de las cuales 4 son niños menores de 12 años.

2. Organización:

Se designan a tres personas de la familia para que realicen el proceso de organización de recaudación, compras y verificación de los
planes previstos tales como tiquetes, alojamiento, gastos de ingreso a lugares turísticos, gastos adicionales de comida, taxis o transporte
adicional, etc; entonces se calcularía un promedio de gastos de la siguiente manera.

Se realizará un cálculo aproximado de los gastos por persona teniendo en cuenta todo lo descrito anteriormente:

El costo por persona del paquete de hotel y alimentación $ 2.500.000

El costo por personal de tiquete aéreo ida y regreso $ 1.500.000
El costo aproximado de transporte adicional $ 100.000
El costo de ingreso a lugares turísticos de la ciudad $ 500.000
El costo de comidas adicionales o golosinas $ 300.000
El costo de recuerdos o suvenires $ 300.000

Costo total aproximado por persona es de $ 5.200.000

Costo total del viaje para los 15 integrantes de la familia $ 78.000.000
 UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA – UNAD
ESCUELA DE CIENCIAS BÁSICAS TECNOLOGÍA E INGENIERÍA
FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACION

3. Dirección: Las tres personas encargadas de las tareas de organización tendrán un periodo de 2 meses para realizar dicho proceso de
compra y planificación. Y adicional a esto creará un grupo de WhatsApp en donde compartirán temas relacionados de la programación
del viaje.

4. Control:

Se realizará una reunión cada 15 días para finiquitar los por menores con los 15 integrantes de la familia, para tomas decisiones que
se requieran, y se escucharán sugerencias e inquietudes que se presenten.
 UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA – UNAD
ESCUELA DE CIENCIAS BÁSICAS TECNOLOGÍA E INGENIERÍA
FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACION

ACTIVIDAD COLABORATIVA

PLANIFICACION EN LA GESTION

NIVEL
DIRECCIÓN GENERAL Visión - Misión - Valores
ESTRATEGICOS
DIRECCIÓN
Capacidad de Selección:

Capacidad de Selección:
Gerente de Ventas

Gerente de Finanzas Metas – Presupuestos –

NIVEL Recursos - Marketing
Gerente de Recursos
TÁCTICOS
GERENCIA Humanos
Motivación:
Gerente de
Producción

Capacidad de Selección:

Producción

NIVEL Control de Calidad

OPERACIONALES Planes de uso único –
OPERATIVO Contabilidad Planes Permanentes
Tesorería

Ventas
 UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA – UNAD
ESCUELA DE CIENCIAS BÁSICAS TECNOLOGÍA E INGENIERÍA
FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACION

INFOGRAFÍA