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LIMA - PERÚ
[ANIO]
ÍNDICE
N° Pág.
I. ORIGEN ...................................................................................................................................................... 3
II. OBJETIVOS ................................................................................................................................................. 3
2.1 Objetivo General .................................................................................... Error! Bookmark not defined.
2.2 Objetivo(s) Específico(s) .......................................................................................................................... 3
III. ALCANCE ................................................................................................................................................... 3
IV. INFORMACIÓN RESPECTO DEL HITO DE CONTROL ................................................................................... 4
V. SITUACIONES ADVERSAS .......................................................................................................................... 4
VI. DOCUMENTACIÓN VINCULADA AL HITO DE CONTROL ............................................................................ 10
VII. INFORMACIÓN DEL REPORTE DE AVANCE ANTE SITUACIONES ADVERSAS .......................................... 10
VIII. INFORMACIÓN DE LAS SITUACIONES ADVERSAS COMUNICADAS EN INFORMES DE HITO DE CONTROL
ANTERIORES ............................................................................................................................................ 10
IX. CONCLUSIONES ....................................................................................................................................... 11
X. RECOMENDACIONES ............................................................................................................................... 11
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I. ORIGEN
El presente informe se emite en mérito a lo dispuesto por el Órgano de Control Institucional del Instituto
Catastral de Lima mediante oficio n.° 297-2019-OCI-ICL/MML de 14 de octubre de 2019 registrado en
el Sistema de Control Gubernamental – SCG con la orden de servicio n.° [2-0656-2019-009, en el
marco de lo previsto en el marco de lo previsto en la Directiva n.° 002-2019-CG/NORM “Servicio de
Control Simultáneo” aprobada mediante Resolución de Contraloría n.° 115-2019-CG, de 28 de marzo
de 2019.
II. OBJETIVOS
Determinar si el proceso de Gestión del Fondo de caja chica y el proceso de Recaudación Directa de
los Ingresos del ICL se vienen ejecutando de acuerdo con la normativa aplicable y los lineamientos
internos establecidos por el Instituto Catastral de Lima
III. ALCANCE
El servicio de Control Concurrente se efectúo al proceso de Gestión del Fondo de caja chica y el
proceso de Recaudación Directa de los Ingresos del ICL e incluye el detalle de la evaluación de su
último hito de control “Reposición de fondo de caja chica y depósito de ingresos” y que ha sido
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El Control Concurrente se realizó a los procesos de Gestión del Fondo de Caja Chica y de
Recaudación Directa de Ingresos, en los cuales se encuentran involucradas las siguientes gerencias:
la Unidad de Tesorería a través de la Gerencia de Administración, las Áreas de Servicio al
Administrado y de Cartografía a través de la Gerencia de Catastro, y la Gerencia de Proyectos del
ICL, dicho control estuvo orientado a verificar el cumplimiento de la normativa aplicable y de la
Directiva n.° 08-2012-GA-ICL/MML “Normas para la Habilitación, Administración y Control de Fondo
Fijo para Caja Chica del ICL” aprobada con Resolución n.° 23-2012-GG-ICL/MML de 20 de junio de
2012 por parte de la responsable de administrar dicho fondo, gerente de administración, gerentes de
las demás unidades orgánicas, jefe de área y los trabajadores que hacen uso del mismo.
Asimismo, el Control Concurrente también se orientó a verificar la Recaudación Directa de Ingresos,
en relación a los controles implementados en dicha recaudación y el depósito oportuno de los citados
ingresos en la respectiva cuenta bancaria de la entidad.
La reposición del fondo de caja chica se realiza para mantenerlo en su nivel de origen y cumplir los
fines para lo cual fue establecido, para lo cual el encargado del manejo del fondo debe preparar su
rendición documentadas con la oportunidad debida a fin disponer constantemente con el efectivo
suficiente para operar durante el mes, el proceso para la presentación y autorización de la rendición
de fondos y el reembolso de la misma se detalla en la Directiva n.° 08-2012-GA-ICL/MML “Normas
para la Habilitación, Administración y Control de Fondo Fijo para Caja Chica del ICL”.
La recaudación de ingresos por productos y servicios del TUPA se realiza a través del área de servicio
al ciudadano, y los recursos generados en forma diaria son entregados al Especialista de Tesorería
para su depósito en la cuenta corriente n.° 00-068-373344-Banco de la Nación.
V. SITUACIONES ADVERSAS
1.- En la Rendición del fondo fijo para Caja chica se incluyó como gasto un monto que fue
sustraído del mismo, sin que se haya efectuado el deslinde de responsabilidades
distorsionando la información que proporciona la entidad a través de aplicativo informático, y
afectando la integridad del fondo.
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De la revisión selectiva efectuada a las rendiciones del fondo fijo para caja chica se comprobó que
mediante Informe N° 009-2019-ADFFCCH-GA-ICL/MML de 26 de setiembre de 2019 el responsable
del fondo fijo de caja chica presentó al Gerente de Administración la rendición de dicho fondo N° 09-
2019 por el importe de S/. 3 498.96, el cual autorizó la misma y dispuso la certificación presupuestal,
devengado, giro y pago de la rendición.
Al respecto, la encargada del fondo precisó que en la rendición se incluyó el importe de S/: 1 130.00
que fue sustraído el 2 de setiembre de 20119, según refiere la misma en su informe N° 005-2019-
LCHL-GAICL/MML de 2 de setiembre de 2019, ese importe se encontraba en una caja de seguridad
metálica que guardaba en un armario de la oficina de tesorería.
Asimismo, si bien la entidad tiene con una póliza de seguros por deshonestidad con Mapfre Perú
Compañía de Seguros y Reaseguros, la misma comunico que el monto de la perdida de S/: 1 130,00
se encuentra absorbido por el deducible, por lo cual la pérdida se mantuvo.
El monto de la rendición del Fondo Fijo de Caja Chica N° 09-2019 se registró en el módulo
administrativo del SIAF (Sistema Integrado de Administración Financiera) en cuatro partidas
presupuestales, en tanto que el importe sustraído se asignó a la partida presupuestal 2.3.21.299
“gastos varios” cuando correspondía un tratamiento distinto, por ser un monto por rendir; siendo que
a la fecha y no obstante el tiempo transcurrido no se ha efectuado el deslinde de responsabilidades
por esta sustracción.
Ley Nº 27815.- Ley del Código de Ética de la Función Pública de 13 de agosto de 2002.
Capítulo II Principios y Deberes Éticos Del Servidor Público
Artículo 7º.- Deberes de la Función Pública El servidor público tiene los siguientes deberes:
(…)
5. Uso Adecuado de los Bienes del Estado Debe proteger y conservar los bienes del Estado, debiendo
utilizar los que le fueran asignados para el desempeño de sus funciones de manera racional, evitando
su abuso, derroche o desaprovechamiento, sin emplear o permitir que otros empleen los bienes del
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Estado para fines particulares o propósitos que no sean aquellos para los cuales hubieran sido
específicamente destinados.
6. Responsabilidad Todo servidor público debe desarrollar sus funciones a cabalidad y en forma
integral, asumiendo con pleno respeto su función pública.
VII.NORMAS GENERALES
Lo expuesto, afecta la información sobre gastos con los fondos de caja chica que suministra la entidad
la misma que se encuentra distorsionada y asimismo se afecta la integridad del fondo al no haberse
tomado medidas para el resarcimiento de lo sustraído.
2.- La entidad no ha formalizado el procedimiento para el extorno, siendo que uno de los motivos
del mismo seria deficiencias en el sistema que se utiliza para la recaudación de ingresos lo
cual afecta el apropiado control de este proceso y por tanto el logro de sus objetivos
De acuerdo a la información alcanzada por especialista de tesorería y el jefe del Área de servicio al
Administrado, los recibos de ingresos se anulan por dos motivos:
Por errores de digitación de la persona que registra el requerimiento o por el propio
administrado que modifica su requerimiento
Por error del sistema SISCAT que no imprime el recibo generado.
Al respecto, se aprecia que en los meses de setiembre, octubre y noviembre de 2019 se realizaron
las anulaciones siguientes:
CUADRO N.° 1
Recibos Anulados en los meses de setiembre, octubre y noviembre de 2019
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En relación a las anulaciones por error del sistema, el jefe del área de Informática a través del Acta
N° 009-2019-OCI/ICL/MML del 17 de octubre de 2019 manifestó que no tenía conocimiento de ello;
señalando que los recibos anulados no se pueden imprimir debido a errores de los usuarios del
sistema, SISCAT y causas externas (cortes de luz, atascos de papel, falla de impresión; no obstante
resulta necesario que el citado funcionario efectué la revisión respectiva del sistema dado y se efectúe
los ajustes necesarios para la continuidad de la impresión de los recibos de ingreso y contar con todos
los recibos de ingreso emitidos, más aún si ha sido anulados.
De otro lado, se observa que los recibos anulados no se han suscrito el motivo de la anulación, siendo
que solo en algunos casos se indica en el reporte diario de ingresos los números de los recibos
anulados y la causa de la anulación
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Decreto Legislativo del Sistema Nacional De Tesorería aprobado mediante Decreto Legislativo
N° 1441, vigente desde 7 de setiembre de 2018
2.1 La percepción es la etapa de la ejecución financiera de los ingresos en la que se recauda, capta
u obtiene efectivamente los ingresos sobre la base de la emisión o, de ser el caso, la notificación de
la documentación generada en la fase de la determinación.
2.2 Los referidos ingresos deben ser registrados en el SIAF-SP, sustentando dicho registro con
documentos tales como: recibos de ingresos, papeletas de depósito, notas de abono, tickets, boletas
de venta, facturas, o los correspondientes estados bancarios, según sea el caso. (…)
3.- El formato utilizado para las rendiciones mensuales del fondo fijo para la caja chica
presentadas por la responsable no están acordes a las disposiciones internas establecidas lo
cual.
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De la revisión de los reembolsos de las rendiciones del fondo fijo para la caja chica de los meses de
setiembre, octubre y noviembre de 2019 presentadas por la encargada del manejo del fondo y
autorizada por el gerente de administración se comprobó que el formato utilizado no está acorde al
establecido en la Directiva N° 08-2012-GA-ICL/MML ya que no contiene la partida específica del gasto
de cada uno de los comprobantes de pago consignados en la respectiva rendición del fondo. Al
respecto para el reembolso de las rendiciones de cuenta se emitieron los comprobantes de pagos n.°
749, 881y 1024-2019.en los cuales se consignaron los clasificadores del gasto como se muestra a
continuación.
CUADRO Nº 02
RENDICIONES DE CAJA CHICA PRESENTADAS Y REEMBOLSADAS DE LOS MESES DE
SETIEMBRE Y OCTUBRE
Nº DE COMP.
IMPORT AFECTACIO
INFORME RENDICIO SIAF DE FECHA
E S/ N
N PAGO
2.3.11.1 1
Nº008-2019-ADFFCCH-GA- Caja Chica 06/09/201
2,337.05 568 000749 2.3.1 5.1 2
ICL/MML Nº 08-2019 9
2.3.21 2.99
2.3.2 7.1 1 99
2.3.11.1 1
Nº009-2019-ADFFCCH-GA- Caja Chica 02/10/201 2.3.1 5.1 2
3,490.00 623 000881
ICL/MML Nº 09-2019 9 2.3.21 2.99
2.3.2 7.1 1 99
Caja Chica
Nº011-2019-ADFFCCH-GA- 04/11/201
Nº 010- 3,486.50 683 01024 2.3.21 2.99
ICL/MML 9
2019
Fuente : informes y rendiciones de cuentas de fondo de caja chica y comprobantes de pago
Elaborado por: Comisión de auditoria
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2.1 La percepción es la etapa de la ejecución financiera de los ingresos en la que se recauda, capta
u obtiene efectivamente los ingresos sobre la base de la emisión o, de ser el caso, la notificación de
la documentación generada en la fase de la determinación.
2.2 Los referidos ingresos deben ser registrados en el SIAF-SP, sustentando dicho registro con
documentos tales como: recibos de ingresos, papeletas de depósito, notas de abono, tickets, boletas
de venta, facturas, o los correspondientes estados bancarios, según sea el caso. (…)
Lo expuesto ocasiona la falta de sustento de la afectación presupuestal del gasto por el reembolso
mensual efectuado en el SIAF
Las situaciones adversas comunicadas en el Informe de Hito de Control anterior respecto de las cuales
la Entidad aún no ha adoptado acciones preventivas y correctivas, o éstas no han sido comunicadas
a la Comisión de Control, son las siguientes:
La encargada del manejo del fondo no efectúa un registro permanente de los documentos que
sustentan los gastos efectuados con el fondo fijo de caja chica lo que afecta los mecanismos de
control sobre el mismo.
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Los recibos de movilidad pagados con el fondo de caja chica no cuentan con la autorización del
gerente administrativo y en algunos casos con la autorización del jefe inmediato del trabajador y
tampoco se sustentan con las papeletas de salida por comisión de servicios lo cual afecta la validez
de los mencionados documentos como sustento de gasto
Los comprobantes de pago que sustentan los egresos del fondo fijo para caja chica por adquisición
de bienes y prestación de servicios no cuentan con la firma del beneficiario ni del funcionario
responsable lo cual afecta la justificación del gasto y la conformidad de la entrega de los mismos
al área usuaria
IX. CONCLUSIONES
1. Durante la ejecución del servicio de Control Concurrente a la Reposición de Fondo de Caja Chica
y Depósito de Ingresos se han advertido tres (3) situaciones adversas que afectan o podrían
afectar la continuidad, el resultado o el logro de los objetivos de los procesos de Gestión del Fondo
de caja chica y el proceso de Recaudación Directa de los Ingresos, las cuales han sido detalladas
en el presente informe.
2. Asimismo, subsisten situaciones adversas identificadas en el Informe de Hito de Control n.º 01,
detalladas en el punto VII del presente Informe, respecto de las cuales la Entidad no adoptó
medidas preventivas y correctivas a la fecha de la emisión de este Informe de Control Concurrente.
X. RECOMENDACIONES
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Lima, de de
[Responsable]
Jefe de Órgano Institucional del (la) Instituto Catastral De
Lima
CODIGO-206562019001-009-001
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