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/junio 2007
IPN - CECUR
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TALLER DE INTERP. DE NORMA ISO 9001 Y AUDITORIA CON ISO 19011 P.R./junio 2007
Contenido
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CONTENIDO
1. Resumen conceptual 5
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1. Resumen conceptual
Aplicación del enfoque de procesos en las auditorías bajo ISO 9001
(Procesos y sus interrelaciones, diagrama mutifuncional, diagrama de
pulpo, diagrama de tortuga, diagrama de flujo, etc.)
CRONOLOGÍA
- A principios de los 80´s se crea el TC 176
- En 1987 se publican por primera vez las normas ISO 9000
- En 1994 se hace una primera revisión a las normas
- En 2000 se hace una revisión más profunda a las normas ISO 9000
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PRINCIPALES CAMBIOS
i) Fusión de las normas ISO 9001, 9002 y 9003:94 en la ISO 9001:2000
ii) Fusión de ISO 8402 y parte de ISO 9000-1 en la nueva ISO 9000:2000
iii) Revisión de la ISO 9004-1:1994 para crear la nueva ISO 9004:2000
iv) Fusión de ISO 10011 (3 partes) e ISO 14010, 14011 y 14012 en la ISO
19011
CONCEPTOS BÁSICOS
CICLO
Administración por
A P
E Trans S
V H
Procesos
DE MEJORA CONTINUA
DEFINICIONES
CALIDAD
Grado en que un conjunto de características inherentes cumple con los requisitos
PROCESO
Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales
transforman elementos de entrada en resultados
MEJORA CONTINUA
Parte de la Administración de la Calidad, enfocada al incremento de la
efectividad y de la eficiencia.
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¿ CÓMO EMPEZAR?
- Formación del comité de calidad
- Diagnóstico
- Capacitación en ISO 9000
- Capacitación en trabajo en equipo
¿NECESITAMOS ASESOR?
- Cuidemos el interés de la empresa
- Definir el interlocutor
- Considerar la cultura de la organización
- Buscar la satisfacción de clientes, empleados y accionistas
- El sistema es un medio no un fin
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Comunicación interna
Comunicación con el cliente
Recursos Humanos necesarios
Infraestructura necesaria
Ambiente de trabajo necesario
Registros
Medición de la satisfacción del cliente
Medición de los procesos
Medición de los productos
Análisis de datos
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V. CERTIFICACIÓN
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PROCESO DE CERTIFICACIÓN
SOLICITUD
REVISIÓN DOCUMENTAL
PREAUDITORÍA
AUDITORÍA INICIAL
AUDITORÍA NO
EXTRAORDINARIA CONCESION
SI
PROCESO DE SEGUIMIENTO
COMIENZO DEL PROCESO
AUDITORÍA DE SEGUIMIENTO
AUDITORÍA EVALUACIÓN DEL PLAN DE
EXTRAORDINARIA ACCIONES CORRECTIVAS
SI
RENOVACIÓN
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Ejecutivos
Staff
Gerentes
Ingenieros
Superviso-
res
Operadores
Entrada Salida
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¿Cuánto, Cuáles
Indicadores,
¿Con qué?
eficiencia, eficacia
Recursos, cap.
ENTRADAS: SALIDAS:
INSUMOS, ACTIVIDADES PRODUCTOS,
INFORMACIÓN INFORMACIÓN
¿Cómo?
¿Con quien?
Procedimientos
Personal y métodos
involucrado
Diagrama de tortuga para caracterizar procesos
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Entrada Salida
¿Qué deberíamos Proceso ¿Qué deberíamos
recibir? Entregar?
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DESARROLLO
DE
SGC - ISO VENTAS Payment
Warranty
R PROVEEDORES
S
E A
Q T
U I
E S
COMPRAS Purchasing
Quality
Accounting.
Human
R Assurance Resources F
I A
M C
I C
E Generat I
Receive Inspect
N Sales Order Order Receive
Materia
Inventory e Build
Test Ship O
Entry Material Material Material Work Order
T Order l N
Order
O
S D
E
D Design Manufacturing
L
Sales and Production Production
E Engineering Engineering
Marketing Control Facilities Control Plan
DFMEA PFMEA
L C
L
C I
L Order / Product and Process E
Market Product and
I Request Analysis Design N
E
INGENIERÍ
INGENIERÍA Process Design Verification and
Validation T
N E
T Bid /
E Tender Post Sales / Customer
Feedback
The Organization
Main
46
Support C.O.P.S
Process Processes
ISO 9001:2000
SGC - ISO
Diagrama de flujo
Inicio Paso 1
Paso 3
¿Bueno? Fin
No Sí 17
ISO 9001:2000 e ISO/TS 16949
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Plan de calidad
En él se identifican la secuencia, procedimientos, insumos y especificaciones para
asegurar el cumplimiento de los requerimientos que alimentan al siguiente
subproceso, y cuando así lo requieren los criterios de aceptación o rechazo de los
mismos.
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Proceso Original
Resumen Símbolo Número Tiempo en Distancia Proceso: Admisión a la sala de emergencia
de pasos minutos Sujeto: Paciente con una lesion en el tobillo
Operación 5 23 --- Principio: Entrada a sala de emergencia
Inspección 2 8 ---
Retraso 3 8 ---
Almacenaje 0 ---
Total 19 50 815
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Proceso Mejorado
Resumen Símbolo Número Tiempo en Distancia Proceso: Admisión a la sala de emergencia
de pasos minutos Sujeto: Paciente con una lesion en el tobillo
Operación 3 9 --- Principio: Entrada a sala de emergencia
Inspección 0 0 ---
Retraso 1 3 ---
Almacenaje 0 ---
Total 9 18.25 475
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Proceso original
No. De Tiempo en
Resumen Símbolo Pasos Min. Distancia
Operación
Transporte
Inspección
Retraso
Almacenaje
Total
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No. De Tiempo en
Resumen Símbolo Pasos Min. Distancia
Operación
Transporte
Inspección
Retraso
Almacenaje
Total
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S
Responsabilidad a
de la Dirección t
C R i C
l e
q
s l
f
i u Medición, a i
e Administración análisis, c e
e r
de Recursos c
i mejora n
n m i
t i o t
e n
e n e
t
Entrada
Realización Salida Producto/
o del Producto Servicio
s
(y/o servicio)
SGC - ISO
Documentación
del sistema de calidad
Política, objetivos, procesos,
Ref. a procedim. y respons.
1. Manual
Documentos de Calidad
Implantación de
controlados
2. Procedimientos la política
3. Instructivos
El “Cómo” de los
procedimientos
Formatos Vacios 4. Formatos
Registros y Registros
Formatos Llenos
de calidad
Planes de Calidad
29
ISO 9001:2000 e ISO/TS 16949
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Enfoque
Enfoque alal
cliente
cliente Liderazgo
Liderazgo
Relaciones
Relaciones
beneficiosas
beneficiosas Participació
Participación
Participación
del personal
del personal
Sistema de
Gesti ón de la
Gestión
Toma
Toma de
de Calidad Enfoque
Enfoque de
de
decisiones
decisiones procesos
procesos
/hechos
/hechos
Mejora
Mejora Enfoque
Enfoque de
de
continua
continua sistemas
sistemas
4.- Enfoque de procesos: Los resultados deseados se logran con mayor efectividad
cuando los recursos y las actividades se gestionan en forma de procesos.
5.- Enfoque de sistemas: Identificar, entender y gestionar un Sistema y sus procesos
interrelacionados para alcanzar un objetivo determinado y mejorar la eficacia y
eficiencia de una organización.
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7.- Enfoque hacia la toma de decisiones: Tomar decisiones efectivas con base en
el análisis lógico e intuitivo de datos e información.
8.- Relación de beneficios mutuos con los proveedores: Esta relación intensifica la
capacidad de ambas organizaciones para crear valor y alcanzar sus metas.
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Hardware
Software
Materiales Procesados
Servicios
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La Organización debe:
a) Identificar los procesos necesarios para el SGC y su aplicación en toda la
organización (ver 1.2),
b) Determinar la secuencia e interacción de estos procesos,
c) Determinar los criterios y métodos necesarios para asegurar la operación y
control efectivo de dichos procesos,
d) Asegurar la disponibilidad de recursos e información necesarios para soportar la
operación y seguimiento de los procesos
e) medir, monitorear y analizar estos procesos, e implementar las acciones
necesarias para alcanzar los resultados planeados y la mejora continua.
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INTERPRETACION
4.2.1 General
El Estándar es muy específico en lo que debe ser documentado:
la política y objetivos de calidad, el manual de calidad y
los 6 procedimientos requeridos por el Estándar (Control de documentos;
Control de Registros de calidad; Auditorías Internas, Control de Producto no
conforme, Acción correctiva y Acción preventiva)
Registros:
Registro es un documento que proporciona evidencia al presentar los resultados o
de actividades desempeñadas, por ejemplo:
Resultados de calibración,
Resultados de la revisión de contrato,
Registros especificados por el cliente,
Resultados de la revisión de diseño,
Reportes de auditoria interna,
Minutas de revisión por la dirección,
Registros de cambios de ingeniería – producto y proceso,
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5. Responsabilidad de la Dirección
5.1 Compromiso de la Dirección
La dirección debe proveer evidencia de su compromiso al desarrollo e
implementación del SGC y con la mejora continua de su efectividad a través de:
5.4 Planeación
5.4.1 Objetivos de calidad
La Alta Dirección debe asegurar que los objetivos de calidad, incluyendo aquellos
que son necesarios para cumplir con los requisitos del producto:
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INTERPRETACION
5.6.3 Resultados de la Revisión
Como evidencia documentada de la revisión, se incluyen acciones relacionadas
con el mejoramiento del SGC y sus procesos, mejoramiento del producto en
relación con los requisitos del cliente y necesidades de recursos
Los registros de las revisiones deben indicar claramente los temas tratados, las
conclusiones alcanzadas y cualquier acción subsiguiente. Deben también proveer
evidencia de que todos los criterios de entrada de la cláusula 5.6.2 de la Norma
han sido revisados.
Los registros de las revisiones por la dirección deben incluir entre otros:
Quién realizó la revisión
Cuándo se realizó la revisión
Qué fué revisado
Resultado de la revisión
Acciones
Asignaciones
Asignaciones de acciones
Estado de acciones previamente asignadas
Conclusiones
6. Gestión de Recursos
6.1 Provisión de Recursos
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La organización deberá:
d) Asegurar que el personal conoce la importancia y relevancia de sus actividades
y como ellas contribuyen en lograr los objetivos de calidad
e) Mantener registros de la educación, experiencia, formación y habilidades (ver
4.2.4).
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6.3 Infraestructura
La organización debe determinar, proveer y mantener la infraestructura necesarias
para lograr conformidad con los requisitos del producto, incluyendo:
a) Edificios, espacio de trabajo y equipo asociado
b) Equipo de proceso, hardware y software
c) Servicios de soporte
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NOTA 1: Un documento que especifica los procesos del SGC (incluyendo los
procesos de producción) y los recursos aplicables a un producto específico, un
proyecto o contrato pueden referirse como un plan de calidad
NOTA 2: La organización también podría aplicar los requisitos dados en 7.3 para el
desarrollo de los procesos de realización del producto
Los requisitos del cliente y las referencias a sus especificaciones técnicas pueden
estar incluidas, como parte del plan de calidad, en la planificación de la realización
del producto. Los criterios de aceptación deben ser definidos por la organización y
cuando sea requerido, aprobados por el cliente. La organización debe asegurarse
de la confidencialidad de los productos y proyectos en desarrollo contratados por
el cliente y de la información relacionada con el producto.
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Cuando cambien los requisitos del producto, la organización debe asegurar que la
documentación pertinente sea cambiada y el personal involucrado sea
consciente de los requisitos modificados
NOTA: Para casos como ventas por Internet, no es práctico revisar cada pedido,
más bien se revisa la información pertinente del producto, como catálogos y
material publicitario.
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Los elementos deben revisarse para verificar su adecuación. Los requisitos deben
estar completos, sin ambiguedades y no deben ser contradictorios
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Se deben incluir representantes de las funciones relacionadas con las etapas del
diseño y desarrollo que se están revisando. Deben mantenerse los registros de las
revisiones y de cualquier acción necesaria (ver 4.2.4).
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7.4 Compras
7.4.1 Proceso de Compras
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Se debe controlar y registrar (ver 4.2.4) la identificación única del producto, donde
la trazabilidad es un requisito
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Cualquier propiedad que se pierda, dañe o sea inadecuado para su uso, debe
reportarse al cliente y registrarse (ver 4.2.4)
Este control debe aplicarse también a las partes que constituyen el producto.
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a) Es conforme con la planeación para la realización del producto (ver 7.1), con los
requisitos de ésta norma internacional y con los requisitos del SGC establecidos por
la organización
b) Se ha implementado y mantenido efectivamente.
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Los métodos deben demostrar la capacidad de los procesos en lograr los resultados
planificados.
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8.5 Mejora
8.5.1 Mejora Continua
Mejorar continuamente la efectividad del SGC a través de:
política y objetivos de calidad
resultados de auditorías
análisis de datos
acciones correctivas y preventivas
revisión por la alta dirección
La referencia del anexo B de la norma ISO 9004 es una guía para la mejora
continua. Pueden ser utilizadas las siguientes herramientas:
Cartas de control de calidad
Estudios de capacidad,
Diseño de experimentos
Procedimientos de evaluación,
Análisis de riesgos
Control estadístico del proceso
Evalaución de proveedores
Auditoría a sistema, proceso y producto
Tecnologías para medición y prueba
Teoría de restricciones
Eficacia de todos los equipos de producción
Partes por millón (ppm) para alcanzar cero defectos
Estudios comparativos (Benchmarking)
Análisis de movimientos / Ergonomía
A prueba de errores
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El uso de métodos “A prueba de errores” debería ser aplicado cuando por costo
sea eficaz y factible. Como parte del proceso de acción correctiva, la metodología
“A pueba de error” puede ser aplicada para prevenir la recurrencia o evitar que
ocurra en productos similares.
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a cabo parte del ensayo final. El operario de ensayo tenía que manejar el
mecanismo en sus varias bandas y escuchar ruidos electrónicos o mecánicos que
pudieran indicar un montaje inadecuado o malos componentes y detectar ruido
que pudiera ser inaceptable al usuario final del producto. No existía ningún criterio
indicando las capacidades de audición de los operarios del ensayo final.
7. En el área de Diseño de Producto, todos los nuevos diseños son expedidos una
vez que el diseño ha sido completado. El procedimiento pide que se tenga un
proceso de revisión de cambio de ingeniería antes de expedir un nuevo diseño
dentro del negocio. El procedimiento que controla cómo este proceso de
expedición tiene lugar requiere que todas las Organizaciones funcionales
revisen, aprueben y firmen el Formulario de Aprobación y Revisión de Cambio
de Ingeniería (Formulario Número EC037). Tras la revisión de los registros de
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16. En el área de Ventas, el auditor estaba revisando los más recientes pedidos del
cliente. El vendedor encargado de los pedidos del cliente indicó que se recibían
unos 25 pedidos por día. La mayoría de los pedidos eran para productos de
catálogo estándar y estaban dentro de los tiempos de entrega establecidos. El
vendedor tabién indicó que la compañía también recibe unos pocos pedidos
cada mes para artículos especiales con programas de entrega acelerados.
Cuando se preguntó al vendedor cómo se manejaban estos artículos
especiales, el vendedor respondió que se celebra una reunión de revisión con
los grupos funcionales para determinar su habilidad de satisfacer los requisitos
del cliente. No existían registros de estas reuniones de revisión de grupos
funcionales.
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El cliente tiene quejas especiales con sus nombres impresos en los lados. Mientras
hablaba con el Director del área de Expediciones, el auditor descubre que este
material de embalaje se recibe y se coloca directamente en el almacén para
protegerlo de pérdida o daño. Las cantidades de los papeles de recepción se
ingresas al sistema, para poder dar cuenta de todo el material y cuando el
inventario es bajo, puede contactarse al cliente. El Director dijo: hace un par de
años, tuvimos algunos problemas pero hemos resuelto la mayoría de ellos.
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El auditor líder pide ver algunos dibujos. El equipo es llevado a otra oficina y se
sacan varios archivos de proyectos. La mayoría de los dibujos son iniciados por el
técnico de CAD; el espacio de aprobación está en blanco.
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8. El equipo de auditoría pide ver que los archivos de quejas y son llevados a un
área en la oficina de ventas. El supervisor de calidad, quien está guiado al equipo
les muestra un gabinete de archivo. En el gabinete de archivo se encuentra una
serie de folletos marcados con líneas diversas de productos. Tomando el folleto más
grueso, el auditor líder mira su contenido. La mayoría del contenido son formularios
que registran, trasmiten y responden a quejas. Algunos de ellos tienen cartas
adjuntas. El auditor principal hace una selección al azar de veinte formularios.
Quince de estos veinte son para el mismo problema, p. Ej. Fallos del motor del
procesador de comida. Cuando se le preguntó por el procedimiento para resumir
las estadísticas sobre quejas, p. Ej., el número de quejas y tipo de quejas de los doce
meses pasados, el supervisor de calidad explica que aunque nada está escrito, el
mira el archivo de queja periódicamente. Como él tiene que aprobar cada
respuesta, él ya sabe lo que es “importante y lo que no es”. Al preguntarle por el
procedimiento escrito para la acción correctiva con respecto a las quejas, el
supervisor de calidad contesta que los formularios de quejas son enviados al
director de ingeniería y al supervisor de fabricación de la línea responsable del
problema.
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10. El equipo de auditoría entra a una parte de la instalación construida hace poco.
Esta fue construida a causa del crecimiento del negocio, las ventas y la
complejidad de los productos. A pesar de que gran parte del equipo es
relativamente nuevo, son simplemente nuevas versiones de unidades de
fabricación en otras porciones de la instalación. El auditor líder pide ver los
procedimientos de fabricación y se le informa que no hay ninguno. Todo el personal
de este departamento son empleados que llevan mucho tiempo en la Compañía.
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14. Durante la auditoría del almacén, el auditor notó unas partes de metal brillantes
sin ninguna protección contra la corrosión o daño. La persona del almacén le dijo
que estas partes no permanecían en el depósito por un periodo de tiempo largo y
por lo tanto no necesitaban tal protección. Tampoco habían documentos sobre
inspecciones de los materiales disponibles en el almacén.
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registrar los resultados, lo cual hacía sobre una fotocopia de una hoja de registros
proporcionada por el departamento de CC.
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Revise las siguientes situaciones y donde usted crea que existe no conformidad,
identifique el párrafo pertinente de ISO 9001. Donde usted sea incapaz de
confirmar una no conformidad, ¿qué acción tomaría?.
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7. El tiempo medio para reparar faltas por el departamento de servicio era de 4.25
horas, sin embargo, la especificación establecía 4 horas como el máximo permitido
para reparar artículos.
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12. El Director de Calidad se aseguró que todas las auditorías llevadas a cabo en
el departamento de calidad fueran realizadas por ella misma.
13. El plan de calidad establecía que todos los módulos de software debían ser
probados antes de ser incorporados en el sistema huésped. Los ingenieros
acordaron que esto era lo requerido, pero manifestaron que registros de los ensayos
del módulo no eran necesarios.
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Calidad, por lo que nos solicitó que las preguntas relacionadas con ese tema las
discutiéramos con A. de Calidad
12. Los micrómetros utilizados por los operadores de producción no son calibrados,
al preguntar al Gerente de A. de Calidad la razón nos informo que estos
micrómetros sólo son utilizados para referencia de los propios operadores, pero que
quien da la disposición de aceptación o rechazo es el inspector de calidad, cuyo
micrómetro estaba calibrado adecuadamente.
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15. En el área de atención del organismo XXX se encontró que varios de los
documentos de los solicitantes eran ilegibles debido a que habían sido recibidos
por fax y el papel térmico se deterioraba con el tiempo.
16. Al buscar un termómetro se encontró que estaba en su caja bajo otras seis cajas
de equipo de medición. Al revisar la caja del termómetro se encontró una leyenda
que indicaba: “Frágil no colocar objetos sobre esta caja”.
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17. Al revisar los registros de auditoría interna al sistema de calidad, se encontró que
en ninguna de ellas había sido revisado el elemento de auditoría interna.
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3. El inspector no había sellado las hojas de ruta de las piezas con núm. de
serie 3254 operación 12, y para las piezas con núm. de serie 3257
operación 12 y 35, ambas pasaron la inspección final y fueron liberadas
para su embarque.
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7. El dibujo No. 2345 tiene la anotación “seguir las tolerancias estándar del
procedimiento D0034” el inspector en el taller dijo que aplicaría su criterio
en la aplicación de estas tolerancias dado que para ciertas dimensiones,
eran inalcanzables e innecesarias.
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- El gerente de planta dijo que se trataba de una prueba de rutina realizada por
operarias completamente entrenadas, y no había necesidad de instrucciones
escritas.
- El auditor pregunta por los registros de los resultados de las pruebas.
- La operaria le muestra una libreta con la leyenda “libro de registros de pruebas”
el auditor examina la libreta y observa que la operaria registra el núm. de serie del
modelo, los resultados de la prueba, la fecha y sus iniciales.
- Verifico los resultados de la prueba que había presenciado.
- El auditor le pregunta cuales son los criterios de aceptación.
- La operaria responde que podía recordar las diferentes tolerancias, pero
adicionalmente las tenía escritas. Tomo una libreta de su bolso y lo mostró al auditor.
- Este observa que en la parte trasera de la libreta, la operaria había escrito una
descripción del procedimiento de la prueba y había listado los criterios de
aceptación
- Explico que había tomado todas estas notas cuando había sido entrenad en
como realizar la prueba y recabo la aprobación.
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El auditor pregunta si podía ver las ordenes de compra de los artículos del área de
cuarentena
- El almacenista fue a buscarlas, mientras el auditor líder atendía a esto, el segundo
auditor presto atención a una válvula colocada en el piso del almacén fuera del
área de cuarentena con una nota de liberación sobre ella.
- Al regresar el almacenista dijo que esta había sido entregada esta mañana
cuando se encontraba fuera del almacén.
El auditor líder noto que en el Manual de Calidad, se establece que los productos
de acero adquiridos fueran mantenidos en el área de cuarentena y no liberados,
hasta que fueran inspeccionados, y el certificado de prueba fuera analizado y
aprobado por el inspector de planta.
- El almacenista dijo que el manejo del acero no era realizado como se describe
en el Manual, no podían permitirse un doble manejo de todo el acero.
- Los materiales eran descargados en donde deben almacenarse.
-El auditor líder verifica el expediente del contrato mientras el otro auditor verifica
los masters de los dibujos.
-Los dibujos del contrato estaban debidamente endosados, pero el ingeniero de
proyecto no puede mostrar el Fax relativo a la aprobación de los dibujos núm
DER/543/6 y Der/543/3.
-El ingeniero del proyecto hizo notar el auditor líder que en estos dibujos, el había
anotado a mano “aprobado 7/9/01, Luis Porras”, quien era un inspector de la
empresa del proveedor.
- El empacador dijo que el supervisor de empaques indicó que podía utilizar cartón
cuando se agotó el poliestireno hace dos semanas.
- En el procedimiento con instrucciones del departamento de ingeniería, colocado
en la pared sobre el blanco en donde se hace el empacado, se aprecia una
- Cada reporte tenía anexada una hoja con la firma del supervisor de calidad, que
atestiguaba que se habían tomado las acciones correctivas como se había
sugerido y había verificado su eficiencia.
CONTENIDO
Introducción a la norma ISO 19011 111
2. Referencias normativas:
ISO 9000:2000, Sistemas de Gestión de la Calidad – Fundamentos y
vocabulario
ISO 14050:2002, Gestión Ambiental – Vocabulario
1
Extraído de la Introducción de ISO 19011:2002
3. Términos y Definiciones
Auditoría
Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencia de la
auditoría y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en
que se cumplen los criterios de auditoría. ISO 19011:2002 (Cláusula 3.1)
Tipos de Auditorías
Criterios de la Auditoría
Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos.
NOTA: Los criterios de auditoría se utilizan como una referencia frente a la cual se
compara la evidencia de la auditoría. ISO 19011:2002 (Cláusula 3.2)
Evidencia de la Auditoría
Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información que son
pertinentes para los criterios de auditoría y que son verificables.
NOTA: La evidencia de la auditoría puede ser cualitativa o cuantitativa.
- ISO 19011:2002 (Cláusula 3.3)
Hallazgos de la Auditoría
Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoría (3.3) recopilada frente
a los criterios de auditoría.
NOTA: Los hallazgos de la auditoría pueden indicar tanto conformidad o no
conformidad con los criterios de auditoría como oportunidades de mejora.
- ISO 19011:2002 (Cláusula 3.4)
Conclusiones de la Auditoría
Resultado de una auditoría, que proporciona el equipo auditor tras considerar los
objetivos de la auditoría y todos los hallazgos de la auditoría.
- ISO 19011:2002 (Cláusula 3.5)
Cliente de la Auditoría
Organización o persona que solicita una auditoría
NOTA: El cliente de la auditoría puede ser auditado o cualquier otra organización
que tenga derechos reglamentarios o contractuales para solicitar una auditoría.
- ISO 19011:2002 (Cláusula 3.6)
Auditado
Organización que es auditada. ISO 19011:2002 (Cláusula 3.7)
Auditor
Persona con la competencia para poder llevar a cabo una auditoría.
Experto técnico
Persona que aporta conocimientos o experiencia específicos al equipo auditor.
NOTA1: El conocimiento o experiencia específicos son los relacionados con la
organización, el proceso o la actividad a auditar, el idioma o la orientación cultural.
NOTA 2: Un experto técnico no actúa como un auditor (3.8) en el equipo auditor.
- ISO 19011:2002 (Cláusula 3.10)
Programa de Auditoría
Conjunto de una o más auditorías planificadas para un periodo de tiempo
determinado y dirigidas hacia un propósito específico.
NOTA: Un programa de auditoría incluye todas las actividades necesarias para
planificar, organizar y llevar a cabo las auditorías. ISO 19011:2002 (Cláusula 3.11)
Plan de Auditoría
Descripción de las actividades y de los detalles acordados de una auditoría
- ISO 19011:2002 (Cláusula 3.12)
Alcance de la Auditoría
Extensión y límites de una auditoría. ISO 19011:2002 (Cláusula 3.13)
Competencia
Atributos personales y aptitud demostrada para aplicar conocimientos y
habilidades. ISO 19011:2002 (Cláusula 3.14)
4. Principios de Auditoría
Auditores….
a) Conducta ética: el fundamento de la profesionalidad
Confianza
Integridad ¿Por qué es tan importante?
Confidencialidad
Discreción
Auditorías...
Autoridad para el
programa de auditoría
(5.1)
Hacer
Implementación del programa de Competencia y
auditoría (5.4, 5.5) evaluación de
Elaboración del calendario de los auditores
las auditorías (capítulo 7)
Evaluación de los auditores
Selección de los equipos
auditores Actividades de
Conducción de las actividades auditoría
Mejora del programa de auditoría (capítulo 6)
Actuar de auditoría
Conservación de los registros
(5.6)
Pregunta importante
¿Cuáles son los roles y responsabilidades del auditor y del auditado durante una
auditoría interna
6. Actividades de auditoría
Del ISO 19011:2002 (Cláusula 6, figura 2)
Inicio de la auditoría
(6.2)
- designación del líder del equipo auditor
- definición de los objetivos, el alcance y los criterios Planificando
de auditoría la auditoría
- determinación de la viabilidad de la auditoría
- selección del equipo auditor
- establecimiento del contacto inicial con el auditor
Revisión de la documentación
(6.3)
- revisión de los documentos pertinentes del sistema
de gestión, incluyendo los registros y determinación
de su adecuación con respecto a los criterios de
auditoría
Preparando
la auditoría
Preparación de las actividades de
Auditoría In situ
(6.4)
Finalización de la auditoría
(6.7) Terminada
la auditoría
Realización de las actividades de
Seguimiento de la auditoría
(6.8)
Nota: Las líneas discontinuas indican que cualquier acción de seguimiento de la auditoría generalmente no se
considera parte de la auditoría
6.1 Generalidades
PLANEACIÓN DE LA AUDITORÍA
Objetivos de la Auditoría
Alcance de la Auditoría
Criterios de Auditoría
El proceso de asegurar la competencia global del equipo auditor debería incluir los
siguientes pasos:
La identificación de los conocimientos y habilidades necesarias para
alcanzar los objetivos de la auditoría, y
la selección de los miembros del equipo auditor de tal manera que todo el
conocimiento y las habilidades necesarios estén presentes en el equipo
auditor.
PREPARACIÓN DE LA AUDITORÍA
Objetivos de la Auditoría
Alcance de la Auditoría
Criterios de la Auditoría
Programa de la Auditoría
Tiempo / hora Actividades/Proceso/Función Auditor(es) Asignado(s)
Clave
Reunión de apertura Líder del equipo Auditor
Listas de verificación
Paso 1. Investigar la efectividad de los procesos (más que conformidad a
procedimientos)
¿Cuál es el propósito de este proceso?
¿Cómo interactúa este proceso con otros procesos?
¿Cuáles son las etapas relevantes a ser desarrolladas?
¿Cuáles son los resultados del proceso
¿Cómo se está midiendo o monitoreando el proceso
¿Existe algún objetivo por mejorar
Ejercicio
Agenda
Tema Presenta Duración
Presentaciones Todos 2 min.
Revisar puntos de la agenda J. Pérez 5 min.
Presentar propósito, alcance, objetivos “ “
y criterios de la evaluación
Presentación del plan y del programa “ “
Recordar la naturaleza de la auditoría “ “
por muestreo
Explicar la forma como se notificarán “ “
los hallazgos, etc.
Recordar los aspectos de “ “
confidencialidad
Resolver dudas y contestar preguntas Todos 5 min.
Conclusiones, cierre de la reunión J. Pérez 2 min.
Pregunta importante
¿Existirá algún elemento que pudiera ser agregado al ejemplo anterior (de acuerdo
a ISO 19011 Cláusula 6.5.1)
Cuando el auditado designe guías, éstos deberán asistir al equipo auditor y actuar
cuando lo solicite el líder del equipo auditor.
Fuentes de información
Recopilación mediante un
muestreo apropiado y
verificación
Evidencia de la auditoría
Hallazgos de la auditoría
Revisión
Conclusiones de la auditoría
Técnicas de cuestionamiento!
Preguntas abiertas
Preguntas cerradas
Preguntas dirigidas
Preguntas clarificadoras
El equipo auditor debería reunirse cuando sea necesario para revisar los hallazgos
de la auditoría en etapas adecuadas durante la misma.
Clasificación de no conformidades
ISO 9001:2000 e ISO 19011:2002 no establecen ninguna diferencia entre una no
conformidad mayor y menor. Sin embargo, en la práctica se han establecido
directrices para definir la severidad relativa de las no conformidades. Las siguientes
definiciones son generalmente aceptadas.
No conformidad mayor
No conformidad menor
Una no conformidad que no indique la posibilidad de resultar en la falla del
sistema de gestión de la calidad que materialmente reduzca su habilidad
para asegurar procesos y productos controlados.
Una falla en alguna parte del sistema de gestión de la calidad
documentada de la Organización relacionada con la especificación,
requisito o norma aplicable
Una sola observación de falta de seguimiento de un punto del sistema de
gestión de la calidad de la Organización auditada.
Redacción de no conformidades
ISO 19011:2002 permite a la organización que establezca su propio “formato” y
“estructura” para reportar las no conformidades. Los siguientes puntos son
generalmente aceptados.
Auditor: Auditado:
Conclusiones de la Auditoría
Firma:
Ejercicio
Situación 1
Situación 2
Durante una auditoría a una clínica de salud mental, usted nota que hay un 47%
de rotación de los consejeros durante el primer año. La Administración explica que
esto es “normal en la industria” y que es muy difícil retener a los consejeros. En una
investigación posterior usted nota que no se hace ningún esfuerzo por determinar
en los consultores que ingresan, posibles indicadores de sus habilidades o de sus
planes de carrera. No se hace un “Reporte de Salida” para determinar las razones
de tan alta rotación. La alta dirección cita en las minutas de revisión por la
dirección que esa rotación causa muchos problemas para sus clientes pero
además menciona que eso es “normal en la industria” sin posterior discusión o
forma de acción.
Situación 3
En una planta que fabrica alambres por medio de un proceso de estirado en frío,
observa cómo un operador enrolla el alambre en un carrete. Cuando llega al final
del largo de un alambre que está enrollado, lleva a cabo una soldadura en frío
para unir el final de este alambre con el inicio del próximo. Investigando más
adelante, nota que se tienen un reporte de un cliente quejándose de que el
alambre en los carretes recibidos no es continuo, ocasionando paros en su línea de
producción y dañando una máquina que no pudo ser reparada a tiempo cuando
el alambre no fue alimentado.
Situación 4
Durante una auditoría a un fabricante de válvulas, nota que se realiza una
inspección visual al producto terminado. Una manguera de aire es insertada en un
extremo de la válvula y el otro extremo se sella. El inspector busca fugas. “Burbujas”
no son permitidas, más un poco de “espuma, efervescencia” es aceptable. El
inspector explica la diferencia entre “burbuja” y “espuma, efervescencia”, pero el
inspector y el guía de la auditoría tienen diferencias en la cantidad de espuma
permisible. Una investigación más profunda muestra que el cliente ha rechazado
válvulas por falla en las pruebas de presión en la inspección de recibo.
Situación 5
Durante una auditoría a una Universidad Pública Regional, notas que existe una
política que declara. Todos nuestros empleados influyen activamente en ofrecer
experiencias positivas a nuestros estudiantes y otras partes interesadas”. Después
de llevar a cabo una entrevista aleatoria a 10 personas, encuentras que ocho de
ellos no conocen ningún objetivo de la calidad en los cuales de una u otra manera
ellos están involucrados, y seis de ellos no tienen idea de cómo su trabajo tiene un
impacto importante al cliente (estudiante o cualquier otra parte interesada).
Terminada la Auditoría
Considerar las siguientes actividades una vez terminada la auditoría.
1. Preparación, aprobación y distribución del informe de la auditoría
2. Finalización de la auditoría
3. Realización de las actividades de seguimiento de una auditoría.
- ISO 19011:2002 (Cláusulas 6.6, 6.7 y 6.8)
Terminada la Auditoría
- ISO 19011:2002
Salvo que sea requerido por ley, el equipo auditor y los responsables de la gestión
del programa de auditoría no deberían revelar el contenido de los documentos,
cualquier otra información obtenida durante la auditoría, ni el informe de la
auditoría a ninguna otra parte sin la aprobación explícita del cliente de la auditoría
y, cuando sea apropiado, la del auditado. Si se requiere revelar el contenido de un
documento de la auditoría, el cliente de la auditoría y el auditado deberían ser
informados tan pronto como sea posible.
Preguntas importantes
¿Cuál es el papel y responsabilidad del auditor durante todas las etapas del
proceso de acción correctiva?
¿Cuál es la diferencia entre acción correctiva y acción preventiva?
Ejercicio
Fase 1
Revisa con los miembros de tu equipo la situación que les fue asignada y el reporte
de no conformidad desarrollado (ver el ejercicio de las páginas 95 y 96) y
desarrollen lo siguiente:
Fase 2
Competencia
Conocimientos Conocimientos
Conocimientos y habilidades
y habilidades y habilidades específicos de
específicos genéricos medio ambiente
de calidad (7.3.1 y (7.3.4)
7.3.2)
(7.3.3)
(7.4)
Atributos personales
(7.2)
Pregunta clave
¿Por qué es relevante para los auditores el ser sensible a las costumbres locales y
obedecer cualquier regla o reglamento de los auditados, especialmente cuando
se refieren a aspectos de salud y seguridad?
c) Situaciones de la Organización
Para permitir al auditor entender el contexto de las operaciones de la
Organización.
Los líderes de los equipos auditores deberían haber adquirido experiencia adicional
en la auditoría para desarrollar los conocimientos y habilidades descritos en el
apartado 7.3.2 (del ISO 19011:2002). Esta experiencia adicional debería haberse
obtenido actuando como líder del equipo auditor. ISO 19011:2002 (Cláusula 7.4).
Debe tener experiencia adicional de acuerdo a 7.3.2 actuando como líder del
equipo auditor bajo la dirección y orientación de otro auditor líder competente
Desarrollo de la
competencia
Criterios no
cumplidos
Evaluación
inicial (7.6) Evaluación
continua del
Criterios desempeño
Criterios cumplidos
Cumplidos
Auditor
Criterios no
cumplidos
No Seleccionado
Auditoría
(Capítulo 6)
Etapas:
Considerar:
Tamaño, naturaleza y complejidad de la organización auditada
Objetivos y amplitud del programa de auditoría
Requisitos de certificación
Función del proceso a auditar
Nivel de confianza requerido y complejidad del SGC o SGA
Método de
Evaluación Objetivos Ejemplos
Análisis de registros de educación,
Revisión de Verificación de los antecedentes del
entrenamiento, experiencia laboral y
registros auditor
de auditoría
Encuestas, cuestionarios, referencias
Retroalimentación Proveer información sobre la forma personales, testimonios, quejas,
positiva y negativa en que es percibido el auditor evaluación de desempeño, revisión de
pares
Evaluar los atributos personales y las
habilidades de comunicación, para
Entrevistas personales cara a cara o
Entrevista verificar información, probar el
telefónicas
conocimiento y adquirir información
adicional
Evaluar los atributos personales y la
Actuación, testificación de auditorías,
Observación capacidad de aplicar los
desempeño en el trabajo
conocimientos y habilidades
Evaluar los atributos personales,
Exámenes orales y escritos,
Examen conocimiento y habilidades, y su
exámenes psicométricos
aplicación
Proveer información donde la Revisión del informe de auditoría y
Revisión Post-
observación directa no fue posible o discusión con el cliente de la auditoría,
auditoría
apropiada auditado, colegas y el propio auditor
Ejercicio:
Practique diciendo las siguientes oraciones, poniendo énfasis solamente en la
palabra resaltada.
1) Yo no le dije a su gerente que el reporte no se había terminado.
2) Yo no le dije a su gerente que el reporte no se había terminado.
3) Yo no le dije a su gerente que el reporte no se había terminado.
4) Yo no le dije a su gerente que el reporte no se había terminado.
5) Yo no le dije a su gerente que el reporte no se había terminado.
6) Yo no le dije a su gerente que el reporte no se había terminado.
Comunicación No Verbal
La comunicación no verbal usada por el auditor interno frecuentemente es más
fuerte que la comunicación verbal. Tipos de comunicación no verbal
La postura del cuerpo.
Movimientos de las manos y los brazos.
Gestos.
Distancia entre el auditor y el auditado.
Contacto visual.
Expresiones faciales.
Ropa o apariencia.
Preguntas abiertas
Este tipo de técnica de pregunta es la más eficaz cuando el auditor necesita
obtener mucha información o cuando el auditor está auditando a un individuo que
no está ofreciendo información libremente.
Ejercicio.
Escriba dos preguntas abiertas que usted pudiera hacer durante una auditoría
interna.
1)
2)
3)
Preguntas cerradas
Las preguntas cerradas pueden contestarse con una respuesta simple (si o no,
blanco o negro, 5 ó 6, etc.). Este tipo de técnica de preguntar es más eficaz cuando
el auditado se esta desviando del tema de la auditoría:
Ejercicio.
Escriba tres preguntas cerradas que usted pudiera usar durante una auditoría
interna.
1)
2)
3)
Preguntas dirigidas
En este tipo de preguntas se infiere la respuesta.
Las preguntas dirigidas no son el tipo de preguntas que un auditor debería usar en
una auditoría.
Sin embargo hay muchas veces en que el auditor no necesita usar este tipo de
preguntas:
Cuando el auditado conoce la respuesta a la pregunta pero está
confundido sobre lo que el auditor le está preguntando.
Cuando el auditor nota que el auditado está nervioso o temeroso durante
la entrevista.
Cuando haciendo una o dos preguntas el auditor puede dar al auditado
más confianza que le permita contestar las preguntas del auditor.
Ejemplo.
Escriba dos preguntas que usted podría hacer durante una auditoría interna.
1)
2)
Preguntas aclaratorias
Las preguntas aclaratorias permiten al auditor refrasear o replantear lo que el
auditado le ha dicho, para asegurarse que lo que el auditor ha escuchado es lo
que el auditado quiere decir.
Este tipo de técnica de preguntar muestra la preocupación del auditor por registrar
información exacta.
Ejercicio.
Escriba dos preguntas aclaratorias que usted podría usar durante una auditoría
interna.
1)
2)
Entrevistando al Auditado
Para ser un auditor interno eficaz, es esencial aprender y usar habilidades
interpersonales positivas.
1. Planifique las preguntas cuidadosamente.
2. Antes de que el auditor empiece la entrevista, el auditor debería presentarse
a sí mismo y preguntar su nombre al auditado (a menos que el auditor
conozca al auditado)
3. Recuerde el nombre del auditado y úselo cuando se dirija a él o ella.
4. Hable con las personas del proceso que se va a auditar.
5. Hable claro y fuerte.
6. Hable con el auditado en su nivel de entendimiento usando los términos con
los que él se sienta cómodo.
Manejo de conflictos
Conflicto es el proceso que ocurre cuando los propósitos o las acciones de dos
o más personas no son compatibles
Causas de conflicto
Muchas situaciones pueden ser causa de conflicto.
Diferencia de valores.
Diferencia de carácter.
Percepción selectiva.
Propósitos, agendas ocultas.
Conflictos de autoridad, jerarquía.
Diferencias de temperamento.
Competencia.
Miedo/intimidación.
Malentendidos.
Falta de confianza.
Territorialidad.
Frustración
Situación de conflicto 1
Este tipo de comunicación tendrá muchos conflictos y problemas para usted como
auditor. ¿Cuál será su estrategia con este grupo de empleado?
Ejercicio.
Situación de conflicto 2
Puesto que serán esas personas las que le van a proporcionar la información
primaria, ¿cómo piensa usted manejar este conflicto de forma que obtenga la
información y aún mantenga una relación de trabajo positiva con esas personas?
Ejercicio
Situación de conflicto 3
¿Cómo resolvería usted este conflicto, manteniendo además tanto las buenas
relaciones de trabajo con la gerente, como la integridad de la auditoría?
Ejercicio.
Como auditor interno usted ha terminado el reporte final para Fábrica de Acero
4U. Usted identificó ocho no conformidades serias en el sistema de gestión de la
calidad.
Ejercicio.
Situación de conflicto 5
Durante una auditoría, uno de los miembros del equipo auditor se acerca a ti y te
dice que una de sus amigas (que trabaja en el departamento que auditaste la
semana anterior) comenta que fuiste muy “quisquilloso” (“picking on”) en su
departamento. Este auditor continúa diciéndote que esta misma persona siente
que eres muy duro con los auditados. Por lo tanto, necesitas cambiar esta actitud
(“back off”) en esta auditoría.
Este auditor siempre ha hecho mucho ruido en contra de “criticar gente” (“writing-
up people) cuando un problema es descubierto. Esto ha ocasionado desacuerdo
continuo entre él y tú.
Ejercicio.
CASO 1.
Durante la auditoria a una planta de tratamiento de agua, el auditor
Espiridión Montealto entrevistó a cinco de los operadores encontrando
varias no conformidades relacionadas con los registros que llevaban de su
trabajo cotidiano, uno de los operadores resultó ser sobrino del auditor y le
solicitó omitir reportar las no conformidades detectadas, ofreciéndole
corregir los registros de manera inmediata. Espiridión le comentó que lo
pensaría pero que corrigiera los registros de cualquier manera.
Al finalizar la auditoria Espiridión reportó la no conformidad, ante lo cual los
operadores le reclamaron el hecho de que ellos ya habían corregido los
registros, por lo que era incorrecto reportar una no conformidad donde ya
no había evidencia de la misma.
CASO 2
Durante una auditoria al área de capacitación de un organismo, el auditor
Leovigildo Restrepo detectó tres no conformidades mayores, mismas que
evitarían la certificación del organismo. Inmediatamente llamó al
representante del organismo auditado y le notificó la situación. El
representante le comentó que el responsable del área de capacitación
sufría de un mal cardiaco y que el hecho de suspender la auditoria por su
causa le podría afectar. Leovigildo insistió en notificar al auditado, lo hizo y
después de ello el responsable de capacitación tuvo que ser hospitalizado
de urgencia.
CASO 3
Durante una auditoria interna el Gerente de Innovación y Calidad se
percató que el único auditor calificado era él, por lo que decidió solicitar
recursos a su jefe para capacitar y calificar a más auditores, sin embargo el
jefe le informó que por el momento eso resultaba imposible, ya que no se
contaba con presupuesto autorizado. El Gerente decidió conducir él mismo
la auditorIa completa, incluyendo los procesos bajo su responsabilidad.
CASO 4
Durante la auditoria al proceso de adquisiciones de una empresa pública el
auditor, Melquíades Gamarra, inició revisando toda la documentación
encontrando múltiples inconsistencias en la misma. Entre otras cosas
encontró que los documentos se emitían sin autorización, que no estaban
disponibles en los sitios de uso, y que el personal no los conocía. Además de
la no conformidad al elemento de control de documentos decidió reportar
una no conformidad en control de registros, ya que supuso que al no estar
los documentos controlados, tampoco lo estarían los registros.
CASO 5
El auditor Epifanio Pólvora es un gran conocedor de la norma ISO 9001:2000
y tiene experiencia en múltiples auditorias. En su última auditoria encontró
que la institución auditada no aplicaba ninguna técnica estructurada para
0 Introducción
0.1 Generalidades
La adopción de un sistema de gestión de la calidad debería ser una decisión estratégica de la organización.
Los requisitos del sistema de gestión de la calidad especificados en esta norma son complementarios a los
requisitos para los productos. La información identificada como "NOTA" se presenta a modo de orientación para
la comprensión o clarificación del requisito correspondiente.
Una ventaja del enfoque basado en procesos es el control continuo que proporciona sobre los vínculos entre los
procesos individuales dentro del sistema de procesos, así como sobre su combinación e interacción.
El modelo de un sistema de gestión de la calidad basado en procesos que se muestra en la figura 1 ilustra los
vínculos entre los procesos presentados en los capítulos 4 a 8.
NOTA.- De manera adicional, puede aplicarse a todos los procesos la metodología conocida como "Planificar-
Hacer-Verificar-Actuar" (PHVA), PHVA pude describirse brevemente como:
Planificar: establecer los objetivos y procesos necesarios para conseguir resultados de acuerdo con requisitos del
cliente y las políticas de la organización.
Verificar: realizar el seguimiento y la medición de los procesos y los productos respecto a las políticas, los objetivos
y los requisitos para el producto, e informar sobre los resultados.
Responsabilidad Clientes y
de la dirección partes
Clientes y
interesadas
partes
interesadas
Admin. de Medición, Satisfacción
los recursos análisis y mejora
La norma ISO 9004 proporciona orientación sobre un rango más amplio de objetivos de un sistema de gestión de
la calidad que la norma ISO 9001, especialmente para la mejora continua del desempeño y de la eficiencia
globales de la organización, así como su eficacia.
1.1 Aplicación
Todos los requisitos de esta norma son genéricos y se pretende sean aplicables a todas la s organizaciones sin
importar su tipo, tamaño y producto suministrado. Cuando uno o varios requisitos de esta norma no se puedan
aplicar debido a la naturaleza de la organización y de su producto, pueden considerarse para su exclusión.
Cuando se realicen exclusiones, no se podrá alegar conformidad con esta norma a menos que dichas exclusiones
queden restringidas a los requisitos expresados en el capítulo 7 y que tales exclusiones no afecten a la capacidad
o responsabilidad de la organización para proporcionar productos que cumplir con los requisitos del cliente y los
reglamentos aplicables.
2 Referencias normativas
ISO 9000-2000, Sistema de gestión de la calidad -Fundamentos y vocabulario.
3 Términos y definiciones
Para el propósito de esta norma, son aplicables los términos y definiciones dados en la norma ISO 9000. Los términos
siguientes, utilizados en esta edición de la norma ISO 9001 para describir la cadena de suministro, se han cambiado
para reflejar el vocabulario actualmente en uso.
La organización debe gestionar estos procesos de acuerdo con los requisitos de esta norma.
En los casos en que la organización opte por contratar externamente cualquier proceso que afecte la
conformidad del producto con los requisitos, la organización debe asegurarse de controlar tales procesos. El
control sobre dichos procesos contratados externamente debe estar identificado dentro del sistema de gestión
de la calidad.
NOTA.- Los procesos necesarios para el sistema de gestión de la calidad a los que se ha hecho referencia
anteriormente deberían incluir los procesos para las actividades de gestión, la provisión de recursos, la realización
del producto y las mediciones.
NOTA 1 Cuando aparezca el término "procedimiento documentado" dentro de esta norma, significa que el
procedimiento se ha establecido, documentado, implementado y mantenido.
NOTA 2 La extensión de la documentación del sistema de gestión de la calidad puede diferir de una organización
a otra debido a:
a) el tamaño de la organización y el tipo de actividades;
b) la complejidad de los procesos y sus interacciones; y
c) la competencia del personal.
Debe establecerse un procedimiento documentado que defina los controles necesarios para:
a) aprobar los documentos en cuanto a su adecuación antes de su emisión;
b) revisar y actualizar los documentos cuando sea necesario y aprobarlos nuevamente;
c) asegurarse de que se identifican los cambios y el estado de revisión actual de los documentos;
d) asegurarse de que las versiones pertinentes de los documentos aplicables se encuentran disponibles en los
puntos de uso;
e) asegurase de que los documentos permanecen legibles y fácilmente identificables;
f) asegurase de que se identifican los documentos de origen externo y se controla su distribución; y
g) prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos, y aplicarles una identificación adecuada ene le
caso de que se mantengan por cualquier razón.
5 Responsabilidad de la dirección
5.1 Compromiso de la dirección
La dirección debe proporcionar evidencia de su compromiso con el desarrollo e implementación del sistema de
gestión de la calidad, así como de la mejora continua de su eficacia:
a) comunicando a la organización la importancia de satisfacer tanto los requisitos del cliente como los legales y
reglamentarios;
b) estableciendo la política de la calidad;
c) asegurando que se establecen los objetivos de la calidad;
d) llevando a cabo las revisiones por la dirección; y
e) asegurando la disponibilidad de recursos.
5.4. Planificación
5.4.1 Objetivos de la calidad
La alta dirección debe asegurarse de que los objetivos de la calidad, incluyendo aquellos necesarios para cumplir
los requisitos para el producto (véanse 7.1 a) ), se establecen en las funciones y niveles pertinentes dentro de la
organización . Los objetivos de la calidad deben ser medibles y coherentes con la política de la calidad.
Nota.- La responsabilidad del representante de la dirección puede incluir relaciones con partes externas sobre
asuntos relacionados con el sistema de gestión de la calidad.
6.3 Infraestructura
La organización debe determinar, proporcionar y mantener la infraestructura necesaria para lograr la
conformidad con los requisitos del producto. La infraestructura incluye, cuando sea aplicable:
a) edificios, espacios de trabajo y servicios asociados;
b) equipo para los procesos, (tanto hardware como software); y
c) servicio de apoyo tales (como transporte o comunicación).
Durante la planificación de la realización del producto, la organización debe determinar, cuando sea apropiado,
lo siguiente:
a) los objetivos de la calidad y los requisitos para el producto;
b) la necesidad de establecer procesos, documentos y de proporcionar recursos específicos para el producto;
c) las actividades requeridas de verificación, validación, seguimiento, inspección y ensayo/prueba específicas
para el producto así como los criterios para la aceptación del mismo; y
d) los registros que sean necesarios para proporcionar evidencia de que los procesos de realización y el producto
resultante cumplen los requisitos (véase 4.2.4).
El resultado de esta planificación debe presentarse de forma adecuada para la metodología de operación de la
organización.
Nota.- Un documento que especifica los procesos del sistema de gestión de la calidad (incluyendo los procesos
de la realización del producto) y los recursos que deben aplicarse a un producto, proyecto o contrato específico,
puede denominarse como un plan de calidad.
Nota.- La organización también puede aplicar los requisitos citados en 7.3 para el desarrollo de los procesos de
realización del producto.
Cuando el cliente no proporcione una declaración documentada de los requisitos, la organización debe
confirmar los requisitos del cliente antes de la aceptación.
Cuando se cambien los requisitos del producto, la organización debe asegurarse de que la documentación
pertinente sea modificada y de que el personal correspondiente sea consciente de los requisitos modificados.
Nota.- En algunas situaciones, tales como las ventas por internet, no resulta práctico efectuar una revisión formal
de cada pedido. En su lugar, la revisión puede cubrir la información pertinente del producto, como son los
catálogos o el material publicitario.
Los resultados de la planificación deben actualizarse, según sea apropiado, a medida que progresa el diseño y
desarrollo.
Deben mantenerse registros de los resultados de la revisión de los cambios y de cualquier acción que sea necesaria
(véase 4.2.4).
7.4 Compras
7.4.1 Proceso de compras
La organización debe asegurarse de que el producto adquirido cumple los requisitos de compra especificados.
El tipo y alcance del control aplicado al proveedor y al producto adquirido debe depender del impacto del
producto adquirido en la posterior realización del producto sobre el producto final.
La organización debe evaluar y seleccionar los proveedores en función de su capacidad para suministrar
productos de acuerdo con los requisitos de la organización. Deben establecerse los criterios para la selección, la
evaluación y la reevaluación. Deben mantenerse los registros de los resultados de las evaluaciones y de cualquier
acción necesaria que se derive en las mismas (véase 4.2.4).
Cuando la organización o su cliente quieran llevar a cabo la verificación en las instalaciones del proveedor, la
organización debe establecer en la información de compra las disposiciones para la verificación pretendida y el
método para la liberación del producto.
La organización debe establecer las disposiciones para estos procesos, incluyendo, cuando sea aplicable:
a) los criterios definidos para la definición y aprobación de los procesos;
b) la aprobación de equipos y calificación del personal;
c) el uso de métodos y procedimientos específicos;
d) los requisitos de los registros (véase 4.2.4); y
e) la revalidación.
La organización debe identificar el estado del producto con respecto a los requisitos de seguimiento y medición.
Cuando la trazabilidad sea un requisito, la organización debe controlar y registrar la identificación única del
producto (véase 4.2.4).
Nota.- En algunos sectores industriales, la gestión de la configuración es un medio para mantener la identificación
y trazabilidad.
La organización debe establecer procesos para asegurarse de que el seguimiento y medición pueden realizarse
de una manera coherente con los requisitos de seguimiento y medición.
Cuando sea necesario asegurarse de la validez de los resultados, el equipo de medición debe:
a) calibrarse o verificarse a intervalos especificados antes de su utilización, comparado con patrones de
medición trazables a patrones de medición nacionales o internacionales; cuando no existan dichos patrones
debe registrarse la base utilizada para la calibración o la verificación;
b) ajustarse o reajustarse según sea necesario;
c) identificarse para poder determinar el estado de calibración;
d) protegerse contra ajustes que pudieran invalidar el resultado de la medición; y
e) protegerse contra los daños y el deterioro durante la manipulación, el mantenimiento y el almacenamiento.
Además, la organización debe evaluar y registrar la validez de los resultados de las mediciones anteriores cuando
se detecte que el equipo no está conforme con los requisitos. La organización debe tomar las acciones apropiadas
sobre el equipo y sobre cualquier producto afectado. Deben mantenerse registros de los resultados de la
calibración y la verificación (véase 4.2.4).
Debe confirmarse la capacidad de los programas informáticos para satisfacer su aplicación prevista cuando éstos
se utilicen en las actividades de seguimiento y medición de los requisitos especificados. Esto debe llevarse a cabo
antes de iniciar su utilización y confirmarse de nuevo cuando sea necesario.
Nota.- Véanse las normas NMX-CC-017/1-IMNC e ISO 10012-2 a modo de orientación.
Se debe planificar un sistema de auditorías tomando en consideración el estado y la importancia de los procesos
y las áreas a auditar, así como los resultados de auditorías previas. Se deben definir los criterios de auditoría, el
alcance de la misma, su frecuencia y metodología. La selección de los auditores y la realización de las auditorías
deben asegurar la objetividad e imparcialidad del proceso de auditoría. Los auditores no deben auditar su propio
trabajo.
Deben definirse, en un procedimiento documentado, las responsabilidades y requisitos para la planificación y la
realización de las auditorías, para informar de los resultados y para mantener los registros (véase 4.2.4).
La dirección responsable del área que esté siendo auditada debe asegurarse de que se toman acciones sin
demora injustificada para eliminar las no conformidades detectadas y sus causas. Las actividades de seguimiento
deben incluir la verificación de las acciones tomadas y el informe de los resultados de la verificación (véase 8.5.2).
Debe mantenerse evidencia de la conformidad con los criterios de aceptación. Los registros deben indicar la(s)
persona(s) que autoriza(n) la liberación del producto (véase 4.2.4).
La liberación de producto y la prestación del producto no deben llevarse a cabo hasta que se hayan completado
satisfactoriamente las disposiciones planificadas (véase 7.1), a menos que sean aprobados de otra manera por
una auditoría pertinente y, cuando corresponda, por el cliente.
La organización debe tratar los productos no conformes mediante una o más de las siguientes maneras:
a) tomando acciones para eliminar la no conformidad detectada;
b) autorizando su uso, liberación o aceptación bajo concesión por una autoridad pertinente y; cuando sea
aplicable, por el cliente; y
c) tomando acciones para impedir su uso o aplicación originalmente previsto.
Se deben mantener registros (véase 4.2.4) de la naturaleza de las no conformidades y de cualquier acción tomada
posteriormente, incluyendo las concesiones que se hayan obtenido.
Cuando se corrige un producto no conforme, debe someterse a una nueva verificación para demostrar su
conformidad con los requisitos.
Cuando se detecta un producto no conforme después de la entrega o cuando ha comenzado su uso, la
organización debe tomar las acciones apropiadas respecto a los defectos, o defectos potenciales, de la no
conformidad.
8.5 Mejora
8.5.1 Mejora continua
La organización debe mejorar continuamente la eficacia del sistema de gestión de la calidad mediante el uso de
la política de la calidad, los objetivos de la calidad, los resultados de las auditorías, el análisis de datos, las acciones
correctivas y preventivas y la revisión por la dirección.