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DISEÑO DE PROCESOS

César Domínguez Olmos

EJE 1
Conceptualicemos

Fuente: Shutterstock/703607812
Introducción . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3

Procesos de una organización . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5

Proceso administrativo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6

Proceso de planeación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8

Proceso de investigación de mercados . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10

Procesos de una organización . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14

Bibliografía . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
ÍNDICE
Introducción

A través del proceso de formación como administrador de empresas el estu-


diante ha adquirido los fundamentos necesarios para la gestión de una organiza-
ción, ahora tendrá la oportunidad de aplicar esos fundamentos para desarrollar
sus capacidades con el fin de promover el cambio en las organizaciones.

Este referente pretende proporcionar, a partir de los fundamentos teóricos rela-


cionados con los procesos de una organización, una guía clara que facilite en primer
lugar comprender la importancia de diseñar los procesos de una empresa, como
también establecer la relación que existe entre la competitividad empresarial, la
INTRODUCCIÓN

innovación, el proceso de investigación de mercados, los procesos de negocio, el


proceso de planeación y el proceso administrativo.

Con el desarrollo de este referente se busca dar respuesta a la pregunta orien-


tadora: ¿Cuáles son las diferencias y similitudes que existen entre el proceso
administrativo, el de planeación, el de investigación de mercado, la innova-
ción empresarial y los procesos de una organización? propiciando un escenario
conceptual amplio que fortalezca los postulados propuestos en la pregunta.

En este sentido, en el desarrollo temático encontrará la compilación de informa-


ción de varios conceptos, en donde diversos autores presentan sus teorías, de tal
manera que se logre una visión amplia para dar respuesta a la pregunta orienta-
dora y facilite comprender cómo cada aspecto contribuye
a responder la pregunta central del módulo. La lectura
de los conceptos aquí presentados es en cierta medida Impacto
Efecto producido por la aplica-
un repaso a temas vistos en otras materias; lo que se ción de un esfuerzo o la realiza-
busca es establecer la relación entre estos conceptos y el ción de una actividad.
impacto en la competitividad empresarial.

Instrucción

Para apreciar este concepto, se reco-


mienda revisar el recurso de aprendizaje
organizador gráfico 1 que se encuentra
en la sección de recursos del eje, en el que
podrá observar la relación entre proceso y
la competitividad.
Es importante tener presente la complejidad que conlleva diseñar un proceso,
considerando que es una actividad intelectual orientada a estructurar una pro-
puesta que incidirá directamente en la transformación de una organización.

El proceso de diseño inicia con el diagnóstico de la organización, el reconoci-


miento de los fines, la identificación de recursos y definición del alcance. La actividad
intelectual de diseñar se aplica en dos contextos, uno desarrollando capacidad de
síntesis, debido a la cantidad y variedad de información que se requiere, el otro se
relaciona con la habilidad para aplicar conceptos y utilizar herramientas que faci-
litan el diseño de procesos.

Para facilitar la comprensión de los diferentes conceptos y su la aplicación en el


diseño de procesos e incidencia en la competitividad en el desarrollo del referente 1,
INTRODUCCIÓN

se abordará cada uno de los conceptos: proceso administrativo, proceso de planea-


ción, proceso de investigación de mercado, innovación empresarial y los procesos
de una organización.
Procesos de una
organización
Proceso administrativo

Las empresas en general buscan resul- gestión de la empresa y consecuentemente


tados que satisfagan las expectativas de indispensables para la competitividad.
todos los grupos de interés, es decir dueños,
empleados, proveedores, clientes, gobierno, El concepto de proceso administrativo es
entre otros. Para conseguir los resultados expresado por Stoner, Freeman y Gilbert,

””
esperados en un mundo cambiante y com- considerando que:
petido, donde los recursos son escasos y
costosos, se requiere la administración.
(…) desde finales del siglo XIX
A través de la historia diferentes perso- se acostumbra definir la admi-
nas se han preocupado por lograr aumen- nistración en términos de cua-
tar la eficiencia y la eficacia de las empre- tro funciones específicas de los
sas. Henry Fayol, ingeniero y teórico de gerentes: la planificación, la
administración de empresas, hizo su aporte organización, la dirección y el
a la administración identificando cinco control. Aunque este marco ha
sido sujeto a cierto escrutinio,
funciones básicas en la misma, las que se
en términos generales sigue
conocen como proceso administrativo.
siendo aceptado. Por tanto,
cabe decir que la administra-
Según las características del mismo, el
ción es el proceso de planificar,
proceso administrativo, se puede definir
organizar, dirigir y controlar las
como el conjunto de actividades, acciones
actividades de los miembros
o pasos que de manera estructurada se
de la organización y el empleo
realizan en una organización, con el fin de de todos los demás recursos
alcanzar los objetivos propuestos. En este organizacionales, con el pro-
sentido, el proceso administrativo guía la pósito de alcanzar las metas
empresa hacia conseguir los objetivos pro- establecidas para la organiza-
puestos y cumplir con la misión. La función ción (2014, p. 11).
de todo administrador conlleva a orientar
la empresa hacia la competitividad, en un
entorno cambiante y altamente competido. En la anterior definición se hace énfasis
en los elementos sobre los que se realiza
Para Chiavenato, “las funciones bási-
la gestión gerencial, considerando el pro-
cas del administrador son la planeación,
ceso administrativo. Resalta los recursos
la organización, la dirección y el control.
humanos como foco de la administración
El desempeño de estas cuatro funciones
y el uso de los demás recursos organizacio-
básicas (planear, organizar, dirigir y con-
nales para alcanzar las metas y objetivos.
trolar) constituye el denominado proceso
Con respecto a la competitividad organiza-
administrativo” (2017, p. 71). Aquí se resalta
cional, en una economía donde los recur-
el hecho de reconocer las cuatro funcio-
sos son escasos y limitados, es evidente la
nes que integran el proceso administrativo
importancia de administrarlos con eficien-
como funciones básicas del administrador,
cia y eficacia.
esto significa que son fundamento para la

Diseño de procesos - eje 1 conceptualicemos 6


Instrucción

Observe los elementos esenciales del concepto proceso admi-


nistrativo expresado por diferentes autores, en el recurso de
aprendizaje: memonota, disponible en los recursos del eje.

De igual manera, a partir de lo que indica Stoner, Freeman y Gilbert (2017), resalta que
el proceso es una manera organizada de ejecutar acciones, también, que decir adminis-
tración en el marco de un proceso con el fin de generar el detonante frente a los gerentes,
independientemente de las competencias, deben apuntar a los fines de la organización.
A partir de esta afirmación se puede concluir que el proceso administrativo y los fines,
son inherentes a toda organización, independientemente del tamaño, naturaleza jurídica,
actividad económica, nacionalidad, mercado que atiende, entre otros.

Al reflexionar sobre las ideas expuestas, se resalta la relación que


existe entre la administración, el proceso administrativo y el rol que Eficiencia
desempeñan los administradores para el cumplimiento de los fines “Capacidad de disponer de
alguien o de algo para con-
de toda organización, independientemente del tamaño, actividad, seguir un efecto determina-
naturaleza jurídica, etcétera. Lograr resultados destacados en un do” (RAE, s.f.).
entorno competitivo, con eficiencia y eficacia, requiere desempe- Eficacia
“Capacidad de lograr el
ñar las funciones administrativas, aplicando secuencialmente y de efecto que se desea o se es-
manera interdependiente las funciones del proceso administrativo. pera” (RAE, s.f.).

Figura 1. Eficiencia y eficacia


Fuente: Shutterstock /215383969

Diseño de procesos - eje 1 conceptualicemos 7


Si consideramos los retos y la compleji- Considerando los planteamientos expues-
dad que enfrentan las organizaciones para tos por los autores, el proceso administra-
hacer un uso racional de los recursos escasos tivo está relacionado con las funciones que
y concebir la organización como un sistema, un administrador de empresas desempeña
Bernal (2007) se refiere a los elementos cotidianamente con el fin de lograr los obje-
del proceso administrativo en términos de tivos esperados por la organización para dar
proceso de planeación, proceso de organi- respuesta a las exigencias del mercado.
zación, proceso de dirección y proceso de
control, es decir, no los denomina funciones. Las funciones del proceso administrativo
se agrupan en dos grandes áreas, la función
Siguiendo con el enfoque de Bernal reflexiva que está relacionada con tomar
(2007), en cuanto a considerar la orga- decisiones asociadas con la planeación y
nización como un sistema de procesos, la organización y la ejecutiva relacionadas
al aplicar el proceso administrativo en la con llevar a la práctica las decisiones con
gestión, se debe tener presente que todos la dirección y el control.
los procesos y subprocesos son interde-
pendientes, que se afectan entre sí y a la
organización. De igual manera, como todo
sistema, las organizaciones son afectadas Proceso de planeación
por su entorno, por lo tanto, el proceso
administrativo debe ser flexible y dinámico Es evidente que la planeación es la pri-
para responder a los cambios que se mani- mera y más importante de las funciones
fiestan dentro y fuera de la organización. administrativas, en un entorno complejo,
cambiante y altamente competitivo todas
Cuando consideramos la aplicación del las organizaciones, independientemente de
proceso administrativo, de acuerdo con la naturaleza, tamaño o actividad, requie-
Bernal (2007), las funciones de planear, ren determinar hacia dónde se quiere ir y
organizar, incorporar personal, dirigir y cómo lo van a hacer.
controlar son inseparables de todas las
áreas que componen la estructura de una Acorde con lo anterior, como lo señalan
organización y tienen que ver con las acti- Londoño y Mesa (1991), el administrador
vidades de mercadeo, producción, gestión mira el futuro y descubre cursos de acción,
financiera, gestión de recursos humanos. para decidir de antemano qué hacer, cómo
hacerlo, cuándo y quién deberá llevarlo a
La importancia del proceso administra- cabo, todo para lograr las metas organi-
tivo es resaltada por el planteamiento de zacionales propuestas.
Sánchez, Parra y Naranjo (2014), quienes
señalan que la administración es un pro- Una de las funciones más importantes
ceso esencial para que las organizaciones de un administrador es planear. En la fun-
puedan enfrentar los constantes cambios ción o proceso de planear se establece el
del mundo y logren el desarrollo econó- rumbo o curso de acción a seguir por parte
mico y social esperado. La aplicación de de la organización. Lograr la competitivi-
las funciones del administrador en cuanto a dad empresarial exige definir claramente
planear, organizar, dirigir y controlar, debe la orientación que se dará a la empresa,
hacerse en las micro, medianas, pequeñas para que sea competitiva en un mercado y
y grandes empresas. entorno cambiantes y de alta competencia.

Diseño de procesos - eje 1 conceptualicemos 8


Figura 2. Planeación
Fuente: Shutterstock / 604568552

Para describir el proceso de planear, podemos apoyarnos en lo expuesto por Londoño y


Mesa (1991), respondiendo a la pregunta, ¿cómo se planea? Se planea por etapas sucesivas
e interrelacionadas; en la primera se fijan los objetivos, como estados finales que orientan
la acción futura; en la segunda se define cómo se van a alcanzar los objetivos propuestos,
es decir, se establecen las estrategias; en la tercera, se describe la forma como se deben
desempeñar las tareas, asignando responsabilidades y definiendo procedimientos.

Desde el punto de vista de la planeación estratégica, Serna (2014) propone un modelo

””
en donde:

El proceso estratégico es una tarea distribuida en cascada entre todos los nive-
les de la organización, de arriba abajo y viceversa. Este proceso se inicia en el
nivel superior de la organización, en el cual se definen los principios corporativos,
misión, visión, objetivos y estrategias globales a largo plazo; en el segundo nivel
se identifican los proyectos estratégicos y se establecen los planes de acción a
mediano plazo; el tercer nivel se orienta a la ejecución eficiente de los planes de
acción, a corto plazo (p. 68).

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El proceso de planeación se puede enten- nivel inferior, en la ejecución el proceso ini-
der como, según Russell (1997), el registro cia desde el nivel operativo hacia el nivel
de un conjunto de decisiones complejas e superior.
interdependientes. Este proceso de toma
de decisiones generalmente se realiza en el La función de planeación debe estar
siguiente orden: articulada con la función de control, para
poder revisar lo planeado.
• Definir los fines, especificando metas y
objetivos.
Proceso de investigación de
• Precisar los medios, para alcanzar los mercados
fines y objetivos, esto consiste en elegir
políticas, programas, procedimientos y El mercadeo consiste en el conjunto
prácticas con las que habrá de alcan- de actividades que permiten orientar la
zarse los objetivos. producción de bienes y servicios hacia la
satisfacción de las necesidades, deseos y
• Relacionar los recursos requeridos, expectativas de los clientes. Dichas activi-
considerando tipos y cantidades. dades son: identificar mercados lucrativos,
Igualmente definir cómo se habrá de averiguar quiénes pueden ser los clientes
adquirir o generar, y cómo habrá de más atractivos para la empresa, investigar
asignarse a las actividades. el mercado, conocer los clientes: sus com-
portamientos al buscar, usar y desechar un
• Ejecución o realización, para lo cual producto; y desarrollar una estrategia para
se diseñan los procedimientos para la atender el mercado.
toma de decisiones, y se define la for-
ma de organizarlos para que el plan
pueda realizarse. Instrucción

• Determinar o establecer el control, Para comprender mejor lo expuesto,


para lo cual se deben diseñar los proce- observe atentamente el organi-
dimientos que faciliten prever o detec- zador gráfico 2 que se encuentra
tar los errores o las fallas del plan, así en la sección de recursos del eje,
como para prevenirlos o corregirlos, con sobre el proceso de investigación
un enfoque de mejora continua. de mercados.

Según lo expuesto anteriormente el pro-


ceso de planeación representa la primera y Para que una empresa sea competitiva
más importante función del proceso admi- es fundamental conocer los clientes, mejor
nistrativo, debido a que en esta función se que los competidores. Anticiparse a las
decide cómo va a enfrentar la empresa el necesidades, gustos, deseos y expectativas
futuro y qué espera lograr en el mismo. La de los mismos, ya que es imperativo para
función de planeación se despliega desde las organizaciones, esto se logra a través
el nivel superior de la compañía hasta el del proceso de investigación de mercados.

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””
Según Plazas (2013), el proceso de investigación de mercados se puede dividir en:

Tres fases secuenciales: fase de diseño; fase de operación; fase de análisis. En


la fase de diseño se define el problema, se determina el tipo de investigación
y las fuentes de datos. En la fase de operación se recolectan los datos, se
evalúan, codifican y se trasladan a medio magnético los datos recolectados.
En la fase de análisis se procesan los datos, se analiza la información y se sus-
traen las conclusiones (p. 21).

Todo proceso tiene un inicio y un final, busca ubicar la problemática que es nece-
para el caso del proceso de investigación, sario investigar y analizar; al especificar los
utilizando como referente lo expuesto por aspectos de carácter técnico y científico
Prieto (2013), este inicia con: diagnóstico se orienta la investigación, es decir, se ela-
de toda la compañía y finaliza con la venta bora el modelo de investigación; los datos
o divulgación de la investigación. se recolectan de acuerdo con el modelo
definido previamente; con todos los datos
Para pasar de la etapa de inicio a la recolectados se pasa al análisis de los mis-
etapa final, es necesario transitar secuen- mos y se tabula la información. Por último,
cialmente por: diseñar la investigación, se prepara y presenta un informe, con los
considerando las necesidades identificadas, resultados obtenidos.
establecer los instrumentos de recolección
de información, recopilar los datos, realizar Con un enfoque diferente a los anterio-
la estadística y el muestreo, desarrollar el res encontramos lo propuesto por Zimund
trabajo de campo, efectuar la adminis- y Babin (2009), para quienes el proceso de
tración del proceso, con todo lo anterior investigación de mercados abarca el desa-
se realiza el análisis e interpretación de rrollo de ideas y teorías relacionadas con la
la información y finalmente se elabora el investigación, definir el problema, buscar y
informe de investigación. acopiar la información, el analizar los datos
y por último comunicar a los interesados
Para ampliar los referentes y describir el las conclusiones y sus consecuencias. Estos
proceso de investigación, podemos con- autores resaltan los fundamentos teóri-
siderar lo propuesto por Céspedes (2012), cos del proceso y consideran además las
quien señala que para realizar una inves- consecuencias que se pueden derivar de la
tigación de mercadeo son necesarios los investigación.
siguientes pasos: definir el problema, ela-
borar el modelo de investigación, recolectar En este sentido, el proceso de investiga-
los datos, analizar y evaluar los datos y, por ción de mercados consta de las siguientes
último, preparar el informe final. etapas:

Para mayor comprensión del proceso 1. Definición del problema.


descrito, veamos una breve explicación
de cada etapa: al definir el problema se 2. Necesidades de información.

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3. Definición del objetivo de investigación. 10. Plan de análisis.

4. Investigación preliminar. 11. Conclusiones.


5. Tipo de estudio. 12. Elaboración del informe.
6. Método de recolección de datos.
13. Presentación del informe.
7. Determinación del método de muestreo.
Utilizando el planteamiento expuesto
8. Diseño de los instrumentos de recolec- por Layme (2017) a continuación, se pre-
ción de datos. senta una tabla con la descripción de las
etapas del proceso de investigación.
9. Trabajo de campo.

# Etapa Descripción Observación


Es una de las fases críticas
Establecer la necesidad Determinar qué información se
1 y difíciles del proceso de
de información. necesita.
investigación.
Obtener Información rele-
Especificar los objeti-
2 Determinar por qué y para qué. vante para la toma de
vos de la Investigación.
decisiones.

Determinar las fuentes En donde se puede encontrar la Pueden ser fuentes externas
3
de datos. información requerida. y fuentes internas.

A través de qué instrumentos


Disponer las formas de Observación, entrevistas,
4 y técnicas se va a recopilar la
recopilar los datos. etc.
información.

Aplicación de métodos esta- Definir población o universo


5 Diseñar la muestra. dísticos para definir universo y de interés para tomar la
muestra. muestra.

En esta etapa se utiliza gran


Trabajo de campo para reunir parte del presupuesto; se
6 Recopilar los datos.
la información requerida. debe garantizar un mínimos
errores.
Hacer procesamiento de los El procesamiento puede ser
7 Procesar los datos.
datos. manual o computacional.

Analizar y sintetizar la infor-


8 Analizar los datos. Describir el grupo de datos.
mación recopilada.
Preparar el informe
Presentar los Insumo fundamental para
9 con las conclusiones y
resultados. la toma de decisiones.
recomendaciones.
Tabla 1. Tabla descripción de las etapas del proceso de investigación
Fuente: basado en información de Layme, (2005)

Diseño de procesos - eje 1 conceptualicemos 12


El proceso de investigación de mercados es fundamental para la innovación y la com-
petitividad de una empresa, solamente conociendo anticipadamente al consumidor, sus
gustos y preferencias, se pueden diseñar procesos que generen valor agregado para el
cliente. El proceso de investigación inicia con la definición de qué problema o qué asunto
relacionado con el cliente es el que se requiere conocer y finaliza, con el informe de las
conclusiones y recomendaciones de la investigación para la toma de decisiones.

Figura 3. Investigación de mercados


Fuente: Shutterstock /587916281

Diseño de procesos - eje 1 conceptualicemos 13


Procesos de una organización

Al hablar de la competitividad empresa- Es importante tener presente que a


rial necesariamente se debe hacer referen- partir de la aparición del Business Process
cia a que las organizaciones deben orientar Management (BPM), entendida como la
esfuerzos hacia la satisfacción de las nece- gerencia de procesos de negocio; se incor-
sidades y deseos de los clientes, para lo cual pora a la gestión organizacional el con-
deben lograr desarrollar ventajas competi- cepto de procesos de negocio.
tivas. En este contexto, los procesos son los
que habilitan a la empresa para satisfacer El proceso lo podemos describir, basán-
las necesidades y deseos de los clientes, donos en lo que propone Hitpass (2017),
mejor que la competencia, como también como la representación de un conjunto
posibilitan crear la fidelidad de los mismos de acciones o actividades, que se realizan
en un mercado competido y cambiante. bajo ciertas condiciones o reglas, las cua-
les lógicamente generan eventos o conse-
Para Agudelo y Escobar (2010), proceso cuencias, que en si representan resultados
es un “conjunto de actividades secuenciales o productos.
o paralelas que ejecuta un productor, sobre
un insumo, le agrega valor a este y suminis- Estas actividades se dan a través del
tra un producto o servicio para un cliente tiempo. Con respecto a esta definición
externo o interno” (p. 29). Se resalta en esta es importante resaltar que el fin de una
definición de proceso, la importancia de organización, en el contexto de la compe-
agregar valor, puesto que este concepto es titividad, es generar valor a través de las
fundamental cuando estamos orientando actividades, de tal manera que satisfaga
la empresa hacia la competitividad. Solo las necesidades, expectativas y deseos de
cuando la empresa agrega valor, puede sus clientes.
ofrecer productos que satisfagan las nece-
sidades y deseos de sus clientes.

Instrucción

Para una mejor comprensión de los procesos,


revise los diferentes conceptos en el recurso de
aprendizaje nube de palabras, disponible en los
recursos de aprendizaje del eje.

En el contexto de la competitividad es evidente la importancia de la calidad en una


organización. La Organización Internacional de Normalización, conocida como ISO, ela-
bora las normas que distintos países aplican en la gestión organizacional. Es así como
preparó la Norma ISO 9000, la cual proporciona los conceptos fundamentales, los prin-
cipios y el vocabulario para los Sistemas de Gestión de Calidad (SGC) y proporciona la
base para otras normas de SGC.

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Figura 4.
Fuente: Shutterstock / 410772456

Según las Normas ISO, la Norma ISO • Dos o más procesos en serie que se inte-
9000:2015 define proceso como “conjunto rrelacionan te interactúan pueden tam-
de actividades mutuamente relacionadas bién considerarse como un proceso.
que utilizan las entradas para proporcionar
un resultado previsto”. La norma explica que: • Los procesos en una organización ge-
neralmente se planifican y se realizan
• El resultado previsto de un proceso bajo condiciones controladas para
se denomine salida, producto o ser- agregar valor.
vicio depende del contexto de la re-
ferencia. • Un proceso en el cual la conformidad
de la salida resultante no pueda vali-
• Las entradas de un proceso son ge- darse de manera
neralmente salidas de otros proce- fácil o económica,
sos y las salidas de un proceso son con frecuencia se Norma ISO
Norma definida por la Or-
generalmente las entradas de otros le denomina proce- ganización Internacional de
procesos. so especial (Norma Normalización que se aplica
a los productos y servicios.
ISO 9000:2015).

Diseño de procesos - eje 1 conceptualicemos 15


De acuerdo con lo anterior, es conve- el despacho de pedidos, en él se recibe un
niente considerar la definición de producto pedido como un insumo y da por resultado
que presenta la Norma ISO 9000, en que la entrega de los bienes pedidos. Ubicar el
se resalta que un producto es el resultado pedido en donde y cuando lo necesita el
de un proceso y que estos productos se cliente es lo que agrega valor.
agrupan en cuatro categorías: servicios;
software; hardware; materiales procesados En el contexto de las BPM (Business Pro-
(Norma ISO 9000:2015). cess Management), Garimella, Williams y
Michael (2008), resaltan la importancia
En los planteamientos relacionados que tienen los procesos, como estructuras,
con la reingeniería de Hammer y Champy, para la creación de valor en una organi-
(2005), exponen el concepto de proceso de zación. Los procesos se caracterizan por
negocios. En este concepto se hace énfasis la capacidad de transformar recursos de
en que el producto que crea el proceso, a diversa naturaleza, en productos o servi-
través de diferentes actividades interrela- cios con valor para los clientes o consumi-
cionadas que generan valor para el cliente, dores. La efectividad de la transformación
en este proceso se reciben insumos o mate- se refleja en el grado de satisfacción de los
rias primas, las cuales se transforman para clientes, es decir, en la capacidad de gene-
un producto de valor para el cliente. Un rar valor para ellos.
ejemplo de proceso fácil de comprender es

Diseño de procesos - eje 1 conceptualicemos 16


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