Ofimatica Iv

Instituto Tecnológico Superior
Vida Nueva
TEMA
Base de datos con normalización y tipos de datos en Microsoft Access
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
 Generar una base de datos, para automatizar la información mediante Microsoft Access.
 Identificar los tipos de datos, para evitar la redundancia al momento de crear las tablas.
 Utilizar los tipos de datos y herramientas necesarias, para la normalización de una BD.
 Establecer la clave primaria, para identificar los registros de forma única.
MATERIALES HERRAMIENTAS Y EQUIPOS

MATERIALES/MATERIAL DIDÁCTICO
 Documentos para normalizar la BD.
HERRAMIENTAS
 Modelado de base de datos
EQUIPOS
 Pc
SOFTWARE
 Microsoft Access
DESCRIPCIÓN DEL DESARROLLO DE LA PRÁCTICA

Se recomienda tener una Pc con Microsoft Access.
Para la creación de una Base de Datos se divide la información en tablas basadas en temas para
reducir los datos redundantes.
1 Crear la tabla de datos, Click en Microsoft Access y seleccionar crear, como se muestra en la
figura 1.
Figura 1: Crear una base de datos en Microsoft Access

2 Crear la tabla de datos, Click derecho en Vista Diseño, como se muestra la figura 2 para
verificar los tipos datos que permite Microsoft Access.
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Figura 2: Selección de tipos de datos en Microsoft Access
Para realizar la práctica se debe tener en cuenta la información clara para la creación de bases de
datos.
3 Se debe generar una tabla de datos con el nombre AGENDA y con los siguientes datos.
- Cédula -) Texto requerido, tamaño 10.
- Nombre-) Texto requerido, tamaño 50.
- Apellidos-) Texto requerido, tamaño 100.
- Teléfono-) Texto requerido, tamaño 10.
- Mail-) Texto requerido, tamaño 70.
- Dirección-) Texto opcional, tamaño 100.
- Fecha de Nacimiento -) Fecha corta. Formato xx/xx/xxxx
- La base de datos creada se muestra en la figura 3.
Figura 3: Base de datos AGENDA
4 En el campo cédula, seleccionar la herramienta diseño y clave principal, como se muestra en

la figura 4.
5 Crear la clave principal con el campo Cédula, que permita identificar los registros en la base
de datos AGENDA.
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Figura 4: Crear clave principal en BD. AGENDA
Metodología
La experimentación es la principal metodología aplicada en el desarrollo de la práctica
conjuntamente con el método activo.
Fundamentos teóricos
BD en Microsoft Access es un sistema gestor que ayuda en el modelado de datos.
Evaluación
El estudiante debe presentar el documento completo, en el que se puede evidenciar la
actividad realizada, documentada en un portafolio con archivos impresos y digital.
ESQUEMA MENTAL
Realizar un organizador gráfico sobre pasos para crear una base de datos en Microsoft Access.
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CONCLUSIONES
¿Qué beneficios se obtiene al crear una base de datos?
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¿Para qué se establece la clave primaria?
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¿Por qué es importante determinar los tipos de datos al crear las tablas?
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RECURSOS BIBLIOGRÁFICOS FÍSICO/DIGITAL

Pérez, M. (2013). Office 2013. México: McGrawill.
Uman. (06 de 2013). Microsoft Office Professional 2013. Recuperado el 13 de noviembre de 2016,
de http://www.formacionprofesional.info/tutoriales-y-manuales-gratis-de-ms-access-2013/
Caballero, R. (2004). Cuaderno practico de apliciones informaticas. Cadiz: Recuperado el 17 de
diciembre de 2016, de
http://rodin.uca.es/xmlui/bitstream/handle/10498/14126/CuadernoPractico_AplicacionesInforma
ticas.pdf?sequence=1.
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TEMA
Base de datos relacional con más de dos tablas, utilizando el modelo entidad relación en
Microsoft Access
 Generar una base de datos relacional, aplicando las herramientas para diagramas entidad
relación en Microsoft Access
 Dividir la información en tablas, para aplicar en diagramas entidad relación.
 Establecer relaciones entre tablas, para obtener datos ordenados utilizando diagramas
entidad relación.

 Formulario Pacientes e Ingresos. (Ver Anexo 1).
HERRAMIENTAS
 Diagrama entidad relación
EQUIPOS
 Pc
SOFTWARE

1 Crear la tabla de datos “Ingresos” con los siguientes datos: “No de Ingreso”, “Habitación”,
“Cama”, “Fecha de Ingreso”, “Código de Paciente”, “Código Médico”, como se observa en la
figura 1. (Ver Anexo 1).
Figura 1: Crear tabla Ingresos en Microsoft Access
2 Crear la tabla de datos “Pacientes” con los siguientes datos: “Código Paciente”, “Nombre
Paciente”, “Apellidos Paciente”, “Dirección”, “Población”, “Código Postal”, “Teléfono
Paciente”, “Fecha de Nacimiento” con los campos como se observa en la figura 2. (Ver Anexo
1).
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Figura 2: Crear tabla Pacientes en Microsoft Access

3 Seleccionar Herramientas de base de datos. Elegir Relaciones, seleccionar las tablas
“Ingresos” y “Pacientes” y Agregar, como se observa en la figura 3.
Figura 3: Agregar tablas para D-R.
3.1 Dar click el botón cerrar para que muestre las tablas con la información a relacionar.
como se observa en la figura 4
Figura 4: Selección tablas y datos para D-R en Microsoft Access
3.2 Crear la relación de uno a varios, seleccionando el campo “Código Paciente”, de la tabla
“Pacientes” y relacionar con la información de la tabla “Ingresos”, con el campo
“Código Paciente”, como se observa en la figura 5.
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Figura 5: Código Paciente para relación entre tablas.
4.1 Seleccionar, Exigir integridad referencial, relación uno a varios, como se observa en la
figura 6.
Figura 6: Modificar diagrama entidad relación en Microsoft Access.
4.2 Seleccionar, Crear y se obtendrá la relación uno a varios, como se observa en la figura 7.
Figura 7: Diagrama Relacional.
Metodología
El sistema gestor de BD en Microsoft Access es un sistema que ayuda en el modelado de
datos.
Evaluación
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ESQUEMA MENTAL
Realizar un mapa conceptual sobre el uso de modelo entidad relación en Microsoft Access.
CONCLUSIONES
Determinar la importancia de un diagrama entidad relación.
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¿Qué se debe realizar con los campos, para generar un diagrama entidad relación?
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¿Qué tipos de relaciones existen?
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ANEXOS
Anexo 1
Figura 8: Formulario Pacientes e Ingresos.

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TEMA
Formularios, botones y validaciones en Access a partir del modelo relacional
 Diseñar formularios, utilizando las BD creadas en Microsoft Access.
 Seleccionar tablas, para obtener la información necesaria optimizando recursos.
 Insertar botones y crear validaciones en Access a partir del modelo relacional.

 Base de datos ESTUDIANTE. (Ver Anexo 1).
HERRAMIENTAS
 Registros en la base de datos.
EQUIPOS
 Pc
SOFTWARE

Para realizar la práctica se debe tener la BD creada y la información de la base de datos.
1 Abrir la base de datos ESTUDIANTE.
2 Seleccionar la tabla “Alumnado”, que contiene los siguientes datos: “Código alumno”,
“Nombre alumno”, “Apellido alumno”, “Fecha de Nacimiento”, “Dirección”, “Población” y
“Código Postal”, como se muestra en la figura 1.
Figura 1: Información BD Dispensario Microsoft Access.
3 Seleccionar en la barra de herramienta Crear y Asistente para formulario, como se muestra la

figura 2.
Figura 2: Crear formulario en Microsoft Access.

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4 Elegir la tabla “Alumnado” para crear el formulario con el nombre “Alumnado”, seleccionar
todos los campos de la tabla antes mencionada, como se muestra la figura 3.
Figura 3: Generar formulario en Microsoft Access.
4.1 Seleccionar Siguiente y elegir En columnas, como se muestra la figura 4.
Figura 4: Generar formulario en columnas.
4.2 Seleccionar Siguiente, identificar al formulario con “Alumnado”, elegir Abrir el formulario
para ver la información, como se muestra la figura 5.
Figura 5: Identificar el formulario en Microsoft Access.

4.3 Visualizar el formulario seleccionando Finalizar, como se muestra la figura 6.
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Figura 6: Formulario Alumnado en Microsoft Access.
5 Insertar un botón para salir de la aplicación o del formulario.

5.1 Seleccionar la opción Vista Diseño del formulario Alumnado, como se muestra en la figura 7.
Figura 7: Alumnado Vista Diseño.

5.2 Seleccionar Botón y elegir Aplicación.
5.3 Salir de la aplicación, como se muestra la figura 8.
Figura 8: Crear botón para salir de la aplicación de Microsoft Access.
5.4 Seleccionar Siguiente y elegir Imagen, como se muestra la figura 9.

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Figura 9: Seleccionar imagen
5.5 Finalizar, como se muestra la figura 10.
Figura 10: Creación de botones para salir, modificar, eliminar, mostrar formularios.
6 Crear una regla de validación para que la fecha de nacimiento sea mayor; >= 01/01/1940.
6.1 Seleccionar la tabla Alumnado y elegir campo Fecha de nacimiento; verificar que el tipo de
dato este en “Fecha /Hora” y aplicar la Regla de validación “>= 01/01/1940”, como se
muestra la figura 11.
Figura 11: Creación de regla de validación.
6.2 Ingresar registros aplicando la Regla de validación, caso contrario obtendrá el mensaje de
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error, como se muestra la figura 12.
Figura 12: Datos erróneos en el campo con regla de validación.
Metodología
Evaluación
ESQUEMA MENTAL
Realizar un organizador gráfico sobre la importancia de los formularios en las BD.
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CONCLUSIONES
¿Cuáles son los pasos para generar un formulario?
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¿A partir de que se pueden generar los formularios?
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¿Cuáles son los pasos a seguir para insertar botones en los formularios?
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ANEXOS
Anexo 1
Figura 13: Base de datos Estudiante.

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TEMA
Informes a partir de los formularios realizados en Access utilizando el modelo relacional de tablas
 Diseñar informes que resuman información con datos y búsquedas de acuerdo a las
necesidades del usuario.
 Crear reglas de validación, para determinar y comparar resultados, utilizando un modelo
relacional.
 Personalizar los formularios para crear pantallas de visualización y modificarlos en Microsoft
Access.

 Documentos para normalizar la información formatos
HERRAMIENTAS
 Base de datos
EQUIPOS
 Pc
SOFTWARE

Para realizar la práctica se debe tener una base de datos “ESTUDIANTE” con la información clara.
1 Habilitar la B.D “ESTUDIANTE”.

2 Crear informes.
2.1 Seleccionar Crear, escoger Asistente para informe.
2.2 Elegir la tabla “Alumno” con la que se va a trabajar y crear el informe, como se muestra en la
figura 1.
Figura 1: Crear informes a partir de formularios existentes.

3 Guardar el informe.
3.1 Dar clic en Guardar.
3.2 Seleccionar un nombre para el informe “Formulario Alumno” y pulsar el botón Aceptar, como
se muestra en la figura 2.
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Figura 2: Crear informes a partir de formularios existentes.
4 Añadir un encabezado y un pie al informe.

4.1 Ir a la pestaña diseño y dar clic en el botón de controles “Aa”. Crear un rectángulo del
tamaño del encabezado deseado, como se muestra en la figura 3
4.2 Seleccionar una imagen para insertar como logotipo.
4.3 Seleccionar el tipo y el tamaño de letra, como se muestra en la figura 3.
Figura 3: Añadir encabezado y pie de página.
4.4 Volver a vista de formulario para visualizar que se ha realizado el cambio efectuado, como se
muestra en la figura 4.
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Figura 4: Formulario
5 Imprimir informes.
5.1 Seleccionar Inicio y elegir Vista preliminar.
5.2 Posteriormente Imprimir, como se muestra en la figura 5.
Figura 5: Vista preliminar para imprimir informes.
6 Modificar presentación de informe.

5.1 Seleccionar Vista Diseño, para reubicar los campos, como se muestra en la figura 6.
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Figura 6: Modificar la presentación de informes en Microsoft Access.
7 Crear campo calculado.

7.1 Generar un formulario con el nombre “Nivel Mayor” e insertar dos cuadros de texto
“NOMBRE” y “NIVEL”, como se muestra en la figura 7.
Figura 7: Cuadro de texto con campos calculados

7.2 Seleccionar en los cuadros de texto “NOMBRE” y “NIVEL” para visualizar en el formulario,
como se muestra en la figura 8.
Figura 8: Cuadro de texto.

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7.3 Crear una consulta: seleccionar Asistente para consulta.
7.4 Dar click en Asistente para consultas sencillas, para enlazar al formulario, como se muestra en
la figura 9.
Figura 9: Consulta sencilla
7.5 Escribir en la consulta “Alumno nivel mayor” y luego seleccionar en Modificar el diseño de la
consulta como se muestra en la figura 10.
Figura 10: Modificar Diseño
7.6 Seleccionar “Finalizar” y se mostrará la siguiente pantalla, como se muestra en la figura 11.
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Figura 11: Seleccionar criterios.
7.7 Seleccionar criterios en NIVEL, dar click en Generar, como se muestra en la figura 11.
Figura 11: Seleccionar criterios.
7.8 Aplicar criterios en el campo “NIVEL” de la tabla “ESTUDIANTE”, seleccionar Formularios y

escribir la “>=”, como se muestra en la figura 12.
Figura 12: Aceptar las condiciones de datos calculados.

7.9 Seleccionar Todos los formularios, Nivel Mayor, NIVEL, dar doble click en Valor y seleccionar
Aceptar, como se muestra en la figura 13.
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Figura 13: Seleccionar el formulario para datos calculados.
8 Visualizar el informe en forma ordenada, con los nombres igual a “JUAN” ,l “NIVEL” sea mayor
o igual que 2 y seleccionar Aceptar, como se muestra en la figura 14.
Figura 14: Seleccionar el formulario para datos calculados.
9 Observar los resultados obtenidos, como se muestra en la figura 15.
Figura 15: Resultados obtenidos.
10 Ver información mejor presentada, seleccionado Asistente para informe, Consulta Alumno
nivel mayor y Finalizar, como se muestra en la figura 16.
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Figura 16: Informe en Microsoft Access.
Metodología
Evaluación
ESQUEMA MENTAL
Realizar un organizador gráfico sobre el uso de formularios en Microsoft Access.
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CONCLUSIONES
¿Cuál es la ventaja de generar informes a partir de los formularios?
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¿Cuándo se crea reglas de validación y para qué?
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¿Cuáles son los pasos a seguir para visualizar los informes?
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MATERIALES HERRAMIENTAS Y EQUIPOS

DESCRIPCIÓN DEL DESARROLLO DE LA PRÁCTICA

Figura 1: Crear una base de datos en Microsoft Access

Figura 2: Selección de tipos de datos en Microsoft Access

Figura 3: Base de datos AGENDA

4 En el campo cédula, seleccionar la herramienta diseño y clave principal, como se muestra en

Figura 4: Crear clave principal en BD. AGENDA

RECURSOS BIBLIOGRÁFICOS FÍSICO/DIGITAL

MATERIALES HERRAMIENTAS Y EQUIPOS

DESCRIPCIÓN DEL DESARROLLO DE LA PRÁCTICA

Figura 1: Crear tabla Ingresos en Microsoft Access

Figura 2: Crear tabla Pacientes en Microsoft Access

Figura 3: Agregar tablas para D-R.

Figura 4: Selección tablas y datos para D-R en Microsoft Access

Figura 5: Código Paciente para relación entre tablas.

Figura 6: Modificar diagrama entidad relación en Microsoft Access.

Figura 7: Diagrama Relacional.

Pérez, M. (2013). Office 2013. México: McGrawill.

Figura 8: Formulario Pacientes e Ingresos.

MATERIALES HERRAMIENTAS Y EQUIPOS

DESCRIPCIÓN DEL DESARROLLO DE LA PRÁCTICA

Figura 1: Información BD Dispensario Microsoft Access.

3 Seleccionar en la barra de herramienta Crear y Asistente para formulario, como se muestra la

Figura 2: Crear formulario en Microsoft Access.

Figura 3: Generar formulario en Microsoft Access.

4.1 Seleccionar Siguiente y elegir En columnas, como se muestra la figura 4.

Figura 4: Generar formulario en columnas.

Figura 5: Identificar el formulario en Microsoft Access.

Figura 6: Formulario Alumnado en Microsoft Access.

5 Insertar un botón para salir de la aplicación o del formulario.

Figura 7: Alumnado Vista Diseño.

Figura 8: Crear botón para salir de la aplicación de Microsoft Access.

5.4 Seleccionar Siguiente y elegir Imagen, como se muestra la figura 9.

Figura 9: Seleccionar imagen

5.5 Finalizar, como se muestra la figura 10.

Figura 11: Creación de regla de validación.

Figura 12: Datos erróneos en el campo con regla de validación.

RECURSOS BIBLIOGRÁFICOS FÍSICO/DIGITAL

Figura 13: Base de datos Estudiante.

MATERIALES HERRAMIENTAS Y EQUIPOS

DESCRIPCIÓN DEL DESARROLLO DE LA PRÁCTICA

1 Habilitar la B.D “ESTUDIANTE”.

Figura 1: Crear informes a partir de formularios existentes.

Figura 2: Crear informes a partir de formularios existentes.

4 Añadir un encabezado y un pie al informe.

Figura 3: Añadir encabezado y pie de página.

Figura 5: Vista preliminar para imprimir informes.

6 Modificar presentación de informe.

Figura 6: Modificar la presentación de informes en Microsoft Access.

7 Crear campo calculado.

Figura 7: Cuadro de texto con campos calculados

Figura 8: Cuadro de texto.

Figura 9: Consulta sencilla

Figura 10: Modificar Diseño

Figura 11: Seleccionar criterios.

7.8 Aplicar criterios en el campo “NIVEL” de la tabla “ESTUDIANTE”, seleccionar Formularios y

Figura 12: Aceptar las condiciones de datos calculados.

Figura 13: Seleccionar el formulario para datos calculados.

Figura 14: Seleccionar el formulario para datos calculados.

9 Observar los resultados obtenidos, como se muestra en la figura 15.

Figura 15: Resultados obtenidos.