Entitatea publiow Procedure operational pvind aproviionareaq Universitatea,1 Decembrie | liberarea alimentelor pentru consum din magazie 1918” din Alba Iulia Departamentul (Directia) Serviciul Social Cod: SEAQ_PO_SERVICIUL_SOCIAL_04 Eaitia IT Nr. de ex. 1 Revizia O Nr. de ex. 1 Paginal din 7 Exemplar nr. | PROCEDURA OPERATIONALA PRIVIND APROVIZIONAREA SI ELIBERAREA ALIMENTELOR PENTRU CONSUM DIN MAGAZIE Cod UAB: SEAQ_PO_SERVICIUL_SOCIAL_04 (SEAQ - Sistem de Evaluare si Asigurare a CaliProcedura operational privind aprovi cliberarea alimentelor pentru consum din magazie Cod: SEAQ_PO_SERVICIUL_SOCIAL_04 Revizia Nr. deex. 1 Pagina? din 7 Exemplar nr. 1 oe DUR&CAZ, A REVIZIEI IN CADRUL EDITIEI PROCEDURI OPERATIONALE sauburscus ai CU ELABORAREA, VERIFICAREA $I APROBAREA EDITIEI % ‘te privind ; NE responsabilil I Numele gi Functia Data Semnitura ert. . prenumele operafiunea i 2 3 a 3 TH) Elaborat Cimpean Sef Serv. Social 13.06.2018 5 Claudia Z| 12 Verificat Gaban Lucian Director General 15.06.2018 Lea Administrativ 13 Avizat Tamas Atilla | Pregedinte Comisia pentru | 19.06.2018 buget-finange gi de monitorizare a activitatilor tehnice si administrative \ 14 ‘Aprobat Marina Lucian Presedinte Senat 28.06.2018 P . Le | 2. SITUATIA EDITHLOR $I A REVIZILOR iN CADRUL EDITHLOR PROCEDURIT OPERATIONALE Data dela om a care se aplict ae ae real Coe Modalitatea reviziei prevederile 7 edifici sau reviziei editiei I 2 3 4 2.1. | EdifiaT Elaborare proceduri | Conformitate eu eadrul legal in 29.03.2017 operational vigoare 2.2. | Bdifia I Elaborare proceduré | Conformitate ou eadral legal in 28.06.2018 operationales vigoare - OSGG nr, 400/2015 cu modificarile si completirile ulterioare 3. LISTA CUPRINZAND PERSOANELE LA CARE SE DIFUZEAZA EDITIA SAU, DUPA CAZ, REVIZIA DIN CADRUL EDITIEI PROCEDURII OPERATIONALE, Nee! Seopa | Exemplar [_ Difuzare | Scopu : ; ; i ert. | difwzirii ™ Compartiment/Functia Nume gi Data | Semnitura prenume_ | primirii Evidenj | Copia | Central pentru Managementull 3.1 | Athivare | scanata | Calitifii si Strategie Institutionala | Parvu Simona {5.0¥ 20%) Ye / Secretar | Evidenja’ | Copia | Serviciul Social Cimpean : 32 | Athivare | seanata [claudia (E0700 Aplicare | Copia | Dir. Gen, Adm,Director General | Gaban Lucian 7 33 | informare | scanata_| Administrativ eatsea) LA Aplicare | Copia | Compartiment Financiar Contabil | Contor 34 | informare | seanata_| /Contabil sef Tamara sor see] Cd ; I ‘Campean i 3.5 | Arhivare original | Senat/ Secretar Daniela pec6.a68AD Procedara operational privind prov Baja Nedeen 1 vesfaeg'Qecembrie | efiberareaalimentelor pentru consum eae 4 1918” din Alba ty ia ual a Cod: SEAQ_PO_SERVICIUL_SOCIAL_04 | Paginad din? tu es Setviciul Social +4. SCORNEPROCEDURII OPERATIONALE 1. Moduld¢ realizare a activitafii, compartimentele si persoanele implicate Stabilirea unui set de reguli si actiuni unitare pentru reglementarea etapelor ce trebuie urmate pentru aprovizionarea si eliberarea din magazie a alimentelor pentru consum la cantina studenfease’ (asigurarea cu materii prime necesare prepara hranei). 4.2. Asiguriiri cu privire la existenfa documentafiei adeevate derulirii activitiii Procedura delimiteaza in sectiunea 8.2 documentele folosite pentru aplicarea acesteia si da asiguriri privind existenta documentatiei specifice necesari derulitii activitajilor menfionate in aceasta, 4.3, Asigur’ continuitatea activititii, inelusiv in condifii de fluctuafie a personalului irecfia Generali Administrativa, prin Dir. Gen. Adm si Seful Serv. Social iau masurile corespunzitoare necesare pentru ca activitatea de aprovizionare a Cantinei si nu fie perturbatd in cazul ivirii unor situafii deosebite 44, Sprijind auditul sisau alte organisme in actiuni de audiere si/sau control, iar pe Rector / conducstorul structurii care aplic sau a elaborat procedura, in luarea deciziilor Procedura operafionald se constituie ca suport pentru activitijile de control (intem sau extern). Exemplar nr. 1 5. DOMENIUL DE APLICARE A PROCEDURIT OPERATIONALE Procedura se aplicd in cadrul Universitiii ,1 Decembrie 1918” din Alba luli, respectiv Cantina studenfeaseel 5.1, Precizarea (definirea) activitatii la eare se refer’ procedura operational Se aplici tuturor persoanelor care sunt implicate, prin atribufile stabilite prin fisa postului, in activitatea ce riveste aprovizionarea si eliberarea din magazie a alimentelor folosite la prepararea hranei studengilor din cadrul Universitafii 1 Decembrie 1918” din Alba Iulia. 5.2, Delimitarea explicit a activiti{ii procedurate in cadrul portofoliului de activitifi desfiigurate de entitatea publica Procedura de aprovizionare a cantinei se realizeazii pe an universitar, pe baza unui referat de necesitate cu sumele si cantitajile produse alimentare estimate de cditre administratorul cantinei, intocmirea caietului de sarcini si transmiterea lui eatre Serv. Tewhnic si de Investifii. Serv.Tehnic si de Investiii va stabili procedura de atribuire i atribuirea contractului/acord cadru de furnizare produse alimentare In baza contractului, administratorul cantinei intocmeste nota de comanda (de cate ori este necesar) spre furnizor, aceasta find aprobati de c&tre Dir.Gen.Adm. Nota de comandai se intocmeste in dowd r exemplare si confine data gi nr. de inregistrare, denumirea produsului, cantitatea, unitatea de misura, valoarea estimati a fiecirui produs, semnatura administratorului cantinei. Eliberarea alimentelor pentru consum din magazie cuprinde urmatoatele etape: + Evaluarea cantitajilor de materii prime existente in magazie, de citre magazioner; ~ Calcularea cantitafilor care urmeazii a fi achizitionate, de eatre administrator; ~ Stabilirea meniurilor pentru ziua respectiva, de catre administrator si bucdtar; ~ Procurarea anumitor materii prime necesare; ~ Aprovizionarea, depozitarea si eliberarea materiilor prime se face la primele ore ale programului de lucru (8:00 - 10:00). Bucditarul solicitt cliberarea produselor alimentare din magazie.Se intocmeste nota de transfer, prin care solicit eliberarea produselor din magazie, de catre magazioner. Gestionarul (magazionerul) clibereazi materialele de consum pe baza Notei de transfer, care serveste ca: ~ document de eliberare din magazie a materiei prime; ~ document justificativ de scadere din gestiunea predatorului si de incarcare in gestiunea primitoruluis - document justificativ de inregistrare in contabilitate. Nota de transfer se intocmeste in dowd exemplare, pe msura lansitii, respectiv eliberarii produselor alimentare din magazie pentru consum, de editre magazioner. 37Entiatea public Procedura operajionaliprivind aprovizionarea yi | Ediia Il Nr-de ex. 1 teiditea| Decembrie | eliberareaalimentelor pentru consum din magazie | Revirw one eo ce 1 {191% divalbatutia. aN A Cod: SEAQ PO SERVICIUL SOCIAL.04 | Paginad din7 Dg rexel Bit) oid Exemplar a. Nota de transfer trebuie s& confind cel putin urmatoarele informatii: ~ denumirea institutiei publice; + denumirea formularului; ~ produsul; bucafi lansate; ~ numirul documentului; data eliberdrii (ziua, luna, anul); numérul comenzii; ~ denumirea produsului (inclusiv sortimentul, marca,); cantitatea necesar’ - UMM; cantitatea eliberata; ~ preful unitar; valoarea, dup& caz; ~ data si semnatura gestionarului si a primitorului 5.3, Stabilirea sau identificarea (listarea) prineipalelor activititi de care depinde si/sau are depind de activitatea procedurata Stabilirea principalelor act le care depinde procesul de aprovizionare si eliberarea din magazie a alimentelor pentru consum se deruleazi conform diagramei de flux a procesului. 5.4, Stabilirea sau identificarea (listarea) compartimentelor furnizoare de date si/sau beneficiare de rezultate ale activiti ii procedurate; listarea compartimentelor implicate in procesul activitifii Servieiul Financiar-contabil, Serviciul Social. 6. DOCUMENTE DE REFERINTA (REGLEMENTARD) APLICABILE ACTIVITATI PROCEDURATE 6.1, Reglementiri internationale Nu este cazul 6.2. Legislatie primark ~ Legea Educatiei nr.1/2011 cu modificarile si completatile ulterioare ~ Regulamentul de functionare al Cantinei studentesti ~ Legea contabilitiii nr.82/1991, actualizata in 2018 ~ Ordinul Ministrului Finantelor nr.2634/2015 privind documentele financiar-contabile + Ordinul Ministrului Finantelor Publice nr. 1.917/2005 pentru aprobarea Normelor metodologice ~ Legea 150/14.05.2004 republicatd si actualizata in 2017 privind siguranfa alimentelor ~ Legea 78/18,03.2004 modificatt 6.3. Legislafie secundaria Nueeste cazul, 6.4, Alte documente, inclusiv reglementiri interne ale entitiii publice Nueste cazul, 7. DEFINITIC $I ABREVIERI ALE TERMENILOR UTILIZATI {iN PROCEDURA OPERATIONALA 7.1, Definifii ale termenilor Bo Termenul Definigia si/sau, daca este cazul, actul care defineste termenul T._| Procedura operafionala Prezentarea formalizata, in scris, a tuluror pagilor ee trebuie urmafi, a metodelor de lucru stabilite si a regulilor de aplicat in vederea realizarii activitifi, cu privire la aspectul procesual 2. | Bdifiea unei proceduri Forma inifiali sau actualizati, dup caz, a unel proceduri operationale operationale, aprobata si difuzati alrProcedura operationalA privind aprovizionarea si | Edifia Il Nr. de ex. 1 eliberarea alimentelor pentru consum din magazie | Revizia @ Nr de ex 1 Cod: SEAQ PO_SERVICIUL_SOCIAL_04 Paginas din 7 Exemplar nr. 1 Reviziafii cadrul unei edijii | Actiunile de modificare, adaugare, suprimare sau altele asemenea, Y dup caz, a uneia sau a mai multor componente ale unei editii a procedurii operafionale, actiuni care au fost aprobate si difuzate as Urgpue 7.2. Abrevieri ale termenilor. a Abrevierea Termenul abreviat 1._[P.O. Procedura operafionall 2. |E Elaborare 3. |V Verificare 4 [A Aprobare 5._| Ap. Aplicare / 6. Ah. “Athivare 3. DESCRIEREA PROCEDURII OPERATIONALE 8.1. Generalitati Aprovizionarea Cantinei este o activitate care se realizeazi siptiménal sau ori de cate ori este nevoie. Responsabilitatile privind desftigurarea procesului de aprovizionare si cliberarea alimentelor pentru consum din magazie se deruleazi conform diagramei de flux a procesului. 8.2. Documente utilizate - Referat necesitate - Nota transfer - Factura 8.2.1. Lista si provenienta documentelor utilizate Serviciul social, Serv. Financiar-contabil 8.2.2, Confinutul si rolul documentelor utilizate Rolul documentelor folosite este de a optimiza in timp eficient si corect activitatea de aprovizionare gi eliberarea din magazie a alimentelor pentru prepararea hranei. 8.2.3. Cireuitul documentelor ADMINISTRATOR — MAGAZINER —BUCATARIE- SERV, FINANCIAR-CONTABIL. 8,3. Resurse necesare 8.3.1, Resurse materiale ~ dotarea magaziei de depozitare cu rafturi corespunzatoare, frigider, lad& frigorifica = dotarea cu materiale pentru curaenie si igienizare a spafiilor 8.3.2. Resurse umane - Sef Serv. Social ~ Administrator cantina studenfeasea - Magazioner 8.3.3, Resurse financiare Subventii si venituri proprii alocate pentru aprovizionarea Cantinei 8.4. Modul de lueru 8.4.1. Planificarea operafiunilor si acfiunilor activitait Aprovizionarea cantinei se realizeazi de cite ori este necesar, pe sortimente 8.4.2. Derularea operatiunilor si acfiunilor activitatit Conform graficului stabilit la ineeputul fiectrei zile. 8.4.3. Valorificarea rezultatelor activital Aprovizionarea, prepararea si servirea meniurilor in condifii optime, calitative si[Bnitatesp areas Edit Ne dewx I Unvent eliberre alimentlor pentuconsum din masazic Towra One goa 7 Cod: SEAQ PO SERVICIUL_SOCIAL.o4 | Paginag din7 f Bei | [Suna | serviciul $608 Exemplar nr. 1 n ie SABILITATI SI RASPUNDERI {N DERULAREA ACTIVITATI Nr. | Compartimentul (postuly/ | Adm. | Comisie ; Serv. crt. | acfiunea(operatiunea) | Cantina | receptie | Magezioner | Bucitar | Co tobititate 0 1 2 3 4 5 1_| Aprovizionare canting Ap. 2_| Receptie mart% E,Ap. 3 | Depozitare ef nonmelor Ap. Ap. Ap. DSV, ANPC, DSP, in vigoare 4 [Operarea in Tiga de magazie “Ap. 3 | Transfer catre sectie de Ap. Ap. produetie 6 | Predarea documentelor de Ap. E receptie si transfer eatre Serv. Contabilitate 10. ANEXE, INREGISTRARI, ARHIVARI : Nr. | Denumirea Numar Arhivare Alte anexi| — anexei Elaborator | Aprobit| exemplare | Pif¥2aF° | Toe | Perioadl| elem, 0 1 2 3 4 s 6 7 8 1. | Referat de | Administrator hecesitate cantina 21 Neads ‘Adm, Cantina Hf tanster ——_ [Maazioner Bucatar Faeturi ‘Adm, Cantina 11, CUPRINS Numirul Denumirea componente din cadrul procedurit Pagina componentei in cadrul procedurii Fi Coperta T Lista responsabililor ou elaborarea, verificarea si aprobarea edifiel z sau, dupa eaz, a reviziei in cadrul edifiei procedurii operationale 2 Situafia edifiilor si a reviziilor in cadral edifiilor procedurii z operationale 3 Lista cuprinzind persoanele Ia care se difuzeazii edifia sau, dupl caz, z revizia din cadrul editiei procedurii operationale 4 Scopul procedurii operafionale 3 3 Domeniul de aplicare a proceduri operafionale 3 6 Documentele de referinji (reglementiri) aplicabile activitit 4 procedurate 7 Definitii si abrevieri ale termenilor utllizayi in procedura a operationalEniitatea public Provedura operational privind aprovizionarea gi TN dex 1 Universitatea ,1 Decembrie | eliberarea alimentelor pentru consum din magazie ep 10918” din Alba Iulia Revtenig Weer Cod: SEAQ PO SERVICIUL SOCIAL.04 | Pagina? din7 Departamentul (Diretia) Serviciul Social Exemplar nr. 1 8 Descrierea procedurii operafionale 3 9 Responsabilitati si raspunderi in derularea activitiji 6 10 ‘Anexe, inregistriri, arhivari 6 i ‘Cuprins: 6 Aprobatét in Sedinja Senatului Universitagii ,, 1 Decembrie 1918” din Alba Iulia in data de 28 iunie 2018. m