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CONTROL DE FIRMAS.
CARGO
FIRMA
TABLA DE CONTENIDO
TABLA DE CONTENIDO.....................................................................................................2
1. OBJETIVO.................................................................................................................... 3
2. ALCANCE..................................................................................................................... 3
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Código: HSEQ-PR-001 DE DOCUMENTOS
DOCUMENTO CONTROLADO
3. RESPONSABILIDADES...............................................................................................3
4. ACTIVIDADES.............................................................................................................. 3
5. RECURSOS UTILIZADOS............................................................................................8
6. REGISTROS................................................................................................................. 8
7. CONTROL DE CAMBIOS.............................................................................................8
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DOCUMENTO CONTROLADO
1. OBJETIVO
Este procedimiento tiene por objeto describir el proceso necesario para documentar las
normas, procedimientos, instrucciones de trabajo y formatos aplicables al Sistema HSEQ
de PROFESIONALES ASOCIADOS Ltda, y la protección de su información.
2. ALCANCE
Este documento aplica para los procedimientos, instructivos, planes, formatos que se
generen en el Sistema de Gestión HSEQ.
3. RESPONSABILIDADES
- Es responsabilidad del Director HSEQ dar las pautas para la correcta aplicación de
este procedimiento.
4. ACTIVIDADES
Codificación de Documentos
Procesos
Proceso Código
Planeación estratégica PE
Comercial CM
Planeación y Prestación del
PP
servicio
HSEQ HSEQ
Compras CO
Talento Humano RH
Gestión Social PGS
Tabla 2. Codificación de los procesos de Gestión
Tipos de Documento
Documento Código
MANUAL MN
PROCEDIMIENTO PR
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DOCUMENTO CONTROLADO
Tipos de Documento
Documento Código
DOCUMENTO DC
INSTRUCTIVO IT
HOJA TÉCNICA HT
PLAN PL
PROGRAMAS PG
MATRIZ MT
PLANOS DWG
FORMATO F
Tabla 3. Codificación de áreas y tipos de documento
ESQUEMA MN PR DC IT HT PL PG MT DWG F
Portada A A NA A NA A A
Tabla de contenido A A NA NA NA A A
Objetivo A A NA A A A A
Alcance A NA A NA A A
L L L
A
Responsabilidades A A L A NA A A
Actividades L A L A L A A
Recursos Utilizado A A L A L A A
Registros A A L A L A A
Control de A A L A A A A
cambios
PORTADA
TABLA DE CONTENIDO
1. OBJETIVO
2. ALCANCE
3. RESPONSABILIDADES
4. ACTIVIDADES
5. RECURSOS UTILIZADOS
6. REGISTROS: Se deben relacionar los registros asociados al documento.
7. CONTROL DE CAMBIOS: Se especifica la fecha en que el documento tiene cambios,
de igual forma se hace una descripción detallada del motivo de la modificación y se
relaciona la versión en la cual se hace el cambio.
Nota: con el fin de asegurar que los documentos sean legibles y fácilmente identificables
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DOCUMENTO CONTROLADO
Una vez el documento es elaborado la persona que lo elabora pone la firma en digital
como evidencia de la actividad realizada.
Una vez el documento es emitido de acuerdo a la solicitud, el cargo que realizó la solicitud
debe revisar y/o actualizar el documento para asegurarse que este o la nueva versión del
mismo cumple con los requerimiento de la solicitud.
Una vez revisado y/o actualizado el documento incluyendo los registros, el solicitante,
debe registrar su firma digital en la casilla correspondiente en la portada; en caso de
encontrarse inconsistencias con respecto a la solicitud, el solicitante debe informar al
Director HSE - Q para que se realice los correspondientes ajustes antes de firmar el
documento.
Las copias controladas son en físico y estas deben contener un sello original con la firma
del Director HSE - Q.
El Director HSEQ es el responsable de generar y mantener una lista maestra de todos los
documentos del sistema HSEQ-F-002 emitido y controlado en la organización.
Nota: Cuando se realicen uniones temporales se podrán realizar listados maestros donde
se evidencie el control de los mismos para el desarrollo de la ejecución del proyecto,
según las partes interesadas.
4.7.1. RECUPERACION
Para recuperar la información de los registros y/o documentos del Sistema HSEQ se
utiliza el método de trazabilidad; para la protección de los documentos y/o registros contra
aspectos Ambientales como humedad, incendio etc, que puedan afectar la integridad de
los mismos se tiene en cuenta:
Las áreas de archivo de los registros físicos deben ubicarse en gavetas separadas
del suelo o en archivadores para proteger las carpetas y AZ.
El objetivo de la protección:
1. Que el usuario conozca los principales riesgos a los cuales puede estar expuesta
la información del sistema de gestión en HSEQ.
2. Establecer los mecanismos de aseguramiento de la información para el sistema de
Gestión.
Principales Riesgo de la información:
1. Robo
2. Divulgación no autorizada
3. Alteración
4. Modificación
5. Extravío o eliminación
Consecuencias
1. Pérdida de Imagen
2. Fraude
Medios de Control
Como mecanismo de control la organización establecer:
a- Ubicación de la información
b- Personal del sistema de SG SST involucrado en la gestión, partes interesadas.
c- Establecer quién envía información delicada del SG SST.
d- Cómo recibe la empresa la información personal.
e- Qué tipo de información recolecta en cada uno de los puntos de entrada.
f- Dónde mantiene archivada la información que recolecta en cada punto de
entrada.
g- Quién tiene — o podría tener — acceso a la información
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DOCUMENTO CONTROLADO
Cada jefe de proceso debe justificar la razón por la cual debe guardar un documento
obsoleto por medio de un oficio o correo electrónico y en el caso de guardarlo debe ser en
digital con marca de agua de documento obsoleto y entregar el físico al Director HSEQ
con el fin de prevenir el uso no intencionado de dichos documentos.
Nota 2: Los Backus son realizados mensuales en una memoria externa por los
responsables de cada área o proceso.
Todo los Jefes de proceso son responsables de informar al Director HSE - Q la última
versión y la ubicación de los documentos externos aplicables en sus actividades.
Con el fin de asegurar la distribución de los Documentos externos cada jefe de proceso
debe registrar en el formato ENTREGA DE DOCUMENTOS (HSEQ-F-027) la entrega y
devolución de los documentos externos que sean prestados en su proceso.
5. RECURSOS UTILIZADOS
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DOCUMENTO CONTROLADO
HUMANO-COMPETENCIAS
Director HSEQ.
Gerente.
Personal de Profesionales Asociados.
FÍSICOS
Computador.
Elementos de oficina.
Normas de consulta
SOFTWARE
6. REGISTROS
7. CONTROL DE CAMBIOS