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UNIVERSIDAD DE EL SALVADOR EN LÍNEA
FACULTAD DE INGENIERÍA Y ARQUITECTURA

MANEJO DE SOFTWARE PARA MICROCOMPUTADORAS
CONSULTAS Y FORMULARIOS
1. INTRODUCCIÓN
En el presente documento veremos dos elementos principales dentro del manejo e ingreso de
datos dentro de una base de datos. Estos elementos son las consultas y formularios.
Las consultas nos facilitan para ver, agregar, eliminar y cambiar datos en una base de datos de
Microsoft Access 2013. Y debido a ello, podemos realizar las siguientes acciones:
 Encontrar datos específicos rápidamente, filtrándolos según criterios concretos

(condiciones)
 Calcular o resumir datos
 Automatizar tareas de administración de datos como, por ejemplo, revisar de vez en

cuando los datos más actuales.
Por otra parte, los formularios en Microsoft Access 2013, facilitan ver y obtener los datos que se
buscan, como también permiten ingresar o modificar éstos, de una forma más amigable, cómoda,
sencilla y más limpia.
Existen diversos modos de crear un formulario en una base de datos de escritorio de Microsoft
Access 2013. En esta guía se indicaran algunos de ellos.
2. OBJETIVO DE LA UNIDAD
Diseñar correctamente una base de datos relacional, que contenga formularios, informes y
menús de panel; e implementarla en un gestor de base de datos personal de baja complejidad.
Este material ha sido proporcionado al estudiante en el marco de su formación a través de una carrera en línea en la
Universidad de El Salvador. Se han respetado los derechos de autor para su elaboración. El debido uso del mismo es
responsabilidad del estudiante.
3. CONSULTAS
Normalmente, cuando se utilizan datos, no se trabaja con todo el contenido de una tabla. Por
ejemplo, si se usan datos de una tabla denominada Contactos, lo más habitual es limitarse a un
registro específico o al número de teléfono. A veces, es posible que se quieran combinar datos
de más de una tabla, como la información del cliente con los detalles del pedido. Seleccione los
datos que desea usar mediante una consulta de selección.
Una consulta de selección es un objeto de base de datos que muestra información en Vista de
hoja de datos. Una consulta no almacena datos, sino que muestra aquellos almacenados en
tablas. Una consulta puede mostrar datos de una o más tablas, de otras consultas o de una
combinación de ambas.
Ventajas de usar una consulta
 Ver los datos únicamente de los campos que le interesen. Al abrir una tabla, verá todos
los campos. Una consulta es una buena manera de guardar una selección de campos.
Nota: Una consulta solo muestra datos, no los almacena. Al guardar una consulta, no se
guarda una copia de los datos.
 Combinar datos de varios orígenes. Normalmente, una tabla solo muestra los datos
almacenados. Una consulta le permite seleccionar campos de diferentes orígenes y
especificar cómo se debe combinar la información.
 Usar expresiones como campos. Por ejemplo, puede usar la función Fecha como campo,
o utilizar la función Formato en un campo para controlar el formato de los datos en los
resultados de la consulta.
 Ver los registros que cumplan criterios específicos. Al abrir una tabla, verá todos los
registros. Una consulta es una buena manera de guardar una selección de registros.
En una base de datos bien diseñada, los datos que se quieren plasmar en un formulario o informe
suelen estar repartidos en varias tablas.
Con una consulta, se puede extraer información de diversas tablas y ensamblarla para mostrarla
en el formulario o informe.
Una consulta puede servir para pedir resultados de datos de la base de datos, para llevar a cabo
una acción relativa a los datos o para ambas cosas. También sirve para obtener una respuesta a
una pregunta sencilla, efectuar cálculos, combinar datos de distintas tablas o agregar, cambiar o
eliminar datos de una base de datos. Dada su enorme versatilidad, existen muchos tipos de
consulta y el tipo que se cree depende de la tarea que quiera realizarse.
Los principales tipos de consulta se clasifican en:
 Selección: Que nos sirve para recuperar datos de una tabla o hacer cálculos.
 Acción: Que nos sirve para agregar, cambiar o eliminar datos. Cada tarea tiene un tipo
específico de consulta de acciones. Las consultas de acciones no están disponibles en las
aplicaciones de Access.
3.1 ¿COMO CREAR UNA CONSULTA DE SELECCIÓN?
Si desea revisar los datos de solo algunos campos en una tabla, o revisar los datos de varias tablas
simultáneamente o quizás solo ver los datos según determinados criterios, un tipo de consulta
de selección sería su elección.
Pasos básicos para crear una consulta de selección
Puede crear una consulta de selección en la vista Diseño o mediante el Asistente para consultas.
Algunos elementos de diseño no están disponibles cuando se utiliza el asistente, pero puede
agregarlos más adelante en la vista Diseño. Aunque los dos métodos son ligeramente diferentes
entre sí, los pasos básicos son los mismos:
1. Elija las tablas o consultas que desea usar como orígenes de datos.
2. Especifique los campos de los orígenes de datos que desea incluir.
3. Especifique criterios para limitar los registros que devuelve la consulta (opcional).
Tras crear una consulta de selección, ejecútela para ver los resultados. Para ejecutar una consulta
de selección, ábrala en la vista Hoja de datos. Si guarda la consulta, podrá volver a utilizarla
cuando sea necesario. Por ejemplo, como origen de datos de un formulario, informe u otra
consulta.
Usando el asistente para crear una consulta
1. En el grupo Consultas de la pestaña Crear, haga clic en Asistente para consultas.
2. En el cuadro de diálogo Nueva consulta, haga clic en Asistente para consultas y en

Aceptar.
3. A continuación, agregue campos. Puede agregar hasta 255 campos de 32 tablas o

consultas.
Para cada campo, realice estos dos pasos:
a. En Tablas/Consultas, haga clic en la tabla o consulta que contiene el campo.
b. En Campos disponibles, haga doble clic en el campo para agregarlo a la lista de Campos
seleccionados. Si desea agregar todos los campos a la consulta, haga clic en el botón con
el corchete angular derecho doble (>>).
c. Cuando haya agregado todos los campos que desee, haga clic en Siguiente.
4. Si no ha agregado campos numéricos (campos que contienen datos numéricos), vaya al

paso 9. Si ha agregado campos numéricos, el asistente le preguntará si desea que la
consulta devuelva detalles o datos de resumen.
Siga uno de estos pasos:
a. Si desea ver registros individuales, haga clic en Detalles y, después, en Siguiente. Vaya al
paso 9.
b. Si desea ver datos numéricos resumidos, como promedios, haga clic en Resumen y,
después, en Opciones de resumen.
5. En el cuadro de diálogo Opciones de resumen, especifique los campos que desea resumir
y cómo desea resumir los datos. Solo se muestran los campos numéricos.
Para cada campo numérico, elija una de las funciones siguientes:
a. Sum    La consulta devuelve la suma de todos los valores del campo.
b. Prom    La consulta devuelve el promedio de todos los valores del campo.
c. Mín    La consulta devuelve el valor más bajo del campo.
d. Máx    La consulta devuelve el valor más alto del campo.

6. Si desea que los resultados de la consulta incluyan un recuento de los registros de un

origen de datos, seleccione la casilla Contar los registros de nombre de origen de datos
adecuada.
7. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Opciones de resumen.
8. Si no ha agregado un campo de Fecha y hora a la consulta, vaya al paso 9. Si ha agregado

un campo de Fecha y hora a la consulta, el Asistente para consultas le preguntará cómo
desea agrupar los valores de fechas. Por ejemplo, suponga que agrega a la consulta un
campo numérico, como "Precio", y un campo de fecha y hora, como "Fecha de la
transacción".
A continuación, especifica en el cuadro de diálogo Opciones de resumen que desea ver

el valor promedio del campo "Precio". Como ha incluido un campo de fecha y hora, puede
calcular valores de resumen para cada valor único de fecha y hora, para cada día, mes,
trimestre o año.
Seleccione el período de tiempo que desea utilizar para agrupar los valores de fecha y hora
y, a continuación, haga clic en Siguiente.
Nota: En la vista Diseño, puede usar una expresión para agrupar valores en función del
período de tiempo que desee. No obstante, el asistente solo ofrece estas opciones.
9. En la última página del asistente, agregue un título a la consulta, especifique si desea

abrirla o modificarla y, a continuación, haga clic en Finalizar.
Si elige abrir la consulta, esta muestra los datos seleccionados en la vista Hoja de datos. Si
elige modificar la consulta, esta se abre en la vista Diseño.
3.2 ¿COMO CREAR UNA CONSULTA DE ACCION?
Las consultas de acción nos permiten la selección y operación de datos, con el objetivo de obtener
resultados que modifiquen la información o estructura de la base de datos.
Las variantes que se pueden dar en este tipo de consultas son:
Consultas de creación de tablas:
Puede usar una consulta de creación de tabla para crear una nueva tabla a partir de datos
almacenados en otras tablas.
Por ejemplo, supongamos que quiere enviar datos referentes a los pedidos de San Salvador a un
socio empresarial de San Salvador que use Access para preparar informes. En lugar de enviar
todos los datos de los pedidos, quiere restringirlos a los datos específicos de los pedidos de San
Salvador.
Puede crear una consulta de selección que contenga los datos de los pedidos de San Salvador y,
después, usar la consulta de selección para crear la nueva tabla siguiendo este procedimiento:
1. Abra la base de datos.
Para iniciar una consulta de creación de tabla, puede que tenga que habilitar el contenido de la
base de datos.
Nota: Si ve un mensaje debajo de la cinta de opciones sobre cómo habilitar la base de datos, haga
clic en Habilitar contenido. Si la base de datos ya se encuentra en una ubicación de confianza, no
verá la Barra de mensajes.
2. En la pestaña Crear, en el grupo Consulta, haga clic en Diseño de consulta.
3. En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga doble clic en Detalles de pedido y en Pedidos
y, después, cierre el cuadro de diálogo Mostrar tabla.
4. En la tabla Pedidos, haga doble clic en Id. de cliente y en Ciudad de destino para agregar
estos campos a la cuadrícula de diseño.
5. En la tabla Detalles de pedido, haga doble clic en Id. de pedido, Id. producto, Cantidad,
Precio unitario y Descuento para agregar estos campos a la cuadrícula de diseño.
6. En la columna Ciudad de destino de la cuadrícula de diseño, desactive la casilla de la fila

Mostrar. En la fila Criterios, escriba 'San Salvador' (comillas simples incluidas).
Compruebe los resultados de la consulta antes de usarlos para crear la tabla.
7. En la pestaña Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar.
8. Presione Ctrl+G para guardar la consulta.
9. En el cuadro Nombre de la consulta, escriba Consulta de pedidos de San Salvador y,

después, haga clic en Aceptar.
10. En la pestaña Inicio, en el grupo Vistas, haga clic en Vista y luego haga clic en Vista Diseño.
11. En el grupo Tipo de consulta de la pestaña Diseño, haga clic en Crear tabla.
12. En el cuadro de diálogo Crear tabla, en el cuadro Nombre de la tabla, escriba Pedidos de
San Salvador y, después, haga clic en Aceptar.
13. En la pestaña Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar.
14. En el cuadro de diálogo de confirmación, haga clic en Sí y vea la nueva tabla que aparece
en el panel de navegación.
Consultas de referencia cruzada:
Nos ayudan a realizar cálculos con los datos existentes en las tablas. Se pueden realizar cálculos
totales, con base en los valores de un determinado campo, agrupándolos tanto en columnas
como en filas.
Consultas de datos anexados:
Puede usar una consulta de datos anexados para recuperar datos de una o varias tablas y agregar
esos datos a otra tabla.
Consultas de eliminación:
Puede usar una consulta de eliminación para eliminar datos de las tablas o para introducir los
criterios que especifiquen las filas que se deben eliminar. Las consultas de eliminación permiten
revisar las filas que se van a eliminar antes de llevar a cabo la eliminación.
Consultas de actualización:
Puede usar una consulta de actualización para cambiar los datos de las tablas y para escribir los
criterios a fin de especificar las filas que deben actualizarse. Las consultas de actualización
permiten revisar los datos actualizados antes de realizar la actualización.
Como ya vimos en los ejemplos que hemos realizado la creación de consultas puede ser manual
con la vista de diseño y por medio de un asistente que nos facilita a crea la consulta de una forma
rápida y segura.
4. FORMULARIOS
Un formulario de Access es un objeto de base de datos que puede usar para crear una interfaz
de usuario para una aplicación de base de datos.
Un formulario eficaz acelera el uso de la base de datos porque los usuarios no tienen que buscar
lo que necesitan. Un formulario visualmente atractivo hace más agradable y eficiente el trabajo
con la base de datos, además de evitar que se introduzcan datos erróneos.
4.1 ¿COMO CREAR UN FORMULARIO?
Existen varias formas para crear un formulario:
1. Mediante la herramienta formulario
Puede usar la herramienta Formulario para crear un formulario con un solo clic. Al usar esta
herramienta, todos los campos del origen de datos subyacente se colocan en el formulario.
Puede empezar a usar el nuevo formulario inmediatamente, o puede modificarlo en las vistas
Presentación o Diseño para que se ajuste mejor a sus necesidades.
Para crear un nuevo formulario con esta herramienta hacemos lo siguiente:
 En el panel de navegación, haga clic en la tabla o consulta que contiene los datos que
desee ver en el formulario.
 En el grupo Formularios de la pestaña Crear, haga clic en Formulario.
Access crea el formulario y lo muestra en la vista Presentación. En la vista Presentación, se

pueden realizar cambios de diseño en el formulario mientras muestre datos. Por ejemplo, se
puede ajustar el tamaño de los cuadros de texto para que quepan los datos si es necesario.
Si Access encuentra una sola tabla que tenga una relación de uno a varios con la tabla o consulta
que usó para crear el formulario, agregará una hoja de datos para el formulario que se basa en
la tabla o consulta relacionadas.
2. Mediante la herramienta formulario dividido
Un formulario dividido proporciona dos vistas de los datos al mismo tiempo: una vista
Formulario y una vista Hoja de datos.
Un formulario dividido se diferencia de una combinación de formulario y subformulario en

que las dos vistas están conectadas al mismo origen de datos y están sincronizadas entre ellas
en todo momento. Si selecciona un campo en una parte del formulario, se seleccionará el
mismo campo en la otra parte del formulario. Puede agregar, editar o eliminar datos de
cualquier parte (siempre que el origen del registro sea actualizable y el formulario no esté
configurado para impedir estas acciones).
Trabajar con formularios divididos proporciona las ventajas de ambos tipos de formularios en
uno solo. Por ejemplo, puede usar la parte de la hoja de datos para buscar rápidamente un
registro y, después, usar la parte correspondiente al formulario para verlo o editarlo.
Para crear un formulario dividido mediante la herramienta Formulario dividido:
 En el panel de navegación, haga clic en la tabla o la consulta que contiene los datos
que desee incluir en el formulario. Además, puede abrir la tabla o la consulta en la
vista Hoja de datos.
 En la pestaña Crear, en el grupo Formularios, haga clic en Más formularios y, después,
haga clic en Formulario dividido.
Access crea el formulario y lo muestra en la vista Presentación. En la vista Presentación, se

pueden realizar cambios de diseño en el formulario mientras muestre datos.
3. Mediante la herramienta varios elementos
Al crear un formulario mediante la herramienta Formulario, el formulario que Access crea

muestra un único registro a la vez. Si quiere disponer de un formulario que muestre varios
registros, pero que sea más personalizable que una hoja de datos, puede usar la herramienta
Varios elementos.
 En el panel de navegación, haga clic en la tabla o consulta que contiene los datos que
desee ver en el formulario.
 En el grupo Formularios de la pestaña Crear, haga clic en la opción Más formularios y,

después, haga clic en Varios elementos.
Al usar la herramienta Varios elementos, el formulario que Access crea es similar a una hoja
de datos. Los datos se organizan en filas y columnas y puede ver más de un registro a la vez.
Sin embargo, un formulario de varios elementos ofrece más opciones de personalización que
una hoja de datos, como la capacidad de agregar elementos gráficos, botones y otros
controles.
4. Mediante el asistente para formularios
Para ser más selectivo con los campos que aparecen en el formulario, puede usar al Asistente
para formularios en lugar de las diversas herramientas de creación de formulario
mencionadas anteriormente. También puede definir cómo se agrupan y ordenan los datos, y
puede usar campos de más de una tabla o consulta, siempre que haya especificado con
anterioridad las relaciones entre ellas.
 En el grupo Formularios de la pestaña Crear, haga clic en Asistente para formularios.
 Siga las instrucciones incluidas en las páginas del Asistente para formularios.
Nota: Si desea incluir en su formulario campos de varias tablas y consultas, no haga clic en
Siguiente ni en Finalizar después de seleccionar los campos de la primera tabla o consulta
en la primera página del Asistente para formularios. Repita los pasos para seleccionar una
tabla o consulta y haga clic en los demás campos que desee incluir en el formulario. A
continuación, haga clic en Siguiente o Finalizar para proseguir.
 En la última página del asistente, haga clic en Finalizar.
5. Mediante la herramienta formulario en blanco
Si el asistente o las herramientas de creación de formulario no satisfacen sus necesidades,

puede usar la herramienta Formulario en blanco para crear un formulario. Este método
puede crear un formulario con gran rapidez, sobre todo si planea incluir en él solo algunos
campos.
 En el grupo Formularios de la pestaña Crear, haga clic en Formulario en blanco.

Access abre un formulario en blanco en la vista Presentación y muestra el panel Lista de
campos.
 En el panel Lista de campos, haga clic en el signo más (+) situado junto a la tabla o las
tablas que contienen los campos que quiera ver en el formulario.
 Para agregar un campo, haga doble clic en él o arrástrelo hasta el formulario.
 Tras agregar el primer campo, puede agregar varios campos a la vez manteniendo
presionada la tecla CTRL, haciendo clic en varios campos y arrastrándolos juntos
hasta el formulario.
 El orden de las tablas en el panel Lista de campos puede cambiar según qué parte
del formulario esté seleccionada en ese momento. Si el campo que desea agregar
no está visible, pruebe a seleccionar otra parte distinta e intente agregar el campo
de nuevo.
 Use las herramientas del grupo Encabezado o pie de página en la pestaña Diseño para
incluir en el formulario un logotipo, un título o la fecha y la hora.
 Use las herramientas del grupo Controles en la pestaña Diseño para agregar una gran
variedad de controles al formulario.
Para una selección un poco más amplia de controles, haga clic con el botón derecho en el
formulario y haga clic en vista Diseño para cambiar a la vista Diseño.
Como hemos visto, en la creación de formularios se puede trabajar con dos vistas: Presentación
y Diseño. A continuación detallamos estos dos conceptos y cuáles son las ventajas.
Vista Presentación:
La vista Presentación es la vista más intuitiva a la hora de modificar un formulario y se puede usar
para casi todos los cambios que desee realizar en un formulario en Access.
En la vista Presentación, el formulario se encuentra en ejecución. Por tanto, puede ver los datos
tal y como aparecerán cuando el formulario esté en uso. Sin embargo, también puede cambiar
el diseño del formulario en esta vista. Como puede ver los datos mientras está modificando el
formulario, esta es una vista muy útil para ajustar el tamaño de los controles o realizar casi
cualquier otra tarea que afecte a la apariencia y el uso del formulario.
Si encuentra una tarea que no se puede realizar en la vista Presentación, puede cambiar a la vista
Diseño. En algunos casos, Access muestra un mensaje que indica que debe cambiar a la vista
Diseño antes de poder hacer un cambio en particular.
Vista Diseño: La vista Diseño le ofrece una visión más detallada de la estructura de un
formulario. Puede ver las secciones de encabezado, detalle y pie de página del formulario. El
formulario no se encuentra en ejecución cuando se muestre en la vista Diseño. Por lo tanto, no
puede ver los datos subyacentes mientras realiza cambios de diseño. Sin embargo, hay algunas
tareas que puede realizar con mayor facilidad en la vista Diseño que en la vista Presentación.
Puede:
 Agregar una mayor variedad de controles al formulario, como marcos de objeto

dependientes, saltos de página y gráficos.
 Editar orígenes de control de cuadro de texto en los propios cuadros de texto, sin usar la
hoja de propiedades.
 Cambiar el tamaño de las secciones del formulario, como el encabezado o la sección de

detalles.
 Cambiar algunas propiedades de formulario que no se pueden modificar en la vista

Diseño.

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 Encontrar datos específicos rápidamente, filtrándolos según criterios concretos

 Calcular o resumir datos

 Automatizar tareas de administración de datos como, por ejemplo, revisar de vez en

Ventajas de usar una consulta

Los principales tipos de consulta se clasifican en:

3.1 ¿COMO CREAR UNA CONSULTA DE SELECCIÓN?

Pasos básicos para crear una consulta de selección

2. Especifique los campos de los orígenes de datos que desea incluir.

Usando el asistente para crear una consulta

1. En el grupo Consultas de la pestaña Crear, haga clic en Asistente para consultas.

2. En el cuadro de diálogo Nueva consulta, haga clic en Asistente para consultas y en

3. A continuación, agregue campos. Puede agregar hasta 255 campos de 32 tablas o

Para cada campo, realice estos dos pasos:

a. En Tablas/Consultas, haga clic en la tabla o consulta que contiene el campo.

4. Si no ha agregado campos numéricos (campos que contienen datos numéricos), vaya al

Siga uno de estos pasos:

Para cada campo numérico, elija una de las funciones siguientes:

c. Mín La consulta devuelve el valor más bajo del campo.

d. Máx La consulta devuelve el valor más alto del campo.

6. Si desea que los resultados de la consulta incluyan un recuento de los registros de un

7. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Opciones de resumen.

8. Si no ha agregado un campo de Fecha y hora a la consulta, vaya al paso 9. Si ha agregado

A continuación, especifica en el cuadro de diálogo Opciones de resumen que desea ver

9. En la última página del asistente, agregue un título a la consulta, especifique si desea

3.2 ¿COMO CREAR UNA CONSULTA DE ACCION?

Las variantes que se pueden dar en este tipo de consultas son:

Consultas de creación de tablas:

1. Abra la base de datos.

2. En la pestaña Crear, en el grupo Consulta, haga clic en Diseño de consulta.

6. En la columna Ciudad de destino de la cuadrícula de diseño, desactive la casilla de la fila

7. En la pestaña Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar.

8. Presione Ctrl+G para guardar la consulta.

9. En el cuadro Nombre de la consulta, escriba Consulta de pedidos de San Salvador y,

13. En la pestaña Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar.

Consultas de referencia cruzada:

Consultas de datos anexados:

4.1 ¿COMO CREAR UN FORMULARIO?

Existen varias formas para crear un formulario:

1. Mediante la herramienta formulario

Para crear un nuevo formulario con esta herramienta hacemos lo siguiente:

 En el grupo Formularios de la pestaña Crear, haga clic en Formulario.

Access crea el formulario y lo muestra en la vista Presentación. En la vista Presentación, se

2. Mediante la herramienta formulario dividido

Un formulario dividido se diferencia de una combinación de formulario y subformulario en

Para crear un formulario dividido mediante la herramienta Formulario dividido:

Access crea el formulario y lo muestra en la vista Presentación. En la vista Presentación, se

3. Mediante la herramienta varios elementos

Al crear un formulario mediante la herramienta Formulario, el formulario que Access crea

 En el grupo Formularios de la pestaña Crear, haga clic en la opción Más formularios y,

4. Mediante el asistente para formularios

 En el grupo Formularios de la pestaña Crear, haga clic en Asistente para formularios.

 En la última página del asistente, haga clic en Finalizar.

5. Mediante la herramienta formulario en blanco

Si el asistente o las herramientas de creación de formulario no satisfacen sus necesidades,

 En el grupo Formularios de la pestaña Crear, haga clic en Formulario en blanco.

 Para agregar un campo, haga doble clic en él o arrástrelo hasta el formulario.

 Agregar una mayor variedad de controles al formulario, como marcos de objeto

 Cambiar el tamaño de las secciones del formulario, como el encabezado o la sección de

 Cambiar algunas propiedades de formulario que no se pueden modificar en la vista

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c. Mín    La consulta devuelve el valor más bajo del campo.

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