GESTIÓN ADMINISTRATIVA

Es el conjunto de formas, acciones y mecanismos que permiten utilizar los recursos humanos,
materiales y financieros de una empresa, a fin de alcanzar el objetivo propuesto. Es primordial
para la organización, ya que conforma las bases sobre las cuales se van a ejecutar las tareas
propias del grupo, conformando además una red orientada a cumplir los objetivos
empresariales. Realiza un administración rigurosa y eficaz optimizando recursos, minimizando
riesgo, certeza de datos y seguridad al tomar decisiones.

Sus principales funciones son:

 Realización de los procesos de gestión: planeación, organización, dirección y

control, girando todos con base en el cumplimiento de los objetivos.

 Contratación de personal: la selección, capacitación, colocación y remuneración del

personal.
 Salvaguardia de los activos Los activos de una organización deben estar protegidos
contra el uso indebido, pérdida o daño causado por robo, incendio o cualquier otro
medio. Por esto es necesario mantener un registro adecuado para cada tipo de activo,
responsabilizando al personal de su correcto uso y salvaguarda.
 Relaciones públicas: es el establecimiento y mantenimiento de diversas líneas de
comunicación entre la organización y su público relacionado (clientes, accionistas,
empleados, proveedores, consumidores).
 Establecer secuencias de trabajo: desarrollar sistemas y procedimientos de rutinas
definidas.
 Compra de activos fijos: adecuados para tener un rendimiento eficiente y económico
del trabajo allí realizado. Por lo tanto, se debe seguir un procedimiento estándar en la
selección y compra de cada tipo de activo fijo requerido. Un aspecto importante es
realizar una detección y evaluación de la necesidad real del activo, evitando así gastos
innecesarios que repercutan en las finanzas de la empresa.
 Diseño y control de formas: formularios utilizados a fin de proporcionar la
información requerida de manera adecuada y estandarizar su uso, a fin de reducir
costos.
 Compra de papelería y artículos de oficina: Estos artículos deben cubrir las
necesidades de los usuarios, ya que repercutirán en la ejecución sistemática y rápida del
trabajo que se hace. Por tanto, es importante velar por la estandarización, selección y
compra de dichos insumos, así como su distribución a otros departamentos, cuando sea
necesario

REGISTRO Y CONTROL
Es el manejo, registro y chequeo de documentos y movimientos del personal dentro de su
jornada laboral, es la encargada de fichar, almacenar, clasificar y ordenar información referente
al personal dentro de una organización empresarial. Esta debe contar con una estructura
organizativa adecuada, de varios niveles jerárquicos, debido a que en empresas pequeñas este
tipo de transacciones es manejable por una sola persona, deberá ajustarse a las necesidades de
la empresa y tipo de actividad, las funciones y la estructura organizativa que posee.
Esta constituye una fuente importante de consulta sobre datos personales del colaborador,
asistencia e inasistencia, puntualidad, vacaciones, licencias, permisos, ascensos y promociones
entre otros, por tal motivo tiene que ser actualizada permanentemente. En otras palabras,
consiste poner en práctica una serie de documentos técnicos normativos, tendientes a controlar,
registrar y fichar a todos los colaboradores; sean funcionarios, técnicos, auxiliares, empleados
u obreros; con relación a su situación personal, social y laboral, desde que ingresa hasta que
termina su vínculo laboral con la empresa, que puede ser por jubilación, cese, renuncia
voluntaria, despido, o por fallecimiento.
Este proceso técnico comienza en forma sistemática, apenas el colaborador ingresa a laborar,
ya que su ingreso debe registrarse en una ficha o tarjeta pre – elaborada por el área de desarrollo
de recursos humanos. El registro de personal es una función técnica importante para llevar a
cabo la política de personal, se lleva específicamente en el file o carpeta personal, ficha de
personal y, ficha familiar, siendo su finalidad servir de fuente de información necesaria para
determinar la situación actual del colaborador, y para la toma de decisiones en cuanto a
promoción o acenso, otorgación de derechos, becas, compensación de servicio y movimientos
de rotación o reubicación.

EVALUACION DEL DESEMPEÑO

Es un instrumento que se utiliza para comprobar el grado de cumplimiento de los objetivos
propuestos a nivel individual, por lo cual se deben establecer una serie de indicadores que
midan y analicen factores como rendimiento, productividad o cualquier habilidad que se defina
importante para la organización. Los indicadores pueden ser de tipo estratégico, los cuales
miden el grado de cumplimiento de objetivos de las políticas de la empresa, contribuyen a
corregir o fortalecer las estrategias y la orientación de recursos, y de gestión, miden el logro de
procesos y actividades e incluyen datos sobre actividades y componentes. Todas las
evaluaciones de desempeño deben tener elementos comunes, como un estándar de evaluaciones
y un sistema de calificación de cada labor. Las mediciones subjetivas del desempeño pueden
conducir a distorsiones de la calificación.
Algunos métodos de evaluación son:
 Método de escalas gráficas. Consiste en la determinación de una serie de indicadores
(I) o rasgos relacionados con el rendimiento en el trabajo. El evaluador deberá decidir
en qué grado el empleado cumple con esos indicadores o dimensiones.
 Método de incidentes críticos: Consiste en la observación y posterior registro por parte
del evaluador de aquellos comportamientos (incidentes) del empleado que conducen a
situaciones positivas o a la consecución de los objetivos deseados.
 Método de elección forzosa: Consiste en la presentación de una serie de frases que
describen el desempeño de los empleados, presentados preferiblemente en pares, de tal
forma que el evaluador escoja aquella que mejor ajuste al empleado.
 Método de clasificación por rangos: Consiste en la clasificación, por parte del o los
evaluadores, de los empleados, de tal forma que se establece una jerarquía en la que
cada empleado ocupa una posición, desde el primero al último.
 Método de las comparaciones pareadas: Es también un sistema de clasificación
jerárquica de los empleados (o directivos). Consiste en la comparación de cada
empleado con todos los demás. Se comparan de dos en dos, eligiéndose al empleado
más eficiente de cada par. Con respecto al método anterior introduce una lógica en el
proceder que propicia mayor objetividad y sistemática en el análisis
 Método de investigación de campo: se basa en entrevistas realizadas por un especialista
en evaluación con el superior inmediato, mediante las cuales se evalúa el desempeño
de los subordinados, se buscan las causas, los orígenes y los motivos de tal desempeño,
mediante el análisis de hechos y situaciones para emitir un diagnóstico del desempeño
del evaluado y planear junto con el superior inmediato su desarrollo en el cargo y en la
organización.
es necesario analizar los resultados obtenidos en la realización de la evaluación con la
finalidad de identificar las causas y condiciones que impiden el logro de mejores resultados,
pues con ello se debe diseñar las acciones de formación, recompensa, también esta puede
contribuir al desarrollo de los procesos de selección, promoción y al perfeccionamiento de
la planeación cualitativa, los sistemas de trabajo, las condiciones de trabajo, entre otros
aspectos. La evaluación del desempeño no es un fin en sí mismo, sino la entrada
fundamental de procesos decisivos de la gestión de los recursos humanos.

NORMAS DISCIPLINARIAS
La potestad disciplinaria no tiene regulación legal, existen referencias en algunas leyes
aisladas que presuponen su existencia y legitimidad, se suele insertar en el marco del poder
de dirección que tiene el empleador y se reconoce siempre a la justicia el poder de controlar
la juridicidad de su ejercicio. Existen casos en que los jueces han ordenado desde la
eliminación de la constancia de la sanción en el legajo personal, hasta la nulidad de un
despido y el reintegro de trabajadores injustamente despedidos.
 Falta Laboral: Son acciones u omisiones del trabajador, perjudiciales para el
régimen de la producción, perturbadoras de la organización interna, o corrosivas de
la disciplina de la empresa. Tales como Impuntualidad (llegadas tarde), las
ausencias injustificadas o sin aviso, el incumplimiento injustificado de órdenes, el
bajo rendimiento intencional, la negativa injustificada a firmar la notificación de
una suspensión, el encontrarse fuera del domicilio cuando debería estar guardando
reposo por enfermedad, entre otros. En particular t odas las que suponen un
incumplimiento a prohibiciones expresas.

Tipos de faltas

- Leves: la impuntualidad o falta de asistencia injustificadas, actitudes o palabras

desconsideradas contra otras personas de la empresa. Se trata de conductas
contrarias a la convivencia en el día a día de la empresa, pudiendo causar un
perjuicio leve en la empresa e, incluso, entre compañeros, afectando al clima
labora
- Graves: Pueden conllevar suspensión del empleo y el sueldo de hasta 20 días.
Un ejemplo de falta grave sería, por ejemplo, faltar 2 días enteros al trabajo en
el plazo de 1 mes.
 - Muy graves: Podrá inhabilitarse al empleado para el ascenso a un mejor puesto,
así como la suspensión del empleo y el sueldo de hasta 6 meses, trasladarlo a
otro centro de trabajo e, incluso, despedirle

 Clases de sanciones:

- Escritas
- Verbales
- Apercibimientos y amonestaciones
- Suspensiones
- Traslados o modificaciones
- Despido
- Según la gravedad de la sanción: leves 10 días, graves 20 días, muy graves 60
días
 La carta de amonestación laboral es un escrito que, por regla general, se usa
cuando un trabajador está a punto de ser despedido. Se trata de un aviso, una
advertencia que invita al empleado a que actúe de manera adecuada y cambie
determinados aspectos que a la empresa no gustan.

SISTEMAS DE INFORMACION GERENCIAL

Es un conjunto de sistemas y procedimientos que recopilan información de una variedad de
fuentes, la compilan y la presentan en un formato legible. Se utiliza para crear informes, para
tomar decisiones que van desde minucias diarias hasta estrategias de nivel superior.

Los empleados de todos los niveles pueden consultar un SIG para verificar el estado de los
artículos del inventario, ver las estadísticas relacionadas con su departamento o grupo
específico y solicitar transferencias internas de materiales.
 Tipos de SIG:
- Sistemas de procesamiento de transacciones. Estos sistemas han sido diseñados
para recopilar, procesar y almacenar transacciones que ocurren en las
operaciones diarias de una empresa.
- Sistemas de Soporte a la Decisión. Estos sistemas ayudan a los tomadores de
decisiones a tomar las mejores decisiones al generar proyecciones estadísticas
a partir de datos analizados
- Sistemas de información ejecutiva: proporcionan informes rápidos y fáciles de
usar que se presentan en pantallas gráficas que son fáciles de comparar.
La información recopilada por estos sistemas está estructurada de modo que los gerentes
puedan evaluar fácilmente el desempeño actual de la empresa con respecto a los resultados
anteriores.

BASES DE DATOS
Es un soporte informático en el que se pueden almacenar datos de manera estructurada, con la
menor redundancia posible. Esta información está alojada digitalmente en un servidor, de modo
que cualquier miembro de la empresa (según los accesos que se les otorguen) puede consultar
los datos a través de distintos programas informáticos. Todo ello, el soporte, el servidor y las
herramientas de consulta, componen el sistema de información. A nivel de Recursos Humanos,
la base de datos de empresa es un elemento esencial para el desarrollo correcto de su misión,
ya que va a permitir a los responsables de este departamento organizar de una forma ágil y
efectiva toda la información que tienen de los empleados y el clima laboral, evaluarla y
desarrollar una planificación en función de las necesidades que detecten.
 Contenidos de una base de datos:

- Registro de personal: contiene todos los datos sobre los trabajadores (edad,
antigüedad en la empresa, salario, habilidades, contacto, situación familiar…)
- Registro de cargos: refleja el organigrama de la compañía, especificando las
funciones y puestos que ocupa cada colaborador.
- Registro de secciones: muestra las diferentes áreas de la organización y los
miembros que forman parte de cada una de ellas.
- Registro de remuneración: incluye los datos relativos a los salarios e incentivos
que perciben los empleados y directivos.
- Registro de actividades: recoge la información relativa a las distintas iniciativas
en las que ha participado cada trabajador (programas, proyectos, formación…).

 Procesamiento de datos:
- Manual: Es cuando se efectúa de una manera manual, utilizando fichas, talonarios,
mapas, etc. Con o sin ayuda de máquinas de escribir, de computadoras o de
cualquier otro aparato recolector de información.
- · Semiautomático: Es cuando presenta características del procesamiento manual
unidas a las características del proceso automático, es decir, cuando se utilizan
máquinas de contabilidad en las cuales el operador introduce fichas, talonarios o
información uno tras otro (lo que constituye el procesamiento manual) y, después
de recibir la ficha y los datos iniciales, la maquina realiza numerosas operaciones
consecutivas ya programadas, sin la intervención del operador (lo que constituye
el procesamiento automático).
- · Automático: Es cuando la maquina está programada para que realice
determinado conjunto de operaciones, desarrolla la secuencia sin que haya la
necesidad de intervención humana entre un ciclo y los siguientes. Por lo general
este ciclo es realizado por medio de las computadoras.

En el caso de Recursos Humanos, su implantación supone beneficios como, agilizar el trabajo,

facilitar la interconectividad, visibilizar el talento, identificar a los líderes, determinar las
necesidades laborales, satisfacción de la platilla y mejora la rentabilidad de la compañía