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GUÍA TÉCNICA PARA LA ELABORACIÓN DE
Manuales de Organización
y Procedimientos
DIRECCION DE ORGANIZACIÓN Y METODOS
Versión 4.1
SAN LUIS POTOSI, S.L.P., DICIEMBRE DE 2015

Indice
página
I. Presentación 1
II. Objetivo de la Guía 2
III. Políticas Generales 3
IV. Concepto del Manual de Organización 6
V. Elaboración del Manual de Organización 7
VI. Concepto del Manual de Procedimientos 25
VII. Elaboración del Manual de Procedimientos 26
VIII. Instrumentación de Manuales 54
IX. Respaldo Informático 56
X. Vocabulario Organizacional 57
XI. Autorización 63
Dirección de Organización y Métodos

I. Presentación
 La Ley Orgánica de la Administración Publica del Estado de San Luis Potosí, en su

artículo 41, fracción III, señala que le corresponde a la Oficialía Mayor coadyuvar
con las diversa dependencias del Ejecutivo en la elaboración de manuales de
Organización y Procedimientos, emitiéndose para la observancia de las
dependencias y entidades la presente Guía en la que se establece el contenido
básico que debe llevar la elaboración o actualización en su caso, de los manuales
de organización y procedimientos.
 La Oficialía Mayor del Poder Ejecutivo encomendó a la Dirección de Organización y

Métodos el diseño de la Guía Técnica para la Elaboración de Manuales de
Organización y Procedimientos, con el propósito de establecer un criterio uniforme
para la realización por parte de las dependencias y entidades de la Administración
Pública Estatal, de los Manuales de Organización y Procedimientos.
 La mejor forma de dar a conocer la estructura y funcionamiento de una dependencia

o entidad, es a través de su Manual de Organización y Procedimientos, ya que
proporciona de manera ordenada y sistemática, las bases para recopilar información
referente al marco jurídico, estructura orgánica, misión, objetivos, funciones y demás
datos, permitiendo alcanzar una mayor congruencia entre las estructuras
organizativas y los procedimientos técnicos y administrativos que se desarrollan en
cada área de las instituciones públicas.
 Esta Guía Técnica también establece las políticas generales para la realización de
los Manuales de Organización y Procedimientos, el contenido de los mismos y la
formulación de cada uno de los puntos que lo integran, con ejemplos prácticos que
serán de utilidad para el usuario.
 Es importante para las dependencias o entidades que elaboren sus manuales de la

manera establecida en la Guía Técnica, con el propósito de documentar, uniformar y
controlar las actividades que se realizan en la administración pública.
 La Dirección de Organización y Métodos aprobara los manuales, una vez que

cumplan con la metodología establecida, además de ser aplicables en su
operatividad. Informando al titular de la dependencia o entidad mediante oficio, que
los mencionados manuales cumplen con los lineamientos establecidos para que los
remitan y proceder a registrarlos.
Dirección de Organización y Métodos 1

II. Objetivo de la Guía
Construir un marco de referencia que norme de manera uniforme la elaboración de los

Manuales de Organización y Procedimientos de las dependencias o entidades de la
Administración Pública Estatal, para reflejar en forma clara y fidedigna de la
organización vigente.

III. Políticas Generales
 Los Manuales de Organización y Procedimientos serán elaborados sobre la base de

lo establecido en esta Guía, la estructura y funciones autorizadas por la Ley
Orgánica de la Administración Pública Estatal y el Reglamento Interior de cada
dependencia o entidad.
 De conformidad al decreto que faculta al Oficial Mayor para autorizar, conjuntamente

con los secretarios del despacho y titulares de las diversas dependencias y
entidades descentralizadas del Poder Ejecutivo, sus respectivos manuales de
organización y procedimientos, publicado en el Periódico Oficial del Estado, con
fecha del 18 de Junio del 2001.
 Para lo cual los titulares de las dependencias y entidades y los encargados de cada
dirección o unidad a su cargo, son responsables de la elaboración de sus manuales
de acuerdo a la metodología y fechas establecidas por la Dirección de Organización
y Métodos de Oficialía Mayor.
 Es indispensable elaborar en primer lugar el Manual de Organización pues

constituye el marco de referencia del Manual de Procedimientos.
 La Dirección de Organización y Métodos de Oficialía Mayor, brindará la asesoría

requerida durante la elaboración de los manuales respecto a forma, diseño y
contenido, vigilando la aplicación correcta de la metodología establecida en esta
Guía, con la finalidad de mantener una uniformidad institucional.
 Los manuales se documentarán en las diferentes aplicaciones de windows (word,

excel y power point) de acuerdo a los formatos establecidos por la Dirección de
Organización y Métodos, mismos que les proporcionarán para su formulación.
 Se recomienda utilizar un vocabulario sencillo y de uso cotidiano en la

Administración Pública Estatal, para facilitar el entendimiento del manual, ya que su
uso no es exclusivo de la dependencia o entidad, sino también por personal externo
que acude a realizar trámites oficiales o de su interés.
 Concluidos los manuales y antes de su impresión definitiva, deberán presentarlos a

la Dirección de Organización y Métodos de Oficialía Mayor, donde serán sujetos a
una ultima revisión.

 Al obtener la aprobación de la Dirección de Organización y Métodos, se procederá a

su impresión en tres tantos.
 Los manuales de Organización y Procedimientos, deberán contar con la validación

de los titulares de las áreas, revisados por la Dirección de Organización y Métodos y
autorizados en forma conjunta por el Oficial Mayor y el titular de la dependencia o
entidad.
 El área designada por el titular deberá de coordinar y asesorar a cada una de las
unidades administrativas que conforman la dependencia o entidad, cumpla con la
elaboración y actualización de los manuales de organización y procedimientos en los
tiempos y con la metodología establecida.
 La Contraloría Interna podrá auditar la operación sobre los manuales de

organización y procedimientos de las unidades administrativas, verificando que las
funciones y procedimientos correspondan a la actividad que le compete a cada
unidad de acuerdo a lo establecido en los mismos y en el reglamento interior de la
dependencia o entidad correspondiente.
Integración de los manuales
 La integración física de los manuales será mediante hojas sustituibles y se

integrarán en carpetas color blanco, tamaño carta de tres argollas y la medida del
grosor será en proporción al volumen de la documentación a integrar.
 Al inicio de cada sección se incluirá un separador con el numero que corresponda

de acuerdo al contenido del manual.
 Las hojas que integran los manuales deberán de cubrirse con protectores de
hojas para conservar el buen estado de las mismas.
 Es importante que se integre en carpeta de tres argollas a efecto de incorporar

ajustes o actualizaciones parciales, a fin de que las hojas que resulten afectadas por
cambios o modificaciones sean sustituidas por las nuevas hojas editadas.
 Se colocara el lomo en la parte de la carpeta conforme se establece en la guía, para

clasificarlo y facilitar su localización.

 Las Unidades Staff, Direcciones Generales y Direcciones de Área (según

corresponda) de las dependencias o entidades reportarán y presentarán las
modificaciones o actualizaciones que se realicen en los manuales autorizados y
registrados, a la Dirección de Organización y Métodos de acuerdo al procedimiento
que determine esta misma dirección.
Presentación de los Manuales para su autorización y registro.
Las dependencias o entidades una vez que se le soliciten los manuales para su
autorización y registro, deberán emitir tres ejemplares en original e integrados a
carpetas tamaño carta de tres argollas color blanco, al inicio de cada sección se
incluirá un separador con el numero que corresponda a la misma y un respaldo en
CD de la información y remitirlos a la Dirección de Organización y Métodos, con
oficio en el que se hará referencia al numero de oficio de autorización por parte de
Oficialía Mayor.
Distribución de Manuales Autorizados.
 Los manuales una vez autorizados y registrados se distribuirán de la forma

siguiente:
a) Dependencia o Entidad (Direcciones Generales, Direcciones de Área y

Unidades) según corresponda.
b) Titular Administrativo de Dependencia o Entidad (según corresponda)
c) Dirección de Organización y Métodos.
 A partir de la autorización y registro del manual de procedimientos, será

responsabilidad de cada unidad la difusión, implantación y la actualización
permanente de dicho instrumento.
Custodia de Respaldos de Manuales.
 Los Titulares y Administrativos y cada unidad administrativa de las dependencias ó

entidades, son responsable de resguardar los manuales de organización y
procedimientos, autorizados y registrados, así como también de las actualizaciones y
modificaciones que se vayan generando en la operación.

GUÍA TÉCNICA PARA LA ELABORACIÓN DEL
Manual de Organización
Diciembre 2015
IV. Concepto del Manual de Organización
CONCEPTO
 El manual de organización es un medio valioso para la comunicación, y sirven para

registrar y transmitir la información, respecto a la organización, y funcionamiento de
la dependencia o entidad; es decir, entenderemos por manual de organización en
general el documento que contiene, en forma ordenada y sistemática, la información
y/o las instrucciones sobre historia, organización, política de una institución, que se
consideren necesarios para la mejor ejecución del trabajo.
 Es un documento oficial que describe claramente la estructura orgánica y las

funciones asignadas a cada puesto de una organización, así como las tareas
específicas y la autoridad asignada.
 Se define como una herramienta o instrumento de trabajo, y consulta en el que se

registra y actualiza la información detallada, el marco jurídico-administrativo,
objetivo, estructura orgánica, organigrama que representa en forma esquemática la
estructura de la organización, las funciones de los órganos que integran una unidad
administrativa, los niveles jerárquicos, responsabilidad, así como las líneas de
coordinación existentes, que esquematiza y resume la organización de una unidad
responsable.
 Es por tanto, un instrumento de apoyo administrativo, que describe las relaciones

orgánicas que se dan entre las unidades administrativas de una dependencia o
entidad, enunciando sus objetivos y funciones, siendo por ello, un elemento de
apoyo al funcionamiento administrativo.
 Para la elaboración de sus manuales de organización, las dependencias o entidades

se apoyarán en las especificaciones, orientaciones y ejemplos que se detallan más
adelante, diseñados en forma práctica para que el responsable de preparar el
anteproyecto del área correspondiente no tenga problema alguno.
 Sin embargo, en el caso de que existiera alguna duda, se recomienda solicitar cita
por medio de oficio a la Dirección de Organización y Métodos, para hacer las
aclaraciones pertinentes.

V. Elaboración del Manual de Organización
PORTADA DEL MANUAL

La portada del manual contendrá los siguientes datos, la cual deberá de insertarse al
frente de la carpeta de tres argollas color blanco.
a) Logotipo Oficial de la dependencia o entidad correspondiente.
b) Nombre de la unidad administrativa para la que fue elaborado el manual.
c) Nombre de la unidad para la que fue elaborado el manual.
d) Título: Manual de Organización.
e) Aplicado a: (nombre de la unidad o departamento para la que fue elaborado).
f) Lugar y fecha de culminación. (mes y año)
Nota:
Nombre de la Unidad Orgánica responsable de la elaboración del Manual. Cuando sea la misma Unidad que elabore el
manual, se omitirá este punto, porque ya se menciona en el inciso e).
Franja con efectos de relleno color negro
y gris 40%
a)
Colocar el logotipo oficial de Gobierno del

Estado con el nombre de la dependencia
o entidad correspondiente
b) DIRECCION GENERAL DE RECURSOS HUMANOS Fuente Arial (14) may. negrita centrada
c) DIRECCION DE ADMINISTRACION
DE RECURSOS HUMANOS Fuente Arial (12) may. negrita centrada
d)
MANUAL Fuente Arial (40) may. negrita izquierda
de Organización Fuente Arial (40) may. y min. negrita derecha
APLICADO A:
e) SUBDIRECCIÓN DE REMUNERACIONES Fuente Arial (12) may. negrita centrada
f) SAN LUIS POTOSI, S.L.P., DICIEMBRE DE 2015 Fuente Arial (10) may. negrita centrada
Documento elaborado en Power Point

CONTENIDO
Contendrá la relación de las siguientes secciones que forman parte del documento. A
la derecha del nombre de cada enunciado se anotará el numero de la sección de cada
apartado, como se ilustra a continuación.
CONTEN IDO Fuente Arial (20) may. negrita, cursiva
Franja color gris 40%

Sección
 Introducción 1
 Directorio 2
 Legislación o Base Legal 3
 Misión 4
 Código de Conducta 5
 Estructura Orgánica 6 Fuente Arial (12) may. y min. negrita
 Organigrama 7
 Descripción de funciones 8
 Autorización. 9
 Control de Actualizaciones 10

I. INTRODUCCIÓN
En está sección se describirán en forma breve, los propósitos básicos que se

pretenden alcanzar con el manual; incluirá información sobre su ámbito de aplicación,
a quién va dirigido, cómo se utilizará y cómo y cuándo se harán actualizaciones del
mismo.
Con el fin de estandarizar el contenido de este punto se elaboró el siguiente modelo:
INTRODUCCIÓN Fuente Arial (20) may. negrita cursiva
El presente manual se elaboro con el objeto de que los servidores

públicos del Gobierno del Estado cuenten con una fuente de
información que les permita conocer la organización de la Dirección Fuente Arial (12) may. y min. negrita cursiva
de Administración de Recursos Humanos, adscrita a la
Dirección General de Recursos Humanos, así como las funciones
a su cargo.
Este documento presenta la estructura orgánica actualizada y

autorizada, el marco jurídico en el que sustentan su actualización y
funcionamiento, los objetivos que tienen encomendados y la
descripción de las funciones que debe realizar para alcanzarlos.
Además el manual de organización facilita a los servidores públicos

el conocimiento de sus obligaciones en el ámbito de su
competencia, así mismo ayuda entre otras cosas, a integrar y Fuente Arial (12) may. y min. normal
orientar al nuevo personal y es un instrumento valioso de datos para
estudios de productividad, reorganización y de recursos humanos.
La aplicación del presente manual es únicamente para las personas

que integran la Dirección de Administración de Recursos Fuente Arial (12) may. y min. negrita cursiva
Humanos, será la misma la responsable de actualizar o modificar su
contenido.
Dada la naturaleza dinámica de Gobierno del Estado, es necesario

que cualquier cambio que se presente en la organización de las
áreas, se comunique a la brevedad, a la Dirección de Organización
Fuente Arial (12) may. y min. normal
y Métodos de Oficialía Mayor, con el objeto de revisarlos y mantener
actualizada la Estructura Orgánica de la Administración Pública
Estatal.

2. DIRECTORIO
Contendrá la relación de los Servidores Públicos de nivel Titular hasta Jefe de

Departamento o su equivalente tabular que se encuentren en función en la unidad de
que se trate, señalando en orden jerárquico los cargos que ocupen.
En el caso del titular de la dependencia o entidad anotar únicamente el cargo, de igual

forma el Director General para los manuales de Direcciones o Subdirecciones de Área.
DIRECTORIO Fuente Arial (20) mayúscula negrita cursiva
SECRETARIA DE………….. Fuente Arial (12) mayúscula negrita
DIRECCIÓN GENERAL DE…
DIRECCIÓN DE ÁREA DE… Fuente Arial (12) mayúscula negrita

Nombre del Director. Fuente Arial (12) may. y min. normal
SUBDIRECCIÓN DE…
Nombre del Subdirector.
JEFATURA DE DEPARTAMENTO DE…

Nombre del Jefe de Departamento.

3. LEGISLACIÓN O BASE LEGAL
Contendrá una relación cronológica de los principales ordenamientos jurídicos de los

que se derivan las atribuciones de la Unidad Administrativa, así como de las
disposiciones administrativas que regulan su operación y funcionamiento, separando
aquellas que se refieran al marco normativo externo de los que constituyen el marco
interno.
La relación de los ordenamientos jurídico-administrativo habrá de seguir un orden

jerárquico descendente, según se muestra.
LEGISLACIÓN O BASE LEGAL Fuente Arial (20) mayúscula negrita cursiva
Los ordenamientos o normas jurídicas que rigen la operación Fuente Arial (12) may. y min. negrita cursiva
de la ___________________________son los siguientes: Nombre de la Unidad Administrativa

relacionada con el manual de organización
Fuente Arial (12) may. y min. negrita cursiva
 Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos.
 Constitución Política del Estado Libre y Soberano de San Luis

Potosí.
 Ley Orgánica de la Administración Pública Estatal. Fuente Arial (12) may. y min. normal
 Decreto Número…
 Reglamento Interior de Oficialía Mayor.
 Acuerdo Administrativo de fecha…
 Circular Número… etc.
 Documentos normativos administrativos…….

4. MISIÓN DE LA DEPENDENCIA Ó ENTIDAD O DE LA DIRECCIÓN GENERAL Ó

DE ÁREA SEGÚN CORRESPONDA
Es la razón de ser de la institución, la cual explica su existencia. Es una declaración de

alto nivel que describe su propósito fundamental.
MISIÓN Fuente Arial (20) mayúscula negrita cursiva
Asesorar y apoyar a las Dependencias y Entidades en la

elaboración y actualización de sus manuales de organización y Fuente Arial (12) may. y min. normal
procedimientos, así como también de los reglamentos internos y
decretos de creación.

6. CÓDIGO DE CONDUCTA
Enunciar el código de conducta y sus conceptos, orientados a las actividades y

prácticas de la función pública en el Gobierno del Estado, conforme al Decreto
Administrativo publicado en el Periódico Oficial del Estado Libre y Soberano de San
Luis Potosí, el Martes 12 de Enero de 2016.
CÓDIGO DE CONDUCTA Fuente Arial (20) mayúscula negrita cursiva
I. Dedicación
Procurar su mejor esfuerzo y perseverancia para alcanzar los
objetivos institucionales en el desempeño de las actividades
gubernamentales, imprimir pasión y demostrar aprecio por San
Luis Potosí, sus instituciones y por su trabajo, así como demostrar
un alto compromiso hacia la sociedad en la solución de sus
demandas.
II. Transparencia
Ser abiertos al derecho ciudadano respecto a la información, de
acuerdo a su legalidad y oportunidad, ofreciendo al ciudadano la
posibilidad de ser un usuario en la administración y entendida la
transparencia como un verdadero servicio público.
III. Rendición de Cuentas

Cumplir con la responsabilidad del adecuado cumplimiento de sus
funciones, objetivos y metas, fomentando la participación Fuente Arial (12) may. y min. normal
ciudadana en el diseño, implementación , seguimiento y
evaluación de políticas públicas, respondiendo de la aplicación
del recurso puesto a disposición.
IV. Diálogo
Ser abiertos, flexibles, de trato amable, humilde y respetuoso para
comunicarse y construir ideas, tomando las mejores decisiones
con otras instituciones gubernamentales y organizaciones de la
sociedad civil.
V. Respeto
Contar con sensibilidad para reconocer y considerar en todo
momento los derechos y libertades inherentes a la condición
humana de otros servidores públicos y de la ciudadanía.

6. CÓDIGO DE CONDUCTA (Continúa)
CÓDIGO DE CONDUCTA Fuente Arial (20) mayúscula negrita cursiva
VI. Legalidad
Hacer solo aquello que las normas expresamente les confiere, y
en todo momento someter su actuación a las facultades que las
leyes, reglamentos y demás disposiciones jurídicas y
administrativas atribuyen a su empleo, cargo o comisión.
VII. Honradez
Conducirse con rectitud sin utilizar su empleo, cargo o comisión
para obtener o pretender obtener algún beneficio, provecho o
ventaja personal o a favor de terceros; no buscan o aceptan
presentes de cualquier persona u organización, debido a que
están conscientes que ello compromete sus funciones y que el
ejercicio de cualquier cargo público implica un alto sentido de
austeridad y vocación de servicio.
VIII. Lealtad
Ser fieles en todo momento y comprometerse con los principios,
valores, criterios, y objetivos institucionales, adaptándolos como Fuente Arial (12) may. y min. normal
propios en el desempeño de sus funciones y atribuciones.
IX. Integridad
Desempeñar su empleo, cargo, comisión o funciones de manera
imparcial y proba, no en beneficio de si mismo, de su familia o de
cualquier otra persona y abstenerse de participar en situaciones
que causen posible conflicto de interés. Además de utilizar el
mobiliario, equipo y vehículo asignados en el desempeño de sus
actividades de forma responsable y apegada a la legalidad.
X. Eficiencia
Actuar conforme a una cultura de servicio orientada al logro de
resultados y rendición de cuentas, procurando en todo momento
un mejor desempeño de sus funciones a fin de alcanzar las metas
institucionales según sus responsabilidades y mediante el uso
óptimo, responsable y transparente de los recursos públicos,
eliminando cualquier ostentanción y discrecionalidad indebida en
su aplicación.

7. ESTRUCTURA ORGÁNICA
La descripción de la estructura orgánica debe corresponder a su representación

gráfica en el organigrama, tanto en lo referente a la nomenclatura de las unidades
administrativas como a su nivel jerárquico y al orden de presentación. Se deberán
representar en primer lugar las áreas sustantivas y a continuación las de apoyo.
ESTRUCTURA ORGÁNICA Fuente Arial (20) may. negrita cursiva
1.0 Oficialía Mayor.
1.1 Dirección General de Recursos Humanos.
1.1.1 Dirección de Administración de Recursos Humanos.

1.1.1.1 Subdirección de Movimientos de Personal.
1.1.1.2 Subdirección de Remuneraciones.
1.1.1.1.3 Departamento de Nómina.

8. ORGANIGRAMA
Es la representación gráfica que corresponde a la descripción de la estructura

orgánica, en lo referente al nombre del puesto y de quien lo ocupa.
TIPO VERTICAL
 Para los manuales de organización de las áreas de la Administración Pública Estatal,

se utilizarán organigramas de tipo Vertical.
 Serán utilizados rectángulos de iguales dimensiones con sombra, para representar

cada una de las casillas de los puestos que conforman las unidades administrativas.
 Marcar los rectángulos con el tipo de línea y color asignado que especifique el tipo de
relación laboral.
 Nombre del puesto de acuerdo a la función que se desempeña.
 Nombre de la persona que desempeña la función sin titulo profesional ó ciudadano.
 Se deberán de elaborar cada rectángulo con las líneas establecidas según

corresponda a la categoría, así como el color asignado a cada ejemplo.
Dirección General de
Recursos Humanos Puesto de Confianza, línea tipo guión color
Pedro González Martínez
Director General (17-02)
verde.
Departamento de
Afiliación al IMSS Puesto de Base línea tipo sólido color
Jesús Onofre Vertiz
Jefatura de Departamento (13-07)
negro.
Prestaciones
Puesto de Seguridad línea punto cuadrado
Manuel Ochoa Pérez
Policía (A) 08
color gris opción blanco, fondo 1, oscuro
50%.
Asistente Contrato por Tiempo Determinado, Línea

guión largo, punto color café.
Nota:
En el caso de contrato por tiempo determinado se registraran en los casos siguientes:
Se cubra un puesto de base por interinato.

Se cubra un puesto de confianza por tiempo determinado.

8. ORGANIGRAMA (Continúa)
CERTIFICACIÓN DEL ORGANIGRAMA
El organigrama deberá contener un recuadro en la parte inferior derecha, en el que se

registrar el nombre y firma del titular administrativo de la dependencia o entidad, quien
certifica que el organigrama refleja el personal, así como los puestos y nombramientos
que integran la estructura.
Es importante que los titulares administrativos verifiquen la información antes de

proceder a su autorización, ya que cualquier omisión o variación en los organigramas
que repercuta en la operación de la dependencia o entidad correspondiente, será bajo
su responsabilidad.
Ejemplo:
El 1
_________________________, titular administrativo de
2
______________________________, Certifica que el presente
organigrama refleja el personal, así como los puestos y nombramientos
3
que integran la estructura vigente al mes de ________ 4
del año ______.
5
Firma:________________________
1. Nombre completo del Titular Administrativo

2. Nombre de la Dependencia o Entidad
3. Mes en que se aprueba oficialmente el manual
4. Año en que se aprueba
5. Firma de Certificación del Titular Administrativo

8. ORGANIGRAMA (Continúa)
Se solicita que la información la elaboren de acuerdo a la forma y al tipo el cual se está

ejemplificando.
ORGANIGRAMA
Oficialía Mayor Titulo de la Dependencia ó Entidad y Unidad Administrativa

Fuente Arial 12 may. y min., negrita cursiva.
Dirección de Administración de Recursos Humanos
Oficialía Mayor del Poder Ejecutivo Únicamente anotar el cargo del Titular de la
Dependencia ó Entidad
Dirección General de
Recursos Humanos
Pedro González Martínez
Director General (17-02)
Dirección de Administración
de Recursos Humanos
Rigoberto Arambula López
Director de Área (15-05)
Subdirección de Gestión
Movimientos de Personal
Subdirección de Remuneraciones Fuente Arial (07) may. y min. negrita
Octavio Aguilera Sánchez Víctor Manuel Trejo Vázquez
Subdirector (14-05) Subdirector (14-05) Fuente Arial (07) may. y min. normal
Departamento de
Afiliación al IMSS Nombre de la función que desempeña, Fuente Arial negrita may. y min.
Jesús Onofre Vertiz
Nombre completo del trabajador, Fuente Arial normal may. y min.
Prestaciones Jefatura de Departamento (13-07)
Nombramiento (categoría y nivel anotar entre paréntesis el nivel que le
Manuel Ochoa Pérez corresponde al nombramiento) Fuente Arial normal may. y min.
Policía (A) 08
Auxiliar
Susana Ruiz Hernández
Auxiliar Administrativo (05-21)
Com. SEDESORE Cuando se trate de personal comisionado de otra dependencia ó
Asistente entidad, indicarlo de acuerdo a este ejemplo.
En el caso del personal por honorarios y contrato por tiempo determinado, únicamente se anotara el nombre
de la función que desempeñan.
El._________________________, titular administrativ o de

______________________________, C ertifica que el pres ente
organigrama reflej a el pers onal, as í com o los puestos y Fuente Arial (06) may. y min. normal
nombramientos que i ntegran la estructura vigente al mes de
________ del año______.
04 Puesto de Confianza
Fuente Arial (07) 02 Puesto de Base
may. y min. Cursiva negrita 01 Puesto de Seguridad
01 Contrato por Tiempo Determinado
Fuente Arial (07) Total : 08 Firma:________________________
may. y min. negrital
Se solicita que la información la elaboren de acuerdo a la forma y al tipo el cual se está ejemplificando.

9. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES
OBJETIVO Y FUNCIONES
En este punto del manual se describirán los objetivos y funciones de cada uno de los
puestos o posición dentro de las áreas representadas en los organigramas,
considerando lo siguiente:
OBJETIVO.
Es el propósito específico que pretende alcanzar cada puesto establecido en la

estructura de la unidad administrativa correspondiente.
Deberá estar relacionado con las funciones que tienen asignadas al puesto, ser lo más
claro posible, su redacción sencilla y en párrafos breves; en relación con la
denominación del puesto.
a) Indicar la descripción del objetivo usando el verbo en infinitivo. (Ver página 21)
b) Describir en forma breve, sencilla y fácil de comprender en base con sus
responsabilidades del puesto.
c) Evitar el uso de adjetivos calificativos eficiente, óptimo, etc.
FUNCIONES.
La redacción de las funciones deberá ser breve, clara y precisa. Cada función iniciará
con verbo en infinitivo (Ver página 21), utilizando un lenguaje incluyente (Ver página
19) y teniendo especial cuidado en vigilar que las funciones asignadas a los órganos
de nivel jerárquico superior, cuenten con el respaldo correspondiente en sus unidades
subordinadas.
 La estructura de una función se realizará de conformidad con la regla “verbo, sujeto y

predicado”.
 Las funciones deberán ordenarse de acuerdo a la importancia y naturaleza del área

que se trate.
 Evitar el uso de adjetivos calificativos como adecuado, eficiente, óptimo, etc., ya que
estos requisitos deben estar implícitos en el desarrollo de la función.
 Procurar que las funciones no sean repetitivas en la misma área, o que se incluyan
unas dentro de otras, de modo total o parcial; o bien, que las funciones de una
Dirección General sean incluidas literalmente a las que corresponden a las
Direcciones de Área, y de éstas a las Subdirecciones, etc.
 Al termino de cada descripción de funciones anotar la frase. Estas funciones son

enunciativas más no limitativas.
Ver ejemplo de descripción de funciones página 20

9. DESCRIPCIÓN DE OBJETIVO Y FUNCIONES (Continúa)
LENGUAJE INCLUYENTE
Los manuales de organización y procedimientos se redactaran con lenguaje

incluyente, donde se relacionen ambos géneros.
Conforme a lo establecido en el Programa Estatal para la Igualdad entre Mujeres y

Hombres 2011- 2015, señala en su objetivo estratégico 1, estrategia 1.3. “Transformar
la cultura y los procesos de gestión de las organizaciones públicas en los ámbitos
estatal y municipal a favor de la igualdad y equidad de genero”
Además en la línea de acción 1.3.10 establece, promover que las prácticas y la

comunicación social de las dependencias públicas del estado, así como los medios de
comunicación electrónicos e impresos, eliminen estereotipos sexistas y
discriminatorios e incorporen un lenguaje incluyente.
El uso neutral
Este uso es el mayormente recomendado para dirigirse a personas con algún cargo
dentro de la Institución esto se refiere al nombre del puesto y no al nombramiento de
acuerdo al establecido por Gobierno del Estado.
 Eliminar los estereotipos sexuales que son designados a mujeres y hombres.
 Eliminar en la redacción que solo sean incluido el género masculino para referirse a
mujeres y hombres.
 En el caso de los nombramientos se redactaran de acuerdo a como están

establecidos en el Tabulador de Puestos Sector Burócrata.
 Esta figura puede trasladarse al uso del lenguaje incluyente o no sexista mediante la
reformulación de las frases. Ejemplos:
Utilizar: En lugar de:
Dirección Director
Subdirección Subdirector
Coordinación Coordinador
Asesoría Asesor
Tutoría Tutor
Jefatura Jefe
Supervisión Supervisor

Describir el objetivo del puesto así como las funciones operativas que están bajo la
responsabilidad del puesto, de acuerdo como se muestra en el siguiente modelo.
Describir 10 funciones operativas como mínimo por cada puesto.
En cada hoja deberá contener al calce el recuadro de firmas.
DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES Fuente Arial (20) may. negrita cursiva
Fuente Arial (12) may. negrita cursiva,

SECRETARIA DE DIRECCIÓN posición central, deberá ser el nombre
igual al asentado en el organigrama
OBJETIVO Fuente Arial (12) may. negrita cursiva
Realizar funciones operativas y administrativas relacionadas con

las actividades de la Dirección.
FUNCIONES
 Recibir a las personas que soliciten audiencias en Oficialía Fuente Arial (12) may. y min. normal cada
función deberá contener la viñeta que se
Mayor, registrando su visita en el control de audiencias.
muestra en el ejemplo
 Revisar y recibir la documentación remitida al Despacho.
 Registrar y asignar un número de control a la correspondencia

recibida.
 Elaborar formatos de correspondencia.
 Turnar la correspondencia a las áreas correspondientes.
 Archivar los controles de correspondencia turnada para futuras

aclaraciones.
 Archivar y controlar la correspondencia recibida en el Despacho.
 Atender y canalizar llamadas telefónicas a los interesados.
 Estas funciones son enunciativas más no limitativas.
Responsable Directivo Fuente Arial (12) may. y min. negrita centrado
a) b) Fuente Arial (12) may. y min. normal centrado

a) Nombre completo y firma del responsable del puesto.
b) Nombre completo y firma del directivo responsable donde está el puesto.
(Ejemplo Director Administrativo)

Para la descripción de funciones a continuación se enlistan una serie de verbos con

los que puede iniciarse la descripción en los siguientes niveles jerárquicos.
Titular y/o Departamento hacia

Dirección de Área Subdirección
Dirección General niveles inferiores
Administrar Acordar Analizar Actualizar
Autorizar Asesorar Aprobar Analizar
Certificar Asignar Asesorar Apoyar
Comunicar Autorizar Controlar Archivar
Controlar Controlar Divulgar Atender
Coordinar Coordinar Ejecutar Auxiliar
Definir Difundir Gestionar Canalizar
Designar Emitir Implantar Comunicar
Dictaminar Estructurar Informar Dar
Dirigir Evaluar Instruir Desarrollar
Emitir Expedir Integrar Divulgar
Establecer Facilitar Investigar Ejecutar
Evaluar Formular Orientar Elaborar
Formular Gestionar Participar Gestionar
Informar Implantar Proponer Implantar
Instituir Informar Reportar Informar
Instruir Instruir Sancionar Inspeccionar
Organizar Integrar Supervisar Instalar
Planear Investigar Tramitar Integrar
Plantear Participar Verificar Investigar
Preservar Planear Vigilar Obtener
Promover Promover Proponer
Proponer Proporcionar
Regular Recopilar
Supervisar Reportar
Verificar Tramitar
Vigilar Trasladar

10. AUTORIZACIÓN
Para la debida formalización de los manuales de organización es necesario que

cuenten con la validación de los titulares de la dirección o unidad de la dependencia o
entidad a que correspondan, la revisión por parte de la Dirección de Organización y
Métodos y la autorización del Oficial Mayor en coordinación con el titular de la
dependencia o entidad.
AUTORIZACIÓN Fuente Arial (20) may. negrita cursiva
RESPONSABLE DE LA FORMULACION DEL

Fuente Arial (16) may. negrita cursiva
MANUAL DE ORGANIZACIÓN DE LA
DIRECCIÓN GENERAL DE RECURSOS HUMANOS Describir la unidad administrativa que se
le está autorizando el manual Ejem.
Nombre completo y firma Nombre completo y firma Fuente Arial (12) may. y min. negrita
Nombramiento del Director General del Área Nombramiento del Director del Área
REVISO
Nombre completo y firma Fuente Arial (12) may. y min. negrita

Director de Organización y Métodos
AUTORIZAN Fuente Arial (16) may. negrita, cursiva
CARGO DEL TITULAR OFICIAL MAYOR

DE LA DEPENDENCIA Ó ENTIDAD DEL PODER EJECUTIVO Fuente Arial (12) may. negrita, cursiva

11. CONTROL DE ACTUALIZACIONES
Se llevará un control por orden cronológico de las actualizaciones que se hagan al

manual, anotando nombres y firmas de los funcionarios que las aprueben y autoricen.
Se presentara la hoja de actualización así como las que sufrieron cambios, las
impresiones en tres tantos.
Si las modificaciones o acumulación de estas representan mas del 25% del contenido
del manual, este deberá será impreso en su totalidad.
CONTROL DE ACTUALIZACIONES Fuente Arial (20) may. negrita cursiva
ELABORO
Fecha de elaboración de actualización

FECHA
Nombre y firma del responsable del

área que corresponde el manual
NOMBRE FIRMA actualizado
Puesto que ocupa

CARGO
ACTUALIZACION
PARTE DEL MANUAL QUE SE ACTUALIZA

Descripción del contenido del manual de
organización que se modifica (n)
SECCIONES QUE SE MODIFICA(N)

Secciones del manual que se actualiza de
acuerdo al contenido.
REVISO AU T O R I Z A N
Firma Firma Firma
Nombre y Cargo del Titular Nombre y Cargo del Titular Nombre y Cargo
Dirección de Organización y Métodos Dependencia o Entidad Oficial Mayor

GUÍA TÉCNICA PARA LA ELABORACIÓN DEL
Manual de Procedimientos
Diciembre 2015
VI. Concepto del Manual de Procedimientos
CONCEPTO
 El manual de procedimientos es un instrumento que establece los mecanismos

esenciales para el desempeño organizacional de las unidades administrativas de las
dependencias y entidades del Poder Ejecutivo.
 En él se definen las actividades necesarias que deben desarrollar las unidades, su

intervención en las diferentes etapas del proceso, sus responsabilidades y formas de
participación; finalmente, proporciona información básica para orientar al personal
respecto a la dinámica funcional de la organización.
 Es por ello, que se considera también como un instrumento imprescindible para guiar
y conducir en forma ordenada el desarrollo de las actividades, evitando la duplicidad
de esfuerzos, todo ello con la finalidad optimizar el aprovechamiento de los recursos
y agilizar los trámites que realiza el usuario, con relación a los servicios que se le
proporcionan.
 En este sentido, se pretende que la estructuración adecuada del manual, refleje

fielmente las actividades específicas que se llevan a cabo, así como los medios
utilizados para la consecución de los fines, facilitando al mismo tiempo, la ejecución,
seguimiento y evaluación del desempeño organizacional.
 Éste debe constituirse en un instrumento ágil que apoye el proceso de actualización

y mejora, mediante la simplificación de los procedimientos que permitan el
desempeño adecuado y eficiente de las funciones asignadas.
Procedimiento:
 Es la narración escrita en orden cronológica y secuencial de cada una de las
actividades que se ejecutan para concretar un resultado determinado, en respuesta
al cumplimiento del objetivo del procedimiento y con apego en sus propias normas o
políticas de operación.
 Esta definición esta apoyada en la metodología y conjunto de técnicas, para que sea
lo más explícita posible, comprensible, asimilable y, en su caso transmisible con
fines de formación, capacitación o actualización del personal y, en su caso, de los
clientes o usuarios.

VII. Elaboración del Manual de Procedimientos
Antes de elaborar el manual de procedimientos, es importante realizar una revisión de

los procesos que se llevan a cabo en las unidades, para determinar deficiencias,
errores, retrasos y duplicación en las funciones que se desarrollan, documentando
formalmente, de esta manera, los procedimientos que deben ejecutarse para la
realización de las actividades.
La planeación de las actividades se llevará a cabo de la siguiente manera:

 Seleccionar el procedimiento que se va a estudiar.
 Integrar un grupo constituido por un responsable de la dependencia o entidad y
personal del área involucrada en el procedimiento a analizar.
 Establecer un calendario de seguimiento (Gráfica de Gantt) definiendo fechas de

las reuniones, plan de entrega, posibles modificaciones de los objetivos marcados
por el plan, revisión, autorización e implantación.
 Desarrollar las siguientes actividades:
1. Recopilar información (leyes, decretos, acuerdos, reglamentos, circulares, informes
sobre estudios anteriores de organización y métodos, esquemas de organización,
lista de puestos o posiciones, reglamento interior).
2. Analizar los procesos que ejecuta cada unidad administrativa que conforma el área
en estudio, qué otras áreas de la dependencia o entidad se encuentran implicadas
en el proceso y cuál es su intervención.
3. Aplicar la técnica del Diagrama de Flujo. Esta técnica es empleada para identificar
y estudiar detalladamente los pasos de un proceso a fin de determinar cuál de ellos
puede eliminarse, cambiar de secuencia, combinar, simplificar, o subdividir, y así
aumentar la eficiencia de dicho proceso. También este diagrama muestra de
manera simple y concisa todos los elementos de un trabajo y los clasifica según su
naturaleza.
4. Recopilar la información escrita y proporcionada oralmente a través de entrevistas
por el personal involucrado.
5. Integrar la totalidad de formatos utilizados en el procedimiento y describir sus
características y objetivos.
6. Recabar la descripción de puestos de cada persona que labora en la Unidad,
apoyándose en el mismo personal que las elabore, para posteriormente validarlas
de acuerdo a los procesos y responsabilidades asignados.
7. Analizar críticamente la información recopilada, identificar cuáles son los
principales problemas que rodean al procedimiento para su ejecución, mediante el
análisis y depuración de la misma, con el propósito de facilitar el manejo de lo que
debe incluirse en el contenido del manual.
8. Concluida la revisión realizar un informe en el que se propongan alternativas de
solución de las deficiencias encontradas. Este informe deberá presentarse al titular
de la unidad administrativa y al titular de la dependencia para obtener su
autorización y posteriormente instrumentar el Manual de Procedimientos.
Para mejor comprensión se incluye Diagrama de flujo para la Elaboración de
Manuales de Procedimientos. Ver anexo, pagina 27.

Anexo
Diagrama de Flujo para la Elaboración
de Manuales de Procedimientos
Determinación de
Formalización y
tiempos y recursos
Elaboración del autorización del Inicio de trabajo de
Determinación de a través de
inventario de programa de campo recopilación
procedimientos programa de
procedimientos trabajo (Gráfica de de la información
trabajo (Gráfica de
Gantt)
Gantt)
Análisis y
Formulación de Descripción de la
Ajustes Autorización formulación de
propuestas situación actual
diagnóstico
Instrumentación del Autorización del

manual de manual de
procedimientos de procedimientos por Implantación Seguimiento Actualización
acuerdo a la Guía los funcionarios
Técnica. facultados.

POLITICAS GENERALES PARA LA ELABORACION DE LOS MANUALES DE

PROCEDIMIENTOS
1. En la elaboración, revisión e implantación de los procedimientos, deberá tomarse

en consideración la participación del personal que resulte involucrado, los
elementos materiales, el tipo de trabajo y los objetivos a alcanzar.
2. Los procedimientos se difundirán a todo el personal que resulte involucrado.
3. Todo procedimiento será fijado por escrito y con el diagrama de flujo

correspondiente, acompañado con las formas impresas de papelería que se utilizan
y el instructivo de llenado de los formatos respectivos.
4. Los procedimientos deben incurrir en el cómo, el quién y la forma de hacer las

operaciones.
5. Los procedimientos estarán basados en hechos, no en opiniones, investigar las

causas, no los efectos; atender razones, omitir excusas, no confiar en la memoria,
preguntar constantemente y anotar.
6. Los procedimientos deben ser actualizados cada vez que se realicen

modificaciones.

PORTADA DEL MANUAL

La portada del manual contendrá los siguientes datos, la cual deberá de insertarse al
frente de la carpeta de tres argollas color blanco.
b) Nombre de la unidad administrativa para la que fue elaborado
d) Título: Manual de Procedimientos.
f) Lugar y fecha de culminación. (mes y año)

y gris 40%
a)
Colocar el logotipo oficial de Gobierno del

Estado con el nombre de la dependencia o
entidad correspondiente
b) DIRECCIÓN GENERAL DE RECURSOS HUMANOS Fuente Arial (14) mayúscula negrita centrada
c) DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Fuente Arial (12) mayúscula negrita centrada

DE RECURSOS HUMANOS
d)
MANUAL Fuente Arial (40) mayúscula negrita izquierda
de Procedimientos Fuente Arial (40) may. y min. negrita derecha
e) APLICADO A:
Fuente Arial (12) mayúscula negrita centrada
DIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS
f) SAN LUIS POTOSÍ, S.L.P., DICIEMBRE DE 2015 Fuente Arial (10) mayúscula negrita centrada

CONTENIDO
Apartados por orden de importancia de los capítulos que conforman el manual de

procedimientos los cuales se deben de seccionar con separadores numéricos de
acuerdo al numero asignado, para una mejor localización y consulta del mismo.
Cada procedimiento deberá contener la siguiente documentación:
a) Carátula de presentación del procedimiento.
b) Política de operación por procedimiento.
c) Descripción del procedimiento.
d) Diagrama de flujo.
e) Anexos. (en los casos que se aplique)
CONTEN IDO Fuente Arial (20) mayúscula negrita cursiva
Franja color gris 40%
1. Objetivo del manual.

2. Consideraciones.
Fuente Arial (12) mayúscula y min. negrita
3. Carátula de identificación del Manual.
4. Políticas Generales.
Procedimientos
Subrayado
5. Solicitud de revisión de manuales de organización y
procedimientos.
6. Revisión de manuales.
7. Aprobación de manuales de organización y procedimientos. Fuente Arial (12) mayúscula y min. normal
8. Registro de manuales de organización y procedimientos.

9. Solicitud, elaboración, autorización y difusión de circulares.
10. Control Interno de vigencia de circulares.
11. Catálogo de formas.
12. Inventario de procedimientos.
13. Autorización.
14. Control de actualizaciones.

1. OBJETIVO DEL MANUAL
Determinar el objetivo que se pretende alcanzar, de tal manera que su definición deje
clara y explícitamente el para qué se desarrolla.
Con el fin de estandarizar el contenido de este punto se elaboró el siguiente modelo,

que será de uso general pues determina el objetivo que se busca al elaborar y aplicar
el manual.
OBJETIVO Fuente Arial (20) may. negrita cursiva
 Uniformar y controlar el cumplimiento de las funciones.
 Delimitar actividades, responsabilidades y funciones.
 Precisar las funciones encomendadas a cada unidad Fuente Arial (12) may. y min. negrita
administrativa para deslindar responsabilidades y evitar duplicidad
de esfuerzos.
 Coordinar en la ejecución del trabajo, evitando la repetición de

instrucciones y las fugas de responsabilidad.
 Aumentar la eficiencia de los empleados, ya que indican lo que se

debe de hacer y como se debe de hacer.
 Es una fuente de información y adiestramiento para el personal de

nuevo ingreso, facilitando su incorporación a las distintas unidades
administrativas.
 Simplificar la toma de decisiones en operaciones repetitivas.

2. CONSIDERACIONES
Se enuncia la razón de la elaboración del manual de procedimientos, así como el

respaldo jurídico que lo sustenta y responsabilidad en cuanto su conservación,
difusión, consulta y actualización del mismo.
CONSIDERACIONES Fuente Arial (20) mayúscula negrita cursiva
 De acuerdo a lo establecido en Artículo 41, Fracción III, de la Ley

Orgánica de la Administración Pública del Estado, corresponde a
la Oficialía Mayor el coadyuvar en la elaboración de los Manuales Fuente Arial (12) may. y min. normal
de Organización y Procedimientos de las dependencias del
Ejecutivo.
 El presente Manual es un instrumento que servirá para tomar

decisiones uniformes, normar acciones y orientar el proceso de
ejecución, seguimiento y control de las operaciones que ejecuta
la Subdirección de Remuneraciones de la Dirección de
Fuente Arial (12) may. y min. negrita lo que
Administración de Recursos Humanos, adscrita a la
se indica con subrayado cursiva y subrayado
Dirección General de Recursos Humanos. La que será
responsable de su aplicación y actualización, así como de dar a
conocer a sus colaboradores el contenido del mismo.
 Los titulares administrativos de la dependencia o entidad serán

los encargados de la custodia de los manuales así como del
respaldo informático de los mismos.
 La información contenida en este documento será

complementada y enriquecida conforme las circunstancias lo
requieran.
 A efecto de dar utilidad permanente al manual es indispensable

que su información se mantenga actualizada y que ésta reúna
requisitos de viabilidad, oportunidad y consistencia, por lo cual es
importante su enriquecimiento con las ideas y experiencias de
quienes participan en su aplicación.
 La Dirección de Organización y Métodos será responsable de

controlar las modificaciones y/o actualizaciones que se llevan a
cabo en el contenido del manual.
 La Subdirección de Remuneraciones tiene la responsabilidad

de proporcionar la asesoría necesaria a las dependencias que lo
requieran, respecto a su interpretación y aplicación.

2. CONSIDERACIONES (Continúa)
Se enuncia la razón de la elaboración del manual de procedimientos, así como el

respaldo jurídico que lo sustenta y responsabilidad en cuanto su conservación,
difusión, consulta y actualización del mismo.
CONSIDERACIONES Fuente Arial (20) mayúscula negrita cursiva
 El manual se ha estructurado con hojas sustituibles a efecto de

incorporar ajustes o actualizaciones totales o parciales.
 La Subdirección de Remuneraciones coordinará la impresión Fuente Arial (12) mayúscula y min. negrita
del Manual y será la responsable de su distribución.
 El manual debe interpretarse como un documento de consulta y

observancia normativa.
 Agradecemos a los funcionarios públicos su valiosa colaboración

para el buen uso aplicación del manual de procedimientos.

3. CARATULA DE IDENTIFICACION DEL MANUAL
a) Logotipo institucional de Gobierno del Estado con el nombre de la dependencia o

entidad correspondiente.
b) Nombre de la unidad administrativa.
c) Nombre de la dependencia o entidad.
d) Nombre de la unidad la cual depende la unidad orgánica para la que fue elaborado.
e) Mes y año de culminación del manual.
f) Nombre de la unidad orgánica para la que fue elaborado.
a) MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Fuente Garamond (18) may. negrita

b) DIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS Fuente Garamond (16) may. negrita
Fuente Arial (22), estilo encabezado,

IDENTIFICACIÓN Mayúscula negrita
c) Fuente Arial (16), estilo encabezado,

NOMBRE DE LA DEPENDENCIA:
mayúscula y minúscula negrita
OFICIALÍA MAYOR Fuente Arial (16), estilo encabezado,

mayúscula y minúscula normal
Tipo de línea 41/2 punto
d) UNIDAD:
f) FECHA DE ELABORACIÓN:
DICIEMBRE DE 2015
f) RESPONSABLES DE LA ELABORACIÓN:
Documento elaborado en Word

4. POLITICAS GENERALES
Son lineamientos generales que guían a la unidad administrativa en el cumplimiento

de su objetivo.
Es importante establecer las políticas generales ya que determinan los lineamientos

principales que permean las decisiones de la unidad administrativa hacia las
subunidades a su cargo.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Fuente Garamond (18) mayúscula negrita

DIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS Fuente Garamond (16) mayúscula negrita
POLÍTICAS GENERALES DE OPERACIÓN Fuente Arial (14) mayúscula negrita
Subdirección de Manuales de Organización y Procedimientos Fecha de elaboración: Febrero 2015

Fuente Arial (10) may. y min. normal Hoja: 1 de 1 Fuente Arial (10) may. y min. normal
Procedimiento: Revisión de Manuales
1. La Dirección de Organización y Métodos es un área staff adscrita a la Oficialía Mayor encargada de coordinar la
elaboración, autorización y registro de los manuales de organización y procedimientos de las Dependencias y Fuente Arial (10) may. y min. normal
organismos descentralizados del Poder Ejecutivo, así como de revisar los reglamentos y decretos de creación en
el aspecto organizacional y estructura orgánica básica.
2. RECEPCIÓN DE DOCUMENTACIÓN
a) El personal de la Dirección serán los encargados de recibir la documentación para cualquier trámite en forma
personal y en su caso aceptarla o rechazarla conforme a los lineamientos establecidos.
b) Si la documentación cumple con los requisitos de forma, el personal no se podrá negar a recibir la documentación
y llevar a cabo el trámite solicitado.
c) La recepción de la documentación por parte del personal de la Dirección no implica la autorización de los
mismos.
3. IMPROCEDENCIA DEL TRAMITE
a) El personal de la Dirección rechazará sin excepción alguna el trámite en cualquiera de los siguientes supuestos:
b) Si la información no está elaborada conforme a los lineamientos establecidos.
c) Si la información no contiene las firmas de autorización del funcionario responsable de la misma de la

Dependencia o Entidad correspondiente.
d) Si no contiene la información requerida.
e) Si la documentación está ilegible o incompleta.
f) No se recibirá aquella documentación que no cumpla con lo autorizado o bien que exceda del periodo de fecha de
entrega.
4. OFICIOS
a) Los oficios relacionados con la operación de la Dirección de Organización y Métodos deberán dirigirse al Oficial
Mayor.
a) Los oficios que se expidan de la Dirección de Organización y Métodos, serán rubricados por los Subdirectores de
elaboración, Director del Área de aprobación y firmado de autorización por el Oficial Mayor.
Formulo Reviso Registro

Edgar Manuel Chávez Buendía Gonzalo Ortuño Castro Sello oficial de registro de la

a) CARATULA DE PRESENTACION DEL PROCEDIMIENTO
a) Anotar el nombre completo del procedimiento.

b) Objetivo del procedimiento: Establecer el objetivo del procedimiento para que la
dependencia tenga conocimiento del propósito a lograr. La redacción será clara,
concisa y directa; comenzando con un verbo en infinitivo y evitando al máximo el
uso de adjetivos calificativos.
c) Áreas de aplicación: Relacionar las unidades internas o externas que intervienen en
el procedimiento por secuencia de aparición.

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Fuente Arial (14) may. negrita izquierda
a) Seguimiento al Diagnostico de Riesgos de la Dirección de Organización y Fuente Arial (12) may. y min. negrita
Métodos.
Estilo de línea 41/2 punto
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Fuente Arial (14) may. negrita izquierda

b) Dar seguimiento a los riesgos detectados en el diagnostico de riesgos y Fuente Arial (12) may. y min. normal
emprender acciones para minimizar sus afectaciones.
ÁREAS DE APLICACIÓN: Fuente Arial (14) may. negrita izquierda

Que intervienen en el proceso. Fuente Arial (12) may. y min. negrita
c)  Dirección de Organización y Métodos. Fuente Arial (12) may. y min. normal

En este apartado, se integraran por procedimientos en el orden que a continuación se

presentan:
h)
AUTORIZACIÓN
g)
INVENTARIO DE PROCEDIMIENTOS
f)
Catalogo de Formas
e)
Anexo-OFTSFAS
Oficio de Solicitud de Trámite a la Secretaría de

d) Finanzas de Anticipo de Sueldo

Subdirección de manuales de organización y procedimientos
Solicitud de revisión de manuales de organización y procedimientos Hoja: 1 de 1
Proceso
Inicio 1
Dir ección de Or ganización

Asesor
y M étodos (DOM )
c) Aprueba m anual y solicita a

responsable de elaboración
del m anual que se registre
en el form ato.
OM -DOM -SM OP-BAM

Entrega oficio autorizado
AA para entrega
Dependencia o Entidad.
a
a
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
b) DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
a) POLÍTICAS DE OPERACIÓN
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Seguimiento al Diagnostico de Riesgos de la Dirección de

Organización y Métodos.
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO
Dar seguimiento a los riesgos detectados en el diagnostico de riesgos

y emprender acciones para minimizar sus afectaciones.
ÁREAS DE APLICACION
Que intervienen en el proceso:
 Dirección de Organización y Métodos

b) POLITICAS DE OPERACION
Corresponden a los criterios, lineamientos o normas que dirigen el desarrollo de los

procedimientos, así como las decisiones que deban tomarse para cumplir con los
objetivos que se establecen para cada uno de ellos.
Las políticas son imprescindibles:
1. Facilitan la delegación de autoridad.

2. Evitan pérdidas de tiempo a los superiores, al minimizar las consultas innecesarias
que pueden hacer sus subordinados.
3. Otorgan un margen de libertad para tomar decisiones en determinadas actividades
4. Proporcionan uniformidad y estabilidad en las decisiones.
5. Indican al personal cómo deben actuar en sus operaciones.
6. Facilitan la inducción del nuevo personal.
Su redacción debe ser clara, accesible y de contenido realista de tal forma que su
interpretación sea uniforme.
Las políticas deberán estar bien definidas.
Desglosar todos los aspectos relacionados al tema elegido, no debe quedar ninguna
duda acerca de “que”, “como” “quien” “cuando” “donde” y en que casos se
pueden hacer las cosas. Para hacer clara una descripción de una política se requiere
redactar un conjunto de ideas en párrafos.
Cada párrafo redactado contiene criterios y normas específicos de actuación por

ejemplo, el personal de nuevo ingreso, todos los martes.
1. Las políticas dicen que hacer, y los procedimientos dicen en detalle y paso a paso
como hacerlo.
2. Las políticas muestran lo que la unidad administrativa ha decidido hacer en una

situación determinada, los procedimientos formalizan la implantación de las
políticas.
3. Las políticas se definirán por los responsables de la operación de los

procedimientos y serán autorizadas por el titular de la unidad administrativa
correspondiente.
4. Se definirán perfectamente las políticas y/o normas que circunscriban el marco

general de actuación del personal, a efecto de que esté no incurra en fallas.
5. Las políticas se determinarán en forma clara y concisa, a fin de que sean

comprendidos incluso por personas no familiarizadas con los aspectos
administrativos con el procedimiento mismo.
6. Deberán ser lo suficientemente explicitas para evitar la continua consulta a los

niveles jerárquicos superiores.

b) POLITICAS DE OPERACIÓN (Continúa)

POLÍTICAS DE OPERACIÓN Fuente Arial (14) mayúscula negrita

Fuente Arial (10) may. y min. negrita Hoja: 1 de 1 Fuente Arial (10) may. y min. normal
1. Trimestralmente, Enero, Abril, Julio y Septiembre, se dará seguimiento con el Personal Adscrito de la Dirección,
responsable de controlar los riesgos para verificar que los mismos hayan sido minimizados de acuerdo al
formato “matriz de riesgos de la Oficialía Mayor” OM-DOM-SCI-MROM.
2. Se registrará en el formato “acta administrativa de riesgo a evaluar” OM-DOM-SCI-AARE los resultados que
presenten en el formato DOM-SCI-MROM, para dejar constancia del riesgo controlado o minimizado, mismo que
deberá contener la firma de conformidad por parte del Personal Adscrito que corresponda y de la Subdirección de
Control Interno para efectos de control.


c) PROCEDIMIENTOS (descripción de las operaciones).
En este apartado se describe la presentación secuencial de los pasos que deben

realizarse dentro de un procedimiento, al precisar los puestos responsables de su
ejecución. El procedimiento se escribirá utilizando el verbo en tercera persona del
singular, en tiempo presente del modo indicativo ejemplo: (indica, comunica, revisa,
edita, corrige, etc.)
La presentación se hará describiendo en el lado izquierdo el nombre del puesto o

posición; después de unos espacios señalar la operación con números arábigos
consecutivos, que servirán como referencia, y al final describir las acciones a seguir en
la rutina de la operación de trabajo, ejemplo:

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Fuente Arial (14) mayúscula negrita

Fuente Arial (10) may. y min. normal Hoja: 1 de 1 Fuente Arial (10) may. y min. normal
Operación
Responsable Actividad
Núm.
Subdirección de 01 Da seguimiento trimestralmente con el Personal Adscrito de la Dirección

Control Interno que cuentan con riesgos a verificar y que los mismos hayan sido
minimizados de acuerdo a lo determinado en el formato matriz de riesgos
de la Oficialía Mayor OM-DOM-SCI-MROM.
No han sido minimizados los riesgos, le da continuidad al próximo mes.

Sí han sido minimizados, continúa procedimiento.
02 Elabora acta administrativa del riesgo evaluar por medio del formato acta
administrativa de riesgo a evaluar OM-DOM-SCI-AARE, para dar Fuente Arial (10) may. y min. normal
constancia del riesgo minimizado.
03 Recaba del Personal Adscrito firma de conformidad en el formato OM-

DOM-SCI-AARE.
Personal Adscrito 04 Revisa formato OM-DOM-SCI-AARE y lo firma de conformidad.
Subdirección de 05 Firma formato OM-DOM-SCI-AARE en presencia del Personal Adscrito y

Control Interno lo archiva.


b) PROCEDIMIENTOS (descripción de las operaciones) (Continúa)
Lista de verbos usualmente utilizados en tercera persona en la descripción de

procedimientos en tercera persona del singular, en tiempo presente del modo
indicativo.
Verbos
Actualiza Devuelve Participa
Acuerda Dictamina Planea
Analiza Difunde Prepara
Anexa Dirige Presenta
Anota Diseña Procesa
Aplica Distribuye Produce
Apoya Ejecuta Programa
Aprueba Elabora Promueve
Archiva Envía Proporciona
Asesora Establece Provee
Asigna Evalua Recaba
Atiende Expide Recibe
Autoriza Facilita Recopila
Cancela Firma Registra
Capacita Formula Remite
Clasifica Grafica Reporta
Compara Implanta Requisita
Complementa Imprime Revisa
Completa Incorpora Rubrica
Comunica Indica Sella
Confirma Informa Separa
Controla Instruye Signa
Coordina Integra Solicita
Coteja Investiga Supervisa
Da Llena Suscribe
Designa Obtiene Tramita
Destruye Organiza Verifica
Determina Orienta Vigila

d) DIAGRAMAS DE FLUJO
La técnica del diagrama del flujo es una representación gráfica que permite analizar
entradas, procedimientos y salidas de información en la organización bajo estudio,
permitiendo así comprender los procedimientos existentes con la finalidad de
optimizarlos.
Cada procedimiento establecido debe contener su respectivo diagrama de flujo con el

propósito de comprender mejor el procedimiento que se describe, y se tiene un mejor
entendimiento en forma general del conjunto de operaciones y de las unidades
orgánicas, puesto o posición que intervienen.
Símbolos básicos para elaborar el Diagrama de Flujo.
SIMBOLO NOMBRE DESCRIPCIÓN
Se anota dentro del símbolo la

palabra INICIO para designar el
Inicio o término punto de partida o FIN para
designar el final del flujo del
proceso.
Se anota dentro del símbolo el

nombre del puesto o posición que
Responsable de ejecuta la operación de acuerdo
la operación como lo especifica el
procedimiento.
Representa una ejecución de una

Operación actividad relativa a un
procedimiento.
Indica un punto en el proceso en
Decisión el que hay que tomar varias
alternativas.
Es la conexión entre los símbolos,
Línea de Flujo la punta de la flecha indica la
dirección del flujo del proceso.
Representa un documento
Documento
generado por el proceso.
Relación de una parte del

Conector diagrama con otra en la misma
página.
Representa una serie de

documentos integrados en
Expediente
expedientes destinados a la
consulta, o archivo

RECOMENDACIONES EN USO Y APLICACIÓN DE LOS SIMBOLOS
En cuanto dibujo:
 No deben mezclarse en un mismo lado del símbolo varias líneas de entrada y

salida.
 No debe existir más de una línea de unión entre dos símbolos.
 El símbolo de decisión es el único que puede tener hasta tres líneas de salida.
 Las líneas de unión se representarán mediante líneas rectas y en caso necesario

utilizar ángulos rectos.
 Para efectos de presentación, los símbolos serán del mismo tamaño, salvo en caso
de ser necesario destacar alguna situación especial.
En cuanto su contenido:
 La redacción del contenido del símbolo-operación será mediante frases breves y

sencillas con verbos en presente. Ejemplo revisa, verifica, recibe.
 El símbolo-documento contendrá el nombre original del formato o reporte de

referencia.
 Cuando se presenten varios tantos de un documento, el original se identificará con la

letra “O” y las copias mediante dígitos “1”, “2”, “3”, anotados en el extremo derecho
del símbolo.
 El contenido del conector de página de preferencia que sea numérico, en el

entendido de que el símbolo que indica el destino debe contener el número de la
página donde continúa el diagrama, y el símbolo que indica la procedencia debe
contener el número de la página de donde proviene el diagrama.

EJEMPLO DIAGRAMA DE FLUJO
Fuente Arial (10) may. y min. negrita
Logotipo de la dependencia ó entidad
Dirección de Organización y Métodos Fuente Arial (12) may. y min. negrita

Subdirección de Control Interno Fuente Arial (11) may. y min. negrita
Seguimiento al Diagnostico de Riesgos de la Dirección de Organización y Métodos Hoja: 1 de 1
Proceso Fuente Arial (10) may. y min. negrita
Inicio
Inicio Fuente Arial Narrow (6) may. y min. negrita
Subdirección de
Control Interno (SCI) Fuente Arial Narrow (6) may. y min.
Da seguimiento
trimestral con Personal
Adscrito que cuentan A2
con riesgos a v erificar
de acuerdo al formato
OM-DOM-SCI-MROM.
No Da continuidad al
¿Han sido minimizados? próximo mes hasta Fuente Arial Narrow (6) negrita
cumplir con el bimestre.
Sí
A1
Elabora f ormato, pa ra
dar consta ncia d el
riesgo minimizado.
OM-DOM-SCI-AARE Grosor de línea de símbolos ½ punto
Recaba de Personal
Adscrito firma de
conformidad en formato.
OM-DOM-SCI-AARE
Personal Adscrito
Revisa format o y firma

de conformidad.
OM-DOM-SCI-AARE
Subdirección
de Control Interno (SCI)
Firma formato en
presencia de Personal
Adscrito y archiva.
OM-DOM-SCI-AARE
Fin
Fin
Formuló Revisó Autorizó

Sello oficial de registro de la
Lic. Edgar Manuel Chávez Buendía Lic. Gonzalo Ortuño Castro

e) ANEXOS
Son fuentes de información que se consideran vitales y necesarios para cumplir
adecuadamente con una política, procedimiento o formato, son formulados fuera de la
unidad responsable del procedimiento. Los anexos pueden ser formatos, escritos o
documentos y deben adjuntarse físicamente posterior al diagrama de flujo de cada
procedimiento.
Nota:
El nombre del anexo va ligado con las siglas del documento correspondiente.
Iniciales del nombre del Anexo
Anexo-OFTSFAS Fuente Arial (17) mayúscula negrita

Oficio de Solicitud de Trámite a la centrado
Secretaría de Finanzas de Anticipo de Sueldo
objetivo Fuente Arial (20) min. negrita cursiva
Solicitar el pago del anticipo de sueldo a favor del interesado. Fuente Arial (12) may. y min. normal
Elabora
Oficialía Mayor. ANEXO AS-01 Fuente Arial (14) may. negrita
OFICIO DE SOLICITUD DE TRAMITE A LA SECRETARIA DE FINANZAS
Distribución DEPENDENCIA: Oficialía Mayor

AREA: Subdirección de Remuneraciones
No. DE OFICIO: DARH/03/01 Fuente Arial (12) may. y min. negrita cursiva.
Original: FECHA: 15de
18 de Febrero
Octubre del
del2015
2010.
Tesorería General ASUNTO: Anticipo de Sueldo
del Estado.
___________________________
Copia: SECRETARIO DE FINANZAS
P R E S E N T E.-
Archivo.
AT’N: _____________________________
TESORERO GENERAL DEL ESTADO
Periodicidad Por medio de la presente, envío a Usted recibo-pagaré por concepto de Anticipo de
Cuando lo solicite Sueldo, con el importe que se especifica para ser descontado en el primer pago de
nómina del trabajador. Fuente Arial (12) may. y min. normal
el trabajador.
Por lo anterior, solicito gire instrucciones a quien corresponda para que proceda a la
emisión del cheque a nombre del interesado con cargo presupuestal a Secretaría
General de Gobierno, tal como se encuentra en la copia de movimiento de personal
Clave del anexo que se anexa.
OFTSFAS Fuente Arial (12) mayúscula normal
Sin otro particular por el momento, me es grato reiterarle a Usted las seguridades
de mi atenta y distinguida consideración.
A T E N TA M E N T E
SUFRAGIO EFECTIVO, NO REELECCION.
_____________________________________
OFICIAL MAYOR

AUTORIZACIÓN EN LAS HOJAS DEL MANUAL
En los apartados mencionados al calce de las hojas de políticas, procedimientos y

diagramas de flujo, deberán firmarse por los funcionarios facultados de la forma
siguiente:
Formuló Reviso Registro

Autorizo
Sello oficial de registro de la
RECUADRO FORMULO:
Nombre completo y firma del personal responsable que elaboro el manual de
procedimientos de su respectiva unidad administrativa.
RECUADRO REVISO:
Nombre completo y firma del Director General o Director de Área que reporta
directamente al Secretario de la Dependencia.
En los casos de las dependencias o entidades cuyo titular sea nivel de Coordinador o
Director General, se registrará el nombre y la firma del Director de Área responsable
de su respectivo manual de procedimientos.
RECUADRO REGISTRO:
Se estampará el sello oficial de registrado por parte de la Dirección de Organización y
Métodos de Oficialía Mayor.
De conformidad al decreto que faculta al Oficial Mayor para autorizar, conjuntamente

con los secretarios del despacho y titulares de las diversas Dependencias y Entidades
descentralizadas del Poder Ejecutivo, sus respectivos manuales de organización y
procedimientos, publicado en el Periódico Oficial del Estado, con fecha del 18 de Junio
del 2001.

5. f) CATALOGO DE FORMAS
El catálogo de formas estará integrado por formatos diseñados bajo criterios que
respondan a las necesidades de reportar, controlar y proporcionar información de
manera oportuna, clara y objetiva.
Los formatos estarán ordenados conforme aparezcan dentro del procedimiento,
acompañados por el instructivo de llenado correspondiente. Su uso es periódico, y la
finalidad es registrar información relacionada con el desarrollo del procedimiento.
Recomendaciones para el diseño de formas.
 Establecer el nombre y clave del formato que tenga relación con la operación a
registrar.
 Definir claramente el nombre o propósito del formato.
 La información a requisitar en el formato será presentada secuencialmente, para
facilitar el llenado del mismo.
 Los espacios del formato deben estar calculados de acuerdo a los datos de registro
que se solicitan.
 Determinar los requisitos de todas las áreas involucradas, para asegurarse que a
todos les sea útil.
 Asignar una clave a cada formato para su fácil identificación.
Ejemplo:
Oficialía Mayor OM
Dirección General de Recursos Humanos DGRH
Dirección de Administración de Recursos Humanos DARH
Subdirección de Remuneraciones SR
Auxiliar de Nómina AN
Reporte de Estímulos por Puntualidad (Siglas del formato) REP
OM-DGRH-DARH-SR-AN-REP
Iniciales de la Dependencia o Entidad

Iniciales de la Dirección General
Iniciales de la Dirección
Iniciales de la Subdirección
Inicial del puesto que genera el formato
Siglas del formato
 Los formatos van colocados dentro del catalogo de formas por el orden en que
aparecen los procedimientos.
 Un buen formato es aquél que recaba la información necesaria para facilitar la
comunicación entre personas y áreas.
 Los formatos deberán contener la información de acuerdo a los ejemplos que a
continuación se presentan:

PORTADA DEL CATALOGO DE FORMAS

b) Nombre de la unidad administrativa para la que fue elaborado el manual.
d) Título: Catálogo de Formas.
f) Lugar y fecha de culminación (mes y año).

y gris 40%
a)
Colocar logotipo oficial de Gobierno del
Estado con el nombre de la dependencia o
b) DIRECCION GENERAL DE RECURSOS HUMANOS Fuente Arial (14) mayúscula centrada negrita
c) DIRECCION DE ADMINISTRACION
DE RECURSOS HUMANOS Fuente Arial (12) may. centrada negrita
d)
CATALOGO Fuente Arial (40) may. izquierda negrita
de Formas Fuente Arial (40) may. y min. derecha negrita
APLICADO A:
e) DIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS Fuente Arial (12) may. centrada negrita
f) SAN LUIS POTOSI, S.L.P., DICIEMBRE DE 2015 Fuente Arial (10) may. centrada negrita

FORMATO
Deberán presentarse un ejemplar de cada uno de los formatos que se utilicen en las
distintas operaciones del procedimiento, así como también determinar el objetivo del
mismo, además las instrucciones con las indicaciones especificas, a las que debe
sujetarse el llenado de los formatos de acuerdo a los modelos siguientes:
OM-DGRH-DARH-SR-REP Fuente Arial (15) mayúscula negrita

Reporte de Estímulos por Puntualidad
centrado
objetivo Relacionar al personal por dependencia y área que es acreedor al pago de

Estímulo por Puntualidad, mensual y/o semestral, para la aplicación del Fuente Arial (12) may. y min. normal
mismo.
DIRECCION GENERALDE RECURSOS HUMANOS

DIRECCION DE ADMINISTRACION DE RECURSOS HUMANOS
REPORTE DE ESTIMULOS POR PUNTUALIDAD
MENSUAL 5 6
DEPENDENCIA 1 CLAVE 2 PERIODO QUE SE REPORTA
3 4 7 8
UNIDAD CLAVE MES
NUM. DE NOMBRE DEL EMPLEADO NIVEL Y OBSERVACIONES

PUESTO
EMPLEADO ACREEDOR AL ESTIMULO POR CATEGORIA OFICIALIA MAYOR
9 10 11 12 13
14 15
NOMBRE Y FIRMA DEL TITULAR DEL AREA NOMBRE Y FIRMA DEL TITULAR O ADMINISTRATIVO
Documento elaborado en Excel y exportado a Power Point

INSTRUCTIVO
Es importante señalar en todos los impresos y/o formatos con que cuenta el
procedimiento se deben incluir de acuerdo a su orden de aparición y deben contener
las respectivas instrucciones para su llenado.
OM-DGRH-DARH-SR-REP instructivo Fuente Arial (21) negrita cursiva min.
Fuente Arial (15) mayúscula negrita
1 Nombre de la Dependencia que reporta.

Elabora Fuente Arial (12) min. negrita cursiva
2 Clave de la Dependencia conforme al Catálogo de Dependencias para
Dependencias Fuente Arial (12) may. y min. normal
para el ejercicio vigente.
3 Nombre del Área que reporta.
4 Clave del Área conforme al Catálogo. Distribución Fuente Arial (12) min. negrita cursiva
5 Señale con una cruz (x) si el reporte es mensual.
Original: Fuente Arial (12) may. y min. negrita
6 Señale con una cruz (x) si el reporte es semestral.
Subdir. de Remuneraciones Fuente Arial (12) may. y min. normal
7 Mes que se reporta.
8 Año de expedición del reporte. Copia: Fuente Arial (12) may. y min. negrita
Archivo. Fuente Arial (12) may. y min. normal
9 Número de empleado asignado por el departamento de Nóminas de la
de la Secretaría de Finanzas.
10 Nombre completo del empleado (apellido paterno apellido materno
Periodicidad Fuente Arial (12) may. y min. negrita cursiva
y nombre).
11 Nivel y categoría que corresponde al empleado conforme al Mensual Fuente Arial (12) may. y min. normal
Tabulador de Sueldos.
12 Nombre del puesto que ocupa el empleado conforme al Tabulador del
Sueldos. Medio para obtener
la forma Fuente Arial (12) may. y min. negrita cursiva
13 Espacio de uso exclusivo de Oficialía Mayor, para la anotación de
Programa Excel. Fuente Arial (12) may. y min. normal
observaciones respecto al trámite.
14 Nombre completo y firma del Titular del área que elaboró el reporte.
15 Nombre completo y firma del Titular Administrativo que autoriza el
Clave del formato Fuente Arial (12) may. y min. negrita cursiva
reporte. OM-DGRH-DARH-SR-REP Fuente Arial (12) may. normal

6. g) INVENTARIO DE PROCEDIMIENTOS
Una vez autorizados los procedimientos se deberán de registrar en el siguiente

formato con el propósito de llevar un control de los mismos y facilitar la consulta del
contenido del manual en relación con la información que cuenta cada procedimiento
que integra el documento.
Fuente Arial (10) may. y min. títulos en negrita y el contenido sin negrita
INVENTARIO DE PROCEDIMIENTOS Fuente Arial (14) mayúscula negrita
Dependencia: Oficialía Mayor Fecha: Junio del 2001

Fecha: 15 de Enero de 2010
Dirección: General de Recursos Humanos
Area: Dirección de Administración de Recursos Humanos
Unidad administrativa: Subdirección de Remuneraciones
Fuente Arial Narrow (10) may. y min. títulos en negrita
Anexos Formatos
Nombre del procedimiento Objetivo Flujo
Clave Nombre Clave Nombre
Controlar y tramitar las incidencias en las que incurrieron los I-01 Oficio de solicitud de trámite a la Secretaría de Finanzas de DARH-I-01 Reporte de descuento quincenal
trabajadores de Gobierno del Estado, así como la aplicación de Incidencias DARH-I-02 Reporte de descuento mensual
Incidencias descuentos en los casos previstos por la Ley de Trabajadores. X DARH-I-03 Reporte de incidencias
Verificar, autorizar y tramitar el pago del estimulo por puntualidad al E-01 Oficio de solicitud de trámite a la Secretaría de Finanzas de DARH-E-01 Reporte de estímulos por puntualidad
Estimulo por puntualidad personal de Gobierno del Estado. X estímulos por puntualidad DARH-OFS-01 Oficio solicitud de trámite a la dirección
general de Recursos Humanos
Autorizar y tramitar el pago de anticipo de sueldo a los trabajadores AS-01 Oficio de solicitud de trámite a la Secretaría de Finanzas de DARH-RP-01 Recibo - Pagaré
Anticipo de sueldo de Gobierno del Estado. X anticipo de sueldo
Autorizar y controlar la contratación de prestadores de servicios DARH-APS-01 Oficio- Reporte autorización de prestador
profesionales que ingresen a laborar bajo el régimen de honorarios. de servicios.
Contratación de Prestadores de Servicios. X DARH-JCPS-02 Justificación de contratación de prestador
de servicios
Verificar y tramitar la documentación solicitada a los prestadores de PS-01 Contrato de prestación de servicios profesionales DARH-LRPS-03 Oficio- Reporte liberación de recursos de
servicios vigentes y de nueva contratación o recontratación, PS-02 Recibo de honorarios profesionales prestadores de recursos
Recepción de documentación autorizada a
vigilando que cubran los requisitos de aspecto legal y fiscal. X PS-03 Constancia de percepciones y retenciones
prestadores de servicios
Fuente Arial Narrow (10) may. y min. normal
Documento elaborado en Excel
Dependencia: Nombre completo de la dependencia.

Dirección; Anotar el nombre completo de la dirección general.
Área: Nombre completo de la dirección de área.
Unidad administrativa: Subdirección de remuneraciones.
Fecha; Anotar mes y año del llenado del formato.
Nombre del procedimiento; Anotar el titulo del procedimiento, en el entendido que
deberá ser congruente con la descripción o las tareas fundamentales del
procedimiento.
Objetivo; Indicar brevemente el fin que se persigue con el procedimiento.
Flujo; Anotar con una X la existencia del diagrama de flujo sobre el procedimiento.
Anexo; Anotar la clave y el nombre del o los anexo(s) propio(s) del procedimiento.
Formatos; Anotar la clave y el nombre del o los formato(s) propio(s) del
procedimiento.
Nota:
Los recuadros que no se utilicen se sombrearan.

7. h) AUTORIZACION
Para la debida formalización e implementación de los manuales de procedimientos es
necesario que los mismos cuenten con la validación de los titulares de la Dirección o
Unidad a que correspondan, la revisión de la Dirección de Organización y Métodos y la
autorización del Titular de la Dependencia o Entidad y del Oficial Mayor.
AUTORIZACIÓN Fuente Arial (20) may. negrita cursiva
RESPONSABLE DE LA FORMULACION DEL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA
DIRECCIÓN GENERAL DE RECURSOS HUMANOS Describir la unidad administrativa que
se le está autorizando el manual Ejem.
Nombramiento del Director General del Área Nombramiento del Director del Área
REVISO
Nombre completo y firma Fuente Arial (12) may. y min. negrita

AUTORIZAN Fuente Arial (16) may. negrita cursiva
CARGO DEL TITULAR OFICIAL MAYOR

DE LA DEPENDENCIA Ó ENTIDAD DEL PODER EJECUTIVO

8. CONTROL DE ACTUALIZACIONES
Se llevará un control por orden cronológico de las actualizaciones que se hagan al
manual, anotando nombres y firmas de los funcionarios que las aprueben y autoricen.
se presentara la hoja de actualización así como las que sufrieron cambios, las
impresiones en tres tantos.
Si las modificaciones o acumulación de estas representan mas del 25% del contenido
del manual, este deberá será impreso en su totalidad.
CONTROL DE ACTUALIZACIONES Fuente Arial (20) may. negrita cursiva
ELABORO
Fecha de elaboración de actualización

FECHA
Nombre y firma del responsable del

área que corresponde el manual
NOMBRE FIRMA actualizado
Puesto que ocupa

CARGO
ACTUALIZACION
PARTE DEL MANUAL QUE SE ACTUALIZA

Descripción del contenido del manual de
procedimientos que se modifica (n)
SECCIONES QUE SE MODIFICA(N)

Secciones del manual que se actualiza de
acuerdo al contenido.
REVISO AU T O R I Z A N
Firma Firma Firma
Nombre y Cargo del Titular Nombre y Cargo del Titular Nombre y Cargo
Dirección de Organización y Métodos Dependencia o Entidad Oficial Mayor

VIII. Instrumentación de Manuales
INSTRUMENTACION DE MANUALES
Culminado los manuales tanto de organización como de procedimientos, se deberán

de colocar la documentación de acuerdo al orden establecido como se indica en el
contenido, en carpeta de tres argollas tamaño carta color blanco.
Al frente de la carpeta se deberá de colocar la portada del manual
El contenido del manual se deberá de seccionar con separadores numéricos y

deberán coincidir con el tema de acuerdo a lo documentado en el contenido .
DIRECCION GENERAL DE RECURSOS HUMANOS

DIRECCION DE ADMINISTRACION
DE RECURSOS HUMANOS
MANUAL
de Organización
APLICADO A:
SUBDIRECCIÓN DE REMUNERACIONES
SAN LUIS POTOSI, S.L.P., DICIEMBRE DE 2015

VIII. Instrumentación de Manuales
LOMO DE CARPETA
Cada carpeta deberá de contener su respectivo lomo de acuerdo al modelo que se

presenta a continuación, a fin de clasificar los documentos y facilitar la localización del
mismo cuando se requiere de su consulta.
Logotipo oficial con el nombre de la dependencia o

Entidad correspondiente.
El ancho del lomo será en proporción del grosor de la

Carpeta.
Fuente arial (20) mayúscula negrita, centrado
 Nombre del tipo del manual de organización o

procedimientos
APLICADO A:
Fuente arial (12) mayúscula negrita, centrado
DIRECCION
DE ADMINISTRACION  Nombre de la unidad administrativa
ÁREA DE
RECURSOS HUMANOS  Nombre del área que corresponde el documento.
TOMO Fuente arial (20) mayúscula negrita, centrado

1 de 2  Numero de tomo en caso de que el manual este
constituido por dos o mas tomos y en caso que no se
constituya mas de un tomo se nombrara tomo único.

IX. Respaldo Informático
PORTADA RESPALDO INFORMATICO
El manual deberá ser entregado con su respectivo respaldo informático rotulado de

acuerdo al modelo que se presenta a continuación, a fin de clasificarlos y facilitar la
localización del mismo cuando se requiere de su consulta.
Nota:
Las dimensiones corresponderán a la medida estándar de un disco CD-R comercial.

Fuente Arial (28) mayúscula negrita y cursiva,

centrado, negrita enunciando el tipo de manual
(organización o procedimientos)
Fuente Arial (12) negrita Unidad a la que
corresponde el manual.
DICIEMBRE 2015
Fuente Arial (10) negrita fecha de autorización.
ROTULACIÓN DEL DISCO COMPACTO (CD-R)
Presentar en etiqueta adherible para disco compacto conforme a la siguiente

ilustración.
Dependencia o Entidad, Fuente Arial (16) mayúscula

Oficialía Mayor
negrita y cursiva, centrado.

CD-R entidad correspondiente.
Manual de Organización Tipo de Manual, Fuente Arial (12) negrita y cursiva,

APLICADO A:
SUBDIRECCION DE REMUNERACIONES centrado
DICIEMBRE
ENERO 2015
DE 2010
Fuente Arial (10) negrita nombre de la unidad a que

corresponde el manual.
Fuente Arial (08) negrita señalando la fecha de
autorización.

X. Vocabulario Organizacional
Acuerdo.
Es la resolución o disposición tomada sobre algún asunto por un tribunal, órgano de la
administración o persona facultada, a fin de que se ejecuten uno o más actos
administrativos.
Actividad.
Una o más acciones afines y sucesivas que forman parte de un procedimiento
ejecutado por una misma persona o por una unidad administrativa. Transcurso de
tiempo durante el cual se realiza una operación dada.
Administración.
Conjunto ordenado de principio, técnicas y prácticas que tienen como finalidad apoyar
la consecución de los medios necesarios para que se obtengan resultados con la
mayor eficiencia, congruencia, óptima coordinación y aprovechamiento de los
recursos.
Administración Pública.
Subsistema del sistema público a través del cual se generan las normas, los servicios,
los bienes y la información que demanda la comunidad, en cumplimiento de las
decisiones del sistema político.
Adscripción.
Acto o hecho de asignar a una persona al servicio de un puesto, o ubicar a una unidad
administrativa dentro de otra de mayor jerarquía.
Carga de Trabajo.
Es la que se establece de acuerdo con las funciones que se desarrollan en el
desempeño de su cargo específico y conforme a los requerimientos exigidos para su
ocupación.
Circular.
Es un documento de carácter interno y general dirigido por órganos superiores, hacia
los inferiores, para dar a conocer instrucciones, recomendaciones o para especificar la
interpretación de normas, acuerdos, decisiones o procedimientos, con el objeto de que
se conozcan o acaten.
Coordinación.
Proceso de integración de los objetivos y actividades de las diversas unidades
(departamentos o áreas funcionales) a fin de alcanzar eficientemente las metas
organizacionales.
Departamentalización.
Agrupación de las actividades de trabajo de modo que las que están lógicamente
relacionadas entre sí ocurran juntas.
Diagnóstico.
Proceso de acercamiento gradual al conocimiento analítico de un hecho o problema
administrativo que permite destacar los elementos más significativos de una alteración
del desarrollo de las actividades de una institución.

Diagrama de flujo.
Este técnica, es una representación gráfica que permite al analista definir entradas,
procedimientos y salidas de la información en la organización bajo estudio,
permitiendo así comprender los procedimientos existentes con la finalidad de
optimizarlos.
Diseño de formas.
Planeación de una forma impresa, basada en la información recopilada, su objeto,
fuente de información, necesidad que la origina, métodos de llenado, cantidad de
copias, procedimientos en que intervendrá y resultados finales.
División del Trabajo.

Es la separación y la delimitación de las actividades, con el fin de realizar una función
con mayor precisión, eficiencia y el mínimo esfuerzo, dando lugar a la especialización.
Documento.
Información escrita con datos que sirve para transmitir y recibir información, de
caracteres gráficos o de símbolos.
Eficiencia.
Es el uso racional de los medios con que se cuenta para alcanzar un objetivo
premeditado.
Eficacia.
Capacidad para cumplir en el lugar, tiempo, calidad y cantidad las metas y objetivos
establecidos.
Forma o formato.
Objeto o documento impreso con espacios en blanco para asentar o registrar
información variable y periódica, así como evidencias sobre un tema o materia del
sistema de funcionamiento de una organización.
Función.
Conjunto de actividades afines y coordinadas que se necesitan realizar para alcanzar
los objetivos de la Dependencia o Entidad.
Guía Técnica.
Documento que contiene la metodología, las instrucciones y la información esencial
para dirigir u orientar la elaboración de diversas etapas del documento técnico-
administrativo.
Jerarquía.
Orden de procedencia establecida legalmente en autoridades y funcionarios de una
organización administrativa, jurídica o judicial.
Ley Orgánica.
Define y norma la estructura, operación y distribución de facultades dentro de una
organización, así como la determinación de las reglas generales para las acciones
interactúales entre las partes en que aquélla se ha dividido.

Líneas de Mando.
Relación formal y de enlace entre las unidades de diferente nivel jerárquico; canal de
responsabilidad, a lo largo del cual se emiten las instrucciones.
Manual
Documento administrativo de fácil manejo que se utiliza para brindar en forma
ordenada y sistemática, información de diversa índole para la operación de una
organización: atribuciones, estructura orgánica, objetivos, políticas, normas, puestos,
sistemas, procedimientos, actividades y tareas, así como instrucciones o acuerdos que
se consideren necesarios para el mejor desempeño de las labores.
Norma.
Regla u ordenamiento imperativo y específico que persigue un fin determinado, con la
característica de ser regido en su aplicación y seguimiento.
Normatividad.
Es el conjunto de disposiciones que regulan los distintos aspectos relativos al
desarrollo de las actividades.
Organización.
Es el establecimiento de la estructura necesaria para la sistematización racional de los
recursos, mediante la determinación de jerarquías, disposición, correlación y
agrupación de actividades, con el fin de poder realizar y simplificar las funciones del
grupo social.
Fundamentos básicos que demuestran la importancia de una organización:
 Es de carácter continuo: jamás se puede decir que ha terminado, dado que la

institución y sus recursos están sujetos a cambios constantes.
 Es un medio a través del cual se establece la mejor manera de lograr los objetivos
del grupo social.
 Suministra los métodos para que se puedan desempeñar las actividades

eficientemente, con un mínimo de esfuerzo.
 Evita la lentitud e ineficiencia de las actividades, reduciendo los costos e

incrementando la productividad.
 Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar funciones y

responsabilidades.
Organigrama.
Son representaciones gráficas de la estructura formal de una organización, que
muestran las interrelaciones, las funciones, los niveles jerárquicos, las obligaciones y
la autoridad existente dentro de ellas.
El organigrama ilustra cinco aspectos principales de la estructura de una organización.
División del Trabajo.

 Cada casilla representa un individuo o una subunidad responsable por una
determinada parte de la carga de trabajo de la institución.

 Funcionarios y Subalternos.
Las líneas sólidas indican la cadena de mando o escala jerárquica (quién depende de
quién).
 Tipo de Trabajo que se Realiza.

Los letreros o descripciones de las casillas indican las diversas labores o áreas de
responsabilidad de la organización.
 Agrupación de Segmento de Trabajo. Todo el diagrama indica sobre qué bases se

han dividido las actividades de la institución; por ejemplo: sobre una base funcional o
regional.
 Niveles de Administración. Un organigrama indica no sólo los gerentes individuales

y los subalternos sino también toda la jerarquía administrativa, todas las personas
que dependen de un mismo individuo.
Objetivo.
Propósito que se pretende cumplir, y que especifica con claridad el qué y para qué del
proyecto y si debe realizarse una determinada acción.
Política.
Es el conjunto de lineamientos escritos de aplicación obligatoria, que instituye una
organización con base en su marco normativo para la conducir y atender cada uno de
los asuntos que son delegados a las unidades administrativas, puestos o personas que
lo integran. La política es un recurso útil para tomar decisiones congruentes y
sistemáticas.
Productividad.
Es una relación entre los productos obtenidos (bienes o servicios) y los factores o
recursos utilizados en la producción, como son: los trabajadores, las maquinarias,
equipó, tecnología e insumos.
Programas
Esquema donde se establece la secuencia de actividades específicas que habrán de
realizarse para alcanzar los objetivos y el tiempo requerido para efectuar cada una de
sus partes, así como aquellos eventos involucrados en su consecusión.
Proceso.
Es un conjunto de fases o etapas sucesivas a través de las cuales se efectúa la
administración, mismas que se interrelacionan y forman un proceso integral.
Procedimiento.
Permite establecer la secuencia para efectuar las actividades rutinarias y específicas.
Establecer el orden cronológico y la secuencia de actividades que deben seguirse en

la realización de un trabajo repetitivo.
Determina el orden de realización de un conjunto de actividades sin indicar la manera

en que debe realizarse, pues de eso se encargan los métodos, que van implícitos en el
procedimiento.

Tanto los procedimiento como los métodos están íntimamente relacionados, ya que los
primeros determinan el orden lógico que se debe seguir en una serie de actividades y
los segundos indican cómo realizar las actividades, por tanto los métodos son parte de
los procedimientos.
Recursos.
Para que una institución pueda lograr sus objetivos, es necesario que cuente con una
serie de recursos, que conjugados armónicamente, contribuyan a su funcionamiento
adecuado.
 Recursos Materiales
Son aquellos bienes tangibles propiedad de la empresa. Ejemplo: edificios, terrenos,
instalaciones, maquinaria, equipo, instrumentos, herramientas, etc.
 Materias Primas. Materias auxiliares que forman parte de la producción, productos
en proceso, productos terminados, etc.
 Recursos Técnicos
Aquellos que sirven como herramienta e instrumentos auxiliares en la coordinación
de otros recursos. Ejemplo: Sistema de producción, sistemas de ventas, sistemas de
finanzas, sistemas administrativos, fórmulas, patentes, etc.
 Recursos Humanos
Son trascendentales para la existencia de cualquier grupo social; de ellos depende el
manejo y funcionamiento de los demás recursos. Los recursos humanos poseen
características tales como: posibilidad de desarrollo, creatividad, ideas, imaginación,
sentimientos, experiencia, habilidades, etc.
Reglamento.
Disposición legislativa expedida por el orden ejecutivo en uso de sus facultades para
hacer cumplir los objetivos de la administración pública.
Titular.
Es el servidor público que acepta el más alto cargo en una institución. En el caso de la
administración pública federal se denomina titular del Poder Ejecutivo Federal al
Presidente de la República.
Toma de Decisiones.
Proceso de selección de la mejor opción entre las establecidas o disponibles para
logro de objetivos.
Tramo de Control.
Es el número de subalternos que dependen directamente de un funcionario, titular o
jefe.
Trámite.
Camino, medio o paso de un lugar a otro por cada una de las diligencias que exige la
realización de un asunto, hasta su conclusión. Proceso que sigue un documento desde
su recibo, o un asunto desde su inicio, hasta lograr las resoluciones procedentes.
Unidad Administrativa.
Es una Dirección General o equivalente a que se le confiere atribuciones específicas
en el reglamento interior. También se denomina unidad administrativa al órgano que
tiene funciones propias que lo distinguen y diferencian de las demás instituciones.

Unidad de Mando.
Principio que postula el hecho de la existencia de sólo una autoridad formal en cada
unidad administrativa, de suerte que solamente de ésta se reciban instrucciones.
Unidad Responsable.
Es la dirección general o su equivalente, que dentro de la estructura de una institución,
se le encomienda la ejecución de un programa, subprograma o proyecto.
Unidades Normativas.
Son el conjunto de unidades administrativas centrales que tienen como función
principal el establecimiento de políticas, normas y directrices por seguir, relativos a la
actividad sustantiva del ámbito de su competencia.

XI. Autorización
Autoriza
Elias Jesrael Pesina Rodríguez

Oficial Mayor del Poder Ejecutivo
Formula
Lic. Gonzalo Ortuño Castro

San Luis Potosí, S.L.P. Diciembre de 2015

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GUÍA TÉCNICA PARA LA ELABORACIÓN DE

DIRECCION DE ORGANIZACIÓN Y METODOS

SAN LUIS POTOSI, S.L.P., DICIEMBRE DE 2015

II. Objetivo de la Guía 2

III. Políticas Generales 3

IV. Concepto del Manual de Organización 6

V. Elaboración del Manual de Organización 7

VI. Concepto del Manual de Procedimientos 25

VII. Elaboración del Manual de Procedimientos 26

VIII. Instrumentación de Manuales 54

IX. Respaldo Informático 56

Dirección de Organización y Métodos

 La Ley Orgánica de la Administración Publica del Estado de San Luis Potosí, en su

 La Oficialía Mayor del Poder Ejecutivo encomendó a la Dirección de Organización y

 La mejor forma de dar a conocer la estructura y funcionamiento de una dependencia

 Es importante para las dependencias o entidades que elaboren sus manuales de la

 La Dirección de Organización y Métodos aprobara los manuales, una vez que

Dirección de Organización y Métodos 1

Construir un marco de referencia que norme de manera uniforme la elaboración de los

Dirección de Organización y Métodos 2

 Los Manuales de Organización y Procedimientos serán elaborados sobre la base de

 De conformidad al decreto que faculta al Oficial Mayor para autorizar, conjuntamente

 Es indispensable elaborar en primer lugar el Manual de Organización pues

 La Dirección de Organización y Métodos de Oficialía Mayor, brindará la asesoría

 Los manuales se documentarán en las diferentes aplicaciones de windows (word,

 Se recomienda utilizar un vocabulario sencillo y de uso cotidiano en la

 Concluidos los manuales y antes de su impresión definitiva, deberán presentarlos a

Dirección de Organización y Métodos 3

 Al obtener la aprobación de la Dirección de Organización y Métodos, se procederá a

 Los manuales de Organización y Procedimientos, deberán contar con la validación

 La Contraloría Interna podrá auditar la operación sobre los manuales de

Integración de los manuales

 La integración física de los manuales será mediante hojas sustituibles y se

 Al inicio de cada sección se incluirá un separador con el numero que corresponda

 Es importante que se integre en carpeta de tres argollas a efecto de incorporar

 Se colocara el lomo en la parte de la carpeta conforme se establece en la guía, para

Dirección de Organización y Métodos 4

 Las Unidades Staff, Direcciones Generales y Direcciones de Área (según

Presentación de los Manuales para su autorización y registro.

Distribución de Manuales Autorizados.

 Los manuales una vez autorizados y registrados se distribuirán de la forma

a) Dependencia o Entidad (Direcciones Generales, Direcciones de Área y

 A partir de la autorización y registro del manual de procedimientos, será

Custodia de Respaldos de Manuales.

 Los Titulares y Administrativos y cada unidad administrativa de las dependencias ó

Dirección de Organización y Métodos 5

 El manual de organización es un medio valioso para la comunicación, y sirven para

 Es un documento oficial que describe claramente la estructura orgánica y las

 Se define como una herramienta o instrumento de trabajo, y consulta en el que se

 Es por tanto, un instrumento de apoyo administrativo, que describe las relaciones

 Para la elaboración de sus manuales de organización, las dependencias o entidades

Dirección de Organización y Métodos 6

PORTADA DEL MANUAL

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de Organización Fuente Arial (40) may. y min. negrita derecha

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Dirección de Organización y Métodos 7

CONTEN IDO Fuente Arial (20) may. negrita, cursiva

Franja color gris 40%

 Legislación o Base Legal 3

 Estructura Orgánica 6 Fuente Arial (12) may. y min. negrita

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Dirección de Organización y Métodos 8