Paso 4 - 29 V.11

Facilidad de acceso a las Tecnologías de la Información y la Comunicación (TIC) de los
habitantes de la vereda El Español de Santa Rosa de Cabal, Risaralda
Trabajo colaborativo - Unidad 3: Planificar, gestionar y controlar las comunicaciones del

proyecto
Presentado por:
Sandra Patricia Barrero García.
Kelly Johana Echeverry
Ángela María González Ramírez
Cristian Andrés Sepúlveda
William Armel Zambrano
Grupo 108001_29
Tutor:
Elva Nelly Rojas Araque
Curso: Gestión de Stakeholders
Universidad Nacional Abierta y A Distancia –UNAD
Escuela de Ciencias Administrativas, Contables, Económicas y de Negocios
Especialización en Gestión de Proyectos
Noviembre 27 de 2019
2
Tabla de Contenido
1. Introducción ........................................................................................................................... 3
2. Justificación ........................................................................................................................... 4
3. Objetivos................................................................................................................................. 5
Objetivo General ........................................................................................................................... 5
Objetivos Específicos .................................................................................................................... 5
4. Desarrollo del trabajo ........................................................................................................... 6
4.1. Plan de Gestión de las Comunicaciones .............................................................................. 6
4.1.1. Análisis DAFO .............................................................................................................. 19
4.1.2. Análisis de requisitos de Comunicación ..................................................................... 20
4.1.3. Tecnología de la Comunicación para los Interesados ............................................... 23
4.1.4. Modelos de Comunicación para cada grupo de Interesados.................................... 28
4.1.5. Métodos de Comunicación para cada grupo de Interesados ................................... 35
4.1.6. Sistemas de Información ............................................................................................. 36
4.1.7. Informe de Desempeño ................................................................................................ 39
4.2. Link de la página web ......................................................................................................... 43
4.3. Link de la revista ................................................................................................................. 43
4.4. Artículos para la revista...................................................................................................... 43
4.4.1. Articulo 1 ...................................................................................................................... 43
4.4.2. Articulo 2 ...................................................................................................................... 45
4.4.3. Articulo 3 ...................................................................................................................... 47
4.4.4. Articulo 4 ...................................................................................................................... 50
4.4.5. Articulo 5 ...................................................................................................................... 51
4.5. Link de los videos individuales ........................................................................................... 53
5. Conclusiones......................................................................................................................... 54
Bibliografía .................................................................................................................................. 55
3
1. Introducción
El plan de gestión de las comunicaciones es un documento de vital importancia para el
correcto desarrollo del proyecto, cuyo objetivo es generar directrices a cada uno de los
interesados sobre cómo se debe manejar las comunicaciones y conocer la interacción
comunicación – interesados.
En el siguiente documento se presenta el plan de gestión de las comunicaciones para el
proyecto ““Facilidad de acceso a las Tecnologías de la Información y la Comunicación (TIC) de
los habitantes de la vereda El Español de Santa Rosa de Cabal, Risaralda” y el diseño de una
página web como estrategia de comunicación con los stakeholders.

4
2. Justificación
La gestión de las comunicaciones garantiza que la información del proyecto sea adecuada
y oportuna. Determina las necesidades de información de los interesados y los métodos de
distribución adecuada para el éxito del proyecto, siendo de gran importancia debido a que se
establece la forma o estrategias de comunicación con los interesados del proyecto, la forma en
que se van a documentar los acuerdos de reuniones, actas y seguimiento de compromisos,
información relevante para los interesados, resultados e impactos positivo o negativo por la
ejecución o terminación del proyecto a través de sistemas de información impresos o
electrónicos.
5
3. Objetivos
Objetivo General
Proponer y elaborar el plan de gestión de las comunicaciones al proyecto “Facilidad de
acceso a las Tecnologías de la Información y la Comunicación (TIC) de los habitantes de la
vereda El Español de Santa Rosa de Cabal, Risaralda”.
Objetivos Específicos
Diseñar una página web como estrategia de comunicación para que los stakeholders estén
informados de cambios, evoluciones, afectaciones y beneficios del proyecto.
Elaborar el plan de gestión de comunicaciones del proyecto.
Redactar un artículo de revista por cada integrante del grupo colaborativo para ser
publicado en la revista ISSUU.com

6
4. Desarrollo del trabajo
4.1. Plan de Gestión de las Comunicaciones
Para la formulación del plan de gestión de las comunicaciones se utilizó la información
proporcionada por el plan de gestión de los recursos del proyecto, el plan de gestión de los
interesados, el cronograma y el organigrama del proyecto.
A continuación se detallará el plan de gestión de las comunicaciones que será utilizado en
el desarrollo del proyecto:
PLAN DE GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES

Facilidad de acceso a las Tecnologías de la
PROYECTO Información y la Comunicación (TIC) de los
habitantes de la vereda el Español de Santa Rosa
de Cabal, Risaralda
Gobernación de Risaralda
PATROCINADOR
Alcaldía de Santa Rosa de Cabal
Equipo:
Cristian Andrés
Sepúlveda.
PREPARADO POR 27 Noviembre 2019
Sandra Patricia
Barrero.
William Armel
Zambrano.
Ángela María
González Ramírez
27 Noviembre 2019
REVISADO POR
Kelly Johana
Echeverry
Tutora Elva Nelly 27 Noviembre 2019
APROBADO POR
Rojas Araque
7
HISTORIAL DE VERSIONES
FECHA N° DE DESCRIPCIÓN ELABORADO

VERSIÓN POR
Noviembre 10 0 Creación del plan de Sandra Patricia

de 2019 gestión de las Barrero.
comunicaciones.
Noviembre 11 1 Modificación del plan de Sandra Patricia

de 2019 gestión de las Barrero.
comunicaciones.
ORGANIGRAMA DEL PROYECTO

(DIAGRAMA DE CARGOS)
Alcaldía de
Santa Rosa de Gobernación
Cabal de Risaralda
(Sponsor) (Sponsor)
Líder del
proyecto
Coordinadora
del proyecto
Integrante 1 Integrante 2 Integrante 3

del equipo del equipo del equipo
investigador. investigador. investigador.
8
TIEMPO DE EJECUCIÓN DEL PROYECTO

 Fase: Diagnóstico
Hito: elaboración del diagnóstico, identificación geográfica y situación
socioeconómica.
Plazo: 2 meses.
Fecha de ejecución: Octubre - Noviembre de 2019
 Fase: Análisis
Hito: análisis de las causas y de la población al cual va dirigido el proyecto.
Plazo: 2 meses.
Fecha de ejecución: Diciembre de 2019 - Enero de 2020.
 Fase: Desarrollo del proyecto
Hito: Desarrollo del proyecto incluyendo el contexto socioeconómico y
ambiental.
Plazo: 4 meses.
Fecha de ejecución: Febrero - Mayo de 2020.
 Fase: Conclusiones del proyecto
Hito: Planteamiento de las estratégicas y el análisis del contexto socioeconómico
y ambiental.
Plazo: 3 meses.
Fecha de ejecución: Junio - Agosto de 2020.
IDENTIFICACIÓN Y PLANIFICACIÓN DE LA COMUNICACIÓN

9
El líder del proyecto realizará un listado maestro con los interesados e
involucrados del proyecto, en el cual incluirá los datos actualizados como: número de
teléfono fijo, numero de celular, Skype y correo electrónico. Dicho listado maestro se
actualizará con el desarrollo del proyecto.
En la etapa de la planificación de la comunicación se establece cuáles son las
necesidades, la información que se necesita y como debe ser la comunicación entre los
interesados del proyecto. Además se determina quién necesita la información, que
información necesitan, para que necesitan la información, quien proporciona la
información y el canal como será proporcionada la información. El encargado de esta
etapa es el líder del proyecto, quien será el comisionado de que fluya la información a
cada uno de los interesados del proyecto desde el comienzo hasta el final del proyecto.
En esta etapa, la información utilizada será:
 Organigrama del proyecto.
 Matriz de responsabilidad del proyecto.
 Relaciones de responsabilidad del proyecto.
 Listado de las áreas y profesionales de las organizaciones involucradas en el
proyecto.
 Formatos de la comunicación interna y externa del proyecto.
 Información detallada de cada uno de los integrantes y organizaciones
involucradas con el proyecto.
 Actas de reuniones.
 Formatos diligenciados con los cambios solicitados con su respectiva
aprobación.
10
 Actualización de todos los documentos del proyecto.
Dentro del plan de gestión de las comunicaciones se incluye toda la logística
necesaria que debe manejarse dentro del proyecto para la correcta manejo, recolección,
almacenamiento y uso de la información obtenido dentro del ciclo de vida del proyecto.
PROTOCOLO DE MANEJO Y DISTRIBUCIÓN DE LA INFORMACIÓN
Las comunicaciones se manejaran según el plan de gestión de las comunicaciones
del proyecto. Los involucrados en el plan de gestión de las comunicaciones son:
Alcaldía de Santa Rosa de Cabal (Sponsor), Gobernación de Risaralda (Sponsor), líder
del proyecto, coordinadora del proyecto, integrante 1 del equipo investigador, integrante
2 del equipo investigador e integrante 3 del equipo investigador.
Los documentos a utilizar en el proyecto serán: plan general del proyecto, informe
sobre el progreso del proyecto, cronograma e informes de reuniones, solicitudes de
cambio en el proyecto, listado maestro de proveedores y subcontratistas. Todos los
documentos relacionados con el plan de gestion de las comunicaciones se realizan en el
idioma oficial de Colombia, es decir, idioma español.
Todo documento debe ir firmado en original por el responsable del area o de quien
elaboró el documento con el respectivo visto bueno por parte del lider del proyecto.
Para la distribucion de la información se utilizaran los medios como correos
electronicos, memorandos, página web, whatsapp y comunicaciones escritas, en donde
se comunicaran documentos como informes quincenales, informes mensuales, actas de

11
reunión de avance del proyecto, carta de comunicación entre los interesados del
proyecto, cronogramas o programación de actividades o de reuniones, solicitudes de
cambio, reportes financieros, aprobaciones de cambio, control presupuestal,
actualización del documento general del proyecto, entre otros.

MATRIZ DE LAS COMUNICACIONES DEL PROYECTO
Actividad Frecue Canal Interesados responsable

ncia utilizado
Alcaldía de Gobernaci Líder Coordi Integrante Integrante Integrante h
Santa Rosa ón de del nadora 1 del 2 del 3 del
de Cabal Risaralda proyect del equipo equipo equipo
(Sponsor) (Sponsor) o proyect investigad investigad investigad
o or. or. or.
Informe Mensu Correo Destinatario Destinatar Emisor Soport Destinatar Destinatar Destinatar
sobre al electronico, io e io io io
progreso whatsapp,
del memorando,
proyecto página web,
comunicaci
ones
escritas.
Listado de Seman Correo Destinatario Destinatar Emisor Soport Destinatar Destinatar Destinatar
funciones, al. electrónico, io e io io io
tareas y whatsapp,
recursos pagina web,
del comunicaci
proyecto. ones
escritas.
Búsqueda Cuand Correo Soporte Soporte Autori Destin Emisor Emisor Emisor
y o se electrónico, za atario
consultas requier whatsapp,
de a. página web,
informació comunicaci
n sobre el ones
proyecto. escritas.
13
Asistencia Quinc Correo Soporte Soporte Emisor Emisor Destinatar Destinatar Destinatar
de enal. electrónico, io io io
reuniones whatsapp,
sobre memorando,
progreso página web,
del comunicaci
proyecto. ones
escritas.
Solicitudes Cuand Correo Soporte Soporte Autori Destin Emisor Emisor Emisor
y o se electrónico, za atario
aprobacion requier whatsapp,
de a. memorando,
cambios página web,
en el comunicaci
proyecto ones
escritas.
Acta de Al Correo Destinatario Destinatar Emisor Soport Destinatar Destinatar Destinatar
contitució iniciar electrónico, io e io io io
n del el memorando,
proyecto proyec página web,
to. comunicaci
ones
escritas.
Alcance Al Correo Destinatario Destinatar Emisor Soport Destinatar Destinatar Destinatar
del iniciar electrónico, io e io io io
proyecto el memorando,
proyec página web,
to comunicaci
ones
escritas.
Document Al Correo Destinatario Destinatar Emisor Soport Destinatar Destinatar Destinatar
o general iniciar electrónico, io e io io io
del el memorando,
proyecto proyec página web,
to y comunicaci
cuand ones
o se escritas.
14
realice
n
actuali
zación
es.
Cronogra Al Correo Destinatario Destinatar Emisor Soport Destinatar Destinatar Destinatar
más del iniciar electrónico, io e io io io
proyecto y el memorando,
sus proyec página web,
respectivas to y comunicaci
actualizaci cuand ones
ones. o se escritas.
realice
n
actuali
zación
es.
Presupuest Al Correo Emisor Emisor Emisor Soport Destinatar Destinatar Destinatar
os, iniciar electrónico, e io io io
balances o el memorando,
calendario proyec página web,
de to y comunicaci
recursos. cuand ones
o se escritas.
realice
n
actuali
zacion
es.
Registro Al Correo Destinatario Destinatar Emisor Soport Destinatar Destinatar Destinatar
de riesgos. iniciar electrónico, io e io io io
el memorando,
proyec página web,
to y comunicaci
cuand ones
o se escritas.
realice
n
15
actuali
zación
es.
Acciones Al Correo Destinatario Destinatar Emisor Soport Destinatar Destinatar Destinatar
correctivas iniciar electrónico, io e io io io
, acciones el memorando,
preventiva proyec página web,
s, acciones to y comunicaci
de mejora, cuand ones
lecciones o se escritas.
aprendidas realice
. n
actuali
zación
es.
Trámites Al Correo Emisor Emisor Emisor Soport Destinatar Destinatar Destinatar
administra iniciar electrónico, e io io io
tivos el memorando,
internos y proyec áagina web,
externos. to y comunicaci
cuand ones
o se escritas.
realice
n
actuali
zación
es.
Las comunicaciones escritas deberán estar firmadas en original por el emisor del
documento y con el recibido del líder del proyecto.
Las actas de reunión sobre el progreso del proyecto deberán estar firmadas en original por
los participantes de la reunión, con el visto bueno del líder del proyecto. Las copias de las actas
de dichas reuniones serán enviadas a todos los integrantes del proyecto incluyendo los sponsor, a
los canales de comunicaciones mencionados en la tabla anterior.
Los correos electrónicos deben ir con copia al líder del proyecto y los destinatarios de los
correos electrónicos deberán acusar el recibido de la información con copia al líder del proyecto.
Las decisiones que se tomen por vía telefónica tendrá que ser comunicadas por whatsapp a
más tardar 10 minutos después de terminada la llamada, luego se comunicará las decisiones por
escrito a través de correo electrónico y memorando, todos estos documentos o acciones deberán
ir con copia al líder del proyecto.
Las reuniones sobre el avance del proyecto se llevarán a cabo según el cronograma que se
encuentra en el documento general del proyecto y se enviará al correo electrónico de todos los
involucrados del proyecto, un recordatorio dos días hábiles antes de la reunión. Después de
realizada la reunión se enviará a más tardar tres días hábiles el acta de la reunión al correo
electrónico para la revisión y aprobación de dicha acta. Luego, los participantes de la reunión
tendrán un máximo de cinco días hábiles para firmar en original el acta de dicha reunión so pena
de suspensión por dos días de trabajo. Durante los tres días hábiles se recibirán los comentarios u
observaciones para la corrección del acta de reunión de avance del proyecto. Después de los tres
días hábiles no se recibirán más observaciones o comentarios. Las reuniones se realizaran de

17
forma presencial, los involucrados que se encuentren fuera de la ciudad pueden asistir de forma
virtual. Igualmente aplica para los sponsor del proyecto.
Clase de reunión Objetivo de la reunión Frecuencia de la Fecha a realizar
reunión reunión.
Reunión con los Conocer el avance Mensual Ver documento general
sponsor. general del proyecto. del proyecto.
Reunión de avance con Conocer el avance y la Mensual Ver documento general
los involucrados en el situación real del del proyecto.
proyecto. proyecto.
Reunión con el equipo Revisar el avance de Quincenal. Ver documento general
del proyecto. proyecto y los cambios del proyecto.
a realizar en cada una
de las fases del
proyecto.
Reunión avance Revisar el avance Mensual Ver documento general
financiero del proyecto financiero de proyecto del proyecto.
y del balance del
proyecto.
Reunión avance técnico Revisar el avance Quincenal. Ver documento general
y documental del técnico y de del proyecto.
proyecto investigación del
proyecto y la
18
elaboración de los
entregables según
especificaciones del
cliente.
Conocer la aplicación
del documento general
del proyecto.
Reuniones Resolver problemas Cuando se requiera. Cuando se requiera.
extraordinarias de los que se presenten
involucrados en el durante la vida del
proyecto. proyecto.
CONTROL DE LAS COMUNICACIONES
Para realizar el control de las comunicaciones el líder del proyecto junto con la
coordinadora del proyecto realizaran el seguimiento y el control de las comunicaciones, los
cuales probaran que las necesidades de la información están cubiertas para cada uno de los
interesados. Además estas mediciones se incluirán dentro del informe mensual de avance del
proyecto.
Igualmente el líder del proyecto y la coordinadora del proyecto verificaran que los canales
de comunicación sean eficientes y eficaces y que no generen demoras en las actividades de cada
una de las fases del proyecto. Además que todos los involucrados reciban la información enviada
de todas las actividades programadas y ejecutadas durante el ciclo de vida del proyecto.
19
4.1.1. Análisis DAFO
DEBILIDADES AMENAZAS
• No todos los habitantes de la zona tendrán • Empresas particulares ofreciendo servicios
acceso a los beneficios del proyecto. similares desvirtuando el objetivo del proyecto.
• No se tiene un vínculo de confianza con la • No hay un sistema efectivo para identificar
comunidad a trabajar. tecnologías que se estén implementando a la vez
que se ejecuta el proyecto.

• No se identifica ni reconoce el trabajo a
desarrollar por parte de la comunidad. • Confusión y falta de conocimiento por parte de
la población con respecto al proyecto.
FORTALEZAS OPORTUNIDADES
• Informes de gestión y avance del proyecto • Sistemas online que permiten tener contacto con
constantes. todos los involucrados al tiempo.
• Reuniones de rendición de cuentas. • Con la implementación del proyecto se aumenta
la capacidad de comunicación de los

• Se cuenta con un correo interno donde se
involucrados.
informa las novedades, tareas y requerimientos.
• Se abre el campo de acción para acceder a otras

• Se tienen diferentes herramientas de
tecnologías que se pueden implementar.
comunicación como Whatsapp, Skype y correo
electrónico. • Se realiza difusión del proyecto y sus avances
por parte de las entidades gubernamentales lo

• Se mantiene a los involucrados informados del
que crea confianza ante los interesados.
estado del proyecto.
• Se tiene una percepción de tranquilidad por
parte de los interesados con respecto al proyecto
por su efectiva comunicación.

20
4.1.2. Análisis de requisitos de Comunicación
El líder del proyecto, es la persona encargada de aprobar los métodos y frecuencias de la
comunicación en la formulación y en el desarrollo del proyecto. Las comunicaciones seguirán el
procedimiento descrito en el plan de gestión de las comunicaciones. En la siguiente tabla se
describe los requisitos de comunicación de los involucrados en el proyecto.
Interesado Requisito de comunicación.
Alcaldía de Santa Rosa de Se le comunicara de forma escrita (correo certificado) y
Cabal (Sponsor) digital (correo electrónico) sobre el avance de proyecto, el
desarrollo de cada una de las fases del proyecto, los
cambios en el proyecto y las actas de reunión sobre el
avance del proyecto.
Se atenderán las comunicaciones escritas y telefónicas
enviadas por el sponsor de forma escrita (correo
certificado) y digital (correo electrónico).
Gobernación de Risaralda Se le comunicará de forma escrita (correo certificado) y
(Sponsor) digital (correo electrónico) sobre el avance de proyecto, el
desarrollo de cada una de las fases del proyecto, los
cambios en el proyecto y las actas de reunión sobre el
avance del proyecto.

21
Se atenderán las comunicaciones escritas y telefónicas
enviadas por el sponsor de forma escrita (correo
certificado) y digital (correo electrónico).
Líder del proyecto Supervisará todos los procesos y actividades que se
desarrollen durante la vida útil del proyecto. Se encargará
de resolver los problemas que se presenten durante el
desarrollo del proyecto. Es la encargada de la gestión de las
comunicaciones del proyecto. Recibirá toda la información
digital y física que sea entrada o salida del proyecto o que
lo afecte.
Coordinadora del proyecto Apoyará al líder del proyecto en todo lo necesario para el
correcto funcionamiento del proyecto. También será apoyo
para el equipo investigador. Recibirá toda la información
digital y física que sea entrada o salida del proyecto o que
lo afecte.
Integrante 1 del equipo Realizará las actividades para el correcto funcionamiento
investigador del proyecto, participará en las reuniones sobre los avances
del proyecto, diligenciará las solicitudes de cambio para ser
aprobadas por el líder del proyecto, elaborará los informes
de avance del proyecto y el informe final del proyecto.
Se comunicará por teléfono, whatsapp, correo electrónico,
página web, correspondencia escrita, memorandos, etc.,

22
además se enviará copia física y digital al líder del
proyecto. Igualmente, realizará acuso de la información
física y digital recibida a través del correo electrónico y de
memorandos o correspondencia escrita.
además enviará copia física y digital al líder del proyecto.
Igualmente, realizará acuso de la información física y
digital recibida a través del correo electrónico y de

23
además enviará copia física y digital al líder del proyecto.
Igualmente, realizará acuso de la información física y
digital recibida a través del correo electrónico y de
4.1.3. Tecnología de la Comunicación para los Interesados
La tecnología utilizada en el proyecto se detallada en el siguiente cuadro:
Interesados Medio de comunicación Detalles
Alcaldía de Santa Rosa de Digital Se enviara la información
Cabal (Sponsor) física a través de correo

Físico
certificado y la copia digital
se enviará a los correos
electrónicos registrados en el
listado maestro de
involucrados.
Gobernación de Risaralda Digital Se enviara la información
(Sponsor) física a través de correo

Físico
certificado y la copia digital
se enviará a los correos
electrónicos registrados en el
24
listado maestro de
involucrados.
Líder del proyecto Digital Se enviará la información
física a través de
Físico
memorandos con firma
original del recibido de la
información física.
La copia digital se enviará al
correo electrónico registrado
en el listado maestro de
involucrados y el involucrado
acusará el recibido de la
información al emisor del
correo electrónico con copia
al líder del proyecto.
Además, se publicará la
información en la página
web.
Coordinadora del proyecto Digital Se enviará la información
física a través de
Físico
25
Además se publicará la
web.
Integrante 1 del equipo Digital Se enviará la información
investigador física a través de

Físico
26
web.

Físico

27
web.

Físico
acusara el recibido de la
web.
Los documentos que contribuirán a la distribución de la información durante el desarrollo
del proyecto serán:

28
 Plan general del proyecto.
 Capacitaciones para los involucrados del proyecto.
 Memorandos internos entre los involucrados del proyecto.
 Informes quincenales.
 Informe mensuales.
 Actas de reunión de avance del proyecto.
 Carta de comunicación entre los interesados del proyecto.
 Cronogramas o programación de actividades o de reunciones.
 Solicitudes de cambio.
 Reportes financieros
 Aprobaciones de cambio.
 Control presupuestal
 Actualizacion del documento general del proyecto.
4.1.4. Modelos de Comunicación para cada grupo de Interesados
Modelo de comunicación stakeholders Alcaldía Santa Rosa de Cabal
EMISOR RECEPTOR MODELO DE PROCESO TIPO DE

COMUNICACIÓN COMUNICACIÓN COMUNICACIÓN
Alcaldía Gobernación Interactivo Codificar- Externa/escrita/oficial

Santa de Risaralda transmitir-
decodificar-
29
Rosa de confirmación-
Cabal respuesta
Alcaldía Líder del Interactivo Codificar- Externa/escrita/oficial

Santa proyecto transmitir-
Rosa de decodificar-
Cabal confirmación-
respuesta
Alcaldía Habitante Básico Codificar- Externa/escrita/oficial

Santa vereda El transmitir-
Rosa de Español decodificar
Cabal
Alcaldía Estudiantes Básico Codificar- Externa/escrita/oficial

Santa vereda El transmitir-
Rosa de Español decodificar
Cabal
Modelo de comunicación stakeholders Gobernación de Risaralda
EMISOR RECEPTO MODELO DE PROCESO TIPO DE

R COMUNICACIÓ COMUNICACIÓ COMUNICACIÓN
N N
Gobernació Alcaldía Interactivo Codificar- Externa/escrita/oficia

n de Santa Rosa transmitir- l
Risaralda de Cabal decodificar-
confirmación-
respuesta
Gobernació Líder del Interactivo Codificar- Externa/escrita/oficia

n de proyecto transmitir- l
Risaralda decodificar-
confirmación-
respuesta
30
Gobernació Habitante Básico Codificar- Externa/escrita/oficia

n de vereda el transmitir- l
Risaralda Español decodificar
Gobernació Estudiantes Básico Codificar- Externa/escrita/oficia

n de vereda el transmitir- l
Risaralda Español decodificar
Modelo de comunicación stakeholders líder del proyecto

Líder del Alcaldía Santa Interactivo Codificar-transmitir- Externa/escrita/oficial

proyecto Rosa de Cabal decodificar-
confirmación-
respuesta
Líder del Gobernación de Interactivo Codificar-transmitir- Externa/escrita/oficial

proyecto Risaralda decodificar-
confirmación-
respuesta
Líder del Coordinadora básico Codificar-transmitir- interna/oral/vertical

proyecto del proyecto decodificar
Líder del Habitantes básico Codificar-transmitir- Externa/oral/informal

proyecto vereda el decodificar
español
Líder del Estudiantes básico Codificar-transmitir- Externa/oral/informal

proyecto vereda el decodificar
español
Líder del Empresas de básico Codificar-transmitir- Externa/escrita/oficial

proyecto telecomunicaci decodificar
ones
31
Modelo de comunicación stakeholders coordinadora del proyecto

Coordinadora Líder del básico Codificar- interna/oral/horizontal

del proyecto proyecto transmitir-
decodificar
Coordinadora Habitantes básico Codificar- Externa/oral/informal

del proyecto vereda el transmitir-
español decodificar
Coordinadora Estudiantes básico Codificar- Externa/oral/informal

del proyecto vereda el transmitir-
español decodificar
Coordinadora Investigador 1 básico Codificar- interna/oral/vertical

del proyecto transmitir-
decodificar

decodificar

decodificar
Modelo de comunicación stakeholders investigadores 1-2-3

32
Investigadores Líder del básico Codificar- interna/oral/informal

1-2-3 proyecto transmitir-
decodificar
Investigadores Habitantes básico Codificar- Externa/oral/informal

1-2-3 vereda El transmitir-
Español decodificar
Investigadores Estudiantes básico Codificar- Externa/oral/informal

1-2-3 vereda El transmitir-
Español decodificar
Investigadores Coordinadora básico Codificar- interna/oral/informal

1-2-3 del proyecto transmitir-
decodificar
Investigadores Investigadores básico Codificar- interna/oral/horizontal

1-2-3 1-2-3 transmitir-
decodificar
Modelo de comunicación stakeholders habitantes vereda El Español

COMUNICACIÓ COMUNICACIÓ COMUNICACIÓN
N N
Habitante Gobernación Interactivo Codificar- Externa/escrita/forma

s vereda de Risaralda transmitir- l
el español decodificar-
confirmación-
respuesta
Habitante Alcaldía Interactivo Codificar- Externa/escrita/forma

s vereda Santa Rosa transmitir- l
El de Cabal decodificar-
Español
33
confirmación-
respuesta
Habitante Líder del Interactivo Codificar- Externa/escrita/forma

s vereda proyecto transmitir- l
El decodificar-
Español confirmación-
respuesta
Habitante Coordinador Interactivo Codificar- externa/oral/informal

s vereda a del transmitir-
El proyecto decodificar-
respuesta
Habitante Investigador Interactivo Codificar- externa/oral/informal

s vereda 1 transmitir-
El decodificar-
respuesta

El decodificar-
respuesta

El decodificar-
respuesta
Habitante Habitantes Interactivo Codificar- interna/oral/informal

s vereda vereda El transmitir-
El Español decodificar-
respuesta
34
Modelo de comunicación stakeholders estudiantes vereda El Español

Habitantes Líder del Interactivo Codificar- Externa/oral/formal

vereda El proyecto transmitir-
Español decodificar-
confirmación-
respuesta
Habitantes Coordinadora Interactivo Codificar- Externa/oral/formal

vereda El del proyecto transmitir-
confirmación-
respuesta
Habitantes Investigador Interactivo Codificar- Externa/oral/formal

vereda El 1 transmitir-
confirmación-
respuesta
Habitantes Investigador Interactivo Codificar- externa/oral/formal

confirmación-
respuesta
Habitantes Investigador Interactivo Codificar- externa/oral/formal

confirmación-
respuesta
Habitantes Habitantes Interactivo Codificar- interna/oral/informal

vereda El vereda el transmitir-
Español español decodificar-
35
confirmación-
respuesta
Modelo de comunicación stakeholders empresas proveedoras de internet
EMISOR RECEPTO MODELO DE PROCESO TIPO DE

R COMUNICACIÓ COMUNICACIÓ COMUNICACIÓN
N N
Empresas Habitantes básico Codificar- Externa/oral/informa

proveedora vereda El transmitir- l
s de Español decodificar
servicios de
internet
Empresas Estudiantes básico Codificar- Externa/oral/informa

proveedora vereda El transmitir- l
s de Español decodificar
servicios de
internet
4.1.5. Métodos de Comunicación para cada grupo de Interesados
Los métodos de comunicación a utilizar en el proyecto serán:
Emisor de la Receptor de la Canal para la Medio de transferencia

información información transferencia de de la información
la información
Líder del proyecto Sponsor 1 – 2. Interactiva. Correo electrónico, teléfono,

memorandos y
reuniones web y
presenciales.
36
Coordinadora del Pull Páginas web.

proyecto.
Integrantes 1 – 2 – 3 Push Correo electrónico y página

del equipo de web.
investigación.
Integrantes 1 – 2 – Sponsor 1 – 2. Interactiva. Correo electrónico, teléfono,

3 del equipo de memorandos y
investigación. Líder del proyecto. reuniones web y
presenciales.
Coordinadora del
proyecto. Pull Páginas web.
Push Correo electrónico y página

web.
Líder del proyecto. Sponsor 1 – 2. Interactiva. Correo electrónico, teléfono,

memorandos y
Coordinadora del Integrantes 1 – 2 – 3 reuniones web y
proyecto. del equipo de presenciales.
investigación.
Pull Páginas web.
Push Correo electrónico y página

web.
4.1.6. Sistemas de Información
El equipo del proyecto ha determinado para una mejor gestión de los interesados, aplicar
sistemas de información agiles, que buscan eficiencia, productividad y optimización de los
recursos, Por medio de 3 metodologías como los son Kanban, Scrum y Scrum-Kanban.
Facilitando la presentación de informes, priorizando los temas importantes y enfocando de

37
manera inteligente el equipo de proyecto y mantener informados a los interesados del
proyecto.
Como punto de partida tomamos 3 puntos relevantes y presentados en la siguiente gráfica.
Alcance es simplemente tener claro el objetivo del proyecto con el cual en teoría se
alcanzaría el éxito del mismo, tiempo es determinar el ciclo o línea de tiempo del proyecto y por
último los costos que inicialmente fueron presupuestados pero que es necesario hacerles
seguimiento para saber si el proyecto está ajustado o no
Su resultado es complementario y
se va completando según los
avances del proyecto
Kanban:
Es una metodología que se combina con las diferentes fuentes de información con
herramientas propias de planeación, es un modelo originario en la producción de Toyota, quien
adapta este modelo para su eficiencia, priorización y seguimiento de la productividad Kan
(tablero) Ban(visuales). Por medio de este método, el equipo del proyecto puede extraer
38
información con el fin de exponer problemas de funcionamiento, estimular la colaboración de
los interesados para la mejora continua.
Scrum:
Es un modelo donde se define un grupo de trabajo desarrollador, coordinado por un
scrum máster que recibe las necesidades del dueño del producto que a su vez recoge las
necesidades de los interesados, clientes o proyectos. Las cuales son listadas para trabajar en el
sprint por el equipo desarrollador, el cual debe entregar avances, review, seguimientos al
cronograma de trabajo sprint.
Scrum-Kanban:
Es una combinación que se debe generar de manera responsable por el equipo del proyecto,
teniendo en cuenta las dos diferencias en las metodologías Kanban se enfoca en la eficiencia,
disminución de tiempo y aumento de productividad, mientras scrum son ciclos de trabajo de

39
máximo un mes. Por lo tanto, los expertos en sus conceptos determinan que el Kanban es la
metodología principal y el scrum la secundaria con la cual se pueden generar los sprint para
gestionar riesgos, problemas o fenómenos que se detectan.
4.1.7. Informe de Desempeño
El equipo de proyecto determina para presentar los informes de seguimiento una matriz
adoptada a la metodología Kanban donde fácilmente se puede detectar el cuello de botella,
generar las alarmas y las acciones necesarias por medio del scrum, adicional verificar la
afectación de todos los interesados del proyecto y así manejar una comunicación asertiva
ajustada a la realidad del proyecto.
1) Se fijan las actividades y la prioridad de esta
Acción Prioridad
Compras de insumos TIC Media
Capacitación de comunidad rural Alta
Construcción de aula TIC Alta
Adquisición servicio internet satelital Media
Capacitación hardware Alta
Capacitación software Alta
Investigación y censo de accesos a las TIC en la vereda Media
Informe de compras insumos TIC Media
Informe capacitación rural Media
Informe construcción de aula TIC Alta
2) Se adiciona las actividades
Margen de tolerancia
<=8 <=6 <=4 <=2
Por hacer Haciend Seguimiento Terminado
o
8 0 0 0
5 2 1 0
40
1 1 1 1
0 0 0 4
5 0 0 0
5 0 0 0
0 0 1 0
8 0 0 0
5 1 1 1
4 1 1 1
3) Complementamos el tablero con las fechas y el total días
Fecha Fecha Fecha total, días

inicio control cierre
1/10/2019 31/10/2019 30
1/11/2019 26/11/2019 25
1/10/2018 18/10/2019 382
1/10/2019 30/10/2019 29
1/11/2019 30/11/2019 29
20/11/2019 27/11/2019 7
1/10/2019 30/11/2019 60
1/11/2019 25/11/2019 24
20/11/2019 27/11/2019 7
1/11/2019 25/11/2019 24
4) Tabla Kanban completa
Margen de tolerancia
<=8 <=6 <=4 <=2
41
FRENTE DE Por Segui Fecha Fecha

Prioridad Haciendo Terminado Fecha inicio
TRABAJO hacer miento control cierre días
Compras de
Media 8 0 0 0 1/10/2019 31/10/2019 30
insumos TIC
Capacitación
de comunidad Alta 5 2 1 0 1/11/2019 26/11/2019 25
rural
Construcción
Alta 1 1 1 1 1/10/2018 18/10/2019 382
de aula TIC
Adquisición
servicio 30/10/201
Media 0 0 0 4 1/10/2019 29
internet 9
satelital
Capacitación
Alta 5 0 0 0 1/11/2019 30/11/2019 29
hardware
Capacitación
Alta 5 0 0 0 20/11/2019 27/11/2019 7
software
Investigación
y censo de
30/11/201
accesos a las Media 0 0 1 0 1/10/2019 60
9
TIC en la
vereda
Informe de
compras Media 8 0 0 0 1/11/2019 25/11/2019 24
insumos TIC
Informe
capacitación Media 5 1 1 1 20/11/2019 27/11/2019 7
rural
Informe
construcción Alta 4 1 1 1 1/11/2019 25/11/2019 24
de aula TIC
5) Esta tabla se genera un gráfico de flujo Kanban

42
Grafico de Flujo Kanban

8
0 1
0 8
0 1
2 1 1
1 1
5 5
0 5
0 5 1
1 4 4
1
1
1 1
0
0 0
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
Por hacer Haciendo Seguimiento Terminado
Para concluir con las siguientes anotaciones:
- Se presenta un cuello de botella en la actividad construcción de aula TIC, lleva un total
de ejecución de 382 días incumplimiento la fase de ejecución en el proyecto, por lo tanto,
el equipo del proyecto debe manejar la prioridad alta y concentrar toda su atención en
asegurar esta actividad.
- Se presenta una pérdida financiera ya que se generó la adquisición de 4 servicios de
internet cuando solo se tiene un aula construida: por lo tanto, se está perdiendo recursos y
la gestión de adquisición, se recomienda hacer un scrum para verificar los tiempos de
contratación y conciliar con el proveedor del servicio solución temporal y avance a
medida que se terminen las aulas.
- NO se han generado los informes incumpliendo tiempos debido a las demoras en las
aulas TIC.
43
4.2. Link de la página web
https://angelagonzalezrami.wixsite.com/stakeholders-29
4.3. Link de la revista
https://issuu.com/spbg/docs/publicacion_ejemplo_revista_grupo-v.4-final.pub
4.4. Artículos para la revista
4.4.1. Artículo 1
Realizado por: Kelly Johana Echeverry.
Estrategias de un líder para gestionar proyectos
Con el paso del tiempo en diferentes épocas y generaciones los hombres han luchado y
evolucionado buscando ser cada día mejor en todos los aspectos, creando diferentes estrategias
desde las más rusticas hasta las más evolucionadas para conseguir el mejoramiento de su calidad
de vida, es por esto que sin premeditarlo en el día a día se generan estrategias para tener un buen
manejo de las diferentes actividades que se emprenden, pero dentro del gran conjunto siempre se
destacaran las personas que poseen características diferentes las cuales hacen de ellos unos
líderes que pueden guiar cualquier situación en la que se desenvuelvan.

44
Los líderes también deben empezar a manejar diferentes estrategias buscando optimizar y
sacar el mejor partido de cada evento al que se enfrentan teniendo en cuenta y muy claro los
objetivos que deben alcanzar en cada emprendimiento.
En la gestión de proyectos hay que tener en cuenta parámetros y pasos para lograr con
éxito el desarrollo del mismo, es por esto que el líder debe tener claro y definido los pasos a
seguir dentro de la formulación y ejecución de cualquier proyecto buscando optimizar el
resultado y minimizando al máximo los contratiempos teniendo siempre alternativas para los
diferentes cambios.
Como estrategias se deben tener
 Herramientas para la dirección del proyecto: para tener un control de todo lo que se
está realizando y las diferentes fases en las que se encuentra el proyecto se requiere
manejar herramientas como organigramas, matrices, diagramas, tablas y programas que
ayuden a ilustrar de manera práctica y arrojen un mapa que pueda brindar al líder y a su
equipo una visión actualizada de los estados y procesos ayudando así en la toma de
decisiones y medidas a tomar en las diferentes situaciones que se empiezan a vivir dentro
de la formulación y ejecución del proyecto.
 Funciones definidas: En el emprendimiento de un proyecto se deben definir todas y
cada una de las funciones a realizar por parte del líder y las demás personas que
conforman el equipo, esta es una estrategia clave para el buen desempeño y ejecución de
la labor ya que si no hay tareas asignadas quedan grandes vacíos y labores sin
responsables que den respuesta de ellas y así empieza la aparición de falencias dentro del
proyecto.
45
 Reglas para dirigir el proyecto: Para la creación de reglas utilices para el proyecto es
importante previamente tener un análisis de la situación, teniendo en cuenta aspectos
positivos como negativos del proyecto en general tanto internas como externas que
definan claramente reglas que blinden de cualquier mal procedimiento el buen estado y
ejecución del proyecto.
Con estas estrategias bien planteadas y ejecutadas un líder puede tener el control constante
de su proyecto y tomar decisiones certeras a tiempo que lleven una minuciosa formulación a una
excelente ejecución.
4.4.2. Artículo 2
Realizado por: Sandra Patricia Barrero.
¿Cómo afectan los interesados la ejecución de un proyecto?
Para el común de la gente, los interesados son las personas que trabajan durante el tiempo
que dura el proyecto, bien sea desde la formulación del proyecto o cuando se inicia con su
respectiva ejecución.
Pero en realidad los interesados se pueden definir como todas las personas relacionada con
el proyecto, es decir que incluyen al equipo de trabajo, a las personas beneficiadas o
“perjudicadas” por el proyecto, a los patrocinadores del proyecto, a los proveedores del proyecto
y a los asesores internos o externos del proyecto.
Aparte de la correcta identificación de los interesados, un proyecto debe contar con una
correcta formulación o planteamiento que indique la ruta a seguir para que el proyecto se pueda
46
ejecutar de forma adecuada y cumpla con sus objetivos y con las aspiraciones de la población
beneficiada.
Pero en algunas ocasiones, algún interesado o interesados no realizan correctamente sus
funciones lo que genera reprocesos o generan que otros involucrados no puedan realizar
correctamente su trabajo produciendo demoras en el cumplimiento del cronograma del proyecto.
Dentro de este grupo se pueden encontrar interesados internos del proyecto que por descuido no
realizan una correcta divulgación y explicación a la población beneficiada. Ocasionando que
algunos integrantes de la población beneficiada se opongan al proyecto, ya que piensan que el
proyecto los va a “perjudicar” o no les va a proporcionar los beneficios que ellos quieren.
Además, en otras ocasiones la población beneficiada aporta su experiencia y conocimiento
previo del área para la formulación y ejecución del proyecto, a través del planteamiento de ideas
o soluciones que pueden ayudar a disminuir recursos o costos sin afectar la calidad del proyecto
y que pueden ser utilizados para aumentar la cobertura de la población beneficiada del proyecto.
También se puede presentar que algunos integrantes de la población beneficiada quieren
que el proyecto llegue a satisfacer más necesidades de las planteadas inicialmente, ocasionando
que el proyecto en su desarrollo se desvié de la formulación inicial, ocasionando retrasos en el
cronograma o que se deje de cumplir algún objetivo inicialmente propuesto.
De acuerdo con las situaciones anteriormente mencionadas, es importante resaltar cómo
cada uno de los involucrados puede afectar el proyecto en menor o mayor medida, por lo cual es
importante desarrollar y aplicar un buen plan de comunicación, con el fin de disminuir riesgos
con respecto a la relación entre los interesados con el proyecto. Igualmente debe realizarse un
47
análisis profundo sobre las necesidades reales de la población beneficiada y cuál de ellas puede
cubrirse realmente con el desarrollo del proyecto, evitando así desvíos inadecuados en la
ejecución del proyecto. Adicionalmente durante la formulación del proyecto, el equipo de
trabajo del proyecto debe realizar un análisis para clasificar según la influencia que tenga cada
uno de los interesados en el proyecto, ya que pueden beneficiar o perjudicar el desarrollo del
proyecto.
Para evitar esta situación también debe conocerse las necesidades y funciones de cada uno
de los involucrados en el proyecto, adicional debe plantearse cuál va a ser la respuesta del
proyecto ante las inquietudes y perspectivas que tenga los involucrados durante el desarrollo del
proyecto, lo que pueden acarrear cambios en el proyecto los cuales no deben ser sustanciales.
Por tanto, si estos cambios en realidad si son sustanciales n el proyecto, estos pueden ocasionar
que el presupuesto proyectado no sea el correcto o no se logren el cumplimiento de las metas u
objetivos propuestos inicialmente.
Con lo cual podemos concluir que antes de formular o desarrollar un proyecto, el equipo
del proyecto debe realizar un correcto acercamiento a la población beneficiada y a cada uno de
los involucrados del proyecto con el propósito de recolectar toda la información posible para ser
usada como antecedente para el proyecto. En caso de ser necesario contratar un profesional de
trabajo social para el acercamiento a la población beneficiada que utilice su misma jerga y que
realice el acompañamiento a la comunidad desde la formulación, ejecución y seguimiento del
proyecto.
4.4.3. Artículo 3
48
Realizado por: Cristian Andrés Sepúlveda
¿Cómo gestionar los recursos para el éxito de un proyecto?
La gestión de los recursos del proyecto incluye los procesos para identificar, adquirir y
gestionar los recursos necesarios para la conclusión del proyecto, es de carácter obligatorio que se
haga una correcta planificación para que los recursos estén disponibles en el momento y lugar
adecuados, todo este proceso se acompaña de herramientas tales como:
 Planificar la gestión de recursos, estimar adquirir y gestionar los recursos físicos y el
equipo del proyecto por medio de una correcta planificación.
 Estimar los recursos de las actividades, es el proceso de estimar los recursos del equipo
mediante el tipo, cantidad de suministros.
 Adquirir los recursos, es el proceso de obtener miembros del equipo, instalaciones,
equipamiento y materiales para completar el trabajo del proyecto
 Desarrollar el equipo, es mejorar las competencias, la interacción entre los miembros
del equipo y el ambiente general del equipo.
 Dirigir al equipo, es controlar, realizar seguimiento, detectar oportunidades de mejora,
plantear cambios y los ajustes necesarios para el desarrollo optimo del proyecto.
 Controlar los recursos, es el proceso mediante el cual, se asegurar que los recursos y
suministros están disponibles en el tiempo y lugar según la planificación, también se
complementa con el seguimiento con inventarios para saber si se han consumido de
manera correcta los recursos y no ejercer presiones presupuestales al proyecto.

49
Existe una disposición importante en el control y gestión del talento humano, ya que el
proyecto requiere un equipo desarrollador el cual se integra por individuos que ejercen un roll y
responsabilidad, para luego aplicarla de manera adecuada en el trabajo de equipo.
Mencionado lo anterior se hace necesario que el director del proyecto aplique de manera
eficiente herramientas como, adquisición, gestión, motivación y empoderamiento del talento
humano. Con el fin de asegurar un ambiente de trabajo óptimo que impacte de manera positiva el
objetivo del proyecto.
El director de proyecto es el llamado para realizar la iniciación, asignación, control,
seguimiento y retroalimentación del equipo del proyecto. Es responsable de la formación del
equipo para que este sea eficaz, adicional deben existir combinaciones adecuadas de la planta
física, recursos y suministros.
Actualmente con la revolución digital la gestión del talento humano obtiene de una
relevancia mayor y se hace necesario adoptar medidas agiles.
Ahora bien, Los sistemas de información agile, tiene como objetivo principal la eficiencia y
optimización de los recursos en los proyectos por medio de sistemas de información como el scrum
y Kanban, aplicando técnicas importantes como
 Review : reuniones retrospectivas y análisis de acontecimientos.
 Spring : Mesa de trabajo designada por el equipo del proyecto donde se gestionan los
requerimientos del proyecto, cliente y producto.
 Tableros visuales: Matrices de información que muestran los flujos del proyecto con
50
tiempos, cantidades y márgenes de tolerancia.
 Flujogramas: Se utilizan para entregar a los interesados información precisa de los cuellos
de botella y oportunidades de mejora.
 Scrum-Kanban: Es una combinación que se debe generar de manera responsable por el
equipo del proyecto, teniendo en cuenta las dos diferencias en las metodologías Kanban se
enfoca en la eficiencia, disminución de tiempo y aumento de productividad, mientras
scrum son ciclos de trabajo de máximo un mes. Por lo tanto, los expertos en sus conceptos
determinan que el Kanban es la metodología principal y el scrum la secundaria con la cual
se pueden generar los sprint para gestionar riesgos, problemas o fenómenos que se
detectan.
4.4.4. Articulo 4
Realizado por: Ángela María González Ramírez
El éxito en las comunicaciones de un proyecto
La comunicación efectiva en la gestión de la comunicación es uno de los factores críticos
para asegurar el éxito del proyecto en cualquiera de sus fases o procesos.
Según la Guía PMBOK, “la gestión de las comunicaciones del proyecto incluye los
procesos requeridos para garantizar que la generación, la recopilación, la distribución, el
almacenamiento, la recuperación y la disposición final de la información del proyecto sean
adecuados y oportunos”, el director del proyecto se involucra con diferentes culturas y comparte
con los interesados expectativas sobre los resultados del proyecto.

51
El gestor de proyectos debe tener en cuenta a los interesados internos y externos, los
canales de comunicación orales, escritos, formales o informales y la dirección vertical u
horizontal hacia quién se va a dirigir, horizontal (a personas que ocupan la misma posición
jerárquica) y vertical (a escalas superiores o inferiores en la jerarquía). De lo contrario, se
tendrán dificultades si no se gestionan adecuadamente las expectativas e intereses de todos los
stakeholders del proyecto.
La comunicación escrita es el método más usado, en referencia al correo electrónico,
debido a que permite dejar constancia de lo que se ha dicho y revisar la información en cualquier
momento; sin embargo, se puede dar el inconveniente de que no todas las personas tienen el
hábito de revisarlo de forma periódica. Seguido, los informes de información de interés sobre los
avances del proyecto. Por su parte, la comunicación oral genera confianza, calidez y requiere el
contacto directo con las personas.
Es importante trabajar en las habilidades de comunicación, aprender a escuchar, a realizar
las preguntas adecuadas y verificar si los mensajes fueron entendidos correctamente para ser
exitosos en las comunicaciones. Además, del liderazgo para evitar o resolver conflictos y, la
retroalimentación constructiva para el mejoramiento continuo en la diferentes fases del proyecto.
4.4.5. Articulo 5
Realizado por: William Armel Zambrano
¿Cómo salir de un cuello de botella para lograr el éxito en un proyecto?

52
Para entrar a validar como salir de un cuello de botella en un proyecto, sea este del tipo que
sea, en cualquier proyecto, debemos entrar a mirar primero que es un cuello de botella, como se
llega allí, y como se puede evitar;
Analicemos el tema de “que es un cuello de botella en un proyecto”, este se refiere a un
limitante en alguna de las fases del proyecto, que tiene varios datos de ingreso, y llegan a un punto
donde no fluyen correctamente y se presenta una especie de atasco en este flujo, evitando de esta
manera que el proyecto fluya en esa fase, y generando esto un retraso en el cronograma y por ende
un aumento en el presupuesto, como podemos ver la afectación del proyecto al llegar a este punto,
es muy alta y onerosa para el proyecto.
Ahora bien, debemos entender “como se llega a un cuello de botella” en este punto es
crucial que se pueda evitar, llegamos a este punto tan neurálgico, al no tener un control del proceso
en cada una de sus fases, no se evidencia la aplicación correcta de una buena planeación, por esto
el cuello de botella, impacta tanto en un proceso, frenando o ralentizando los siguientes procesos
de allí en adelante, responsabilidad es de cada encargado de cada una de las fases, es el efectivo
control del proceso, en la siguiente imagen de manera grafica podemos ver como se evidencia un
cuello de botella en un determinado proceso, cuando todo está bien controlado, se puede entrar a
validar y corregir, pero cuando uno de los procesos se abandona, es en este punto donde se angosta
el flujo y se presenta el problema.
Ahora bien, analicemos el último de los pasos a conocer y es “como evitar un cuello de
botella” un cuello de botella en un proyecto de cualquier tipo, es evitable en el punto crucial del
proyecto, y es su raíz, su planeación, cuando se hace efectivo un buen plan de comunicaciones, de
interesados, de dad y todos aquellos procesos que intervienen, planeando cada una de las fases y
53
llevando a cabo un control desde el inicio, así como estas realizando seguimiento constante a los
encargados de cada una de las fases, es así como podemos evitar que llegue nuestro proyecto a un
cuello de botella, permitiendo que fluya completamente desde el inicio hasta el final, cumpliendo
todos los requerimientos que nos brindan un éxito asegurado en el proyecto.
Ya habiendo analizado los temas que nos llevan a llegar a un cuello de botella, podemos
entrar a analizar el “cómo salir de un cuello de botella para tener un éxito en el proyecto”
aunque como hemos visto, son evitables los cuello de botella, con una correcta planificación del
proyecto, dado que cada uno de estos cuellos de botella tienen orígenes diferentes y además son
imprevistos que se presentan en medio del proceso, para salir del, tenemos varios pasos a seguir,
y prioritariamente es la identificación de la raíz del problema, para así poder atacarlo y enderezar
el proceso, ya teniendo encontrado este punto álgido, ajustamos los siguientes procesos a este
cuello de botella, para evitar que todo falle, se debe delegar un responsable que tenga conocimiento
del proceso y se busca la solución, ya dependiendo del tamaño del cuello de botella, se debe
analizar en un comité interno, y tomar rápidamente las decisiones, evitando que el proceso avance
de manera correcta sin afectar todos los procesos, y ya por último se reinicia el proceso de allí en
delante, normalizando el flujo completo y llevando a cabo con éxito el proyecto
4.5.Link de los videos individuales
4.5.1. Presentacion del proyecto a un grupo de tecnicos agropecuarios encargados de la
asistencia técnica en el municipio de Santa Rosa de Cabal.
Realizado por: Kelly Johana Echeverry
https://youtu.be/KqZVHR-2ico
54
5. Conclusiones
Las técnicas para el plan de gestión de las comunicaciones proporcionadas por el
PMBOOK, son herramientas fundamentales para la correcta formulación del proyecto y para el
buen desarrollo durante el ciclo de vida del proyecto.
Antes de formular el plan de gestión de las comunicaciones debe realizarse un listado
maestro de los involucrados del proyecto, cuyo uso garantiza que la comunicación sea fluida,
eficiente y eficaz entre cada uno de los integrantes del proyecto.
Los fallos en la comunicaciones entre los involucrados del proyecto es un problema
durante el ciclo de vida del proyecto, por eso cada uno de los integrantes del proyecto debe
participar en la formulación y en la aplicación del plan de gestión de las comunicaciones y en
caso de encontrar fallos, falencias o debilidades cada interesado tiene la obligación de informarlo
al líder del proyecto para el correcto desarrollo del proyecto.

55
Un buen líder de proyecto debe tener como principal habilidad saber comunicarse con cada
uno de los interesados del proyecto, sin importar su nivel académico o condición social, esto
garantiza parte del éxito en el proceso de comunicaciones durante el ciclo de vida del proyecto.
Bibliografía
Bendezú, Raúl (2014). Elementos para aplicar la matriz a problemas de comunicación. Revista
Información Pública, Vol. 6, No. 1, pp. Recuperado de
www.academia.edu/19113533/Matriz_FODA_para_ problemas_de_comunicaciones/
Castro, A. (2014). Comunicación organizacional: técnicas y estrategias. Recuperado de

http://bibliotecavirtual.unad.edu.co:2051/login.aspx?direct=true&db=nlebk&AN=813082
&lang=es&site=eds-live
Project Management Institute. (2017). Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos
(Guía del PMBOK). Capítulo 10.
Portoimelda (2019). Cómo hacer un DAFO para tu comunicación y la de tu empresa.

Recuperado de https://portoimelda.com/como-hacer-dafo-comunicacion/
Rojas, E.N. (2016). Gestión de las comunicaciones del proyecto. [Archivo de video].
Recuperado de https://www.youtube.com/watch?v=jTgX5NFFftM&feature=youtu.be
56

Paso 4 - 29 V.11

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Facilidad de acceso a las Tecnologías de la Información y la Comunicación (TIC) de los

habitantes de la vereda El Español de Santa Rosa de Cabal, Risaralda

Trabajo colaborativo - Unidad 3: Planificar, gestionar y controlar las comunicaciones del

Sandra Patricia Barrero García.

Kelly Johana Echeverry

Ángela María González Ramírez

Cristian Andrés Sepúlveda

William Armel Zambrano

Elva Nelly Rojas Araque

Curso: Gestión de Stakeholders

Universidad Nacional Abierta y A Distancia –UNAD

Escuela de Ciencias Administrativas, Contables, Económicas y de Negocios

Especialización en Gestión de Proyectos

El plan de gestión de las comunicaciones es un documento de vital importancia para el

interesados sobre cómo se debe manejar las comunicaciones y conocer la interacción

En el siguiente documento se presenta el plan de gestión de las comunicaciones para el

proyecto ““Facilidad de acceso a las Tecnologías de la Información y la Comunicación (TIC) de

página web como estrategia de comunicación con los stakeholders.

y oportuna. Determina las necesidades de información de los interesados y los métodos de

que se van a documentar los acuerdos de reuniones, actas y seguimiento de compromisos,

ejecución o terminación del proyecto a través de sistemas de información impresos o

Proponer y elaborar el plan de gestión de las comunicaciones al proyecto “Facilidad de

acceso a las Tecnologías de la Información y la Comunicación (TIC) de los habitantes de la

vereda El Español de Santa Rosa de Cabal, Risaralda”.

informados de cambios, evoluciones, afectaciones y beneficios del proyecto.

Elaborar el plan de gestión de comunicaciones del proyecto.

publicado en la revista ISSUU.com

4. Desarrollo del trabajo

4.1. Plan de Gestión de las Comunicaciones

Para la formulación del plan de gestión de las comunicaciones se utilizó la información

interesados, el cronograma y el organigrama del proyecto.

A continuación se detallará el plan de gestión de las comunicaciones que será utilizado en

el desarrollo del proyecto:

PLAN DE GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES

FECHA N° DE DESCRIPCIÓN ELABORADO

Noviembre 10 0 Creación del plan de Sandra Patricia

Noviembre 11 1 Modificación del plan de Sandra Patricia

ORGANIGRAMA DEL PROYECTO

Integrante 1 Integrante 2 Integrante 3

TIEMPO DE EJECUCIÓN DEL PROYECTO

Hito: elaboración del diagnóstico, identificación geográfica y situación

Fecha de ejecución: Octubre - Noviembre de 2019

Hito: análisis de las causas y de la población al cual va dirigido el proyecto.

Fecha de ejecución: Diciembre de 2019 - Enero de 2020.

 Fase: Desarrollo del proyecto

Hito: Desarrollo del proyecto incluyendo el contexto socioeconómico y

Fecha de ejecución: Febrero - Mayo de 2020.

 Fase: Conclusiones del proyecto

Hito: Planteamiento de las estratégicas y el análisis del contexto socioeconómico

Fecha de ejecución: Junio - Agosto de 2020.

IDENTIFICACIÓN Y PLANIFICACIÓN DE LA COMUNICACIÓN

El líder del proyecto realizará un listado maestro con los interesados e

actualizará con el desarrollo del proyecto.

En la etapa de la planificación de la comunicación se establece cuáles son las

interesados del proyecto. Además se determina quién necesita la información, que

información necesitan, para que necesitan la información, quien proporciona la

información y el canal como será proporcionada la información. El encargado de esta

En esta etapa, la información utilizada será:

 Organigrama del proyecto.

 Matriz de responsabilidad del proyecto.

 Relaciones de responsabilidad del proyecto.

 Listado de las áreas y profesionales de las organizaciones involucradas en el

 Formatos de la comunicación interna y externa del proyecto.