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Documenti di Cultura
1. OBJETIVO
Este procedimiento se establece para efectuar el control, la elaboración, modificación e
identificación de los documentos y registros La empresa Confecciones S.A., dedicada
al diseño y manufactura de prendas de vestir con el fin de tener la documentación
actualizada y disponible para su uso por parte de todos los usuarios
2. ALCANCE
Aplica para todos los documentos (manuales, procedimientos, instructivos, formatos, guías,
registros, entre otros.) los documentos de origen externo que son requeridos para el
adecuado desarrollo de los procesos. El procedimiento inicia con la identificación de la
necesidad de crear o modificar un documento y finaliza con la divulgación del documento
por parte del responsable del proceso.
3. RESPONSABILIDAD
El responsable de la adecuada aplicación de este procedimiento es el Coordinador de
Trabajo y los líderes de Procesos de Gestión.
3.1 Coordinador Trabajo
Asesora a los líderes de los procesos para la gestión, control y administración de la
documentación del SGC en forma coherente, congruente y consistente de acuerdo con la
naturaleza del servicio.
Revisa los documentos producidos en los procesos y cuando el caso lo amerite define si la
revisión incluirá el concepto de un experto que retroalimente el documento. Establecidos
los acuerdos con el líder del proceso e incorporados los ajustes finales del documento,
presenta para aprobación a la Directora de Recursos Humanos, Representante de la
dirección.
3.2 Asistente – Practicante Profesional.
El Asistente del Área - practicante profesional, específicamente interviene en la adecuación
de la presentación de documentos antes de la revisión para su aprobación.
Apoya a los líderes de los procesos para garantizar que:
4.3. REGISTROS
Los registros son documentos que proporcionan evidencias objetivas de actividades
realizadas o resultados obtenidos se caracterizan por:
Los registros pueden realizarse en medios impresos o electrónicos, y estar en forma digital.
Son registros impresos todo lo plasmado en un papel, como un material fotográfico o similar.
Son registros electrónicos los obtenidos y guardados en estos medios.
La Empresa debe garantizar que los registros no pueden ser modificados o que, si lo son,
que constancia de ello y de quién y cuándo lo hizo, especialmente cuando sea más
susceptible a las modificaciones, como es el caso de los registros guardados de forma
digital.
Los registros deben estar firmados y fechados por el personal encargado, en el caso de los
registros impresos y en los registros digitales deben quedar constancia de quien y cuando
lo hizo.
Todos los registros deben estar supervisados por la persona encargada de esto,
garantizando que se respeten los procedimientos y queden archivados de forma segura y
de fácil identificación. Por otra parte la universidad debe garantizar la confiabilidad de los
registros que así lo requieran (historias clínicas, Exámenes ocupacionales, etc.).
4.3.1. LOS REGISTROS DEBEN GARANTIZAR
Toma de muestras
Procesamiento y análisis de información
Almacenamiento y distribución
Exámenes realizados
Calibración de equipos
Abastecimiento y vigencia de los insumos
Control de calidad
No conformidades
Acciones correctivas
INICIO
NO
5 Profesional de Apoyo
1 SG-QHSE
Revisar la solicitud y evaluar la necesidad de
Auxiliar del crear, modificar o anular el documento.
Revisa solicitud y verifica SG-QHSE
necesidad
F-SO-OH-013
Libera Documento
13 Líder del proceso Informar los cambios de la documentación a los
participantes del proceso.
Aplica documento en el
proceso correspondiente Socializa el contenido de los documentos a fin de
3 garantizar su debida aplicación.
FIN
Líderes de procesos
3 Líderes de procesos Enviar por correo al Coordinador de Gestión en
NO Salud, Seguridad e Higiene en el Trabajo con
Hay solicitud copia a la Profesional de Apoyo del SG-QHSE
o 1 el formato Solicitud de Creación, Mejora o
necesidades Anulación de Documento F-SO-OH-12
de registros junto con el documento sometido a
SI consideración
1
13 Líder del proceso Informar los cambios de la documentación a los
1 participantes del proceso.
Aplica documento en el
proceso correspondiente
FIN
6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
7. GLOSARIO