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Camino a la excelencia en gestión de proyectos:

Curso 1: Lineamientos generales de la gestión de proyectos.

BIENVENIDO

al curso Lineamientos generales de la gestión de proyectos.

al curso Lineamientos generales de la gestión de proyectos. Aquí, desde de la visión de gestión

Aquí, desde de la visión de gestión de proyectos, reconocerá los conceptos generales que la Federación Nacional de Cafeteros de Colombia emplea para aportar al objetivo de la gestión de proyectos con excelencia.

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Camino a la excelencia en gestión de proyectos: Lección 4: Grupos de proceso para la

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Lección 4: Grupos de proceso para la dirección del proyecto - parte 1

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Camino a la excelencia en gestión de proyectos: Curso 1: Lineamientos generales de la gestión

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Curso 1: Lineamientos generales de la gestión de proyectos.

Grupos de proceso para la dirección del proyecto - parte 1

En esta lección, relacionada con el marco conceptual de la gestión de proyectos, encontrará información que le permitirá ampliar los siguientes temas:

La relación entre el ciclo de vida de un proyecto y los grupos de procesos para la dirección de proyectosinformación que le permitirá ampliar los siguientes temas: Las generalidades de los grupos de procesos para

Las generalidades de los grupos de procesos para la dirección del proyectoy los grupos de procesos para la dirección de proyectos Las áreas de conocimiento Los grupos

Las áreas de conocimiento Los grupos de procesos de iniciode los grupos de procesos para la dirección del proyecto El desarrollo del acta de constitución

El desarrollo del acta de constitución del proyectoLas áreas de conocimiento Los grupos de procesos de inicio Los supuestos y restricciones La identificación

Los supuestos y restriccionesde procesos de inicio El desarrollo del acta de constitución del proyecto La identificación de las

La identificación de las partes interesadasLos grupos de procesos de inicio El desarrollo del acta de constitución del proyecto Los supuestos

del acta de constitución del proyecto Los supuestos y restricciones La identificación de las partes interesadas
del acta de constitución del proyecto Los supuestos y restricciones La identificación de las partes interesadas
Camino a la excelencia en gestión de proyectos: Lección 4: Grupos de proceso para la

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Lección 4: Grupos de proceso para la dirección del proyecto - parte 1

Ciclo de vida de un proyecto

El ciclo de vida de un proyecto es el marco de

referencia básico para su dirección, corresponde a las fases que puede tener desde el inicio hasta su

cierre y puede variar según el tipo de organización

o los entregables que involucra cada proyecto.

En esta parte del curso, revisaremos la relación que tienen las fases del ciclo de vida de los proyectos de la FNC con la estructura de procesos que tiene definida el PMI y las áreas de conocimiento que se debe tener en cuenta en la gestión de un proyecto.

que tiene definida el PMI y las áreas de conocimiento que se debe tener en cuenta
que tiene definida el PMI y las áreas de conocimiento que se debe tener en cuenta

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Ciclo de vida de un proyecto y los grupos de procesos de dirección de proyectos

En el siguiente esquema se evidencia cómo los procesos de la dirección de proyectos, establecidos por el PMI, se relacionan con los definidos por la FNC para el ciclo de vida de sus proyectos y cómo se superponen a lo largo de este.

con los definidos por la FNC para el ciclo de vida de sus proyectos y cómo
con los definidos por la FNC para el ciclo de vida de sus proyectos y cómo
con los definidos por la FNC para el ciclo de vida de sus proyectos y cómo
con los definidos por la FNC para el ciclo de vida de sus proyectos y cómo
con los definidos por la FNC para el ciclo de vida de sus proyectos y cómo
con los definidos por la FNC para el ciclo de vida de sus proyectos y cómo
Camino a la excelencia en gestión de proyectos: Lección 4: Grupos de proceso para la

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Lección 4: Grupos de proceso para la dirección del proyecto - parte 1

Grupos de proceso para la dirección del proyecto - parte 1 Siguiendo los temas que se

Siguiendo los temas que se exponen en la guía del PMBOK® (Project Management Institute, 2013), los procesos de la dirección de proyectos se agrupan en cinco categorías:

(Project Management Institute, 2013), los procesos de la dirección de proyectos se agrupan en cinco categorías:
(Project Management Institute, 2013), los procesos de la dirección de proyectos se agrupan en cinco categorías:
(Project Management Institute, 2013), los procesos de la dirección de proyectos se agrupan en cinco categorías:
(Project Management Institute, 2013), los procesos de la dirección de proyectos se agrupan en cinco categorías:
(Project Management Institute, 2013), los procesos de la dirección de proyectos se agrupan en cinco categorías:
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Interacción entre procesos

de la gestión de proyectos. Interacción entre procesos Aunque para efectos de su estudio los procesos

Aunque para efectos de su estudio los procesos de la dirección de proyectos se muestran de manera lineal su aplicación se puede repetir a lo largo del proyecto, según se requiera. La siguiente gráfica muestra la forma más común de interacción entre los procesos a lo largo de la vida de un proyecto:

entre los procesos a lo largo de la vida de un proyecto: Figura 1. Los grupos

Figura 1. Los grupos de procesos interactúan en una fase o proyecto (Project Management Institute, 2013, p. 51)

Figura 1. Los grupos de procesos interactúan en una fase o proyecto (Project Management Institute, 2013,
Figura 1. Los grupos de procesos interactúan en una fase o proyecto (Project Management Institute, 2013,
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Lección 4: Grupos de proceso para la dirección del proyecto - parte 1

Veamos los límites de un proyecto dentro de su ciclo de vida:

los límites de un proyecto dentro de su ciclo de vida: Figura 2. Límites del proyecto

Figura 2. Límites del proyecto (Project Management Institute, 2013, p. 54)

de un proyecto dentro de su ciclo de vida: Figura 2. Límites del proyecto (Project Management
de un proyecto dentro de su ciclo de vida: Figura 2. Límites del proyecto (Project Management

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Áreas de conocimiento

Son el un conjunto de conceptos y actividades que conforman una disciplina y que están relacionados con los grupos de proceso de la dirección de proyectos. Siguiendo la guía del PMBOK®, están agrupados en diez áreas de conocimiento:

PMBOK®, están agrupados en diez áreas de conocimiento: Gestión de las áreas de conocimiento 1. Gestión

Gestión de las áreas de conocimiento

1. Gestión de la integración:

Se refiere a la capacidad de ver el proyecto como un todo e identificar con una visión global las prioridades, las necesidades de cada área y la interrelación que se debe ir construyendo entre todo el equipo; desde el inicio hasta la finalización del proyecto.

desde el inicio hasta la finalización del proyecto. 2. Gestión del alcance: Se ocupa de conocer,
desde el inicio hasta la finalización del proyecto. 2. Gestión del alcance: Se ocupa de conocer,

2. Gestión del alcance:

Se ocupa de conocer, definir y jerarquizar el trabajo que hay que hacer para cumplir con la ejecución del proyecto y, a partir de la línea base del alcance, validar y controlar el trabajo.

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3. Gestión del cronograma:

5. Gestión de la calidad:

Implica que una vez esté definido el alcance se determinen muy bien las actividades que se requieren, se entienda la lógica, la secuencia a seguir en el tiempo para ejecutarlas y su duración para generar la línea base con la que se hace el control del cronograma.

4. Gestión de los costos:

Supone los procesos a cumplir para garantizar la calidad del trabajo. Se aplica de diferente manera según la política de calidad de cada organización

o proyecto pero siempre enfocada a satisfacer las necesidades del cliente dentro de los términos establecidos entre ambas partes.

6. Gestión de los recursos:

Permite establecer la línea base del presupuesto que contiene los costos aprobados con el objetivo de que se ejecute todo el proyecto sin generar montos mas allá de lo establecido. Para ello es necesario planificar cuándo y cuánto se va gastar a lo largo de todo el proyecto.

Incluye tanto la gestión de los recursos materiales como de los recursos humanos que requiere el proyecto para conformar el equipo de trabajo, lo que supone una habilidad administrativa

importante a lo largo del proyecto. Implica también

la estimación del personal que debe realizar cada

actividad, el desarrollo y dirección adecuada del equipo y el control de los demás recursos.

que debe realizar cada actividad, el desarrollo y dirección adecuada del equipo y el control de
que debe realizar cada actividad, el desarrollo y dirección adecuada del equipo y el control de

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7. Gestión de las comunicaciones:

Se encarga de la planeación, gestión y monitoreo de la información relacionada con el proyecto, así como de las políticas de divulgación a las partes interesadas para garantizar su satisfacción, el rendimiento del equipo y el éxito del proyecto

subcontratar y los términos de la subcontratación para garantizar la ejecución del proyecto. En muchas organizaciones esta responsabilidad se comparte con el área de compras y contratación ya que puede implicar aspectos jurídicos, tipos de contrato, gestión de controversias, etc.

10. Gestión de las partes interesadas:

controversias, etc. 10. Gestión de las partes interesadas: 8. Gestión de los riesgos: Se ocupa de

8. Gestión de los riesgos:

Se ocupa de identificar y analizar los riesgos que se pueden presentar durante la ejecución del proyecto y su efecto sobre el alcance, tiempo y costo de este así como de planear la forma en que la organización puede responder en caso de que los riesgos se materialicen.

9. Gestión de las adquisiciones:

Es una parte estratégica del proyecto donde se identifica, comprende y gestiona la posible incidencia, positiva o negativa, de las partes relacionadas con este. De su equilibro depende gran parte del éxito pues debe apuntarse a mantener el balance en la participación de cada una de las partes, es decir, el criterio para plantear quiénes y a qué nivel están involucrados en las fases del proyecto, dependiendo de su rol y sin excluir a ninguno.

Se ocupa de definir dentro del marco del alcance, de los riesgos, de los costos, del cronograma y de la calidad del proyecto, qué parte del trabajo se debe

alcance, de los riesgos, de los costos, del cronograma y de la calidad del proyecto, qué
alcance, de los riesgos, de los costos, del cronograma y de la calidad del proyecto, qué
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Lección 4: Grupos de proceso para la dirección del proyecto - parte 1

Grupos de proceso para la dirección del proyecto - parte 1 No todas las áreas de

No todas las áreas de conocimiento cuentan con procesos en todos los gruposGrupos de proceso para la dirección del proyecto - parte 1 Un área de conocimiento puede

Un área de conocimiento puede tener más de un proceso dentro de alguno o algunos de los gruposde conocimiento cuentan con procesos en todos los grupos Los grupos de procesos y las áreas

Los grupos de procesos y las áreas de conocimiento interactúan entre síen todos los grupos Un área de conocimiento puede tener más de un proceso dentro de

dentro de alguno o algunos de los grupos Los grupos de procesos y las áreas de
dentro de alguno o algunos de los grupos Los grupos de procesos y las áreas de

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Interacción entre grupos de proceso y áreas de conocimiento

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El grupo de procesos de inicio está conformado por tres elementos (profundizaremos en estos conceptos en un curso posterior):

Grupo de procesos de inicio

en un curso posterior): Grupo de procesos de inicio El inicio de un proyecto implica la

El inicio de un proyecto implica la realización

El inicio de un proyecto implica la realización Entradas: se refiere a todos los documentos

Entradas: se refiere a todos los documentos

secuencial o paralela de actividades relacionadas con su arranque y supone generar términos y criterios claros que permitan su ejecución dentro

la información que se necesita para avanzar en el proceso

o

del alcance, tiempo y costos aprobados; así como la designación y autoridad del gestor del proyecto para que utilice los recursos asignados en desarrollar las actividades.

los recursos asignados en desarrollar las actividades. Herramientas y técnicas: a través de estas se detalla

Herramientas y técnicas: a través de estas se detalla cómo se puede llevar a cabo el proceso para obtener el resultado que se espera.

El grupo de procesos de inicio está conformado

El grupo de procesos de inicio está conformado Salidas: corresponden a los documentos

Salidas: corresponden a los documentos

por tres elementos (profundizaremos en estos

o

a la información que se obtiene como

conceptos en un curso posterior):

resultado de aplicar las herramientas y

que se obtiene como conceptos en un curso posterior): resultado de aplicar las herramientas y técnicas.
que se obtiene como conceptos en un curso posterior): resultado de aplicar las herramientas y técnicas.

técnicas.

Camino a la excelencia en gestión de proyectos: Lección 4: Grupos de proceso para la

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El siguiente es un listado de actividades que se consideran para iniciar un proyecto. Aquellas que están resaltadas son las que realmente implican un proceso y, por lo tanto, se detallarán a continuación.

que están resaltadas son las que realmente implican un proceso y, por lo tanto, se detallarán
que están resaltadas son las que realmente implican un proceso y, por lo tanto, se detallarán
que están resaltadas son las que realmente implican un proceso y, por lo tanto, se detallarán
que están resaltadas son las que realmente implican un proceso y, por lo tanto, se detallarán
que están resaltadas son las que realmente implican un proceso y, por lo tanto, se detallarán
que están resaltadas son las que realmente implican un proceso y, por lo tanto, se detallarán
que están resaltadas son las que realmente implican un proceso y, por lo tanto, se detallarán
que están resaltadas son las que realmente implican un proceso y, por lo tanto, se detallarán
que están resaltadas son las que realmente implican un proceso y, por lo tanto, se detallarán

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1: Lineamientos generales de la gestión de proyectos. Identificar las partes interesadas Este proceso, que se

Identificar las partes interesadas

Este proceso, que se desarrolla casi de manera simultánea con el acta de constitución, tiene como objetivo detectar las partes interesadas y planear cómo se van a manejar las relaciones con cada una de ellas para darles el trato necesario a lo largo de todo el proyecto, considerando que cada uno puede tener expectativas diferentes en cada fase. Para lograrlo se elabora una lista de las personas, grupos, empresas o instituciones que tienen alguna relación con el proyecto, que pueden influir de manera positiva o negativa, y se clasifican para generar estrategias frente a su gestión.

que pueden influir de manera positiva o negativa, y se clasifican para generar estrategias frente a
que pueden influir de manera positiva o negativa, y se clasifican para generar estrategias frente a
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Lección 4: Grupos de proceso para la dirección del proyecto - parte 1

Ubicando partes interesadas y la gestión correspondiente, veamos algunos ejemplos:

dirección del proyecto - parte 1 Ubicando partes interesadas y la gestión correspondiente, veamos algunos ejemplos:
dirección del proyecto - parte 1 Ubicando partes interesadas y la gestión correspondiente, veamos algunos ejemplos:
dirección del proyecto - parte 1 Ubicando partes interesadas y la gestión correspondiente, veamos algunos ejemplos:

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Desarrollar el acta de constitución

El acta de constitución o project charter, como se le conoce en inglés, representa la orden de partida de cualquier proyecto. Particularmente, la FNC cuenta con un formato de acta de constitución que debe ser diligenciado para cualquier proyecto y que es parte fundamental del inicio de la implementación. Con este documento el patrocinador formaliza el nombramiento del gestor del proyecto y su nivel de autoridad.

del gestor del proyecto y su nivel de autoridad. Figura 13. Ciclo de vida del proyecto
del gestor del proyecto y su nivel de autoridad. Figura 13. Ciclo de vida del proyecto
del gestor del proyecto y su nivel de autoridad. Figura 13. Ciclo de vida del proyecto
del gestor del proyecto y su nivel de autoridad. Figura 13. Ciclo de vida del proyecto
del gestor del proyecto y su nivel de autoridad. Figura 13. Ciclo de vida del proyecto
del gestor del proyecto y su nivel de autoridad. Figura 13. Ciclo de vida del proyecto
del gestor del proyecto y su nivel de autoridad. Figura 13. Ciclo de vida del proyecto
del gestor del proyecto y su nivel de autoridad. Figura 13. Ciclo de vida del proyecto
del gestor del proyecto y su nivel de autoridad. Figura 13. Ciclo de vida del proyecto
del gestor del proyecto y su nivel de autoridad. Figura 13. Ciclo de vida del proyecto
del gestor del proyecto y su nivel de autoridad. Figura 13. Ciclo de vida del proyecto

Figura 13. Ciclo de vida del proyecto y desarrollo del acta de constitución. Fuente: FNC

y su nivel de autoridad. Figura 13. Ciclo de vida del proyecto y desarrollo del acta
y su nivel de autoridad. Figura 13. Ciclo de vida del proyecto y desarrollo del acta
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Dentro del acta de constitución, el gestor incluye:

Lo que hasta ese momento se ha definido como parte del proyecto y que corresponde a la información obtenida como resultado de aplicar como parte del proyecto y que corresponde a la información obtenida como resultado de aplicar la metodología de formulación seleccionada, es decir, la formulación del proyecto y la gestión de la financiación.

establecidos, disminuye el tiempo que se emplea en buscar información clave y se evitan discusiones, por ejemplo, si no se tienen formalizados los compromisos de la organización y del proyecto. Es decir, un equipo formalmente nombrado, con responsabilidades claras y enfocado en el cumplimiento de estas, es más productivo.

Lo que se necesita para hacer posible la implementación del proyecto: equipo de trabajo, financiación, etc. trabajo, financiación, etc.

Aquello con lo que cuenta para realizar el proyecto en términos de tiempo, recursos, presupuesto y activos de la organización (procedimientos, políticas, cultura, etc.)del proyecto: equipo de trabajo, financiación, etc. Tener toda la información del inicio del proyecto en

Tener toda la información del inicio del proyecto en una sola plantilla ahorra tiempo y esfuerzo y representa un ahorro de dinero para la organización pues, al tener criterios y términos claramente

Otros conceptos importantes a tener en cuenta para el inicio del proyecto son:

Supuestos

Son datos de condiciones o factores del proceso de planificación que se asumen como ciertos sin demostración alguna y que no tenerlos hace imposible el planteamiento. Es decir, se requieren para efectos de presentar o analizar una situación pero pueden representar un riesgo al no ser completamente certeros y del todo controlables por el equipo del proyecto.

pero pueden representar un riesgo al no ser completamente certeros y del todo controlables por el
pero pueden representar un riesgo al no ser completamente certeros y del todo controlables por el

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Ejemplo: el objetivo de un proyecto es incrementar la utilidad por venta de productos complementarios en la tienda de café y el supuesto es que los proveedores de estos productos mantengan los mismos precios durante los próximos dos años. La situación, y el supuesto, podría afectarse por variaciones en el precio del dólar pactado para algunos productos.

Restricciones

Pueden considerarse como “la camisa de fuerza” o limitaciones que hacen parte del día a día de las negociaciones con las partes interesadas del proyecto y que deben respetarse durante su ejecución. En el contexto de proyectos es bien conocido el concepto de la triple restricción que corresponde al equilibrio entre alcance, tiempo y costo.

que corresponde al equilibrio entre alcance, tiempo y costo. Ejemplo: si a un proyecto, que ya
que corresponde al equilibrio entre alcance, tiempo y costo. Ejemplo: si a un proyecto, que ya

Ejemplo: si a un proyecto, que ya tiene definido su alcance, tiempo y costo, se le pide mayor alcance, esto exigirá replantear los elementos costo y tiempo. Si lo necesario es reducir el tiempo, esto afectará tanto el alcance como el costo, pues el proyecto no se podría hacer como se planteó inicialmente aumentando también su costo.

no se podría hacer como se planteó inicialmente aumentando también su costo. Concepto de la triple

Concepto de la triple restricción

no se podría hacer como se planteó inicialmente aumentando también su costo. Concepto de la triple
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Lección 4: Grupos de proceso para la dirección del proyecto - parte 1

Actualmente, se habla de la triple restricción ampliada que contempla otros aspectos adicionales, igualmente importantes, que deben ser balanceados para lograr el éxito del proyecto.

¿Cómo se puede interpretar la triple restricción ampliada?

Veamos un ejemplo: el gráfico hace referencia a un proyecto que está balanceado en todos los aspectos pero ocurre que el cliente comunica un requerimiento, en este caso, “el arranque temprano de la máquina principal”.

ocurre que el cliente comunica un requerimiento, en este caso, “el arranque temprano de la máquina
ocurre que el cliente comunica un requerimiento, en este caso, “el arranque temprano de la máquina
ocurre que el cliente comunica un requerimiento, en este caso, “el arranque temprano de la máquina

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1: Lineamientos generales de la gestión de proyectos. Si se acepta el requerimiento del cliente, se

Si se acepta el requerimiento del cliente, se reduce el tiempo y puede ocurrir que:

1. El alcance no se pueda cubrir en su totalidad

2. Se deba aumentar los costos para obtener más recursos y poder cumplir

3. El equipo acelere los procesos y no sea posible realizar las pruebas de calidad pertinentes

4. No se haga la entrega en el tiempo solicitado y se afecte la satisfacción del cliente

Por eso, en el manejo de las restricciones es importante:

Identificar las prioridades del cliente y, en caso de ser necesario, negociar adecuadamente los cambios, respetando las restricciones. cambios, respetando las restricciones.

Monitorear permanentemente las restricciones para detectar cambios y generar sobre estos planes de ajuste que garanticen siempre el equilibro.prioridades del cliente y, en caso de ser necesario, negociar adecuadamente los cambios, respetando las restricciones.

las restricciones para detectar cambios y generar sobre estos planes de ajuste que garanticen siempre el
las restricciones para detectar cambios y generar sobre estos planes de ajuste que garanticen siempre el
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En conclusión

Según sus prioridades, direccionamiento estratégico, recursos, etc., las organizaciones deben seleccionar los procesos que consideran más importantes y de obligatorio cumplimiento. Los demás son sugeridos, aunque deseables, ya que obedecen a la experiencia de un gran número de expertos a nivel mundial en la gestión de proyectos.

Por ello, el gestor del proyecto debe ser un profesional de la más alta calidad que esté en capacidad de aplicar los procesos definidos para la dirección de proyectos por la organización, sin perder de vista el direccionamiento estratégico y la flexibilidad para incluir otros procesos sugeridos por el PMI.

perder de vista el direccionamiento estratégico y la flexibilidad para incluir otros procesos sugeridos por el
perder de vista el direccionamiento estratégico y la flexibilidad para incluir otros procesos sugeridos por el

¡Muchas Gracias!

Estamos seguros de que el tiempo dedicado a esta lección es una inversión muy importante para alcanzar la excelencia en nuestros proyectos.