APLICACIÓN

Buenos días mi nombre es verónica castro y a continuación le hablare sobre la

aplicación del formato de inventario único documental y como se realizó dentro de
las distintas oficinas productoras.
Para la aplicación del formato único de inventario documental se respetó el que el
SENA tiene normalizado ya que tienen estandarizado sus procesos
IMPORTANCIA DE APLICAR EL FUID
Es importante no solo porque lo obliga la ley general de archivo, si no porque
constituye un instrumento archivístico de recuperación de información que
describe de manera exacta y precisa las series o asuntos de un
fondo documental. Es un herramienta archivística que nos permite describir la
relación de los documentos dentro de un archivo siguiendo los procesos de
organización, de manera que se asegure el control de los documentos en sus
diferentes fases y así posteriormente realizar las transferencias documentales. Es
de vital importancia contar con este registro que nos ayuda a indicar la cantidad de
los expedientes que existen en un archivo.
VENTAJAS:
1. Se reduce el tiempo a la hora de consultar cualquier tipo de
documento, ya que nos garantiza un acceso a la documentación de
manera más efectiva.
2. Se evita la pérdida de documentos importantes, ya que al tenerlos
dentro del fuid podemos ejercer un mayor control sobre los documentos.
3. Se pueden hacer procesos sobre el ciclo de vida de un documento, el
formato único de inventario documental nos permite realizar los procesos te
transferencias documentales.
4. Se incrementa la satisfacción de los clientes puesto que los
documentos tienen un fácil acceso y esto posibilita la rapidez de
consulta.
5. Se incrementa la productividad de los empleados ya que se mejora la
búsqueda de información para ejercer su labor.

DESVENTAJAS:
1. El factor económico, El coste de la implementación en la empresa y las
capacitaciones de personal.
2. El tiempo.
PARA LA APLICACIÓN DE ESTE FORMATO
El inventario está estructurado por oficina productora y se diligencia con los
datos determinados en la tabla de retención documental.
El fuid contiene:
ITEM: Contiene un número de ítem que equivale a número consecutivo que se le
asigna a cada expediente.
CODIGO:

NOMBRE DE SERIES, SUBSERIES O ASUNTO:

FECHAS EXTREMAS:

UNIDAD DE CONSERVACIÓN:

FOLIOS:

SOPORTE:

FRECUENCIA DE CONSULTA:

NOTAS:

PRUEBA DE BUSQUEDA:
Requerimos buscar un expediente
Ctrl B , palabra clave ( Notaria Cuarta)
Como podemos ver acá me determina el número de orden, la caja en la que esta
ubicado
En algunas de las oficinas productoras donde se ejecutó el proyecto formativo se
alcanzó a aplicar el inventario desde cero y en otras se realizó verificación y
corrección de los registros al inventario existente
En relaciones corporativas 273 expedientes, 26 cajas allí iniciamos desde cero
con el proceso de organización y aplicación de inventario
Contrato de talento humano no hay fuid
Administración Educativa se realizó verificación y corrección a inventario ya
existente en 103 cajas
Historias laborales: