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Introducción de la unidad
Que es gestión y que es proyecto
La gestión de proyectos es una diciplina de gestión que está implantando de forma
generalizada en el entorna empresarial y consiste en la aplicación de conocimientos,
metodologías, técnicas y herramientas para la definición, planificación y realización
de actividades con el objeto de transformar objetivos o ideas en realidades. De
forma general, se pueda considerar a la gestión de proyectos como una
aproximación sistemática y estructurada a como las organizaciones gestionan sus
actividades no recurrentes.
La gestión de proyectos tiene como finalidad principal la planificación, el
seguimiento y control de las actividades y de los recursos humanos y materiales
que intervienen en el desarrollo de un sistema de información. Como consecuencia
de este control es posible conocer en todo momento que problemas se producen y
resolverlos u ordenarlo de manera inmediata.
Plazo de ejecución.
Tecnología a utilizar.
Recursos disponibles.
Nivel máximo de ocupación de dichos recursos.
METAS Y OBJETIVOS
Enfóquese en la importancia de una exposición simple y directa de las metas y
objetivos del proyecto. Estos son dos
de los elementos básicos que forman cualquier propuesta.
2.1 Metas son los resultados, a largo plazo, que el proyecto pretende lograr.
El proyecto debe ser una parte de una estrategia total para cumplir la misión
de la organización. Las metas del proyecto son una expresión de cómo
encaja con las aspiraciones a largo plazo de la organización.
2.2 Objetivos de un proyecto responden directamente a la misión de la
organización, son los productos
PLANTEAMIENTO DE LA NECESIDAD
El planteamiento de la necesidad describe el problema específico sobre el cual se
enfocará el proyecto. Este
deberá centrar su atención sobre los grupos que se verán impactados. El
planteamiento deberá incluir el lugar
en donde se llevarán a cabo las actividades del proyecto y los beneficiados. Ilustre
la importancia del proyecto
a través de una descripción de la situación y del trabajo que se lleva actualmente
en dicha área.
Su planteamiento del problema o necesidad específica deberá comunicar su
conocimiento del área y de todos
los asuntos relevantes.
Pregúntese:
¿Por qué está su organización bien adaptada y preparada para realizar este
proyecto?
¿Cuáles son sus recursos, puntos fuertes, reputación y experiencia, entre
otros?
ENFOQUE Y OPERACIONES
La sección de enfoque y operaciones debe describir los métodos y actividades que
se usarán en el proyecto. Según el formato, las propuestas pueden incluir planes de
ejecución que delinean todas las actividades del proyecto. Por lo general, incluye el
plan de trabajo y un cronograma.
El plan debe responder a las siguientes preguntas:
¿Cómo?
¿Dónde?
¿Cuándo?
¿Por qué?
Función de staff. -
*El organismo de reclutamiento y selección presta este servicio a los
diversos organismos de la empresa, recomendando candidatos al jefe del
organismo
solicitante.
Responsabilidad de línea. –
Al departamento de admisión y empleo le corresponde la Función de
selección.
La decisión final de los candidatos recomendados corresponde al jefe
del organismo solicitante.
Observaciones.
Datos subjetivos (con frecuencia el patrón se engañaba al seleccionar
al candidato por qué. le cae bien.
Forma intuitiva.
Emotiva (ocurrían muchas equivocaciones al contratar trabajadores y
haber actuado en forma emotiva en vez de objetiva).
1.2.5 Informes
Los mejores informes de avance de un proyecto
crean responsabilidad y compromiso dentro del
equipo. Al mismo tiempo, descubren problemas,
reducen los riesgos y, sobre todo, garantizan que te
encuentres encaminado a cumplir los objetivos de tu
proyecto. Son (casi) tan importantes como la hoja de
presentación de un proyecto.
Los informes de avance del proyecto no son, y no deberían convertirse en una tarea
para los productores y administradores de proyecto ya que es parte de
las responsabilidades de su trabajo. Es un deber del productor o administrador de
proyectos hacer informes de estado significativos y útiles. No solo para “hacer el
informe de avance” que nadie lee.
Estructura
1. Encabezado:
Tipo de documento.
Período correspondiente de la gestión.
Departamento que lo elabora.
Empresa u organismo.
A quién o a quiénes va dirigido.
2. Introducción:
Se trata de un texto breve en el que deben quedar claros los motivos por los que se
lleva a cabo la redacción del documento, cuál es su objetivo principal, con qué
herramientas o recursos se ha realizado y quiénes lo han hecho. En últimas, es una
ampliación de los puntos enunciados en el encabezado (ver apartado 1).
Antecedentes
Fuentes de información
Metodología
Problemas encontrados
Otros datos relevantes
4. Conclusiones y recomendaciones:
A inicios de los años 1990 fue publicada la primera edición de la Guía del PMBOK®
(siglas de Project Management Body of Knowledge). Este texto recoge las buenas
prácticas en administración de proyectos que las diversas comisiones del PMI han
acordado recomendar y se usa extensamente en la enseñanza de la gestión de
proyectos.