UNIVERSIDAD TÉCNICA DE COTOPAXI

FACULTAD CIENCIAS ADMINISTRATIVAS

CARRERA GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN GERENCIAL

PROYECTO: “Técnicas documentales, de comunicación y de archivo en empresas

públicas y privadas de la Provincia de Cotopaxi Cantón Salcedo”

Componente N.1

Técnicas documentales, de comunicación y de archivo en empresas públicas y

privadas del Cantón Salcedo.

Ciclo: PRIMERO “B”

Docentes participantes:
Mgs. Francisca Zambrano Estrella
Técnicas de Documentación y Archivo
Dr. Emilio Almache
Ortografía y Sintaxis
Msc. Libia Almeida Lara
Realidad Nacional
Ing. Patricio Bedón
Dactilografía
Ing. Katherine Carrera
Razonamiento Lógico Matemático

2019
ESTUDIANTES PARTICIPANTES

N° APELLIDOS Y NOMBRES N.- CÉDULA CICLO PARALELO

1 Bautista Rivera Alexis Daniel 1725378226 primero B

2 Cerda Espín María José 0502637457 primero B
3 Cuji Changa Mishel Carolina 1754397790 primero B
4 Fonseca Chiliquinga Danny Santiago 1850094358 primero B
5 Gamboy Chicaiza Israel Pepe 0504595901 primero B
6 García Moreno Gabriel Alejandro 0504187360 primero B
7 Guanoluisa Chusin María Agusta 0503578676 primero B
8 Guanoluisa Chusin Olga Jazmín 0504656687 primero B
9 Guarochico Porras Shirley Silvana 0504253709 primero B
10 Marca Ramírez Jessica Paola 0503819229 primero B
11 Muñoz Bermeo Madeline Nicole 1850750280 primero B
12 Pila Quinatoa Geoconda Elizabeth 0503502189 primero B
13 Pilaguano Canching Emily Vanessa 1727838813 primero B
14 PilicitaVargas Wendy Alexandra 1754502761 primero B
15 Sandoval Miranda Tamara Lisbeth 1804912663 primero B
16 Silva Rodríguez Melisa Lisseth 0504114224 primero B
17 Telenchana Telenchana Edison Javier 1804732715 primero B
18 Toaquiza Jami Héctor Fernando 0550302814 primero B
19 Torres Chamba Richard David 1751388354 primero B
20 Vega Romero Katerin Soraya 0503690497 primero B
21 Villalba Aguirre Lisbeth Estefanía 1727392993 primero B

DOCENTE RESPONSABLE CATEDRA INTEGRADORA

MGS. Francisca Zambrano Estrella Técnicas de Documentación y Archivo
CONTEXTO GENERAL DE LAS PRÁCTICAS PRE PROFESIONALES
Primer Ciclo

DOMINIO DE LA UTC EN EL CUAL SE SUSCRIBE

Gestión del conocimiento, en educación y comunicación para la transformación social.

LINEA DE INVESTIGACIÓN UTC

Administración y economía para el desarrollo humano y social.

LINEA DE VINCULACION UTC

Procesos pedagógicos y comunicacionales, interculturales e incluyentes.

SUB LÍNEA DE LA CARRERA

Gestión documental

Gestión Administrativa

Tic.

PROYECTO DE INVESTIGACIÓN

“Técnicas documentales, de comunicación y de archivo en empresas públicas y privadas de la

Provincia de Cotopaxi”.

PROYECTO DE VINCULACIÓN

“Técnicas documentales, de comunicación y de archivo en empresas públicas y privadas de la

Provincia de Cotopaxi”.

COMPONENTE 1

Identificar las diferentes técnicas documentales, de comunicación y de archivo en empresas públicas

y privadas del Cantón Latacunga.
 MARCO LOGÍCO COMPONENTE 1 DEL PROYECTO 1

JERARQUIA DE LOS INDICADORES DE FUENTES DE APORTE DE LA

SUPUESTOS
COMPONENTES VERIFICACIÓN VERIFICACIÓN ASIGNATURA

Identificación de Informe de estudiantes

problemas y desarrollo Informe de Docente *Incumplimiento de
metodológico de gestión Proyecto de Cat. Int. actividades por parte Razonamiento
de la información Componente 1 Proyecto de de los grupos de Lógico Matemàtico
gerencial de la provincia Componente 1 trabajo de los
de Cotopaxi Datos estadísticos estudiantes
A5.2. Determinar la
Elementos teóricos,
inclusión e
sobre la inclusión e
interculturalidad en el
interculturalidad en las Realidad Nacional
departamento de Informe de estudiantes, Inadecuada
empresas públicas y
secretaría de las informe de docente identificación de los

CATEDRA INTEGRADORATÉCNICAS DE DOCUMENTACIÓN Y ARCHIVO

privadas.
empresas. Cat. Int. elementos teóricos.
A5.1. Técnicas de Prácticas para la
Informe de aplicación
digitación de documentos correcta digitalización
de software por parte Falta de colaboración Dactilografía
administrativos y de documentos
del estudiante. de los directivos de la
utilización de las TICs administrativos.
institución.

*Desconocimiento de
Elementos tecnológicos Informe de estudiantes,
las tecnologías para Razonamiento
que inciden en la informe de docente
la gestión Lógico Matemático
A5. Tecnologías para la gestión documental. Cat. Int.
documental.
gestión documental.
Incumplimiento en la
A4. Clasificación de los Elementos teóricos de Informe de estudiantes, Técnicas de
entrega de los
documentos de acuerdo la clasificacón de los informe de docente Documentación y
informes en las
a su función. documentos. Cat. Int. Archivo
fechas indicadas

A3. Determina los Informe de estudiantes, *Falta de veracidad

métodos de redacción informe de docente en la información de Ortografía y Sintaxis
documental. Cat. Int. los estudiantes.
Métodos de redacción
documental.
A2. Identificación de la *Inadecuada
gestión de la Procesos de gestión de realización del Técnicas de
Ficha de observación,
información gerencial en la información instrumento para Documentación y
encuestas, entrevistas.
empresas públicas y gerencial. recolectar la Archivo
privadas.. información

Elementos *Falta de
A1. Análisis de la
conceptuales de la Informe de estudiantes, colaboración de
documentación,
documentación, informe de docente algunos Realidad Nacional
comunicación y archivo
comunicación y Cat. Int. departamentos de las
de la empresa
archivo. empresas.
INDICE DE CONTENIDOS

CONTEXTO GENERAL DE LAS PRÁCTICAS PRE PROFESIONALES 3

1. INTRODUCCIÓN 6
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA 8

OBJETIVOS 9
OBJETIVO GENERAL DEL PROYECTO 9

OBJETIVO GENERAL FASE I 10

OBJETIVO ESPECIFICO 10

JUSTIFICACIÓN 10
CAPÍTULO IV 13

INDICE DE GRAFICOS
Figura 1: TIPO DE INSTITUCION 13
Figura 2: REGISTRO DE DOCUMENTOS 14
Figura 3: PROCESOS DE GESTIÓN 15
Figura 4: DISTRIBUCION DE DOCUMENTOS 16

INDICE DE TABLAS
Table 1: TIPO DE INSTITUCION 13
Table 2: REGISTRO DE DOCUMENTOS 14
Table 3: PROCESOS DE GESTIÓN 15
Table 4: DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS 16
TEMA: “IDENTIFICACIÓN DE PROBLEMAS Y DESARROLLO DE LA GESTIÓN DE LA
INFORMACIÓN GERENCIAL DE EMPRESAS DE LA PROVINCIA DE COTOPAXI
CANTON SALCEDO

CAPITULO I

1. INTRODUCCIÓN

Para la identificación de los problemas y desarrollo de la Gestión de la Información Gerencial, en las

empresas de la Provincia de Cotopaxi, se ha dividido en tres apartados: el primero se identificará las
diferentes técnicas documentales, de comunicación y archivo en empresas públicas y privadas del
Cantón Salcedo, este diagnóstico le corresponde al primer ciclo de la Carrera de Gestión de la
Información Gerencial que inicia con el ciclo académico Marzo 2019 – Agosto 2019.

La Gestión Administrativa Documental, es de vital importancia para las empresas públicas y privadas,
siendo el conjunto de tecnologías y técnicas utilizadas para gestionar los documentos de una empresa
o institución u organización. La misión es administrar el flujo de documentos en lo que dure su ciclo
de vida. Los sistemas de gestión documental son programas de gestión de bases de datos que disponen
de una tecnología eficiente para el tratamiento de documentos de gestión diaria institucional científicos,
culturales y técnicos, aquí definiremos las bases sobre que es la gestión documental y el archivo de
documentos todo ello pensando en la necesidad de los procesos de las diferentes empresas.
La gestión documental es la captura, proceso, recuperación y almacenamiento de documentos. Con
ahorro de costos, tiempo, y mejora de procesos, cumplimiento de normativas de seguridad y reducción
del riesgo profesional. En la última década, la gestión de la información ha sido el elemento con mayor
impacto en la cultura empresarial. Especialmente en esta asignatura se experimenta una de las más
importantes revoluciones de la gestión. Es importante mencionar que la información basada en la
documentación es la más significativa en la gestión administrativa.

Para esta investigación, se ha trabajado con las cátedras integradoras con las 5 asignaturas que
aportaron para el desarrollo socioeconómico de las empresas privadas e instituciones públicas del
cantón Salcedo de la Provincia de Cotopaxi. La ortografía y sintaxis aporta en la redacción de
documentos mediante formatos estandarizados de normas o reglas internas de cada institución. Es
importante que en el mundo globalizado en el que se vive se aplique las tecnologías a más de eso la
correcta digitalización de documentos con las dos manos, posturas frente al computador evitando
enfermedades profesionales; Las Instituciones Públicas y Privadas se puede detectar que tiene una
inclusión intercultural permitiendo la participación de razas o etnias, cultura y lenguaje ayuda para la
comunicación de los diversos clientes internos y externos que acuden a las empresas para su
requerimientos.

El pensamiento lógico matemático es fundamental para comprender conceptos abstractos,

razonamiento y comprensión de relaciones. Todas estas habilidades van mucho más allá de las
matemáticas entendidas como tales, los beneficios de este tipo de pensamiento contribuyen a un
desarrollo de metas y logros personales y con ello el éxito de las empresas públicas y privadas.

El presente proyecto tiene como finalidad realizar un estudio investigativo en empresas públicas y
privadas de los 7 cantones de la Provincia de Cotopaxi, se ha iniciado su estudio en el Cantón
Latacunga, para en este ciclo cumpliendo el cronograma del proyecto Generativo realizar análisis de
los posibles problemas en la gestión documental que está administrada para su comunicación e
información del Cantón Salcedo.
La gestión administrativa emplea técnicas que se realizan a través de cuatro procesos específicos:
planeación, organización, dirección y control, por lo tanto, la presente investigación está basada
precisamente en saber cómo están administradas estas técnicas de documentación, comunicación y
archivo que utilizan en las empresas públicas y privadas de la Provincia de Cotopaxi. Es importante
crear una cultura de organización, conservación y preservación de documentos según su función, que
más tarde se convierte en patrimonio documental en el caso de las instituciones públicas, para las
empresas financieras por su creación, y las privadas para su conservación.

La herramientas de investigación que se utilizaran serán una ficha de observación en la primera etapa,
con los estudiantes de primer ciclo, basada en las cátedras integradoras teniendo como eje central
Técnicas de Documentación y Archivo, que será donde se puede detectar el problema, en

Conjunto con Dactilografía, Ortografía y Sintaxis, Razonamiento Lógico Matemático y Realidad

Nacional, asignaturas que aportan para el cumplimiento de los objetivos planteados.

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

En la actualidad las empresas públicas y privadas siguen utilizando técnicas de documentación y
archivo poco efectivos para la gestión de documentos que causa dificultades en los funcionarios y
trabajadores que no consiguen encontrar, archivar u ordenar los datos de una forma eficiente.

La administración de documentos y archivos es una actividad importante en las instituciones públicas

y privadas, ya que los documentos son recursos que a más de ser la comunicación y memoria
institucional, se utilizan para dar servicio a los clientes y para la difusión de la información de toda la
comunidad.

La correcta gestión de documentos en las empresas públicas y privadas es imprescindible para el buen
funcionamiento de estas. En muchos casos, el documento es el activo importante de una institución u
organización sobre el que se sustenta la mayor parte del trabajo. Un ejemplo de ello pueden ser las
instituciones gubernamentales como los ministerios, secretarias de estado y en la empresa privada las
de transporte o industria, que manejan una gran cantidad de información y documentos para desarrollar
su actividad diaria. También en la gestión documental esta la tecnología en el caso de empresas que su
actividad profesional es de forma on line, como es el caso de agencias de publicidad o de diarios
digitales.
La documentación duplicada provoca no solo un problema de pérdida de tiempo, sino también
desorganización y procesos lentos de entrega de información en algunos casos para la gerencia de las
empresas. Un software de gestión de documentos evitaría la duplicación de los mismos, logrando el
máximo rendimiento de los empleados en la institución.

Para ahorrar espacio es necesario un programa de gestión de documentos, evitando la utilización de

estanterías repletas de documentos que nadie consulta por temor a tener que organizarlos, por lo tanto
el acceso a la información será completamente efectivo para todos los usuarios del programa de
gestión y se aumentará la productividad de las organizaciones.

Otro de los problemas frecuentes de las grandes empresas a la hora de gestionar la información, está
relacionado con la seguridad de la misma. En muchos casos, las empresas manejan datos confidenciales
que no pueden estar expuestos, sin ningún tipo de control. Ésta es, otra de las razones para contar con un
software de gestión documental, que almacene los documentos y garantiza la protección de los datos
de la empresa.

En definitiva, la gestión documental es un factor muy importante para mantener un alto nivel
competitivo en todas las empresas y mejorar el rendimiento de todos los empleados. Por eso, es
importante contar con la tecnología para poder mejorar estos procesos. La adquisición de un software
de gestión documental marcará la diferencia entre el éxito y el fracaso de las organizaciones.

En el Ecuador contamos con un programa llamado Quipus, este servicio informático lo utilizan las
instituciones de control gubernamental, y esta manejado por la subsecretaria de información y consta
de bandeja de entrada, salida, tareas y un sistema de respaldo de usuarios activos e inactivos.

FORMULACIÓN DEL PROBLEMA

¿Las empresas privadas y las Instituciones públicas documental y archivo para el manejo de la
información?

OBJETIVOS
OBJETIVO GENERAL DEL PROYECTO
Identificar las diferentes técnicas documentales, de comunicación y de archivo en empresas Públicas
y Privadas de la Provincia de Cotopaxi.

OBJETIVO GENERAL FASE I

Identificar las diferentes técnicas documentales, de comunicación y de archivo en empresas públicas
y privadas del Cantón Salcedo.

OBJETIVO ESPECIFICO
 Fundamentar teóricamente las diferentes técnicas documentales, de comunicación y de
archivo que se aplican en empresas públicas y privadas.
 Observar las diferentes técnicas documentales, de comunicación y de archivo que se aplican
en empresas públicas y privadas del cantón Salcedo.
 Identificar las diferentes técnicas documentales, de comunicación y de archivo que se aplican
en empresas públicas y privadas del Cantón Salcedo.

JUSTIFICACIÓN
La gestión de la información, que es la gestión de la documentación, no es visualizada por varias
instituciones públicas y empresas privadas, como un enfoque que contribuye a la elevación de la
eficacia y eficiencia organizacional, las instituciones no cuentan con personal capacitado, capaces de
visualizar la importancia de contar con la información que necesitan en el momento oportuno, por lo
expuesto en la investigación surgen inquietudes, de qué técnicas se están utilizando para la gestión
documental en el sector público y privado del Cantón Salcedo, cuáles son las técnicas e instrumentos
que se puede aplicar en la Gestión de la Información y comunicación, que se pretende dar respuesta a
estas interrogantes.
 CAPITULO II
MARCO TEÓRICO

SECTOR EMPRESARIAL Y PÚBLICO

Empresa.

En general la empresa abarca varios temas y significados los cuales debemos comprender para formar
un criterio y concepto en general de la materia cada uno de estos términos se describirán y explicarán
según vayamos avanzando con este proyecto.

En el concepto de empresa según Chiavenato (1993), la empresa"es una organización social que
utiliza una gran variedad de recursos para alcanzar determinados objetivos". Explicando este concepto,
el autor menciona que la empresa "es una organización social por ser una asociación de personas para
la explotación de un negocio y que tiene por fin un determinado objetivo, que puede ser el lucro o la
atención de una necesidad social". (p.41.)

Según Pallares, Romero y Herrera, (2005), la empresa se la puede considerar como "un sistema dentro
del cual una persona o grupo de personas desarrollan un conjunto de actividades encaminadas a la
producción y/o distribución de bienes y/o servicios, enmarcados en un objeto social determinado".
(p.41)

Para Ribeiro (2001), Una empresa es "solo una conversación, un diálogo que existe y se perpetúa a
través del lenguaje usado por quienes la componen”. Este concepto se apoya en la afirmación de Rafael
Echeverría, autor del libro "Ontología del Lenguaje", donde menciona que las organizaciones
son fenómenos lingüísticos "unidades construidas a partir de conversaciones específicas que están
basadas en la capacidad de los seres humanos para efectuar compromisos mutuos cuando se comunican
entre sí. (Por tanto), una empresa es una red estable de conversaciones.

Red estable de conversaciones. Si se quiere comprender una empresa, se debe examinar las
conversaciones que la constituyeron en el pasado y las que la constituyen en la actualidad".
En ese sentido, según Lair Ribeiro (2005), si una empresa "cambia de localización, de producto o de

Personal sin cambiar de conversación, la misma empresa subsiste. La empresa solo cambiará cuando
cambie su estructura conversacional. ¡El lenguaje crea la realidad! (p.99)

Concluyendo según los criterios de los autores anteriormente citados una empresa es un conjunto de
elementos y procesos que interactúan entre sí; las personas como trabajadores, jefes, dueños, clientes,
productos y servicios que ofrezca la empresa intervienen en este dinámico proceso para llegar a un fin
o meta establecida en la empresa utilizando al máximo los recursos de la misma y disminuyendo
tiempo en cada proceso
 CAPÍTULO IV
4. LEVANTAMIENTO DE INFORMACIÓN DEL GOBIERNO AUTONOMO DECENTRALIZADO
(GAD) DEL CANTON SALCEDO
4.1. ANÁLISIS DEL GOBIERNO AUTONOMO DECENTRALIZADO (GAD) DEL CANTON
SALCEDO
Tabla 1

Table 1

1. TIPO DE INSTITUCION
No OPCIONES SI NO Percentage
1 Privada 0 0 0%
2 Pública 50 0 100%
TOTAL 50 100%

Gráfico1 Figure 1
 Tipo de Institucion

Privada
Pública

100%

Elaborado por: Grupo de trabajo Primero B

Fuente: GAD Municipal Cantón Salcedo.

Interpretación.

De 50 funcionarios encestados en el GAD (Gobierno Autónomo Descentralizado) de Salcedo responden 100%

Institución Pública.

Análisis.

Respecto a la pregunta que implica el tipo de institución el 100% de los encuestados respondieron que es una
institución pública.

Tabla 2

Tabla 2

Se registran los documentos al momento de la entrada

OPCIONES RESPUESTAS Porcentaje

SI 36 72%
NO 14 28%
TOTAL 50 100%

Gráfico 2

Figura 2
 Se registran los documentos al
momento de la entrada.

28%
SI
NO

72%

Elaborado por: Grupo de trabajo Primero B

Fuente: GAD Municipal Cantón Salcedo.

Interpretación.

De 50 funcionarios encestados en el GAD (Gobierno Autónomo Descentralizado) de Salcedo responden 72%

registra los documentos al momento de entrada y el 28% no registra los documentos al momento de entrada.

Análisis.

Respecto a la pregunta que implica el tipo que registra los documentos al momento de entrada 72% de los
encuestados dice que si se registra y el 28% de los encuestados dice que no registra los documentos al momento
de entrada.

Tabla 3

Tabla 3

Se tiene conocimiento de los procesos de Gestión Documental

OPCIONES RESPUESTAS Porcentaje

SI 50 100%
NO 0 0%
TOTAL 50 100%
Gráfico 3 Figura 3

Se tiene conocimiento de los procesos

de Gestion Documental

SI
NO

100%

Elaborado por: Grupo de trabajo Primero B

Fuente: GAD Municipal Cantón Salcedo

Interpretación.

De 50 funcionarios encestados en el GAD (Gobierno Autónomo Descentralizado) de Salcedo responden 100%

que se tiene conocimientos de los procesos de gestión documental.

Análisis.

Respecto a la pregunta que implica si tienen conocimiento de procesos de la gestión documental el 100% de
los encuestados respondieron que si tiene. Conocimiento de los procesos de gestión documental.

Tabla 4

Tabla 4
Se organizan los documentos para su distribución en los diferentes
departamentos

OPCIONES RESPUESTAS Porcentaje

SI 50 100%
NO 0 0%
TOTAL 50 100%

Gráfico 4 Figura 4

SI
NO

100%

Elaborado por: Grupo de trabajo Primero B

Fuente: GAD Municipal Cantón Salcedo

Interpretación.

De 50 funcionarios encestados en el GAD (Gobierno Autónomo Descentralizado) de Salcedo responden 100%

organiza los documentos para su distribución en los diferentes departamentos.

Análisis.

Respecto a la pregunta que implica si tienen conocimiento de la organización de documentos para su

distribución en los diferentes departamentos el 100% de los encuestados respondieron que si tiene conocimiento.

Tabla 5

3. Proceso de Gestión Documental.

3.1 Existe algún tipo de Gestión Documental en la institución
OPCIONES RESPUESTAS Porcentaje
SI 50 100%
NO 0 0%
TOTAL 50 100%

Gráfico 5

SI
NO

100%

Elaborado por: Grupo de trabajo Primero B

Fuente: GAD Municipal Cantón Salcedo

Interpretación.

De 50 funcionarios encestados en el GAD (Gobierno Autónomo Descentralizado) de Salcedo responden 100%

existe algún tipo de gestión documental en la institución.

Análisis.

Respecto a la pregunta que implica si existe algún tipo de gestión documental en la institución el100% de los
encuestados respondieron que sí.