Manual de Normas y Procedimientos de Bienes Corregido Enero 2013

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REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA HOJA DE
ALCALDÍA METROPOLITANA DEL AREA SUSTITUYE A DE
METROPOLITANA DE CARACAS
FECHA
M AN UA L D E N O RM A S Y P R O C E D I M I E N T O S
PA R A E L R E G I S T R O Y C O N T R O L D E B I E N E S M U E B L E S E I N M U E B L E S
D E L A A L C A L D I A M E T R O P O L I TA N A D E L Á R E A M E T R O P O L I TA N A D E
CAR AC AS
DIRECCIÓN DE GENERAL SECTORIAL DE FINANZAS
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN
CERTIFICACIÓN
DENOMINACIÓN DEL CARGONIVEL DE APROBACIÓN

NOMBRE Y FECHA FIRMA Y SELLO
APELLIDO
ALCALDE METROPOLITANO ANTONIO LEDEZMA

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FECHA
CAR AC AS
NIVEL DE REVISIÓN
NOMBRE Y
DENOMINACIÓN DEL CARGO FECHA FIRMA Y SELLO
APELLIDO
OBSERVACIONES:
DIRECTOR DE GESTIÓN
HÉCTOR URGELLES
ADMINISTRATIVA
DIRECTOR DE PLANIFICACIÓN
WILMER PÉREZ
Y PRESUPUESTO
DIRECTORA DE CARMEN CATALINA

ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS ANDARCIA R.
EDGAR
JEFE DIVISIÓN DE BIENES
HERNÁNDEZ
CONTENIDO Pág.
Certificación…………………………………………………………………………… 1
Contenido …………………………………………………………………………….. 2
Introducción…………………………………………………………………………... 5
CAPÍTULO I
ASPECTOS GENERALES
1.1 Base Legal………………………………………………………………………… 7

1.2 Objetivos…………………………………………………………………………... 11
1.2.1. Objetivo General………………………………………………………… 11
1.2.2. Objetivos Específicos………………………………………………….. 11
1.3 Alcance…………………………………………………………………………….. 12
1.4 Actualización y Uso…….……………………………………………………….. 12
CAPÍTULO II
DESCRIPCIÒN DE LAS NORMAS
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FECHA
CAR AC AS
2.1 Normas……………………………………………………………………………… 14
2.1.1 Normas Generales………………………………………………………….. 14
2.1.2. Normas Específicas……………………………………………………….. 17
CAPÍTULO III
DESCRIPCIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS Y FLUJOGRAMAS
3. Procedimientos y Flujogramas………………………………………………….. 22
3.1 Procedimiento:
“Incorporación de los Bienes Muebles para las Unidades Centralizadas y Descentralizadas” 22
3.1.1 Flujograma de Proceso………………………………………………………….. 28
3.2 Procedimiento:
“Incorporación de Bienes Inmuebles”………………………………………….. 32
3.2.1 Flujograma de Proceso………………………………………………………….. 37
3.3 Procedimiento:
“Desincorporación de los Bienes Muebles”…………………………………. 39
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3.3.1 Flujograma de Proceso…………………………………………………………. 46
3.4 Procedimiento:
“Traspaso de Bienes Muebles” (Movimiento Interno)……………………. 50
3.4.1 Flujograma de Proceso………………………………………………………… 55
3.5 Procedimiento:
“Bienes Muebles Faltantes”……………………………………………………. 59
3.6 Procedimiento:
“Movimientos Mensuales”………………………………………………………. 71
3.7 Procedimiento:
“Inventario”………………………………………………………………………… 74
CAPÍTULO VI
Glosario de Términos……………………………………………………………….… 78
CAPÍTULO V
ANEXOS
1 “Planilla de Incorporación”……………………….……………………………………. 106

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2 “Planilla de Desincorporación”……………..………………………………………… 107
3 “Traspaso y Murales de Bienes Muebles”……………………………………….….. 108
4 “Bienes Muebles Faltantes”……………………………………………………………. 109
5 “Movimiento Mensual”……………………………………..……………………………... 110
6 “Inventario de Bienes Muebles”……………………………..………………………….. 111
INTRODUCCIÓN
El Manual de Normas y Procedimientos es el documento que contiene la

expresión analítica de los procedimientos administrativos, a través de los cuales
se regulariza la actividad operativa de la organización, además del enunciado de
normas de funcionamiento básicas, a las cuales deberán ajustarse los miembros
de la misma.
El artículo 37 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del

Sistema Nacional de Control Fiscal, establece que “Cada entidad del sector
público elaborará, en el marco de las normas básicas dictadas por la Contraloría
General de la República, las normas, manuales de procedimientos, indicadores de
gestión, índices de rendimiento y demás instrumentos o métodos específicos para
el funcionamiento del sistema de control interno”.
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Del mismo modo, el artículo 6 de la Ley Contra la Corrupción, establece

que “En la administración de los bienes y recursos públicos, los funcionarios y
empleados públicos se regirán por los principios de honestidad, transparencia,
participación, eficiencia, eficacia, legalidad, rendición de cuentas y
responsabilidad”.
En este sentido y dando cumplimiento a lo antes expuesto, la Dirección

General Sectorial de Finanzas a través de la Dirección de Administración y la
División de Bienes adscrita a la misma, diseña el presente Manual de Normas y
Procedimientos para el Registro y Control de Bienes Muebles e Inmuebles de la
Alcaldía Metropolitana del Área Metropolitana de Caracas, el cual fue desarrollado
con base al relevantamiento de procedimientos legales existentes, con el
propósito de delimitar las Normas, Acciones y Responsables del Proceso, a los
fines de garantizar el patrimonio de la Alcaldía Metropolitana del Área
Metropolitana de Caracas.
Este manual se constituye como material de consulta, ya que contiene los

elementos fundamentales que permiten identificar y describir la operatividad de
los procedimientos que realiza la División de Bienes y la División de Contabilidad
para el control de los bienes que constituyen junto con los ingresos y obligaciones
la Hacienda Pública Metropolitana. y está organizado por cinco capítulos:
Capítulo I. Aspectos Generales del Manual conformado por la base legal vigente,
los objetivos, alcance, actualización y uso.
Capítulo II. Presenta las normas generales y específicas ajustadas a las bases
legales vigentes.
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Capítulo III. Procedimientos con su respectivos Flujogramas.

Capítulo IV. Glosario de Términos
Capítulo V. Anexos
Finalmente y en concordancia con el artículo 8 de las Normas Generales del

Control Interno, corresponde a la máxima Autoridad Jerárquica, Gerentes,
Directores o Autoridades Administrativas de cada unidad, ejercer vigilancia sobre
el cumplimiento de este instrumento, así como la evaluación continua de su
aplicación y el grado de eficiencia, logrando así garantizar la vigencia del presente
Manual.
CAPÍTULO I
ASPECTOS GENERALES
Base Legal:
 Constitución De La República Bolivariana De Venezuela con la
Enmienda N°1 publicada en Gaceta Oficial N°5908 Extraordinario de
fecha 19/02/2009
Art. 141 al 149 De la Administración Pública.
Art. 287 De la Contraloría General de la República
Art. 311 De la Gestión Fiscal.
Art. 313 De la Administración Económica y Financiera.
Art. 315 De los Presupuestos Públicos anuales de gastos.
 Código Civil de la República Bolivariana de Venezuela, publicada

en Gaceta Oficial Nª 2.990. Extraordinaria de fecha 26 de junio de
1982.
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 Ley Contra la Corrupción, Gaceta Oficial de la República

Bolivariana de Venezuela, nº 5.637 extraordinaria, de fecha 7 de
abril 2003.
 Ley Orgánica de Procedimientos Administrativos, publicada en

Gaceta Oficial N° 2818 Extraordinario del 01/07/1981. En todo su
contenido.
 Ley Orgánica De La Administración Pública, publicada en Gaceta

Oficial Nª 37.305 de fecha 17 de octubre 2001.
 Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley Orgánica de Bienes

Públicos, según Decreto Nº 9.041, publicado en Gaceta Oficial Nº
39.945 del 15 de Junio de 2012.
 Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley de la Reforma de la Ley

Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público,
Gaceta Oficial Nº 39.164 del 23 de Abril de 2009, modificada según
Decreto Nº 8414, publicada en Gaceta Oficial Nº 39.741 del 23 de
Agosto de 2011.
 Ley Orgánica de la Procuraduría General de la República, Decreto
Nº 6.286 30 de julio de 2008 publicado en la Gaceta Oficial Nº. 5892
Extraordinario de fecha 31/07/2008
 Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema

Nacional del Control Fiscal, publicada en Gaceta Oficial
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Extraordinaria Nº 6013 de fecha 23 de Diciembre de 2010
 Ley Orgánica que Regula la Enajenación de Bienes del Sector

Público no Afectos a las Industrias Básicas, publicada en la Gaceta
Oficial N° 3.951 de fecha 07 de enero de 1987.
 Reforma Parcial de la Ley Orgánica de la Hacienda Pública

Nacional, publicada en la Gaceta Oficial N° 1.660 Extraordinario de
fecha 21 de junio de 1974.
 Título Preliminar. “Disposiciones Generales sobre la Hacienda
Pública Nacional.
 Titulo 1. Artículos 19 al 30. De los Bienes Nacionales.
 Ley Orgánica de Simplificación de Trámites Administrativos, Decreto

6265 publicado en Gaceta Oficial N° 5891 Extraordinario del
31/07/2008
 Ley de Conservación y Mantenimiento de los Bienes Públicos,

publicada en la Gaceta Oficial N° 38.756 de fecha 28 de agosto de
2007.
 Reforma Parcial del Reglamento Nº 1 de la Ley Orgánica de la

Administración Financiera del Sector Público sobre el Sistema
presupuestario, publicada en Gaceta Oficial Nº 5.781 Extraordinario
de fecha 12 de agosto de 2005, según Decreto Nº 3.776.
 Reglamento Nº 4 de la Ley Orgánica de la Administración Financiera

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del Sector Público sobre el Sistema de Contabilidad Pública,

publicado en Gaceta Oficial Nº 38.318 de fecha 21 de Noviembre de
2005.
 Estatuto Orgánico De La Alcaldía Metropolitana del Área

Metropolitana de Caracas. publicado en Gaceta Oficial del Distrito
Metropolitano de Caracas, Extraordinaria Nº 0120, de fecha 28 de
Febrero de 2012 (Decreto Nº 001088).
 Normas Generales de Control Interno, publicada en la Gaceta Oficial

N° 36.229 del 17/06/1997
 Reglamento sobre la Organización del Control Interno en la

Administración Pública Nacional, publicado en Gaceta Oficial N°
37.783 del 25/09/2003
Art. 1. Objeto y ámbito de aplicación
Art. 2. Objeto del Sistema de Control Interno.
Art. 3.Concepción Integral e integrada del Sistema de Control Interno
Art.4. Responsabilidad de organización y mantenimiento del sistema
Art.6. Control interno previo, alcance y obligatoriedad de su ejercicio
 Manual de Normas de Control Interno sobre un Modelo Genérico de la

Administración Central y Descentralizada Funcionalmente , publicado
en Gaceta Oficial Nº 38.282 del 28 de noviembre de 2005.
 Publicación Nº 21 del Anexo Nº 4 de la Contraloría General de la

República, publicada en la Gaceta Oficial Nº 2.681, Extraordinaria de
fecha 31 de octubre de 1980.
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1.1 Objetivos:
1.2.1 Objetivo General:
 Proporcionar a los usuarios un instrumento adecuado que sirva de guía al

momento de ejecutar los procedimientos en materia de registro y control
de bienes de la Alcaldía Metropolitana del Área Metropolitana de Caracas,
con el fin de servir como instrumento de información, decisión y control en
el nivel de desempeño de sus funciones, procurando la mejor utilización de
los recursos y la disminución del gasto en atención a los fines públicos.
1.2.2 Objetivos Específicos:

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 Dar a conocer las normas, instrucciones y modelos para la formación de

los inventarios de los Bienes Muebles e Inmuebles de la Alcaldía
Metropolitana del Área Metropolitana de Caracas y el registro y control de
las operaciones relativas a los mismos.
 Desarrollar habilidades y destrezas para lograr una gestión eficiente en el
proceso de registro y control de los bienes adscritos a la Alcaldía
Metropolitana del Área Metropolitana de Caracas.
 Procurar el manejo adecuado de los recursos públicos, constituyéndose
en guía referencial, clara y precisa de los procedimientos y normas que
deben cumplirse.
1.2 Alcance:
Está dirigido a normalizar y estandarizar las distintas actividades que

desarrollan las Divisiones de Bienes y de Contabilidad de la Dirección de
Administración, en materia de control de los Bienes Muebles e Inmuebles,
involucrando a las Dependencias Centralizadas y Descentralizadas que
conforman la Institución.
1.3 Actualización y Uso:
 Es responsabilidad de la Dirección de Planificación y Presupuesto de la

Alcaldía Metropolitana del Área Metropolitana de Caracas, la
actualización del presente manual, por requerimiento de usuarios y en
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este caso en particular con la participación de la División de Bienes,

adscrita a la Dirección de Administración de la Dirección General Sectorial
de Finanzas.
 El Manual debe estar a disposición de todo el personal que labora en el
área de bienes muebles y contabilidad.
 Cualquier cambio en el ordenamiento legal vigente o en las políticas de la
Dirección General Sectorial de Finanzas. que en materia de
procedimientos afecte la estructura del Manual, generará también un
cambio en su contenido, con el fin de adaptarlo a las nuevas políticas
emitidas.
 El Manual se encuentra organizado de manera tal que el usuario puede

encontrar una información clara y precisa, tanto de las unidades que
intervienen en los procedimientos como en las responsabilidades y
acciones que deben cumplirse durante el desarrollo de los mismos.
 Las disposiciones establecidas en este manual sólo podrán ser

modificadas mediante Resolución del Alcalde Metropolitano.
 Los usuarios del Manual deberán notificar por escrito a su supervisor

inmediato las sugerencias, modificaciones o cambios que afecten el
contenido del mismo, con el objeto de garantizar la vigencia de su
contenido y con ello mejorar la base de conocimiento en el tiempo.
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 Una vez publicada la Resolución del Ciudadano Alcalde con las

modificaciones al Manual, la Dirección General Sectorial de Finanzas
remitirá un boletín informativo a todas las Dependencias de la Alcaldía
CAPÍTULO II
DESCRIPCIÓN DE LAS NORMAS
2.1 Normas Generales:
 Las dependencias, entes centralizados y descentralizados adscritos a la

Alcaldía Metropolitana del Área Metropolitana de Caracas, deben utilizar
los bienes muebles e inmuebles de la Alcaldía Metropolitana del Área
Metropolitana de Caracas, exclusivamente para los fines previstos en la
programación de sus operaciones.
 Las unidades de bienes de las dependencias centralizadas y
descentralizadas mantendrán actualizado un archivo con el registro y
control de los activos fijos, el cual estará conformado por la información
legal que demuestre su propiedad, información financiera que
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demuestre su valor nominal e información administrativa que demuestre

fecha de adquisición, ubicación, reparaciones, mantenimiento, cobertura
de seguro, código de identificación y traslado.
 El registro contable de los Bienes se hará atendiendo su valor nominal
publicado en Gaceta Oficial del Distrito Metropolitano de Caracas,
Extraordinaria Nº 0120, de fecha 28 de Febrero de 2012 (Decreto Nº
001088).
 Las dependencias, entes centralizados, descentralizados y órganos
adscritos a la Alcaldía Metropolitana del Área Metropolitana de Caracas,
deben elaborar el “Mural de Bienes Muebles”, indicando todos los
bienes muebles que se encuentran en su unidad de trabajo.
 Al momento que los activos han sido clasificados y ubicados no

pueden ser cambiados del lugar de ubicación, sin la previa autorización
de la División de Bienes adscrita a la Dirección de Administración de la
Dirección General Sectorial de Finanzas.
 El Inventario Inicial de las dependencias, entes centralizados,
descentralizados y órganos desconcentrados adscritos a la Alcaldía
Metropolitana del Área Metropolitana de Caracas, debe ser presentado
ante la División de Bienes durante el primer trimestre de cada año, con
cierre al treinta y uno (31) de diciembre.
 Los bienes inmuebles deben ser especificados de acuerdo a su
clasificación funcional (grupo y subgrupo) previsto en el respectivo
catálogo de codificación.
 Los títulos de propiedad de los bienes inmuebles deben estar inscritos
en el Registro Público correspondiente.
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 Todas las dependencias deben designar un funcionario para

desempeñar el cargo de registrador de bienes. (o funciones del
registrador de bienes)
 El Cuadro Resumen Mensual debe ser elaborado por todas las
dependencias y enviados a la División de Bienes.
 Los entes descentralizados deberán registrar los Bienes Muebles que
se encuentran en su custodia, a través de una solicitud a la Dirección de
Gestión Administrativa, anexando por cuadruplicado (4): formato de
Incorporación, factura, nota de entrega, acta de Control Perceptivo y
cualquier otro documento justificativo.
 La División de Bienes deberá estar presente en todos los actos de

recepción de Bienes Muebles para realizar el respectivo control
perceptivo.
 La División de Bienes es la única dependencia que tiene potestad para
realizar el procedimiento de desincorporación de bienes de la Alcaldía
 Todo bien objeto de desincorporación debe estar debidamente
incorporado en el Registro de la División de Bienes de la Alcaldía
 Las planillas deben ser llenadas por cuadruplicado (4) para todos los
procedimientos a efectuar (Incorporación, Desincorporación y Traspaso)
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2.1 Normas Específicas:
2.1.1 Para la Incorporación:
 Las reuniones con la Comisión de Evaluación, Incorporación y

Desincorporación de Bienes Muebles e Inmuebles, solamente se deben
realizar cuando la Coordinación de Bienes tenga una cantidad mínimo
de quinientos (500) bienes a desincorporar.
 Los Bienes Muebles Registrados en el formato de Incorporación deben
estar agrupados de acuerdo a los diferentes tipos de incorporación
tales como: 01 Por inventario inicial, 02 Por traspaso, 03 por compras,
04 Por construcción de inmuebles, 05 Por adiciones y mejoras, 06 Por
producción de elementos (muebles), 07 Por suministro de bienes de
otras entidades, 08 Por devolución de bienes suministrados a
contratistas, 09 Por nacimiento de semovientes, 10 Por reconstrucción
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de equipos, 11 Por donación, 12 Por permuta, 13 Por adscripción de

bienes, 14 Por omisión de inventario, 15 Por asignar, 16 Por cambio de
sub-agrupación, 17 Por corrección de desincorporaciones, 18 Por otros
conceptos, 19 Por incorporación de muebles procedentes de los
almacenes.
 Para efectuar el procedimiento de incorporación de bienes se deberán
exigir todas las facturas de adquisición, las cuales deberán contener las
siguientes especificaciones: (marca, modelo, serial, color y
dimensiones).
 El Control Perceptivo se debe realizar a través de un acta que se

elaborará al momento de la recepción de los bienes adquiridos, para
asegurarse de que el precio, la calidad y la cantidad, correspondan con
las especificaciones aprobadas en la Orden de Compra, y deberá estar
firmada por la División de Bienes, División de Compras, Proveedor y la
Dependencia o Unidad Solicitante.
 Para el Control Perceptivo de Bienes Muebles se debe solicitar al

proveedor: copia de la Orden de Compra, Nota de Entrega y accesorios
que posea (si es el caso), a objeto de verificar que el serial, el precio y
la calidad del bien correspondan con las especificaciones aprobadas en
la Orden de Compra.
 Para el Control Perceptivo de vehículos se debe solicitar al proveedor
los siguientes recaudos: original del Certificado de Origen y la garantía,
copia de la Orden de Compra, Nota de Entrega, solicitud para la
tramitación del Certificado de Registro del Vehículo, así como también
dos (2) juegos de llaves (alarmas), tranca palanca y accesorios que
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posea, a objeto de verificar que el precio y la calidad del vehículo

correspondan con las especificaciones aprobadas para su entrega.
 Toda entrega de vehículo debe ser autorizada por la dependencia
solicitante y no se podrá realizar ninguna modificación al acta.
 Para determinar el destino final de los bienes muebles e inmuebles a
desincorporar de se deberá nombrar una Comisión de Evaluación, la
cual deberá estar integrada por representantes de la Alcaldía
Metropolitana del Área Metropolitana de Caracas de las siguientes
dependencias: Consultoría Jurídica, Dirección de Administración,
División de Bienes.
2.1.2 Para la Desincorporación:
 El Acta justificativa de la Desincorporación debe estar avalada por la

máxima autoridad de la dependencia, por el custodio del bien y un
testigo.
 Los bienes obsoletos, deteriorados o faltantes se debe desincorporar
oportunamente de los registros contables o inventarios, previo el
cumplimiento de los trámites legales vigentes y la debida autorización
del ciudadano Alcalde Metropolitano y los bienes de las dependencias.
 En caso de los Bienes Muebles en estado de insevibilidad, debe
procurarse la mayor recuperación económica posible mediante el
aprovechamiento de sus partes o por ventas de las mismas. En caso
de detectarse faltantes de los bienes debe elaborarse un Acta para
dejar constancia de esta situación avalada por el jefe de la
dependencia (custodio) y por dos testigos.
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 La Clasificación de los activos a desincorporar se debe realizar de la

siguiente manera:
 Bienes a ser incinerados o trasladados a los sitios permisados como

botadero de basura: son aquellos bienes inservibles sin ningún valor
comercial tales como: madera o plástico (ya desincorporados).
 Bienes con valor comercial: son activos deteriorados u obsoletos que

aún tienen algún valor comercial; (vehículos, equipos de
computación, hierro y aluminio), los cuales pueden ser ofrecidos en
venta, independientemente de su condición, dando prioridad a los
funcionarios de la Alcaldía Metropolitana del Área Metropolitana de
Caracas, por medio de una Subasta Pública, de acuerdo a lo
establecido por la Comisión de Evaluación, Incorporación y
Desincorporación de Bienes Muebles e Inmuebles.
 Bienes que pueden ser recuperados: todos aquellos bienes
deteriorados u obsoletos, que con una inversión que no supere el
cincuenta por ciento (50 %) de su valor de recambio, puedan ser
reparados o recuperados. Esto se debe realizar tomando en cuenta
todas las reparaciones aplicadas desde el momento de su
adquisición.
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 Para los equipos informáticos, médicos en general o tecnológicos, se

debe contar con la asesoría de un especialista en la materia, a los fines
de determinar si estos equipos pueden ser recuperados, siempre y
cuando su costo por este servicio no sea mayor de lo que se obtendría
por la venta del equipo a ser desincorporados.
 Los Bienes Muebles Registrados en el formato de Desincorporación

deben estar agrupados de acuerdo a los diferentes tipos de
desincorporación tales como: 51 Por traspaso, 52 Por ventas, 53 Por
préstamo de bienes a contratistas, 54 Por suministro de bienes a otras
entidades, 55 Por desarme, 56 Por inservible, 57 Por deterioro, 58
Por demolición, 59 Por muerte de semovientes, 60 Faltantes por
investigar, 61 Por permuta, 62 Por donación, 63 Por adscripción, 65
Por cambio de sub agrupación, 66 Por corrección de incorporaciones,
67 Por otros conceptos.
2.1.3 Para el Traspaso y Murales:

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 Para el traspaso de vehículo de una unidad a otra, se deberá

notificar previamente a la División de Bienes, a fin de que
realicen los procedimientos legales correspondientes.
 El “Mural de Bienes Muebles” debe estar ubicado en un sitio
visible y de fácil alcance.
 Los Murales deben ser elaborados por las Dependencias y por
cada ambiente, deben ser colocados detrás de cada puerta.
 Los Jefes de las Unidades son responsables de los Bienes bajo
su custodia.
CAPÍTULO III
DESCRIPCIÒN DE LOS PROCEDIMIENTOS Y FLUJOGRAMAS

3.1 Procedimiento: “Incorporación de los Bienes Muebles para las Unidades Centralizadas y
Descentralizadas”
RESPONSABLE ACCIÒN
1.- DEPENDENCIA 1. Envía oficio a la Dirección de Administración

SOLICITANTE solicitando la incorporación del bien mueble, con la
Planilla de Incorporación en cuadruplicado (4) y sus
respectivos anexos (Factura, Nota de Entrega, Orden
de Compra y Control Perceptivo)
2. Recibe oficio de la dependencia solicitante y

2.- DIRECCIÓN DE Planilla de Incorporación del bien mueble con sus
ADMINISTRACIÒN respectivos anexos y lo remite a la División de
Bienes.
3. Recibe y registra en el libro de correspondencia,

3.- DIVISIÓN DE BIENES
oficio de la Dirección de Administración y Planilla de
(SECRETARIA)
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Incorporación del bien mueble con sus anexos,

solicitando la incorporación del bien mueble.
4. Remite Planilla de Incorporación del bien mueble

con anexos al Jefe de la División de Bienes para su
proceso.
5. Recibe y verifica Planilla de Incorporación del

4.- JEFE DE LA DIVISIÓN bien mueble con anexos, si no está conforme
DE BIENES devuelve con observaciones.
6. De estar conforme, remite Planilla de

Incorporación del bien mueble con anexos, al
Coordinador de Bienes.
7. Recibe Planilla de Incorporación del bien mueble

con anexos, y asigna a la unidad correspondiente de
acuerdo a la solicitud (contabilidad, registro y control,
archivo, vehículo, inmuebles, comisionado,
secretaria).
5.- COORDINADOR DE BIENES

8. Remite la Planilla de Incorporación del bien
mueble con anexos a la unidad de Registro y Control.
9. Recibe y verifica la Planilla de Incorporación del

bien mueble con anexos, confirmando codificaciones,
nº de cuenta, concepto de incorporación, si es compra
que este dentro del año fiscal y omisión porque no fue
incorporado en su debido momento.
6. UNIDAD DE REGISTRO Y
10. Si no coinciden, devuelve con observaciones.
CONTROL
13. De estar conforme, asienta en el libro de

Registro y Control de incorporaciones de bienes
muebles.
14. Asigna la Ficha Técnica con la cual se le asigna

al bien mueble el número de inventario.
15. Remite a la División de Bienes Ficha Técnica con

la Planilla de Incorporación del bien mueble sellada y
firmada al dorso de la misma.
7. DIVISIÓN DE BIENES
16. Recibe Ficha Técnica y realiza el vaciado de
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(SECRETARIA) datos por cada bien a ser incorporado.
17. Remite a la unidad de Registro y Control Planilla

de Incorporación con anexos y Ficha Técnica del
bien mueble a incorporar.
8. UNIDAD DE REGISTRO Y 18. Recibe la documentación mencionada y verifica

CONTROL que los datos de la Ficha Técnica asignada al bien
mueble correspondan con los datos de la Planilla de
Incorporación.
19. De no estar correctos, devuelve con las

observaciones para su corrección.
20. De estar conforme, elabora los oficios para la

firma del Director de Administración, a fin de
desglosar los cuatro (4) ejemplares de la Planilla de
Incorporación con anexos.
9. DIRECCIÓN DE
ADMINISTRACIÒN 21. Recibe oficio con la Planilla de Incorporación de
bienes muebles y anexos, de la División de Bienes
dirigido a la unidad solicitante de la incorporación
del bien mueble.
22. De no estar conforme, devuelve con
observaciones para su rectificación.
23. De estar conforme, firma y sella oficios

aprobando la incorporación y devuelve a la División
de Bienes.
11. DIVISIÓN DE BIENES 24. Recibe oficios firmados y sellados de la

(SECRETARIA) Dirección de Administración junto a Planilla de
Incorporación del bien mueble con anexos.
25. Remite a la unidad de Registro y Control oficios

firmados y sellados por la Dirección de
Administración junto a Planilla de Incorporación del
bien mueble con anexos, a fin de que proceda a su
distribución.
12. UNIDAD DE REGISTRO Y
CONTROL 26. Desglosa los cuatro (4) ejemplares de la Planilla
de Incorporación del bien mueble, remitiendo
Original de la Planilla de Incorporación y anexos a la
División de Contabilidad Fiscal con un oficio firmado
por el jefe de la división de bienes y Dirección de
Administración aprobando la incorporación del bien
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CAR AC AS
mueble.
27. Remite una (1) copia de la Planilla de

Incorporación del bien mueble con el Talón
desprendible de la Ficha Técnica indicando mes de
la incorporación con oficio firmado por la Dirección
de Administración a la Dependencia Solicitante.
28. Remite una (1) copia de la Planilla de

Incorporación a la unidad de Archivo de la División
de Bienes con la Ficha Técnica, la cual es archivada
en el Kardex en el número de cuenta de cada
dependencia de activos Incorporados.
29. Elabora relación de todas las Planillas de

Incorporación por mes.
30. Remite Relación de las Planillas de

Incorporación y una (1) copia de la Planilla de
Incorporación a la unidad de Contabilidad para su
control.
31. Recibe de la unidad de Registro y Control

Relación de las planillas mencionadas y copia de la
Planilla de Incorporación.
13. UNIDAD DE CONTABILIDAD
32. Archiva copia de la planilla y procesa la relación
separando por número de cuenta para efectuar el
cargo contable.
33. Elabora en cuadruplicado (4), Balance de

Comprobación y Movimiento de Cuentas.
34. Elabora en cuadruplicado (4), listado de Saldos

del Mes de cada dependencia donde se reflejan los
montos individuales para indicar el patrimonio de la
Alcaldía.
35. Remite cuadruplicado (4) de Balance de

Comprobación, Movimientos de Cuentas y
cuadruplicado (4) de listado de Saldos del Mes de
cada dependencia firmados por el jefe de unidad de
Contabilidad y conformados por el Jefe de la
División de Bienes, con oficio a la Dirección de
Administración para su aprobación.
14. DIRECCIÓN DE
36. Recibe y verifica de la División de Bienes
26 148
FECHA
CAR AC AS
cuadruplicado (4) de Balance de Comprobación,

Movimientos de Cuentas y cuadruplicado (4) de
listado de Saldos del Mes de cada dependencia para
su aprobación.
37. De no estar conforme devuelve con

ADMINISTRACIÒN
observaciones para su verificación.
38. De estar conforme, firma y sella aprobando la

documentación.
39. Remite a la División de Bienes para su proceso.
15. DIVISIÓN DE BIENES 40. Recibe de la Dirección de Administración

listado de Saldos del Mes de cada dependencia
firmados y sellados.
41. Remite con oficio a la Sub-Dirección General

Sectorial de Finanzas cuadruplicado (4) de Balance
de Comprobación, Movimientos de Cuentas y
Contabilidad, conformados por el Jefe de la división
de Bienes y aprobado por la Dirección de
Administración.
16. SUB-DIRECCIÓN 42. Recibe de la División de Bienes la

GENERAL SECTORIAL DE documentación aprobada por la Dirección de
FINANZAS Administración.
43. Firma y sella la documentación mencionada y

devuelve a la División de Bienes.
17. DIVISIÓN DE BIENES 44. Recibe de la Sub-Dirección General sectorial de

(SECRETARIA) Finanzas, cuadruplicado (4) de Balance de
cada dependencia firmados y sellados.
45. Archiva oficios.
46. Elabora y remite memo para la firma del Jefe de

la División de Bienes, a fin de enviar cuadruplicado
27 148
FECHA
CAR AC AS
(4) de Balance de Comprobación, Movimientos de

Cuentas y cuadruplicado (4) de listado de Saldos del
Mes de cada dependencia firmados y sellados a la
División de Contabilidad Fiscal.
47. Recibe, firma y sella memo a fin de remitir

cuadros mencionados, indicando movimientos del
mes con todos sus soportes.
48. Remite a la secretaria memo firmado.
49. Recibe memo firmado y sellado con anexos y

remite a la División de Contabilidad Fiscal para su
proceso.
18. JEFE DE LA DIVISIÓN DE

BIENES
1.1. FLUJOGRAMA
Proceso: “Incorporación de los Bienes Muebles para las Unidades Centralizadas y

Descentralizadas”
28 148
FECHA
CAR AC AS
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
DIVISIÒN DE BIENES HOJA 28 DE 111
Proceso: “Incorporación de los Bienes Muebles para las Unidades Centralizadas

y Descentralizadas
DIVISIÒN DE BIENES
DIRECCIÒN DE ADMINISTRACIÒN (SECRETARIA)
JEFE DE LA DIVISIÒN DE BIENES COORDINADOR DE BIENES
Recibe y registra en
libro de Recibe Planilla de
Recibe oficio de la unidad Recibe y verifica
correspondencia, Incorporación con
solicitante de la incorporación con Planilla de
oficio con la Planilla de anexos
Planilla de Incorporación en Incorporación con
cuadruplicado y anexos (Factura, Incorporación y sus anexos
Nota de Entrega, Orden de Compra anexos.
y Control Perceptivo)
Asigna la unidad
correspondiente de acuerdo a
solicitud (Contabilidad, Registro
y Control, Archivo, Vehículo,
Remite al Jefe de la Inmuebles, Comisionado,
Planilla de División de Bienes NO ¿Está
SI Secretaria)
Incorporación Planilla de Conforme
con anexos Incorporación con ?
anexos
Devuelve con Asigna a la Unidad de
Remite al Registro y Control, por
observaciones Coordinador de tratarse de Incorporación y
Registra fecha, sella los Bienes Planilla envía Planilla de
documentos recibidos y de Incorporación Incorporación.
remite a la División de Bienes con anexos
Planilla de
Incorporación con
anexos
LEYENDA
Conector Proceso predefinido Documento con copias Decisión Proceso Almacenamiento
Conector fuera de página Proceso Flecha de Inicio del proceso Flechas guías Terminador fin del proceso
31 148
FECHA
CAR AC AS

Proceso: “Incorporación de los Bienes Muebles para las Unidades Centralizadas
y Descentralizadas
UNIDAD DE REGISTRO Y CONTROL SECRETARIA DE BIENES UNIDAD DE REGISTRO Y CONTROL DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN
32 148
FECHA
CAR AC AS
Recibe y verifica Planilla de

Incorporación en
1 cuadruplicado y anexos, Recibe Planilla de
conformando codificaciones, nº Incorporación con Recibe y verifica
de cuenta y concepto de anexos y Ficha Planilla de Recibe Oficio con
incorporación. Técnica Incorporación con Planilla de
anexos y Ficha Incorporación con
Técnica anexos y Ficha
Técnica.
Realiza el vaciado de
Planilla de datos en la Ficha
Incorporación Técnica.
con anexos
NO SI NO ¿Está
¿Está Conforme
Conforme ?
Remite Planilla de ?
NO Si Incorporación con Devuelve SI
¿Está anexos y Ficha Devuelve con Remite con oficio con
Conforme Técnica observaciones a la Dirección de observacion
? Administración es
Planilla de
Devuelve con Asienta en el libro de Incorporación Firma y Sella Oficios
observaciones Registro y Control de Planilla de con anexos y aprobando la
Incorporaciones de Incorporación con Ficha Técnica Incorporación y devuelve
bienes muebles. anexos y Ficha a la División de Bienes
Técnica
Asigna ficha técnica para

asignar nº de inventario al
Oficios con Planilla
bien mueble.
de Incorporación
con anexos y Ficha
Técnica
Remite a la secretaria Ficha
Técnica y Planilla de
Incorporación.
2
33 148
FECHA
CAR AC AS
UNIDAD DE REGISTRO Y
DIVISIÓN DE BIENES (SECRETARIA) CONTROL
UNIDAD DE CONTABILIDAD DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN
Recibe de la Unidad de
Registro y Control Copia Recibe y verifica
Recibe Planilla de
Recibe Planilla de (4) de Planilla de cuadruplicado (4) de
Incorporación con
2 Incorporación en anexos y Ficha Incorporación y Relación Balance de
cuadruplicado y anexos y ficha de las Planillas de Comprobación,
Técnica
técnica, firmada y sellada, junto Incorporación Movimientos de
con oficios aprobando la Cuentas, y
incorporación del bien. cuadruplicado (4)
listados de saldos
Desglosa los cuatro (4) Archiva copia (4) de .del mes
ejemplares, remitiendo a la planilla de
Oficios con Planilla División de Contabilidad incorporación
de Incorporación Fiscal Original (1) con oficio
con anexos y Ficha
Técnica NO SI
¿Está
4 Procesa relación Conforme
3
2 separando por ?
Remite a la Unidad de Registro y 1 número de cuenta para
Control Ficha Técnica y Planilla Planilla de efectuar cargo
Devuelve con
de Incorporación, para que Incorporación contable
observaciones
proceda a su distribución con anexos y
Ficha Técnica
Elabora en cuadruplicado
(4), Balance de
Comprobación y Firma y Sella Oficios
Movimientos de Cuentas aprobando la documentación
y devuelve a la División de
Remite a la Dependencia
Bienes.
Solicitante Copia (2), con
oficio y talón de la Ficha Elabora en cuadruplicado (4),
Técnica indicando mes de listado de Saldos del mes de
la incorporación. cada dependencia, donde se
Remite a la Unidad de Archivo de
reflejan los montos 3
individuales, para indicar el
la División de Bienes Copia (3), y patrimonio de la Alcaldía, y
Ficha Técnica para archivarla en el remite junto con Balance a la
Kardex en el Nº de cuenta de cada Dirección de Administración.
dependencia de activos
incorporados.
35 148
FECHA
CAR AC AS
LEYENDA
DIVISIÒN DE BIENES Proceso: “Incorporación de los Bienes Muebles para las
Unidades Centralizadas y Descentralizadas HOJA 30 DE 111
DIVISIÒN DE BIENES
Proceso: “Incorporación de los Bienes Muebles para las Unidades Centralizadas HOJA 31 DE 111
y Descentralizadas
SUB-DIRECCIÓN GENERAL
DIVISIÓN DE BIENES (SECRETARIA) SECTORIAL DE FINANZAS
DIVISIÓN DE BIENES (SECRETARIA) JEFE DE LA DIVISIÓN DE BIENES
Recibe firmados y sellados,

cuadruplicado (4) de Balance Recibe, firmados y Recibe memo
de Comprobación, Recibe
3 Movimientos de Cuentas, y cuadruplicado (4)
sellados firmado y sellado
con cuadruplicado
cuadruplicado (4)
cuadruplicado (4) listados de de Balance de de Balance de (4) de Balance de
saldos. Comprobación, Comprobación, Comprobación,
Movimientos de Movimientos de Movimientos de
Cuentas, y Cuentas, y Cuentas, y
cuadruplicado (4) cuadruplicado (4) cuadruplicado (4)
listados de listados de listados de saldos
saldos .del mes saldos .del mes .del mes
Cuadruplicado (4) de Remite a la secretaria mema

Balance de firmada y sellada anexando
Archiva oficios de la Sub-
Comprobación, la documentación
Gerencia de Gestión
Movimientos de mencionada.
Firma y Sella aprobando la Administrativa y de la
Cuentas, y
documentación y devuelve a Dirección de Administración
cuadruplicado (4)
la División de Bienes. y Finanzas
listados de saldos del
mes
4
Elabora y remite memo al
Remite con oficio a la Sub- Jefe de la División de Bienes
Dirección General Sectorial de para su firma, a fin de enviar
Finanzas documentación a la División de Contabilidad
mencionada firmada por el Jefe Fiscal la documentación
de la Unidad de Contabilidad, firmada y sellada para su
conformada por el Jefe de la proceso.
División de Bienes y aprobada
por la Dirección de Remite a la Unidad de Archivo de
Administración. la División de Bienes Copia (3), y Recibe memo firmado y sellado
Ficha Técnica para archivarla en el con anexos y remite a la
Kardex en el Nº de cuenta de cada 4 División de Contabilidad Fiscal Fin
dependencia de activos para su proceso.
incorporados.
37 148
FECHA
CAR AC AS
LEYENDA
38 148
FECHA
CAR AC AS
3.2 Procedimiento: “Incorporación de Bienes Inmuebles”

RESPONSABLE ACCIÒN
1. DIRECCIÓN DE 1. Recibe Título de Propiedad del Bien

ADMINISTRACIÒN Inmueble de las diferentes dependencias de
la Alcaldía Metropolitana del Área
Metropolitana de Caracas, con sus
respectivos soportes, y remite a la División
de Bienes.
2. DIVISIÓN DE BIENES 3. Recibe Título de Propiedad del Bien

(SECRETARIA) Inmueble con sus respectivos soportes de la
Dirección de Administración y lo remite al
Jefe de la División de Bienes.
3. JEFE DE LA DIVISIÓN DE 4. Recibe y verifica que la documentación se

BIENES encuentre completa (Título de Propiedad del
Bien Inmueble con sus respectivos soportes).
Caso contrario devuelve
4. COORDINADOR DE BIENES 5. De estar conforme remite al Coordinador a

fin de que asigne la unidad correspondiente
para procesar solicitud.
5. UNIDAD DE INMUEBLES 6. Recibe Título de Propiedad del Bien

Inmueble con sus respectivos soportes y lo
remite a la Unidad de Inmuebles.
39 148
FECHA
CAR AC AS
7. Recibe y verifica que la documentación se

encuentre completa (Título de Propiedad del Bien
Inmueble con sus respectivos soportes). Caso
contrario devuelve.
8. De estar correctos, registra en el Inventario de

Inmueble todos los datos del Bien reflejados en el
Título de Propiedad.
9. Imprime dos (02) originales del Inventario de

Inmueble.
10. Firma y sella los dos (02) originales del

Inventario de Inmueble.
11. Remite al Jefe de la División de Bienes los dos

(02) originales del Inventario de Inmueble.
6. JEFE DE LA DIVISIÓN DE 12. Recibe y verifica que los dos (02) originales del
BIENES Inventario de Inmueble se encuentren correctos.
Caso contrario devuelve.
13. De estar correctos, firma los dos (02) originales

del Inventario de Inmueble.
14. Remite al Registrador de Bienes los dos (02)

originales del Inventario de Inmueble.
40 148
FECHA
CAR AC AS
7. REGISTRADOR DE BIENES 15. Recibe dos (02) originales del Inventario de

Inmueble.
16. Elabora Ficha de Resumen para cada

Propiedad Inmueble (Catastro).
17. Imprime dos (02) originales de la Ficha de

Resumen para cada Propiedad Inmueble.
18. Entrega al Coordinador los dos (02) originales

del Inventario de Inmueble y de la Ficha de
Resumen para cada Propiedad Inmueble.
8. COORDINADOR DE BIENES 19. Recibe dos (02) originales del Inventario de

Inmueble y de la Ficha de Resumen para cada
Propiedad Inmueble y verifica que lo recibido se
encuentre correcto. Caso contrario devuelve.
20. De estar conforme, firma los dos (02)

originales del Inventario de Inmueble y de la
Ficha de Resumen para cada Propiedad
Inmueble.
21. Remite a la Secretaria los dos (02) originales del

Inventario de Inmueble y de la Ficha de Resumen
para cada Propiedad Inmueble.
41 148
FECHA
CAR AC AS
9. SECRETARIA DE BIENES 22. Recibe dos (02) originales del Inventario de

Propiedad Inmueble.
23. Sella los dos (02) originales del Inventario de

Propiedad Inmueble.
24. Estructura el expediente para cada propiedad de

acuerdo con los documentos aprobados con sus
respectivos soportes.
25. Archiva el expediente.

42 148
FECHA
CAR AC AS
3.2.1 Flujograma de Proceso
Procedimiento: “Incorporación de Bienes Inmuebles”

Proceso: “Incorporación de Bienes Inmuebles
DIVISIÓN DE BIENES
JEFE DE LA DIVISIÓN DE BIENES COORDINADOR DE BIENES
Recibe Titulo de Propiedad del Recibe Titulo de Recibe y verifica

Recibe Título de
Bien Inmueble de las diferentes Propiedad y registra en Título de Propiedad
Propiedad con
dependencias de la Alcaldía libro de con soportes
soportes
Metropolitana del Área correspondencia
Metropolitana de Caracas, con sus
respectivos soportes y remite a la
División de Bienes Asigna la unidad
División de Bienes NO ¿Está
SI Secretaria)
Título de Título de Propiedad Conforme
Propiedad con con soportes. ?
soportes.
Remite al Inmuebles y Título de
observaciones Coordinador de Propiedad con soportes.
Recibe y sella (2) Bienes
2 originales del Inventario
de Inmuebles y dos (2)
originales de la Ficha
Resumen.
Título de Propiedad
con soportes
Estructura el Expediente
para cada propiedad con
los soportes respectivos.
1
Archiva Expediente
Fin
44 148
FECHA
CAR AC AS
LEYENDA
Proceso: “Incorporación de Bienes Inmuebles”
JEFE DE LA DIVISIÒN DE
UNIDAD DE INMUEBLES BIENES
REGISTRADOR DE BIENES COORDINADOR DE BIENES
Recibe y verifica (2) Recibe (2)

originales del originales del Recibe y verifica (2)
Recibe y verifica Titulo de Inventario de Inventario de originales del
1 Propiedad del Bien Inmueble, con Inmuebles Inmuebles Inventario de
sus respectivos soportes
Inmuebles y dos (2)
originales de la
Ficha Resumen
Elabora Ficha de Resumen
para cada Propiedad
Inmuebles (Catastro)
NO ¿Está SI
Conforme ¿Está
? NO Conforme SI NO SI
¿Está
?
Devuelve con Imprime dos (2) originales de Conforme
Remite al la Ficha Resumen para cada ?
observaciones Devuelve
Coordinador de Remite al Propiedad Inmueble.
Bienes Registrador de
Devuelve Firma y Sella
Bienes
Registra en el Inventario de Remite al Coordinador de

Inmuebles todos los datos Bienes (2) originales del
del Bien reflejados en el Inventario de Inmuebles y Remite a la Secretaria de
Título de Propiedad. dos (2) originales de la Ficha Bienes (2) originales del
Resumen para cada Inventario firmados y
Propiedad Inmueble. sellados y dos (2) originales
de la Ficha Resumen
Imprime, firma y sella dos (2)
originales del Inventario.
Remite al Jefe de la División

2
de Bienes (2) originales del
Inventario firmados y
sellados
46 148
FECHA
CAR AC AS
LEYENDA
47 148
FECHA
CAR AC AS
3.3 Procedimiento: “Desincorporación de los Bienes Muebles”

RESPONSABLE ACCIÒN
1.- DEPENDENCIA 1. Envía oficio a la Dirección de Administración
SOLICITANTE solicitando la desincorporación del bien mueble, con
la Planilla de Desincorporación en cuadruplicado (4) y
acta de desincorporación, memoria fotográfica y
denuncian ante el CICPC, si fuese por hurto.
2. Recibe oficio de la dependencia solicitante y Planilla

2.- DIRECCIÓN DE de Desincorporación del bien mueble con sus
ADMINISTRACIÒN respectivos anexos y lo remite a la División de Bienes.
3. Recibe y registra en el libro de correspondencia, oficio

de la Dirección de Administración y Planilla de
(SECRETARIA) Desincorporación del bien mueble con sus anexos,
solicitando la desincorporación del bien mueble.
4. Remite Planilla de Desincorporación del bien mueble

con anexos al Jefe de la División de Bienes para su
proceso.
5. Recibe y verifica Planilla de Desincorporación del bien

4.- JEFE DE LA DIVISIÓN mueble con anexos, si no está conforme devuelve con
DE BIENES observaciones.

Desincorporación del bien mueble con anexos, al
48 148
FECHA
CAR AC AS
7. Recibe Planilla de Desincorporación del bien mueble

con anexos, y asigna a la unidad correspondiente de
archivo, vehículo, inmuebles, comisionado, secretaria).
5.- COORDINADOR DE BIENES

8. Remite la Planilla de Desincorporación del bien mueble
con anexos a la unidad de archivo.
9. Recibe y verifica la Planilla de Desincorporación del

bien mueble con anexos, confirmando si la
desincorporación es por insevibilidad o deterioro que
se le anexe acta, si es por hurto o faltante por
investigar se le anexe denuncia del Cuerpo de
6. UNIDAD DE ARCHIVO Investigaciones Científicas, Penales y Criminalísticas
(C.I.C.P.C.). Luego chequea contra el Kardex que los
datos sean los mismos (marca, modelo, serial,
codificación y monto).
10. Si no coinciden, devuelve con observaciones.
11. De estar conforme, sella planilla al dorso y remite a la

secretaria.
7. DIVISIÓN DE BIENES 12. Recibe Planilla de Desincorporación del bien mueble

(SECRETARIA) con anexos.
13.Elabora los oficios para la firma del Director de

Administración, a fin de desglosar los cuatro (4)
ejemplares de la Planilla de Desincorporación con
anexos.
49 148
FECHA
CAR AC AS
8. DIRECCIÓN DE 14. Recibe oficios con la Planilla de Desincorporación

ADMINISTRACIÒN de bienes muebles y anexos, de la División de
Bienes dirigidos a la División de Contabilidad
Fiscal y a la dependencia solicitante de la
desincorporación del bien mueble.
15. De no estar conforme, devuelve con

observaciones para su rectificación.
16. De estar conforme, firma y sella oficios

aprobando la desincorporación y devuelve a la
División de Bienes.
9. DIVISIÓN DE BIENES 17. Recibe oficios firmados y sellados de la Dirección

(SECRETARIA) de Administración junto a Planilla de
Desincorporación del bien mueble con anexos.
18. Remite a la unidad de Contabilidad oficios
firmados y sellados por la Dirección de
Administración junto a Planilla de
Desincorporación del bien mueble con anexos, a
fin de que proceda a su distribución.
19. Desglosa los cuatro (4) ejemplares de la Planilla

10. UNIDAD DE de Desincorporación del bien mueble, remitiendo
CONTABILIDAD Original de la Planilla de Desincorporación y
anexos a la División de Contabilidad Fiscal con un
oficio firmado por jefe de bienes aprobando el
movimiento mensual.
20. Remite a la Dependencia Solicitante una (1) copia

de la Planilla de Desincorporación del bien
mueble.
50 148
FECHA
CAR AC AS

Desincorporación del mes y procesa la relación
cargo contable.

23. Elabora en cuadruplicado (4), listado de Saldos

del Mes de cada dependencia donde se reflejan
los montos individuales para indicar el patrimonio
de la Alcaldía.

cada dependencia firmados y conformados por el
Jefe de la división de Bienes, con oficio a la
Dirección de Administración para su aprobación.

para su aprobación.
12. DIRECCIÓN DE
26. De no estar conforme devuelve con
ADMINISTRACIÓN
observaciones para su verificación.

documentación.
51 148
FECHA
CAR AC AS
29. Recibe de la Dirección de Administración

13. DIVISIÓN DE BIENES cuadruplicado (4) de Balance de Comprobación,
(SECRETARIA) Movimientos de Cuentas y cuadruplicado (4) de
firmados y sellados.
29. Remite con oficio a la Sub-Dirección General

Sectorial de Finanzas cuadruplicado (4) de
Balance de Comprobación, Movimientos de
Cuentas y cuadruplicado (4) de listado de Saldos
del Mes de cada dependencia firmados y
conformados por el Jefe de la división de Bienes
y aprobado por la Dirección de Administración.
14. SUB-DIRECCIÓN GENERAL 30. Recibe y verifica de la División de Bienes

SECTORIAL DE FINANZAS cuadruplicado (4) de Balance de Comprobación,
listado de Saldos del Mes de cada dependencia ya
firmados y sellados para su aprobación.

15. DIVISIÓN DE BIENES devuelve a la División de Bienes.
(SECRETARIA) 32. Recibe de la Sub-Dirección General Sectorial de
Finanzas, cuadruplicado (4) de Balance de
cada dependencia firmados y sellados.
33. Entrega a la División de Bienes copia de los
memoranda dirigidos a la Dirección de
Administración, y Sub-Dirección General sectorial
de Finanzas, para su archivo respectivo y
52 148
FECHA
CAR AC AS

firmados y sellados
34. Recibe oficios para archivar y la documentación
mencionada.
35. Elabora y remite memo para la firma del Jefe de la
División de Bienes remitiendo cuadruplicado (4)
de Balance de Comprobación, Movimientos de
Cuentas y cuadruplicado (4) de listado de Saldos
del Mes de cada dependencia firmados y sellados
a la División de Contabilidad Fiscal.
36. Recibe, firma y sella memo a fin de remitir

cuadros mencionados, indicando movimientos
del mes con todos sus soportes
38. Recibe memo firmado y sellado con anexos y
remite a la División de Contabilidad para su
proceso.
16. JEFE DE LA DIVISIÓN DE
BIENES
53 148
FECHA
CAR AC AS
3.3.1 Flujograma
Procedimiento: “Desincorporación de los Bienes Muebles”

Proceso: “Desincorporación de Bienes Muebles”
DIVISIÒN DE BIENES
Recibe oficio de la dependencia Recibe y registra en

solicitante de la desincorporación libro de Recibe y verifica
con Planilla de Desincorporación correspondencia, Recibe Planilla de
Planilla de
en cuadruplicado y anexos (Acta oficio con la Planilla de Desincorporación
Desincorporación
de desincorporación, Memoria Desincorporación y con anexos
con anexos
Fotográfica y de ser Hurto sus anexos.
denuncia del CICPC)
Asigna la unidad
Planilla de División de Bienes NO ¿Está
SI Secretaria)
Desincorporación Planilla de Conforme
con anexos Desincorporación ?
con anexos
Remite al Archivo, por tratarse de
observaciones Coordinador de Desincorporación y envía
Registra fecha, sella los Bienes Planilla Planilla de Desincorporación.
documentos recibidos y de
remite a la División de Bienes Desincorporació
n con anexos
Planilla de
Desincorporación
con anexos
1
55 148
FECHA
CAR AC AS
LEYENDA
UNIDAD DE ARCHIVO DIVISIÓN BIENES (SECRETARIA) DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN DIVISIÓN BIENES (SECRETARIA)
Recibe y verifica Planilla de

Desincorporación en Recibe y verifica Recibe Oficios con
1 cuadruplicado y anexos, Recibe Planilla de oficios para la Planilla de
confirmando si es por desincorporación Dependencia Desincorporación y
inservibilidad o deterioro, que Solicitante Planilla anexos.
se le anexe acta, si es faltante o de Desincorporación
hurto que se le anexe con anexos
denuncia, luego chequea
contra el Kardex, (marca,
modelo, serial, codificación y
monto). Elabora oficios para la Remite a la Unidad de
firma del Director de Contabilidad a fin de que
Administración, a fin proceda al desglose de la
de desglosar los planilla.
¿Está
NO Si cuatro (4) ejemplares NO SI
de la Planilla de Conforme
¿Está
Desincorporación ?
Conforme
?
Devuelve con Firma, sella y
observaciones remite a la Oficios con Planilla
Devuelve con Sella planilla al dorso de Desincorporación
observaciones y remite a la División Dirección de
Administración y anexos
de Bines.
Oficio con Planilla oficio con
de Planilla de
Desincorporación Desincorporació
con anexos n y anexos
2
57 148
FECHA
CAR AC AS
LEYENDA
59 148
FECHA
CAR AC AS

DIVISIÒN DE BIENES
HOJA 48 DE 111
UNIDAD DE CONTABILIDAD DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN DIVISIÓN BIENES (SECRETARIA)

60 148
FECHA
CAR AC AS
Recibe Planilla de
Desincorporación en Remite a la Unidad de
cuadruplicado y anexos, Archivo de Bienes
2 firmada y sellada, junto con Copia (4), con de Recibe firmados y sellados,
Recibe y verifica cuadruplicado (4) de Balance
oficios aprobando la activos
cuadruplicado (4) de de Comprobación,
Desincorporación del Bien. desincorporados.
Balance de Movimientos de Cuentas, y
Comprobación, cuadruplicado (4) listados de
Movimientos de saldos.
Elabora relación de las Cuentas, y
Desglosa los cuatro (4) Planillas de cuadruplicado (4)
ejemplares, remitiendo a la Desincorporación del listados de saldos
División de Contabilidad mes y pprocesa .del mes Remite con oficio a la Sub-
Fiscal Original (1) con oficio relación separando Dirección General Sectorial de
por número de cuenta Finanzas la documentación
para efectuar cargo mencionada firmada por el Jefe
4 contable
3 ¿Está
de la Unidad de Contabilidad,
2 NO SI conformada por el Jefe de la
Conforme
1 División de Bienes y aprobada
?
Planilla de por la Dirección de
Desincorporación Elabora en cuadruplicado Administración.
y anexos Devuelve con
(4), Balance de
observaciones
Comprobación y
Movimientos de Cuentas
3
Remite a la Dependencia Firma y Sella Oficios
Solicitante Copia (2), con Elabora en cuadruplicado aprobando la documentación
oficio mes de la (4), listado de Saldos del y devuelve a la División de
Desincorporación. mes de cada Bienes.
dependencia, donde se
reflejan los montos
Remite a la Unidad de Archivo de individuales, para indicar
la División de Bienes Copia (3), de el patrimonio de la
activos Desincorporados. Alcaldía, y remite junto
con Balance a la
Dirección de
Administración. Y
Finanzas.
61 148
FECHA
CAR AC AS
SUB-DIRECCIÓN GENERAL SECTORIAL DIVISIÒN DE BIENES (SECRETARIA) JEFE DE LA DIVISIÓN DE BIENES
DE FINANZAS

cuadruplicado (4) de Balance
de Comprobación, Recibe, firmados y sellados
3 Movimientos de Cuentas, y cuadruplicado (4) de Balance de
Recibe, firmada y
sella memo con
cuadruplicado (4) listados de Comprobación, Movimientos de
cuadruplicado (4) de
saldos. Cuentas, y cuadruplicado (4)
Balance de
listados de saldos .del mes
Comprobación,
Movimientos de
Cuentas, y
cuadruplicado (4)
listados de saldos
.del mes
Cuadruplicado (4) de Dirección de Gestión
Balance de Administrativa y de la
Comprobación, Dirección de Administración
Movimientos de Cuentas, y Finanzas Remite a la secretaria memo
y cuadruplicado (4) firmada y sellada anexando
listados de saldos del mes la documentación
mencionada.
Jefe de la División de Bienes
para su firma, a fin de enviar
a la División de Contabilidad
Firma y Sella aprobando la Fiscal la documentación 4
documentación y devuelve a firmada y sellada para su
la División de Bienes. proceso.
Recibe memo firmado y sellado

con anexos y remite a la
4 División de Contabilidad Fiscal
Fin
para su proceso.

División de Contabilidad Fiscal
4 para su proceso.
63 148
FECHA
CAR AC AS

64 148
FECHA
CAR AC AS
LEYENDA
65 148
FECHA
CAR AC AS
Procedimiento: “Traspaso de Bienes Muebles” (Movimiento Interno)

RESPONSABLE ACCIÒN
1. UNIDAD SOLICITANTE 1. Envía por cuadruplicado (4) formato de Traspaso a

la División de Bienes.
2. DIVISIÓN DE BIENES 2. Recibe de las unidades despachadoras y receptoras

(SECRETARIA) el formato de Traspaso de Bienes Muebles.
3. Remite al Jefe de la División de Bienes formato de

Traspaso de Bienes Muebles.
3. JEFE DE LA DIVISIÓN DE 4. Recibe formato de Traspaso de Bienes Muebles y

BIENES verifica que lo recibido se encuentre correcto. Caso
contrario devuelve para que sea remitido a las
unidades involucradas en el proceso.
5. De estar conforme lo remite al Coordinador.

4.COORDINADOR
6. Remite a la Unidad de Registro y Control formato de
Traspaso de Bienes Muebles
5. UNIDAD DE REGISTRO Y 7. Recibe y sella formato de Traspaso de Bienes

CONTROL. Muebles.
8. Registra en el sistema la información contenida en el

formato de Traspaso de Bienes Muebles.
9. Archiva temporalmente Ficha Técnica del Activo y

con el formato de Traspaso de Bienes Muebles.
66 148
FECHA
CAR AC AS
10. Remite a la Unidad de Archivo los cuatro (04)

originales del formato de Traspaso de Bienes
Muebles.
11. Recibe cuatro (04) originales del formato de

6. UNIDAD DE ARCHIVO Traspaso de Bienes Muebles y verifica los datos
contra el Kardex.
12. De no estar correctos, devuelve con

observaciones.
13. De estar conforme, sella y firma los cuatro (04)

formatos de Traspaso de Bienes Muebles,
colocando fecha de traspaso de la cuenta de la
unidad despachadora a la unidad receptora y
elabora oficio de remisión a las unidades
despachadoras y receptoras del bien.
14. Entrega al Jefe de la División de Bienes tres (03)

originales del oficio de remisión de los formatos de
7. DIVISIÓN DE BIENES 15. Recibe cuatro (04) originales del oficio de
remisión de los formatos de Traspaso de Bienes
Muebles, y envía mediante oficio a la Dirección
de Administración.
8. DIRECCIÓN DE 16. Firma cuatro (04) originales del oficio y los

ADMINISTRACIÒN formatos de Traspaso de Bienes Muebles y
67 148
FECHA
CAR AC AS
9. DIVISIÓN DE BIENES 17. Recibe cuatro (04) originales del oficio de remisión de
los formatos de Traspaso de Bienes Muebles.
18. Remite oficio a las unidades despachadoras y a las

receptoras del Bien Mueble con los cuatro (04)
originales del formato de Traspaso de Bienes Muebles.
10. UNIDADES 19. Reciben oficios con los cuatro (04) originales del
DESPACHADORAS Y formato de Traspaso de Bienes Muebles.
RECEPTORAS
20. Remiten al Jefe de la unidad despachadora y receptora

cuatro (04) originales del formato de Traspaso de Bienes
Muebles.
11. JEFE DE LA 21. Recibe cuatro (04) originales del formato de Traspaso
DEPENDENCIA de Bienes Muebles.
(RECEPTORA Y
DESPACHADORA). 22. Firma los cuatro (04) originales del formato de Traspaso
de Bienes Muebles.
23. Remiten a la Secretaria cuatro (04) originales del
formato de Traspaso de Bienes Muebles debidamente
firmado.
12. SECRETARIA DE 24. Recibe los cuatro (04) originales del formato de
BIENES Traspaso de Bienes Muebles debidamente firmado por
el Jefe de la dependencia.
25. Sella los cuatro (04) originales del formato de Traspaso
de Bienes Muebles.
26. Remite a la Unidad de Registro y Control cuatro (04)

68 148
FECHA
CAR AC AS
originales del formato de Traspaso de Bienes Muebles

debidamente firmado y sellado por cada unas de las
autoridades involucradas en el proceso.
13. UNIDAD DE
REGISTRO Y 27. Recibe la documentación señalada para su respectivo
CONTROL asiento en el libro de registro y control.
28. Remite a la Unidad de Contabilidad cuatro (04)

14. UNIDAD DE 29. Recibe cuatro (04) originales del formato de Traspaso
CONTABILIDAD de Bienes Muebles debidamente firmado y sellado por
cada unas de las autoridades involucradas en el
proceso.
30. Realiza Balance Mensual para las Desincorporaciones

por cada cuenta, a los fines de que el Bien Mueble sea
incorporado a la cuenta de la dependencia receptora.
31. Realiza el respectivo asiento contable, sellando la

planilla.
32. Remite a la Unidad de Registro y Control cuatro (4)

15. UNIDAD DE 33. Recibe y Desglosa los cuatro (4) ejemplares del formato
REGISTRO Y de Traspaso del bien mueble, remitiendo un (1) Original a
CONTROL la Dependencia que Incorpora con oficio firmado y
sellado por la Dirección de Administración, un (1)
Original a la Dependencia que Desincorpora con oficio
firmado y sellado por la Dirección de Administración dos
(2) Originales para la Unidad de Archivo.
69 148
FECHA
CAR AC AS
3. 4.1. Flujograma
Procedimiento: “Traspaso de Bienes Muebles” (Movimiento Interno)

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS HOJA 55 DE 111
DIVISIÓN DE BIENES
Proceso: “Traspaso de Bienes Muebles” (Movimiento Interno)
DIVISIÒN DE BIENES
DEPENDENCIA SOLICITANTE (SECRETARIA)
Recibe, aprueba y
Recibe de las unidades
firma formato de
despachadoras y Recibe y verifica Traspaso de Bienes
receptoras el formato formato de Traspaso Muebles
de Traspaso de Bienes de Bienes Muebles
Remite por cuadruplicado (4)
Muebles.
formato de traspaso a la División
de Bienes.
Asigna la unidad
Remite al Jefe de la solicitud (Contabilidad, Registro
División de Bienes y Control, Archivo, Vehículo,
Formato de formato de Traspaso Inmuebles, Comisionado,
Traspaso de Bienes de Bienes Muebles NO SI Secretaria)
¿Está
Muebles.
Conforme
?
Devuelve con Remite a la Unidad de

Remite al Registro y Control.
observaciones Coordinador de
Bienes
Formato de
Traspaso de Bienes
Muebles
1
71 148
FECHA
CAR AC AS
LEYENDA
LEYENDA
73 148
FECHA
CAR AC AS

DIVISIÒN DE BIENES
UNIDAD DE REGISTRO Y CONTROL UNIDAD DE ARCHIVO JEFE DE LA DIVISIÓN DE BIENES DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN
74 148
FECHA
CAR AC AS
Recibe y sella Formato de

Recibe Oficios con
1 Traspaso de Bienes Muebles Recibe Formato de Formatos de Recibe Formato de
en cuadruplicado. Traspaso de Bienes Traspaso de Bienes
Traspaso de Bienes
Muebles. Muebles Muebles
Formato de
Traspaso de
Bienes Muebles
Verifica contra el
Kardex los datos del
Remite a la Dirección de
formato de Traspaso
Administración mediante
Registra en el sistema la de Bienes Muebles
oficio Formato de
información contenida en el Traspaso de Bienes
formato de Traspaso de Firma y Sella Oficios
Bienes Muebles. aprobando Traspaso y
devuelve a la División de
NO SI Bienes.
¿Está
Conforme
Extrae del Kardex Ficha Formato de
?
Técnica del Archivo y anexa el Traspaso de Bienes
formato Traspaso de Bienes Muebles.
Devuelve con
Muebles. observaciones
Oficios con Formato

Extrae del Kardex Ficha Sella y Firma, de Traspaso de
Técnica del Archivo y anexa el colocando fecha de Bienes Muebles
formato Traspaso de Bienes traspaso de la
Muebles y remite a la Unidad cuenta de la unidad
de Archivo nuevamente despachadora a la
Formato de Traspaso. unidad receptora y 2
remite al jefe de la
División de Bienes
oficios de remisión
de Traspaso.
75 148
FECHA
CAR AC AS
DIVISIÓN DE BIENES
UNIDADES DESPACHADORAS Y DIVISIÒN DE BIENES

DIVISIÒN DE BIENES (SECRETARIA) RESEPTORAS
JEFES DE LAS UNIDADES
(SECRETARIA)
Reciben Formato Reciben Formato Recibe Formato de

Recibe Oficios con Formatos de Traspaso de de Traspaso de Traspaso de Bienes
2 de Traspaso en cuadruplicado Bienes Muebles Bienes Muebles Muebles
Remiten a los Jefes de Cada Sella Oficios aprobando la

Dependencia los Formatos Firma y Sella Oficios documentación y devuelve a
Oficios con formato de Traspaso de Bienes aprobando la documentación la División de Bienes.
de Traspaso de Muebles. y devuelve a la División de
Bienes Muebles. Bienes
Remite a oficio con cuadruplicado

del Formato de Traspaso de Archiva un (1)
Bienes Muebles a las Unidades original del
Despachadoras y Receptoras. Formato de
Traspaso de
Bienes Muebles.
Remite a la Unidad de Registro y

Control tres (3) Originales del
formato de Traspaso de Bienes
Muebles firmados y sellados por
las autoridades involucradas.
3
77 148
FECHA
CAR AC AS
HOJA 57 DE 111
78 148
FECHA
CAR AC AS
LEYENDA
HOJA 58 DE 111
DIVISIÓN DE BIENES
80 148
FECHA
CAR AC AS
UNIDAD DE REGISTRO Y CONTROL UNIDAD DE CONTABILIDAD

81 148
FECHA
CAR AC AS
Recibe Formato de
Recibe Formato de Traspaso de
3 Bienes Muebles
Traspaso de Bienes
Muebles
Formato de Realiza el Balance Mensual para las

Traspaso de desincorporaciones por cada cuenta
Bienes para que el bien mueble sea
Muebles incorporado a la dependencia
receptora. Y Remite a la Unidad de
Archivo Formato de Traspaso
Asienta en el libro de registro y
control el Traspaso
Realiza el respectivo
asiento contable
Remite a la Unidad de
Contabilidad cuatro (4)
Originales del formato de
Recibe y Desglosa los cuatro (4) Registro y Control
ejemplares del formato de Traspaso del Formato de Traspaso
bien mueble, remitiendo un (1) Original a
la Dependencia que Incorpora con oficio
firmado y sellado por la Dirección de
Administración y Finanzas, un (1) Original
a la Dependencia que Desincorpora con
oficio firmado y sellado por la Dirección
Fin
de Administración y Finanzas y dos (2)
Originales para la Unidad de Archivo.
82 148
FECHA
CAR AC AS
83 148
FECHA
CAR AC AS
84 148
FECHA
CAR AC AS
LEYENDA
85 148
FECHA
CAR AC AS
3.5 Procedimiento: “Bienes Muebles Faltantes”

RESPONSABLE ACCIÒN
1. Envía oficio a la Dirección de Administración
1.- UNIDAD solicitando la desincorporación del bien mueble, con la
SOLICITANTE Planilla FALTANTE POR INVESTIGAR Desincorporación
en cuadruplicado (4).
2. Recibe oficio de la dependencia solicitante y Planilla

2.- DIRECCIÓN DE de Desincorporación del bien mueble y lo remite a la
ADMINISTRACIÒN División de Bienes.
3. Recibe y registra en el libro de correspondencia,

oficio de la Dirección de Administración y Planilla de
Desincorporación del bien mueble solicitando la
(SECRETARIA)
desincorporación.
4. Remite Planilla de Desincorporación del bien mueble

al Jefe de la División de Bienes para su proceso.
5. Recibe y verifica Planilla de Desincorporación del

4.- JEFE DE LA DIVISIÓN bien mueble, si no está conforme devuelve con
DE BIENES observaciones.

Desincorporación del bien mueble, al Coordinador de
Bienes.
7. Recibe Planilla de Desincorporación y Faltante por

5.- COORDINADOR DE BIENES investigar y asigna a la unidad correspondiente de
archivo, vehículo, inmuebles, comisionado, secretaria).
86 148
FECHA
CAR AC AS
8. Remite la Planilla de Desincorporación del bien

mueble a la unidad de Registro y Control.
9. Recibe, verifica y sella la Planilla de

Desincorporación del bien mueble, confirmando
codificaciones, nº de cuenta, concepto de
6. UNIDAD DE REGISTRO Y desincorporación.
CONTROL
10. Si no está conforme, devuelve con observaciones.
11. De estar conforme, asienta en el libro de Registro y

Control de Desincorporaciones de bienes muebles.
12. Remite a la Unidad de Archivo Ficha Técnica con la

Planilla de Desincorporación y de Faltante por
investigar selladas y firmadas al dorso de la misma.
7. UNIDAD DE ARCHIVO 13. Recibe, verifica, firma y sella Ficha Técnica contra el
Kardex, de no estar correctos los datos devuelve con
observaciones.
14. De estar correctos remite a la unidad de Registro y

Control Planilla de Desincorporación con anexos y
Ficha Técnica del bien mueble a desincorporar.
8. UNIDAD DE REGISTRO Y 15. Recibe la documentación mencionada y elabora los

CONTROL oficios para la firma del Director de Administración y
Finanzas, a fin de desglosar los cuatro (4) ejemplares
de la Planilla de Desincorporación con anexos.
16. Remite a la Dirección de Administración la

87 148
FECHA
CAR AC AS
documentación señalada
9. DIRECCIÓN DE 17. Recibe oficios con la Planilla de Desincorporación de

ADMINISTRACIÒN bienes muebles, de la División de Bienes dirigidos a la
División de Contabilidad Fiscal y a la unidad
solicitante de la desincorporación del bien mueble.
18. De no estar conforme, devuelve con observaciones

para su rectificación.
19. De estar conforme, firma y sella oficios aprobando la

desincorporación y devuelve a la División de Bienes.
20. Recibe oficios firmados y sellados de la Dirección de

11. DIVISIÓN DE BIENES Administración junto a Planilla de Desincorporación
(SECRETARIA) del bien mueble con anexos.
21. Remite a la unidad de Registro y Control oficios

firmados y sellados por la Dirección de Administración
y Finanzas junto a Planilla de Desincorporación del
bien mueble con anexos, a fin de que proceda a su
distribución.
22. Desglosa los cuatro (4) ejemplares de la Planilla de

12. UNIDAD DE REGISTRO Y Desincorporación del bien mueble, remitiendo Original
CONTROL de la Planilla de Desincorporación a la División de
Contabilidad Fiscal con un oficio firmado por la
Dirección de Administración aprobando la
desincorporación del bien mueble
23. Remite a la Dependencia Solicitante una (1) copia de la

88 148
FECHA
CAR AC AS
Planilla de Desincorporación del bien mueble con el

Talón desprendible de la Ficha Técnica indicando mes
de la desincorporación con oficio firmado por la
Dirección de Administración.
24. Remite a la unidad de Archivo de la División de Bienes

una (1) copia de la Planilla de Desincorporación con la
Ficha Técnica, la cual es archivada en el Kardex en el
número de cuenta de cada dependencia de activos
Desincorporados.

Desincorporación mes.
26. Remite Relación de las Planillas de Desincorporación y

una (1) copia de la Planilla de Incorporación a la
unidad de Contabilidad para su control.
13. UNIDAD DE CONTABILIDAD 27. Recibe de la unidad de Registro y Control Relación de

las planillas mencionadas y copia de la Planilla de
Desincorporación.
28. Archiva copia de la planilla y procesa la relación

cargo contable.

30. Elabora en cuadruplicado (4), listado de Saldos del

Mes de cada dependencia donde se reflejan los
montos individuales para indicar el patrimonio de la
Alcaldía.
89 148
FECHA
CAR AC AS

Contabilidad y conformados por el Jefe de la División
de Bienes con oficio a la Dirección de Administración
para su aprobación.

Movimientos de Cuentas y cuadruplicado (4) de listado
de Saldos del Mes de cada dependencia para su
aprobación.
14. DIRECCIÓN DE
ADMINISTRACIÒN 33. De no estar conforme devuelve con observaciones
para su verificación.

documentación.
36. Remite con oficio a la Sub-Dirección General Sectorial

de Finanzas cuadruplicado (4) de Balance de
cuadruplicado (4) de listado de Saldos del Mes de cada
dependencia firmados por el jefe de unidad de
Contabilidad, conformados por el Jefe de la División
de Bienes y aprobado por la Dirección de
Administración.
90 148
FECHA
CAR AC AS
15. SUB-DIRECCIÓN GENERAL 37. Recibe y verifica de la Dirección de Administracion la

SECTORIAL DE FINANZASA documentación aprobada.

16. DIVISIÒN DE BIENES 39. Recibe de la Sub-Dirección General Sectorial de

Finanzas, cuadruplicado (4) de Balance de
dependencia firmados y sellados.
40. Archiva la documentación mencionada.
41. Elabora y remite memo para la firma del Jefe de la

División de Bienes remitiendo cuadruplicado (4) de
Balance de Comprobación, Movimientos de Cuentas y
dependencia firmados y sellados a la División de
Contabilidad Fiscal.
17. JEFE DE LA DIVISIÓN DE 42. Recibe, firma y sella memo a fin de remitir cuadros
BIENES mencionados, indicando movimientos del mes con
todos sus soportes.
44. Recibe y archiva, memo firmado y sellado por el jefe

18. DIVISIÓN DE BIENES
de la División de Bienes, con cuadruplicado (4) de
(SECRETARIA)
Balance de Comprobación, Movimientos de Cuentas y
91 148
FECHA
CAR AC AS
dependencia firmados y sellados.
3. 5.1. Flujograma
Procedimiento: “Bienes Muebles Faltantes”

HOJA 66 DE 111
DIVISIÓN DE BIENES
Proceso: “Bienes Muebles Faltantes”
93 148
FECHA
CAR AC AS
LEYENDA
DEPENDENCIA SOLICITANTE DIVISIÒN DE ADMINISTRICIÒN DIVISIÓN DE BIENES (SECRETARIA) JEFE DE LA DIVISIÓN DE BIENES
94 148
FECHA
CAR AC AS
Recibe Planilla de Recibe y registra en el libro Recibe y verifica

Faltante por Investigar de correspondencia, oficio Planilla de Faltante por
del bien mueble con de la Dirección de Investigar del bien
sus respectivos Administración y Planilla de mueble con anexos, si
Envía oficio a la Dirección de anexos y lo remite a la Faltante por Investigar del
División de Bienes bien mueble con sus anexos no está conforme
Administración solicitando la
devuelve con
desincorporación del bien
observaciones
mueble, en cuadruplicado (4)
Planilla Faltante por Remite Planilla de ¿Está

Investigar en Faltante por Conforme
cuadruplicado (4) y ?
Investigar del bien
sus respectivos
anexos mueble con anexos Devuelve con
al Jefe de la observaciones
División de Bienes
para su proceso.
Planilla de Faltante Remite al
por Investigar en Coordinador de
cuadruplicado (4) Bienes
1
95 148
FECHA
CAR AC AS
96 148
FECHA
CAR AC AS
HOJA 67 DE 111
DIVISIÓN DE BIENES
UNIDAD DE REGISTRO Y
COORDINADOR DE BIENES UNIDAD DE ARCHIVO UNIDAD DE REGISTRO Y CONTROL
CONTROL
Recibe Recibe la
Recibe y verifica,
documentación documentación
Planilla de Faltante Recibe y verifica,
1 por Investigar y Planillas
mencionada y
asigna a la unidad elabora los oficios,
correspondientes.
correspondiente. a fin de desglosar
los cuatro (4)
ejemplares de la
Planilla de
NO ¿Está SI Desincorporación.
Conforme
¿Está
NO SI ?
Conforme
?
Devuelve Remite a la unidad
Devuelve con con de Registro y
observaciones observacion Control Planilla de
es Desincorporación
Firma y con anexos y Remite a la
sella Faltante por Dirección de
planillas y investigar. Administración
remite a la
unidad de Planilla de
archivo Desincorporación
con anexos y Ficha
Técnica
2
98 148
FECHA
CAR AC AS
LEYENDA
DIVISIÓN DE BIENES
DIVISIÒN DE BIENES
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN UNIDAD DE REGISTRO Y CONTROL
(SECRETARIA)
Recibe Planilla de Contabilidad de Bienes
2 Recibe y verifica, Desincorporación en
Planilla de Copia (4), con la Ficha
Recibe oficios con, cuadruplicado y Técnica la cual es
Desincorporación y Planilla de anexos, firmada y
Ficha Técnica archivada en el Kardex
Desincorporación y sellada, junto con de activos
correspondiente. Ficha Técnica oficios aprobando la desincorporados.
Desincorporación
del Bien
Elabora relación de las
¿Está Planillas de
NO SI Remite a la unidad de
Conforme Registro y Control Desincorporación del
? Desglosa los cuatro (4) mes y pprocesa
Planilla de
ejemplares, remitiendo a la relación separando
Desincorporación del
Devuelve con División de Contabilidad por número de cuenta
bien mueble con
observaciones Firma y sella Fiscal Original (1) con oficio para efectuar cargo
anexos, a fin de que
oficios y proceda a su contable
devuelve a distribución 4
la división 3
de Bienes 2 Remite Relación de las
1
Planilla de Planillas de
Desincorporación Desincorporación unidad
y anexos de Contabilidad para su
control
Remite a la Dependencia
Solicitante Copia (2), con
3
oficio y talón de la Ficha
Técnica indicando mes de
la Desincorporación.
Remite a la Unidad de Archivo de la
División de Bienes Copia (3), y Ficha
Técnica para archivarla en el Kardex en
el Nº de cuenta de cada dependencia
de activos Desincorporados.
100 148
FECHA
CAR AC AS
LEYENDA
DIVISIÓN DE BIENES HOJA 69DE 111
UNIDAD DE CONTABILIDAD DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN DIVISIÓN BIENES (SECRETARIA)

de Comprobación,
Recibe relación de Planilla de Recibe y verifica Movimientos de Cuentas, y
3 Desincorporación cuadruplicado (4) de cuadruplicado (4) listados de
Balance de saldos.
Comprobación,
Movimientos de
Cuentas, y
Elabora en cuadruplicado cuadruplicado (4)
(4), Balance de Remite con oficio a la Sub-
listados de saldos
Comprobación y Dirección de Gestión
.del mes
Movimientos de Cuentas Administrativa la documentación
mencionada firmada por el Jefe
de la Unidad de Contabilidad,
conformada por el Jefe de la
Elabora en cuadruplicado ¿Está División de Bienes y aprobada
(4), listado de Saldos del NO SI por la Dirección de
Conforme
mes de cada ? Administración.
dependencia, donde se
reflejan los montos
Devuelve con
individuales, para indicar
observaciones
el patrimonio de la
Alcaldía, y remite junto 4
con Balance a la
Dirección de
Administración. Firma y Sella Oficios
aprobando la documentación
y devuelve a la División de
Bienes
102 148
FECHA
CAR AC AS
103 148
FECHA
CAR AC AS
LEYENDA
DIVISIÓN DE BIENES
SUB-DIRECCIÓN GENERAL SECTORIAL DIVISIÒN DE BIENES (SECRETARIA) JEFE DE LA DIVISIÒN DE BIENES

DE FINANZAS

de Comprobación, Recibe, firmados y sellados
4 Movimientos de Cuentas, y cuadruplicado (4) de Balance de
Recibe, firmada y
sella memo con
cuadruplicado (4) listados de Comprobación, Movimientos de
cuadruplicado (4) de
saldos. Cuentas, y cuadruplicado (4)
Balance de
listados de saldos .del mes
Comprobación,
Movimientos de
Cuentas, y
cuadruplicado (4)
listados de saldos
.del mes
Cuadruplicado (4) de Dirección General
Balance de Sectorial de Finanzas y
Comprobación, de la Dirección de
Movimientos de Cuentas, Administración Remite a la secretaria mema
y cuadruplicado (4) firmada y sellada anexando
listados de saldos del mes la documentación
mencionada.
Jefe de la Dirección de
Bienes para su firma, a fin
de enviar a la División de
Firma y Sella aprobando la Contabilidad Fiscal la 5
documentación y devuelve a documentación firmada y
la División de Bienes. sellada para su proceso.

5 División de Contabilidad Fiscal
Fin
para su proceso.
105 148
FECHA
CAR AC AS
LEYENDA
106 148
FECHA
CAR AC AS
Procedimiento: “Movimientos Mensuales”

RESPONSABLE ACCIÒN
1. UNIDAD SOLICITANTE 1. Envía a la División de Bienes planilla de Movimiento

Mensual con planilla de Relación de todas las
Incorporaciones y Desincorporaciones del mes.
2. Recibe Planillas y entrega copia a la Unidad

2. DIVISIÓN DE BIENES Solicitante.
(SECRETARIA)
3. Remite al Jefe de la División de Bienes las Planillas
mencionadas.
3. JEFE DE LA DIVISIÓN DE 4. Recibe Planillas y verifica que lo recibido se

BIENES encuentre correcto. Caso contrario devuelve para que
sea remitido a las unidades involucradas en el
proceso.
5. De estar conforme lo remite a la División de

Contabilidad Fiscal.
4 .DIVISIÓN DE CONTABILIDAD 6. Recibe y verifica que lo recibido este conforme con la

FISCAL información que se encuentra en esa División.
7. De no estar conforme, devuelve con observaciones.

8. De estar conforme, archiva información.
107 148
FECHA
CAR AC AS
3. 6.1. Flujograma
Procedimiento: “Movimientos Mensuales”

DIVISIÓN DE BIENES HOJA 73 DE 111
Proceso: “Movimientos Mensuales”
DIVISIÒN DE BIENES Y DIVISIÒN DE CONTABILIDAD

DEPENDENCIA SOLICITANTE (SECRETARIA)
JEFE DE LA DIVISIÒN DE BIENES
FISCAL
Recibe Planilla de
Movimiento Mensual Recibe Planillas y verifica Recibe y verifica
Envía a la División de con planilla de que lo recibido se encuentre Planilla de Movimiento
Bienes planilla de Relación de todas las correcto. Mensual con planilla de
Movimiento Mensual con Incorporaciones y Relación de todas las
planilla de Relación de Desincorporaciones Incorporaciones y
todas las Incorporaciones y del mes. Desincorporaciones del
Desincorporaciones del mes
mes.
¿Está
Planilla de
NO Conforme SI NO ¿Está
SI
Movimiento Mensual ? Conforme
con planilla de ?
Devuelve con
Planilla de Movimiento Relación de todas observaciones
Mensual con planilla las Incorporaciones Devuelve con
de Relación de todas y observaciones
las Incorporaciones y Desincorporaciones
Desincorporaciones del mes. Remite a la
del mes. División de
Contabilidad Archiva
Fiscal información
Entrega copia a la unidad

solicitante y luego lo remite
a al Jefe de la División de
Bienes Fin
109 148
FECHA
CAR AC AS
LEYENDA
110 148
FECHA
CAR AC AS
Procedimiento: “Inventario”
RESPONSABLE ACCIÒN
1. UNIDAD SOLICITANTE 1. Envía a la División de Bienes oficio con Planilla de

Inventario en triplicado (3), incluyendo Movimientos y
Precios de acuerdo al formato.
2. DIVISIÓN DE BIENES 3. Recibe de las unidades oficio con Planilla de

(SECRETARIA) Inventario en triplicado (3), incluyendo Movimientos y
Precios de acuerdo al formato y entrega copia a la
Unidad Solicitante.
4. Remite al Jefe de la División de Bienes las Planillas

mencionadas.
3. JEFE DE LA DIVISIÓN DE 6. Recibe Planillas y verifica que lo recibido se

BIENES encuentre correcto, la documentación anexa debe
contener (Hoja Resumen indicando monto Total para
cruzar con la Unidad de Contabilidad), chequea que
el monto del inventario este de acuerdo al monto que
reposa en la Unidad de Contabilidad. Caso contrario
devuelve para que sea remitido a las unidades
involucradas en el proceso.
7. De estar conforme lo remite planilla firmada sellada al

4 .COORDINADOR DE 8. Recibe Planilla de Inventario del bien mueble con
BIENES anexos, y asigna a la unidad correspondiente de
archivo, vehículo, inmuebles, comisionado,
secretaria).
111 148
FECHA
CAR AC AS
9. Remite la Planilla al Comisionado
5. COMISIONADO 10.Recibe y verifica que lo recibido este conforme

efectuando la conciliación de Inventario contra Tarjeta.
11. Se trasladan a las Unidades Solicitantes para verificar

información.
12.De no estar conforme, devuelve con un informe al

Coordinador indicando errores.
13. De estar conforme, levanta informe.

112 148
FECHA
CAR AC AS
3. 7.1. Flujograma
Procedimiento: “Inventario”
DIVISIÓN DE BIENES HOJA 77 DE 111
Proceso: “Inventario”
DEPENDENCIA DIVISIÓN DE BIENES

JEFE DE LA DIVISIÒN DE BIENES COORDINADOR DE BIENES COMISIONADO
SOLICITANTE (SECRETARIA)
Recibe Planilla de Recibe y verifica

Envía a la División Recibe Planillas y verifica
Inventario en Recibe Planilla de efectuando la
de Bienes oficio que lo recibido se encuentre
triplicado (3), Inventario del bien conciliación de
con Planilla de correcto. (Hoja Resumen
incluyendo mueble con Inventario contra
Inventario en
Movimientos y indicando monto Total para anexos, y asigna a Tarjeta
triplicado (3),
Precios de acuerdo al cruzar con la Unidad de la unidad
incluyendo
formato Contabilidad), chequea que correspondiente
Movimientos y
Precios de el monto del inventario este
¿Está
acuerdo al de acuerdo al monto que NO SI
reposa en la Unidad de Conforme
formato.
Contabilidad. ?
Remite al
Comisionado
Oficio con Planilla Devuelve
de Inventario informe con
observaciones
¿Está
NO SI Levanta
Conforme Informe
Oficio con ?
Planilla de
Inventario Devuelve con
Entrega copia a la unidad observaciones
solicitante y luego lo remite Fin
a al Jefe de la División de
Bienes
Remite al
Coordinador
de Bienes
114 148
FECHA

PA R A E L R E G I S T R O Y C O N T R O L D E L I N V E N TA R I O D E B I E N E S M U E B L E S E
INMUEBLES
GERENCIA DE LOS RECURSOS
DIRECCIÒN DE ADMINISTRACIÒN Y FINANZAS
LEYENDA
115 148
FECHA

PA R A E L R E G I S T R O Y C O N T R O L D E B I E N E S M U E B L E S E I N M U E B L E S D E
L A A L C A L D Í A M E T R O P O L I TA N A D E Á R E A M E T R O P O L I TA N A D E C A R A C A S
D I R E C C I Ó N D E G E S T I Ó N A D M I N I S T R AT I VA
CAPITULO III
GLOSARIO DE TÉRMINOS
ACTIVOS INTANGIBLES: (no se incorporan) Adquisición de derechos para el

uso de bienes, activos de la Propiedad Industrial y Comercial, entre otros, cuyo valor
se amortiza en más de un ejercicio dentro de los cuales se contempla:
 Paquetes y programas de computación.
 Otros activos intangibles, (derechos por utilizar programas, programas
antivirus, etc.).
 Contratación de inspección de obras.
ADMINISTRACIÓN: Proceso integral para planear, organizar e integrar una

actividad o relación de trabajo, la que se fundamenta en la utilización de recursos
para alcanzar un fin determinado.
116 148
FECHA

AMORTIZACIÓN: Comprende el monto de las cuotas periódicas que corresponde

aplicar conforme a normas técnicas, por concepto de la disminución del valor
acordado en marcas de fábrica y patentes de invención, integrantes del activo
intangible y propiedad de la Institución.
BENEFICIARIO: Persona que goza de un beneficio. Persona que resulta

favorable o que tiene derecho a percibir algo.
BIENES: Son los equipos y objetos de naturaleza móvil, no adheridos físicamente

a los terrenos o edificaciones y que no desaparecen al primer uso, como es el
caso con los materiales de consumo.
BIENES METROPOLITANOS: Son considerados bienes patrimoniales de la
Alcaldía del Área Metropolitana de Caracas, todos aquellos que se encuentren
regidos por las normas ordinarias sobre la propiedad (CC), pueden ser objeto de
cualquier negociación de índole privada o patrimonial y están sometidos a las
reglas de enajenación y prescripción. Son los bienes inmuebles, muebles,
derechos y acciones, que por cualquier título entraron a formar parte del
patrimonio de la nación.
117 148
FECHA

BIENES INMUEBLES: Son los edificios, estructuras, instalaciones anexas de

carácter fijo, permanente o semipermanente adheridas al terreno o edificaciones
por formar parte integrante de las mismas. En tal virtud los aditamentos fijos y
elementos empotrados, adosados o instalados en los edificios tales como
alacenas, cajas fuertes, ascensores, calderas, maquinarias, instalaciones
eléctricas de acueductos o telefónicas, closet, sanitaria, lámparas fijas,
instalaciones de refrigeración y acondicionamiento de aire de los edificios públicos
deberán ser incluido en el inventario de inmueble y no como bienes muebles.
BIENES MUEBLES: Son los equipos y objetos de naturaleza móvil no adheridos

físicamente a los terrenos y edificaciones, y que no desaparecen al primer uso,
tal como los materiales de consumo. También se consideran como bienes
muebles los semovientes.
118 148
FECHA

BIENES DE CONSUMO: Son aquellos bienes que se adquieren con la finalidad

de ser utilizados en las actividades normales del organismo. Son de corta
duración y en general no tiene una duración superior a un (01) año: dentro de esta
clasificación se incluyen los semovientes no utilizados para reproducción. No son
reparables o su reparación es mayor que su reposición. Son bienes muebles que
no aumentan el activo.
BIENES DE CAMBIO: Son aquellos bienes muebles que se adquieren con el

ánimo de venderlos o someterlos a procesos de transformación antes de ser
utilizados.
BIENES DE USO: Son materiales que aumentan el activo de las entidades del
sector público en un periodo determinado, tienen una duración superior a un año y
están sujetos a depreciación.
BIENES DE USO INMUEBLES: Comprenden el valor de los terrenos, edificios,

estructuras, instalaciones y obras adicionales de carácter fijo, permanente o
semipermanente que se encuentran destinados al servicio social del Estado.
119 148
FECHA

BIENES DE USO MUEBLES: Comprende el valor de la maquinaria, equipos y

objetos de carácter permanente, no adheridos físicamente a los terrenos o
edificaciones y que por su naturaleza no desaparecen al primer uso. Comprende
además los semovientes, utilizados como animales, reproductores, de silla, de tiro
entre otros.
BIENES DEL DOMINIO PÚBLICO: Son aquellos bienes de uso público o de uso
privado por parte de la Nación, de los Estados y de las Municipalidades, tales
como: caminos, lagos, ríos, murallas, fosos, puentes, plazas y demás bienes
semejantes.
CADUCIDAD: Extinción de una facultad o de una acción por el transcurso de un

plazo configurado por la Ley como carga para el ejercicio.
CONSTRUCCIONES DE OBRAS DEL DOMINIO PRIVADO: La Alcaldía del Área

Metropolitana de Caracas ejerce el derecho de Dominio de la Propiedad.
120 148
FECHA

CONSTRUCCIONES DE OBRAS DEL DOMINIO PÚBLICO: Son inalienables e

imprescriptibles y la Alcaldía Metropolitana del Área Metropolitana de Caracas no
ejercerá el dominio de Propiedad.
CORRECCIÓN DE DESINCORPORACIÓN: Si por error hubieren

desincorporados en cuentas rendidas anteriormente bienes de cualquier clase,
deberán ser incorporados nuevamente; se producirá el comprobante de la
desincorporación donde se indica la fecha y operación en que ocurrió el error.
CONTRATO DE OBRAS: Convenio mediante el cual dos o más personas

acuerdan celebrar la ejecución de una determinada obra en los plazos
establecidos al efecto.
CONTROL PREVIO: Sistema de control que intenta identificar las desviaciones

futuras con respecto a los planes, y con la suficiente antelación para evitar que
ocurran durante el desarrollo de un modelo de entradas al proceso o sistema,
supervisando estas entradas y actuando a tiempo para evitar resultados no
deseados o no planeados del sistema.
121 148
FECHA

CONTROL PERCEPTIVO: Es sistema que se encarga de asegurar que el precio,

la calidad y la cantidad, de los Bienes correspondan con las especificaciones
aprobadas en la Orden de Compra.
COTIZACIÓN: Precio alcanzado diariamente por los títulos negociados en bolsa.

La cotización puede darse en cuatro momentos de la sesión: apertura, mínima,
máxima y cierre.
CUENTA: Registro de todas las transacciones y de las fechas de cada unas de

ellas que afecta a una fase particular de la empresa, se expresan en forma de
cargos y abonos, evaluados en términos monetarios y mostrando el saldo actual
si existe.
DESINCORPORACIÓN: Proceso empleado por la División de Bienes para retirar

un bien de la organización, ya sea porque el mismo se encuentra deteriorado,
inservible, dañado o esté fuera de servicio.
122 148
FECHA

DESINCORPORACIÓN POR TRASPASO: Es cuando una dependencia entrega

a otra unidad de trabajo de un mismo ente público cuentadante, bienes que
figuran a su cargo. En todo caso, para que esto suceda deberá mediar la orden
administrativa correspondiente y obtenerse el recibo de comprobación.
DESINCORPORACIÓN POR VENTA: Son aquellas desincorporaciones por

ventas de bienes que se efectúen conforme a las disposiciones legales
correspondientes.
DESINCORPORACIÓN POR SUMINISTRO DE BIENES A CONTRATISTAS: Es

la desincorporación transitoria y es empleada cuando, en virtud de obras
contratadas es necesario entregar a contratistas, máquinas equipos, herramientas
y otros bienes muebles, produciéndose simultáneamente al descargo de la oficina
cuentadante, un cargo que debe asentarse en una cuenta especial denominada
“Suministros de Bienes a Contratistas”, con todos los detalles del caso.
123 148
FECHA

DESINCORPORACIÓN POR SUMINISTROS DE BIENES A OTRAS

ENTIDADES: Son las entregas de bienes que se hacen a otros Estados o
Municipios, Institutos y establecimientos oficiales Autónomos, en virtud de una
disposición legal o convenio. Se acompañarán las órdenes escritas y demás
comprobantes respectivos.
DESINCORPORACIÓN POR DESARME: Se utiliza para desincorporar las

máquinas, equipos, aparatos etc., cuando en virtud de orden administrativa y
autorización superior expresa, sea necesario desarmarlos para aprovechar las
partes utilizables, dándole a estas entradas simultáneas en la respectiva cuenta.
DESINCORPORACIÓN POR INSERVIBILIDAD: Son las que se procesan por la

avería total, por no estar en estado de servicio y otras causas similares. A tal
efecto es necesaria la previa y expresa autorización escrita del órgano superior
correspondiente.
124 148
FECHA

DESINCORPORACIÓN POR DETERIORO: Se utilizará en los casos de daños o

averías parciales, en que exista un valor de salvamento. Se afectarán las cuentas
por valor total de los bienes deteriorados, con los mismos requisitos previstos en
el concepto anterior, y el valor de salvamento será cargado a la cuenta
correspondiente.
DESINCORPORACIÓN POR DEMOLICIÓN: Es el que se utiliza para

desincorporar los edificios y demás instalaciones fijas de propiedad estadal, que
sean demolidos. Se hará regencia a la entidad que lo ordenó, las causas y demás
antecedentes de la demolición. Deberá obtenerse autorización previa al respecto.
125 148
FECHA

DESINCORPORACIÓN POR CAMBIO DE SUB-AGRUPACIÓN: Es la operación

interna de reubicación de los registros que deben corresponder al respectivo
cargo por el concepto de “Incorporación por Cambio de Sub-agrupación”, dentro
de la cuenta de la misma entidad, cuando por estar mal clasificado un bien es
necesario incorporarlo y desincorporarlo simultáneamente, para mantener el
cuadre de las cuentas.
DESINCORPORACIÓN POR CORRECCIÓN DE INCORPORACIONES

Es cuando se comete un error en las cuentas rendidas anteriormente, al
incorporar elementos en exceso sobre los recibidos realmente, se podrán
desincorporar por este concepto, indicando los reglones en que se cometió el
error y la fecha, acompañado de la comprobación del caso.
DESINCORPORACIÓN POR OTROS CONCEPTOS: Las desincorporaciones

que deban registrarse por conceptos distintos de los mencionados anteriormente,
se registrarán bajo este concepto el cual debe estar debidamente justificado.
126 148
FECHA

DAÑO PARCIAL: Daños causados al bien asegurado por la ocurrencia de un

siniestro cubierto por la póliza de seguros, cuya valoración económica es menor al
setenta y cinco (75) por ciento de la suma asegurada.
FACTURA: Documento que refleja la entrega de un producto o la provisión de un

servicio, junto a la fecha de devengo, además de indicar la cantidad a pagar como
contraprestación.
FORMACIÓN DE CAPITAL: Comprende los gastos por adquisición de

maquinarias y equipos nuevos y sus adiciones y reparaciones mayores realizados
por los organismos con terceros. Incluye, de igual modo, las construcciones,
adiciones y reparaciones mayores de edificios y obras de infraestructura de
dominio privado y público que realiza la Alcaldía del Área Metropolitana del Área
Metropolitana de Caracas mediante terceros, así como los estudios y proyectos
para inversión, semovientes, activos intangibles y otro tipo de activos reales que
reúna como mínimo las siguientes características:
127 148
FECHA

 Largo uso y duración.

 Son de carácter permanente.
 Alto costo.
FORMATO: Son todas aquellas formas o documentos que se utilizan

periódicamente para registrar información y evidencia relacionada con el sistema
de trabajo de la organización.
IMPUTAR: Afectar una cuenta con hechos económicos en atención a su origen,

naturaleza y destino.
INCORPORACIÓN: Proceso empleado por la División de Bienes para incluir un

Bien como patrimonio de la organización.
INCORPORACIÓN Y DESINCORPORACIÓN DE BIENES: Son conceptos

genéricos por los cuales debe registrarse el movimiento de los bienes muebles e
128 148
FECHA

inmuebles, para los efectos de la comprobación, rendición de las cuentas y

consolidación de datos, bien se trate de inmuebles o de muebles en servicio.
INCORPORACIÓN POR INVENTARIO INICIAL: Es el comprobante del formulario

“Bienes Nacionales-Muebles” y el acta de toma del inventario físico.
INCORPORACIÓN POR TRASPASO: Son los bienes recibidos procedentes de

otras unidades de la misma Alcaldía Metropolitana del Área Metropolitana de
Caracas siempre que tenga inventario y rinda cuenta, bien sea de depósitos,
proveedurías u otras dependencias.
INCORPORACIÓN POR COMPRA: Son las locales o por importación directa del
exterior. Los comprobantes serán las copias de las facturas comerciales y las
planillas de liquidación de las mercancías importadas, que deben afectarse por
todos los factores que incluyen en su costo como flete, acarreos, seguros, etc.…
La incorporación se registrará cuando se reciban los elementos, pagados o no, se
dará aviso inmediato a la respectiva División de Bienes o a la superioridad
129 148
FECHA

correspondiente, utilizando la nomenclatura prescrita en las guías de inventario. El

comprobante de la compra de un inmueble será el título de propiedad
debidamente protocolizado y las demás especificaciones o características del
mismo, los cuales formarán el expediente respectivo.
INCORPORACIÓN POR CONSTRUCCIÓN DE INMUEBLE: Cada vez que se

termine la construcción de un inmueble, se obtendrán los datos sobre su costo en la
respectiva con la entidad o persona constructora. Se tomarán las demás
especificaciones prescritas en la Ficha de Resumen y hojas de trabajo a las cuales
se hizo referencia y se incluirá en el Registro de Bienes Inmuebles, dando aviso a la
División de Bienes. Periódicamente, cada mes, se hará una confrontación con el
objeto de verificar que todos los inmuebles e instalaciones construidas fueron
registrados.
130 148
FECHA

INCORPORACIÓN POR ADICIONES Y MEJORAS: Son las construcciones

adicionales y nuevas instalaciones correspondientes a correspondientes a bienes ya
registrados en el inventario que aumente el valor de los mismos. No se consideran
como adiciones y mejoras los gastos de reparación y mantenimiento.
INCORPORACIÓN DE ELEMENTOS (MUEBLES): Es cuando existan talleres que

produzcan, transformen o manufacturen artículos, una vez ingresados estos serán
incorporados por este concepto al precio de costo, con base en la orden de
fabricación o en el documento que haga a su vez.
INCORPORACIÓN POR SUMINISTROS DE BIENES A OTRAS ENTIDADES: Son

las entregas de bienes que se hagan a otras personas o entidades distintas a la
Alcaldía Metropolitana, a objeto de diferenciar esta operación de la “Incorporación
por Traspaso”, entre oficinas del mismo ente público, que serán motivo de cruce
contable entre la dependencia despachadora y la receptora.
131 148
FECHA

INCORPORACIÓN POR DEVOLUCIÓN DE BIENES SUMISTRADOS A

CONTRATISTAS: Es utilizado por las dependencias que tengan que hacer entrega
de elementos tales como equipos, herramientas, aparatos, semovientes u otro
bienes confiados al cuidado de contratistas, empleados u obreros que no tienen
inventario y no rinden cuenta, mientras lo devuelvan a la misma dependencia, caso
en el cual se utiliza el concepto de incorporación en referencia, se usa para dar
entrada a los elementos reintegrados que se había desincorporado por el concepto
de “Suministros de Bienes a otras Entidades” que se registrará en libros o Kardex
especiales y cual será de control y verificación periódica.
INCORPORACIÓN POR RECONSTRUCCIÓN DE EQUIPOS: Se utiliza para dar

de alta por su nuevo valor a las máquinas y equipos que han sido motivo de
reconstrucciones o transformaciones importantes que aumentan su valor para lo
cual se han utilizado materiales provenientes del desmantelamiento de bienes
inservibles, o con utilización de repuestos nuevos, a los cuales debe darse la salida
correspondiente.
132 148
FECHA

INCORPORACIÓN POR DONACIÓN: Se emplea para registrar las entradas de

bienes por donación, procedentes de personas u otras entidades.
INCORPORACIÓN POR PERMUTA: Se acompañará de la correspondiente

autorización escrita por la Comisión para la Enajenación de Bienes del Sector
Público, y de ser el caso, con las respectivas facturas, y se desincorporará
simultáneamente los bienes entregados, utilizados para esta última operación el
concepto “Desincorporación por Permuta”.
INCORPORACIÓN POR ADSCRIPCIÓN DE BIENES: Cuando la nación o

cualquier ente público, haga entrega de bienes mediante acta o adscripción, que
debe incorporarse en la Hacienda Pública Estadal, se registrará la incorporación
de correspondiente por el concepto de referencia. Este concepto se usa
generalmente para inmuebles, pues para los muebles se utilizará el rubro
“Incorporación por Traspaso”.
INCORPORACIÓN POR CAMBIO DE SUB-AGRUPACIÓN: Es una operación

interna del simple registro por reubicación, dentro del inventario de cada oficina,
133 148
FECHA

cuando por errores de clasificación de los elementos se hicieron desaparecer en

cuentas anteriores de una sub-agrupación que no le corresponde, por lo cual se
les dará entrada y salida simultáneamente por el concepto de “Desincorporación
por Cambio de Sub-agrupación” a fin de conservar el cuadre de las cuentas. El
procedimiento indicado permitirá el cruce contable entre las cuentas del Almacén
despachador y la correspondiente a la unidad de trabajo que los recibe para su
uso y servicio.
INCORPORACIÓN DE MUEBLES PROCEDENTES DE LOS ALMACENES: Este

se utilizará para el registro de los bienes muebles que se destinen al servicio de
las diferentes unidades de trabajo, cuando sean entregados por almacenes y
Proveedurías del Estado donde permanecerán depositados. El comprobante de
incorporación será la copia del formulario utilizado por las respectivas
dependencias para justificar las entregas de bienes muebles en depósito.
El asiento respectivo en la contabilidad se hará por el precio que figure en el

comprobante antes mencionado.
134 148
FECHA

INCORPORACIÓN POR OTROS CONCEPTOS: Aunque los conceptos de

incorporaciones mencionados anteriormente son los más frecuentes, no obstante
pueden presentarse otros no previstos específicamente, los cuales se registrarán
bajo este concepto.
INGRESOS: Es el dinero o cualquier otra ganancia o rendimiento de naturaleza

económica, obtenido durante cierto período de tiempo. Al hablar del sector público,
hacemos referencia a la renta nacional, que supone la medida, en dinero, del flujo
anual de bienes y servicios de una economía, que se calcula sumando los ingresos
de todos los agentes que la conforman.
INVENTARIO: También llamados Stocks, se basa en una relación detallada y

valorada de la cantidad de bienes, que un órgano o ente público mantiene en
existencia en un momento dado.
135 148
FECHA

INVENTARIO INICIAL: Es el que ha de practicarse mediante la verificación física

de las existencias, con corte de cuenta de una fecha determinada, o el primero
que se realice en la oportunidad de incorporar una nueva unidad de trabajo. Los
inventarios anteriores a la citada fecha sólo se tendrán en cuenta para los efectos
informativos o para las confrontaciones a que hubiere lugar.
INVENTARIO FÍSICO: Es la recepción directa de los funcionarios o funcionarias

que van a tomar los datos, esto es, contando y midiendo los elementos que son
asignados a la unidad ejecutora local o unidad de trabajo. El evalúo o justiprecio
se hace en este tipo de inventario.
INVENTARIO PERMANENTE: Después del Inventario Inicial y el Inventario

Físico, surge la necesidad de actualizar la cuenta contable del inventario de
existencias, esto se hace a través del Inventario Permanente, con el cual se
verificó el Inventario General o su reajuste.
136 148
FECHA

MOVIMIENTO DE BIENES MUEBLES: Consiste en registrar, a partir del inventario,

la cantidad y el monto de las entradas y salidas, así como las modificaciones que
ocurren en los bienes o en su valor, para establecer la cantidad y el monto de las
existencias que quedan.
OMISIÓN EN INVENTARIO: Es cuando aparecieren bienes de cualquier clase

que no se registraron en los inventarios iniciales, o aquellos que constituyan
sobrantes determinados por diferencias entre la existencia física y los respectivos
inventarios permanentes, se mencionará este concepto para su incorporación.
OBRA: Es la desagregación de los proyectos por razones tecnológicas o de

ordenamiento de su ejecución. Constituye una unidad física que se puede
individualizar, en consecuencia es factible contratarse separadamente. Actúa
dentro del proyecto como un producto intermedio.
137 148
FECHA

OTROS GASTOS: Corresponde a los gastos corrientes en que incurren los

organismos del sector público. Los conceptos que se incluyen, no necesariamente
originan egresos financieros, pero en todos los casos representan gastos o costos
del organismo.
ORDEN DE REPARACIÓN: Documento a través del cual la aseguradora autoriza

la reparación del vehículo asegurado hasta por el monto del peritaje de los daños,
con la aplicación de deducible si fuera el caso.
PERITAJE: Es la técnica que emplea la aseguradora a través de expertos en

la materia, para la evaluación económica de los daños sufridos al vehículo
asegurado, en un evento cubierto por la póliza de seguro.
138 148
FECHA

PÉRDIDA TOTAL: Daños causados al bien asegurado por la ocurrencia de un

siniestro cubierto por la póliza de seguros, cuya valoración económica es igual o
superior al setenta y cinco (75) por ciento de la suma aseguradora. También se
considera como Pérdida Total, el robo o hurto del bien asegurado entendiéndose
por tal, la desaparición de dicho bien.
PÓLIZA DE SEGURO: Instrumento formal del contrato de seguro, que acredita a

efectos de prueba, su existencia.
PRIMA DE RIESGO: Monto por el que el rendimiento requerido sobre un activo o

una obligación, excede a la tasa libre de riesgo.
PRODUCCIÓN DE ELEMENTOS (MUEBLES): El comprobante será la orden de

fabricación o el documento que haga sus veces.
139 148
FECHA

NORMA: Regla que se debe seguir o a que se deben ajustar las conductas,
temas, actividades, etc. Regla general sobre la manera que se debe obrar o
hacer una cosa, o por la que se rige la mayoría de las personas.
PAGO: Momento en el que se extingue una obligación pecuniaria mediante un

desembolso de dinero o mediante bienes o servicios aceptados como
equivalentes del dinero. La satisfacción, del deudor o en su nombre, al acreedor,
de una cantidad que se debe terminando así la obligación entre ambos. Cuando
el pago se hace con cheque o mediante abono en cuenta, se registra
conjuntamente con la emisión del cheque o de la solicitud de pago, según
corresponda, aunque legalmente este acto constituye sólo un pago condicional.
RECONSTRUCCIÓN DE EQUIPOS: El comprobante será la orden de

reconstrucción o el documento que haga las veces, así como el avalúo efectuado.
140 148
FECHA

RELACIÓN DE BIENES MUEBLES FALTANTES: Es el documento que permitirá a

la unidad de trabajo desincorporar de sus registros internos lo bienes muebles
faltantes, y en la oportunidad de rendir la cuenta correspondiente, será remitida a la
oficina de bienes de acuerdo a las instrucciones contenidas en esta relación.
SUMINISTRO DE BIENES A OTRAS ENTIDADES: El acta de incorporación y las

copias de las disposiciones legales, serán los comprobantes justificativos.
SINIESTRO: Hecho que causa daños al propietario o a terceros y que origina la

intervención de un asegurador.
SOLICITUD DE PAGO: Documento mediante el cual los organismos

ordenadores de compromisos solicitan el pago a sus proveedores a la Tesorería.
141 148
FECHA

VEHÍCULO ASEGURADO: Vehículo legalmente registrado para circular de

conformidad con la Ley de Tránsito y Transporte Terrestre, identificado en el Cuadro
Póliza, incluyendo todas las partes o piezas originales, según especificaciones del
fabricante. Se consideran partes o piezas originales, según especificaciones del
fabricante todas aquellas que presenta el vehículo en la oferta de venta que efectúa
el fabricante para el público en general, considerándose como parte o pieza original
si la contemplara dicha oferta.
142 148
FECHA

CAPÍTULO V
ANEXOS
143 148
FECHA

ANEXO 1
PLANILLA DE INCORPORACIÓN
144 148
FECHA

ANEXO 2
PLANILLA DE DESINCORPORACIÓN
145 148
FECHA

ANEXO 3
TRASPASO Y MURALES DE BIENES MUEBLES

146 148
FECHA

ANEXO 4
BIENES MUEBLES FALTANTES

147 148
FECHA

ANEXO 5
MOVIMIENTO MENSUAL
148 148
FECHA

ANEXO 6
INVENTARIO DE BIENES MUEBLES

Manual de Normas y Procedimientos de Bienes Corregido Enero 2013

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1 148

REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA HOJA DE

ALCALDÍA METROPOLITANA DEL AREA SUSTITUYE A DE

DENOMINACIÓN DEL CARGONIVEL DE APROBACIÓN

ALCALDE METROPOLITANO ANTONIO LEDEZMA

ALCALDÍA METROPOLITANA DEL AREA SUSTITUYE A DE

DIRECTORA DE CARMEN CATALINA

1.1 Base Legal………………………………………………………………………… 7

ALCALDÍA METROPOLITANA DEL AREA SUSTITUYE A DE

ALCALDÍA METROPOLITANA DEL AREA SUSTITUYE A DE

3.3.1 Flujograma de Proceso…………………………………………………………. 46

1 “Planilla de Incorporación”……………………….……………………………………. 106

ALCALDÍA METROPOLITANA DEL AREA SUSTITUYE A DE

2 “Planilla de Desincorporación”……………..………………………………………… 107

3 “Traspaso y Murales de Bienes Muebles”……………………………………….….. 108

4 “Bienes Muebles Faltantes”……………………………………………………………. 109

5 “Movimiento Mensual”……………………………………..……………………………... 110

6 “Inventario de Bienes Muebles”……………………………..………………………….. 111

El Manual de Normas y Procedimientos es el documento que contiene la

El artículo 37 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del

ALCALDÍA METROPOLITANA DEL AREA SUSTITUYE A DE

Del mismo modo, el artículo 6 de la Ley Contra la Corrupción, establece

En este sentido y dando cumplimiento a lo antes expuesto, la Dirección

Este manual se constituye como material de consulta, ya que contiene los

ALCALDÍA METROPOLITANA DEL AREA SUSTITUYE A DE

Capítulo III. Procedimientos con su respectivos Flujogramas.

Finalmente y en concordancia con el artículo 8 de las Normas Generales del

 Código Civil de la República Bolivariana de Venezuela, publicada

ALCALDÍA METROPOLITANA DEL AREA SUSTITUYE A DE

 Ley Contra la Corrupción, Gaceta Oficial de la República

 Ley Orgánica de Procedimientos Administrativos, publicada en

 Ley Orgánica De La Administración Pública, publicada en Gaceta

 Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley Orgánica de Bienes

 Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley de la Reforma de la Ley

 Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema

ALCALDÍA METROPOLITANA DEL AREA SUSTITUYE A DE

Extraordinaria Nº 6013 de fecha 23 de Diciembre de 2010

 Ley Orgánica que Regula la Enajenación de Bienes del Sector

 Reforma Parcial de la Ley Orgánica de la Hacienda Pública

 Ley Orgánica de Simplificación de Trámites Administrativos, Decreto

 Ley de Conservación y Mantenimiento de los Bienes Públicos,

 Reforma Parcial del Reglamento Nº 1 de la Ley Orgánica de la

 Reglamento Nº 4 de la Ley Orgánica de la Administración Financiera

ALCALDÍA METROPOLITANA DEL AREA SUSTITUYE A DE

del Sector Público sobre el Sistema de Contabilidad Pública,

 Estatuto Orgánico De La Alcaldía Metropolitana del Área

 Normas Generales de Control Interno, publicada en la Gaceta Oficial

 Reglamento sobre la Organización del Control Interno en la

 Manual de Normas de Control Interno sobre un Modelo Genérico de la

 Publicación Nº 21 del Anexo Nº 4 de la Contraloría General de la

ALCALDÍA METROPOLITANA DEL AREA SUSTITUYE A DE

1.2.1 Objetivo General:

 Proporcionar a los usuarios un instrumento adecuado que sirva de guía al

1.2.2 Objetivos Específicos:

ALCALDÍA METROPOLITANA DEL AREA SUSTITUYE A DE

 Dar a conocer las normas, instrucciones y modelos para la formación de

Está dirigido a normalizar y estandarizar las distintas actividades que

1.3 Actualización y Uso:

 Es responsabilidad de la Dirección de Planificación y Presupuesto de la

ALCALDÍA METROPOLITANA DEL AREA SUSTITUYE A DE

este caso en particular con la participación de la División de Bienes,

 El Manual se encuentra organizado de manera tal que el usuario puede

 Las disposiciones establecidas en este manual sólo podrán ser

 Los usuarios del Manual deberán notificar por escrito a su supervisor