Sei sulla pagina 1di 6
GENERALITA 51 & detto in precedenza che gestire gli stock significa controllarne { tiveli prendendo decision relative alle date ¢ alle entita deylt aP- prowvigionamenti crmministrare gli stock significa invece seguire contabilmente tutst aii event relaivi alla movimentazione dellz merei di magazzino, cobs nnotare gli ordini emessi, registrare le entrate ¢ le wscite, tenere a5 giornate le giacenze, fare Pinventario mensile ¢ annusle ees. T due concetti sono diversi, ma interdipendenti: perché una buona gestione presuppone una buona amministracione, ~ infatli OBnk A vita decisionale deve avere come supporto una serie dif dati certh & nplet: su eul basare le proprie scece, - ma non & sempre vero | comario, Un magazzino potrebbe aver¢ una contabilité perfetts © som per questo essere ben gestito: se st ordinanio quanti eccessive aetimt anicoli € quantita carenti di altri, anche se si & bravi contabili, ron si pud certo dire di essere bravi gestori Benché non rientri tra gli obiettivi principali di questo testo trata. re taile prosedure contabili di magazzino, riteniamo utile soffermarct beevemente su questo argomento perché ci permette di conoscere tall sono in concreto le ativitt contabilie organizzative che Fanne da supporto alla gestione dalle scorte e quali meccanismi provedurali mettono in moto le decisioni che via via vengono prese. TE poiché # ben noto che orpanizaazicne, procedure ¢ modulistice dittetecono da azienda ad azienda non solo in relazione al tipo di citiieh volta, ma anche in funzione delle dimensioni aziendali, della Strattura, dellorigine, e perfino delle abitudini, not prospetteremo seitanto uno schema organizzativo molto generalizzato con To scope SP ovidenziare gli aspetti pit caratteristici delle procedure contabili © gestionali di magazzino. Peaseremo pertanto a una azienda ideale di tipo commerciale ¢ di medin dimensione che svolga un'attivita di vendita all'ingrosso di- Sponga di un unico complesso operativo ove la merce viene Ficevutsy immagazzinata e distribuita. ‘Gli enti direttamente interessati alla gestione delle scorte sono + Se° guenti: — Ufficio Gestione mereis — Ufficio Acquistis — Ufficio Ricevimento; = Magazzino; — Servizio Controto qualita; — Ufficio Vendite; — Ufficio Spedizioni ~ Ufficio Contabilita generale. Le principali funzioni, relative alla gestione delle scorte, svolte da questi enti sono: — Ufficio Gestione merci: tiene costantemente aggiornata la situazio- ne delle scorte 2 magazzino, controlla le giacenze ¢ rileva le neces- di approwvigionamento in base alle politiche stabilite; emette le relative richieste di approvvigionamento. Assolve le altre fun- zioni contabili sichieste dall’Amministrazione relativamente alle scorte. — Ufficio Acquisti: vagtia gli aspetti formali delle richieste di acqui- sto, effettua ricerche per il reperimento della merce sul mercato alle migiori condizioni di forritura; emette gli ordini di acquisto e sollecita j fornitori ritardatari. — Ufficio Ricevimento: riceve le consegne della merce ordinata ai Fornitori in base agli ordini di aequisto emessi; controlla fa corti spondenza tra l'ordinato ed il consegnato. Emette la documenta- zione interna di entrata della merce e tiene la situazione degli or ini che devono essere ancora evasi — Magazzino: riceve le merci acquistate e le conserva stivandole op- portunamente, Consegna, in base ad apposite documentazione, le ‘merci richieste agli enti autorizeati; segnala eventuali carenze od eccedenze ed @ responsabile delle quantita in giacenza. — Servizio Controlto qualité: controlla, con opportune teeniche mer- coologiche ¢ statistiche, che la merce ricevuia abbia caratteristiche conformi a quelle definite in contratto. Fornisce statistiche sulla qualité delle merci acquistate. — Ufficio Vendite: acquisisce gli ordini di vendita in base alle dispo- nibilita attuali e future delle mete! a magazzino. — Ufficio Spedizioni: programma te spedizioni in base agli ordini di vendita acquisiti, preleva dal magazzino la merce venduta e prov= vvede alla consegna della stessa alle clientela. Invia alla contabilita generale la documentazione reativa alla consegne effettuate per Pemissione delle fatture. — Contabilita generale: controlia ‘¢ fatture emesse dal fornitore ¢ ne verifica la corrispondenza con quanto ricevuto ¢ provvede alla sua riscossione. Tiene l'inventario di magazzino ai fini di bilancio. In un'impresa di dimensioni minori pid funzioni potranno essere accentrate in un unico ente 0, al limite, in una sola persona; in turvaltra, di dimensioni maggiori, si avra invece un frazionamento 0 una diversificazione delle funzioni rispetto a quelle che no} ipotiz- i seguito illustreremo il flusso delle principali operazioni contabi- Hi che normalmente avvengono in quest’ambito dal momento in cui sorge la necessita di un rifornimento di merce a quello in cui la mer- cee, venduta, esce per la consegna. ‘Nel contempo esarnineremo i principali documenti riguardant ta contabilita. Suecessivamente prenderemo in esame i principali stru- menti tradizionali ed avanzati che servono per la tenuta della conta. bilita di magazzino e per la gestione delle scorte. let- 3.2. PROCEDURE RELATIVE ALL’APPROVVIGIONAMENTO E ALUENTRATA DELLE MERCI A MAGAZZINO. Le principali operazioni contabili che vengono svolte in un’azien- da del tipo da noi ipotizzato per approvvigionamento ¢ per Pentra- ta delle merci in magazzino possono essere raggruppate nelle seguenti fasi — richiesta di approvvigionamento; = emissione di ordini di acquisto; = ricezione delle merci in entrata; = controlto e carico a magazzino. Esamineremo qui di seguito, per ciascuna fase, Ie prineipali attivi- 18 svolte dagli enti coinvolti nella procedura, i principali documenti emessi ¢ liter amministrativo da essi seguito nell'ipotetica azienda in esame, 3.2.1. Richiesta di approvvigionamento La necessita di procedere a un acquisto esterno di un dato articolo deriva in genere dai seguenti motivi: — discesa sotto il punto di riordino o ragginngimento della data di riordino di un articolo gestito a scorta; — tichiesta di una partita di merce estemporanea che si intende eva- dere con un acquisto specifico; — nuovo articolo da approwvigionare ¢ da tenere a scorta. Nella nostra azienda detta necessitA viene rilevata dall’Ufficio Ge- stione merci, 0 attraverso Vageiornamento della situazione di magaz- zino 0 attraverso gli otdini di vendita ricevuti dall'Ufticio Vendite. Ul documento previsto per assolvere questa funzione é la richiesta di approvvigionamento. Modulo a uso interno, questo decumento viene compilato dall’en- te richiedente e inviato direttament> all’ Ufficio Acquisti. Un esempio di richiesta di approvvigionamento & riportato in fig. 3.1. Questo documento potrebbe seguire, per esempio, il seguente iter procedural 7. compilazione del modulo in tre copie da parte dell"ente emittente ed eventuale visto di autorizzazone dell’ente responsabile per Ia spesa; 2. invio della prima ¢ seconda copia all’Ufficio Acquist copia viene trattenuta dall’emitente; 3. Ufficio Acquisti, emesso Pordine, ne riporta eli estremi sulla pri- ma e sulla seconda copia. Quest’ultima viene restituita all'emitten- te per segnalare levasione della richiesta. Una variante a questa procedura consiste nellinviare allemittente copia dell’ordine di acquisto emesso. In tal modo le copie della richiesta possono Ti ursi solo a due. Cid avviene di solito quando non vi sone proble- mi di riservatezza relativi all’ord:ne di acquisio emesso, La terza 3.2.2. Emissione di ordini di acquisto L'Ufficio Acquisti, ricevuta la richiesta di approvvigionamento, svolge tipicamente le seguenti attivica — controtla la validita formale della richiesta; — effettua adeguate indogini per individuare le fonti di approwvigio- namento pitt convenienti; — richiede a pit fornitori i preventivi di offerta e decide infine quel Jo pitt confacente alle richieste da evadere. ‘Compiuta la scelta, 'Ufficio Accuisti emetie Pordine di acquisto. Liordine di acquisto & un documento di estrema importanza gestio- nnale in quanto con la sua emissione viene sancita una decisione che impegna Vazienda, sia nei rapporti interni sia in quelli esterni, sotto il duplice aspetto gestionale ed economico. Inoltre questo documento, per la posizione strategica che deviene oHiESTA DIAPPROVUGIONAMENTO) 40 4 fondu gy a Atccle (Gorkoun Moved |Hogaveine dlimect ot Tazo | cocckno rombals omxe, t [ve] 3.000] 4244 ie Kal joo] 4F/et, parol [2umhere bustine Sear ka. de! See Fig. 3.1 - Richieta di approvvigionamento nella integrazione delle procedure aziendali, va progettato con parti- tolare attenzione tanto nella forma quanto nel contenuto, i frequente sul retro di una copia dell’ordine vengono prestam- ‘zion generali di aequiste poste dall'azienda al fornitore. fornitore stesso quale conferma in esempio di ordine di acquisto & pate le condi Deita copia viene poi firmata dal @ordine e restituita all'emittente. U iportato in fig. 3.2. "Questo documento porrebbe seguite il seguente ier procedurale 1. compilazione det modulo in sei copie da parte dell"Ufficio Acaul- stig 2. distribuzione delle copie nel seguente modo: ‘a, prima e seconda copia: al fornitore; b. terza copia: all’Ufficio Ricevimentos c. quarta copia: all Ufficio Gesticne merci dd. quinta copia: alla Contabilita generale; 1 €. sesta copia: trattenuta dall’emittente; 43. il fornitore trattiene la prima copia, firma per accettazione Ia se- conda ¢ la restituisce all’emittente quale conferma d’ordine; 4. Ia terza, quarta e quinta copia vengono impiegate dagli uffici de- stinatari nelle fasi successive delia procedura di entrata materiali come vedremo in seguito, La fase di emissione delordine di acquisto si chiude con la rice- zione da parte dell'Ufficio Acquisti della conferma d'ordine inviata dal fornitore ¢ con l'accettazione delle eventuali variazioni ai termi- ni, proposte da quest*ultimo. 3.2.3. Rivezione delle merci in entrata Il fornitore spedisce 1a merce ordinata decumentandola con una Bolla di consegna o di accompagnamento. ‘Vedremo meglio la funzione ¢ le caratteristiche di questo documen- to quando csamineremo la procedura di uscita dei materiali, Per il momento & sufficiente tener presente che questo documento é la di- chiarazione formale del fornitore di quanto ha spedito a fronte del- Vordine ricevuto. L’Ufficio Ricevimento all’arrivo della merce e prima di prenderla in consegna verifica che quanto dicharato dal fornitore sulla bolle di consegna corrisponda a quanto richiesto nell’ordine di acquisto. Se non vi sono differenze rilevanti Ufficio Ricevimento autorizza lo scarico della merce. In caso di dubbio interpella immediatamente PUfficio Acquisti per le decisioni da prendere, La merce ricevuta deve essere documentata opportunamente secon do le esigenze organizzative e contabili interne dell’azienda. Per que- slo non pud bastare assolutamente Ia sola copia della bolla di aecompagnamento del fornitore in quanto oltretutto questa va con- seryata accuratamente essendo un decumento obbligatorio per legge. B necessario quindi emettere un documento interno cioé Ia bolle entrata materiali, il cui contenuto, in sostanza, non é altro che un estratto dell’ordine di acquisio emesso, e relativo alla sola parte di materiale ricevuto. Emesso in pitt copie, questo documento potrebbe, per esempio, ¢s- sere ricavato automaticamente dall’ordine di acquisto mediante du- plicazione della copia in possesso dell’ Ufficio Ricevimento (tante vol te quante sono le consegne parziali) oppure compilato a ogni ricezio- ne di merce utilizzando un apposite stampato. Nel primo caso si ha il vantaggio di riprodurre tutti i dati dell’or- ate ote Exioniyg ZOCHERE sotortnecasaus (PR) (i GAINED ACOUSTO_[ieanent Tanee— [eaeniane | ya offerte, Goove, eriosl tt |e solelso [ino [Ms aenmaio 4984 eae ae V8, Quto-mucdica Tad, awoganeino |G gy Aumens dlivetteo. Tlero4il gucchae denne cout.nc.d [KG |30ve] S30 4. 4 $00|8 200] 3% 217004] aueelere beakine Seat. KG. fo] KG e000) 3% [enews ig, 3.2- Online decqusto dine, compresi codici descrizion secondo Ia nomenclatura interna degli articoli, senza possi lira di errori di trascrizione, Sara sufficien- te completare detta riproduzione con gli estremi del documento del fornitore ¢ con le quantita cifettivamente consegnate. Nel secondo caso si dovranno riportare manualmente sullo stan ato tutti j dati relativi alla merce ricevuta, comprest i codici e le de- serizioni dei singoli articoli. Presso le aziende che si awalgono di sistemi meccanografici o clet- tronict per Pelaborazione dei dati sono in uso altri sistemi che sem- plificano queste trascrizioni ¢ permettono di avere il documento in modo automatico (schede meccanografiche, stampanti collegate con il calcolatore ecc.). Ma parleremo di questo in seguito. Un esempio di dolla entrata materiali, da compilarsi manualmen- tc, é riportato in fig. 3.3 Questo documento pud seguire il seguente iter procedurale: J. compilazione del modulo in quattro copie da parte dell Ufficio Ri- cevimento, a evcezione della colonna delle quantita, che viene la- sciata in bianco, ¢ suo invio, assieme alla merce, al magazzino de- stinatario per la verifica quantitativa; 2. il Magazzino verifica la quantita ricevuta di ciascun articolo ¢ ne riporta Pammontare nella colonna quantita riscontrata della bolla entrata materialis 3. il Magazzino poi restituisce Pintsro documento all" Ufficio Ricevi- mento trattenendo l'ultima copia che gli serve per tenere in eviden- za la merce appena presa in consegnia; 4. a questo punto P'Ufficio Ricevimento riporta sulla bolla entrata materiali, accanto alla quantita riscontrata, quella dichiarata dal fornitore ¢ le confronta, In caso di discordanza fa effetiuare una nuova verifica della quantita e se le divergenze persistono annota sulla bolla di accompagnamento del fornitore le differenze tiscom trate; 5. le tre copie della bolla entrata materiali rimaste vengono distribui- te nel seguente modo: @. prima copia: all’Ufficio Gestione merci per Paggiornamento della situazione di disponibilita ¢ per le altre registrazioni di coniabilita magazzino; , seconda copia: al Servizio Controllo qualita per informarlo del- Varrivo del materiale da collaudare e controllare: ©. terza copia: all’ Ufficio Aequisti per informarlo della evasione totale © parziale dell’ordine emesso. ysl Ho} ai we Sle eae) al ele * 3 | ool & 3 43 esl fe “Ll as £13 af cl ol al le Sho 8 ™ Earetos ale So [28 = + eS seal pys ge ee] ¢ [gid 2 sles q = =|§ wo 85 peli a)? | gsi ES Vy z ues q4 e > 3] 2) g z Hl i eg] of jig i 2] 8 dad 2) delee : | alae i 6] err Sib eye | a3 Pad ee sg. 3.3 - Bolte entrata materiot i i ene Le operazioni presso I'Ufticio Ricevimento si concludono con la restituzione al fornitore di una delle due copie di boila di accompa- gnamento firmata per accettazione. Normalmente su di essa viene apposto un timbro con la setitta si approva la quantita con riserva della qualita in quanto i controlio della qualita, che pud dar luogo a contestazioni e resi di merci, non ud essere fatto immediatamente ma, nella maggioranza dei asi, nei giorni successivi alla consegna. La seconda copia della bolla di accompagnamento viene invece in- viata direttamente alla Contabilita generale per i suecessivi riscontri con la fattura del fornitore o all’Uificio Acquisti insieme alla terza copia della botla di entrata materiali. Ultima operazione che compie 'Ufticio Ricevimento @ quella di aggiornare la situazione degli ordini ancora in attesa di consegna. Se la merce ricevuta @ a saldo deltordine di acquisto, questo vient tolto dalto schedario ¢ archivieto tra gli ardini evasi: se la merce é soltanto “in conto”, Te quantita riportate sullordine dovranno essere aggior- nate per fornire in ogni momento l’ammontare della merce ancora da ricevere, 3 Controtlo e earico a magazzino La merce é, a questo punto, in consegna presso il magazzino a di- sposizione del Servizio Controllo qualita per le verifiche tendenti ad assicurare che anche la qualita, oltre alla quantita, sia conforme a quanto ordinato. Tralasciamo le modalita con le quali é possibile effettuare questa verifica ed esaminiamo invece le conelusioni alle quali si perviene ¢ i riflessi procedurali e contabili che ne derivano, Anche qui i casi possono essere diversi: dalla evidenziazione di dif- ferenze qualitative trascurabili a riscontri di difetti 0 vizi che invali- Gano Vintera partita ricevuta, vi pud essere una gamma quasi infinita di contestazioni, Generalmente, sotto l'aspetto operative, la merce difettosa viene subito identifieata e isolata per successive verifiche o per essere resti- tuita al fornitore o per essere elimineta. Sotto laspetio contabile. av- viene spesso che essa sia caricata a magazzino in base ai dati ripor- ‘ati dalla bolla entrata materiali € solo successivamente, quando il sontrollo evidenzia it difetto, ne venga scaricata la corrispondente quantita. In questi casi il pericolo & che si cansideri disponibile cio che in realta non lo @ ancora, Per questo in certi casi il carico contabile avviene dopo I'accerta- Anche Ja restituzione di merce al fornitore tichiede una opportuna are cedurale quando esamineremo la procedura di uscita delle merci dal Normalmente il Servizio Controllo qualita a ogni controllo escaul In ogni caso il materiale gia controllato viene ben evidenziato e di- cence. 3.3. PROCEDURE RELATIVE ALLA VENDITA E ALL'USCITA DELLE MERCI DAL MAGAZZINO iguarda la vendita delle merci ¢ la loro ws Anche per quanto riguarda la vendit ia toro ascita dal magazzino prenderemo in esame le principali operazioni contabili che vengono svelte nella nostra azienda dagli enti interessati.