PROCEDIMIENTO GESTION DE

LA DIRECCION

PROCEDIMIENTO GESTION DE LA
DIRECCION

NTC ISO 9001:2015 – NTC ISO 14001:2015 –

NTC OHSAS 18001:2007
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LA DIRECCION

TABLA DE CONTENIO

1. ALCANCE.................................................................................................................3
2. RESPONSABILIDAD................................................................................................3
3. PLANIFICACIÓN DEL PROCESO............................................................................3
a. DETERMINACIÓN DE OBJETIVOS.....................................................................3
b. SEGUIMIENTO DE OBJETIVOS..........................................................................3
4.1.1. PRESUPUESTO.................................................................................................4
4.2. PLANEACION ESTRATEGICA.............................................................................4
4.2.1. DIAGNÓSTICO ESTRATÉGICO......................................................................4
4.2.2. DEFINICIÓN DE PROYECTOS Y ESTRATEGIAS..........................................5
4.2.3. SEGUIMIENTO A LOS PROYECTOS Y ESTRATEGIAS................................6
4.3. REVISION DE VISIÓN Y MISION.........................................................................6
5. DEFINICIÓN DE POLÍTICAS Y OBJETIVOS...........................................................6
5.1. POLÍTICA INTEGRAL............................................................................................6
5.2. OBJETIVOS DE CALIDAD, AMBIENTAL Y SEGURIDAD Y SALUD
OCUPACIONAL...............................................................................................................7
5.2.1. SEGUIMIENTO DE OBJETIVOS.....................................................................7
5.2.2. DIVULGACIÓN DE POLÍTICAS Y OBJETIVOS..............................................7
6. REVISION POR LA GERENCIA...............................................................................8
6.1. FRECUENCIA........................................................................................................8
6.2. METODOLOGIA....................................................................................................9
6.3. REGISTRO Y PLAN DE ACCION DE REVISION GERENCIAL...........................9
6.4. INDICADORES DE GESTION.............................................................................10
6.5 PLAN DE ACCION Y SEGUIMIENTO.................................................................10
6.6 SOLICITUD DE ACCION CORRECTIVA Y/O PREVENTIVA.............................10
6.7 ACTIVIDADES DEL PROCESO:.........................................................................10
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1. ALCANCE

Este documento contiene la información que soporta las labores y gestión del proceso
de gerencial. Da las pautas necesarias para planificar el Sistema de Calidad de
NOMBRE DE LA EMPRESA
y posterior revisión, con el fin de conocer el estado actual y procurar la mejora continua
del sistema.

2. RESPONSABILIDAD

Es responsabilidad de este proceso establecer las políticas, objetivos y estrategias

organizacionales. También asignar los recursos necesarios para el buen funcionamiento
de los diferentes procesos de la organización. Debe velar por el buen funcionamiento
del Sistema de Calidad.

3. PLANIFICACIÓN DEL PROCESO

Se deben establecer parámetros anuales para el desarrollo óptimo del Proceso, estos
parámetros pueden surgir de:
 la experiencia de años anteriores,
 del cumplimiento de objetivos del proceso,
 del comportamiento de los indicadores de gestión
 y principalmente del estado del Sistema de Calidad

a. DETERMINACIÓN DE OBJETIVOS

El análisis de los puntos anteriores lleva a determinar objetivos para cumplir en el año.
Estos objetivos deben ser medibles ya sean cualitativamente o cuantitativamente,
preferiblemente este último.
Cada objetivo debe tener estrategias para su cumplimiento con sus responsables, debe
tener plazos de cumplimientos parciales y finales, la meta a que se quiere llegar y la
unidad de medida o indicador con que se mide.

b. SEGUIMIENTO DE OBJETIVOS

El seguimiento de objetivos debe ser trimestral para verificar su avance y cumplimiento.

Sin embargo, los objetivos cuyos plazos sean superiores a seis meses pueden ser
verificados al momento del vencimiento del plazo o al final del semestre en curso.

Los indicadores que miden los objetivos, y en general todos los indicadores del proceso
deberían poder ser consultados en cualquier momento.

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El incumplimiento de objetivos debe ser analizado y según su impacto en el producto o

Sistema de Calidad puede ser considerado y tratado como una solicitud de acción
correctiva.

Se deben identificar los aspectos en que se ha podido evidenciar la mejora del proceso
o del sistema de gestión en general con el cumplimiento de estos objetivos.

4.1.1. PRESUPUESTO

Con el fin de contar con los recursos necesarios para el desarrollo normal y la gestión
del proceso, se debe, en el primer trimestre del año, planificar un presupuesto estimado
para el año en curso.

Este presupuesto puede incluir recursos de capacitación, hardware, software, y otras

actividades o elementos que requieran una inversión económica o la meta de ventas
para hacer seguimiento al cumplimiento de la misma.

Una vez se identifica un recurso para el presupuesto anual, se debe describir el objetivo
primordial de su solicitud, cuantificar el valor aproximado y señalar el mes del año en
que se espera sea asignado.

Ver presupuesto del SGC.

4.2. PLANEACION ESTRATEGICA

El proceso Planificación Gerencial ha dispuesto de las siguientes actividades para

realizar la planeación estratégica anual, debe ser aplicado por la Gerencia y las
personas que ellos consideren necesarias.

Tiene por objeto definir los parámetros estratégicos con el fin de asimilar los cambios

internos y externos, anticipándose a ellos para así mejorar el desempeño de la

organización y del Sistema de Calidad.

4.2.1. DIAGNÓSTICO ESTRATÉGICO

La planeación estratégica anual comienza analizando el entorno (diagnóstico externo)

con el fin de identificar oportunidades y amenazas, y analizando el estado de la
organización (diagnóstico interno) con el fin de detectar fortalezas y debilidades. DOFA

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4.2.1.1. ANÁLISIS INTERNO

Para determinar el perfil de la capacidad interna de la organización se analizarán los

siguientes temas:

– Capacidad directiva
– Capacidad competitiva
– Capacidad financiera
– Capacidad tecnológica
– Capacidad del talento humano

4.2.1.2. ANÁLISIS EXTERNO

Se debe hacer un análisis al entorno para predecir como los siguientes factores pueden
impactar positiva o negativamente a la organización:

– Factores económicos
– Factores políticos
– Factores tecnológicos
– Factores geográficos
– Factores sociales
– Factores competitivos

4.2.2. DEFINICIÓN DE PROYECTOS Y ESTRATEGIAS

Una vez realizado el diagnóstico estratégico, se sacan las conclusiones más relevantes
de las capacidades internas y los factores externos. Se identifican las debilidades y
amenazas que mas pueden afectar a la organización y se proponen una serie de
acciones apoyadas por las fortalezas y oportunidades detectadas.

Después de definidas las posibles acciones se seleccionan las que se van a emprender
en el año por criterios de impacto y prioridad, estas se asocian según la afinidad de
temas o procesos responsables. Este grupo de acciones relacionadas se denomina
Proyecto.

Las acciones se convierten en estrategias una vez se definan las actividades,

responsables y plazos para cumplir.

Las acciones propuestas de diagnósticos estratégicos de años pasados que no fueron

consideradas para su implementación o las estrategias que no fueron cumplidas
pueden ser reevaluadas para ser aplicadas en el año en curso.

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4.2.3. SEGUIMIENTO A LOS PROYECTOS Y ESTRATEGIAS

Se debe hacer un seguimiento periódico a los procesos responsables de las

estrategias, desde su implementación hasta su ejecución final. El seguimiento a las
estrategias es generalmente semestral y las conclusiones deben estar incluidas en el
Informe de Gestión del Proceso y de los procesos responsables.

Si las estrategias afectan directamente al Sistema de Calidad, estas se pueden analizar

y evaluar en las revisiones de gerencia y en las auditorias internas, por lo que se
pueden levantar solicitudes de acciones correctivas.

Como parte de la planeación estratégica anual del proceso, se debe revisar la Misión, la
Visión y la política integral, así como revisar los objetivos de calidad, ambiental y
seguridad industrial y salud ocupacional del año anterior y determinar los objetivos para
el actual.

4.3. REVISION DE VISIÓN Y MISION

La visión y la misión actuales fueron creadas con el propósito que prevalezcan por un
amplio periodo de tiempo (5 a 10 años).

La visión actual fue definida concibiendo a la compañía en un ambiente laboral y

productivo ideal tanto externo como interno. Es la meta ambiciosa y general de la
empresa a la que se quisiera llegar en un largo plazo. Por lo que cualquier modificación
debe estar sujeta a que la empresa considere que su meta ha cambiado radicalmente,
o que dejo de ser vigente por considerarse inapropiada. Sin embargo, todos los años se
debe revisar la adecuación de la Visión, el conocimiento y aplicación del personal de la
misma.

La misión describe las actividades que la organización está en capacidad desarrollar y

ejecutar. Del mismo modo describe el aporte social a sus funcionarios y al país a la vez
que desarrolla estas actividades.

5. DEFINICIÓN DE POLÍTICAS Y OBJETIVOS

5.1. POLÍTICA INTEGRAL

La política integral (calidad, ambiental y seguridad y salud ocupacional) son directrices

establecidas por el proceso de planeación y dirección y van dirigidas a toda la
organización. La política integral debe ser definida teniendo en cuenta la visión y
misión, los requisitos que deben cumplir los productos, las expectativas del cliente en
cuanto a servicio y calidad, el medio ambiente, las condiciones laborales y riegos de los

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empleados, los deberes de los procesos y de la organización con respecto a la

implantación y mejoramiento continúo del Sistema de Calidad.

La política integral no tiene una vigencia definida, esta depende de su adecuación y

funcionalidad dentro de la compañía y su Sistema de Calidad, lo cual puede ser
identificable tanto en las auditorias internas al sistema de Calidad como en la revisión
de gerencia.

5.2. OBJETIVOS DE CALIDAD Y SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL

Los objetivos son metas trazadas por la organización para un periodo no superior a un
año, con el fin de alcanzar resultados necesarios para el éxito de su actividad y del
Sistema de Calidad.

Los objetivos los establece el proceso de planificación gerencial anualmente. Para

definir los objetivos se debe tener en cuenta lo siguiente:

– Los objetivos deben estar enfocados al cumplimiento de la política integral.

– Requisitos del producto y del Sistema de Calidad.
– Deben ser medibles ya sea cualitativamente o cuantitativamente
– Es indispensable haber revisado los objetivos del año anterior.
– Obtener retroalimentación y sugerencias de los responsables de procesos.
– Los objetivos de medición continua pueden ser usados por más de un año, así como
aquellos que no fueron cumplidos.
– Los objetivos definidos por los procesos pueden ser asumidos por toda la
organización, según su importancia y coherencia con la política.
– Tener en cuenta la planeación estratégica anual

5.2.1. SEGUIMIENTO DE OBJETIVOS

Los objetivos de calidad, ambiental y seguridad y salud ocupacional deben tener un

seguimiento trimestral o semestral, con el fin de analizar su avance y cumplimiento. El
responsable de hacer este seguimiento de acuerdo a los índices e informes de gestión
de los procesos. Se deben identificar los aspectos en que se ha podido evidenciar la
mejora del Sistema de Gestión en general con el cumplimiento de estos objetivos.

5.2.2. DIVULGACIÓN DE POLÍTICAS Y OBJETIVOS

La divulgación de la Política integral y Objetivos consiste en comunicarlas a toda la

organización, con el fin que sean entendidas las directrices y metas de la empresa, y de
este modo puedan ser aplicadas.
La divulgación de las políticas y objetivos se debe hacer mínima una vez al año, a todo
el personal de la empresa.

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Esta divulgación debe ser dirigida con la colaboración del proceso Calidad. La
metodología para la divulgación se escoge según directrices de planificación gerencial.

En las reuniones de divulgación se debe explicar la Visión, la Misión además de las

políticas y objetivos. Del mismo modo la divulgación puede incluir los resultados de los
objetivos del año anterior y las estrategias definidas en la Planeación Estratégica anual.

Es indispensable enfocar la charla, dependiendo del tipo de grupo, hacia la labor que
este desempeña dentro de la organización y como cada persona puede contribuir al
cumplimiento de políticas y objetivos.

Para verificar si la divulgación fue efectiva y dependiendo del tipo de grupo (operativo,
administrativo), se puede evaluar el entendimiento de la visión, misión políticas y
objetivos, así como su aporte y aplicación en las labores cotidianas de los trabajadores.

6. REVISION POR LA GERENCIA

El proceso de planificación gerencial es el encargado de revisar el Sistema de Calidad

con el fin de evaluar su estado, cumplimiento y eficacia. Los puntos a revisar son los
siguientes:

» Resultados de revisiones gerenciales anteriores

» Políticas y objetivos del SGI
» Resultados de auditorias al SGI
» Resultados de implementación de acciones correctivas y preventivas
» Análisis estadístico de accidentalidad
» Análisis estadístico de enfermedad profesional
» Revisión del Desempeño Ambiental de la Organización
» Resultados de la comunicación, participación y consulta
» Estado de cumplimiento de requisitos legales y otros
» Mejora continua

6.1. FRECUENCIA

La Revisión de Gerencia se debe realizar una vez al año, en el periodo que considere
necesario, con el fin de evaluar el comportamiento del Sistema de Calidad a la fecha en
que se realice dicha revisión.

El Sistema de Calidad puede ser revisado nuevamente en el año, si este ha tenido

cambios significativos en el periodo o como parte de la preparación para alguna
auditoria interna o externa, o cuando el jefe del proceso lo considere necesario.

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6.2. METODOLOGIA

La Revisión es programada, el cual se encarga de citar al personal que considere

necesario para el análisis de los temas a tratar.

Las fuentes para la revisión de la dirección son las siguientes:

 Informe del Sistema de Calidad del periodo a revisar, presentado por el proceso
Calidad con una semana de anticipación a la revisión.
 Índices de seguimiento de objetivos
 Indicadores de gestión de los procesos
 Informes de Gestión de los procesos
 Resultados de auditorias
 Resultado de inspecciones
 Informe Revisión gerencial del periodo anterior.
 Tabulación encuesta Satisfacción del cliente y cuadro resumen de quejas.

La Revisión de Gerencia del Sistema de Calidad se debe llevar a cabo realizando lo

siguiente:

 Conclusiones y observaciones de la Gerencia al Informe de Calidad.

 Análisis del cumplimiento de la Política integral.
 Análisis del cumplimiento de los Objetivos.
 Análisis del resultado de las Auditorias
 Análisis de los resultados de las inspecciones
 Definición de los puntos débiles.
 Identificación y análisis de los puntos fuertes y mejora continúa.
 Análisis del estado de las acciones de mejora
 Análisis de las quejas de los clientes y encuesta satisfacción del cliente
 Análisis de indicadores de gestión del Sistema.

6.3. REGISTRO Y PLAN DE ACCION DE REVISION GERENCIAL

Se debe dejar evidencia de la revisión gerencial en el formato de revisión por la

gerencia, para el análisis de las Políticas, Objetivos y otros aspectos que requieren un
plan de acción. Las conclusiones de los temas revisados deben ser incluidas en un
Informe Final de Revisión.
6.4. INDICADORES DE GESTION

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Cada mes se realizará una reunión de la gerencia con los líderes de cada proceso, con
el fin de revisar el desempeño de los indicadores y según su logro, tomar las acciones
necesarias que eviten las desviaciones de los procesos.

6.5 PLAN DE ACCION Y SEGUIMIENTO

Como resultado de la revisión se deben formular planes de acción para corregir las
fallas que se hayan encontrado o para promover la mejora continua del sistema y del
producto. Si la realización de las acciones propuestas es factible, se debe definir el plan
de acción, responsable y fecha estimada de cumplimiento.

6.6 SOLICITUD DE ACCION CORRECTIVA Y/O PREVENTIVA

Las solicitudes de acción correctiva y/o preventiva se tratan según

procedimientos de Acción Preventiva y Acción Correctiva respectivamente y se
identifican internamente según la situación existente.

6.7 ACTIVIDADES DEL PROCESO:

 Planificación del Proceso

 Planeación Estratégica
 Definición de Políticas y Objetivos integrales
 Revisión por la Gerencia
 Autorizar o definir los perfiles (educación, experiencia y (perfil general) habilidad)
de cargos y las responsabilidades y autoridades de cada cargo de la
organización.

6.8 Control de cambio

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ACTUALIZACIONES

Fecha de Número Revisa Aprueba

Modificaciones
aprobación de
versión

13/11/2018 01 Creación del documento Gerente

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