SISTEMA INTEGRADO DE GESTION Y CONTROL DE CALIDAD CODIGO: DET-80117-

(SIGCC) PD-03

MACROPROCESO: DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO VERSION: 1.0

PROCESO: ADMINISTRAR PLANES Y PROGRAMAS EN LA CGR Fecha: 02/07/2010

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APLICADO “SIGA”

OBJETIVO

Establecer los criterios y el procedimiento para monitorear el cumplimiento de

los objetivos planteados en el Plan Estratégico a través del Sistema de
Indicadores de Gestión Aplicado (SIGA).

DESARROLLO

La alta dirección, con base en los objetivos del Plan Estratégico y con la asesoría de
la Oficina de Planeación, determina las perspectivas, metodologías o instrumentos
para efectuar el seguimiento a la ejecución y logro de metas, para medir el
resultado de la gestión y operación, el desempeño de la entidad a diferentes
niveles, desde el cumplimiento de la visión hasta los resultados por
Macroproceso, Dependencia, proceso, proyecto o Actividades del Plan de
Acción.

El modelo del sistema de indicadores facilita el seguimiento y evaluación del

cumplimiento de los objetivos corporativos propuestos en el Plan Estratégico,
de las Actividades y términos de los Planes de Acción, de los resultados que
aportan cada Dependencia y Macroproceso y del costo económico de su
ejecución.

Con este propósito la Oficina de Planeación, en coordinación con las Dependencias y

Macroprocesos de la entidad, define en forma de cascada los indicadores a nivel
estratégico y táctico que se visualizarán en los tableros de control. De manera conjunta,
también registra la hoja de vida de los indicadores con los siguientes ítems, entre
otros: Nombre del indicador, objetivo, Macroproceso, principio que mide,
responsable de su evaluación, periodicidad, señales de alarma, variables
relacionadas entre (Anexo 1).

El sistema SIGA se soporta en una solución tecnológica que se alimenta a

través de registros de las variables, como insumo de los indicadores, y de capturas
de información utilizadas en otros Aplicativos, Cubos o sistemas de información.

Autoevaluación y Seguimiento

Según perfil y responsabilidad, los usuarios de los tableros de indicadores analizan el

resultado de los indicadores, teniendo en cuenta la meta establecida, el
comportamiento histórico, las relaciones causa/efecto, entre otras consideraciones, con
el propósito de redefinir estrategias ó potencializar aquellas que cumplen el objetivo
deseado.

El análisis se efectúa en todos los niveles, concibiendo la responsabilidad y el

cumplimiento de las metas institucionales como resultado del compromiso y aporte que
cada servidor público brinda al cumplimiento de la misión, la visión, los objetivos
corporativos y el desempeño general, por Macroprocesos y Dependencias.

Los resultados de un indicador en el agregado nacional pueden detallarse con la

precisión del aporte en el Nivel Central como en las Gerencias Departamentales. Los
indicadores se agrupan en Tableros de Control para cada Macroproceso, como los
relacionados con el Control Fiscal Micro, Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva
o Enlace con Clientes y Participación Ciudadana, y en cada uno de ellos se observan
diferentes vistas u ópticas desde las cuales se aprecia el resultado del indicador, como
las mencionadas en el Glosario.
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Los funcionarios responsables de la Oficina de Planeación, con base en los resultados

de los indicadores contenidos en los tableros de control, realizan un reporte de los
resultados de la gestión de la entidad, acorde a los parámetros definidos por la Alta
Dirección. El Director de la Oficina presenta este reporte ante el Comité Directivo,
quien analiza y toma decisiones respecto a los resultados obtenidos, según constancia
en el Acta de la reunión.

Los resultados de los indicadores se reflejan en los informes que genera la Oficina de
Planeación encaminados a mostrar la gestión de la entidad, como son el Informe de
Gestión, de Rendición de Cuenta o el informe de PGA.

GLOSARIO

Alta Dirección: Con esta denominación se señala el conjunto de Directivos de primer

nivel de la entidad que acompaña, respalda y ejecuta las orientaciones del Contralor
General. En términos de la estructura orgánica, corresponde al Comité Directivo.

Indicador de Gestión: Es una expresión cuantitativa que permite medir el

comportamiento o desempeño de una determinada variable de negocio, y que
al ser comparada con una referencia, permite identificar desviaciones sobre las
cuales tomar acciones correctivas

Sistema de Indicadores de Gestión Aplicado -SIGA: Es una herramienta gerencial

que permite monitorear de manera integral el cumplimiento de los planes y el
logro de las metas en la gestión y operación de la entidad, a partir de
indicadores de desempeño que soportan la toma de decisiones y cuyo uso y
aplicación contribuye a consolidar la cultura de autoevaluación y seguimiento.

Tableros de Indicadores: Conjunto de indicadores que facilitan el monitoreo y

seguimiento de los objetivos de la entidad agrupados desde diferentes ópticas, desde
las cuales se quiera evaluar la gestión de la entidad.

Tablero de indicadores Proceso Micro: Contiene los indicadores vigentes

establecidos para el proceso Micro, que pueden apreciarse desde las siguientes vistas:

Consolidado Nacional: Agrega el resultado de las siete Contralorías Delegadas

Sectoriales y el control no sectorizado (auditorías de control excepcional
autorizadas y programadas por la Contraloría Delegada para Investigaciones
Juicios Fiscales y Coactiva y ejecutadas por las Gerencias Departamentales)

Tablero de indicadores Proceso Auditor por Contraloría Delegada: Detalla el

resultado de los indicadores del proceso auditor para cada una de las Contralorías
Delegadas Sectoriales y las auditorías realizadas por control excepcional.

Gerencias Departamentales: Consolidado que contiene el resultado global del

indicador por Gerencia Departamental.

Vista Detallada: Este tablero indica la incidencia del Nivel Central y las Gerencias
que realizan auditorías para una determinada Contraloría Delegada.

Tablero de Indicadores Proceso de Responsabilidad Fiscal: Contiene el

resultado de los indicadores del proceso de responsabilidad fiscal en el
agregado nacional, con Vista detallada PRF (que especifica los resultados de
los indicadores tanto para el nivel central como para las Gerencias
Departamentales) y Tablero de indicadores Proceso de Responsabilidad Fiscal
segunda instancia, en grado de consulta.
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Tablero de indicadores Proceso de Participación Ciudadana: cuenta con las

mismas vistas del tablero de Responsabilidad Fiscal.

Variable: Es una característica medible de los objetos de una población.

Definiciones Anexo 1 Formato Hoja de Vida del Indicador

Fuente de la Variable o responsable de suministrar la información: Si los datos que

alimentarán la variable se generan en algún Aplicativo o Sistema que tenga la
dependencia, especificar el nombre del mismo y el origen específico de la variable En
caso de que los datos que alimentarán la variable no se generen en ningún Aplicativo,
revisar si ésta se encuentra en el cubo de información y sí no incluirla.

Macroproceso: Definido acorde a la cadena de valor

Nombre del Indicador: Nombre del Indicador de acuerdo a como se presenta en el

Modelo de Indicadores SIGA.

Objetivo: Describe lo que el indicador quiere medir

Meta. Corresponde al resultado planeado del indicador que se pretende alcanzar. Con
respecto a éste se determina si el resultado del indicador es bueno, aceptable .o con
oportunidad de mejora

Bueno: Definir los valores mínimo y máximo entre los cuales puede fluctuar el
resultado del Indicador para considerarlo bueno.

Aceptable: Definir los valores mínimo y máximo entre los cuales puede fluctuar
el resultado del Indicador para considerarlo Aceptable.

Con oportunidad de mejora: Definir los valores mínimo y máximo entre los
cuales puede fluctuar el resultado del Indicador para considerar que es necesario
re alinear para mejorar.

Nivel del Indicador: Se refiere a la dimensión que los indicadores pueden cubrir:

Estratégico: A este grupo pertenecen los indicadores que miden el cumplimiento

de los objetivos corporativos. Son los utilizados por la alta dirección Contralor.

Táctico: A este grupo pertenecen los indicadores que miden el cumplimiento de

los objetivos Estratégicos. Son los utilizados por el nivel ejecutivo Contralores
Delegados; Directores (DVF y DES); Gerentes Nacionales y Departamentales;
Directores de Oficina

Operativo: A este grupo pertenecen los indicadores que miden el cumplimiento

de las actividades. Son los utilizados por el nivel ejecutivo Asesores
Coordinadores y profesionales.

Periodicidad: Frecuencia con que se mide el Indicador (Diario, Semanal, Quincenal,

Mensual, Bimestral, Trimestral, Anual, entre otros)

Perspectiva a la que pertenece el indicador:

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Beneficios del Control Fiscal: Esta perspectiva evalúa el valor agregado que
genera la CGR a la sociedad, y a los entes vigilados; mediante el mejoramiento,
eficacia, eficiencia, calidad y cobertura del control y vigilancia fiscal.

Clientes: Esta perspectiva mide el grado de satisfacción del Congreso y la

Ciudadanía frente a la labor de vigilancia fiscal ejercida por la CGR.

Procesos corporativos misionales y de apoyo: Esta perspectiva analiza los

resultados de los procesos misionales y de apoyo de la CGR y su consistencia
con los objetivos corporativos y estratégicos formulados en el Plan Estratégico de
la entidad.

Innovación y Aprendizaje: Esta perspectiva mide la capacidad institucional de

desarrollar competencias organizacionales y personales, innovación y
mejoramiento de sus procesos, así como el nivel de aprendizaje de la
organización.

Proceso Proceso(s): Corporativo(s), Misional(es) o de Apoyo al(los) cual(es) evalúa el

Indicador.

Principio de la administración: Mide los siguientes criterios:

Eficacia: Mide el grado de cumplimiento de objetivos, planes y programas, en

términos de calidad, cantidad y oportunidad; comúnmente se denominan
indicadores del resultado.

Eficiencia: Evalúa la relación existente entre los recursos o costos involucrados

en la producción de bienes y/o servicios frente a los productos o resultados
obtenidos. Normalmente se denominan indicadores de proceso.

Economía Permite evaluar la adecuada obtención y asignación de recursos

(humanos, técnicos, financieros) en condiciones de cantidad, calidad,
oportunidad y precio con el propósito de maximizar los beneficios. Teniendo en
cuenta los principios de racionalidad y prioridad

Efectividad: Grado de satisfacción o impacto que produce un bien o servicio

dentro de una comunidad o población objeto.

Equidad: Se relaciona con la contribución de la institución a la redistribución del

ingreso, y el grado de necesidad y urgencia del servicio de los diversos grupos
de la sociedad.

Responsable de Gerenciar la Información: Funcionario responsable del resultado y

evaluación del Indicador.

ANEXOS

Anexo 1: Hoja de vida del Indicador

APROBADO POR:
LUIS FERNANDO AYALA PABÓN
FECHA: 2 DE JULIO DE 2010
DIRECTOR DE LA OFICINA DE PLANEACIÓN