FACULTAD DE INGENIERÍA

ESCUELA PROFESIONAL DE INGENIERIA DE SISTEMAS

TITULO: Actividad Nro. 04 - Investigación

Formativa

ESTUDIANTE: Nieves Mendoza Arturo

DOCENTE: Ing. Oswaldo Coronado Zuloeta

CICLO: IX

CURSO: Gestión de ERP

PIURA – 2017
INTRODUCCIÓN

En la actualidad se advierte en las empresas la necesidad de tener integrados sus procesos

de forma automatizada, lo cual las ha llevado a buscar soluciones que les permitan
mejorarlos y optimizar sus recursos; sin embargo, algunas empresas desconocen los riesgos
que pueden existir en su implementación o como también puede ser que otras los conozcan
y lo asuman a la hora de tomar esta decisión. Aunque los beneficios siempre serán mayores
que los riesgos en términos de avance tecnológico.

Es importante que cuando haya este tipo de cambios, se cree conciencia y compromiso al
personal con el fin de contar con una buena participación por parte de ellos y no se tenga el
concepto de que sólo el área de sistemas es la responsable de esta labor. La alta dirección
debe ser la primera en participar activamente desde el inicio hasta el final del proyecto,
pues es quien cumple un papel fundamental en la gestión de estos cambios.

Los riesgos del proyecto permiten identificar problemas potenciales con la estimación de
los costos, lo cual puede que un proyecto sea muy costoso; una planeación no adecuada del
proyecto, personas no comprometidas con su rol; recursos limitados; definición de los
requerimientos y su impacto en el proyecto software, temor y resistencia al cambio y
estimación de tiempos (1).
COMUNICACIÓN

Riesgo en la implementación de un ERP

A partir de estas definiciones, y orientándose hacia los proyectos de Sistemas ERP, los
autores definen a un factor de riesgo en la implementación de un ERP como un evento o
condición cuya ocurrencia es incierta, y que de llegar a presentarse tendrá impacto directo
en al menos uno de los objetivos del proyecto de implementación y que al final puede
influir en el éxito o fracaso del mismo.

Categorías de Riesgos en implementación de Sistemas ERP

Los proyectos de implementación de sistemas ERP, al igual que cualquier otro proyecto,
son propensos a la presencia de riesgos y de hecho el poco control o seguimiento de los
mismos derivan en el fracaso. Con la finalidad de analizar de mejor manera los factores de
riesgo en la implementación de un ERP los categorizamos según los actores o responsables
de su ocurrencia de la siguiente manera:

Solución

Dentro de esta categoría encontramos riesgo en la implementación de un ERP que se

generan debido a que la empresa interesada en implementar el sistema no tiene claro sus
objetivos empresariales y además tiene escasa o nula experiencia con software de gestión
empresarial.

Producto

En esta categoría de riesgo en la implementación de un ERP se encaja a todos aquellos

riesgos que se generen debido a la discontinuidad que pueda tener la funcionalidad del
producto con respecto a los requerimientos empresariales como por ejemplo idioma,
requisitos locales, entre otros. Además dentro de esta categoría se incluyen todos aquellos
riesgo en la implementación de un ERP generados por la necesidad de desarrollos
adicionales o por posibles afectaciones por alto volumen de transaccionalidad.

Comercial

Esta categoría agrupa a todos aquellos riesgo en la implementación de un ERP que se

generen y que afecten a la relación comercial entre la empresa contratante y la empresa
implementadora como por ejemplo incumplimiento de pagos o incumplimiento de horas de
ejecución del proyecto.

Contractual

A esta categoría corresponden todos aquellos riesgo en la implementación de un ERP que

se generen a partir de los acuerdos incluidos contractualmente así como todo aquello que no
haya sido definido claramente en el mismo contrato. Ejemplo de esto son cláusulas de
penalidad que puedan estar incluidas ya sean para el cliente o para el implementador.

Tecnología

En esta categoría se listaran todos aquellos riesgos en la implementación de un ERP

asociados a la infraestructura requerida para la implementación y a la viabilidad técnica del
proyecto. Un ejemplo de este tipo de riesgos es el no contar con una red calidad que
garantice la transferencia de datos oportuna.

Entrega y operaciones

Es donde normalmente se encuentran la mayoría de riesgo en la implementación de un

ERP, esto debido a que es la categoría que agrupa todos los riesgos relacionados al normal
y correcto desarrollo de la implementación del sistema enfocándose en los posibles
entregables así como en las operaciones. Entre sus motivos más comunes tenemos los
siguientes:

 Falta de definición de roles y responsabilidades.

 Objetivos y alcance poco o nada definidos.
  Procesos no claros por parte del cliente o mal definidos por el implementador.
 Disponibilidad de recursos humanos.
 Inexistencia de comités directivos.
 Poca interacción de gerencias.
 Falta de experiencia y conocimiento del equipo de trabajo.

Gestión del cambio organizativo

Esta última categoría contiene todos los riesgo en la implementación de un ERP que se
puedan generar por la falta de gestión del cambio organizacional considerado que la gestión
del cambio es la encargada de asegurar que todas las áreas clave de la organización se vean
involucradas en la implementación del proyecto y que los riesgos sean visualizados antes
de convertirse en costosos errores (2).

Impacto en costos por factores de riesgo no identificados a

tiempo

Con el fin de medir el impacto de los riesgos no mitigados a tiempo, el autor toma
información de implementaciones reales de las cuales se determinan los riesgos más
comunes y miden cuál fue el impacto de las mismas contra el costo inicial del proyecto.

Para esto analizaron un total de 40 clientes a los cuales se les ha implementado en la ciudad
de Quito durante los años de operación de la empresa implementadora que van desde el año
2012 hasta Abril 2015. Por motivos de confidencialidad los nombres de las empresas en las
que se implementó el Sistema ERP así como el de la empresa implementadora serán
reemplazados por su giro de negocio.

Como primer punto se puede definir que del total de 40 implementaciones únicamente 8
proyectos presentan riesgos que afectaron en horas para poder ser mitigados y que por ende
generaron costos. Es decir que el 20% de los proyectos han sufrido afectaciones en costos
por factores de riesgo no detectados y mitigados a tiempo.
Recurso humano

La cultura organizacional debe ser un factor esencial en la implementación de una ERP, por
lo cual se deben diseñar estrategias de manejo del cambio, para propiciar un entorno
favorable al uso del nuevo sistema de información (ERP) en la compañía y porque además
involucra el recurso humano, que es el factor más importante y complejo de estos procesos,
quienes pueden sentirse temerosos o amenazados por aspectos, como: pueden pensar que
van a tener que trabajar más, o que no entienden la dimensión de estos procesos o también
pueden sentir temor de perder su empleo.

Cuando hablamos de áreas o departamentos de la empresa, muchas veces se presentará la

necesidad de aceptar cambios generados por las necesidades de un área en particular, que
pueden afectar a las demás, obviamente generados a partir de las buenas prácticas o de una
nueva visión sistemática de la organización, que no siempre se tiene en cuenta, pues los
procesos de la empresa se deben ver como uno solo de manera integrada, donde cada área
pertenece ahora a un macro proceso.

Infraestructura adecuada

Otro de los riesgos que existen al implementar un sistema de esta magnitud, es no tener la
infraestructura adecuada para alojar la solución, asimismo la estimación de los costos
adicionales en que se puede incurrir para optimizar la respectiva infraestructura. Por eso la
compañía que decide implantar este tipo de soluciones como soporte para la toma de
decisiones, dentro de su planeación debe realizar un presupuesto o costos estimados de toda
la inversión. Al igual cuando se implementan este tipo de soluciones, en los procesos
pueden existir riesgos operativos y financieros, los cuales pueden ser mitigados mediante
controles manuales o automáticos.

Aunque hoy en día la mayoría de las ERP se diseñan con un buen nivel de controles
automáticos parametrizables a las necesidades y condiciones del negocio, muchas veces
sucede que no se configuran adecuadamente o en otros no se usan, generando la posibilidad
de ocurrencia de dichos riesgos.
Por lo cual, como preliminar a la implementación del ERP, se debe hacer un análisis de
riesgos y los controles asociados y sugeridos para implementar en cada uno de los procesos
que involucran el nuevo sistema. A fin de establecer controles fuertes y adecuados a los
procesos del negocio, que permita mitigar los riesgos operativos y financieros de la
compañía.
Como decíamos al principio, la alta dirección tiene un rol importante, si se siente una fuerte
presencia, un compromiso alto, y una toma de decisiones oportunas, los riesgos que existan
en el proyecto podrán ser mitigados o eliminados a tiempo, lo cual permitirá finalizar con
éxito un proyecto de este tipo.

Los cambios

También se debe tener en cuenta que en la mayoría de las personas, los cambios por lo
regular generan dudas, temores y más cuando no se sabe cómo será la forma de trabajar con
un nuevo proyecto y el tener que atender el trabajo del día a día.

Por eso es importante establecer canales de comunicación permanente, donde se le informe

al personal el alcance y las actividades del proyecto, como también los avances que va
teniendo dicha implementación, con el fin de que no haya insatisfacciones o incertidumbres
sobre el nuevo proceso (3).

Conclusiones

 Se concluye en base a los proyectos analizados, que la afectación en costos de los

proyectos de implementación de sistemas ERP están generados principalmente por
Riesgos no mitigados o que son mitigados fuera de tiempo y que los mismos
corresponden principalmente a la categoría de Entrega y Operaciones.
 Como todo proyecto, sea este de tecnología o no, los proyectos de implementación
de sistemas ERP requieren de una adecuada gestión de riesgos la cual permita
identificar los riesgos potenciales a tiempo y de esta manera reducir su impacto en
tiempo y costos.
  A diferencia de otro tipo de proyectos, la relación entre los participantes de un
proyecto de implementación de ERPs, (gerencias, usuarios, equipo de
implementación, etc), es diferente dado que estos requieren que tanto cliente como
empresa implementadora trabajen como un solo equipo orientado a un mismo
objetivo. Las tareas tanto de cliente como de implementador están directamente
relacionadas y por ende son totalmente dependientes.
 La eliminación de los riesgos en un proyecto es imposible, siempre tendrá riesgos.
Sobre lo que se debe trabajar es sobre el control y mitigación de ellos de tal manera
que se reduzca su probabilidad de ocurrencia o de impacto.

REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS

1. occidente.co. mayo,2013. Citado:02-10-2018. https://occidente.co/riesgos-al-

implementar-un-sistema-de-informacion-erp/
2. Nicolás A. Flores Proaño; Desarrollo y aplicación de una metodología basada en las
mejores prácticas de control de calidad, para aplicar en la implementación de un erp
para empresas del tipo pymes con el fin de reducir los factores de riesgo que afectan el
tiempo y el costo de la implementación; Pontificia Universidad Católica del Ecuador.
.http://www.evaluandoerp.com/factores-criticos-riesgo-la-implementacion-erp/
3. https://www.quonext.com/blog/principales-riesgos-en-la-implantacion-de-un-software-
erp/. 29-marzo- 2018.