Funciones e importancia del

departamento de cuentas a pagar

Jose Ramón Fernández de la Cigoña

Reconocido blogger, experto en temas sobre contabilidad, finanzas y aspectos legales de

la empresa.

21 mayo, 2014 3 minutos de lectura

La manera de llevar la contabilidad en las grandes empresas usuarias

de ERPs, unida a uno de los principios del control interno que es la
segregación de funciones para la prevención del fraude, provoca que las
tareas de los grandes departamentos de administración dividan las
tareas a realizar principalmente de la siguiente manera:

 Cuentas a Pagar – Accounts Payable (AP)

 Cuentas a Cobrar – Accounts Receivable (AR)
 Tesoreria – Treasurer
 Contabilidad General – General Ledger (GL)

Nos centraremos en este caso en el estudio de los retos a los que se

enfrenta el departamento de cuentas a pagar, enunciaremos sus
principales funciones y veremos porque ha cobrado una
mayor importancia la correcta realización de los pagos en tiempo y
forma.

Los retos del departamento de cuentas a pagar

La implementación de tecnologías de automatización de
procesos administrativos afecta de manera notable al área de
cuentas a pagar. La correcta digitalización de las facturas recibidas y de
su documentación anexa, así como la utilización de sistemas OCR
(Optical Character Recognition) para la lectura de facturas y otros
documentos, se han convertido pues en un factores de gran
importancia en las empresas, que otorgan una ventaja competitiva a las
empresas que gestionan eficientemente sus facturas a pagar.

Además con el desarrollo de las nuevas tecnologías, la aprobación

manual de mesa en mesa es algo que las empresas de cierto tamaño
han sustituido por workflows automatizados de aprobación de
facturas.
La automatización de los procesos de gestión y aprobación de facturas
busca la maximización de la eficiencia del procedimiento y la reducción
de los costes asociados al proceso, pudiendo ser los ahorros
considerables si la gestión se realiza correctamente.

Se hace por tanto fundamental la adaptación de los

departamentos de administración a los nuevos retos de la
gestión digitalizada de facturas así como la adaptación a la recepción
de facturas electrónicas que ya se hace en algunas empresas.

Uno de los sistemas que permiten el intercambio electrónico de datos

integrados en los documentos comerciales es el sistema EDI
(Electronic Data Interchange).

La importancia del departamento de cuentas a pagar

El estricto cumplimiento de los compromisos de pago es sin duda uno
de los aspectos más valorados por los proveedores de cualquier
empresa. La morosidad, y sobre todo si es reiterada puede suponer la
pérdida de proveedores clave para la empresa, supone una pésima
imagen de cara a los proveedores que han confiado en ella y puede
acabar incluso trasladándose a listas y foros de morosidad que pueden
dificultar la adquisición de futuros bienes y servicios estrangulando de
esta manera la actividad empresarial.

Además a partir de la entrada en vigor de la nueva Ley de

Morosidad, la Ley 15/2010, de 5 de julio los plazos de pago obligan a la
agilización de la tramitación de facturas, ya que desde el 1 de enero de
2013 el plazo de pago obligado por Ley es de 60 días desde la
fecha de recepción de las mercancías o prestación de los servicios. Las
sociedades también deberán publicar de forma expresa las
informaciones sobre plazos de pago a sus proveedores en la Memoria
de sus cuentas anuales.

Es por ello, que en la actual coyuntura las empresas y administraciones

se ven obligadas a agilizar la tramitación de las facturas de sus
proveedores, ya que cualquier factura debe ser sometida a revisión y
aprobación en todas las organizaciones antes de ser pagada.

Funciones del departamento

Las funciones del departamento de cuentas a cobrar abarcan todo el
ciclo que va desde que se recibe una factura en la empresa
hasta que se produce su pago. En líneas generales las principales
funciones serian:
 Escaneo y verificación de las facturas si se utilizan sistemas de
digitalización
 Revisión de facturas de proveedores, determinando su
aprobación o rechazo.
 En el caso de ser aprobadas las facturas proceder a su
contabilización asignando las cuentas contables
correspondientes, si no se hace ya automáticamente.
 Realizar la programación de pago a proveedores en las fechas
previamente definidas.
 Seguimiento de facturas vencidas de proveedores y analizar sus
motivos.
 Reportar la información relativa a su área a usuarios internos y
externos, etc