AD0001_M2AA2L4_Control
Versión: febrero de 2013







 





 
Control:
cuarta
etapa
del
proceso
administrativo





Por: Ma. Concepción Alonso Ortega 


El control es la última etapa del proceso administrativo. Su función principal es verificar que se
cumplan todas las actividades en la etapa de planeación, organización, dirección.


De acuerdo con Stoner, Freeman y Gilbert (1996), el proceso de control tiene cuatro pasos que
son:

1. Establecer normas y métodos para medir el rendimiento.

Un ejemplo de este primer paso, es cuando los gerentes de departamento fijan objetivos
para cada área. Estos propósitos deben incluir estándares de desempeño, por ejemplo:
Durante el 2012 aumentar las ventas un 5% superior al año 2011.

2. Medir resultados.

Este paso está relacionado con el anterior, pues se deben comparar las ventas del año
2012 con las ventas del 2011. Es importante tomar en cuenta que no sólo se analizarán
los elementos cuantitativos, también se deberán revisar de las condiciones de la
empresa, de los trabajadores y del medio ambiente.

3. Determinar si los resultados corresponden a los parámetros.

Siguiendo con el ejemplo, imaginemos que las ventas del 2012 fueron superiores al año
anterior en un 3%. ¿Por qué no se logró la meta? Se debe analizar la información tanto
cuantitativa como cualitativa arrojada por un análisis previo. En este paso, los esfuerzos
de los gerentes deben canalizarse a encontrar la causa raíz del problema.

4. Tomar medidas correctivas.

Una vez identificado el problema, se deben tomar decisiones para solucionarlo. En el

ejemplo antes planteado, posiblemente la meta fue muy alta o quizá hubo contingencias
ajenas a la empresa que influyeron para su incumplimiento. Lo que haya sido para bien
o para mal debe premiarse o corregirse.


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©UVEG. Derechos reservados. Esta obra no puede ser reproducida, modificada, distribuida, ni transmitida, parcial o totalmente, mediante cualquier
medio, método o sistema impreso, electrónico, magnético, incluyendo el fotocopiado, la fotografía, la grabación o un sistema de recuperación de la
información, sin la autorización por escrito de la Universidad Virtual del Estado de Guanajuato.




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Versión: febrero de 2013

Münch y García (2004) definen así los principios del control:

1. Equilibrio: la autoridad se delega y la responsabilidad

se comparte.
2. De los objetivos: el control es un medio para
alcanzar un objetivo preestablecido.
3. De la oportunidad: es primordial que el control se
aplique en el momento oportuno.
4. De las desviaciones: éstas deben ser analizadas
detalladamente para conocer las causas que las
originaron.
5. De la costeabilidad: los gastos que originen el control
deben ser justificados ante los resultados.
6. De excepción: debe procurarse que el control se
aplique de manera excepcional, es decir, buscar que
Figura 1. Untitled. (Flickr, 2010).
el objetivo se cumpla en la primera opción.
7. De la función controlada: la persona que ejerza el
control no debe ser la misma que realiza la actividad
a controlar.



¿Cómo
aplicamos
estos
principios
en
la
vida
empresarial?


En el caso del principio de la función controlada, lo que debemos hacer como administradores es
definir funciones. Por ejemplo, no es posible que una cajera de un banco realice su corte de caja ella
misma. No será objetivo el resultado, ni tendremos los elementos necesarios para tomar decisiones,
también ocasionaría que esta persona hiciera mal uso de su función. Lo correcto será que ella tuviera
un jefe de cajeros o supervisor que regule sus actividades.














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©UVEG. Derechos reservados. Esta obra no puede ser reproducida, modificada, distribuida, ni transmitida, parcial o totalmente, mediante cualquier
medio, método o sistema impreso, electrónico, magnético, incluyendo el fotocopiado, la fotografía, la grabación o un sistema de recuperación de la
información, sin la autorización por escrito de la Universidad Virtual del Estado de Guanajuato.




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Versión: febrero de 2013







Tipos
de
Control



Control
 preliminar:
 es el control que se aplica en la etapa de la planeación. Algunas de sus
herramientas son:


1. Las
 políticas:
 lineamientos que nos ayudan a tomar decisiones en las actividades
recurrentes en una organización.


2. Los
procedimientos:
es el proceso mediante el cual se realiza una actividad.

3. Las
reglas:
son lineamientos que deben respetarse dentro de una organización.

4. Los
manuales
de
organización:
 son documentos que contienen la información detallada
y especifica de la organización. Pueden ser generales o por áreas o actividades
específicas. 

5. Los
presupuestos:
son la relación monetaria de los procedimientos.



Control
 concurrente:
 es el que se aplica al momento de llevar a cabo la actividad. Algunas de
las herramientas de control que se aplican en esta etapa son:

1. Sistema
 de
 información
 administrativa:
 el uso de las herramientas tecnológicas

aplicadas en la administración facilitan el trabajo de los gerentes, un ejemplo es el CRM
(Sistema de administración de la relación con los clientes).
2. Lista
 de
 asistencia
 o
 biométrico:
 es la manera en que se puede registrar la asistencia
del personal dentro de la organización.
3. Supervisión
directa
al
momento
de
llevar
a
cabo
el
proceso:
 en algunas industrias es
recomendable la supervisión directa, sobre todo en aquellas empresas de producción en
serie.


Control
 de
 retroalimentación:
 es el control que se realiza después de terminada la actividad.
Algunas de las herramientas de control que se aplican en esta etapa son:








1. 
Evaluación
 de
 desempeño:
 nos ayuda a medir el desempeño de los empleados. De
acuerdo al resultado de se tomaran medidas correctivas, como la capacitación o la
recisión del contrato.
2. Auditorias
 contables
 y
 administrativas:
 nos orientan en evaluar la manera en que ha
sido administrada la empresa. Como medida de control es muy efectiva, ya que un
empleado, por el solo hecho de saber que va a ser auditado, realizará mejor su trabajo.


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información, sin la autorización por escrito de la Universidad Virtual del Estado de Guanajuato.




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Versión: febrero de 2013

Control “es el proceso para asegurarse que las actividades

reales se ciñen a las actividades proyectadas” (Stoner,
Freeman y Gilbert, 1996, p. 610).

Los factores que se deben tomar en cuenta al momento de

aplicar el control: tamaño de la organización, posición y
nivel de la organización, grado de descentralización,
importancia de la actividad (Garza, 2000).

Es importante consultar las fuentes bibliográficas que

aparecen al final de la lectura para reforzar tu aprendizaje
sobre el tema. La Biblioteca Digital de la UVEG cuenta con
una amplia variedad de libros que están a tu disposición.

Referencias




Garza, J. G. (2000). Administración Contemporánea. México, D.F. McGraw-Hill.

Münch, L. y García, J. (2004). Fundamentos de Administración. México, D.F: Trillas.

Stoner, J., Freeman, E. & Gilbert, D. (1996). Administración (6ª. ed.). México: Pearson Educación.

Referencia
de
imagen


Flickr. (2010). Untitled. . Recuperada el 19 de febrero de 2013, de

http://www.flickr.com/photos/komunews/4952464282/ (Imagen publicada bajo licencia AAtribución 2.0
Genérica de acuerdo a: http://creativecommons.org/licenses/by/2.0/deed.es ).


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medio, método o sistema impreso, electrónico, magnético, incluyendo el fotocopiado, la fotografía, la grabación o un sistema de recuperación de la
información, sin la autorización por escrito de la Universidad Virtual del Estado de Guanajuato.


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 5.3 PRODUCTIVIDAD, EFICIENCIA Y EFICACIA

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