DOCUMENTOS ELECTRONICOS

PRESENTADO POR:

LINA GUZMAN (APRENDIZ)

KAREN RAMIREZ (APRENDIZ)

OLGA SANCHEZ (APRENDIZ)

PRESENTADO A:

LUIS ANGEL TORRES POVEDA (INSTRUCTOR)

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

REGIONAL DE CUNDINAMACRA
CENTRO AGROCOLOGICO Y EMPRESARIAL DE FUSAGASUGA
MEDINA CUNDINAMARCA
OCTUBRE 30 2019
 1. Claudia inicia a trabajar en la empresa técnicos S.A cuando su jefe le pide que por favor
le comprima los archivos para llevarlos a la presentación que tenga lugar fuera de la
ciudad. Ella queda preocupada ya que no entiende la instrucción del jefe,
¿Que podría hacer Claudia?

R//: le pediría el favor al jefe que me diera una información más clara y buscaría ayuda con alguno de sus
compañeros de oficina acerca del tema.

1. Que es un documento electrónico

R//: información generada, enviada recibida almacenada por un medio tecnológico que nos
permite una facilidad de almacenamiento y organización.

2. Clases de documentos electrónicos

R//:

Por su forma de creación

Por su origen

Por su forma y formato

3. Recomendaciones que seguir según su forma y formato.

CLASIFICACIÒN RECOMENDACIONES
Documentos Definir políticas para su conversión a formatos y
Ofimáticos lenguajes estables, de tal manera que no se corrompa la
información.
Cartográficos Definir políticas para garantizar su lectura a mediano y
largo plazo de manera que no estén sujetos a la evolución
del software con el que se produjeron, es decir, que la
versión siguiente del programa permita ver los archivos
generados en la versión anterior.
Correos Cumplir con todas las propiedades de un documento
electrónicos electrónico destacando que se garantice su autenticidad,
(comunicaciones fecha y hora en que se produjo y se recibió, garantizando
oficiales) que el autor de este documento es la persona que dice ser
y que tiene la competencia para firmarlo.
 Imagen, videos y Cumplir con las normas que establezcan el Gobierno
audio digital Nacional y la entidad en sus normas internas, para
garantizar su preservación y valor como prueba aceptada.
Mensajes de Emitir las políticas por las que se establezcan los
datos generados procedimientos válidos para la toma de los datos
mediante redes necesarios y su transformación a formatos que no alteren
sociales la validez de los documentos.
Formularios como herramientas que los usuarios pueden utilizar, que
Electrónicos se integran a la información que se maneja
electrónicamente, sin olvidar que su almacenamiento y
gestión debe ser llevada a cabo por el programa que
procesa la entrada al Sistema de Gestión de Documentos
Electrónicos. Emitir las políticas para establecer los
procedimientos válidos para la toma de los datos
necesarios y su transformación a formatos que no alteren
la validez de los documentos.
Bases de datos Establecer cortes de información para seleccionar de ellos
la que deba conservarse a largo plazo o de forma
permanente y transferirlos al Sistema de Gestión
de Documentos Electrónicos de Archivo - SGDEA. Los
criterios a seguir para el establecimiento de los cortes
variarán de acuerdo al contenido de la base de datos
y de la información que deba conservarse.
Páginas web Deben definirse políticas para establecer el tipo de
contenido que se publica, la periodicidad de su
actualización, y el responsable de producir y aprobar la
publicación. Así mismo, se debe tener en cuenta la
conservación de información, datos y documentos de
archivo publicado, de forma que se cuente con un
historial de publicaciones en el sitio web.

4. Qué características deben tener los documentos Electrónicos

R//: De acuerdo con la Norma NTC/ISO 15489-1 prueba, los documentos electrónicos deben
poseer ciertas características:

Autenticidad. Es lo que afirma ser; ha sido creado o enviado por la

Persona de la cual se afirma que lo ha creado o enviado.
Ha sido creado o enviado en el momento en que se afirma.
Integridad. El documento está completo y no ha sido alterado.
Se deben limitar las adiciones o anotaciones posteriores a su
Creación.
 Cualquier anotación, adición o supresión autorizada debe
dejar evidencia.
Fiabilidad. Su contenido es una representación completa y precisa de las
operaciones, actividades o los hechos de los que da
testimonio y al que se puede recurrir en el curso de
posteriores operaciones o actividades.
Disponibilidad. Puede ser localizado, recuperado, presentado e interpretado.
Su presentación debe mostrar la actividad u operación que lo
produjo.
Identificar en el contexto amplio de las actividades y las
funciones de la organización.
Mantener vínculos entre documentos que reflejan secuencias
de actividades.

5. Como hacer una bibliografía para trabajos escritos

R//: Una vez terminado el trabajo escrito, se debe crear un espacio donde se evidencia las
fuentes, ya sean libros. Revistas, periódicos, entrevistas, entre otros.

Estas se colocan en orden alfabético

LIBRO: incluye autor, título del libro, editores, el nombre del ensayo y números de páginas
seleccionadas, quien hizo la publicación, fecha de la publicación y donde se encuentra el libro.

ARTICULO: Nombre del autor, nombre del artículo, nombre del periódico, el volumen y el
número de la publicación, el número de páginas del artículo, el identificador digital del objeto y/o
base de datos o página web donde se encontró el artículo.
Ejemplo:

BIBLIOGRAFIA

 Aquí citaras los libros y las páginas web consultadas por autor en orden alfabético. No las
numeres.
 Sigue este orden para citar.
 APELLIDO, nombre. Título del libro. Editorial. Lugar, año.

ANEXOS

 En este apartado puedes incluir cuestionaros, mapas, fotografías, glosario de palabras, etc.
Que consideres interesantes para ilustrar alguna explicación.

6. ¿Que son los derechos de autor?

Las palabras de otro autor se debe citar este se hace dentro del contenido del documento
Debe existir la sigla
(Apellido, año en que se publica el articulo o texto)no mayor a 40 palabras
Coloca sangría, un tamaño menor.
El derecho de autor protege como obras independientes, las traducciones, adaptaciones, arreglos
musicales y demás transformaciones, sin perjuicios de los derechos de autor de las obras
originales”. (Artículo 14. Acuerdo 35 del 2003 del concejo académico).
Los derechos de autor se encuentran regulados en nuestro país por la ley 23 de 1982 y la decisión
Andina 351 de 1993.

 HAY DOS CLASES DE DERECHOS DE AUTOR

 Derechos morales, irrenunciables e inalienables, como el derecho

De reconocimiento de autoría y el derecho de integridad de la obra, entre otros.
 Derechos económicos, transferibles y de duración limitada en el tiempo,
básicamente los derechos de explotación, aunque hay otros (por ejemplo: el
derecho a remuneración, por copia privada.)