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Versión:4 ELABORACIÒN Y CONTROL


Código: HSEQ-PR-001 DE DOCUMENTOS
DOCUMENTO CONTROLADO

ELABORACION Y CONTROL DE DOCUMENTOS

CONTROL DE FIRMAS.

CARGO
FIRMA

REVISADO POR DIRECTOR HSEQ

APROBADO POR GERENTE

ESTA INFORMACIÓN ES PROPIEDAD DE PROFESIONALES ASOCIADOS Y NO ES PERMITIDO


REVELARLA, COPIARLA O MODIFICARLA SIN SU PREVIA AUTORIZACIÓN ESCRITA.
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TABLA DE CONTENIDO
TABLA DE CONTENIDO.....................................................................................................2

1. OBJETIVO.................................................................................................................... 3

2. ALCANCE..................................................................................................................... 3
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3. RESPONSABILIDADES...............................................................................................3

4. ACTIVIDADES.............................................................................................................. 3

4.1. ELABORAR Y/O MODICFICAR UN DOCUMENTO Y/O FORMATO....................3


4.2. ELABORAR EL DOCUMENTO.............................................................................4
4.2.1. ESQUEMA DEL DOCUMENTO.....................................................................5
4.3. REVISAR Y ACTUALIZAR LOS DOCUMENTOS POR PARTE DEL
SOLICITANTE.................................................................................................................. 6
4.4. APROBAR LOS DOCUMENTOS EN CUANTO SU ADECUACIÓN ANTES DE
SU EMISIÓN.................................................................................................................... 6
4.5. DISTRIBUIR LOS DOCUMENTOS.......................................................................6
4.6. EMITIR Y ACTUALIZAR LISTA MAESTRA DE DOCUMENTOS...........................6
4.7. PROTEGER Y RECUPERAR LA INFORMACION................................................7
4.8. REVISAR Y ACTUALIZAR LOS DOCUMENTOS Y FORMATOS.........................7
4.9. IDENTIFICAR CAMBIOS Y EL ESTADO DE REVISIÓN ACTUAL DE LOS
DOCUMENTOS............................................................................................................... 7
4.10. IDENTIFICAR Y CONTROLAR DOCUMENTOS OBSOLETOS............................7
4.11. IDENTIFICAR Y CONTROLAR DOCUMENTOS EXTERNOS..............................7

5. RECURSOS UTILIZADOS............................................................................................8

6. REGISTROS................................................................................................................. 8

7. CONTROL DE CAMBIOS.............................................................................................8
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1. OBJETIVO

Este procedimiento tiene por objeto describir el proceso necesario para documentar las
normas, procedimientos, instrucciones de trabajo y formatos aplicables al Sistema HSEQ
de PROFESIONALES ASOCIADOS Ltda, y la protección de su información.

2. ALCANCE

Este documento aplica para los procedimientos, instructivos, planes, formatos que se
generen en el Sistema de Gestión HSEQ.

3. RESPONSABILIDADES

- Es responsabilidad del Director HSEQ seguir los parámetros establecidos en este


procedimiento para la elaboración de los documentos de todos los procesos del
Sistema de gestión.

- Es responsabilidad del Director HSEQ mantener actualizado los documentos del


Sistema de gestión siguiendo los parámetros estipulados en el procedimiento de
elaboración y control de los documentos

- Es responsabilidad del Director HSEQ actualizar el presente procedimiento


anualmente, o cuando lo requiera: el cliente, partes interesadas, la legislación o
cuando las condiciones de trabajo cambien.

- Es responsabilidad de la Gerencia proporcionar los recursos necesarios para


efectuar las actividades y los controles.

- Es responsabilidad del Director HSEQ dar las pautas para la correcta aplicación de
este procedimiento.

- Es responsabilidad de todo el personal de Profesionales Asociados, participar en el


diligenciamiento claro de los registros y en la aplicación del presente procedimiento.

4. ACTIVIDADES

Para el desarrollo de este procedimiento se deben seguir las siguientes actividades:

4.1. ELABORAR Y/O MODICFICAR UN DOCUMENTO Y/O FORMATO

Los Directores de procesos deben identificar la necesidad de elaborar, modificar o


actualizar un documento, por cambios, eliminación o aumento de actividades en un
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proceso o cambios en la Norma ISO 9001:2015 – ISO 14001:2015 – OHSAS 18001:2007


omada como referencia, solicitudes de clientes y demás partes interesadas.

4.2. ELABORAR EL DOCUMENTO

Para la elaboración del documento se debe tener en cuenta:

Codificación de cada documento se debe tener en cuenta los parámetros establecidos en


la tabla 1

Codificación de Documentos

La identificación de los Documentos se compone de los siguientes caracteres, donde:


XXX-YY-ZZZ

XXX = Corresponde al proceso al cual pertenece el documento (Ver tabla 2).

- = Corresponde a la separación de los siguientes dos dígitos

YY = Corresponde a la identificación del tipo del documento (Ver tabla 3).

- = Corresponde a la separación de los siguientes tres dígitos.

ZZZ = Corresponde al consecutivo de los documentos emitidos por el área.


Tabla 1. Codificación de documentos.

Para determinar el tipo de documento se siguen los parámetros establecidos en la tabla 2.

Procesos
Proceso Código
Planeación estratégica PE
Comercial CM
Planeación y Prestación del
PP
servicio
HSEQ HSEQ
Compras CO
Talento Humano RH
Gestión Social PGS
Tabla 2. Codificación de los procesos de Gestión

Para determinar el tipo de documento se siguen los parámetros establecidos en la tabla 2.

Tipos de Documento
Documento Código
MANUAL MN
PROCEDIMIENTO PR
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Tipos de Documento
Documento Código
DOCUMENTO DC
INSTRUCTIVO IT
HOJA TÉCNICA HT
PLAN PL
PROGRAMAS PG
MATRIZ MT
PLANOS DWG
FORMATO F
Tabla 3. Codificación de áreas y tipos de documento

4.2.1. ESQUEMA DEL DOCUMENTO

ESQUEMA MN PR DC IT HT PL PG MT DWG F
Portada A A NA A NA A A
Tabla de contenido A A NA NA NA A A
Objetivo A A NA A A A A
Alcance A NA A NA A A

L L L
A
Responsabilidades A A L A NA A A
Actividades L A L A L A A
Recursos Utilizado A A L A L A A
Registros A A L A L A A
Control de A A L A A A A
cambios

A: Aplica L: libre NA: No Aplica

PORTADA
TABLA DE CONTENIDO
1. OBJETIVO
2. ALCANCE
3. RESPONSABILIDADES
4. ACTIVIDADES
5. RECURSOS UTILIZADOS
6. REGISTROS: Se deben relacionar los registros asociados al documento.
7. CONTROL DE CAMBIOS: Se especifica la fecha en que el documento tiene cambios,
de igual forma se hace una descripción detallada del motivo de la modificación y se
relaciona la versión en la cual se hace el cambio.

Nota: con el fin de asegurar que los documentos sean legibles y fácilmente identificables
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se deben realizar a computador manteniendo el esquema antes mencionado.

Una vez el documento es elaborado la persona que lo elabora pone la firma en digital
como evidencia de la actividad realizada.

4.3. REVISAR Y ACTUALIZAR LOS DOCUMENTOS POR PARTE DEL


SOLICITANTE

Una vez el documento es emitido de acuerdo a la solicitud, el cargo que realizó la solicitud
debe revisar y/o actualizar el documento para asegurarse que este o la nueva versión del
mismo cumple con los requerimiento de la solicitud.

Una vez revisado y/o actualizado el documento incluyendo los registros, el solicitante,
debe registrar su firma digital en la casilla correspondiente en la portada; en caso de
encontrarse inconsistencias con respecto a la solicitud, el solicitante debe informar al
Director HSE - Q para que se realice los correspondientes ajustes antes de firmar el
documento.

4.4. APROBAR LOS DOCUMENTOS EN CUANTO SU ADECUACIÓN ANTES DE


SU EMISIÓN

El Gerente será responsable por la aprobación final de los documentos relativos al


Sistema de gestión HSEQ, donde revisa que el documento es adecuado al propósito de la
organización, que se encuentre con las respectivas firmas de emitido y revisado. En caso
de la ausencia del Gerente, será el Representante por la dirección el responsable por
aprobar los documentos la aprobación se evidencia con la firma en la portada del
documento.

Una vez aprobado el documento se actualiza la lista maestra de documentos. Cualquier


copia impresa sin autorización será denominada Copia no Controlada.

No se mantendrán copias impresas firmadas, los documentos originales permanecen en


el PC del Director HSE – Q y se mantendrá un cd con los documentos en PDF para
consulta del personal.

4.5. DISTRIBUIR LOS DOCUMENTOS

El Director HSE - Q debe determinar la necesidad de entregar copias de los documentos


en caso de ser necesaria la distribución de dichas copias estas deben ser registradas en
el formato ENTREGA DE DOCUMENTOS (HSEQ-F-027), de esta forma se evita que el
personal tenga documentos obsoletos y se asegura que el personal trabaje con el material
actualizado y las versiones vigentes.

Las copias controladas son en físico y estas deben contener un sello original con la firma
del Director HSE - Q.

4.6. EMITIR Y ACTUALIZAR LISTA MAESTRA DE DOCUMENTOS


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El Director HSEQ es el responsable de generar y mantener una lista maestra de todos los
documentos del sistema HSEQ-F-002 emitido y controlado en la organización.
Nota: Cuando se realicen uniones temporales se podrán realizar listados maestros donde
se evidencie el control de los mismos para el desarrollo de la ejecución del proyecto,
según las partes interesadas.

Nota: Cuando se realiza uniones temporales se realizara un listado maestro para el


proyecto y actividad del contrato. Se podrá utilizar los formatos del cliente si así el lo
requiere.

4.7. RECUPERAR LOS DOCUMENTOS Y PROTECCION DE LA INFORMACION

4.7.1. RECUPERACION

Para recuperar la información de los registros y/o documentos del Sistema HSEQ se
utiliza el método de trazabilidad; para la protección de los documentos y/o registros contra
aspectos Ambientales como humedad, incendio etc, que puedan afectar la integridad de
los mismos se tiene en cuenta:

 Las áreas de archivo de los registros físicos deben ubicarse en gavetas separadas
del suelo o en archivadores para proteger las carpetas y AZ.

 Los documentos y/o registros siempre deben archivarse utilizando Fólder,


Carpetas o AZ, no deben archivarse sueltos.

 Los siguientes documentos y registros, deben ser conservados por un periodo


mínimo de veinte (20) años, contados a partir del momento en que cese la relación
laboral del trabajador con la empresa:

 Los resultados de los perfiles epidemiológicos de salud de los trabajadores, así


como los conceptos de los exámenes de ingreso, periódicos y de retiro de los
trabajadores, en caso que no cuente con los servicios de médico especialista en
áreas afines a la seguridad y salud en el trabajo;

 Cuando la empresa cuente con médico especialista en áreas afines a la seguridad


y salud en el trabajo, los resultados de exámenes de ingreso, periódicos y de
egreso, así como los resultados de los exámenes complementarios tales como
paraclínicos, pruebas de monitoreo biológico, audiometrías, espirometrías,
radiografías de tórax y en general, las que se realicen con el objeto de monitorear
los efectos hacia la salud de la exposición a peligros y riesgos; cuya reserva y
custodia está a cargo del médico correspondiente;
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 Resultados de mediciones y monitoreo a los ambientes de trabajo, como resultado


de los programas de vigilancia y control de los peligros y riesgos en seguridad y
salud en el trabajo;

 Registros de las actividades de capacitación, formación y entrenamiento en


seguridad y salud en el trabajo; y,

 Registro del suministro de elementos y equipos de protección personal.


Para los demás documentos y registros, el empleador deberá elaborar y cumplir
con un sistema de archivo o retención documental, según aplique, acorde con la
normatividad vigente y las políticas de la empresa.

 Se garantiza la confidencialidad de las historias clínicas con los proveedores de


IPS y estos envían a la organización solo el Concepto de Aptitud Laboral.

4.7.2. PROTECCIÓN DE LA INFORMACIÓN

 El objetivo de la protección:

1. Que el usuario conozca los principales riesgos a los cuales puede estar expuesta
la información del sistema de gestión en HSEQ.
2. Establecer los mecanismos de aseguramiento de la información para el sistema de
Gestión.
 Principales Riesgo de la información:
1. Robo
2. Divulgación no autorizada
3. Alteración
4. Modificación
5. Extravío o eliminación
 Consecuencias
1. Pérdida de Imagen
2. Fraude

 Medios de Control
Como mecanismo de control la organización establecer:

a- Ubicación de la información
b- Personal del sistema de SG SST involucrado en la gestión, partes interesadas.
c- Establecer quién envía información delicada del SG SST.
d- Cómo recibe la empresa la información personal.
e- Qué tipo de información recolecta en cada uno de los puntos de entrada.
f- Dónde mantiene archivada la información que recolecta en cada punto de
entrada.
g- Quién tiene — o podría tener — acceso a la información
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4.8. REVISAR Y ACTUALIZAR LOS DOCUMENTOS Y FORMATOS

Cuando sea necesario, cualquier cargo perteneciente a PROFESIONALES ASOCIADOS


puede identificar necesidades de modificación o actualización en los documentos y/o
formatos; en caso de que un documento deba ser modificado o actualizado se deben
seguir los parámetros dados a partir de las actividades 4.1.

4.9. IDENTIFICAR CAMBIOS Y EL ESTADO DE REVISIÓN ACTUAL DE LOS


DOCUMENTOS

La identificación de los documentos del Sistema HSEQ se realiza mediante el nombre y


código del documento, la versión determina los cambios hechos al documento, los cuales
se deben registrar en la parte destinada para (control de cambios). La fecha del control de
cambios es la fecha de aprobación del documento.

4.10. IDENTIFICAR Y CONTROLAR DOCUMENTOS OBSOLETOS

Cada jefe de proceso debe justificar la razón por la cual debe guardar un documento
obsoleto por medio de un oficio o correo electrónico y en el caso de guardarlo debe ser en
digital con marca de agua de documento obsoleto y entregar el físico al Director HSEQ
con el fin de prevenir el uso no intencionado de dichos documentos.

Nota 1: No se preservará el documento físico de los documentos obsoletos, estas se


destruirán y solo se mantendrán copias magnéticas las cuales están en los Backus de la
organización.

Nota 2: Los Backus son realizados mensuales en una memoria externa por los
responsables de cada área o proceso.

4.11. IDENTIFICAR Y CONTROLAR DOCUMENTOS EXTERNOS

Son documentos externos pólizas de contratos, normas, libros de referencia, documentos


del cliente, legislación, cartillas, entre otros los cuales deben ser identificados con un sello
de “DOCUMENTO EXTERNO” y registrados en el listado maestro de documentos (HSEQ-
F-002).

Todo los Jefes de proceso son responsables de informar al Director HSE - Q la última
versión y la ubicación de los documentos externos aplicables en sus actividades.

Con el fin de asegurar la distribución de los Documentos externos cada jefe de proceso
debe registrar en el formato ENTREGA DE DOCUMENTOS (HSEQ-F-027) la entrega y
devolución de los documentos externos que sean prestados en su proceso.

5. RECURSOS UTILIZADOS
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HUMANO-COMPETENCIAS

 Director HSEQ.
 Gerente.
 Personal de Profesionales Asociados.

FÍSICOS

 Computador.
 Elementos de oficina.
 Normas de consulta

SOFTWARE

 Sistema operativo, procesador de palabras, hoja de cálculo.


 Correo electrónico.
 Acceso a Internet.

6. REGISTROS

 HSEQ-F-002 “Lista maestra de documentos”


 HSEQ-F-027 “Entrega de documentos”

7. CONTROL DE CAMBIOS

Versión Fecha Cambio


1 14-Abr-08 Creación
Se amplía el objetivo del procedimiento para abarcar
todo el sistema de gestión.
Se cambia la codificación de los formatos los cuales ya
no se ligan de los procedimientos, programas o demás
2 19-Ene-10
documentos si no hacen parte de un tipo de documento.
Se anexa el control de la distribución de los documentos
externos. Se alinea el procedimiento con la norma de
gestión ISO 9001:2008.

3 07-Feb-16 Se alinea a la nueva guía RUC.

4 02-04-2018 Se actualiza a ISO 9001:2015, ISO 14001:2015

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