FACULTAD DE INGENIERÍA Y CIENCIAS

BÁSICAS

PROYECTO GRUPAL Politécnico Grancolombiano

COMPRAS Y APROVISIONAMIENTO

PROYECTO GRUPAL

SEGUNDA ENTREGA

ESTUDIO DE CASO: ENCUADERNADORA S.A.

TUTOR:

Parra Herrera Jairo Enrique

INTEGRANTES:

Jhon Salazar. Cód. 1721020349

Edgar Fernando Poveda Rivera. Cód. 1721021054

Prieto Gutierrez Wilson Leandro. Cód. 1721021507

Héctor Alfonso Nava Sáchica. Cód. 1621023028

Lisbeth del Pilar Guatava Rojas cod : 1511024042

INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO

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TECNOLOGÍA LOGÍSTICA

2019

Contenido

INTRODUCCIÓN............................................................................................................................3
OBJETIVO GENERAL......................................................................................................................4
OBJETIVOS ESPECÍFICOS...............................................................................................................4
JUSTIFICACIÓN.............................................................................................................................4
METODOLOGÍA.............................................................................................................................5
TABLA DE CONTENIDO DEL PROYECTO.........................................................................................6
DIAGNÓSTICO DE LA SITUACIÓN..................................................................................................7
CONCLUSION................................................................................................................................8
GENERACIÓN DE ALTERNATIVAS.................................................................................................10
BIBLIOGRAFÍA.............................................................................................................................12
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INTRODUCCIÓN

El estudio de la problemática presentada en el proyecto “Caso La encuadernadora” tiene la

finalidad de buscar la mejor solución y aplicar una de las metodologías estudiadas durante el
presente módulo; para establecer, identificar y aplicar los diferentes conceptos del proceso de
compras y aprovisionamiento, buscando una o varias soluciones posibles frente a la
problemática planteada; así mismo entender la importancia de prever todas las situaciones
que pueden suceder para tomar decisiones y actuar de manera preventiva frente a las mismas.

Se revisará la importancia de las materias primas que intervienen en la elaboración de un

producto terminado, según las especificaciones de calidad y de cantidad, de la compañía “La
Encuadernadora”. Se debe considerar la importancia de consultar otros proveedores a nivel
nacional internacional que estén en la capacidad de suministrar las materias primas requeridas
en el proceso de elaboración y conocer sus tiempos de entrega.

Se hace necesario analizar desde diferentes puntos de vista la problemática presentada en “La
empresa” teniendo en cuenta lo aprendido a lo largo de la trayectoria del módulo, validando la
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mejor metodología para hallar las posibles soluciones que brinden la mejor opción para la
empresa.

OBJETIVO GENERAL

Encontrar una solución óptima que evite el posible desabastecimiento de papel y cartón que
pueda comprometer la producción y no genere retrasos en las entregas programadas a los
clientes evitando reclamaciones y acciones legales por incumplimientos

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Utilizar herramientas de modulo para analizar la problemática presentada por la

compañía “Encuadernadora S.A”.

Examinar la situación de la compañía “Encuadernadora S.A”, para determinar las

causas que afectan la problemática.

Plantear una solución que permita a la compañía “Encuadernadora S.A”, solucionar la

situación de desabastecimiento, producción y comercialización de los producto
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JUSTIFICACIÓN

En proceso de logística y operación de la empresa tenemos el área de compras la cual se

encarga de buscar los suministros para la producción y mantenimiento del empresa es decir
buscar proveedores los cuales ofrezcan materiales y materia prima de buena calidad buscando la
reducción en costos.

El aprovisionamiento permite disponer de una análisis de la cantidad la calidad de los materias

primas que sean necesarios para el proceso de producción y operación de la empresa con el
aprovisionamiento se tiene un control para reducir los costos ya sea en la producción como en la
operación sin afectar la calidad del producto final por lo tanto reduciendo las mermas de la
empresa y aprovechando producto no utilizado además buscar que los proveedores ofrezcan
cantidad de acuerdo con la producción y calidad del producto en producción y venta al mejor
precio posible.

Dentro de una empresa los controles buscan reducir la merma y evaluar medidas y identificar
problemáticas que permita aprovechar materias les servicios y tiempos obteniendo una mejor
operación y aumentando la rentabilidad de la empresa en el tema de suministros para ella
misma alcanzando dar un mejor precio al consumidor final logrando tener una ventaja en el
mercado.

La solución para la ENCUADERNADORA S.A” sobre decisiones y el análisis de la

problemáticas del caso, buscar las maneras de reducir la merma mediante controles internos
además de buscar alternativas que permitan que los empleados sean más eficientes sin
desgastarlos físicamente y buscando proveedores que permitan reducir los costos de
producción y que ofrezcan cantidades y calidad que permitan dar un mejor resultado.

 
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METODOLOGÍA

La metodología determinada para el desarrollo del proyecto es el estudio de caso, definido por
Bisquerra, R. , como un "método de investigación de gran relevancia para el desarrollo de las
ciencias humanas y sociales que implica un proceso de indagación caracterizado por el examen
sistemático y en profundidad de casos de un fenómeno, entendido estos como entidades sociales
o entidades educativas únicas".

Como primera medida vamos a analizar los objetivos que llevaron a cabo este paro, y
realizaremos un análisis de cada unas de las partes implicadas de tal manera que entre todos
lleguemos a la solución de la problemática que nos aqueja. Lo mas importante y que debemos
realizar de manera urgente, es buscar una solución provisional para no parar la planta en ningún
momento y salir a flote con nuestra empresa.

En el análisis de la situación de la empresa La Encuadernadora s.a., se parte de la revisión de la

información reportada, que permitirá establecer una línea base, para el diseño de las estrategias
de mejora para la compañía; este análisis situacional se hace con base en un árbol de problemas,
para delimitar el problema central, sus causas y consecuencias posibles.

Para la construcción de las alternativas, se adoptará la metodología de PHVA, como una

herramienta de Gestión de Calidad, la cual ha sido validada por la familia de las normas ISO
9000 , la cual incluye Planeación de objetivos y procesos; Hacer como parte de la
implementación de los procesos definidos en el punto anterior; Verificación, para revisar los
resultados obtenidos y reportarlos; Actuar, para definir de acuerdo a la verificación, acciones
para mejorar el desempeño.

En este orden del proceso y viendo la problemática, realizaremos la presentación de alternativas

que nos permita salir adelante, para obtener la materia prima requerida con el objetivo de seguir
cumpliendo con nuestros clientes y que nuestra empresa no se vea afectada. Igualmente
trabajaremos paralelamente para buscar una estrategia diferenciadora para que nuestra cadena
de valor no se vea afectada y nuestros proveedores sigan contando con el suministro de la
materia prima en los tiempos y cantidades requeridas por ellos.
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TABLA DE CONTENIDO DEL PROYECTO

1. Introducción: describir datos importantes del caso y su relación con el tema de compras
ya aprovisionamiento.
2. Objetivos
2.1 Objetivo general: describir a donde se quiere llegar con el estudio del caso y que
prevenir

3. Justificación: describir porque se está haciendo tal estudio de caso y su importancia.

4. Análisis de alternativas planteadas: análisis propios y metodología

4.1 Nuevos proveedores
4.2 Importación de materias primas
4.3 Importación de producto terminado

5. Diagnóstico de la situación : diagnostico que se le da después de estudiar el caso

y posibles solución al tema.
6. Conclusión
7. Generación de alternativas
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DIAGNÓSTICO DE LA SITUACIÓN

Como primera medida vamos a analizar los objetivos que llevaron a cabo este paro, y
realizaremos un análisis de cada una de las partes implicadas de tal manera que entre todos
lleguemos a la solución de la problemática que nos aqueja. Lo más importante y que debemos
realizar de manera urgente, es buscar una solución provisional para no parar la planta en ningún
momento y salir a flote con nuestra empresa.

La Encuadernadora S.A, es una empresa que se dedica a la producción, comercialización de

productos escolares donde utiliza 10% de cartón y el restante de papel para la elaboración de los
diferentes productos de su portafolio de servicios. La época fuerte de la Encuadernadora son los
meses de Enero y Agosto, dado que estos son los meses que dan inicio a los diferentes
calendarios escolares.

También debemos tener en cuenta el poderío Asiático en este campo.

Como bien sabemos y según la problemática el 95% de los proveedores de (bagazo caña de
azúcar) son el principal distribuidor de la compañía Papelitos S.A la cual se va a ver afectada.

Como el principal proveedor de la Encuadernadora es Papelitos, y esta se está viendo afectada

por el paro, la anterior situación con lleva a un grave problema de abastecimiento y por ende
afecta todos los objetivos y aspectos de la empresa en las cantidades, tiempos, calidad y de más
compromisos acordados, especialmente en los picos más altos.

Es de anotar que la empresa cuenta con 3 centros de producción o tres platas ubicadas Brasil,
México y Colombia.En este orden del proceso y viendo la problemática, realizaremos la
presentación de alternativas que nos permita salir adelante, para obtener la materia prima
requerida con el objetivo de seguir cumpliendo con nuestros clientes y que nuestra empresa no
se vea afectada. Igualmente trabajaremos paralelamente para buscar una estrategia
diferenciadora para que nuestra cadena de valor no se vea afectada y nuestros proveedores sigan
contando con el suministro de la materia prima en los tiempos y cantidades requeridas por ellos.
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La empresa Encuadernadora s.a., líder del mercado de fabricación de cuadernos a nivel

nacional, es una organización que tiene como objeto el diseño, producción y distribución de
productos de papelería escolar para el registro, archivo, escritura y manejo de información de
sus clientes.

La Encuadernadora tiene tres plantas de producción distribuidas en Colombia, México y Brasil

y comercializa en doce países latinoamericanos.

Su planta en Colombia tiene un área de 12.000 metros cuadrados y opera con 150 máquinas,
contando con una planta de personal que consta de 400 empleados directos (36% del total) y
700 empleados temporales (64%), para cubrir las dos temporadas, correspondientes al
calendario A y B, que son los meses de agosto-enero y mayo-julio, respectivamente.

Su único proveedor es la empresa Papelitos s.a., la cual cuenta con dos molinos, uno que se
encuentra afectado por el paro de corteros de caña, con un inventario únicamente para quince
días, mientras que el otro molino no se verá afectado por el mismo, y que tiene una capacidad
de producción de 135 toneladas semanales para producto de 62,5 cm y 320 toneladas semanales
para producto de 124,5 cm, capacidad que es insuficiente para las necesidades que tiene La
Encuadernadora.

Alternativas construidas
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Se estableció la siguiente Matriz FODA de la empresa La Encuadernadora, para observar la

situación actual de la empresa objeto de estudio:

FORTALEZAS DEBILIDADES
- Posicionamiento del mercado - Cuenta con un solo proveedor de
- Liderazgo papel
- Conocimiento del mercado - No hace procesos de selección de
- Buena estructura operativa proveedores de papel
- Calidad reconocida del producto
- Amplia cobertura en América Latina
OPORTUNIDADES AMENAZAS
- Posibilidad de tercerización de - Situación coyuntural del sector de
procesos en países a precios fabricación de papel
competitivos - Ingreso de competidores directos de
- Capacidad de renovación de China
maquinaria e innovación en procesos
Cierre de la empresaCompra de materias primas más
-
- Producto con alta demanda en el económicas por la competencia, que
mercado les otorgue mayor competitividad en
precio
- Pérdida de mercado
Innovación y
tecnológica de los
Costos de operación no
desplazamiento
competidoresde la marca
pueden ser asumidos
por parte de la competencia

Pérdida de ventas Despidos de personal

Insatisfacción de la No se ocupa la capacidad

demanda instalada

Para el análisis diagnóstico se desarrolló el siguiente árbol de problemas, para la identificación

Baja producción de
del problema central, sus causas y posibles consecuencias:
producto terminado

Insuficiente inventario de
materias primas

No hay como suplir ese proveedor

porque no existe un proceso de
selección de proveedores

Hay problemas de
abastecimiento del único
proveedor
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Consecuencias

Problema central

Causas

Se evidencia una disminución considerable de materia prima para la fabricación de papel

cartulina en la empresa Papelitos S.A, un paro de corteros de caña es la causa de esta principal
del desabastecimiento de materia prima, lo que afecta notablemente el cumplimiento con la
producción de las líneas de cuadernos realizadas por La Encuadernadora para una de las
temporadas más importantes.

La empresa solo viene trabajando con un proveedor de materia prima para sus líneas de
cuadernos, causando el principal problema de desabastecimiento, ya que la falla del proveedor
retrasa la producción; también es claro que los inventarios de materia prima para la producción
de cuadernos de las diferentes líneas es reducido, por lo cual el déficit de producción a cierto
tiempo será muy alto.
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GENERACIÓN DE ALTERNATIVAS
De acuerdo al árbol de problemas, se establece el siguiente árbol de soluciones para resolver el
problema central de la empresa La Encuadernadora.

Propósito Estabilidad y crecimiento de la

empresa

Captura de mercado y
Costos de operación pueden desplazamiento de la
ser asumidos competencia por parte de la
marca

Aumento de ventas Contratación de personal

Se ocupa la capacidad
Satisfacción de la demanda
instalada

Producción adecuada de
producto terminado

Solución central
Suficiente inventario de
materias primas

Proceso establecido de
Medios
selección de proveedores
Es claro que la solución que requiere la empresa es alcanzar niveles adecuados de inventarios
de materias primas, y que para ello el medio
Abastecimiento de alcance es a través de la definición de un
de materias
primas de proveedores
proceso claro de selección de proveedores, que les permita el abastecimiento de materias primas
seleccionados
según los requerimientos de la compañía.

Teniendo como base la metodología PHVA, se define el proceso por fases o etapas para la
selección de proveedores de la empresa La Encuadernadora.

Este ciclo incluye las etapas de

PLANIFICAR HACER
Hacer
Proceso para determinar cómo se van a En esta etapa se desarrolla lo que se planificó,
seleccionar los proveedores, definir los tomando la información para cada proveedor y
criterios de clasificación, quién será el calificándolo según los criterios definidos.
Planificar Verificar

Actuar
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responsable y cómo se documentará esta Se parte de los proveedores actuales, quienes

etapa.
Se establecen los requisitos que debe cumplir
cada proveedor para ser considerado y pasar
por el proceso de selección: Propuesta
comercial, documentos legales, criterios de
selección.
Esto se establece para etapas del proceso
antes, durante y después de la prestación del
servicio.
Se elabora el árbol de jerarquías, como base
para la escogencia del proveedor, de acuerdo a
las necesidades de la empresa.
deben cumplir los requisitos, así como para los
nuevos prospectos.
Se desarrolla el árbol de jerarquías de los
proveedores para facilitar la toma de
decisiones, según las necesidades actuales.
En esta fase se expide la orden de compra al
proveedor seleccionado.
El responsable de esta etapa ya ha sido
capacitado y entrenado para realizar las
actividades y cuenta con los recursos técnicos,
humanos y financieros para su ejecución.

CRITERIOS DE EVALUACION

Contar con diferentes propuestas económicas, técnicas, de calidad, puntualidad de otros

proveedores para tener siempre activa nuestra cadena de abastecimiento.

Poder, incurrir, elaborar y producir nuestra propia materia prima, para garantizar nuestros
mismos estándares de calidad.

Tener en cuenta proveedores extranjeros, que nos puedan abastecer inmediatamente cuando la
producción este a tope.

Establecer un programa de seguimiento a todas las necesidades que se puedan involucrar la

producciones y las otras áreas misionales de la organización.

Evaluación del proveedor: Recopilar la información relacionada con la calidad de la

materia prima entregada por el proveedor y verificar si esta es la adecuada para los productos de
la Encuadernadora S.A.
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Materia Prima :Determinar los factores que influyen en el abastecimiento de la materia prima
(costos, unitario, transporte y disponibilidad del proveedor), para no interrumpir el proceso de
fabricación de producto.

Mercado Impulsar su comercio, compitiendo con la calidad del producto, poder incurrir,
elaborar y producir nuestra propia materia prima para garantizar nuestros mismos estándares de
calidad.

Costos Contar con diferentes propuestas económicas, técnicas, de calidad, puntualidad de otros
proveedores para tener siempre activa nuestra cadena de abastecimiento

Tiempo de entrega Garantizar el control del proceso asegurando que la cadena de

abastecimiento no tenga contratiempos durante su ciclo, tener en cuenta proveedores
extranjeros, que nos puedan abastecer inmediatamente cuando la producción este a tope

BIBLIOGRAFÍA

-Bisquerra, R. (2009) citado por Cantador, Rubén. Métodos de Investigación en Educación

Especial. Recuperado de:
https://www.uam.es/personal_pdi/stmaria/jmurillo/InvestigacionEE/Presentaciones/Curso_10/E
stCasos.pdf

- Ciclo PHVA. Recuperado

de:http://master2000.net/recursos/menu/277/1355/mper_arch_20059_CicloPHVA.pdf
http://www.icesi.edu.co/blogs/casolaencuadernadora/
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