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condicionar la recepción de
documentos?
El autor es abogado por la Universidad de San Martín de Porres, con estudios de
maestría en Ciencias Penales en la misma casa de estudios.
Sumario.- 1. Introducción, 2. ¿Cualquier administrado puede presentar sus
documentos directamente a las dependencias de la que pretende obtener una
respuesta o expedición de algún documento?, 3. ¿El personal de mesa de partes
puede calificar el documento?, 4. ¿El personal de mesa de partes puede orientar a los
administrados en la presentación sus documentos?, 5. ¿Existen plazos para tramitar
los documentos una vez que fueron recepcionados en mesa de partes?, 6. ¿Las
solicitudes pueden ser presentados solo de manera personal?, 7. Si el lugar donde
laboro es la única autoridad y se niega a recepcionar mi documento ¿a dónde puedo
recurrir?, 8. ¿Si falta un requisito en el documento, el personal de mesa de partes
puede negar su recepción?, 9. ¿Qué sucede si no subsano en el plazo de ley?, 10.
¿Cuántas veces la autoridad administrativa puede pedir que se subsane la
documentación observada?, 11. ¿Qué sucede si la administración requiere más de
una vez la subsanación de la documentación presentada?, 12. Si ingresa mi escrito y
la autoridad no es competente, ¿puede la administración devolver la solicitud?
1. Introducción
Uno de los temas de mayor relevancia en el sector público, sobre todo en los últimos
tiempos, tiene que ver con la necesidad de mejorar la gestión, el desarrollo de la
función pública y la prestación de los servicios a cargo del Estado. Y no cabe duda
que todo ello tiene que ver con la calidad y con el grado de preparación, formación y
profesionalismo de quienes laboran en las diversas entidades del sector público.[1]
En la actualidad vemos con frecuencia que, en diferentes entidades del Estado, mesa
de partes califica el documento y decide recibir o no la documentación presentada,
conllevando a pérdidas de tiempo y comentarios desafortunados contra la entidad,
sólo por el desconocimiento de la norma administrativa y de sus funciones, que
dicho sea de paso, también aprovechan el desconocimiento de los derechos de los
administrados y que conllevan a no ser quejados o denunciados por omisión al
cumplimiento de sus funciones, infracción que se encuentra estipulada en el artículo
377 del Código Penal, artículo 261 del TUO y en las normas especiales de cada
entidad.
Debemos recordar que la Ley pretende asegurar la mayor calidad posible a los
servicios brindados por la Administración Pública[2], en beneficio de los usuarios,
es por eso que a continuación realizaremos preguntas y respuestas sobre las
funciones y deberes que tiene el personal de mesa de partes en la recepción y
tramitación de documentos de conformidad al TUO, norma que es aplicable en toda
la Administración Pública incluida la Policía Nacional del Perú y Fuerzas Armadas.
El artículo 135.1 del TUO señala que (…) en ninguna caso pueden calificar, negar
o diferir su admisión, el personal de mesa de partes se encuentran obligados a
recibirlos y darles ingreso para iniciar o impulsar los procedimientos; “no puede
calificar su contenido, pues la tarea de decidir sobre lo solicitado corresponde a las
autoridades destinatarias mediante el procedimiento administrativo pertinente”[3].
Es decir “no puede calificar previamente ni tampoco condicionar la presentación
de los mismos, toda vez que dicha labor debe ser realizada luego por otros órganos
distintos a la mesa de partes[4]
Las mesas de partes “carecen de competencia para pronunciarse sobre la validez del
escrito, sobre su fundamento, su corrección, la competencia de la entidad, y sobre
cualquier aspecto que pueda significar pronunciamiento de fondo, que corresponde a
las direcciones técnicas a las cuales los escritos van dirigidos. Aun cuando el escrito
sea manifiestamente infundado, estén los plazos vencidos, esté equivocada la
competencia de la entidad, o contengan expresiones inadecuadas, carece de
competencia para pronunciarse sobre ello. A lo sumo podrá asesorar al
administrado, pero nunca denegar el ingreso y registro del escrito”[5], porque el
pronunciamiento de fondo corresponde a los funcionarios a quienes va dirigido el
documento. En consecuencia, el personal de mesa de partes debe impulsar el
procedimiento y solo tiene dos funciones:
5. ¿Existen plazos para tramitar los documentos una vez que fueron
recepcionados en mesa de partes?
El art. 128.2 del TUO precisa que, concluido el registro, los escritos o resoluciones
deben ser cursados el mismo día a sus destinatarios, del mismo modo el art. 143.1
del mismo cuerpo normativo señala que, a falta de plazo establecido por ley expresa,
para recepción y derivación de un escrito a la unidad competente debe realizarse el
mismo día de su presentación. A modo de ejemplo: Si un administrado presenta en
mesa de partes una solicitud peticionando vacaciones, el escrito debe ser tramitado
en el día a la autoridad encargada de conocer y resolver ese pedido.
El art. 130 del TUO señala que los escritos pueden ser presentados de modo
personal o a través de terceros, ante las unidades de recepción. Es normal que los
administrados cuenten con múltiples dificultades que le impiden concurrir a las
Mesas de Partes, por eso la ley prevé que los escritos pueden ser presentados por
terceras personas. “Ello permite que el administrado pueda habilitar a otras
personas la presentación de sus documentos. Para ello no se requiere poder alguno,
en mérito de una aplicación del principio de informalismo[7] (no es un tema de
representación).
En ese caso, el art. 132.2 del TUO a previsto que también se puede presentar en las
oficinas de las autoridades políticas del Ministerio del Interior del lugar de su
domicilio; es decir, el documento puede ser presentado ante el Prefecto,
Subprefecto o Teniente Gobernador del lugar, el mismo que se encargará de
remitir a la unidad competente dentro de las veinticuatro horas, indicando la fecha
de su presentación (Art. 132.3)
El art. 136.1 del TUO dispone que, deben ser recibidos todos los formularios o
escritos presentados, no obstante incumplir los requisitos establecidos en la presente
Ley, que no estén acompañados de los recaudos correspondientes o se encuentren
afectados por otro defecto u omisión formal prevista en el TUPA, que amerite
corrección. En un solo acto y por única vez, la unidad de recepción al momento de
su presentación realizará las observaciones por incumplimiento de requisitos que no
puedan ser salvadas de oficio, invitando al administrado a subsanarlas dentro de un
plazo máximo de dos días hábiles.
El artículo 136.2 de la Ley señala que la observación debe anotarse bajo firma del
receptor en la solicitud y en la copia que conservará el administrado, con las
alegaciones respectivas si las hubiere, indicando que, si así no lo hiciera, se tendrá
por no presentada su petición. El plazo de subsanación es de dos días hábiles.
Teniendo en cuenta lo anterior, el inciso 136.2 determina cómo es que debe proceder
la unidad de trámite documentario una vez que se le comunica al administrado el
incumplimiento de requisitos así como de la carencia de los recaudos oportunos o la
presencia de defectos u omisiones formales advertidos por mesa de partes .
Para empezar, debe anotarse en la solicitud o petición así como en la copia que obra
como cargo aquello que es materia de omisiones a lo que sigue la consignación de la
firma del sujeto presentante de manera tal que, a través de dicho proceder, no sólo
toma conocimiento de las observación sino que se obliga a levantar la omisión de
modo tal que posteriormente no pueda alegar desconocimiento de la misma. Anexo
a esto, se debe señalar aquello de lo que carece la petición administrativa conforme
al TUPA debiendo dejarse establecido que, en caso no se levantarán las omisiones,
carencias o falencias advertidas en la solicitud, la administración se inclinará por el
rechazo del pedido, aspecto que de ninguna manera confronta el derecho de petición
atendiendo a que la falta de respuesta de la institución se encuentra condicionada a
levantar la omisión provocada por el propio administrado por lo que la inactividad
del particular jugará en su contra sino cumple con aquello que le ha sido requerido
por la unidad de recepción documentaria o mesa de partes.[9]
El art. 137.2 del TUO precisa que las entidades de la Administración Pública se
encuentran obligadas a realizar una revisión integral del cumplimiento de todos los
requisitos de las solicitudes que presentan los administrados y, en una sola
oportunidad y en un solo documento , formular todas las observaciones que
correspondan. Sin perjuicio de lo señalado en el párrafo precedente, la entidad
mantiene la facultad de requerir única y exclusivamente la subsanación de aquellos
requisitos que no hayan sido subsanados por el administrado o cuya subsanación no
resulte satisfactoria, de conformidad con lo dispuesto por a norma
correspondiente. En ningún caso la entidad podrá realizar nuevas observaciones
invocando la facultad señalada en el presente párrafo; el incumplimiento de esta
obligación constituye una falta administrativa sancionable (art. 137.3).
13. ¿Qué documentos no se pueden exigir como requisito para un trámite a los
administrados?
Aquella que la entidad solicitante posea o deba poseer en virtud de algún trámite
realizado anteriormente por el administrado en cualquiera de sus dependencias
(…)
Aquella que haya sido expedida por la misma entidad o por otras entidades
públicas del sector, en cuyo caso corresponde recabarlas a la propia autoridad a
solicitud del administrado.
Presentar más de dos ejemplares de un mismo documento.
[1] MURO ROJO, Manuel. Administración Pública y Control Nº. 27, Gaceta
Jurídica. Marzo 2016. p. 1.
[3] Idem.
[7] GUZMÁN NAPURÍ, Christian. Manual del Procedimiento… Op. cit., p. 465