SUPERVISIÓN A LOS SUJETOS VIGILADOS DE

PROCESO CÓDIGO SUPD03

LA SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD

DESIGNACIÓN DE EPS POR RESTRICCIÓN DE

PROCEDIMIENTO VERSIÓN 2
AFILIACIÓN

ELABORÓ: REVISÓ: APROBÓ:

Profesional Superintendencia Superintendente Delegado para la Supervisión Superintendente Delegado para la Supervisión
Delegada para la Supervisión Institucional Institucional
Institucional Jefe Oficina Asesora de Planeación
Profesional Oficina Asesora de
Planeación
FECHA: FECHA: FECHA:
02/03/2017 13/03/2017 29/03/2017
Determinar la EPS que según el régimen verificado (contributivo o subsidiado) deberá realizar afiliación y aceptar los traslados de
EPS, en aquel municipio en el que se identifique que todas las EPS que operen están limitadas para realizar estos proceso, mediante
la identificación de las EPS que operan en dichos municipios, la verificación de sus condiciones, la remisión de la invitación y la
OBJETIVO
expedición del respectivo acto administrativo con el fin de garantizar la continuidad en la afiliación al Sistema General de Seguridad
Social en Salud y la prestación del servicio público de salud.

Inicia con la notificación de las novedades de medidas especiales, por parte de la Delegada de Medidas Especiales, continúa con la
identificación de municipios en los que para el régimen verificado (contributivo o subsidiado) todas las EPS que operan se encuentran
ALCANCE
limitadas para realizar afiliaciones y aceptar traslados, y termina con la identificación y asignación mediante acto administrativo de la
EPS que deberá realizar afiliación al Sistema General de Seguridad Social en Salud y aceptar los traslados de EPS.
ÁMBITO DE
Este procedimiento aplica para las actividades de la Superintendencia Delegada para la Supervisión Institucional.
APLICACIÓN
DEFINICIONES

Afiliación: Es el acto de ingreso al Sistema General de Seguridad Social en Salud que se realiza a través del registro en el Sistema de Afiliación
Transaccional, por única vez, y de inscripción en una Entidad Promotora de Salud – EPS – o Entidad Obligada a Compensar - EOC -.

BDUA: Corresponde a la sigla de la Base de Datos Única de afiliados del FOSYGA, o entidad que la reemplace.

Departamentos circunvecinos: Hace referencia a los Departamentos que están próximos o alrededor de la Entidad Territorial Departamental. Para
el caso de San Andrés y Providencia los Departamentos circunvecinos serán los de la Costa Atlántica.

EPS: Entidad Promotora de Salud.

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AFILIACIÓN

Traslados: Son los cambios de inscripción de EPS dentro de un mismo régimen o los cambios de inscripción de EPS con cambio régimen dentro del
Sistema General de Seguridad Social en Salud.

Novedades de Medidas especiales: Hace referencia a la adopción, prorroga, modificación o levantamiento de las acciones y medidas especiales
sobre los sujetos vigilados.

NORMAS
REQUISITO LEGAL DIRECTRIZ DE CUMPLIMIENTO
Decreto 1184 de 2016, “por el cual se adiciona el Capítulo 5 al Artículo 2.1.10.5.3, mediante el cual se dan instrucciones relacionadas con las
Título 10, Parte 1, Libro 2, del Decreto 780 de 2016, Decreto Único acciones a realizar para proteger el derecho fundamental a la salud por efecto de
Reglamentario del Sector Salud y Protección Social” la aplicación de la limitación de la capacidad de afiliación.

POLÍTICAS DE OPERACIÓN
1. Para la elaboración de este procedimiento, se tomó como referencia lo descrito en el título 11 del Decreto 780 de 2016, relativo a la a signación
de afiliados por retiro o liquidación voluntaria, revocatoria de la habilitación o la autorización o intervención forzosa administrativa para liquidar
una EPS.
2. Cada vez que la Delegada de Medidas Especiales reporte novedades de medidas, se deberá realizar análisis para identificar si alguna incluye
restricción de afiliación y si existen municipios en los cuales para el régimen verificado (contributivo o subsidiado) todas las EPS que operan en él,
se encuentran limitadas para realizar afiliaciones y aceptar traslados.
3. El concepto técnico será elaborado por la Dirección de IV de EAPB de la Delegada de Supervisión Institucional. Este concepto será aprobado por
el Superintendente Delegado para la Supervisión Institucional.
4. Las únicas fuentes de información que se pueden utilizar para realizar este procedimiento serán: Comunicación de novedades de medidas
especiales remitidas por parte de la Delegada de Medidas Especiales, BDUA (con el último corte disponible), hoja de vida de la entidad (carpeta
compartida de la Delegada de Supervisión Institucional).
5. La resolución de designación de la EPS que deberá realizar afiliación al Sistema General de Seguridad Social en Salud y aceptar los traslados de
EPS será expedida por el Superintendente Nacional de Salud.

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PROCEDIMIENTO VERSIÓN 2
AFILIACIÓN

6. Todos los memorandos dirigidos a las demás Delegadas de la Superintendencia Nacional de Salud y a los Jefes de Oficina, deben ir firmados por
el(la) Delegado(a) para la Supervisión Institucional
7. Ningún director, ni profesional, ni coordinador tiene facultad para realizar mesas de trabajo con los vigilados, esta facultad está en cabeza
únicamente del Delegado, la cual bajo ninguna circunstancia podrá ser delegada
8. Las solicitudes de información por parte de los vigilados sobre el avance de las actuaciones administrativas deberán realizarse mediante oficio y
responderse por esta misma vía.

ACTIVIDAD / TAREA DESCRIPCIÓN ÁREA ÁREA

ID CARGO REGISTRO
¿QUÉ? ¿CÓMO? RESPONSABLE PARTICIPANTE
Comunicar las La Delegada de Medidas Especiales
novedades de comunica mediante memorando a la Delegada de
Memorando
1 medidas especiales Delegada para la Supervisión Institucional Medidas Profesional
(ASFL01)
relacionadas con las las novedades de medidas especiales Especiales
EPS. relacionadas con las EPS.
Verificar si en el reporte de novedades de
Identificar si existe Medidas especiales, se observa la adopción
alguna EPS con de alguna medida que incluya la limitación de
Dirección IV
2 limitación de su la capacidad de afiliación de alguna EPS: Profesional
EAPB
capacidad de
afiliación. No: Fin del procedimiento.
Sí: Continúa con la actividad 3.
Identificar los
municipios en los que Verificar contra el último corte de BDUA, los
opera la EPS con municipios en los cuales opera la EPS con Dirección IV
3 Profesional
limitación de su limitación de su capacidad de afiliación EAPB
capacidad de (independientemente de si está autorizado).
afiliación.
4 Identificar si en los Identificar contra el último corte de BDUA, las Dirección IV
Profesional
municipios en los EPS que operan en los municipios en los que EAPB

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ACTIVIDAD / TAREA DESCRIPCIÓN ÁREA ÁREA

ID CARGO REGISTRO
¿QUÉ? ¿CÓMO? RESPONSABLE PARTICIPANTE
cuales opera la EPS también opera la EPS con limitación de su
con restricción, capacidad de afiliación. Paralelamente, se
existen otras EPS del verifica la información en la hoja de vida de
mismo régimen que la EPS (carpeta compartida Delegada de
estén operando y Supervisión Institucional) si éstas se
estén autorizadas encuentran autorizadas para realizar
para realizar afiliaciones y aceptar traslados.
afiliaciones y aceptar
traslados. Sí: Fin del procedimiento.
No: Continúa con la actividad 5.
Mediante comunicación remitida por el
Superintendente Delegado para la
Supervisión institucional, se invita a las EPS
que operan el mismo régimen en cada uno
de los departamentos en los que opera la
EPS con limitación de la afiliación, y que no
se encuentran incursas en alguna medida
que limite su capacidad de afiliación, para
que manifiesten en un término de 2 (dos)
Invitar a EPS que
días hábiles a partir del recibo de la Dirección IV Oficio
5 operan en el Profesional
comunicación, su voluntad de realizar EAPB (ASFL02)
Departamento.
afiliaciones y traslados en todos los
municipios del departamento, identificados
en la comunicación, aclarando que si la
entidad no responde oportunamente se
entenderá que no tiene voluntad para realizar
estas actividades.

En el caso en que en algún Departamento no

se identifiquen EPS en operación y
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ACTIVIDAD / TAREA DESCRIPCIÓN ÁREA ÁREA

ID CARGO REGISTRO
¿QUÉ? ¿CÓMO? RESPONSABLE PARTICIPANTE
autorizadas para realizar afiliaciones y
aceptar traslados, se deberá invitar a las
EPS de los Departamentos circunvecinos.

Identificar si alguna de las EPS invitadas

manifiesta la voluntad de realizar afiliaciones
y aceptar traslados en todos los municipios
identificados en la comunicación.

Si solo una EPS manifestó su voluntad de Oficio

Identificar si alguna realizar afiliaciones y aceptar traslados (ASFL02)
de las EPS invitadas continuar en la actividad 9.
Dirección IV
6 manifiesta la voluntad Profesional Formato
EAPB
de recibir los afiliados Si dos o más EPS manifestaron su voluntad Concepto
y aceptar traslados. de realizar afiliaciones y aceptar traslados Técnico
continuar en la actividad 7. (SUFL01)

Si ninguna EPS manifestó su voluntad de

realizar afiliaciones y aceptar traslados
continuar en la actividad 8.

Identificar contra el ultimo corte BDUA la

Identificar la EPS que
Entidad Promotora de Salud (EPS) que Formato
cuente con el mayor
cuente con el mayor número de afiliados en Dirección de IV Concepto
7 número de afiliados Profesional
cada Departamento, de aquellas que hayan para EAPB Técnico
en cada
expresado su voluntad de recibir afiliados y (SUFL01)
Departamento.
aceptar traslados.
Identificar la Entidad Identificar contra la base de medidas
Dirección de IV Formato
8 Promotora de Salud especiales y el ultimo corte BDUA la Entidad Profesional
para EAPB Concepto
que no haya sido Promotora de Salud (EPS) que no haya sido
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ACTIVIDAD / TAREA DESCRIPCIÓN ÁREA ÁREA

ID CARGO REGISTRO
¿QUÉ? ¿CÓMO? RESPONSABLE PARTICIPANTE
sujeto de medidas sujeto de medidas especiales en el último Técnico
especiales en el último año y que cuente con el mayor número de (SUFL01)
año y que cuente con afiliados en cada departamento.
el mayor número de
afiliados en el
departamento.
Elaborar el documento en el formato de
concepto técnico (SUFL01), el cual deberá
contener como mínimo:

Análisis del aseguramiento de los municipios

en los que opere la o las EPS con restricción
de afiliación y la identificación de Municipios
con riesgo de aseguramiento por aplicación
de la limitación de la capacidad de afiliación.
Formato
Identificación de EPS que cumplen con Concepto
criterios para ser designadas como Técnico
Elaborar el concepto Dirección de IV
9 entidades encargadas de afiliar y aceptar Profesional (SUFL01)
técnico. para EAPB
traslados: Invitación de EPS, Análisis de
Medidas especiales, y número de afiliados. Correo
electrónico
Para tal efecto se deberán tener en cuenta
las siguientes reglas:

 Cuando más de una de las EPS invitadas

manifesté su voluntad de afiliar y aceptar
traslados para todos los municipios con
riesgo de aseguramiento en el
Departamento, se designará a aquella
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ACTIVIDAD / TAREA DESCRIPCIÓN ÁREA ÁREA

ID CARGO REGISTRO
¿QUÉ? ¿CÓMO? RESPONSABLE PARTICIPANTE
que cuente con el mayor número de
afiliados en el mismo régimen en el
Departamento.

 Cuando solo una EPS invitada manifieste

su voluntad de afiliar y aceptar traslados
para todos los municipios con riesgo de
aseguramiento en el Departamento, se
designará a esta EPS.

 Cuando ninguna de las EPS invitadas

manifesté su voluntad de afiliar y aceptar
traslados para todos los municipios con
riesgo de aseguramiento en el
Departamento, se designará a la EPS
invitada que no sea objeto de medida
especial y que cuente con el mayor
número de afiliados en el mismo régimen
en el Departamento. Si todas las EPS del
Departamento son objeto de medida
especial, el criterio de selección será
exclusivamente el número de afiliados
por Departamento.

Enviar mediante correo electrónico

institucional el concepto técnico al Director
de IV para EAPB, para su revisión y
aprobación.
Revisar y aprobar el El Director y el Superintendente Delegado Dirección de IV Director Correo
10
concepto técnico. revisan el concepto de acuerdo a lo para EAPB electrónico
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ACTIVIDAD / TAREA DESCRIPCIÓN ÁREA ÁREA

ID CARGO REGISTRO
¿QUÉ? ¿CÓMO? RESPONSABLE PARTICIPANTE
establecido en la normativa vigente y a las Superintendente
políticas definidas internamente. En caso de Superintendencia Delegado para
requerirse ajustes se remite de nuevo al Delegada para la la Supervisión
profesional para que éste los realice. Supervisión Institucional
Institucional
Memorando
Enviar concepto
(ASFL01)
técnico y Superintendencia Superintendente
recomendación al Remitir concepto técnico y recomendación Delegada para la Delegado para
11 Formato
Despacho del para resolver. Supervisión la Supervisión
Concepto
Superintendente Institucional Institucional
Técnico
Nacional de Salud.
(SUFL01)
Proyectar el acto administrativo mediante el
Superintendencia Profesional
cual se designa la EPS que realizará Correo
Delegada para la
afiliaciones en cada uno de los municipios en Director electrónico
Elaborar el proyecto Supervisión
12 los que se encuentra operando la EPS con Formato
de acto administrativo. Institucional Superintendente
limitación de la afiliación. Remitir al Director Resolución
(Dirección de IV Delegado
y Superintendente Delegado para su (GDFL01)
para EAPB)
revisión.
Superintendencia Profesional
Remitir proyecto de Delegada para la
Remitir a la Oficina Asesora Jurídica, Director Memorando
acto administrativo a Supervisión
13 mediante memorando, el proyecto de acto (ASFL01)
la Oficina Asesora Institucional Superintendente
administrativo para su revisión.
Jurídica. (Dirección de IV Delegado
para EAPB)
Una vez el acto administrativo tenga firma del Despacho
Superintendente Nacional de Salud, se Superintendente Formato
Expedir acto Superintendente Secretaría
14 enumera en la Secretaría General y continúa Nacional de Resolución
administrativo. Nacional de General
de acuerdo a los lineamientos del Salud (GDFL01)
Salud
Procedimiento Notificaciones (GDPD05).
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PUNTOS DE CONTROL
NOMBRE DE LA ACTIVIDAD
ID MÉTODO DE CONTROL FRECUENCIA RESPONSABLE REGISTRO
/ TAREA
Cada vez que se
Verificación de la información la Delegada de
remitida por la Delegada de Medidas
Medidas Especial, revisando, siEspeciales
Identificar si existe alguna EPS con limitación de es necesario, las resoluciones comunique
2 Profesional
su capacidad de afiliación. por medio de las cuales se novedades de
adoptaron o modificaron las medidas
medidas especiales relacionadasespeciales
en el memorando. relacionadas
con las EPS.
Cada vez que se
identifique
La validación se realiza en el
Identificar los municipios en los que opera EPS alguna EPS con
3 BDUA y en hojas de vida de las Profesional
con limitación de su capacidad de afiliación. limitación de su
EPS.
capacidad de
afiliación.
Cada vez que
Identificar si en los municipios en los cuales
se identifique
opera la EPS con restricción, existen otras EPS
4 Validación con Coordinador del alguna EPS con
del mismo régimen que estén operando y estén Profesional
grupo. limitación de su
autorizadas para realizar afiliaciones y aceptar
capacidad de
traslados.
afiliación

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Cada vez que

Realizar validación frente a base
se identifique la
de datos de medidas especiales,
5 Invitar a EPS que operan en el Departamento. necesidad de Profesional Oficio (ASFL02)
BDUA, hoja de vida de las EPS y
realizar la
base de datos de trámites.
invitación.
Cada vez que
Realizar búsqueda de la
Identificar si alguna de las EPS invitadas se cumpla el
respuesta de las EPS en el
6 manifiesta la voluntad de recibir los afiliados y plazo de Profesional
Sistema de Gestión Documental.
aceptar traslados. respuesta de las
.
EPS.
Cada vez que se
identifique Formato
Identificar la EPS que cuente con el mayor alguna EPS con Concepto
7 Realizar validación en la BDUA. Profesional
número de afiliados en cada Departamento. limitación de su Técnico
capacidad de (SUFL01)
afiliación
Cada vez que
Identificar la Entidad Promotora de Salud que no se identifique Formato
haya sido sujeto de medidas administrativas en Realizar validación frente a base alguna EPS con Concepto
8 Profesional
el último año y que cuente con el mayor número de datos de medidas especiales. limitación de su Técnico
de afiliados en el departamento. capacidad de (SUFL01)
afiliación
El concepto técnico es revisado Cada vez que
por el Director y el se requiera
Superintendente Delegado con el realizar la Correo
10 Revisar y aprobar el concepto técnico. fin de verificar la conformidad con asignación de Profesional electrónico
la normativa que regula esta EPS por
materia y de acuerdo a las restricción de
políticas definidas en la Entidad. afiliación.
La resolución revisada por el Cada vez que Formato
12 Elaborar el acto administrativo. Director y el Superintendente se requiera Director Resolución
Delegado con el fin de verificar la realizar la (GDFL01)
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conformidad con la normativa asignación de Superintendente

que regula esta materia y de EPS por Delegado
acuerdo a las políticas definidas restricción de
en la Entidad. afiliación.
Cada vez que
El acto administrativo es revisado se requiera
por el Jefe de la Oficina Asesora realizar la Jefe de Oficina
Remitir proyecto de acto administrativo a la Memorando
13 de Jurídica de acuerdo a la asignación de Asesora
Oficina Asesora Jurídica. (ASFL01)
normativa que sobre la materia EPS por
esté vigente. restricción de
afiliación.
Cada vez que
se requiera Superintendente
El acto administrativo es revisado realizar la Nacional de Salud Formato
14 Expedir acto administrativo. y firmado por el Superintendente asignación de Resolución
Nacional de Salud EPS por (GDFL01)
restricción de
afiliación.

ANÁLISIS DE TIEMPO
 El tiempo para realizar la identificación de municipios en los cuales para el régimen verificado (contributivo o subsidiado) todas las EPS que operan
en él se encuentran limitadas para realizar afiliaciones y aceptar traslados, será de 5 días hábiles a partir de la radicación en la Dirección de IV
para EAPB.
 El tiempo máximo que tiene una EPS para dar respuesta a la invitación para realizar afiliaciones y aceptar traslados es de 2 días hábiles a partir
del recibo de la comunicación.
 La elaboración, consolidación y aprobación del concepto técnico y recomendación se realizará en 30 días a partir del momento en que se cuente
con los insumos completos.
 La elaboración del acto administrativo tendrá una duración de 3 días.

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DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Instructivo Consulta BDUA

CONTROL DE CAMBIOS
ASPECTOS QUE FECHA DEL
DETALLES DE LOS CAMBIOS RESPONSABLE DE LA SOLICITUD
CAMBIARON EN EL CAMBIO VERSIÓN
EFECTUADOS DEL CAMBIO
DOCUMENTO DD/MM/AAAA
Mediante memorando 3-2017-
004085 se solicitó la creación del
procedimiento. Superintendente Delegado para la
Creación del documento 31/03/2017 1
Supervisión Institucional
Se aprueba solicitud mediante
memorando NURC: 3-2017-004956
A través del memorando 3-2017-
009135 se solicitó la inclusión de las
políticas de operación número 6, 7 y
8. Superintendente Delegado para la
Ajuste de procedimiento 12/06/2017 2
Supervisión Institucional
Se aprueba el ajuste del documento
mediante memorando NURC: 3-
2017-009236

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