GESTÃO

DO TEMPO
TÍTULO
Gestão do Tempo

AUTORA
Margarida Trêpa

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da Angola2learn.

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ser vendido, copiado ou divulgado separadamente do curso.

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 GESTÃO DO TEMPO

ÍNDICE
Sinopse 5
Principais objectivos 5
Apresentação 7

Módulo 1
Analisar o tempo 8

1. Recolher informação 8
2. Categorizar as tarefas ou actividades 9

Módulo 2
Diagnóstico do tempo 12

1. Questões-chave 13
2. Perdas de tempo 14
2.1. Crises recorrentes 14
2.2. Excesso de pessoal 15
2.3. Falta de organização 16
2.4. Falhas de informação 17
3. Distractores 18
2.3.1. Interrupções 19
2.3.2. Excesso de informação 20
4. Incapacidades 20
4.1. Dificuldade em delegar 21
4.2. Dificuldade em dizer «Não» 21
4.3. Procrastinação 22

Módulo 3
Planear o tempo 25

1. Definir objectivos 26
2. Estabelecer prioridades 26
3. Tomada de decisão 27
3.3.1. Questões-chave 29
 GESTÃO DO TEMPO

Módulo 4
Estratégias 32

1. Uma tarefa de cada vez 32

2. Reduzir burocracias 33
3. Consolidar o tempo 34
4. Chamadas telefónicas 35
5. Correio electrónico 36
5.1. Questões-chave 37
6. Resolução de problemas 37

ANEXOS 41
 GESTÃO DO TEMPO

SINOPSE

Uma boa gestão do tempo no dia-a-dia é fundamental para atingirmos os

nossos objectivos pessoais e profissionais. Com o presente curso, vai aprender
a diagnosticar a sua gestão do tempo, a colocar o seu tempo ao serviço das
prioridades, a hierarquizar as suas prioridades na forma como organiza o dia-
-a-dia e a desenvolver estratégias que permitam ganhar tempo individualmente
e em grupo.

PRINCIPAIS OBJECTIVOS

• Planear e organizar estrategicamente o seu trabalho e o seu tempo.

• Diagnosticar a gestão do tempo.

• Colocar o tempo ao serviço das prioridades.

• Traduzir as suas prioridades na forma como organiza o dia-a-dia.

• D
 esenvolver estratégias que permitam ganhar tempo individual e colecti-
vamente, mantendo uma boa relação com os diferentes interlocutores.

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 GESTÃO DO TEMPO

O tempo pergunta ao tempo quanto tempo

o tempo tem. O tempo respondeu ao tempo que o tempo tem
tanto tempo quanto tempo o tempo tem.
Trava-línguas popular

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 GESTÃO DO TEMPO

APRESENTAÇÃO

Todos temos as mesmas horas e os mesmos minutos diariamente. Contudo, só

alguns conseguem aproveitar verdadeiramente o seu tempo. Sabe-se que as
pessoas mais eficazes, ou seja, aquelas que conseguem atingir os objectivos,
fazem uma boa gestão do seu tempo.

Este curso pretende fornecer ferramentas práticas, necessárias ao desen-

volvimento das competências de gestão de tempo. Está direccionado para
o contexto profissional, mas as temáticas e as orientações aplicam-se também
ao contexto pessoal.

Primeiramente, é importante saber de que forma gastamos o nosso tempo.

Depois, saber como deveríamos gastá-lo. Finalmente, que mudanças e
estratégias adoptar para uma boa gestão de tempo, diminuindo as diferenças
entre o que se faz e o que se deveria fazer.

Ao longo deste curso serão mencionados os erros mais comuns na gestão de

tempo e as principais estratégias para combatê-los. A nível individual, cada
pessoa encontrará formas de potenciar as suas próprias estratégias e soluções
para os problemas ou dificuldades.

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 GESTÃO DO TEMPO

MÓDULO 1
ANALISAR O TEMPO
MÓDULO 1
Analisar o tempo

Muitos são os que tentam mudar os seus hábitos

mas há que saber porque precisam de mudar e
definir especificamente o que é necessário. Para
melhorar a gestão de tempo, será necessário
recolher informação acerca da forma como o
tempo está a ser utilizado.

1. RECOLHER INFORMAÇÃO

Pode fazer-se um registo diário, por exemplo, através de uma agenda, na qual
são anotadas as horas, as actividades e o tempo real de duração das mesmas.
A divisão do dia pode ser em porções de 30 minutos cada, como ilustrado no
quadro 1, ou em partes de 1 hora cada.

QUADRO 1

HORAS QUARTA-FEIRA HORAS QUARTA-FEIRA

Saída de casa para o trabalho de carro

8:30 13:30 Almoço (30 min)
(30 min)
Visita a potencial cliente; pediu proposta
9:00 Verificação de e-mails (30 min) 14:00
(60 min)
9:30 Telefonemas comerciais (30 min) 14:30
Visita a potencial cliente, não está
Visita a potencial cliente em processo de
10:00 15:00 interessado nos serviços apresentados
decisão (60 min)
(30 min)
Visita a potencial cliente, recolha de
10:30 15:30
sugestão, pedido, reclamação (30 min)
Visita a cliente, gestão de proposta de Visita a potencial cliente, recolha
11:00 16:00
cliente, adiou decisão para... (30 min) de sugestão, pedido, reclamação (30 min)
Visita a potencial cliente, recolha de Elaboração de propostas comerciais
11:30 16:30
sugestão, pedido, reclamação (60 min) (30 min)
12:00 17:00 Elaboração do relatório diário (30 min)
Visita a potencial cliente, responsável
12:30 não se encontra, reagendada nova visita 17:30 Reunião de equipa semanal (30 min)
(30 min)
Visita a potencial cliente, recolha de
13:00 18:00 Regresso a casa
sugestão, pedido, reclamação (30 min)

8
 GESTÃO DO TEMPO

MÓDULO 1
ANALISAR O TEMPO
A forma como é feita a divisão do tempo depende do tipo de trabalho de cada um.
Se as tarefas implicam tempos menores de duração, pode reduzir as divisões de
tempo. Se o trabalho exige tempos maiores, pode alargar as porções de tempo.

2. CATEGORIZAR AS TAREFAS OU ACTIVIDADES

Após o registo das tarefas ou actividades, é necessário distribuí-las em categorias,

conforme a natureza de cada uma.

A seguir, calcular a quantidade de tempo gasto em cada categoria, como, por

exemplo, em reuniões, tratamento do correio electrónico, contactos telefónicos,
entre outros. Para visualizar em proporção, pode também calcular a sua
percentagem.

CATEGORIAS QUANTIDADE DE TEMPO/DIA

Deslocações 30 min (4,8%)

Correio electrónico 30 min (4,8%)
Contactos telefónicos 30 min (4,8%)
Visitas 5h30 min (52,38%)
Almoços 30 min (4,8%)
Fazer relatórios 30 min (4,8%)
Elaborar propostas 30 min (4,8%)
Reuniões 30 min (4,8%)

Depois, dividir as categorias em grupos.

• grupo A – actividades rotineiras (fazer um relatório);

• grupo B – projectos (organizar uma reunião);

• g
 rupo C – actividades que contribuem fortemente para os objectivos a
atingir (fazer novos contactos).

Deste modo, será possível obter uma imagem clara da forma como o tempo está
a ser gerido diariamente e como melhorar a sua distribuição.

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 GESTÃO DO TEMPO

MÓDULO 1
ANALISAR O TEMPO
GRUPO A GRUPO B GRUPO C
(actividades rotineiras) (actividades que contribuem mais
(projectos) para os objectivos a atingir)

Deslocações 4,8% Reuniões 4,8% Contactos telefónicos 4,8%

Correio electrónico 4,8% Visitas 52,38%
Almoços 4,8% Elaborar propostas 4,8%
Fazer relatórios 4,8%
Total 24 % 4,8% 61,98 %

Idealmente, deveríamos utilizar cerca de 60% do tempo em actividades do grupo C,

ou seja, nas que contribuem para atingir os objectivos; cerca de 25%, em
actividades do grupo B e apenas uma porção, cerca de 15%, em actividades do
grupo A.

No entanto, a maior parte das pessoas organiza o seu tempo nas percentagens
opostas: passa a maior parte do tempo em actividades rotineiras, uma quarta
parte dedica aos projectos e 15% a trabalhar para os objectivos.

15% ACTIVIDADES ROTINEIRAS

Grupo A Actividades rotineiras - 15%

25% 60%
Grupo B Projectos – 25%
Grupo C A
 ctividades que vão ao encontro
dos objectivos propostos – 60%

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 GESTÃO DO TEMPO

MÓDULO 1
ANALISAR O TEMPO
RESUMO

Em síntese, para uma boa avaliação do uso do tempo, é importante primeiro fazer
um registo diário das actividades, no qual o tempo aparece dividido consoante o
tipo de trabalho (15 ou 30 minutos ou 1 hora).

Depois, deve distribuir as actividades em categorias (reuniões, tratamento do

correio electrónico, contactos telefónicos).

Por último, dividir as categorias em grupos:

• grupo A – actividades rotineiras;

• grupo B – projectos;

• grupo C – actividades que vão ao encontro dos objectivos propostos.

O ideal será passar grande parte do tempo com actividades que contribuem
directamente para os objectivos, uma parte menor em projectos e uma parte
muito pequena do dia dedicada às rotinas.

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 GESTÃO DO TEMPO

MÓDULO 2
DIAGNÓSTICO DO TEMPO
MÓDULO 2
Diagnóstico do tempo

Depois de analisar de que forma o tempo está a ser distribuído e de confirmar se a

divisão vai ao encontro das expectativas e dos objectivos, é importante identificar
os períodos não-produtivos, as actividades que fazem perder tempo, os factores
que distraem, bem como as dificuldades a nível individual.

Quais são os
meus objectivos?
Onde perco o
meu tempo?

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 GESTÃO DO TEMPO

MÓDULO 2
DIAGNÓSTICO DO TEMPO
1. QUESTÕES-CHAVE

Como ajuda, pode colocar-se, para todas as actividades, a seguinte questão:

- O que aconteceria se esta actividade não fosse realizada?

Quando a resposta é nula, isto é, nada aconteceria, então, provavelmente é uma

actividade que não fará sentido.

Outra questão importante relaciona-se com a delegação de tarefas, caso seja

possível. Quais destas actividades poderão ser realizadas por outra pessoa,
tão bem quanto eu ou até melhor? Salienta-se que a delegação de tarefas não
pretende transferir trabalho que é do próprio para outros colegas. É antes uma
forma de garantir que as actividades importantes são realizadas. Pois nem sempre
é possível uma única pessoa conseguir fazer tudo o que lhe foi pedido.

Uma terceira questão que também pode ser colocada relaciona-se com o tempo
dos outros. A confirmação deste constrangimento pode ser verificada através da
questão: faço alguma coisa que tire tempo aos outros e não contribui positivamente
para o seu trabalho?

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 GESTÃO DO TEMPO

MÓDULO 2
DIAGNÓSTICO DO TEMPO
2. PERDAS DE TEMPO

Os factores que contribuem fortemente para as perdas de tempo numa empresa

são as crises recorrentes, o excesso de pessoal, a falta de organização e as falhas
de informação, que fazem com que todos percam tempo desnecessariamente.

2.1. CRISES RECORRENTES

O sinal de alerta relativo a esta perda de tempo são as reincidências de episódios

críticos. Um episódio crítico que ocorre com frequência é um episódio que pode
ser evitado através de procedimentos preventivos ou de novas rotinas acessíveis
a todos os que fazem parte da empresa.

Por exemplo, um comerciante precisa de ter na sua loja moedas e notas de baixo
valor para fazer os trocos, quando vende algum produto.

Se ficar sistematicamente sem troco, poderá pôr em causa vendas futuras. Este
episódio crítico recorrente pode ser evitado através de encomendas semanais ao
banco de moedas e notas de baixo valor.

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 GESTÃO DO TEMPO

MÓDULO 2
DIAGNÓSTICO DO TEMPO
2.2. EXCESSO DE PESSOAL

As perdas de tempo também podem resultar do excesso de pessoas para fazer

determinadas tarefas. Uma equipa pode, de facto, ser reduzida, embora esta não
corresponda à situação mais comum.

Frequentemente, ocorre o contrário e as pessoas perdem demasiado tempo em

interacções uns com os outros.

O primeiro sinal de que este fenómeno está a ocorrer é quando os colaboradores

mais velhos passam mais do que uma fracção do seu tempo a tentar resolver
problemas relacionais entre os colegas.

Deste modo, as pessoas tornam-se um obstáculo ao desempenho das tarefas, ao

invés de serem os meios para atingir os objectivos. Nas empresas de estrutura
mais leve, com menos colaboradores, as pessoas usufruem de um espaço onde
trabalham sem «chocarem» umas com as outras e conseguem fazer as suas
tarefas sem entrar em conflito.

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 GESTÃO DO TEMPO

MÓDULO 2
DIAGNÓSTICO DO TEMPO
As pessoas necessárias ao bom funcionamento de uma empresa são aquelas que
contribuem activamente com as suas competências e conhecimentos no dia-a-dia.

2.3. FALTA DE ORGANIZAÇÃO

A falta de organização numa empresa é mais uma causa de perda de tempo.

Um sinal de alerta é o excesso de reuniões. O conceito de reunião pressupõe que
os envolvidos percam tempo do seu trabalho individual para reunir, cooperar,
trabalhar e pensar em conjunto.

As reuniões ocorrem porque há necessidade de transmitir e partilhar informação,

disponibilizar recursos e porque as pessoas com diferentes funções e tarefas
necessitam de cooperar para que determinado projecto seja concretizado. Muitas
vezes, para se tomar determinada decisão é importante ouvir a opinião dos outros.

Quando se passa demasiado tempo em reuniões significa que há falta de

organização. Uma das causas é a inexistência de objectivo.

Por exemplo, não fará sentido ocorrer uma reunião de equipa comercial semanal
com os objectivos de fazer ponto de situação, verificar necessidades individuais,
planear a semana seguinte, partilhar comunicação interna e campanhas em vigor,
se, não existe informação nova a divulgar ou a maior parte da equipa se encontra
de férias.

Os participantes também podem transformar uma reunião numa perda de

tempo. Quando, não estão presentes as pessoas necessárias ou se o número de
intervenientes for demasiado baixo ou elevado. Apenas deverão estar presentes
os elementos necessários.

A escolha do momento e do local também é importante. Pretende-se que o

momento seja favorável para todos os participantes e que o local seleccionado
tenha as condições físicas necessárias, como luminosidade e equipamento.

As interrupções também deverão ser evitadas durante o tempo de reunião.

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 GESTÃO DO TEMPO

MÓDULO 2
DIAGNÓSTICO DO TEMPO
O número de reuniões, ou o tempo da sua duração, também pode causar
constrangimentos. É importante avaliar a necessidade das reuniões periódicas,
bem como o seu tempo de duração.

Uma reunião bem planeada aumenta a sua eficácia, reduzindo falhas ou

esquecimentos de assuntos importantes a discutir. Para não se tornarem perdas
de tempo, as reuniões têm de organizadas e directivas.

2.4. FALHAS DE INFORMAÇÃO

Para conseguir trabalhar numa empresa, as pessoas precisam de ter à mão toda
a informação necessária à realização das suas tarefas e funções.

As falhas de informação podem acontecer por falta de informação, quando não

existe mesmo ou por estar desactualizada. Quando, por exemplo, é necessário
saber o stock de determinado produto e o sistema informático só faz actualizações
durante a noite, é possível que ocorram erros de stock durante o dia.

Também pode acontecer haver informação actualizada e esta ter sido disponibili-
zada a todos os que dela necessitam, mas a forma como é transmitida poderá não
estar a ser a mais eficiente. E, como tal, nem todos conseguem ter acesso a ela.

Por exemplo, se para fazer o seu trabalho, uma pessoa necessita de alguns dados
contabilísticos que já existem, não faz sentido perder horas a fazer cálculos para
obter esses mesmos dados, uma vez que essa informação já existe na empresa,
mas simplesmente a pessoa não tem acesso a ela.

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 GESTÃO DO TEMPO

MÓDULO 2
DIAGNÓSTICO DO TEMPO
3. DISTRACTORES

Perante uma catástrofe, um desastre, acidente ou emergência, a maioria das

pessoas consegue gerir muito bem o seu tempo. Mas não consegue a mesma
proeza no seu dia-a-dia. Um dos factores que dificulta a gestão de tempo no
dia-a-dia são os distractores.

O que distrai facilmente as pessoas são as interrupções indesejadas e o excesso

de informação.

As interrupções dificultam muitas vezes a capacidade de atenção e concentração.

Sabe-se que por cada interrupção uma pessoa necessita, em média, de cerca de
4 minutos para voltar a concentrar-se.

O excesso de informação, através dos inúmeros recursos disponíveis, fazem com

que se esteja constantemente a receber informações.

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 GESTÃO DO TEMPO

MÓDULO 2
DIAGNÓSTICO DO TEMPO
3.1. INTERRUPÇÕES

Para diminuir a quantidade de interrupções, é importante definir quem pode

interromper o nosso trabalho:

• a
 qualquer momento como, por exemplo, um superior hierárquico, um cliente
importante, cônjuge, companheiro ou familiar próximo;

• o
 s que podem interromper caso não se esteja muito atarefado, como os
colegas de trabalho;

• aqueles que não podem de todo interromper.

Outra forma de reduzir as interrupções indesejadas é através da linguagem

corporal negativa e desencorajadora. É possível, quando sentado à secretária,
estabelecer apenas contacto visual com a pessoa indesejada, sem virar o
corpo na sua direcção e sem se levantar da cadeira. Pode também, olhar para
o relógio, permanecer com a caneta na mão ou manter as mãos sobre o teclado
do computador.

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 GESTÃO DO TEMPO

MÓDULO 2
DIAGNÓSTICO DO TEMPO
A disposição do espaço também desencadeia mais ou menos interrupções.
Uma posição de forma a não estar facilmente visível diminui as interrupções. Pode
colocar a cadeira onde se está sentado habitualmente e a secretária de frente
para a porta de modo a conseguir visualizar quem se dirige a si mas, ao mesmo
tempo, cria uma distância segura. Pode-se também colocar o computar (monitor)
sobre a secretária, criando uma barreira que quebra o contacto visual com quem
entra.

3.2. EXCESSO DE INFORMAÇÃO

Devido à grande quantidade de recursos existentes e às novas tecnologias,

que fornecem acesso rápido a partir de qualquer lugar, permitindo estar-se
«ligado» 24 horas por dia, 7 dias por semana, a generalidade das pessoas recebe
demasiadas informações ao longo do dia. Informações essas que chegam em
formato impresso, por exemplo, jornais, revistas, panfletos, cartas, faxes, e em
formato digital, tal como, o e-mail.

Por isso, é útil definir de que forma se pode filtrar e analisar rapidamente
a informação recebida. Consoante a sua relevância, a informação poderá ser
delegada, passada aos outros, lida «por alto», lida atentamente, adicionada
a algum arquivo. É preciso definir um momento adequado para ler com mais
atenção, encaminhar, agir ou simplesmente colocar no lixo.

4. INCAPACIDADES

Além de saber o que causa perdas de tempo, também é importante conhecer

as incapacidades a nível individual. Ou seja, quais as principais dificuldades que
se sente quando se tenta gerir o tempo.

20
 GESTÃO DO TEMPO

MÓDULO 2
DIAGNÓSTICO DO TEMPO
4.1. DIFICULDADE EM DELEGAR

Nem sempre é fácil delegar nos outros as tarefas que dizem respeito ao próprio.
Pode ser muito constrangedor.

Por um lado, significa que se precisa de ajuda para concluir determinada actividade;
por outro, correm-se alguns riscos, nomeadamente, a outra pessoa fazer melhor
ou não conseguir explicar de forma clara ao outro o que é suposto fazer e perder
o controlo da situação.

Apesar de estas ou outras razões dificultarem a delegação de tarefas, é importante

relembrar que pode ser indispensável para a conclusão de outras actividades
mais importantes e que só dependem do próprio.

Por forma a minimizar os riscos da delegação de tarefas, é importante assegurar

que a pessoa a quem se delega tem as competências necessárias. Depois,
começar por tarefas simples e repetitivas e ir aumentado o grau de dificuldade,
consoante a evolução. Durante o período de demonstração, garantir que quem
está a aprender também tem oportunidade de demonstrar e está à vontade para
colocar dúvidas ou questões.

4.2. DIFICULDADE EM DIZER «NÃO»

É possível encontrar muitas razões que dificultem a capacidade de dizer «Não»,

mas a maior parte delas está relacionada com a desejabilidade social, ou seja,
ser aceite pelos outros. Contudo, o nosso tempo é tão reduzido que se torna
impossível conseguir agradar a todos.

Ao dizer «Sim» a tudo o que é pedido diariamente, corre-se o risco de estar a tirar
tempo às actividades importantes e, em situações intensas, acabar por ficar com
excesso de tarefas e enervado.

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 GESTÃO DO TEMPO

MÓDULO 2
DIAGNÓSTICO DO TEMPO
Para mais facilmente conseguir dizer «Não», é importante escolher o momento
certo. Dizê-lo logo no início de qualquer pedido poderá fazer o outro sentir-se
rejeitado e, como tal, deixa de ouvir, adopta uma postura defensiva e tenta arranjar
mais argumentos. Por isso, será útil manter uma postura aberta, demonstrando
compreensão, despertando assim a sua curiosidade.

Outra estratégia útil será demonstrar os custos ou desvantagens, através de

esquemas ou notas escritas, obrigando a pessoa a focar-se no papel e na situação
e não na pessoa que está a tentar dizer «Não».

Nestas situações também ajuda não revelar qualquer problema ou inconveniente

para o próprio porque quem faz um pedido, espera, à partida, que se saiba
ultrapassar possíveis problemas. Para cada desvantagem nomeada, dar também
alternativas viáveis.

4.3. PROCRASTINAÇÃO

Por definição, procrastinação significa deixar para depois alguma tarefa ou

actividade.

As pessoas que frequentemente adiam os seus afazeres não o fazem de forma

intencional, simplesmente têm dificuldade em associar atrasos e falhas constantes
a erros iniciais.

A procrastinação pode ocorrer quando as pessoas têm medo de falhar perante

uma tarefa que consideram arriscada, não corresponder às expectativas dos
outros ou porque se sentem inseguras relativamente às suas capacidades.
Outra causa associada aos sucessivos adiamentos poderá ser a letargia.

Ou seja, as pessoas sentem-se com pouca energia e oferecem resistência

à realização de tarefas, mesmo perante tarefas fáceis. A raiva ou hostilidade
dirigida a quem pede a tarefa também pode estar na origem da procrastinação.
Mesmo que justificada, esta negatividade poderá causar atrasos e falhas.

22
 GESTÃO DO TEMPO

MÓDULO 2
DIAGNÓSTICO DO TEMPO
Por vezes, também se utilizam desculpas para não se fazer as coisas a tempo e
horas. As mais comuns são várias…

• … falta de material ou recursos;

• … esperar que outros forneçam mais informação;

• … considerar que não existe urgência;

• … que o seu esforço não foi reconhecido anteriormente;

• … que os outros é que levam os louros do seu trabalho;

• … deixar para mais tarde – «trabalho melhor sob pressão»;

• …
 considerar que não se recebeu instruções suficientemente claras ou
explicações adicionais;

• …
 considerar que quem faz o pedido está sempre a mudar de ideias e por
isso é melhor esperar.

Além de prejudicar o desempenho individual, a procrastinação também pode

trazer consequências negativas aos outros. Por exemplo, chegar frequentemente
atrasado às reuniões, não responder a e-mails ou devolver chamadas, atrasar a
sua parte num projecto, tudo isto prejudica o trabalho global.

23
 GESTÃO DO TEMPO

MÓDULO 2
DIAGNÓSTICO DO TEMPO
RESUMO

Para um diagnóstico correcto do tempo, é importante entender quais os factores

que fazem perder tempo, que distraem e que dificultam a gestão de tempo.

Relativamente aos factores que fazem perder tempo, distinguem-se como

primordiais as crises recorrentes, o excesso de pessoal numa empresa, a falta de
organização e as falhas de informação. No que toca aos distractores, destacam-se
as interrupções e o excesso de informação. Em relação às dificuldades, salientam-
-se a dificuldade em delegar, a dificuldade em dizer «Não» e a procrastinação.

Por forma a garantir uma melhor gestão de tempo, o desejável será minimizar o
impacto destes factores.

Como se verifica, algumas perdas de tempo podem ser contornadas de forma

rápida. Outras podem levar tempo e dar trabalho a corrigir. Contudo, os resultados
destas mudanças empresariais e pessoais originam, a médio e longo prazo,
ganhos de tempo.

24
 GESTÃO DO TEMPO

MÓDULO 3
PLANEAR O TEMPO
MÓDULO 3
Planear o tempo

É frequente gastar parte do tempo de trabalho a fintar as exigências dos chefes,

dos colegas e dos clientes. À medida que a quantidade de trabalho aumenta, é
natural ter menos tempo para planear. E, por vezes, chega-se ao final de um dia
de trabalho esgotado e com muito poucos resultados para apresentar.

Também aqui será útil manter um registo das actividades, tarefas ou compromissos
a realizar. Existem diferentes tipos de agendas (organizers, digitais, etc.), mas o
importante será escolher o formato que mais se adequa às necessidades de cada
pessoa.

Depois de registar e analisar a forma como o tempo é utilizado, já é possível

planear mais eficazmente o tempo disponível para as tarefas, tendo em conta os
objectivos.

25
 GESTÃO DO TEMPO

MÓDULO 3
PLANEAR O TEMPO
1. DEFINIR OBJECTIVOS

Os objectivos indicam para onde se pretende ir e distinguem-se em diferentes

tipos. Podem ser pessoais ou profissionais e de curto ou longo prazo e o seu
alcance exige um equilíbrio entre todos.

A primeira coisa a fazer é registar os objectivos e dividi-los em pessoais e

profissionais, de curto e longo prazo. Depois, deve confirmar se são realistas e
pensar no que é necessário para conseguir atingi-los. Veja-se o exemplo:

OBJECTIVOS PESSOAIS PROFISSIONAIS

Primeiro emprego, estágio

Curto prazo Constituir família
curricular, estágio profissional
Longo prazo Ter filhos Trabalhar por conta própria

2. ESTABELECER PRIORIDADES

Depois de definidos os objectivos pessoais, profissionais, a curto e a longo prazo,

é importante estabelecer a ordem de prioridades das tarefas ou actividades.
Cada objectivo exige a realização e finalização de algumas actividades. E como
tal, é necessário decidir quais as mais importantes e as que precisam de uma
maior atenção.

Uma das qualidades das pessoas eficazes é a sua capacidade de concentração ou

foco de atenção para os objectivos ou resultados. Estas pessoas fazem as tarefas
mais importantes primeiro e uma de cada vez, apesar de existirem, quase sempre,
demasiadas tarefas importantes a executar para o tempo realmente disponível.

Quanto maior o foco de atenção, maiores são as necessidades de trabalho contínuo.

Quanto mais se alternar do estado ocupado para o estado objectivo cumprido,
melhor se consegue direccionar o esforço individual. E, consequentemente,
aumentar o tempo de produtividade.

É certo que haverá sempre mais tarefas produtivas do que tempo para elas, mais
oportunidades do que pessoas capazes de as aproveitar, bem como os problemas
e crises que sempre aparecem. Posto isto, urge então decidir quais as tarefas que
exigem prioridade e quais as menos importantes.

26
 GESTÃO DO TEMPO

MÓDULO 3
PLANEAR O TEMPO
3. TOMADA DE DECISÃO

Por vezes, as decisões são tomadas pelo próprio. Em outros casos, é a pressão
que dita a sua direcção.

Quando a pressão influencia completamente a decisão tomada, as tarefas

importantes são descuidadas. Deste modo, não há tempo entre a decisão e a
acção. Não houve tempo para pensar.

A pressão incide sobre problemas e crises. Dá maior importância ao passado

do que ao futuro, à crise em detrimento da oportunidade, ao imediato e visível
ao invés do real. Apesar das pressões, cabe ao próprio decidir e estabelecer
prioridades.

Esta questão só deve ser atendida perante tarefas igualmente importantes.

Veja-se o exemplo do serviço de urgência em muitos hospitais pelo mundo
fora: a consulta de triagem. Este tipo de consulta é um sistema de prioridades
que, através de procedimentos específicos pré-definidos, estabelece o grau de
gravidade e urgência do problema de saúde. As urgências de qualquer hospital
existem para atender rapidamente as pessoas que têm a sua saúde em risco.
E, como tal, quanto maior a gravidade do problema de saúde mais rapidamente
deve ser atendido.

A triagem faz-se num gabinete único para esse efeito, onde a pessoa é vista por
um enfermeiro que coloca algumas questões sobre a razão que a levou até ali
e, depois de uma observação rápida e objectiva, coloca no pulso do utente uma
pulseira com determinada cor.

Grande parte dos hospitais segue o chamado sistema de triagem de Man-

chester, que define cinco cores diferentes para as situações de urgência
hospitalar – encarnado, cor-de-laranja, amarelo, verde e azul – com significados
distintos em relação ao grau de gravidade e carácter de urgência.

27
 GESTÃO DO TEMPO

MÓDULO 3
PLANEAR O TEMPO
• Encarnado quando o doente é identificado
como emergente e, consequentemente,
será atendido de imediato no serviço
adequado.
EMERGENTE

• Cor-de-laranja quando é identificado como

MUITO
URGENTE
muito urgente, amarelo para urgente
e, em ambas estas situações, o utente
ficará numa sala de espera interna, onde
URGENTE aguarda ser chamado pelo médico para
nova observação.
POUCO
URGENTE
•
Verde quando é pouco urgente e azul
é não-urgente. Nestas duas situações,
NÃO
URGENTE o utente deverá permanecer na sala
de espera e aguardar a sua vez, quando
já não existirem situações mais graves a
serem atendidas.

De forma semelhante, o sistema de triagem também é útil no mundo das empre-

sas. Pode ser utilizado para ajudar a decidir, entre duas tarefas ou actividades de
igual gravidade, qual a prioritária.

Pode ser colocado em prática, atribuindo, para cada tarefa, o seu grau de
importância e urgência em forma de categorias. A primeira diz respeito às
actividades urgentes e importantes, em simultâneo (categoria 1). A segunda
contempla as actividades urgentes ou importantes (categoria 2), mas não em
simultâneo. A terceira corresponde às actividades rotineiras (categoria 3), que
não são urgentes nem importantes.

Para uma gestão de tempo eficaz, será importante alternar entre actividades
que exigem grande capacidade de concentração, normalmente as da categoria 1,
e as actividades menos exigentes, pertencentes às categorias 2 e 3.

28
 GESTÃO DO TEMPO

MÓDULO 3
PLANEAR O TEMPO
3.1. QUESTÕES-CHAVE

Para ajudar a identificar a natureza de cada tarefa

ou actividade, colocam-se algumas questões-chave:

O prazo para actividade de

É urgente e SIM SIM Fazer
importante?
a sua conclusão
imediatamente.
tipo 1
é hoje? (urgente e importante)
NÃ
O

Terminar a actividade de
Tem prazo SIM
definido?
actividade dentro tipo 2
do prazo definido. (urgente ou importante)
NÃO

NÃO

Definir prazo
realista para a sua
finalização.

SIM
Contribui para SIM
Definir uma actividade de

É rotina? a eficácia do hora para a sua tipo 3

trabalho? finalização. (rotina)
NÃO

SIM
É necessária? Fazer a actividade num momento mais favorável.
NÃ
O

Não fazer.

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 GESTÃO DO TEMPO

MÓDULO 3
PLANEAR O TEMPO
Outra forma de conseguir fazer face ao que é realmente importante passa por
olhar para aquilo que não é prioritário. A razão pela qual poucos conseguem
focar-se no essencial é a dificuldade em identificar tarefas ou actividades que não
são prioritárias. Decidir o que não é prioritário é um trabalho delicado. Uma tarefa
que para um não é prioridade, poderá sê-la para outro.

Mais do que racional, a análise do que é prioritário e não-prioritário exige coragem,

flexibilidade e adaptabilidade. A análise deve ser revista tendo em conta a
realidade do momento. O que é prioritário e não-prioritário hoje poderá deixar de
o ser amanhã.

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 GESTÃO DO TEMPO

MÓDULO 3
PLANEAR O TEMPO
RESUMO

Para um planeamento de tempo eficaz, é importante definir os objectivos a curto e

a longo prazo, independentemente de serem pessoais ou profissionais, permitindo
delinear o caminho a percorrer.

Para percorrer este trajecto no menor tempo possível, é necessário estabelecer

prioridades que vão ao encontro dos objectivos.

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 GESTÃO DO TEMPO

MÓDULO 4
ESTRATÉGIAS
MÓDULO 4
Estratégias

Para não deixar que o tempo ou a falta dele prejudique o desempenho,

existem estratégias a ser adoptadas. Estas estratégias dizem respeito a rápidas
modificações, que proporcionam grandes melhorias na gestão de tempo.

1. UMA TAREFA DE CADA VEZ

Algumas pessoas executam melhor o seu trabalho quando fazem duas tarefas ao
mesmo tempo, alternando entre uma e outra. Contudo, pressupõe-se que estejam
reunidas as condições necessárias para que sejam executadas com sucesso.

Na realidade, poucos são os que

conseguem executar com rigor
três tarefas importantes em
simultâneo. Fazendo uma coisa de
cada vez implica também fazê-las
rapidamente. Quanto mais elevado
for o tempo de concentração,
esforço e número de recursos, maior
a quantidade de tarefas que cada um
consegue levar até ao fim.

Acredita-se que o «segredo»

das pessoas que fazem muitas
coisas, e muitas delas difíceis
é que fazem apenas uma coisa
de cada vez. Como resultado,
precisam de menos tempo.

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 GESTÃO DO TEMPO

MÓDULO 4
ESTRATÉGIAS
Pelo contrário, relativamente às pessoas que frequentemente não conseguem
terminar as tarefas no tempo devido, verificam-se alguns constrangimentos.

Muitas vezes, não têm em conta o tempo necessário para cada tarefa, quase
sempre esperam que tudo corra bem e fazem tudo a correr. Porém, é sabido
que nada corre sempre bem e que os imprevistos surgem muitas vezes.
E como tal, as pessoas eficazes deixam uma margem de tempo para além do
estritamente necessário.

Dado que a mente humana não tem capacidade de processar dois pensamentos
opostos ao mesmo tempo com o mesmo nível de excelência e que consegue um
bom desempenho quando executa tarefas de forma individual e sequencial, os
ganhos de tempo ao fazer múltiplas tarefas ao mesmo tempo são duvidosos.

2. REDUZIR BUROCRACIAS

Ao longo de um dia de trabalho, as pessoas enfrentam muitas burocracias, ou

seja, procedimentos administrativos que atrasam a finalização das tarefas.

É importante questionar a importância de determinado procedimento feito no

passado. Caso a resposta seja negativa, então, será uma actividade a ser abolida
ou diminuída. No mínimo, deve garantir-se que não são canalizados mais recursos
humanos para actividades não-produtivas no passado.

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 GESTÃO DO TEMPO

MÓDULO 4
ESTRATÉGIAS
Outra questão importante é saber se vale a pena continuar a fazer determinado
procedimento. Se a resposta for negativa, então, será mais uma tarefa a deixar
de ser executada, permitindo que outras façam a diferença no desempenho
profissional e consequentemente contribuirão para os bons resultados da
empresa.

3. CONSOLIDAR O TEMPO

Para aproveitar o tempo da melhor forma, é necessário consolidá-lo. Ou seja,

juntar porções de tempo de forma a aumentar o tempo contínuo de trabalho. Por
exemplo, juntar um quarto do dia de trabalho em porções de tempo maiores é
suficiente para garantir que tarefas importantes fiquem realizadas.

Algumas das formas de consolidar o tempo passam por trabalhar um dia ou

uma manhã por semana em casa. Pode também marcar reuniões ou resolver
problemas em apenas dois dias por semana e deixar os restantes dias ou manhãs
disponíveis para o trabalho contínuo e questões importantes.

A maioria das pessoas tende a juntar e a empurrar as tarefas secundárias ou

menos produtivas.

A forma como cada um consegue consolidar o seu tempo não é relevante – o

importante será consegui-lo. Deste modo, qualquer situação nova que surja está
garantida pelo tempo disponível criado.

As pessoas bem-sucedidas na gestão de tempo começam por calcular quanto

tempo disponível têm na realidade. Posteriormente, estabelecem o tempo
contínuo na proporção adequada. Caso descubram mais tarde que algumas
situações excedem o tempo definido, examinam a sua agenda novamente
e livram-se das tarefas ou actividades menos produtivas.

Como se verifica, os que conseguem fazer uma boa gestão controlam o seu
tempo. Além de estarem atentos e analisarem periodicamente a sua agenda,
estabelecem prazos para as tarefas importantes, tendo por base o seu juízo crítico
e o bom senso relativamente ao tempo que têm disponível.

34
 GESTÃO DO TEMPO

MÓDULO 4
ESTRATÉGIAS
4. CHAMADAS TELEFÓNICAS

A gestão do tempo gasto em chamadas telefónicas é um desafio constante. Nem

sempre é possível controlar. Contudo, a decisão de telefonar ou atender alguém
compete ao próprio.

Quando, por exemplo, tem de efectuar umas quantas chamadas telefónicas, é

possível escolher a melhor parte do dia para fazê-las na totalidade. Quando um
número estiver indisponível, poderá passar-se a outro contacto telefónico e voltar
a tentar no final de efectuar as outras chamadas. Outra estratégia será recorrer à
opção altifalante do telefone e para tratar de outras tarefas enquanto se aguarda
uma resposta.

Dicas Úteis
• Aquando de um contacto telefónico, é
importante ser breve, manter a objectividade,
não permitindo que o diálogo se afaste da
questão que o motivou.

• As chamadas podem surgir a qualquer momento,

inclusive em alturas de indisponibilidade. Tal como
referido para a realização de chamadas, também é
possível escolher quando se recebe ou não determinada chamada. Poderá
utilizar-se o serviço gravador de chamadas, pedir que voltem a ligar a
determinada hora ou explicar da melhor forma as razões da indisponibilidade.

• Outra estratégia será recorrer à opção altifalante do telefone e para tratar

de outras tarefas enquanto se aguarda ou se conversa com o interlocutor.

35
 GESTÃO DO TEMPO

MÓDULO 4
ESTRATÉGIAS
5. CORREIO ELECTRÓNICO

O uso e abuso da utilização de mensagens de correio electrónico (e-mails) gera

uma quantidade de mensagens tão grande que se torna impossível responder
a todos.

Trate primeiro das mensagens prioritárias. Pode desligar o sinal sonoro, luminoso
ou pop-up de recepção de e-mails e definir momentos regulares (por exemplo, de
hora a hora) para verificar a caixa de entrada do correio electrónico. Por vezes,
é útil fazer um e-mail de resposta automática.

Quanto à organização, utilizar separadores, etiquetas e definir o assunto em duas

ou três palavras também contribui para uma melhor gestão dos e-mails.

É importante não utilizar o e-mail para evitar contactos telefónicos ou presenciais.

Note-se que as empresas são feitas de pessoas e das relações que se estabelecem
entre elas. Como tal, os e-mails reforçam e facilitam a comunicação mas não criam
relações de confiança.

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 GESTÃO DO TEMPO

MÓDULO 4
ESTRATÉGIAS
5.1. QUESTÕES-CHAVE

Por forma a evitar uma resposta tardia ou inadequada aos e-mails, será útil ter em
conta as seguintes questões-chave:

Está dentro das minhas SIM É rápido, fácil e está SIM Responder de imediato
responsabilidades
correcto? ou agir.
e competências?
NÃO

NÃO
Encaminhar para Confirmar a sua recepção
o departamento devido e estabelecer o tempo de
ou apagar. resposta adequado.

6. RESOLUÇÃO DE PROBLEMAS

Uma das técnicas de resolução de problemas mais eficazes baseia-se no modelo

social de resolução de problemas. Apesar de a palavra «social» estar associada,
este modelo pretende ajudar a resolver de forma rápida e eficaz todas as situações
problemáticas. Pode ser utilizado em contexto profissional ou pessoal.

Nesta perspectiva, a resolução de problemas permite fazer uma identificação

correcta do problema, explorar e gerir situações do dia-a-dia.

Cada pessoa tem a sua forma de olhar e lidar com os problemas. Contudo, as
pessoas mais eficazes entendem os problemas como desafios ou oportunidades,
respondem aos problemas com sentimentos positivos e estão motivadas para
resolver os problemas com a maior brevidade possível.

37
 GESTÃO DO TEMPO

MÓDULO 4
ESTRATÉGIAS
A resolução de problemas percorre seis etapas, que permitem encontrar a
solução mais adequada para determinado problema:

1. Identificação do problema. Nesta primeira etapa, é importante obter

informação objectiva e pertinente, estabelecendo objectivos realistas.

2. Listagem de todas as alternativas. Esta segunda etapa exige alguma

criatividade. Deverá fazer-se uma lista com o maior número de alternativas
viáveis para a resolução do problema.

3. Análise de custo/benefício. Na terceira etapa, a pessoa deverá analisar

as diferentes alternativas, avaliando os custos (desvantagens) e benefícios
(vantagens), a curto e a longo prazo.

4. Tomada de decisão. Nesta quarta fase, a pessoa escolhe uma das

alternativas mencionadas, tendo em conta a análise de custo/benefício
efectuada.

5. Que obstáculos podem surgir? Esta quinta etapa exige que a pessoa avalie
se existem obstáculos ou dificuldades quando colocar em prática a solução
escolhida.

6. Como ultrapassá-los? Na sexta e última etapa, a pessoa deverá pensar

sobre a melhor forma de passar os obstáculos.

Caso não seja possível ultrapassar os obstáculos à implementação da solução,

deverá voltar-se à primeira etapa, reformular o problema e pensar numa nova
estratégia.

Este método é uma ferramenta útil, que pretende ajudar a diminuir as perdas de
tempo e a aumentar a eficácia na resolução de problemas e imprevistos.

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 GESTÃO DO TEMPO

MÓDULO 4
ESTRATÉGIAS
RESUMO

Para uma boa gestão de tempo, é importante adoptar estratégias que tornem o
trabalho a executar mais rápido e que impeçam as interrupções indesejadas.

O mercado de trabalho tende a exigir que as pessoas façam várias coisas ao

mesmo tempo, mas, na prática, comprova-se que fazer uma tarefa de cada vez traz
mais resultados e uma maior produtividade. O nível de concentração consegue
ser maior e, consequentemente, as tarefas são concluídas mais rapidamente,
aumentando-se a capacidade de resposta.

Outra das tendências actuais nas empresas diz respeito à quantidade de

procedimentos administrativos necessários à execução de tarefas. É importante
questionar se determinado procedimento faz sentido para concretizar os
objectivos. Naturalmente que uma resposta negativa traduz-se na anulação ou
diminuição de tal procedimento.

Por forma a «ganhar» tempo, uma estratégia útil passa pela consolidação do
tempo. Ou seja, tentar unir os bocados de tempo que sobram ao longo do dia e
juntá-los todos noutro dia. O objectivo é criar novo tempo disponível de trabalho
contínuo.

Em relação às chamadas telefónicas e correio electrónico, implementar estratégias

no sentido de utilizar estas ferramentas de modo facilitador é uma mais-valia.
Estes recursos devem servir como facilitadores e mediadores.

Enfrentar os problemas que surgem nem sempre é tarefa fácil. Por vezes, perde-
-se demasiado tempo a encontrar a solução perfeita. Neste âmbito, a resolução
de problemas visa, através de passos sequenciais, tornar o processo de encontrar
alternativas e tomar decisões mais rápido e eficaz.

39
 GESTÃO DO TEMPO

MÓDULO 4
ESTRATÉGIAS
CONCLUSÃO

Melhorar a gestão de tempo implica chegar ao final de um

dia de trabalho e confirmar que foi possível aumentar o
tempo de concentração e diminuir os factores distractores.
Foi possível identificar com clareza as questões urgentes e
o trabalho acrescentou valor à empresa. Foram negociadas
expectativas realistas para validar algumas tarefas, em
termos de quantidade e tempo.

As decisões tomadas estão de acordo com o sentido ético

do próprio, confirmando que se trabalhou fortemente para
os objectivos e foi possível encontrar alguma satisfação.

40
ANEXOS
 GESTÃO DO TEMPO

ANEXOS
Registo diário 1
Data:____/____/____

OBJECTIVOS PESSOAIS PROFISSIONAIS

CURTO PRAZO

LONGO PRAZO

Registo diário 2
NOTAS
PRIORIDADE
DURAÇÃO DELEGAR A _____________
HORAS TAREFA/ACTIVIDADE Minutos 1 = urgente e importante
Horas 2 = urgente ou importante • Da próxima vez, dizer «Não»
3 = rotina • Consolidar/eliminar/diminuir o tempo
• Outra

8:00
8:30
9:00
9:30
10:00
10:30
11:00
11:30
12:00
12:30
13:00
13:30
14:00
14:30
15:00
15:30
16:00
16:30
17:00
17:30
18:00
 GESTÃO DO TEMPO

ANEXOS
Registo de treino em resolução de problemas
Identificação do problema ________________________________________________________
1.

_______________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________

3.A) ANÁLISE DE BENEFÍCIOS 3.B) ANÁLISE DE CUSTOS

2. LISTAGEM DE TODAS AS ALTERNATIVAS
CURTO PRAZO LONGO PRAZO CURTO PRAZO LONGO PRAZO

4.Tomada de decisão _____________________________________________________________

_______________________________________________________________________________

5.Que obstáculos podem surgir? ____________________________________________________

_______________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________

6.Como ultrapassá-los? ___________________________________________________________

_______________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________
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