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SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE (SENA)

DOCUMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD – NTC ISO 9001


SEMANA 2, ACTIVIDAD 3 “DOCUMENTAR EL PROCEDIMIENTO DE “DISEÑO Y PATRONAJE. INFORME”

1. OBJETIVO
Este procedimiento se establece para efectuar el control, la elaboración, modificación e
identificación de los documentos y registros La empresa Confecciones S.A., dedicada
al diseño y manufactura de prendas de vestir con el fin de tener la documentación
actualizada y disponible para su uso por parte de todos los usuarios

2. ALCANCE
Aplica para todos los documentos (manuales, procedimientos, instructivos, formatos, guías,
registros, entre otros.) los documentos de origen externo que son requeridos para el
adecuado desarrollo de los procesos. El procedimiento inicia con la identificación de la
necesidad de crear o modificar un documento y finaliza con la divulgación del documento
por parte del responsable del proceso.

3. RESPONSABILIDAD
El responsable de la adecuada aplicación de este procedimiento es el Coordinador de
Trabajo y los líderes de Procesos de Gestión.
3.1 Coordinador Trabajo
Asesora a los líderes de los procesos para la gestión, control y administración de la
documentación del SGC en forma coherente, congruente y consistente de acuerdo con la
naturaleza del servicio.
Revisa los documentos producidos en los procesos y cuando el caso lo amerite define si la
revisión incluirá el concepto de un experto que retroalimente el documento. Establecidos
los acuerdos con el líder del proceso e incorporados los ajustes finales del documento,
presenta para aprobación a la Directora de Recursos Humanos, Representante de la
dirección.
3.2 Asistente – Practicante Profesional.
El Asistente del Área - practicante profesional, específicamente interviene en la adecuación
de la presentación de documentos antes de la revisión para su aprobación.
Apoya a los líderes de los procesos para garantizar que:

 Se revisen y actualicen los documentos cuando sea necesario y se aprueben


nuevamente.
 Se identifiquen los cambios y el estado de revisión actual de los documentos
 Las versiones pertinentes de los documentos aplicables se encuentren disponibles
en la Intranet.
 Los documentos permanezcan legibles y fácilmente identificables.
 Se socialicen los documentos.
 Prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos.
 El control de los documentos en medio magnético, con el fin de preservar y proteger
la información
 Mantener una codificación única, según las directrices que se dan en este
documento.
 Se mantenga actualizados los listados maestros.

3.3 Líderes de procesos


Todos los líderes de procesos son los responsables de cumplir el procedimiento establecido
sobre la creación, actualización o anulación de los documentos.
4. PRECISIONES

4.1 ESTRUCTURA DOCUMENTAL

La estructura documental del SGC de la empresa Confecciones S.A., dedicada al


diseño y manufactura de prendas de vestir se presenta en la siguiente figura, en donde
los documentos de nivel superior tienen mayor cobertura y alcance, pero menor profundidad
y detalle.

4.2 DISPOSICIONES SOBRE REPRODUCCIÓN DE FORMATOS

En todo caso se privilegia la presentación y diligenciamiento digital de formatos salvo casos


que requieran estrictamente su aplicación impresa. Para estos casos, una vez aprobados
el líder del proceso envía una copia en medio digital al proceso de Gestión de
Publicaciones, para su correspondiente reproducción.
Aunque la emisión de los documentos se realiza luego de su aprobación la empresa
empleará los inventarios de formatos impresos hasta agotar existencias.

4.3. REGISTROS
Los registros son documentos que proporcionan evidencias objetivas de actividades
realizadas o resultados obtenidos se caracterizan por:

 Son consecuencia inmediata de ejecutar un procedimiento y documentar sus


resultados.
 Proporciona la evidencia necesaria para establecer si la actividad o la tarea se adecuó
al proceso correspondiente.
 No están sujetos a actualizaciones porque no deben ser modificado (salvo en casos
especiales) y dejado constancia de todas las circunstancias de cambio, siguiendo el
procedimiento al respecto.

Los registros pueden realizarse en medios impresos o electrónicos, y estar en forma digital.
Son registros impresos todo lo plasmado en un papel, como un material fotográfico o similar.
Son registros electrónicos los obtenidos y guardados en estos medios.
La Empresa debe garantizar que los registros no pueden ser modificados o que, si lo son,
que constancia de ello y de quién y cuándo lo hizo, especialmente cuando sea más
susceptible a las modificaciones, como es el caso de los registros guardados de forma
digital.
Los registros deben estar firmados y fechados por el personal encargado, en el caso de los
registros impresos y en los registros digitales deben quedar constancia de quien y cuando
lo hizo.
Todos los registros deben estar supervisados por la persona encargada de esto,
garantizando que se respeten los procedimientos y queden archivados de forma segura y
de fácil identificación. Por otra parte la universidad debe garantizar la confiabilidad de los
registros que así lo requieran (historias clínicas, Exámenes ocupacionales, etc.).
4.3.1. LOS REGISTROS DEBEN GARANTIZAR

 Los registros apropiados deben garantizar que sean:


 Veraces: debe describir lo que realmente sucedió, pasó u ocurrió.
 Exactos: debe ser verificado.
 Permanentes: se debe diligenciar con elementos de difícil borrado, no usar lápiz o
tinta lavable.
 Oportunos: se realiza en tiempo real, para evitar perdida de información por el paso
del tiempo.
 Claros: debe ser entendible para todos.
 Coherentes: en lo que respecta fechas, temperaturas, tiempo, etc.
 Legible.
 No alterable: no debe tener tachones, enmendaduras, uso de correctores, etc.
 Completo: no deben tener espacios en blanco, debe cruzar con una raya lo que no
se llena
4.3.2. USO DE LOS REGISTROS
Los registros pueden utilizarse para documentar y monitorear las actividades o los
resultados de los procedimientos.
Algunos ejemplos de sus usos son:

 Toma de muestras
 Procesamiento y análisis de información
 Almacenamiento y distribución
 Exámenes realizados
 Calibración de equipos
 Abastecimiento y vigencia de los insumos
 Control de calidad
 No conformidades
 Acciones correctivas

5. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO

5.1. FLUJOGRAMA PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS

No ACTIVIDAD RESPONSABLE OBSERVACIONES

INICIO

1 Líder del proceso Elaborar borrador del documento y enviar por


correo a la Directora del Departamento de
Identifica necesidad de Biblioteca con copia al Profesional de Apoyo de
creación o mejora de corrección de estilo para su respectiva revisión.
documento

2 Corrector de Estilo Las correcciones de ortografía y sintaxis se


hacen de manera directa en la documentación en
los casos donde la mejora sea evidente. Sin
embargo, en los casos problemáticos para la
Revisa la adecuación de la interpretación del sentido el corrector enviará
sugerencias y comentarios al líder del proceso
documentación
para que intervenga en el texto antes de su envío
como versión final al Sistema de Gestión de la
Calidad.

De cualquier manera el corrector hará llegar al


líder del proceso la documentación revisada.
3 Líder del proceso En caso de requerir ajustes en partes
problemáticas para la interpretación el líder del
proceso hará las modificaciones en las partes
SI Modifica y envía
¿La indicadas por el corrector y le enviará
documentaci nuevamente al nuevamente el documento modificado al
ón requiere corrector corrector de estilo.
ajustes?

NO

5 Profesional de Apoyo
1 SG-QHSE
Revisar la solicitud y evaluar la necesidad de
Auxiliar del crear, modificar o anular el documento.
Revisa solicitud y verifica SG-QHSE
necesidad

6 Si es una solicitud de anulación, se registra y el


proceso termina
NO Informa al Coordinador del Área de
Aprobada líder del Salud, Seguridad e
la proceso Higiene en el Trabajo
Cuando se considere necesario define la
Solicitud?
intervención de un experto a fin de retroalimentar
el documento antes de su aprobación final.
SI 3

Según corresponda se presenta al Consejo


Directivo para que autorice la creación, mejora o
anulación.

7 Se diligencia la Parte 2 del registro Solicitud de


Registra aprobación en la Creación, Mejora o Anulación de Documento F-
Solicitud de creación, Auxiliar del SO-OH-12, marcando la casilla de aprobado,
Mejora o Anulación de SG-QHSE diligenciando la fecha de implementación del
Documentos cambio.

8 Profesional de Apoyo Para el caso de creación de documentos se


SG-QHSE realiza la respectiva codificación y para mejora se
actualiza la versión.
Auxiliar del
SG-QHSE
Codifica y/o actualiza la
versión

9 Coordinador del Área de Al editar los documentos se deben registrar las


Salud, Seguridad e firmas de elaboró, revisó y aprobó, si aplica. El
Emite y Aprueba Higiene en el Trabajo coordinador del Área de Salud Ocupacional
Documento informa al líder sobre la aprobación del
documento.
Profesional de Apoyo
SG-QHSE Una vez firmados los documentos se identifican
con Copia No Controlada, se graban en PDF (No
Auxiliar SG-QHSE Aplica para formatos) y se adaptan en el
aplicativo disponible.
10 Profesional de Apoyo
SG-QHSE Se publican los nuevos documentos en la
intranet
Retira de Intranet los
documentos obsoletos
Al documento físico se le coloca el sello de
original, se archiva en la carpeta del proceso que
corresponda y se destruye la versión anterior.

11 Profesional de Apoyo Actualizar Listado Maestro Control de


SG-QHSE Documentos F-SO-OH-013
Actualiza Listado Maestro Listado Maestro de Auxiliar del
Control de Documentos Control de
Documentos SG-QHSE

F-SO-OH-013

12 Coordinador del Área de Se comunica al líder que el documento se


2 Salud, Seguridad e encuentra liberado y se autoriza su uso.
Higiene en el Trabajo

Socializa con el líder del


proceso y/o funcionario
que realizó solicitud

Libera Documento
13 Líder del proceso Informar los cambios de la documentación a los
participantes del proceso.
Aplica documento en el
proceso correspondiente Socializa el contenido de los documentos a fin de
3 garantizar su debida aplicación.

FIN

5.2. FLUJO GRAMA PARA EL CONTROL DE REGISTROS

No ACTIVIDAD RESPONSABLE OBSERVACIONES


1
INICIO

2 Los líderes de proceso con apoyo del


coordinador del Área de salud, seguridad e
Identificar los registros a Coordinador de Gestión Higiene en el trabajo identifican los registros
controlar en Salud, Seguridad e incorporados en el sistema de gestión en salud,
Higiene en el Trabajo seguridad e Higiene en el trabajo

Líderes de procesos
3 Líderes de procesos Enviar por correo al Coordinador de Gestión en
NO Salud, Seguridad e Higiene en el Trabajo con
Hay solicitud copia a la Profesional de Apoyo del SG-QHSE
o 1 el formato Solicitud de Creación, Mejora o
necesidades Anulación de Documento F-SO-OH-12
de registros junto con el documento sometido a
SI consideración

4 Coordinador de Gestión Revisar la solicitud y evaluar la necesidad de


Revisar solicitudes o en Salud, Seguridad e crear, modificar o anular el documento.
necesidades de registros Higiene en el Trabajo

5 Coordinador de Gestión Si es una solicitud de anulación, se registra y el


en Salud, Seguridad e proceso termina.
NO Higiene en el Trabajo
Informa al Cuando se considere necesario define la
Aprobación de solicitud líder del intervención de un experto a fin de retroalimentar
o necesidad de proceso el documento antes de su aprobación final.
registros
Según corresponda se presenta al Consejo
SI Directivo para que autorice la creación, mejora o
anulación.

6 Coordinador de Gestión El Coordinador de Gestión en Salud, Seguridad


en Salud, Seguridad e e Higiene en el Trabajo actualiza los registros
Higiene en el Trabajo que se generaron cambios y controla los cambios
Se autoriza y controla los o nuevos documentos relacionados con la
registros estructura de los documentos del SG-QHSE

7 El Coordinador de Gestión en Salud, Seguridad


1 e Higiene en el Trabajo establece criterios de
control sobre los registros del SG-QHSE
Establecer criterios de
Coordinador de Gestión
control de registros
en Salud, Seguridad e
Higiene en el Trabajo

8 Actualizar Listado Maestro Control de


Listado Maestro Documentos F-SO-OH-013
Actualización del listado de Control de
maestro Documentos
Coordinador de Gestión
en Salud, Seguridad e
Higiene en el Trabajo

9 Se comunica al líder que el documento se


Socializa con el líder del encuentra liberado y se autoriza su uso.
proceso y/o funcionario
que realizó solicitud
Coordinador de Gestión
en Salud, Seguridad e
Higiene en el Trabajo
Libera Documento

1
13 Líder del proceso Informar los cambios de la documentación a los
1 participantes del proceso.

Socializa el contenido de los documentos a fin de


garantizar su debida aplicación.

Aplica documento en el
proceso correspondiente

FIN

6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

CODIGO NOMBRE RESPONSABLE DISPONIBLE


DILIGENCIARLO

F-SO-OH-012 SOLICITUD DE Coordinador de Gestión Intranet /Proceso Gestión en Salud,


CREACIÓN, MEJORA O en Salud, Seguridad e Seguridad e Higiene en el Trabajo
ANULACION DE Higiene en el Trabajo/ y/o Aplicativo del Sistema
DOCUMENTOS Líder del Proceso

F-SO-OH-013 LISTADO MAESTRO Coordinador de Gestión Intranet / Proceso Gestión en


CONTROL DE en Salud, Seguridad e Salud, Seguridad e Higiene en el
DOCUMENTOS Higiene en el Trabajo/ Trabajo y/o Aplicativo del Sistema
Profesional de Apoyo

7. GLOSARIO

 Aprobación: Es la actividad donde se autoriza la aplicación del documento en la


operación de la universidad y se convierte en un documento controlado del SG-
QHSE.
 Caracterización de Procesos: Documento que permite identificar aspectos de un
proceso tales como: Objetivo, Quien Suministra/Referente,
Insumos/Requerimientos, Actividades, Resultados, Quien Recibe/Beneficiario,
Recursos, Requisitos, Documentación asociada, indicadores y el ciclo PHVA de las
actividades funcionales del proceso.
 Copia controlada: Es el duplicado del documento, que se encuentra debidamente
identificado, reconocido dentro del Sistema de Gestión de la Calidad, se conocen
sus portadores y está autorizado para su circulación.
 Documento: Información y su medio de soporte. Ejemplo: registros,
especificaciones, procedimientos, dibujo, informe, norma etc. (NTC-ISO-9000).
 Documentos externos: Son documentos generados por entidades externas a la
Universidad para ser aplicados en los procedimientos de la misma.
 Edición: Producción o emisión impresa o grabada de un documento.
 Estatutos: Conformados por las normas que enmarcan el desarrollo del objeto
social de la Universidad. Ej.: Estatuto Orgánico.
 Formatos: Documento tipo registro que captura información de una actividad
específica o Plantilla prediseñada que facilita la recolección de datos.
 Guía: Documentos que plantea un esquema a seguir para el desarrollo de un
propósito particular.
 Instructivo: Documento que contempla en detalle aspectos técnicos del trabajo
 Liberación de documentos: Consiste en la aprobación, entrega y divulgación
formal de los documentos del SG-.QHSE
 LMCD: Listado Maestro Control de Documentos internos. Cada proceso cuenta con
un Listado Maestro Control de Documentos.
 LMCR: Listado Maestro Control de Registros
 Manual: Documento que describe de manera general un Sistema, un área o función
de cobertura amplia de la institución que sirve de orientación para todas las
personas involucradas.
 Manual de Calidad: Es el documento que orienta, describe el SGC y enuncia la
Política de Calidad.
 Política: Lineamiento establecido por la organización, que permite la
operacionalidad de ésta.
 Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso
(NTC-ISO-9000)
 Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las
cuales transforman elementos de entrada en resultados. (NTC-ISO-9000)
 Registros: Documento que suministra evidencia objetiva de las actividades
desarrolladas o de resultados obtenidos
 Reglamentos: Constituido por las normas que regulan actividades específicas de
la Universidad. Ej.: Reglamento Estudiantil.
 Revisión: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, la adecuación y la
eficacia del tema sujeto a revisión, para alcanzar los objetivos establecidos.
 SG-QHSE: Sistema de Gestión de la Calidad en Salud Ocupacional, Seguridad Industrial
e Higiene Ambiental
 Sintaxis: Parte de la gramática dedicada a los fenómenos de orden y posición de la
palabras en una oración
 Partes problemáticas para la interpretación: Apartados en un documento que
presentan problemas en términos de precisión o claridad en su redacción.