Estimar los Costos

Estimar los Costos es el proceso que consiste en desarrollar una aproximación de los recursos
monetarios necesarios para completar las actividades del proyecto. Véanse los Gráficos 7-2 y
7-3. Las estimaciones de costos son una predicción basada en la información disponible en un
momento determinado. Incluyen la identificación y consideración de diversas alternativas de
cálculo de costos para iniciar y completar el proyecto. Para lograr un costo óptimo para el
proyecto, debe tomarse en cuenta el equilibrio entre costos y riesgos, como hacer en lugar de
comprar, comprar en lugar de alquilar, y el intercambio de recursos.

Por lo general, las estimaciones de costos se expresan en unidades monetarias (dólar, euro,
yen, etc.), aunque en algunos casos pueden emplearse otras unidades de medida, como las
horas o los días de trabajo del personal para facilitar las comparaciones, eliminando el efecto
de las fluctuaciones de las divisas.

Las estimaciones de costos deben refinarse durante el transcurso del proyecto para reflejar los
detalles adicionales a medida que éstos se conocen. La exactitud de la estimación del costo de
un proyecto aumenta conforme el proyecto avanza a la largo de su ciclo de vida. Por
consiguiente, la estimación de costos es un proceso iterativo de fase en fase. Por ejemplo, un
proyecto en su fase de iniciación puede tener una estimación aproximada de orden de
magnitud (ROM) en el rango de ±50%. En una etapa posterior del proyecto, conforme se
cuenta con más información, las estimaciones pueden reducirse a un rango de ±10%. En
algunas organizaciones, existen pautas sobre cuándo pueden efectuarse esos refinamientos y
cuál es el grado de exactitud esperado.

Los costos se estiman para todos los recursos que se asignarán al proyecto. Esto incluye, entre
otros, el personal, los materiales, el equipo, los servicios y las instalaciones, así como
categorías especiales tales como el factor de inflación o el costo para casos de contingencia.
Una estimación de costos es una evaluación cuantitativa de los costos probables de los
recursos necesarios para completar la actividad.

CÓMO ESTIMAR COSTOS E INGRESOS

Los costos e ingresos sumados a la programación de la producción para la actividad (la escala
de la operación) determinan la rentabilidad de las actividades generadoras de ingreso, así
como, la necesidad de contar con subsidios o con tasas cubiertas por los usuarios, en el caso
de los proyectos no dirigidos a la generación de ingresos.

A pesar de que las evaluaciones de mercado, la tecnología y la sostenibilidad deben haber

provisto la mayor parte de estos parámetros (precios del producto, costos de inversión, etc.),
en este punto todavía no se cuenta con un conocimiento total de los distintos parámetros.

Un paso inicial importante es verificar y clasificar los costos. Las previsiones iniciales acerca de
los costos de los distintos componentes de la inversión se deben revisar; además, los costos de
la inversión, de la operación y los gastos generales, requieren cada uno un tratamiento
diferente.

A. Verificación y clasificación de costos

La esencia del proceso de evaluar una inversión destinada a la generación de ingresos se
asienta en comparar los beneficios generados con los costos requeridos. Por definición,
solamente aquellos proyectos en los que los beneficios son mayores que los costos, merecen
implementarse. Esto es cierto incluso en el caso de inversiones no destinadas a la generación
de ingresos, proyectos sociales, medioambientales, o de apoyo a la producción - conocer los
costos es un prerrequisito para calcular el valor de la inversión que se está considerando
realizar y para calcular la cantidad necesaria anualmente para cubrir los gastos de operación.

Para los proyectos destinados a la generación de ingresos es necesario estimar tanto los costos
de inversión como los distintos costos e ingresos que se generan de la operación de proyecto.

Es fácil que un solicitante, lleno de entusiasmo acerca de su propuesta, subestime los costos
de un proyecto o que los asigne a la categoría equivocada; y esto cause errores en el cálculo de
los requerimientos de financiamiento. El proceso de preparación de un perfil de proyecto en el
campo pone poco énfasis en la verificación de costos - los mejores estimados son aceptables
cuando se trabaja al nivel del perfil. Por lo tanto, como primera tarea en el proceso de
formulación y evaluación, los solicitantes y su asesor deben examinar los costos previamente
identificados, a fin de:

 Determinar si los costos iniciales se han asignado a las categorías correctas (inversión
inicial, reemplazo de los ítems de inversión, operaciones anuales, gastos generales);

 Desglosar los costos generales en sus componentes específicos, v.g. desglosar el costo
general estimado de un edifico en componentes como: preparación del terreno y
acceso al mismo; los cimientos, la construcción por metro cuadrado; acabados
(eléctricos y de plomería); mobiliario, etc.;

 Identificar los costos no incluidos anteriormente, v.g. asistencia técnica, capacitación,

requerimientos legales o sanitarios, mitigación del impacto ambiental, mejora de vías
de acceso;

 Verificar la validez de los costos a utilizarse en el contacto directo con los vendedores,
transportadores, ingenieros y otros especialistas del área.

Los diferentes costos de un proyecto se pueden desglosar en tres categorías principales:

a) Las inversiones y su reemplazo periódico:

b) Los costos de producción (que por lo general varían según la escala de la manufactura);

c) Los costos o gastos generales (que generalmente no varían a consecuencia de los cambios
en la magnitud de la producción).

A continuación, se presenta una descripción breve de cada una de las categorías de costos.

1. ¿QUÉ ES UN PRESUPUESTO?

Según Burbano y Ortíz (2004) un presupuesto es un es la estimación programada, de manera

sistemática, de las condiciones de operación y de los resultados a obtener por un organismo
en un periodo determinado. También dice que el presupuesto es una expresión cuantitativa
formal de los objetivos que se propone alcanzar la administración de la empresa en un
periodo, con la adopción de las estrategias necesarias para lograrlos.
Por otra parte, la Asociación de Educación Radiofónica de Ecuador (2007) lo define como
una plan integrador y coordinado que expresa en términos financieros con respecto a
las operaciones y recursos que forman parte de una empresa para un período determinado
con el fin de lograr los objetivos fijados por la alta gerencia.

Pere, N. (2000) sostiene que un presupuesto es un plan detallado en el que figuran explícitas
tanto las previsiones de ingresos como las necesidades de adquisición y consumo de
recursos materiales y financieros para un determinado período de tiempo.

Muñoz Amato (1999) señala que es un plan de acción expresado en términos financieros.
Conjunto de decisiones que van a determinar los propósitos de una empresa y los medios para
lograrlos, incluyendo las disposiciones de los recursos materiales y humanos, las formas
de organización, los métodos de trabajo y las medidas de tiempo, cantidad y calidad.

Por último, Allen y Rachlin (2001) definen el presupuesto como el resultado de

un proceso gerencial que consiste en establecer objetivos, estrategias y elaboración de planes
que forman parte del proceso de administración.

Las definiciones anteriores nos permiten aseverar que un presupuesto es un plan que nos
permite controlar los ingresos y gastos de una organización para sus metas y objetivos en un
período determinado de tiempo.

2. FINALIDAD DEL PRESUPUESTO

Varios ejemplos de la utilización de presupuesto, puede ser el caso de un(a) jefe(a)

de familia que mensualmente estima el monto de sus entradas y del uso que dará a las mismas
con el fin de mantener un control sobre sus ingresos, gastos e inversiones ya que de lo
contrario gastaría todo lo que gana desmedidamente y no podría establecer prioridades en el
hogar. En las empresas los presupuestos cumplen la misma función señalada anteriormente,
claro está que el proceso de presupuestación en las empresas tienen diversos niveles de
complejidad pero se orientan por el mismo objetivo.

Las finalidades de los presupuestos son las siguientes:

* Planear los resultados de la organización en dinero y volúmenes.

* Controlar el manejo de ingresos y egresos de la empresa.

* Coordinar y relacionar las actividades de la organización.

* Lograr los resultados de las operaciones periódicas.

3. FUNCIONES DE LOS PRESUPUESTOS

La función principal de un presupuesto es el Control Financiero de la organización, sin embargo

su utilidad depende, en gran medida, de la propia dirección de la empresa u organización. Sin
embargo, de manera ideal se espera que un presupuesto proporcione lo que sigue a
continuación:

* Una herramienta analítica, precisa y oportuna.

* La capacidad para pretender el desempeño.

* El soporte para la asignación de recursos.

* La capacidad para controlar el desempeño real en curso.

* Advertencias de las desviaciones respecto a los pronósticos.

* Indicios anticipados de las oportunidades o de los riesgos venideros.

* Capacidad para emplear el desempeño pasado como guía o instrumento de aprendizaje.

* Concepción comprensible, que conduzca a un consenso y al respaldo del presupuesto anual.

4. IMPORTANCIA DE LOS PRESUPUESTOS

Lozano y Otros (2001) señalan, al respecto los siguientes aspectos:

* Son útiles en la mayoría de las organizaciones como: Utilitaristas (compañías de negocios),

no- utilitaristas (agencias gubernamentales), grandes (multinacionales, conglomerados) y
pequeñas empresas.

* Los presupuestos son importantes porque ayudan a minimizar el riesgo en las operaciones
de la organización.

* Por medio de los presupuestos se mantiene el plan de operaciones de la empresa en

unos límites razonables.

* Sirven como mecanismo para la revisión de políticas y estrategias de la empresa y

direccionarlas hacia lo que verdaderamente se busca.

* Facilitan que los miembros de la organización.

* Cuantifican en términos financieros los diversos componentes de su plan total de acción.

* Las partidas del presupuesto sirven como guías durante la ejecución

de programas de personal en un determinado periodo de tiempo, y sirven como norma de
comparación una vez que se hayan completado los planes y programas.

* Los procedimientos inducen a los especialistas de asesoría a pensar en las necesidades

totales de las compañías, y a dedicarse a planear de modo que puedan asignarse a los varios
componentes y alternativas la importancia necesaria.